Приложение. Административный регламент предоставления сектором архива администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в помещении сектора архива"

Приложение
к постановлению
администрации
муниципального образования -
Клепиковский муниципальный район
от 13 октября 2011 г. N 902

Административный регламент
предоставления сектором архива администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в помещении сектора архива"

С изменениями и дополнениями от:

31 октября, 11 ноября 2013 г., 1 марта 2016 г.

1. Общие положения

1. Предмет регулирования административного регламента

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества, доступности и прозрачности предоставления муниципальной услуги по предоставлению документов для исследователей в помещении сектора архива, создания необходимых условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в помещении сектора архива".

1.2. Круг заявителей, а также физических и юридических лиц

1.2.1. Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные организации, предприятия) и физические лица.

1.2.2. Заявителем может быть гражданин Российской Федерации, постоянно проживающий в Российской Федерации, лицо без гражданства, в том числе беженцы и вынужденные переселенцы, лица без регистрации по месту жительства, иностранный гражданин.

1.2.3. Заявитель должен обратиться за предоставлением муниципальной услуги лично в сектор архива администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район (далее - Сектор архива).

1.2.4. Подача заявления и всех необходимых документов для предоставления муниципальной услуги может совершаться одним лицом (представителем, далее именуемым также заявителем) от имени другого лица (получателя) в силу полномочия, основанного на доверенности.

Доверенное лицо должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Доверенное лицо может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью. Во всех иных случаях передоверие не допускается. Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

1.3. Требования к порядку информировании о предоставления муниципальной услуги

1.3.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в секторе архива;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- путем публикации в средствах массовой информации, размещения на информационных стендах.

1.3.2. Место нахождение сектора архива администрации муниципального образования - Клепиковской муниципальный район Рязанской области

Адрес: ул. Есенина, д. 10, г. Спас-Клепики, Рязанская область 391030.

Контактный телефон (телефон для справок) - 8(4912) 2-65-47.

Адрес электронной почты: kleparxiw@mail.ryazan.ru.

1.3.3. Сектор архива осуществляет ежедневный прием заявителей для проведения консультаций и приема документов: (Приложение 1).

График работы сектора архива

Понедельник - среда с 8.00 до 17.00 часов.

Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 часов.

Выходные дни - суббота, воскресенье.

Последний рабочий день месяца - санитарный день.

Прием заявлений от граждан:

Понедельник - среда с 8.00 до 17.00 часов.

Четверг - пятница с 8.00 до 13.00 часов.

1.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги

1.4.1. Информация о процедуре получения муниципальной услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), публикуется в средствах массовой информации, в устной форме при обращении заявителя в сектор архива.

1.4.2. При ответе на телефонные звонки специалист сектора архива, осуществляющий прием и консультирование, сняв трубку, должен представиться, назвав:

- наименование сектора архива администрации МО - Клепиковский муниципальный район, должность;

- фамилию, имя, отчество.

Во время разговора произносить слова четко, не допускать параллельных разговоров с окружающими людьми.

1.4.3. При устном обращении граждан специалист сектора архива, осуществляющий прием и консультирование, в пределах своей компетенции, дает ответ самостоятельно. Если специалист сектора архива не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного времени, он обязан предложить заявителю один из вариантов дальнейших действий:

- изложить суть обращения в письменной форме;

- назначить другое, удобное для посетителя время для консультации;

- дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному заявителем.

1.4.4. Специалист сектора архива, осуществляющий прием и консультирование, обязан относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

1.4.5. Письменные разъяснения даются в установленном порядке при наличии письменного обращения заявителя. Должностные лица готовят разъяснения в пределах установленной им компетенции.

