Приложение 1. Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления г. Оренбурга

Приложение 1
к постановлению Оренбургского
городского Совета
от 5 июня 2000 г. N 77

Положение
о порядке ведения личных дел муниципальных
служащих органов местного самоуправления г. Оренбурга

I. Общие положения

1.1. Настоящее положение о порядке ведения личных дел (в дальнейшем Положение) разработано на основании Конституции РФ, КЗоТ РФ, Федерального Закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст.9 Закона Оренбургской области "О муниципальной службе в Оренбургской области", Устава города Оренбурга.

1.2. Настоящее Положение имеет своей целью установление единого порядка ведения личных дел.

Не допускается ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего.

1.3. Организация работы и ведение личных дел осуществляется кадровой службой органа местного самоуправления г.Оренбурга.

II. Порядок оформления личных дел

2.1. Прохождение муниципальной службы отражается в личном деле муниципального служащего.

2.2. Оформление и ведение личного дела осуществляется кадровой службой после регистрации распоряжения (приказа) о приеме на муниципальную должность.

2.3. В соответствии с установленной номенклатурой личному делу присваивается соответствующий номер.

2.4. Кадровая служба по согласованию с курирующим заместителем и начальником управления муниципальной службы и по работе с территориями вправе потребовать от работника, вновь поступающего на муниципальную службу, принимаемого на работу, связанную с материальными ценностями, характеристику с места учебы или предыдущего места работы.

III. Порядок ведения личных дел

3.1. Личное дело муниципального служащего (форма 1) содержит основные сведения о нем, его трудовой деятельности и прохождении им муниципальной службы.

3.2. В личном деле муниципального служащего содержатся:

- опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета с фотографией, размером 4х6;

- послужной список;

- автобиография работника, написанная от руки и содержащая подробное изложение (в произвольной форме) основных моментов жизни и деятельности работника;

- копия документов об образовании и о наличии ученого звания или ученой степени;

- копия распоряжения (приказа) о приеме на муниципальную должность, контракт;

- материалы аттестаций;

- копии документов о повышении квалификации и переподготовке;

- справка о соблюдении муниципальным служащим ограничений, связанных с замещением муниципальной должности, подаваемая при поступлении на муниципальную службу;

- сведения о доходах лица, поступающего на муниципальную должность;

- иные документы, предусмотренные федеральным законом.

3.3. Анкета заполняется собственноручно гражданином при поступлении на муниципальную службу (форма 2).

3.4. Послужной список содержит основные данные, связанные с прохождением муниципальным служащим муниципальной службы (форма 3). Он заполняется работником кадровой службы на основании анкеты, трудовой книжки, других документов. Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается.

3.5. Ведение послужного списка осуществляется следующим образом:

3.5.1. В разделе 1 в хронологическом порядке производятся записи сведений о прохождении муниципальной службы.

3.5.2. В разделе 2 отражаются результаты аттестации на соответствие занимаемой должности. Рекомендации комиссии записываются в строгом соответствии с принятым решением и протоколами аттестационной комиссии.

3.5.3. Раздел 3 содержит сведения о сдаче муниципальным служащим квалификационных экзаменов и результатах аттестаций для присвоения квалификационных разрядов.

3.5.4. Раздел 4 содержит сведения о награждении муниципального служащего государственными наградами СССР, Российской Федерации, Почетной грамотой Оренбургской области, Почетной грамотой города Оренбурга и иных поощрениях.

3.5.5. В раздел 5 заносятся сведения о дисциплинарных взысканиях, наложенных на муниципального служащего, отметки об их снятии на основании распорядительных документов или погашении вследствии истечения срока дисциплинарого взыскания.

3.5.6. В разделе 6 записываются сведения о служебных командировках муниципального служащего за границу в период прохождения муниципальной службы.

3.5.7. Раздел 7 содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании с указанием формы обучения, времени проведения обучения, места прохождения обучения (наименование образовательного учреждения и его местонахождение).

3.5.8. В раздел 8 заносятся изменения в учетные данные муниципального служащего в период прохождения муниципальной службы.

4. Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения муниципальной службы. В случае изменения данных, изложенных в послужном списке, муниципальный служащий представляет в кадровую службу документы, подтверждающие соответствующие изменения.

5. Личное дело оформляется и ведется следующим образом:

5.1. Материалы личного дела помещаются в папку с твердой обложкой. На титульном листе обложки (форма 1) указываются: полное наименование структурного подразделения администрации, фамилия, имя, отчество муниципального служащего и номер его личного дела.

5.2. Документы личного дела нумеруются и вносятся в опись (форма 4). Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела. При передаче личного дела в другие муниципальные или государственные органы опись документов, находящихся в личном деле, заверяется работником кадровой службы структурного подразделения администрации.

6. Оформление и сверка личного дела муниципального служащего, а также обновление данных и внесение соответствующих изменений осуществляется работниками кадровой службы муниципального органа.

7. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Порядком, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения руководителя, имеющего право приема и увольнения муниципального служащего. На место изъятого документа вкладывается справка с указанием причин изъятия и визой руководителя, разрешившего изъятие документа.

8. Личные дела учитываются как документы для служебного пользования. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на работника кадровой службы структурного подразделения администрации. В структурных подразделениях, где нет кадровых служб, приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается эта ответственность.

Учет личных дел производится в журнале учета личных дел муниципальных служащих (форма 5), в котором указываются: дата поступления личного дела, дата снятия с учета личного дела, основание снятия с учета (дата и номер распорядительного документа), данные об отправке (передаче) личного дела (дата, исходящий номер, наименование муниципального или государственного органа, в который отправлено (передано) личное дело).

Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Выдача личных дел муниципальных служащих для служебного пользования производится по контрольной карточке (форма 6), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель.

При переходе муниципального служащего на новое место муниципальной или государственной службы его личное дело передается по акту в кадровую службу муниципального или государственного органа или высылается не позднее 5 суток со дня поступления запроса. В контрольной карточке делается запись с указанием данных об отправке личного дела (дата, исходящий номер, полное наименование организации получателя).

9. При прекращении муниципальной службы личное дело муниципального служащего передается на государственное хранение в архив. При этом в раздел 1 послужного списка вносится запись об основании прекращения муниципальной службы с указанием даты и номера соответствующего распорядительного документа.

10. Сбор и внесение в личные дела муниципальных служащих сведений об их частной жизни, политической и религиозной принадлежности запрещаются.

11. Кадровые службы обязаны по первому требованию муниципального служащего представить для ознакомления все материалы личного дела.