Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в министерстве строительства, жилищно-коммунального, дорожного хозяйства и транспорта Оренбургской области

Приложение N 1 к приказу
от 12.03.2021 N 73-пр

Правила
обработки персональных данных в министерстве строительства, жилищно-коммунального, дорожного хозяйства и транспорта Оренбургской области

1. Правила обработки персональных данных в министерстве строительства, жилищно-коммунального, дорожного хозяйства и транспорта Оренбургской области (далее - Правила) разработаны на основании требований:

Трудового кодекса Российской Федерации;

Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ);

постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" (далее - постановление Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687);

постановления Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (далее - постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119);

постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";

Закона Оренбургской области от 30 декабря 2005 года N 2893/518-III-ОЗ "О государственной гражданской службе Оренбургской области";

других нормативных правовых актов Российской Федерации и Оренбургской области.

2. Настоящие Правила устанавливают и определяют:

процедуры (меры), направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных;

цели обработки персональных данных;

содержание обрабатываемых персональных данных для каждой цели обработки персональных данных;

категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

сроки обработки и хранения обрабатываемых персональных данных;

порядок уничтожения обработанных персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

3. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники оператора;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных оператора персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

4. Министерство строительства, жилищно-коммунального, дорожного хозяйства и транспорта Оренбургской области (далее - министерство, минстрой области) является оператором, организующим и (или) осуществляющим обработку персональных данных по роду своей деятельности.

5. Мерами, направленными на выявление и предотвращение нарушений, предусмотренных законодательством, являются:

осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону N 152-ФЗ и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике безопасности оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам оператора;

оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона N 152-ФЗ, соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей;

ознакомление государственных гражданских служащих (работников) министерства (далее - гражданские служащие (работники), непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику безопасности оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение гражданских служащих (работников).

6. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивают установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием соответствующих мер;

установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

осуществлением контроля за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

7. Целями обработки персональных данных являются:

обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;

соблюдение порядка и правил приема на государственную гражданскую службу (прием на работу) в минстрой области;

использование персональных данных с применением средств автоматизации или без таких средств, включая хранение этих данных в архивах и размещение в информационно-телекоммуникационных сетях с целью предоставления доступа к ним;

заполнение базы данных автоматизированной информационной системы в целях повышения эффективности и быстрого поиска, проведения мониторинговых исследований, формирования статистических и аналитических отчётов в вышестоящие органы;

обеспечение личной безопасности гражданских служащих (работников).

8. Обработка персональных данных гражданских служащих (работников) осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, по форме, утвержденной приложением к приказу министерства о принятии мер, направленных на обеспечение, выполнение обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

9. При сборе персональных данных должностные лица, уполномоченные на осуществление обработки персональных данных либо доступа к персональным данным в министерстве (далее - уполномоченные должностные лица), перечень которых утверждается приложением к приказу министерства "О принятии мер, направленных на обеспечение, выполнение обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами", обязаны предоставить гражданскому служащему (работнику) по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Федерального закона N 152-ФЗ.

Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с федеральным законом, уполномоченные должностные лица обязаны разъяснить гражданскому служащему (работнику) юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные.

10. При обработке персональных данных гражданских служащих (работников) уполномоченные должностные лица обязаны соблюдать следующие требования:

10.1. Обработка персональных данных осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

10.2. Персональные данные следует получать лично у гражданского служащего (работника). В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего (работника) у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего (работника) заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

10.3. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего (работника) не установленные Федеральными законами от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, если:

10.4. Субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;

10.5. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции;

10.6. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;

10.7. Передача персональных данных гражданского служащего (работника) третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего (работника), за исключением случаев, установленных федеральными законами.

11. Обработка специальных категорий персональных данных должна быть незамедлительно прекращена, если устранены причины, вследствие которых осуществлялась обработка, если иное не установлено федеральным законом.

12. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" и на основе персональных данных гражданских служащих в министерстве формируется и ведется, в том числе и на электронных носителях, реестр гражданских служащих министерства.

13. Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих министерства, обязанных представлять данные сведения, а также их супругов и несовершеннолетних детей в соответствии с Порядком размещения сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера отдельных категорий лиц и членов их семей на официальных сайтах федеральных государственных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и организаций и предоставления этих сведений общероссийским средствам массовой информации для опубликования, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 8 июля 2013 года N 613 "Вопросы противодействия коррупции", размещаются на официальном сайте министерства (minstroyoren.orb.ru).

14. Обработка персональных данных в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации осуществляется в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119.

15. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации (далее - неавтоматизированная обработка персональных данных) осуществляется в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 и может осуществляться в виде документов на бумажных носителях и в электронном виде (файлы, базы банных) на электронных носителях информации.

16. При неавтоматизированной обработке различных категорий персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель для каждой категории персональных данных.

17. При неавтоматизированной обработке персональных данных на бумажных носителях:

не допускается фиксация на одном бумажном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы;

персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных бумажных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков);

документы, содержащие персональные данные, формируются в дела в зависимости от цели обработки персональных данных.

18. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовые формы), должны соблюдаться следующие условия:

типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели неавтоматизированной обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на неавтоматизированную обработку персональных данных, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

19. Документы и внешние электронные носители информации, содержащие персональные данные, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и (или) опечатываемых шкафах (сейфах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их сохранность.

20. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

21. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

22. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

23. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, осуществляться в отношении каждой категории персональных данных с определением места хранения персональных данных (материальных носителей) и установлением перечня лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

24. К субъектам, персональные данные которых обрабатываются, относятся:

граждане, претендующие на замещение должности государственной гражданской службы Оренбургской области в министерстве;

граждане, замещающие (замещавшие) должности государственной гражданской службы Оренбургской области в министерстве;

граждане, обратившиеся с заявлениями, жалобами, обращениями в министерство;

граждане, замещающие должности в министерстве, которые не относятся к должностям государственной гражданской службы.

25. Сроки обработки и хранения персональных данных определяются:

приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

иными требованиями законодательства Российской Федерации.

26. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между оператором и субъектом персональных данных. Об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить субъекта персональных данных.

27. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных с учетом цели обработки персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

28. Под уничтожением обработанных персональных данных понимаются действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Уничтожение обработанных персональных данных производится комиссионно с составлением соответствующего акта.

29. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение сроков, указанных выше, оператор осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

30. В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами.