Приказ Министерства здравоохранения Рязанской области от 5 декабря 2013 г. N 1702 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства здравоохранения Рязанской области от 5 декабря 2013 г. N 1702
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству"

В целях упорядочения системы документационного обеспечения деятельности министерства здравоохранения Рязанской области приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Рязанской области.

2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех работников отделов с Инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра В.И. Грачева.

Министр

Л.Н. Тюрина

Инструкция
по делопроизводству в министерстве здравоохранения Рязанской области
(утв. приказом министра здравоохранения Рязанской области от 5 декабря 2013 г. N 1702)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция (далее - Инструкция) устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве здравоохранения Рязанской области (далее - Министерство).

Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы структурных подразделений министерства.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области от 26.09.2008 N 522-р.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

1.4. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве министерства: от создания документа или его поступления до отправки и списания в дело.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения министерства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства осуществляются отделом по обеспечению деятельности министерства, на который возложены функции по документационному обеспечению министерства.

1.6. Сотрудники министерства обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции.

2. Основные требования, предъявляемые к организации делопроизводства в министерстве

2.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях министерства возлагается на их руководителей.

2.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах, должностных инструкциях.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;

- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль прохождения документов в структурном подразделении;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел постоянного хранения и дел по личному составу на архивное хранение в структурном подразделении;

- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;

- организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2.3. При смене руководителя структурного подразделения министерства в акте приема-передачи дел отражаются наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.

2.4. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику.

В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику (родственному структурному подразделению), независимо от сроков их хранения.

2.6. Передача документов или их копий сторонним организациям происходит с разрешения руководства министерства.

2.7. Сотрудники министерства несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

При утрате документов руководитель структурного подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя министерства и отдел по организации деятельности министерства.

2.8. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

3. Документация министерства

3.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

3.2. В министерстве применяются следующие бланки:

бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов;

бланк приказа министерства с продольным расположением реквизитов;

бланк для резолюций руководства.

Бланки служебных документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 x 297 мм), допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) для отдельных видов документов, например, бланки для резолюций.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее

3.3. Бланки не используются для подготовки докладных записок, справок, служебных записок, предназначенных для использования внутри министерства, а также для подготовки документов совместно с другими организациями.

3.4. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке конкретного документа на компьютере.

3.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться сторонним организациям и лицам.

4. Основные требования к оформлению служебных документов

4.1. Подготовка и оформление приказов министерства.

4.1.1. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями министерства на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Приказы подписываются министром или лицом, его замещающим.

4.1.2. Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним визируются начальником отдела, подготовившего проект, начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями министра, курирующими вопросы основной деятельности министерства, по которым вносится проект приказа, а также начальником юридического отдела.

4.1.3. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, кадровым вопросам нумеруются отдельно.

4.1.4. Приказ имеет следующие реквизиты (приложение N 1):

Герб Рязанской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области";

Наименование организации указывается в соответствии с Положением о Министерстве;

Наименование вида документа - приказ;

Дата и номер - дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например, 20 октября 2013 г. N 157;

Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

Текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

В приказах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается прописными буквами с начала строки в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...";

Визы - включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и даты. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа;

Подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

4.1.5. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименование исполнительных органов власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается на одном уровне;

дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано;

регистрационный номер приказа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляется через косую черту в порядке указания авторов в документе;

текст излагается от первого лица множественного числа - "приказываем";

подписи руководителей - располагаются ниже текста на одном уровне.

4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки служебных документов.

4.2.1. Служебные письма (приложение N 2) готовятся как:

- ответы о выполнении поручений федеральных органов государственной власти; Губернатора; Вице-губернатора; Председателя Правительства; заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора и Правительства или заместителя Председателя Правительства области;

- исполнение поручений руководства по рассмотрению обращений граждан;

- сопроводительные письма к проектам законодательных актов области и нормативных правовых актов Правительства Рязанской области;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий, учреждений и частных лиц;

- инициативные письма.

4.2.2. Сроки подготовки ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

4.2.3. Документ, оформляемый на бланке письма, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения:

Герб Рязанской области;

Наименование организации;

Код министерства проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

ОГРН министерства - основной государственный регистрационный номер - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

ИНН/КПП министерства - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.);

Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код (почтовый индекс).

Например: ул. Ленинского Комсомола, д. 7, Рязань, 390030;

Датой документа является дата его подписания (распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться, а на срочных документах указываться также время его подготовки и представления на подписание (согласование) руководителю.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, в распорядительных документах используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2013 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (28.10.2013).

Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то при любом способе оформления даты перед цифрой, обозначающей день месяца, ставится ноль (5 июля 2013 г. или 05.07.2013).

Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа;

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, содержит порядковый номер документа, который можно дополнять исходя из информационных потребностей индексом дела по номенклатуре дел, и др.

Например: 375/16.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в ответных письмах);

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне, и конфиденциальной информации;

Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                                      Российская академия

                                               государственной службы при

                                          Президенте Российской Федерации

                                             или Рязанская областная Дума

                                             Комитет по бюджету и налогам

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном, а должность и фамилия - в дательном падеже.

Например:

                                                 Министерство образования

                                                        Рязанской области

                                                        начальнику отдела

                                          организационной работы и кадров

                                                             И.О. ФАМИЛИЯ

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                       Начальнику ГУ "Рязанский областной

                                             центр по гидрометеорологии и

                                            мониторингу окружающей среды"

                                                             И.О. ФАМИЛИЯ

Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочного интервала от предыдущей части реквизита "Адресат" и печатаются полужирным шрифтом.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

                                              Администрации муниципальных

                                            образований Рязанской области

Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.

Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для данного вида документа.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти области, муниципальные образования муниципальных районов и городских округов области.

Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилии, инициалы для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- код (почтовый индекс).

Например:

                                    Редакция газеты "Рязанские ведомости"

                                             ул. Горького, д. 14, Рязань,

                                                                   390023

                                                        или Ивановой А.И.

                                              ул. Ленина, д. 37, корп. 1,

                                                   кв. 43, Рязань, 390000

Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится. Если заголовок содержит более 150 печатных знаков, то его строки допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок должен отвечать на вопросы: "О чем?" ("О ком?"), "Чего?" (Кого?), например:

О выполнении Перечня поручений Президента РФ

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца. Не имеют заголовков распоряжения.

Заголовок составляет автор документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы.

Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложения:

1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росздравнадзора от 14.06.2013 N 02-4-156 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на проведение капитального ремонта главного лечебного корпуса ГБУ РО "ОККД" в рамках долгосрочной целевой программы "Модернизация здравоохранения Рязанской области на 2011 - 2012 годы" в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на _______ л.

Приложение подписывается (визируется) ответственным исполнителем или руководителем структурного подразделения, подготовившего приложение (отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, в некоторых случаях должность и подпись);

Подпись документа - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись документа отделяется от текста 2 - 4 межстрочными интервалами. Реквизит наименование должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

При подписании документа заместителем, исполняющим обязанности министра, реквизит "подпись" должен содержать слова:

Исполняющий обязанности министра Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (по вертикали) в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (по горизонтали).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указываются фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправления "Исполняющий обязанности" и "Заместитель" вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Отметка об исполнителе документа. Документ, подготовленный группой исполнителей, визируется основным исполнителем.

Отметка в зависимости от вида документа включает инициалы, фамилии (или одну фамилию) исполнителя, номер его телефона, в некоторых случаях должность и подпись.

Например:

для писем:

И.О. Фамилия

00-00-00

для актов Губернатора и

Правительства Рязанской области:

Л.Н. Тюрина - министр

здравоохранения Рязанской области

00-00-00

Подпись

Исполнитель первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель сверил рукописи проекта документа с машинописным текстом и несет ответственность за его содержание и оформление.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа лицевой или оборотной стороны документа (в зависимости от вида документа) и печатается шрифтом N 12.

На документах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа (под подписью) в левом нижнем углу.

При направлении документа в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти эта отметка делается только на оборотной стороне последнего листа документа.

4.2.4. Помимо вышеперечисленных реквизитов, при создании и оформлении документов используются и другие реквизиты:

Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Утверждению, как правило, подлежат программы, структуры и штатная численность, положения, должностные регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение N 3).

Утверждение документа производится министром, заместителями министра в соответствии с их компетенцией посредством проставления грифа утверждения. Документ может также утверждаться специально издаваемым документом.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочного интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                  Министр здравоохранения

                                                        Рязанской области

                                                     Подпись И.О. Фамилия

                                                               07.11.2013

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ                          УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель Председателя    Заместитель Председателя Правительства

Правительства Рязанской области    Рязанской области

Подпись И.О. Фамилия               Подпись И.О. Фамилия

12.06.2013                         12.06.2013

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или УтвержденО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Утвержден                             УтвержденО

Постановлением                        Правительства решением комиссии

Рязанской области                     Правительства Рязанской

от 20.06.2013 N 130         или       области по радиационной

                                      безопасности населения

                                      от 09.03.2013 N 6

Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй не должен заходить за границы правого поля.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), утвердившего (утвердивших) документ.

Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указываются исполнитель в дательном падеже, подпись автора резолюции, дата.

Например:

                                                             И.О. Фамилия

                                            Для рассмотрения и подготовки

                                                     проекта распоряжения

                                                      по данному вопросу.

                                                     Подпись И.О. Фамилия

                                                               03.03.2013

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем либо готовится помощником руководителя с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Формулировки резолюций (поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Согласование проекта документа. Реквизиты "гриф согласования" и "визы согласования" используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочного интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись", если другое не предусмотрено особенностями документа.

Например:

                                                              СОГЛАСОВАНО

                                     Руководитель управления Министерства

                                          Российской Федерации по налогам

                                               и сборам Рязанской области

                                                     Подпись И.О. Фамилия

                                                               15.04.2013

Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.

Например:

                                                              СОГЛАСОВАНО

                                              Протокол заседания коллегии

                                          Управления Министерства юстиции

                                Российской Федерации по Рязанской области

                                                       от 30.01.2013 N 12

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй не должен заходить за границы правого поля.

Виза согласования должностными лицами министерства проставляется ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне подлинника документа. Если документ (подлинник) является исходящим, например письмом, то визированию подлежит второй экземпляр документа, остающийся в деле министерства.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование (визирование) документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись не предоставляются.

На согласование документы представляют исполнители.

После согласования проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдением установленного порядка его согласования.

Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования. Внутреннее и внешнее согласование документа может быть оформлено на едином листе согласования. Листу согласования дается название, соответствующее названию документа.

Например:

                            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

         к проекту Постановления Правительства Рязанской области

        "О проведении конкурса на право получения ипотечного займа

                               в 2012 году"

Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

Например:

Министр здравоохранения       замечания прилагаются

Рязанской области             Подпись                     И.О. Фамилия

                              18.02.2013

Наличие замечаний и возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке, что документ просмотрен.

При наличии замечаний исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа либо письменно отразить свое отношение к последним.

Об устранении недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи "замечания прилагаются" либо ниже текста самих замечаний делается запись "замечания устранены". Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны с проставлением даты.

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Министерство имеет печать с изображением герба Рязанской области, иные печати, используемые в работе структурными подразделениями министерства.

