Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области от 3 июня 2010 г. N 17 "Об утверждении Административного регламента комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утратил силу)

Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области
от 3 июня 2010 г. N 17
"Об утверждении Административного регламента комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

ГАРАНТ:

Приказом Комитета по делам архивов Оренбургской области от 10 ноября 2016 г. N 60 настоящий приказ признан утратившим силу

Во исполнение Указа Губернатора Оренбургской области от 29.12.2009 N 258-ук "О первоочередных мерах по переходу к предоставлению государственных (муниципальных) услуг (функций) в электронном виде в Оренбургской области" приказываю:

1. Утвердить Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

2. Директорам государственных учреждений "Государственный архив Оренбургской области" (ГУ "ГАОО") - Ильиной В.А.; "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГУ "ЦДНИОО") - Шокову В.А.; филиалов ГУ "ГАОО" в г. Бугуруслане - Смирновой Е.И.; в г. Бузулуке - Овчинниковой И.Н.; исполняющей обязанности директора филиала ГУ "ГАОО" в г. Орске - Кожуховой Л.Р. внедрить Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" в работу архивов и обеспечить его выполнение.

3. Приказ вступает в силу со дня подписания.

Председатель комитета по делам архивов Оренбургской области

С.М. Муромцева

Административный регламент
комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
(утв. приказом председателя комитета по делам архивов Оренбургской области
от 3 июня 2010 г. N 17)

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги

1.1.1. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) комитета по делам архивов Оренбургской области (далее - Комитет), а также порядок взаимодействия Комитета с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - органы и организации), при предоставлении государственной услуги.

1.2. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

1.2.1. Предоставление государственной услуги по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 (ред. от 01.12.2007) "О государственной тайне";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

Закон Оренбургской области от 25 августа 2005 года N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "29 августа 2005 г."

Указ Губернатора Оренбургской области от 16.12.2005 N 142-ук "Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области".

ГАРАНТ:

См. Положение о комитете по делам архивов Оренбургской области, утв. Указом Губернатора Оренбургской области от 8 ноября 2016 г. N 640-ук

Указ Губернатора Оренбургской области от 15.03.2010 N 40-ук "О внесении изменений в указ Губернатора Оренбургской области от 16 декабря 2005 года N 142-ук".

1.3. Результаты предоставления государственной услуги

1.3.1. Предоставление государственной услуги по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляет Комитет.

Непосредственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляют государственные архивы Оренбургской области:

Государственное учреждение "Государственный архив Оренбургской области" (далее - ГУ "ГАОО") и его филиалы в городах Бугуруслане, Бузулуке и Орске - в части подготовки копий архивных документов;

Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (далее - ГУ "ЦДНИОО") - в части подготовки копий архивных документов.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

1.3.1. Результатом предоставления государственной услуги является:

- прием на государственное хранение документов в соответствующий государственный архив Оренбургской области.

1.4. Описание заявителей

1.4.1. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают:

- территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Оренбургской области, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве;

- органы государственной власти Оренбургской области, иные государственные органы Оренбургской области, государственные организации и предприятия, государственные учреждения;

- негосударственные организации, общественные объединения, расположенные на территории Оренбургской области, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве (далее - организации);

- граждане (держатели личных фондов) на основании договора.

1.5. Результаты предоставления государственной услуги

1.5.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования государственных архивов Оренбургской области на постоянное хранение в государственные архивы Оренбургской области по истечении срока их временного хранения производится бесплатно.

1.5.2. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей государственные архивы Оренбургской области могут осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также осуществлять временное хранение архивных документов на основании договора на платной основе.

1.5.3. Прием архивных документов на государственное хранение от организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов Оренбургской области осуществляется на договорной основе в порядке реализации платных работ и услуг при наличии свободных площадей в архивохранилищах.

1.5.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций и граждан, передающих документы.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

2.1.1. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.

Местонахождение комитета по делам архивов Оренбургской области и его почтовый адрес: 460014, г. Оренбург, Советская ул., д. 16.

2.1.2. Электронный адрес Комитета: arhiv@mail.orb.ru

2.1.3. Информация о месте нахождения государственных архивов Оренбургской области (приложение N 1) их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Комитета по электронному адресу: www.orenkomitetarchiv.ru.

2.1.4. Информация о государственной услуге и порядке ее предоставления размещена на Портале государственных услуг Оренбургской области.

