Приложение. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области

Приложение
к распоряжению Губернатора
Оренбургской области
от 12 сентября 2013 г. N 341-р

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области

С изменениями и дополнениями от:

13 февраля 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области разработана в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2007 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Законом Оренбургской области от 14 марта 2002 года N 455/380-II-ОЗ "О правовых актах органов государственной власти Оренбургской области", Регламентом Правительства Оренбургской области, утвержденным постановлением Правительства Оренбургской области от 4 февраля 2010 года N 40-пп, регламентами по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденными постановлением Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года N 174-п, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" следует читать как "27 июля 2006 г."

1.2. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).

1.3. Органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей Инструкции, других нормативно-методических документов по делопроизводству либо инструкций по делопроизводству, составленных на основе настоящей Инструкции и утвержденных руководителем соответствующего органа исполнительной власти после согласования с комитетом по делам архивов Оренбургской области.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти (Приложение N 1).

1.6. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну.

2. Основные понятия

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти.

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти.

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.

Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Служба документационного обеспечения управления - структурное подразделение органа исполнительной власти области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях органа исполнительной власти.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области

3.1.1. Правовые акты (указы, распоряжения Губернатора Оренбургской области и постановления Правительства Оренбургской области) готовятся:

во исполнение или в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти;

в соответствии с планами работы Правительства Оренбургской области (далее - Правительство области);

по инициативе членов Правительства области, руководителей органов исполнительной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, а также предприятий, организаций, учреждений государственной формы собственности.

3.1.2. Указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области - правовые акты, принимаемые Губернатором области (далее - Губернатор области) в порядке, предусмотренном Уставом (Основным Законом) Оренбургской области и иными нормативными правовыми актами Оренбургской области, устанавливающими процедуру их принятия. При оформлении указов и распоряжений Губернатора области заполняются справки о подготовке проектов указов и распоряжений (Приложения N 2, N 3).

3.1.3. Постановление Правительства области - правовой акт, принимаемый по вопросам, решение которых Уставом (Основным Законом) Оренбургской области или законами Оренбургской области относится к компетенции Правительства области и не отнесено к полномочиям Губернатора области или Законодательного Собрания Оренбургской области.

При оформлении постановления заполняется и визируется соответствующими должностными лицами справка о подготовке проекта постановления (Приложение N 4).

3.1.4. Постановления Правительства области по вопросам, указанным в пункте 7.2 Регламента Правительства области, принимаются на его заседаниях и подписываются председателем Правительства области.

3.1.5. В проект указа, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области (далее - проекты правовых актов) должны включаться только те вопросы, которые соответствуют компетенции Губернатора или Правительства области. К каждому проекту исполнителем готовится пояснительная записка, которая составляется в произвольной форме на отдельном листе бумаги и содержит краткое обоснование необходимости принятия документа, в обязательном порядке визируется руководителем органа исполнительной власти, внесшим проект.

3.1.6. Подготавливаемый проект правового акта должен соответствовать законодательству Российской Федерации, документам вышестоящих органов государственной власти, а также ранее принятым (действующим) документам Правительства области.

3.1.7. Проект нового правового акта подготавливается, если требуется внесение существенных изменений в ранее принятые (действующие) документы или в целях объединения в один документ нескольких ранее принятых документов по одному и тому же вопросу.

3.1.8. Проект нового правового акта по отдельным вопросам, уже решенным в ранее изданных документах, подготавливается, как правило, в форме изменений и дополнений текста этих документов.

3.1.9. В тексте правовых актов не должно содержаться инструктивных и методических материалов, технических условий, прейскурантов.

При решении подобных вопросов утверждаются соответствующие инструкции, методики, технические условия, положения и т.п.

3.1.10. Подготовка и оформление проектов правовых актов осуществляются органами исполнительной власти в соответствии с настоящей Инструкцией.

3.1.11. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 3,0 см, правое - 1,5 см и нижнее - 2,0 см. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2,0 см.

3.1.12. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Губернатора Оренбургской области, распоряжение Губернатора Оренбургской области, постановление Правительства Оренбургской области), заголовок, текст, подпись.

3.1.13. Заголовок печатается обычным шрифтом на расстоянии 8 см от верхнего края листа и пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Губернатор Оренбургской области" или "Правительство Оренбургской области".

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 13 февраля 2014 г. N 25-р в подпункт 3.1.14 пункта 3.1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного распоряжения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.1.14. Текст отделяется от заголовка двумя интервалами и печатается через одинарный или полуторный межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбула) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула может отсутствовать, при необходимости допускаются формулировки первой фразы "В соответствии...", "В целях...", "В связи..." и т.д.

Если основанием принятия документа является документ вышестоящих органов государственной власти, то в преамбуле указываются его наименование, дата, номер, а также пункт или статья.

Преамбула в указах Губернатора области завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку, в постановлениях Правительства области, принимаемых коллегиально, преамбула заканчивается словами "Правительство Оренбургской области постановляет".

В зависимости от объема и содержания постановляющая часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты, а утверждаемые или одобряемые этими актами положения, перечни и т.п. - на разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

Пункты документа должны иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами с точками после них.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3). После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинаются со строчной буквы и отделяются точкой с запятой.

Например:

1. Объектом налогообложения признаются следующие операции:

1) реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, в том числе реализация предметов залога и передача товаров (результатов выполненных работ, оказание услуг) по соглашению о предоставлении отступного или новации;

2) передача на территории Российской Федерации товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд;

3) выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления;

4) ввоз товаров на таможенную территорию Российской Федерации.

При необходимости (в положениях, программах, уставах и других подобных документах) подпункты могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1., 1.2., 1.3.).

Пункт может подразделяться на абзацы без буквенно-цифрового обозначения, но их нумерация подразумевается, дефисы в этом случае не используют. Отсчет ведется от абзаца, начинающего с цифры, обозначающей пункт.

Например:

3. Если на товар установлен гарантийный срок, покупатель вправе предъявить требования, связанные с недостатками товара, при обнаружении недостатков в течение гарантийного срока.

В случае, когда на комплектующее изделие в договоре купли-продажи установлен гарантийный срок меньшей продолжительности, чем на основное изделие, покупатель вправе предъявить требования, связанные с недостатками комплектующего изделия, при их обнаружении в течение гарантийного срока на основное изделие.

Если на комплектующее изделие в договоре установлен гарантийный срок большей продолжительности, чем гарантийный срок на основное изделие, покупатель вправе предъявить требования, связанные с недостатками товара, если недостатки комплектующего изделия обнаружены в течение гарантийного срока на него, независимо от истечения гарантийного срока на основное изделие.

Недопустимо помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Объединение в одном пункте мало связанных между собой по содержанию вопросов также не допускается.

Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия ("Министерству культуры и внешних связей Оренбургской области подготовить предложения...").

Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить...", "Установить...").

Документы должны содержать конкретные мероприятия по их выполнению с обязательным указанием сроков исполнения и исполнителей этих мероприятий. Сроки должны быть реальными, достаточными для выполнения намечаемых мероприятий, с учетом объема работ, времени на пересылку документов, установленных сроков представления документов в вышестоящие органы государственной власти.

Не следует включать в проекты документов пункты общего, декларативного характера.

В конце постановляющей части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о сроках промежуточного контроля исполнения. К указанному сроку исполнителем должна представляться информация о ходе выполнения документа.

В качестве исполнителей документов должны указываться соответствующие органы исполнительной власти, организации. В скобках указывается фамилия руководителя в именительном падеже.