Оттиск печати с изображением герба Рязанской области ставится на документах, требующих особого удостоверения подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Для формирования личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.).

Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты заверения копии.

Например:

Верно

Начальник отдела

кадровой работы                    Подпись                   И.О. Фамилия

25.07.2013

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа и состоит из слов "В дело", даты, подписи лица, направившего документ в дело.

Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.

Отметка о поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости - часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части, а при отсутствии свободного места - на свободном месте лицевой стороны первой страницы документа.

4.2.5. Общие требования к машинописному оформлению документов.

Документы (текст и остальные реквизиты документов) печатаются, как правило, в формате ".doc" шрифтом Times New RomaN.

Реквизит "текст документа" печатается шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, при небольших объемах текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата А5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через интервал 16 пт шрифтом N 14. Реквизит "Отметка об исполнителе документа" печатается шрифтом N 12.

Реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

Реквизиты "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 2 межстрочными интервалами.

При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел. При печати документов при разделении инициалов и фамилии рекомендуется использовать специальный знак "неразрывный пробел".

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

4.3. Правила оформления протоколов

4.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

4.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.

Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

4.3.3. Ведение протокола во время заседания (совещания), сбор материалов и оформление протокола возлагаются в соответствии с видом мероприятия на секретаря заседания.

4.3.4. Протокол печатается на общем бланке шрифтом N 14.

4.3.5. При оформлении протокола следует придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении N 4. Особенности оформления отдельных реквизитов приводятся ниже.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2,5 - 3 межстрочных интервала от реквизита "Наименование вида документа". Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии министерства, протоколы комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие в заседании (совещании).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов, выступлений и др., об этом делается соответствующая запись.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Решение, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой (например: а), б) или 1), 2). После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и отделяют точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками. Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт. Абзац следует начинать с прописной буквы, а последнюю строку абзаца заканчивать точкой.

Если в решении предписываются различные действия структурным подразделениям, организациям, то их наименования указываются в дательном падеже, а должностное лицо - в скобках в именительном падеже.

Например:

"Министерству здравоохранения Рязанской области (Л.Н. Тюрина)..."

Исполнители могут указываться обобщенно.

Например:

"Руководителям медицинских организаций (учреждений) министерства здравоохранения Рязанской области...".

В тех случаях, когда в тексте решения соответствующие действия предписываются конкретному должностному лицу, его должность называется полностью с указанием инициалов и фамилии в дательном падеже.

Например:

"Министру здравоохранения Рязанской области Л.Н. Тюриной...".

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "обеспечить", "подготовить" и т.д.

Как правило, в последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением протокола.

Если текст протокола имеет несколько страниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Документ, утвержденный на заседании, прилагается к протоколу.

Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 16 пт.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

На протоколе заседания (совещания) проставляется пометка "Для служебного пользования". Необходимость использования пометки "Для служебного пользования" определяется должностным лицом, осуществляющим подготовку заседания (совещания).

4.3.6. Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании (совещании).

Хранение протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения.

4.4. Правила подготовки и оформления организационно-правовых документов (положений, инструкций, регламентов).

4.4.1. Организационно-правовые документы регламентируют задачи и функции организации, устанавливают структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действия сотрудников при исполнении должностных обязанностей.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции министерства.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

4.4.2. Положения и инструкции утверждаются, как правило, путем издания приказов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их принятие с использованием грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри министерства.

Наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ, ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ) печатается прописными буквами и выравнивается по центру.

Гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочного интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Заголовок печатается через 2 межстрочных интервала от наименования вида документа, начинается с прописной буквы, печатается строчными.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1,5 межстрочного интервала. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слова ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ)

Например:

                             ПОЛОЖЕНИЕ

              о (наименование структурного подразделения)

В заголовках положений, инструкций, регламентов обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются их требования.

Заголовок к тексту положения (инструкции), как правило, отвечает на вопрос "О чем?", например: "Инструкция о приеме телеграмм...". Заголовок инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ), отвечает на вопрос "Кого?" (например: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника отдела). Заголовок инструкции может отвечать на вопрос "По чему?", например: "Инструкция по делопроизводству...". Заголовок к тексту регламента отвечает на вопрос "Чего?". Заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос "Кого?", например: "Должностной регламент начальника отдела по обращению граждан и делопроизводства".

Констатирующей частью положения (инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур и другие нормативные требования.

Текст положения (инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("Проект вносится на рассмотрение...", "Справка должна содержать сведения..."). В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

Основной текст положения (инструкции, регламента) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты арабскими.

Допускается также нумеровать разделы арабскими цифрами, а подразделы нумеровать в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1).

При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.

При необходимости проект положения (инструкции) согласовывается со структурными подразделениями министерства, интересы которых в нем затрагиваются, - внутреннее согласование; с органами и организациями - внешнее согласование. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "листе согласования".

При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.

При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях, правилах, инструкциях, регламентах могут помещаться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, при этом в тексте в обязательном порядке должны быть оформлены ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

4.4.3. Существуют определенные требования к содержательной части положения (инструкции, регламента) и структуре текста.

Например, основными требованиями к содержанию должностных регламентов являются максимально конкретизированные должностные обязанности, права и ответственность работников.

В должностном регламенте определяются квалификационные требования, предъявляемые к гражданским служащим, обязанности, права, ответственность гражданского служащего, организация работы при принятии управленческих и иных решений, порядок служебного взаимодействия, а также показатели эффективности и результативности его профессиональной служебной деятельности.

Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

4.5. Подготовка и оформление проектов постановлений коллегии

4.5.1. Подготовка и оформление проекта постановления коллегии министерства (приложение N 5) производится структурным подразделением, согласно плану работы коллегии на год.

