Решение Комитета по делам архивов Оренбургской области от 22 мая 2009 г. N 30 "Об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании Октябрьский район"

Заслушав и обсудив информацию главного специалиста комитета по делам архивов Оренбургской области Судоргиной Т.В. об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании Октябрьский район (справка прилагается), коллегия отмечает, что администрация района принимает меры по улучшению материально-технической базы архивного отдела. Начальник архивного отдела обеспечивает выполнение плановых показателей работы, проводит определенную работу по комплектованию архива и использованию документов.

Вместе с тем имеются серьезные недостатки в ведении учетных документов; затянуто проведение проверки наличия дел; на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (далее ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области поступают некачественные описи документов. Нуждается в улучшении работа по созданию справочно-поисковых средств.

Коллегия решила:

1. Информацию главного специалиста комитета по делам архивов Оренбургской области Судоргиной Т.В. принять к сведению.

2. Работу архивного отдела администрации Октябрьского района в целом признать удовлетворительной.

3. Рекомендовать начальнику архивного отдела администрации Октябрьского района Т.П. Годововой:

3.1. Стабильно и качественно выполнять плановые показатели работы архивного отдела с учетом методических и практических рекомендаций комитета по делам архивов Оренбургской области.

3.2. Целенаправленно проводить работу по внедрению "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007).

3.3. Принимать необходимые меры по обеспечению оптимального температурно-влажностного режима в хранилищах.

3.4. Обеспечить сбалансированный и достоверный учет архивных документов.

3.5. Завершить проверку наличия и состояния дел в архиве до 1 июля 2009 года.

3.6. Продолжить работу по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных и находящихся в стадии банкротства организаций.

3.7. Активизировать работу по оказанию методической и практической помощи специалистам, ответственным за делопроизводство и архивы в организациях-источниках комплектования, обратив особое внимание на своевременную подготовку номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, условия хранения документов.

3.8. В целях улучшения качества комплектования архива добиваться полноты состава документов, формирующихся в делопроизводстве организаций и предприятий. Активизировать сбор аудиовизуальных документов.

3.9. Усилить работу по улучшению качества подготовки описей документов и научно-справочного аппарата к ним. Обеспечить ритмичное поступление описей на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

3.10. Соблюдать установленные сроки описания документов и передачи их на государственное хранение.

3.11. Составить отсутствующие исторические справки к фондам архива.

3.12. Устранить недостатки в ведении систематического каталога и каталога на фотодокументы.

3.13. Завершить работу по созданию базы данных "Архивный фонд" до 1 января 2010 года.

3.14. Улучшить качество подготовки статей и публикаций, расширить тематику выставок, школьных уроков.

3.15. Постоянно повышать свою квалификацию, осуществлять выезды в другие муниципальные образования для обмена опытом работы.

4. Рекомендовать главе муниципального образования Октябрьский район А.С. Кромскому:

4.1. Продолжить работу по созданию нормативных условий для обеспечения сохранности документов и реконструкции здания, необходимого для дальнейшего комплектования архива.

4.2. Обеспечить нормативные условия хранения документов структурных подразделений администрации района до передачи их на хранение в муниципальный архив.

5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на главного специалиста комитета по делам архивов Оренбургской области Судоргину Т.В.

6. Главному специалисту комитета по делам архивов Оренбургской области Судоргиной Т.В. проинформировать коллегию о ходе выполнения решения до 01 января 2010 года и о выполнении решения до 01 июля 2010 года.

Председатель коллегии, председатель комитета

С.М. Муромцева

Секретарь коллегии, главный специалист комитета

Т.В. Судоргина