Например:

Министерству образования Оренбургской области (Лабузов В.А.)...

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение поручается ему персонально. В этом случае должность, фамилия и инициалы исполнителя пишутся в дательном падеже.

Например:

Министру образования Оренбургской области Лабузову В.А. ...

В последнем пункте постановляющей части документа должно указываться должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом (полное наименование должности и фамилии приводится в винительном падеже).

Например:

Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на министра социального развития Оренбургской области Самохину Т.С.

В случае назначения на должность другого лица контроль за исполнением документа возлагается на вновь назначенное должностное лицо без внесения изменения в ранее принятый документ.

Названия предприятий и организаций должны указываться в проекте документа в точном соответствии с их официальным наименованием.

Использование сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

Если возникает необходимость неоднократного упоминания в проекте документа какого-либо наименования, то допускается в первом случае его полное наименование, а в дальнейшем тексте - сокращенное обозначение этого наименования.

Например:

Областная комиссия по пропуску весеннего паводка (далее - Комиссия).

Положение об учреждениях государственной службы медико-социальной экспертизы Оренбургской области (далее - Положение).

Постановляющая часть документа может быть также представлена в приложении в виде отдельного плана мероприятий или положения по какому-либо вопросу. В этом случае постановляющая часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий или положения.

При упоминании в документе сведений, зафиксированных в приложениях, в тексте документа указывается: "приложение...", "согласно приложению".

Одно приложение не нумеруется, несколько приложений в тексте нумеруются следующим образом: приложения N 1 - 5.

Документ может быть отменен (изменен) документом, изданным тем же органом.

Действие документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Если в проекте имеются предложения о признании утратившими силу или изменении ранее принятых документов, то пишется "Признать утратившими силу пункты 2 и 5 распоряжения...", "Дополнить пункт 4 распоряжения абзацем следующего содержания...", "Пункт 5 изложить в следующей редакции..." и т.д.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые указ, распоряжение, постановление, должны соответствовать структуре основного правового акта.

При наличии приложений к указу, распоряжению, постановлению в тексте на них обязательно делается ссылка.

При подготовке проектов правовых актов по вопросам награждения наградами Оренбургской области допускается печатать фамилии прописными буквами (в других случаях не рекомендуется).

3.1.15. Подпись отделяется от текста тремя интервалами, состоит из слова "Губернатор", в постановлениях Правительства области, принимаемых коллегиально, - из слов "Губернатор - председатель Правительства", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора области и печатается через один межстрочный интервал. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

3.1.16. Дата проставляется после подписания документа, оформляется цифровым способом.

3.1.17. Номер проставляется после подписания.

К порядковому номеру указа Губернатора области через дефис добавляются строчные буквы "ук", распоряжения Губернатора области - строчная буква "р", постановления Правительства области - строчная буква "п" или строчные буквы "пп" (для постановлений, принятых коллегиально).

3.1.18. Приложения к проектам указов и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов, распоряжений, постановлений.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Губернатора области, постановление Правительства области. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 1
к указу Губернатора области
от _____________ N ______

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 3 сантиметра.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу может располагаться слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Утверждено указом Губернатора области
от ______________ N ______

Слова Утверждено и Утвержден в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) допускается выделять прописными буквами (Положение, Перечень, Список и т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта тремя интервалами, от текста приложения - двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице либо графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой, например, *), 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или всего текста приложения. Первое слово в сноске печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - также, как и в тексте указа (распоряжения) Губернатора области, постановления Правительства области. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.).

На приложениях к проектам указов, распоряжений, постановлений визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Образцы оформления проектов указа, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области приведены в приложениях N 5 - 8.

3.2. Организация работы над проектом правового акта

3.2.1. Работа по составлению проекта правового акта начинается с четкого формулирования цели (или целей), которая должна быть достигнута в результате принятия документа, и задач, которые при этом должны решаться.

3.2.2. При подготовке проекта правового акта соответствующим вице-губернатором - заместителем председателя Правительства области, заместителем председателя Правительства области, руководителем органа исполнительной власти определяются круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за его подготовку, и организации, привлекаемые к этой работе, а также сроки подготовки, цель и задача документа. Организаторская работа по подготовке ведется руководителем или его заместителем.

3.2.3. Для подготовки наиболее сложных вопросов рекомендуется образование специальной комиссии или рабочей группы из числа работников органов исполнительной власти, организаций. Руководит ею председатель комиссии или лицо, указанное в поручении первым.

3.2.4. При подготовке совместного правового акта руководство заинтересованных органов исполнительной власти, организаций согласованно определяют порядок и сроки подготовки проекта, а также лиц, ответственных за его подготовку.

3.2.5. В проект правового акта должны включаться вопросы, относящиеся к одной или нескольким проблемам, непосредственно связанным между собой по содержанию, и должно четко определяться, кому адресуется документ и на кого он распространяется.

3.2.6. Перед составлением проекта правового акта должны быть изучены относящиеся к данному вопросу документы вышестоящих органов государственной власти, справочные, аналитические материалы, а также документы Губернатора и Правительства области, изданные ранее по данному вопросу.

3.3. Согласование проекта правового акта и сроки его подготовки

3.3.1. В ходе согласования проекта правового акта изучается правильность изложенных положений, которые определяют компетенцию Губернатора и Правительства области в решаемом вопросе, а также отношение должностных лиц органов и организаций к вопросам, изложенным в проекте.

Изучение содержания и целесообразности принятия правового акта Губернатора и Правительства области проводится путем сбора необходимых письменных заключений и их анализа, согласования проекта с должностными лицами заинтересованных органов и организаций, визирования документа должностными лицами, принимающими обязательное участие в подготовке проекта документа.

Ответственность за качество подготовки проекта правового акта возлагается лично на руководителей органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства области, представивших проект.

3.3.2. Проект правового акта, в котором содержатся поручения, затрагивающие интересы других органов исполнительной власти, организаций, учреждений, должен согласовываться с их руководителями.

С вышестоящими органами проект правового акта согласовывается, если для осуществления намечаемых мер необходимо разрешение этих органов.

3.3.3. При согласовании замечания и особые мнения должностных лиц заинтересованных органов и организаций, отпечатанные на отдельном листе, прикладываются к проекту правового акта с указанием об этом в справке о подготовке проекта "Замечания прилагаются".

Разногласия и замечания в обязательном порядке рассматриваются вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства области по соответствующему направлению деятельности с участием представителей органов исполнительной власти, подготовивших проект, и организаций, имеющих возражения. Справка по замечаниям прикладывается к проекту документа.

3.3.4. Подготовленные и согласованные с руководителями заинтересованных организаций проекты правовых актов представляются на визу в государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства области.

При наличии в них несоответствий законодательству Российской Федерации государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства области кратко излагает их суть и возвращает проект правового акта исполнителю, представившему проект, для доработки.

3.3.5. Необходимым условием подготовки проекта правового акта является обязательное визирование проекта вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства области по соответствующему направлению деятельности, руководителем органа исполнительной власти по соответствующему направлению деятельности, помощниками руководителей органов исполнительной власти, работником государственно-правового управления аппарата Губернатора и Правительства области, затем вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора и Правительства области, а в его отсутствие - первым заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства области.

Визирование производится на справке согласования, прилагаемой к проекту правого акта.