4.5.2. Проекты постановления коллегии печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 14. Проект постановления коллегии имеет следующие реквизиты:

Наименование организации - министерство здравоохранения Рязанской области.

Наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОЛЛЕГИИ.

Дата отделяется от наименования вида документа 2 межстрочными интервалами, используется словесно-цифровой способ оформления даты (от 22 мая 2013 г.). Датой документа является дата проведения коллегии (события, зафиксированного в протоколе).

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами, состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

Дата и номер проставляются словесно-цифровым способом и выравниваются по центру, например: от 22 мая 2013 года N 3.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номера" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления коллегии, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Заголовок начинается с предлога "О" ("Об"), точка в конце заголовка не ставится. Заголовок отделяется от реквизита "место издания" 3 - 4 межстрочными интервалами.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть.

Постановляющая часть начинается словами "коллегия министерства социальной защиты населения Рязанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ". Слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописными буквами в продолжение констатирующей части, при этом не допускается перенос части этих слов на следующую строку.

Текст постановляющей части печатается с красной строки.

Формулировки постановляющей части должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускается двояких толкований.

Постановляющая часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Если в постановляющей части предписываются различные действия структурным подразделениям, организациям, то их наименования указываются в дательном падеже, а должностное лицо - в скобках в именительном падеже.

Например:

"Территориальному центру медицины катастроф Рязанской области (И.О. Фамилия)...".

Исполнители могут указываться обобщенно.

Например:

"Руководителям медицинских организаций Рязанской области...". В тех случаях, когда в постановляющей части текста соответствующие действия предписываются конкретному должностному лицу, его должность называется полностью с указанием инициалов и фамилии в дательном падеже.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "обеспечить", "подготовить" и т.п.

Срок исполнения, как правило, устанавливается в отдельности для каждого задания (пункта). Не допускается формулировка конкретных заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Как правило, в последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления коллегии.

Если текст имеет несколько страниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

При наличии приложений к постановлению коллегии в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами, состоит из слов "Председатель коллегии, министр здравоохранения Рязанской области", инициалов и фамилии. Реквизит наименования должности располагается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Приложения к проекту постановления коллегии печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений коллегии.

Визы членов коллегии проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления коллегии в нижней его части.

На приложениях к проекту постановления коллегии визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.

Справка к проекту постановления коллегии оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа печатается прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выравнивается по центру, точка не ставится.

Заголовок печатается через 1,5 межстрочного интервала ниже предыдущего реквизита строчными буквами через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления коллегии, к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1,5 межстрочного интервала на расстоянии 35 мм от левого среза листа.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подписи и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 00.00.0000.

4.6. Общие требования к подготовке поручений министра

4.6.1. Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.

4.6.2. Поручения могут быть оформлены в виде резолюции к документу либо в форме таблицы (приложение N 6), при этом во всех случаях при подготовке поручений должны соблюдаться следующие требования: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения подпись, дата.

В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.)

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению поручения.

Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

4.6.3. Проекты поручений докладываются министру в день поступления отделом по обеспечению деятельности министерства.

4.6.4. После подписания поручений их копии в обязательном порядке передаются под роспись должностным лицам, указанным в поручении, на исполнение.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.6.6. Поручение считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена, проставлена отметка об исполнении поручения и направлении его в дело.

4.7. Правила оформления справок, докладных, служебных, пояснительных записок и других информационно-справочных документов.

Справки, докладные, служебные, пояснительные записки и другие информационно-справочные документы оформляются либо с применением общих бланков (для документов, выходящих за пределы министерства), либо без применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4. При оформлении следует соблюдать следующий порядок оформления реквизитов.

4.7.1. В качестве Адресатов могут выступать Руководство, руководители структурных подразделений министерства. Для отдельных видов информационно-справочных документов (например, пояснительная записка к законопроекту) этот реквизит может отсутствовать. Как правило, в этом случае прикладывается сопроводительное письмо с адресатом.

4.7.2. Наименование вида документа (пояснительная записка, справка) печатается прописными буквами на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита строчными буквами через межстрочный интервал 16 пт и выравнивается по центру (относительно границ текста документа). Точка в конце заголовка не ставится.

В пояснительной записке к законопроекту, нормативному правовому акту или распорядительному документу необходимо указывать полное наименование документа.

Например:

                        ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

       к проекту Закона Рязанской области "О внесении изменений и

       дополнений в Закон Рязанской области "Об областном бюджете

                              на 2014 год"

4.7.3. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через межстрочный интервал 16 пт на расстоянии 35 мм от левого среза листа.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки к законопроекту должен сопровождаться обоснованием необходимости принятия законопроекта, включающим развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

В тексте пояснительной записки к законопроекту кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, социальные последствия принятия законопроекта, наличие разногласий, результаты проработки, экспертизы и согласования, необходимость внесения изменений или отмены ранее принятых нормативных правовых актов.

4.7.4. Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Справка подписывается руководителем подразделения или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности (как правило, одна под другой), и отделяются друг от друга 3 - 4 межстрочными интервалами.

4.7.5. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к справке, пояснительной записке и другим информационно-справочным документам. Приложения визируются руководителем подразделения министерства и исполнителем, подготовившим справку.

4.7.6. Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 02.04.2013.

5. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их сотрудников.

5.2. Организация доставки документов

5.2.2. Доставка документов в министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, печатных изданий в соответствующей упаковке.

5.2.3. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные сообщения.

5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

5.3.1. Прием и первичная обработка, регистрация и распределение всей поступающей и министерство корреспонденции осуществляются в централизованном порядке отделом по обеспечению деятельности министерства. Примерный перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, приведен в приложении N 7.

Документы, поступающие и министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется целостность упаковки и полнота вложений.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование организации - министерство здравоохранения Рязанской области, дату и регистрационный номер.