2.1.5. На официальном сайте Комитета размещены образцы бланков документов, необходимых для исполнения государственной услуги.

2.1.6. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

- по электронной почте;

- по письменному обращению;

- по телефону;

- при личном обращении - прием осуществляется председателем Комитета или заместителем председателя Комитета по адресу: г. Оренбург, Советская ул., д. 16 по рабочим дням с 09 00 до 18 00, телефоны: 77 24 13, 77 00 86.

- на официальном сайте Комитета.

2.2. Основание для предоставления государственной услуги

2.2.1. Основанием для предоставления государственной услуги является:

- письмо в адрес Комитета или государственного архива Оренбургской области о приеме документов на государственное хранение;

- утвержденный директором государственного архива Оренбургской области план-график приема документов Архивного фонда Оренбургской области на государственное хранение (для источников комплектования государственных архивов Оренбургской области).

2.2.2. От источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются на постоянное хранение государственными архивами Оренбургской области по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:

- документы органов государственной власти Оренбургской области, иных государственных органов Оренбургской области и организаций Оренбургской области - 10 лет;

- документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Оренбургской области - 15 лет;

- записи актов гражданского состояния - 100 лет;

- документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книг и касающиеся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

- проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;

- технологическая, конструкторская и патентная документация - 20 лет;

- научная документация - 15 лет;

- кино- и фотодокументы - 5 лет;

- видео и фонодокументы - 3 года.

2.3. Сроки предоставления государственной услуги

2.3.1. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре (соглашение) между государственными архивами Оренбургской области и собственником или владельцем указанных документов.

2.3.2. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе органов и организаций - источников комплектования государственных архивов Оренбургской области при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у государственных архивов Оренбургской области возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Продление указанных сроков осуществляется решением экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Комитета.

2.3.3. Поступившие в Комитет обращения от органов и организаций - источников комплектования о приеме документов на государственное хранение регистрируются. В течение 3 дней обращения рассматриваются председателем Комитета и в случае положительного решения направляются в соответствующий государственный архив Оренбургской области по профилю комплектования.

2.3.4. Поступившие в Комитет обращения от органов и организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов Оренбургской области, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.4.1. Основанием отказа в предоставлении государственной услуги является:

- не обеспечение в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 подготовки к передаче в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в государственные архивы;

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае ее ликвидации.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственными архивами Оренбургской области в соответствии с планом-графиком, который утверждается директорами государственных архивов Оренбургской области по согласованию с источниками комплектования.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.

3.1.2. Архивные документы принимаются в государственный архив Российской Федерации в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих указанные документы.

3.1.3. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка наличия комплектности учетных документов.

3.1.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в государственный архив Оренбургской области по утвержденным ЭПМК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПМК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

3.1.5. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

3.1.6. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве Оренбургской области, другой - в организации, передающей документы.

Вместе с архивными документами в государственный архив Оренбургской области передаются три экземпляра описи дел, документов.

3.1.7. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.

3.1.8. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

3.1.9. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

3.1.10. Прием документов от граждан в государственный архив Оренбургской области осуществляется на основании решения ЭПМК Комитета по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

3.1.11. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении государственным архивом Оренбургской области документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном архиве Оренбургской области, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

3.1.12. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

3.1.13. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

3.1.14. Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

3.1.15. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшихся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в государственные архивы Оренбургской области в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным архивом Оренбургской области. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами Комитета, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом Комитета, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

4.2.1. Комитет осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги органам и организациям государственными архивами Оренбургской области.

4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц государственных архивов.

4.2.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.2.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.2.5. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Комитета. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

5.1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

5.1.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Комитета могут быть обжалованы:

- председателю Комитета;

- в судебном порядке.

5.1.3. Действия (бездействие) и решения государственных архивов Оренбургской области могут быть обжалованы:

- председателю Комитета;

- в судебном порядке.

5.1.4. Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

5.1.5. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.1.6. Председатель Комитета:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.1.7. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета или его заместителем и направляется по адресу, указанному в обращении.

5.1.8. Письменная жалоба, поступившая в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях председатель Комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения гражданина, направившего жалобу.

5.1.9. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.1.10. Комитет при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.11. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, иное уполномоченное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Комитет. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение N 1
к Административному регламенту
комитета по делам архивов
Оренбургской области по предоставлению
государственной услуги
"Организация хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов"

ГАРАНТ:

Данное приложение в справочной правовой системе не приводится