1.4.6. Муниципальная услуга предоставляется сектором архива, информация о котором представлена в Приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

1.4.7. При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с:

- ГУ - УПФ РФ по Клепиковскому району,

- администрацией района и ее структурными подразделениями

1.5. Порядок, форма и место размещения вышеуказанных сведений, в т.ч. на стендах в местах предоставления муниципальной услуги

1.5.1. На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов, размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию муниципальной услуги;

- извлечения из текста настоящего административного регламента с приложениями;

- блок-схема (Приложение N 2 к настоящему административному регламенту) и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и требования к ним;

- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

2.1.1. Наименование муниципальной услуги: "Предоставление документов для исследователей в помещении сектора архива администрации муниципального образования - Клепиковской муниципальный район Рязанской области"

2.2. Наименование структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется сектором архива администрации муниципального образования - Клепиковской муниципальный район.

2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются: предоставление пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата (описи, картотеки, систематические перечни документов, информационные письма) к ним для работы в помещении сектора архива.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется в течение одного рабочего дня.

После получения разрешения на использование архивных документов начальником сектора архива пользователь должен быть проконсультирован по вопросу заполнения заявлений о разрешении работы с документами в помещении сектора архива (Приложение N 5), анкеты (Приложение N 4), бланка заказа (Приложение N 3).

2.5. Перечень нормативно-правовых актов для предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в помещении сектора архива" (далее - муниципальная услуга), осуществляется в соответствии с нормативно-правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188; "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ, утвержденными приказом Росархива от 06.07.1998 N 51.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. В целях получения муниципальной услуги заявителем представляется личное заявление или письмо организации, направившей пользователя в архив. В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, степень, тема и хронологические рамки исследования.

Заявление о предоставлении муниципальной услуги заполняется заявителем разборчиво, подписывается лично заявителем, оформляется в одном экземпляре.

Доступ к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении пользователем паспорта.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.7.1. Заявителю может быть отказано в предоставлении муниципальной услуги.

2.7.2. Основанием для отказа являются:

- плохое физическое состояние документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации и Рязанской области, или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- в помещение сектора архива не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технической обработки

2.8. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

2.8.1. Предоставление муниципальной услуги сектором архива осуществляется бесплатно.

2.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район Рязанской области от 31 октября 2013 г. N 1200 подпункт 2.9.1 пункта 2.9 раздела 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.9.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.10. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Регистрация запроса пользователя осуществляется работником сектора архива в течение 15 минут.

2.11. Требования к помещениям, в которых представляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении услуги, информационным стендам

2.11.1. Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

- информационными стендами;

- стульями и столами для возможности оформления документов.

2.11.2. Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей.

2.11.3. Места ожидания на представление или получение документов должны быть оборудованы стульями или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

2.11.4. Места для оформления документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.11.5. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;

- режима работы.

2.11.6. Специалист сектора архива администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район, осуществляющий прием, обеспечивается настольными табличками.

2.11.7. Место для приема посетителя должно быть снабжено столом и стульями, бумагой и ручками для записей.

2.11.8. Рабочее место специалиста сектора архива должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, источником бесперебойного питания.

2.11.9. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

2.11.10. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оснащено охранно-пожарной сигнализацией.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район Рязанской области от 1 марта 2016 г. N 61 пункт 2.11 раздела 2 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.11.11, вступающим в силу со дня официального опубликования названного постановления

2.11.11. Требования к обеспечению доступности для инвалидов помещений, в которых предоставляется муниципальная услуга.

Администрация муниципального образования - Клепиковский муниципальный район (далее - администрация) обеспечивает инвалидам, включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников:

- условия для беспрепятственного входа в помещение и выхода из него;

- возможность самостоятельного передвижения по территории помещения в целях доступа к месту предоставления услуги, в том числе с помощью специалистов сектора архива, предоставляющего услугу;

- возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в помещение, в том числе с использованием кресла-коляски и, при необходимости, с помощью работников сектора архива;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие нарушения функции зрения и самостоятельного передвижения, по территории помещения;

- содействие инвалиду при входе в помещение и выходе из него, информирование инвалида о доступных маршрутах общественного транспорта;

- обеспечение допуска на объект, в котором предоставляется услуга, собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение;

- оказание специалистами сектора архива, предоставляющего муниципальную услугу, иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, препятствующих получению ими муниципальной услуги и использованию помещений наравне с другими лицами;

- надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к помещениям и муниципальной услуге, с учетом ограничений их жизнедеятельности.