Проект правового акта и приложения к нему визируются должностным лицом, внесшим проект, на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

В управлении документационного обеспечения аппарата Губернатора и Правительства области (далее - управление документационного обеспечения) полученные в электронном виде проекты правовых актов сверяются с оригиналом на бумажном носителе и после проведения лингвистической экспертизы переносятся на бланк с воспроизведением герба Оренбургской области в соответствии с видом документа.

Лингвистическая экспертиза проекта правового акта заключается в оценке соответствия представленного теста нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов и устранении орфографических и пунктуационных ошибок.

В случае выявления замечаний лингвистического характера управление документационного обеспечения имеет право самостоятельно внести соответствующие изменения в части лингвистического оформления проекта правового акта или при наличии специальных (отраслевых) особенностей текста представить автору проекта правового акта замечания (рекомендации) по устранению логических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании терминов.

Отработанные проекты документов сдаются в управление документационного обеспечения.

Проекты документов докладываются Губернатору области вице-губернатором - заместителем председателя Правительства - руководителем аппарата Губернатора и Правительства области, а в его отсутствие первым заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства области.

3.3.6. Проекты документов Правительства области признаются Губернатором области неподготовленными в случае:

низкого качества проекта документа;

формальности и нецелесообразности его принятия;

отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц, органов, организаций;

наличия отрицательных выводов экспертизы, неустраненных принципиальных разногласий по проекту документа.

В результате рассмотрения подготовленного проекта документа Губернатор области принимает следующие решения:

подписывает документ;

возвращает документ на доработку;

отклоняет проекты документов в связи с нецелесообразностью их издания или незаконностью.

3.3.7. Проекты документов, которые готовятся в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти и не требуют дополнительной проработки при их подготовке, представляются исполнителями в сроки, указанные в резолюции руководящих работников Правительства области, а при отсутствии такого указания - в 10-дневный срок со дня получения документа исполнителем.

В случае если проекты документов требует дополнительной проработки при их подготовке, то срок со дня поступления документов вышестоящих органов государственной власти в Правительство области до принятия по ним документов не должен превышать, как правило, одного месяца.

Руководители органов исполнительной власти области, не обеспечившие в срок представление качественного проекта по документам вышестоящих органов государственной власти, несут за это персональную ответственность.

3.3.8. Проекты документов по вопросам изменения бюджета, выделения средств, а также по вопросам изменения штатов и структуры органов исполнительной власти должны быть согласованы с министерством финансов Оренбургской области.

3.3.9. При подготовке проектов документов по вопросам назначения на вакантные должности автор документа представляют в управление государственной гражданской службы и кадровой политики аппарата Губернатора и Правительства области биографическую справку-объективку.

3.4. Порядок подготовки проектов постановлений Правительства Оренбургской области, вносимых на заседание Правительства Оренбургской области

3.4.1. В соответствии с Регламентом Правительства области, утвержденным постановлением Правительства области от 04.02.2010 N 40-пп, исключительно на заседаниях Правительства области принимаются постановления Правительства области по следующим вопросам:

рассмотрение проектов областного бюджета и прогноза консолидированного бюджета Оренбургской области на очередной финансовый год и плановый период, изменений в областной бюджет;

рассмотрение проекта бюджета Оренбургского областного фонда обязательного медицинского страхования и изменений в бюджет фонда;

рассмотрение отчета об исполнении областного бюджета за первый квартал, полугодие и девять месяцев текущего финансового года;

рассмотрение законопроектов, иных нормативных правовых актов о введении в действие или об отмене налогов, сборов и иных платежей в областной бюджет, установлении льгот по налогам, сборам и иным платежам в областной бюджет;

изменение доходных и расходных обязательств Оренбургской области, финансируемых за счет средств областного бюджета;

рассмотрение и утверждение государственных программ (подпрограмм), реализуемых за счет средств областного бюджета;

рассмотрение программ (прогнозов) социально-экономического развития Оренбургской области;

принятие решений о залоге, мене, продаже и ином отчуждении недвижимого имущества государственной собственности Оренбургской области в случаях, если полномочия на совершение таких сделок не переданы в установленном порядке уполномоченным органам исполнительной власти;

принятие решений о приобретении в государственную собственность Оренбургской области недвижимого имущества юридических и физических лиц, акций (долей) хозяйственных обществ и товариществ, а также реализации государственного имущества Оренбургской области, находящегося в оперативном управлении государственных учреждений и в казне области;

предоставление государственных гарантий Оренбургской области;

осуществление заимствований (выпуск государственных ценных бумаг, привлечение кредитов от кредитных организаций);

рассмотрение докладов о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов;

подписание соглашений с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

рассмотрение ежегодных отчетов Правительства области о результатах деятельности, в том числе по вопросам, поставленным Законодательным Собранием Оренбургской области;

утверждение Регламента Правительства области, а также внесение изменений в него.

3.4.2. Правом внесения на рассмотрение Правительства области проектов постановлений Правительства области (далее - проект постановления) обладают Губернатор - председатель Правительства области, члены Правительства области, руководители органов исполнительной власти, руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и главы муниципальных образований области. Проекты постановлений вносятся не позднее чем за 30 дней до даты проведения заседания.

3.4.3. Руководители вышеперечисленных органов, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

3.4.4. Члены Правительства области, руководители органов исполнительной власти, которым направляются на согласование проекты постановлений по вопросам, подлежащим обсуждению на заседании Правительства области, рассматривают их в первоочередном порядке.

В ходе согласования проекта постановления изучается правомерность изложенных положений, которые определяют компетенцию Правительства области по решаемому вопросу, отношение учреждений, организаций и должностных лиц к вопросам, изложенным в проекте постановления.

Изучение содержания и целесообразности проекта постановления в Правительстве области проводится путем сбора необходимых письменных заключений, их анализа, согласования доработанного проекта постановления с необходимыми органами, организациями и должностными лицами (далее - заинтересованные организации), визирования должностными лицами, принимающими обязательное участие в подготовке проекта постановления.

3.4.5. Проекты постановлений, в которых содержатся поручения, затрагивающие интересы других органов исполнительной власти, организаций, учреждений, должны согласовываться с их руководителями.

С вышестоящими органами проекты постановлений согласовываются, если для осуществления намечаемых мер необходимо разрешение этих органов.

3.4.6. При согласовании замечания и особые мнения руководителей организаций, отпечатанные на отдельном листе, прикладываются к проекту постановления с указанием в справке о подготовке проекта постановления слов "замечания прилагаются".

Особые мнения руководителей организаций и замечания в обязательном порядке рассматриваются вице-губернатором - заместителем председателя Правительства - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области, вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства Оренбургской области, заместителями председателя Правительства - министрами Оренбургской области, министрами Оренбургской области по соответствующему направлению деятельности с участием представителей органов исполнительной власти области, подготовивших проект постановления, и организаций, имеющих возражения. Справка по замечаниям прикладывается к проекту постановления.

Решение об учете или отклонении замечаний, особого мнения руководителей организаций, приложенных к проекту постановления, принимается членами Правительства области на заседании Правительства области по проектам постановлений, разработанных по вопросам, указанным в пункте 3.4.1 настоящего раздела, а по остальным проектам документов - председателем Правительства Оренбургской области.

3.4.7. Подготовленные и согласованные с руководителями заинтересованных организаций проекты постановлений представляются в аппарат Губернатора и Правительства области для проведения правовой, антикоррупционной и лингвистической экспертиз.