5.3.2. Документы, адресованные министру, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в отделе по обеспечению деятельности министерства, а затем направляются министру, заместителям министра, начальникам отделов.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в министерстве распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел по организации деятельности министерства, где фиксируется содержание резолюции, а затем документ передается на исполнение.

Ответственный исполнитель, указанный в резолюции, получает подлинник документа, соисполнителям передаются копии.

Порядок передачи документов от министра заместителям министра, от заместителей министра - руководителям структурных подразделений предусматривает ведение реестров передачи документов с проставлением росписи получателя за каждый документ.

5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается адресату, которому она адресована.

5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к электронному носителю. Текст копии на электронном носителе должен быть идентичен тексту оригинала.

5.4. Особенности приема, обработки и регистрации судебных документов, актов прокурорского реагирования, иных официальных обращений надзирающих и контролирующих органов.

Прием, обработка и регистрация документов, связанных с рассмотрением дел в судах (определения, постановления, решения, повестки, исковые заявления, отзывы, возражения и др.), представлений и протестов прокурора, документов иных надзирающих и контролирующих органов, которые направлены непосредственно в адрес министерства, имеют следующие особенности.

5.4.1. Работник отдела по обеспечению деятельности министерства вскрывает конверты, проверяет наличие присланных документов и приложений к ним.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

5.4.2. Если при вскрытии конвертов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение.

Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

5.4.3. При доставке документов непосредственно нарочными (курьерами) работники, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего ее, проверить наличие документов и приложений к ним.

Если обнаружено отсутствие документа, приложений к нему, то об этом делается соответствующая пометка на обоих экземплярах документа.

5.4.4. Документ регистрируется отделом по обеспечению деятельности министерства в день поступления; представления прокуратуры и другие контрольные документы незамедлительно направляются министру; определения, повестки, кассационные жалобы и др. - отделу государственных закупок и правового обеспечения.

5.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

5.5.1. Документы, отправляемые министерством, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью, нарочным (курьером).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом по обеспечению деятельности министерства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются в указанный отдел структурными подразделениями полностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее двух следующих рабочих дней.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководства.

5.5.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограммы, факсограмм (факсов), телефонограмм, электронных сообщений.

5.5.3. Телеграммы, создаваемые в министерстве, принимаются сотрудниками отдела по обеспечению деятельности министерства завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

5.5.4. Все отправляемые документы подлежат регистрации в отделе по организации деятельности министерства.

5.6. Порядок прохождения внутренних документов.

5.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.6.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями министерства осуществляется, как правило, через лиц, ответственных за делопроизводство в конкретном структурном подразделении.

5.6.3. Копии подписанных руководством и зарегистрированных документов рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.7.1. Электронная почта используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники и является одним из основных компонентов автоматизации документооборота. Электронная почта используется как внутри министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

5.7.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются и имеют порядок прохождения аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики.

5.7.3. Отправитель запускает программу отправки почты, которая создает электронное сообщение. К сообщению можно прикрепить файл с документом, который создается и редактируется с помощью соответствующего текстового редактора. Электронные сообщения передаются адресатам по списку рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе.

5.7.4. Каждому абоненту в системе электронной почты выделяется индивидуальная область памяти на сервере, называемая почтовым ящиком. В почтовый ящик помещаются электронные сообщения для данного абонента по мере поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.

5.7.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого текста документа (схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего текст документа к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа, передается адресатам в день его приема. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение, которое будет исполнять данный документ;

- контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.8. Работа исполнителей с документами.

5.9.1. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.9.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

5.9.3. Исполнение документа предусматривает: сбор, анализ и обработку необходимой информации для исполнения, подготовку проекта документа во исполнение данного документа, надлежащее оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством или руководителем структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

5.9.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых документов (проектов документов, справок, сведений и т.д.) на бумажном носителе за подписью руководителя структурного подразделения и курирующего заместителя.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.9.5. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров для рассылки отправляемого документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

5.9.6. Подписанный руководством или руководителем структурного подразделения ответ передается в отдел по обеспечению деятельности министерства с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ.

5.9.7. При уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник структурного подразделения должен отчитаться по всем находящимся у него документам и поручениям.

6. Поисковая система по документам

6.1. Регистрация документов.

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Не подлежат регистрации правительственные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п.

6.1.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.

6.1.5. Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов осуществляется централизованно отделом по обеспечению деятельности министерства.

Документы, передаваемые или принимаемые по факсимильной связи, регистрируются в отделе по обеспечению деятельности министерства.

6.1.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - электронных карточках, журналах.

6.1.7. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера поступившего документа и номера структурного подразделения через дефис, например, 1012-16.

Номер структурного подразделения устанавливается приказом министра.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера отправления и номера структурного подразделения через косую черту, например, 122/15.

Порядковые номера входящих и исходящих документов обновляются ежегодно.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковых систем устанавливается состав обязательных реквизитов регистрации. Обязательными реквизитами входящих документов являются:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- наименование вида документа;

- наименование организации-корреспондента;

- исходящий номер документа;

- дата исходящего документа;

- краткое содержание документа;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор, дата);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Обязательными реквизитами исходящих документов являются:

- регистрационный номер (исходящий);

- дата регистрации документа;

- адресат;

- вид отправления;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

- краткое содержание документа;

- исполнитель (автор) документа.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от задач использования информации может дополняться другими реквизитами, например:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация исполнителям;

- резолюции (поручения);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6.1.9. Документу-ответу присваивается регистрационный номер документа-запроса.

6.2. Организация поисковой системы по документам.

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в министерстве создаются поисковые системы.

6.2.2. Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя классификационные справочники.