На территории, прилегающей к зданию сектора архива, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.

На стоянке автотранспортных средств выделяется не менее 10 процентов мест (но не менее одного места) для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов, которые не должны занимать иные транспортные средства. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

В случае, если невозможно полностью обеспечить доступность помещений, в которых оказывается муниципальная услуга с учетом потребностей инвалидов, по предварительному обращению заявителя по номеру телефона, указанному в подпункте 1.3.2 пункта 1.3 раздела 1 настоящего Административного регламента, обеспечивается прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги по месту жительства заявителя или в дистанционном режиме.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.12.1. Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией о хранящихся архивных фондах, перечне оказываемых услуг.

2.12.2. В секторе архива размещается полная информация на стендах, доступных для всех посетителей.

2.12.3. Показателями качества муниципальной услуги являются отзывы посетителей, зафиксированные в "Книге предложений и отзывов о работе сектора архива".

2.12.4. Показатели качества измеряют в количестве обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальных услуг.

2.13. Особенности предоставления муниципальной услуги в МФЦ, в электронной форме

2.13.1. Муниципальная услуга в электронной форме не предоставляется.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Перечень административных процедур и последовательность их выполнения

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- консультирование заявителя;

- прием и регистрация заявлений от пользователей, писем от организаций

- выдача бланка заказа на копирование документов;

- подготовка и представление пользователям архивных документов;

- выдача или направление по почте копии архивного документа;

- контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в хранилище.

Последовательность административных процедур, выполняемых при представлении муниципальной услуги, приведены в приложении N 2.

4. Блок-схема исполнения муниципальной функции

4.1 Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении N 2 настоящего регламента.

5. Описание административных процедур

5.1. Консультирование заявителя

5.1.1. Основанием для начала административной процедуры является консультирование заявителя.

Заявитель обращается лично, по телефону и (или) электронной почте в сектор архива для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги.

Специалистом сектора архива осуществляется консультирование заявителя, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в день обращения заявителя.

Результат процедуры: предоставленная Заявителю информация, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю.

5.2. Прием и регистрация заявлений от пользователей, писем от организаций

5.2.1. Основанием для начала административной процедуры является подача заявления заявителем лично. Заявление подается в произвольной форме.

5.2.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры.

Специалистом сектора архива осуществляются:

- прием и регистрация заявления;

- выдача заявителю для заполнения анкеты установленного образца;

- консультирование заявителя о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы, о правилах работы пользователей;

- выдача заявителю для заполнения бланка заказа (требования) на предоставление документов, копий фонда пользования, описей;

- выдача заявителю дел и других материалов по исполненным заказам под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

Результат процедуры: зарегистрированное заявление, разрешение на работу в архиве, выданные архивные дела для работы в архиве.

5.3. Выдача бланка заказа на копирование документов

5.3.1 Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом регламента, осуществляется в сроки, но не превышающие 3 дней со времени заполнения пользователем бланка-заказа.

5.3.2. Специалистом сектора архива осуществляется выдача бланка заказа на копирование архивного документа по теме исследования. Специалист сектора архива принимает заполненный бланк заказа. После рассмотрения бланка - заказа начальником сектором архива он вместе с делами передается сотруднику, ответственному за копирование документов.

Результаты процедуры: выданный бланк заказа на копирование документов.

5.4. Выдача или направление по почте копии архивного документа

5.4.1. Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом регламента, осуществляется в сроки, не превышающие 3 дней со времени подачи пользователем бланка заказа на изготовление копий.

5.4.2. Специалистом сектора архива копия документа выдается заявителю под расписку или пересылается по указан