При наличии в проектах постановлений несоответствия законодательству Российской Федерации проекты возвращаются члену Правительства области, руководителю органа исполнительной власти, организации, учреждения, представившему проект, для доработки.

3.4.8. Необходимым условием подготовки проекта постановления является обязательное визирование проекта вице-губернатором - заместителем председателя Правительства Оренбургской области по соответствующему направлению деятельности, вице-губернатором - заместителем председателя Правительства - руководителем аппарата Губернатора и Правительства области.

3.4.9. Срок рассмотрения проекта документа в согласующем органе или организации устанавливается не более трех дней. Правовая и антикоррупционная экспертизы проводятся в сроки, установленные правовыми актами Оренбургской области.

3.4.10. Согласованные с заинтересованными организациями и прошедшие правовую и антикоррупционную экспертизы проекты документов передаются в управление документационного обеспечения за 14 дней до дня заседания Правительства области.

3.4.11. В исключительных случаях по решению председателя Правительства области проекты постановлений по вопросам, указанным в пункте 3.4.1 настоящего раздела, могут быть письменно согласованы со всеми членами Правительства области, без вынесения проектов постановлений на заседание Правительства области, после чего переданы председателю Правительства области для подписания.

3.4.12. Проекты постановлений не позднее чем за 7 дней до назначенной даты заседания рассылаются его участникам. Члены Правительства области и руководители органов исполнительной власти, организаций, учреждений, которым направлены проекты постановлений, могут не позднее чем за 3 дня до заседания представить в Правительство области свои замечания и предложения по рассматриваемым вопросам.

3.4.13. Принятые на заседании постановления Правительства области дорабатываются с учетом высказанных замечаний.

Для их доработки Правительство области образует в случае необходимости рабочие группы из своего состава, а также из представителей органов исполнительной власти, организаций, учреждений.

Срок доработки проектов постановлений - 5 дней.

3.5. Оформление и выпуск правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области

3.5.1. Подписанные Губернатором области правовые акты передаются в управление документационного обеспечения для их оформления и выпуска.

3.5.2. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для указов, распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области. При регистрации правового акта проверяются его оформление и комплектность (наличие всех приложений).

Подлинники всех правовых актов Губернатора и Правительства области и их электронные копии находятся в управлении документационного обеспечения вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.

3.5.3. Рассылаемые правовые акты, заверенные печатью управления документационного обеспечения, направляются адресатам согласно рассылке, составленной и завизированной исполнителем документа.

3.5.4. Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые правовые акты, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти акты.

3.5.5. Замена ранее разосланных документов производится по указанию начальника управления документационного обеспечения.

3.6. Порядок опубликования правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области

3.6.1. Необходимость опубликования правовых актов определяет государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства области, на которое возложены обязанности правовой экспертизы документов.

3.6.2. Направление правовых актов на публикацию и их учет осуществляет управление документационного обеспечения.

3.6.3. Организацию опубликования правовых актов обеспечивает управление информационной политики аппарата Губернатора и Правительства области.

3.7. Оформление проектов законов Оренбургской области

Проект закона Оренбургской области печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman N 14. (Приложения N 9, N 10).

Кроме соблюдения общепринятых требований оформления реквизитов служебных документов, в законе должно быть учтено следующее:

3.7.1. Слово "Проект" - дополнительный реквизит - проставляется в пределах верхней правой границы текстового поля.

Принятый закон печатается с отменой названного реквизита.

3.7.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и печатается прописными буквами без кавычек через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру; отвечает на вопрос: о чем? Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке проекта закона о внесении изменений в закон необходимо назвать конкретные положения, в которые вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одного и того же положения - дополнительно указать, в какой именно части оно изменяется.

Например:

О внесении изменений в Закон Оренбургской области "об областном бюджете на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов"

О внесении изменения в статью 1 Закона Оренбургской области "о социальных гарантиях"

О внесении изменений в пункт 3 статьи 29 главы I Закона Оренбургской области "Лесной кодекс Оренбургской области" в части платежей в областной бюджет и внебюджетные фонды

3.7.3. Слова "Принят Законодательным Собранием области" отделяются от заголовка 3-мя межстрочными интервалами, печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Дата ограничивается правым полем документа.

3.7.4. Текст проекта закона может иметь преамбулу, которая служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов.

Основная часть текста структурируется в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным, и может подразделяться на разделы, главы, статьи. Слова "Раздел", "Глава", "Статья" всегда пишутся с красной строки.

Слова "Раздел", "Глава" и заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Разделы и главы нумеруются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "Статья" печатается с прописной буквы. Статьи нумеруются арабскими цифрами.

Например:

Глава IV. Ответственность за нарушение требований охраны труда

Статья 16. Ответственность за выпуск и поставку продукции, не соответствующей требованиям охраны труда

При отсутствии заголовка у статьи ее текст начинается с красной строки. Точка после номера статьи не ставится.

Например:

Статья 1

Величина прожиточного минимума пенсионера в Оренбургской области на 2013 год устанавливается в размере 5 760 рублей.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты и подпункты. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой, пункты - арабскими цифрами с круглой скобкой, подпункты - строчными буквами с круглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: часть 2 статьи 6, подпункт "к" пункта 2 части 1 статьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Части, пункты, подпункты могут подразделяться на абзацы-перечисления без буквенно-цифрового обозначения, дефис в этом случае не используют.

Структура законопроектов о внесении изменений в законы должна соответствовать структуре этих законов.

Внесением изменений в закон считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц не вступившего в силу законодательного акта;

новая редакция структурной единицы законодательного акта;

дополнение структурной единицы статьи законодательного акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение структурными единицами законодательного акта;

приостановление действия законодательного акта или его структурных единиц;

продление действия законодательного акта или его структурных единиц.

В наименовании законодательного акта в таких случаях всегда содержится слово "изменение" или "изменения".

Изменения всегда вносятся только в основной законодательный акт. Вносить изменения в основной законодательный акт путем внесения изменений в изменяющий его законодательный акт недопустимо.

Внесение изменений в законодательный акт в обобщенной форме (в том числе замена слов с использованием формулировки "по тексту") не допускается.

Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы законодательного акта, которая изменяется.

Информация об опубликовании закона, на которую дается ссылка, помещается в тексте статьи 1 этих документов.

Например:

"Внести в Закон Оренбургской области от 26 декабря 2008 года N 2689/575-IV-ОЗ "О порядке подачи уведомления о проведении публичного мероприятия на территории Оренбургской области" (газета "Южный Урал" от 17 января 2009 года; газета "Оренбуржье" от 6 сентября 2012 года - бюллетень Законодательного Собрания области, 2008, двадцать пятое заседание; 2012, пятнадцатое заседание) изменения."

Законопроекты о внесении изменений в законодательные акты не имеют наименований статей.

Указанные законопроекты могут делиться сразу на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений.

Недопустимо изменять нумерацию глав, статей, частей статей, пунктов и буквенное обозначение подпунктов частей статей законодательного акта при внесении в него изменений.

Если дополнения вносятся в конец законодательного акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию глав, статей (например, последней была глава V - дополнить главой VI; последней была статья 7 - дополнить статьей 8).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы статьи, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в статье последней частью была часть 3 - дополнить частью 4; в части последним пунктом был пункт 3 - дополнить пунктом 4 и так далее).

Если законодательный акт дополняется новыми структурными единицами, то их необходимо указывать, используя дополнительные цифровые обозначения.