6.2.3. Информационная совместимость поисковых массивов достигается путем разработки классификационных справочников:

- справочник видов документов;

- справочник исполнителей;

- справочник организаций (корреспондентов);

- поиск по ключевому слову.

Помимо перечисленных поисковая система может дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.4. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (вид документа, дата документа, регистрационный номер документа и т.п.).

7. Порядок организации контроля за исполнением документов и поручений

7.1. Организация контроля исполнения включает в себя: постановку документа на контроль, контроль прохождения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

7.2. Основными задачами контроля исполнения являются:

- обеспечение своевременного исполнения поручений и документов;

- отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении поручений и документов;

- организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины и выработка предложений о повышении уровня исполнительской дисциплины;

- обеспечение руководства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения документов и поручений.

7.3. Организация контроля включает:

- распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

- определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;

- обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля.

7.4. Контроль исполнения документов осуществляется отделом по обеспечению деятельности министерства.

Контролю подлежат все требующие исполнения (содержание поручения) документы.

Поручение по исполнению документа дается руководством в течение суток с момента поступления документа. В резолюции в обязательном порядке указываются ответственный исполнитель, срок и форма исполнения.

При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовке и направлению ответа корреспонденту (если это требуется).

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка в виде штампа "Контроль" и указывается срок исполнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.

7.5. Контроль за сроками исполнения документов и поручений включает:

- постановку документа (поручения) на контроль;

- доведение документа (поручения) до исполнителя;

- предварительный контроль (предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручений с получением предварительной информации об исполнении поручений от исполнителей);

- предупредительный контроль (направление исполнителям напоминаний о наступлении сроков исполнения поручений и просроченных поручениях);

- снятие с контроля и направление исполненного документа в дело.

7.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством и настоящей Инструкцией.

Документы подлежат исполнению в сроки, указанные в приложении N 8.

Сроки исполнения требований Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.4. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.5. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может служить основанием для признания документа исполненным.

Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции руководства о снятии с контроля.

После исполнения документ в соответствии с утвержденной номенклатурой дел остается в деле структурного подразделения. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

7.6. Срок исполнения поручения может быть изменен только должностным лицом или учреждением, давшим поручение.

Если в процессе исполнения выясняется, что требуется более длительный срок, чем установленный первоначально, не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнитель должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.

Информация о продлении срока исполнения документа вводится сотрудником отдела по обеспечению деятельности министерства в электронную базу данных.

7.7. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

7.8. Сотрудник отдела по обеспечению деятельности министерства обеспечивает направление карточки контрольного документа либо напоминания об истечении сроков исполнения в структурное подразделение-исполнитель (как правило, не позднее чем за 3 дня до наступления срока исполнения).

7.9. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение. Ему предоставляется право созыва и координации работы соисполнителей.

Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, другие исполнители (соисполнители) получают копии документа.

При этом все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок.

Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю предложения или информационные материалы об исполнении, подписанные руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения, в установленный ответственным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Соисполнители несут ответственность за обеспечение своевременного представления информации.

Соисполнители обязаны информировать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, о предоставлении информации об исполнении поручения ответственному исполнителю.

Соисполнители могут представить ответственному исполнителю предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 3 дня до истечения срока представления предложений ответственному исполнителю.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

7.10. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение одного дня с даты окончания срока представляет должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением данного поручения, либо должностному лицу, давшему поручение, информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения с указанием сотрудников, на которых было возложено исполнение поручения, и о предполагаемых к принятию мерах в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения.

7.11. Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации.

7.12. В случае, если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, исполнитель должен представить должностному лицу, давшему поручение, либо должностному лицу, на которое возложен контроль по исполнению данного поручения, предложения с соответствующей аргументацией об исключении данного исполнителя из списка исполнителей или о назначении другого исполнителя данного поручения.

8. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на постоянное хранение в архив министерства согласно номенклатуре дел.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатуры дел.

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения министерства (приложение N 9) составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Сводная номенклатура дел министерства составляется в отделе по обеспечению деятельности министерства.

Номенклатура дел министерства (приложение N 10) согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем министерства. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел по обеспечению деятельности министерства.

8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о министерстве здравоохранения Рязанской области и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел министерства за предшествующие годы.

8.1.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.5. Номенклатура дел министерства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры министерства.

8.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел министерства являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.

8.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности министерства, справочные и контрольные картотеки.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.8. Графы номенклатуры дел министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название министерства или структурного подразделения (автор документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.п.).

Например:

"Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с медицинскими организациями по вопросам финансирования".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с УВД по вопросам охраны общественного порядка области".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты министерства по основной деятельности".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000), а при отсутствии в ТП (Типовом перечне) и ВП (Ведомственном перечне) специфических документов указывается срок хранения, принятый решением Министерства.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, "переходящее с 2010 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

8.1.10. Если в течение делопроизводственного года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.

Для вновь заводимых дел в каждом структурном подразделении оставляются резервные номера.

8.1.11. По окончании календарного года работником структурного подразделения министерства, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет включительно).

8.2. Формирование дел.

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

8.2.3. Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

8.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету.

При ведении дел государственных служащих необходимо учитывать требования Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы".

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся отделом кадровой работы в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Лицевые счета работников министерства группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Фамилия, имя, отчество на лицевом счете указываются полностью.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.6. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находятся заведение и формирование дел.

8.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

8.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование министерства, наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование министерства указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства; заголовок дела переносится из номенклатуры дел министерства; при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

8.2.9. После завершения нумерации на отдельном листе - заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение N 11), в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно", проставляется шифр дела (номер фонда, описи, дела).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) скобы и скрепки из документов удаляются.

8.3. Организация оперативного хранения документов.