Например:

Статья 2

Внести в Закон Оренбургской области от ... N ... "О ..." (газета "Оренбуржье" от... - бюллетень Законодательного Собрания области, 2011, третье заседание) следующие изменения:

1) дополнить статьей 15.1:

"Статья 15.1. Методика распределения средств Фонда

1. ........................... .

2. ........................." ;

2) в статье 16:

часть 2 дополнить пунктом 2.1:

"2.1) ......................";

3) пункт 3 части 24 дополнить подпунктом "б.2":

"б.2) ......................".

Последняя страница закона не должна ограничиваться одной статьей.

3.7.5. Подпись проставляется на принятых Законодательным Собранием законах, отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Оренбургской области", которые печатаются светлым шрифтом в одну строку от левой границы текстового поля без абзаца.

Инициалы и фамилия Губернатора области печатаются у правой границы текстового поля светлым шрифтом.

3.7.6. Место составления, дата подписания и номер закона проставляются на принятых Законодательным Собранием законах, отделяются от подписи двумя межстрочными интервалами, выравниваются по левой границе текстового поля и печатаются в 3 строки.

3.7.7. Приложение к проекту закона печатается на отдельных листах бумаги.

Шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны шрифту и межстрочным интервалам, применяемым при оформлении реквизита "Текст документа".

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, планы, программы, образцы документов и др.

На первой странице приложения в правом верхнем углу печатаются через одинарный межстрочный интервал и ограничиваются правым полем документа следующие слова:

	Приложение N к Закону Оренбургской области
	от	N

3.7.8. К законопроектам, подготовленным для внесения в Законодательное Собрание, прилагаются:

1) справка о подготовке проекта постановления Законодательного Собрания Оренбургской области о проекте закона Оренбургской области с согласованием с заинтересованными организациями, в том числе:

председателем соответствующего комитета или постоянной комиссии Законодательного Собрания;

руководителем аппарата Законодательного Собрания, а в его отсутствие - его заместителем;

работником экспертно-правового управления аппарата Законодательного Собрания;

исполнителями, упоминаемыми в проекте;

справка о подготовке проекта постановления Законодательного Собрания должна содержать следующую информацию:

об инициаторе проекта;

о докладчике проекта;

о рассылке принятого документа. В перечне рассылки указываются лица, которые являются непосредственными исполнителями или организаторами работы по выполнению принятого документа и не являются получателями бюллетеня Законодательного Собрания;

о проверке подготовленного проекта работником аппарата Законодательного Собрания;

о согласовании с заинтересованными организациями в соответствии с Регламентом Законодательного Собрания;

2) пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия документа, механизма его реализации, ожидаемых результатов;

3) заключение экспертно-правового управления аппарата Законодательного Собрания;

4) таблица поправок в соответствии с приложением к Регламенту Законодательного Собрания;

5) заключение Губернатора области в соответствии с законодательством;

6) согласование должностных лиц соответствующих органов исполнительной власти в виде подписи на справке о подготовке проекта закона Оренбургской области по вопросам:

утверждения областного бюджета и отчета о его исполнении;

необходимости внесения изменений в областной бюджет;

утверждения программ социально-экономического развития области, предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств бюджета области;

налогов, сборов, пошлин, тарифов, ставок платежей, установление которых отнесено к компетенции Законодательного Собрания;

установления порядка предоставления и изъятия земельных участков под объекты федерального и областного значения;

назначения областного референдума;

установления порядка изменения административно-территориального устройства области;

утверждения ставки платежей в областной бюджет предприятий и организаций, находящихся в собственности области; установления льгот и преимуществ, в том числе налоговых, по платежам в областной бюджет;

утверждения договоров о хозяйственном и ином сотрудничестве с республиками в составе Российской Федерации, краями, областями, автономной областью, автономными округами, а также министерствами и ведомствами Российской Федерации и соглашений об участии области в ассоциациях, договоров о внешнеэкономической деятельности и сотрудничестве;

установления в соответствии с законодательством Российской Федерации порядка управления и распоряжения собственностью области, а также объектами федеральной собственности, переданными в хозяйственное ведение и распоряжение области;

установления порядка объявления находящихся на территории области природных и иных объектов, имеющих историческую, экологическую, культурную и научную ценность, охраняемыми памятниками истории, природы и культуры; установления в соответствии с законодательством Российской Федерации порядка охраны и использования объектов природного и культурного наследия на территории области;

установления порядка приватизации объектов собственности области в соответствии с законодательством Российской Федерации;

установления порядка предоставления ссуд (кредитов) и финансовых гарантий за счет средств областного бюджета;

7) финансово-экономическое обоснование в соответствии с Регламентом Законодательного Собрания;

8) перечень документов, в которые необходимо внести изменения в связи с принятием закона.

Заголовки всех прилагаемых к законопроекту документов печатаются строчными буквами светлым шрифтом центрированным способом. Точка в конце заголовков не ставится. В заголовках указывается полное название проекта закона.

Например:

Пояснительная записка
к проекту закона Оренбургской области "О внесении изменения
в статью 7 Закона Оренбургской области "Об областном бюджете
на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов"

3.8. Оформление проектов постановлений Законодательного Собрания Оренбургской области

Постановление Законодательного Собрания Оренбургской области печатается на бланке установленной формы шрифтом N 14.

Кроме соблюдения общепринятых требований к оформлению реквизитов служебных документов, в постановлении должно быть учтено следующее:

3.8.1. Слово "Проект" - дополнительный реквизит - располагается в пределах верхней правой границы текстового поля.

Постановление, принятое Законодательным Собранием, печатается с отменой названного реквизита.

3.8.2. Дата печатается словесно-цифровым способом на заготовленном месте в штампе.

3.8.3. Номер печатается рядом с датой принятия документа.

Реквизиты "Номер" и "Дата" на проекте постановления не проставляются, оставляется лишь место для их оформления после принятия постановления.

3.8.4. Место издания отделяется от реквизитов "Номер" и "Дата" одним межстрочным интервалом.

3.8.5. Заголовок печатается под угловым штампом на расстоянии 15 мм и не выходит за его границы. Точка в конце заголовка не ставится.

3.8.6. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть.

Констатирующая часть (преамбула) завершается словами "Законодательное Собрание области постановляет", последнее слово печатается на отдельной строке по центру обычным шрифтом строчными буквами в разрядку.

Констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

При наличии приложений к проекту постановления в тексте на них обязательно делается ссылка.

3.8.7. Подпись состоит из наименования должности председательствующего на заседании Законодательного Собрания, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается обычным шрифтом в 2-3 строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля без абзаца.

3.9. Бланки документов

3.9.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

30 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.9.2. В органах исполнительной власти применяются следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Виды и формы бланков, применяемых в органах исполнительной власти, утверждаются их руководителями по представлению службы ДОУ.

3.9.3. При подготовке документов в органах исполнительной власти области используются электронные шаблоны бланков документов.

Бланки писем, правовых актов Губернатора и Правительства области и справок к ним размещены в электронном виде на региональном сервере по адресу: http://intranet.orb.ru/blanki.html.

3.9.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.9.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы документационного обеспечения вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков приведены в приложениях N 11 - 18.

3.10. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в органах исполнительной власти Оренбургской области

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органов исполнительной власти, являются:

3.10.1. Герб Оренбургской области.

Герб Оренбургской области помещается на бланках в соответствии с Законом Оренбургской области от 12 сентября 1997 года N 131/33-ОЗ "О гербе Оренбургской области".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "23 декабря 1996 г."

3.10.2. Наименование органа исполнительной власти.

Наименование органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием.

3.10.3. Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма Губернатора области, бланк письма руководителя органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) органа исполнительной власти.

3.10.4. Справочные данные об органе исполнительной власти.

Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти.

3.10.5. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается исполнителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.10.6. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.

3.10.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2013 г.

3.10.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.10.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.10.10. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство физической

культуры, спорта и туризма

Оренбургской области

Управление физической культуры

и спорта

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство строительства,

жилищно-коммунального и

дорожного хозяйства

Оренбургской области

Управление по архитектуре и строительству

Начальнику управления

А.А. Кузьмину

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

ООО "Газпром добыча Оренбург"

С.И. Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Министерство социального развития Оренбургской области

ул. Терешковой, д. 33,

г. Оренбург, 460006

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Иванову И.В.

ул. Советская, д. 5, кв. 12,

г. Ясный, Оренбургская обл., 462781

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

3.10.11. Наименование документа.

Наименование документа (краткое содержание (заголовок к тексту) документа) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

3.10.12. Текст документа.

В органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается современным русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов;

3-го лица единственного числа: Правительство Оренбургской области постановляет; коллегия постановила; министерство не считает возможным;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о; представляем на рассмотрение и утверждение; в протоколах: слушали; выступили; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили.

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Первая страница документа не нумеруется.

3.10.13. Отметка о наличии приложений.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другими документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо министерства экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области от 09.02.2013 N 22/110 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2
к распоряжению Губернатора области
от 16.02.2013 N 26-р

3.10.14. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации

по Оренбургской области

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства культуры

Российской Федерации

от 27.02.2013 N 01-18/120

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.10.15. Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник правового управления

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом "Подпись", ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются

или

Согласен с учетом замечаний

Начальник государственно-правового управления

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

3.10.16. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

	Министр финансов Оренбургской области
		(подпись)	(инициалы, фамилия)

или

	Министр
		(подпись)	(инициалы, фамилия)

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

	Исполняющий обязанности министра финансов Оренбургской области
		(подпись)	(инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

	Министр здравоохранения Оренбургской области
		(подпись)	(инициалы, фамилия)
	Главный бухгалтер
		(подпись)	(инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Министр здравоохранения Оренбургской области			Министр образования Оренбургской области
(подпись)	(инициалы, фамилия)		(подпись)	(инициалы, фамилия)
Министр социального развития Оренбургской области			Министр труда и занятости населения Оренбургской области
(подпись)	(инициалы, фамилия)		(подпись)	(инициалы, фамилия)

3.10.17. Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, при этом необходимо центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Между словом УТВЕРЖДАЮ и наименованием должности руководителя пробел не проставляется:

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр лесного и охотничьего хозяйства Оренбургской области

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УтвержденО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

сельского хозяйства, пищевой и

перерабатывающей промышленности

Оренбургской области

от 10.02.2013 N 105

Перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении N 35.

3.10.18. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Орган исполнительной власти имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о данном органе.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Оренбургской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. (Приложение N 36).

3.10.19. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Начальник управления документационного обеспечения	(подпись)	(инициалы, фамилия)
(дата)

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л." Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению органа исполнительной власти. Печать должна захватывать часть наименования должности и не закрывать личную подпись лица, заверившего документ.

В аппарате Губернатора и Правительства области право заверения копий правовых актов Губернатора и Правительства области возложено на начальника управления документационного обеспечения или лицо, его замещающее.

3.10.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа шрифтом N 12 и включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

О.П. Николаев

77-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

3.10.21. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Петрову С.А.,

Сидоровой О.Л.

Прошу подготовить проект

договора с ООО "Газпром Добыча Оренбург" к 20.02.2013

(подпись)

(дата)

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.10.22. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и проставляют на первой странице документа в его правом верхнем углу.

3.10.23. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.10.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

3.10.25. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации*).

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

_____________________________________________

*) Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 года).

3.11. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в органах исполнительной власти Оренбургской области

3.11.1. Приказ, распоряжение

3.11.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы органа исполнительной власти.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ.

3.11.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

3.11.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы. При необходимости к проекту приказа (распоряжения) прилагается пояснительная записка, в которой кратко излагается суть приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

3.11.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

3.11.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Герб Оренбургской области.

Наименование органа исполнительной власти.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и регистрационный номер приказа (распоряжения). Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения).

Место составления (издания) документа.

Наименование документа (заголовок к тексту).

Подпись должностного лица.

Визы.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении правил по охране труда

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается.

3.11.1.6. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрированным способом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в приложениях N 19 - 21.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 13 февраля 2014 г. N 25-р в подпункт 3.11.2 пункта 3.11 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного распоряжения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.11.2. Положение, правила, инструкция, доверенность

3.11.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение осуществляется путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа исполнительной власти.

3.11.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.11.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении N 22.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 13 февраля 2014 г. N 25-р пункт 3.11 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.11.2.4, вступающим в силу со дня подписания названного распоряжения

3.11.2.4. Доверенность, выдаваемая от имени Губернатора Оренбургской области, Правительства Оренбургской области (далее - доверенность), оформляется для представления интересов и совершения действий от имени Губернатора Оренбургской области, Правительства Оренбургской области, в том числе действий, связанных с ведением дел в судах, подписанием документов (соглашений, контрактов и др.), а также совершением иных юридически значимых действий.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 13 февраля 2014 г. N 25-р пункт 3.11 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.11.2.5, вступающим в силу со дня подписания названного распоряжения

3.11.2.5. Проекты доверенностей, подтверждающие полномочия членов Правительства Оренбургской области, готовятся государственно-правовым управлением аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области. Проекты доверенностей, подтверждающие полномочия иных лиц, готовятся заинтересованными органами исполнительной власти Оренбургской области самостоятельно.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 13 февраля 2014 г. N 25-р пункт 3.11 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.11.2.6, вступающим в силу со дня подписания названного распоряжения

3.11.2.6. Подготовленный проект доверенности вместе с документом, являющимся основанием для выдачи доверенности и позволяющим объективно оценить необходимость выдачи доверенности (при наличии), передается в государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области на согласование. Проект доверенности рассматривается государственно-правовым управлением аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области на предмет соответствия законодательству Российской Федерации и правилам юридической техники. Общий срок согласования проекта доверенности не может превышать трех рабочих дней. После процедуры согласования проект доверенности передается на подписание Губернатору Оренбургской области. Подписанная Губернатором Оренбургской области и зарегистрированная доверенность возвращается в государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области для внесения сведений в журнал учета доверенностей.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 13 февраля 2014 г. N 25-р пункт 3.11 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.11.2.7, вступающим в силу со дня подписания названного распоряжения

3.11.2.7. Журнал учета доверенностей ведется сотрудниками государственно-правового управления аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области.

В журнал учета доверенностей вносятся следующие сведения:

порядковый номер;

дата выдачи доверенности;

номер доверенности;

фамилия, имя, отчество доверенного лица;

наименование должности доверенного лица;

срок действия доверенности;

предмет доверенности.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 13 февраля 2014 г. N 25-р пункт 3.11 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.11.2.8, вступающим в силу со дня подписания названного распоряжения

3.11.2.8. После внесения сведений в журнал учета доверенностей доверенность передается доверенному лицу (либо его представителю) под роспись. Копии выданных доверенностей хранятся в государственно-правовом управлении аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области.