8.3.1. С момента заведения и до завершения дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях министерства.

8.3.2. Руководители структурных подразделений министерства и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях министерства.

Завершенные дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения остаются в структурных подразделениях министерства для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения министерства, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

Дела и документы из текущего архива структурного подразделения министерства могут выдаваться во временное пользование работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, работникам министерства под расписку на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока хранения документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения министерства. Без ведома работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения министерства.

Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя министерства. В деле остаются заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки.

9. Особенности регистрации документов, содержащих информацию ограниченного распространения

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

9.2. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются руководителем отделения по защите государственной тайны и сопровождается соответствующими записями в специальном журнале.

10. Изготовление и использование печатей и штампов

10.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности министерства, производится по разрешению министра.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей определяется самими должностными лицами.

10.2. Заявки на изготовление печатей и штампов вместе с их эскизами передаются на согласование с заместителями министра. Реализация заказа на изготовление печатей и штампов осуществляется отделом материально-технического обеспечения.

10.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделе по организации деятельности министерства в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

Печати с воспроизведением герба Рязанской области изготавливаются в двух экземплярах (основная и дубликат) в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области" от 06.08.1997 N 34 (в ред. Законов Рязанской области от 24.06.1998 N 101, от 09.04.2008 N 36-ОЗ). Основная печать хранится у консультанта отдела по организации деятельности министерства, обеспечивающего работу приемной министра, дубликат - у начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности. Использование указанных печатей осуществляют перечисленные выше должностные лица в соответствии с собственными должностными полномочиями и обязанностями.

10.4. Печати с изображением герба Рязанской области ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением герба Рязанской области, приведен в приложение N 11. Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

10.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность министр.

10.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел анализа и контроля материально-технического обеспечения лечебных учреждений, который обеспечивает их уничтожение по акту. Один экземпляр акта хранится в отделе анализа и контроля материально-технического обеспечения лечебных учреждений материально-технического обеспечения, второй экземпляр - в отделе по обеспечению деятельности министерства.

10.7. Контроль за использование печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений, их использующих.

10.8. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в отдел по организации деятельности министерства или они должны быть переданы по акту вместе с документами (делами) уполномоченному на то лицу.

10.9. Подпись не заверяется печатью, если этот реквизит должным образом не оформлен (отсутствуют дата, расшифровка подписи и т.п.), а также если факт подписи должностного лица не зафиксирован в установленном порядке (документ не зарегистрирован).

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1

              МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                ПРИКАЗ

                          00 месяц 0000 N 0

              Об утверждении Инструкции по делопроизводству

В связи _____________________________________________________ приказываю:

1. Утвердить   и   ввести    в   действие   прилагаемую   Инструкцию   по

делопроизводству в министерстве здравоохранения Рязанской области.

2. ______________________________________________________________________

3. Признать утратившим силу приказ ______________________________________

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ______________

Министр

Подпись

И.О. Фамилия

Визы на оборотной стороне

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2

                 МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                      ул. Свободы, д. 32, Рязань, 390006

                     Тел./факс: (4912) 27-08-06/28-19-47,

                        E-mail: miNzdrav@ryazaNgov.ru

                ОКПО 00073559, ОГРН 1026201265760, ИНН 6231025123

                                           _______________ N ____________

                                              Главному врачу ГБУ РО "ОКБ"

                                           На N _________________________

                                                              А.А. НИЗОВУ

                            О возврате документов

                        Уважаемый Андрей Алексеевич!

Министерство здравоохранения Рязанской области возвращает на дооформление

документы  Иванова  Ивана  Ивановича,  1957 года  рождения. На  основании

решения

Приложение: на 14 л. в 1 экз.

Заместитель министра

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение N 3

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

1. Акты проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.

2. Задания на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, заявки на оборудование, изобретения, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.

3. Инструкции (правила) по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.

4. Нормативы расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологических работах и т.д.

5. Перечни должностных работников с ненормированным рабочим днем, типовых документов, образующихся в деятельности управления, с указанием сроков хранения и т.д.

6. Положения о структурном подразделении, премировании и т.д.

7. Программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.

8. Расценки производственных работ.

9. Сметы расходов на содержание аппарата министерства, на ремонт зданий, помещений, сооружений, использования средств министерства на капитальное строительство и т.д.

10. Планы работ перспективные и текущие.

11. Формы унифицированных документов.

12. Должностные инструкции, должностные регламенты работников.

13. Номенклатура дел.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4

                                             Образец оформления протокола

                МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРОТОКОЛ

                      N ____________________________

                      ______________________________

                             (Дата проведения)

                      ______________________________

                             (Место проведения)

                             заседания комиссии

                      ______________________________

                       (наименование коллегиального

                           совещательного органа)

Председательствующий: (наименование должности, И.О. Фамилия)

Секретарь: (И.О. Фамилия)

Присутствовали:

Члены  коллегиального   совещательного   органа: (Фамилии  и  инициалы  в

алфавитном порядке)

Приглашенные: (Фамилии  и  инициалы  в  алфавитном  порядке  с  указанием

должности. Допускается оформлением отдельным приложением)

Повестка дня:

1. (Наименование  1-го  вопроса  с  указанием  И.О. Фамилии  и  должности

докладчика).

2. (Наименование  2-го  вопроса  с  указанием  И.О. Фамилии  и  должности

докладчика).

3. (Наименование  3-го  вопроса  с  указанием  И.О. Фамилии  и  должности

докладчика).

1. О (Об) _________________________________________________ (наименование

вопроса)

Слушали: (И.О. Фамилия, должность докладчика)

Доклад прилагается.