3.11.3. Протокол

3.11.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.11.3.2. В органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.11.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий и секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.11.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.11.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, за исключением принятых на заседаниях Правительства области, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти.

3.11.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

3.11.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - при необходимости указывается место проведения (выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой).

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 23.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 24.

3.11.4. Служебная переписка

3.11.4.1. Служебные письма органов исполнительной власти готовятся как:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

ответы о выполнении поручений Губернатора области;

исполнение поручений Губернатора области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Оренбургской области, проектам актов Губернатора и Правительства области;

ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

3.11.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.11.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или A5.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.11.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Министерство считает...", "Департамент рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.11.4.5. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.11.5. Служебная записка

3.11.5.1. Служебная записка вносится вышестоящему руководителю, как правило, с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Суть вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с изложением справочных или аналитических материалов) (Приложение N 25).

Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

3.11.5.2. Адресат. В состав реквизита входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже, например:

Вице-губернатору - заместителю председателя Правительства -

руководителю аппарата

Губернатора и Правительства

Оренбургской области

Д.В. Кулагину

Наименование должности в реквизите "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина наибольшей строки не должна превышать 10,6 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата оформляются прописными буквами и располагаются центрированным способом по отношению к наименованию должности.

3.11.5.3. Текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.11.5.4. Приложение. Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного), например:

Приложение: 1. Справка по итогам работы управления в первом полугодии

2013 года на 4 л. в 2 экз.

2. Основные данные о работе управления в первом полугодии

2013 года на 10 л.

3.11.5.5. Подпись включает в себя полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личную подпись, инициалы и фамилию, например:

Начальник
(наименование подразделения)	(подпись)	(инициалы, фамилия)

При подписании служебной записки несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования должностей печатаются центрированным способом. При подписании служебной записки несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей печатаются центрированным способом.

3.11.5.6. Дата оформляется словесно-цифровым способом: 20 февраля 2013 года. Печатается ниже реквизита "Подпись" от левой границы текстового поля.

Номер состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита "Дата" от левой границы текстового поля.

3.11.6. Оформление справочно-информационных материалов

Справки и информации оформляются без применения бланков и имеют следующие реквизиты:

3.11.6.1. Название вида документа печатается центрированным способом:

Справка (информация)
о работе (наименование органа исполнительной власти)
в первом полугодии 2013 года

3.11.6.2. Текст документа печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

К текстовой части справки (информации) при необходимости могут быть приложены статистические данные, таблицы или иные материалы.

3.11.6.3. Подпись.

Справка (информация) подписывается руководителем органа исполнительной власти или работником, подготовившим справку, с указанием должности, инициалов и фамилии.

3.11.6.4. Визы.

Приложения к справке (информации) визируются руководителем подразделения и исполнителем, подготовившим справку. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.

3.11.6.5. Дата составления документа указывается цифровым способом.

3.11.7. Оформление служебных телеграмм

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Подробный адрес (куда, кому).

При направлении телеграмм указываются: адрес - полностью, наименование должности, инициалы, фамилия.

При направлении телеграмм частным лицам наименование должности указывать необязательно.

При адресовании телеграмм в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст. Содержание телеграммы излагается кратко с проставлением союзов, предлогов, местоимений и знаков препинания.

Текст печатается на стандартных листах бумаги через 1 - 1,5 межстрочных интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной печатной страницы.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Справочные данные об исполнителе: фамилия исполнителя и номер телефона.

Регистрационный номер телеграмме, подписанной Губернатором области, вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства области, руководителями органов исполнительной власти, присваивается в приемной руководителей и проставляется после текста телеграммы у левой границы текстового поля (Приложение N 26).

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе исполнительной власти, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами.

4.1.3. При применении в органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.

4.2. Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в орган исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также нарочным.

С помощью почтовой связи в орган исполнительной власти доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка, предварительное рассмотрение поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в орган исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.

Поступившие документы сортируются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов, поступающих в орган исполнительной власти, приведен в приложении N 37.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. При обнаружении повреждений, отсутствии или некомлектности документов составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа). Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных документов.

Конверты от писем, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к письмам.

Если корреспонденция не вскрывается ("лично", "конфиденциально"), то в журнале учета корреспонденции с пометкой "лично" делается отметка о прохождении (получении) пакета, регистрация документа осуществляется в соответствующем подразделении. Пакет с пометкой "лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Полученные документы, за исключением письменных обращений граждан, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ), сканируются. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.

При поступлении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.

... Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.

Службой ДОУ в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.

В целях регистрации и учета документов в органе исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов, предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений органов исполнительной власти, где осуществляется проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в службу ДОУ.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, сканируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге форма А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается, как правило, с заявкой установленного образца, подписанный руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

доставляются факсограммы на иностранных языках адресату без перевода;

запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой "для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;

при пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, что служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

при необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.

Факсограммы от структурных подразделений принимаются для передачи с разрешения руководителя службы ДОУ.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в орган исполнительной власти, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес органа исполнительной власти, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением по разрешению руководителя органа исполнительной власти.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются настоящей Инструкцией, регламентами по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств.

4.4. Регистрация документов

4.4.1. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочных целях, за исключением указанных в приложении N 37.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

4.4.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

4.4.4. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов, их сканирование производятся в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Правительства области, поступающие на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (ДСП), осуществляется совместно с несекретными документами службой ДОУ. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП". Документ не сканируется.

Регистрация отправляемых документов с пометкой "ДСП" осуществляется в приемной руководителя, подписавшего документ.

4.4.5. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

4.4.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей органа исполнительной власти может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

4.4.7. Для ввода регистрационных данных документа устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору:

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.4.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Данным документам присваиваются порядковые номера в пределах соответствующего регистрационного массива, а также делается ссылка на документ, по которому дается ответ.

При регистрации отправляемых документов копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

4.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов

В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые органом исполнительной власти, доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по каналам электрической связи, а также курьером (решается исходя из конкретной ситуации).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются настоящей Инструкцией с учетом функционирующих в органах исполнительной власти технических и программных средств.

Документы и материалы принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением распорядительных документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденным указателем рассылки).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/ электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов

4.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.6.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

4.6.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

4.7. Учет количества документов

4.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

4.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в органе исполнительной власти системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по органу исполнитель-ной власти в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 27 - примерное). По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

4.8. Работа исполнителей с документами

4.8.1. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству органа исполнительной власти или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа;

проекты документов органа исполнительной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов;

проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5. Исполнение документов

5.1. Контроль исполнения документов

5.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа исполнительной власти.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

5.1.3. Контроль исполнения обеспечивается структурным подразделением, определенным руководителем органа исполнительной власти.

5.1.4. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю органа исполнительной власти, заместителям руководителя органа исполнительной власти и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем органа исполнительной власти.

5.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

5.2.2. Вся поступившая корреспонденция, требующая решения органа исполнительной власти, должна быть представлена руководству в день ее поступления, после чего немедленно передана на исполнение.

5.2.3. Поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях руководства.

5.2.4. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта; индивидуальный срок - руководителем, который его установил.

Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или органом, его установившим.

5.2.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

6. Документальный фонд органа исполнительной власти

Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительной власти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами.

Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организации передачи дел в архив органа исполнительной власти.

Ответственность за формирование документального фонда органа исполнительной власти возложена на службу ДОУ.

6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела с целью обеспечения их сохранности и учета, для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел, для определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются все документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 28) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение N 29).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.

6.1.5. Сводная номенклатура дел (далее - номенклатура дел) составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Оренбургской области" (далее - ГБУ "ГАОО")".

6.1.6. Номенклатура дел органа исполнительной власти визируется лицом, ответственным за архивохранилище, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа исполнительной власти.

6.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий применяется в архивохранилище органа исполнительной власти, четвертый - в ГБУ "ГАОО", куда документы передаются на постоянное хранение.

6.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области не реже одного раза в 5 лет. В случае существенных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти разрабатывается новая сводная номенклатура дел, которая согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается руководителем органа исполнительной власти.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов власти, организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о работе комиссии по урегулированию конфликтных ситуаций (решения, планы, справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с государственными и негосударственными организациями Оренбургской области по основным вопросам их деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по вопросам государственной гражданской службы.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ФГБОУ ВПО "Оренбургский государственный университет" по вопросам подготовки кадров.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения.

Но если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Главой муниципального образования г. Оренбург.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или срок хранения, согласованный с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 г.), о ведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов Губернатора или Правительства области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения: 75 лет (о приеме на работу, увольнении, внесении изменений в документы, содержащие персональные данные) и 5 лет (о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях и т.д.).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях в работе органов исполнительной власти, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам, оперативного и второстепенного характера.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архивохранилище органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивохранилище органа исполнительной власти.

6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Документы органа исполнительной власти являются собственностью Оренбургской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке передаются на постоянное хранение в ГБУ "ГАОО" как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение орган исполнительной власти образует архивохранилище. Подготовка документов к передаче на хранение в архивохранилище включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Оформление дел

7.1.1. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входят заведение и формирование дел.

7.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 30; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 31); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 32); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.1.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти; дата дела - указываются год заведения и год окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация листов зачеркивается.

Листы дел, состоящих из несколько томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивохранилище органа исполнительной власти черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования ГБУ "ГАОО", в которое будут передаваться дела, кода органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

7.1.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется службой ДОУ органа исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.1.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2. Экспертиза ценности документов

7.2.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.2.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архивохранилище органа исполнительной власти.

7.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) или экспертная комиссия (далее - ЭК) органа исполнительной власти.

7.2.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа исполнительной власти (для ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти) после согласования с ЭПМК.

7.2.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).

7.2.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивохранилище органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.2.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти.

7.2.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.2.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.2.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются.

7.2.11. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством службы ДОУ органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архивохранилище органа исполнительной власти.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит работник архивохранилища органа исполнительной власти и по которой сдаются дела на государственное хранение в соответствующий архив.

7.2.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 33) и представляются в архивохранилище органа исполнительной власти не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.2.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.2.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.2.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.2.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

7.2.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архивохранилище органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

7.2.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 34) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти одновременно. Только после утверждения ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области описей дел постоянного хранения, согласованные с ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти, после чего орган исполнительной власти имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.2.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.3. Подготовка и передача документов в архивохранилище

7.3.1. В архивохранилище органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архивохранилище органа исполнительной власти не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.3.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архивохранилище органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3.4. Передача дел в архивохранилище органа исполнительной власти осуществляется по составленному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

7.3.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архивохранилище органа исполнительной власти работником архивохранилища предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.3.6. Прием каждого дела производится работником архивохранилища органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архивохранилища органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архивохранилище органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивохранилище органа исполнительной власти независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8. Особенности работы с электронными документами

В соответствии с постановлением Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года N 174-п "Об утверждении регламентов по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области" организация электронного документооборота и автоматизация делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области осуществляется с использованием системы CompanyMedia (Lotus Notes).

Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и поступающие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в органе исполнительной власти используются электронные подписи.

Электронная подпись должна применяться в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба ДОУ органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и других), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном органе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку. Перечень обязательных сведений определен для каждого вида документа в Регламенте по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области.

Допускается включение в систему электронного документооборота дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: отметка о контроле исполнения, отметка о публикации, вид доставки и другие.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Распоряжения Губернатора Оренбургской области. Электронные документы.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативно-методических документов комитета по делам архивов Оренбургской области.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Поступившие из структурных подразделений в архивохранилище соответствующего органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

9. Учет печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Органы исполнительной власти применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Оренбургской области.

В органах исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для отметки командировочных удостоверений", "Для документов"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. По представлению руководителя службы ДОУ руководитель органа исполнительной власти принимает решение о необходимости изготовления печатей и их количестве.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

В органе исполнительной власти должны быть установлены:

подразделение органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;

форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;

порядок выдачи печатей и штампов работникам органа исполнительной власти;

порядок хранения печатей и штампов;

ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях органа исполнительной власти;

порядок уничтожения печатей и штампов.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;

печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Оренбургской области возлагается на руководителя органа исполнительной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;

порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.

10. Оформление табличных приложений

10.1. Заголовок таблицы и заголовки граф

Например:

Нумерационный заголовок
	Приложение к постановлению Правительства области от ____________ N ____
Тематический заголовок

Перечень
оборудования, поставляемого на экспорт в 2013 году

Графы таблицы могут быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.

Наименование оборудования	Единица измерения	Количество - всего	В том числе
			первое полугодие	второе полугодие
1	2	3	4	5

В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Заголовки граф следует писать в единственном числе.

Например:

наименование станков, единица измерения, срок поставки, форма документа.

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.

Например:

Таблица 1

Наименование продукции	Единица измерения	2013 год - всего	В том числе первое полугодие

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

Таблица 2

Наименование завода	Объем капитальных вложений (млн. рублей)				Генеральный подрядчик
	2012 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ	2013 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ

Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

Таблица 3

Наименование	Исполнитель и срок выполнения работ
автоматических манипуляторов	Разработка технической документации	Производство промышленной серии

10.2. Боковик таблицы и элементы граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа.

Одинаковые текстовые элементы и цифры в графах кавычками заменять нельзя.

Например:

Таблица 4

Наименование заводов и продукции	Единица измерения	Мощность	Срок ввода в действие	Организация, осуществляющая строительство
Березниковский азотно-туковый завод, Пермская область нитратные соли	тыс. тонн	80	IV квартал	Госстрой России
Завод органического синтеза, г. Бугульма Республики Татарстан проксанолы проксамины	тыс. тонн тыс. тонн	20 40	IV квартал IV квартал	Госстрой России Госстрой России

10.3. Сноски и примечания

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

Например:

Таблица 5

(тыс. штук)
Наименование тракторов	2012 год	2013 год
Тракторы - всего из них:	60	65*)
гусеничные тракторы Т-74	42	35
колесные тракторы Т-150К	18	30

*) Включая производство по кооперации.

Примечания:

1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.

2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством.

10.4. Однострочные и многострочные элементы таблиц

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Например:

Таблица 6

Наименование оборудования	Срок поставки	Поставщик
Станок для изготовления резиновых чехлов диаметром 1400 и 1600 мм	2013 год	ОАО "Завод РТИ"

Двух- или многострочные текстовые элементы равняются по первой (верхней) строке боковика. В этом случае и цифры располагаются на верхней строке.

Например:

Таблица 7

(штук)
Наименование оборудования	2012 год	2013 год	Завод-изготовитель
Агрегатные станки	5	5	ОАО "Станкостроительный завод"
Линии для обработки редукторов	2	2	ОАО "Машиностроительный завод"