Выступили: (И.О. Фамилия, должность выступающего) (Краткое содержание или

текст выступления)

(И.О. Фамилия, должность выступающего)

(Краткое содержание или текст выступления)

Заслушав и обсудив доклад (название доклада)

(название коллегиального совещательного органа)

РЕШИЛ(А):

1.1. (Содержание решения или ссылка на принятое и прилагаемое решение)

1.2. ____________________________________________________________________

2. О (Об) ________________________________________ (наименование вопроса)

Председательствующий подпись _______________________________ И.О. Фамилия

Секретарь подпись __________________________________________ И.О. Фамилия

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5

                                                       Образец оформления

                                                   постановления коллегии

              МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                         ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

                     г. Рязань N _________________

        О ходе проведения научно-технической обработки документов

          постоянного хранения и по личному составу за 0000 год

Коллегия министерства

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Коллегия министерства ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

Председатель подпись _______________________________________ И.О. Фамилия

Визы (на оборотной стороне)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6

                                            Заполняется в 2-х экземплярах

                               ПОРУЧЕНИЕ

                министра здравоохранения Рязанской области

                       N ______ от ________________

NN пп	Поручение	Ответственный	Срок исполнения	Подпись ответственного лица

Отметка об исполнении документа (поручения)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Министр

Подпись ____________________________________________________ И.О. Фамилия

Приложение N 7

Примерный перечень
входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации

Ведомственные статсведения, отчеты, сводки и информации, сборники и обзоры.

Учебные планы, программы (копии).

Программы совещаний, конференций.

Рекламные извещения и материалы.

Нормы расхода материалов.

Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. Бухгалтерские документы.

Периодические и печатные издания.

Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

Документы общественных организаций, кроме тех, в которых ставятся вопросы в адрес министерства.

Распорядительные документы (постановления, распоряжения) местных администраций, кроме тех, в которых ставятся вопросы в адрес министерства.

Повестки и программы конференций, совещаний и других мероприятий.

Материалы (документы), в которых не предусматривается подпись.

Приложение N 8

Некоторые типовые сроки исполнения отдельных документов

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно", "В. срочно" (весьма срочно) - в 3-дневный срок;

- требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней;

- с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

- без указания срока исполнения - в течение месяца;

- парламентские запросы - не позднее 15 дней со дня получения запроса;

- запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - в течение 30 дней со дня получения запроса или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

- обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - безотлагательно, при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 дней со дня получения обращения;

- запросы депутатов областной Думы - в течение 7 дней со дня получения запроса;

- обращения депутатов областной Думы - в течение 15 дней со дня получения обращения; в случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 30 дней со дня получения обращения; при условии уведомления обратившегося с обращением депутата областной Думы - в 5-дневный срок со дня получения обращения;

- обращения депутатов иных выборных органов - в течение 30 дней со дня получения обращения;

- обращения граждан - в течение 30 дней;

- обращения граждан, поступившие из Правительства Рязанской области, - в течение 30 дней, срок рассмотрения устанавливается с учетом даты отправки обращения из Правительства Рязанской области;

- протесты прокурора - не позднее чем в 10-дневный срок;

- представления прокурора подлежат безотлагательному решению в течение месяца со дня внесения представления;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку, а при его отсутствии - не позднее 10 дней;

- письма организаций, предприятий, учреждений - 10 дней;

- поручения Губернатора, Вице-губернатора, Председателя Правительства, заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области, заместителей Председателя правительства - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания;

- предложения о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения;

- согласование проектов законов - в 5-дневный срок;

- согласование проектов постановлений - в 3-дневный срок;

- протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок;

- соглашения дополнительные: подписание не позднее 3 дней с момента получения;

- телеграммы, требующие срочного решения, - до 2 дней, остальные - в течение 10 дней.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 9

      ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

             МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

             МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N _________________

Рязань

На _______________________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности руководителя                       Расшифровка

структурного подразделения                  Подпись         подписи

СОГЛАСОВАНО

(лицо, ответственное за хранение

документов в структурном подразделении)     Подпись       Расшифровка

                                                            подписи

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10

            ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА

              ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ (СВОДНАЯ)

             МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0. N ___________________

Рязань

На год _______________________

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                  Министр здравоохранения

                                                        Рязанской области

                                                      Подпись Расшифровка

                                                                  подписи

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Начальник отдела по обеспечению

деятельности министерства              Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНИЕ

(с начальниками структурных подразделений)

Приложение N 11

Примерный перечень
документов, на которых ставится печать с воспроизведением герба Рязанской области

Акты приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.

Договоры о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д. Заявки на оборудование, изобретения и т.д.

Заявления на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.

Заявления на выдачу заграничного паспорта сотрудникам.

Записи о прекращении трудового договора (служебного контракта) в трудовых книжках работников, подписанные уполномоченным лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Исполнительные листы.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Организационно-распорядительные и другие документы, подписанные министром или его заместителями (при необходимости), а также начальниками территориальных отделов (секторов) социальной защиты населения.

Представления и ходатайства о награждении, премировании.

Письма гарантийные на выполнение работ, услуг и т.д.

Поручения бюджетные, банковские, пенсионные и платежные (сведения в банковские учреждения), на получение инвалюты, на импорт, перевод валюты.

Протоколы согласования планов поставок и т.д.

Представления и ходатайства о награждении и премировании.

Реестры чеков, бюджетных поручений (представляемые в банковские учреждения).

Служебные характеристики.

Служебные удостоверения.

Сметы расходов на содержание аппарата министерства, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.

Справки лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.

Справки, подтверждающие стаж работы сотрудников, выдаваемые для представления в Отделение Пенсионного Фонда по Рязанской области.

Справки о выплате пособий и ЕДВ по запросам других регионов.

Удостоверение многодетной семье.

Удостоверение ветерана.

Финансовые документы, в том числе платежные поручения, карточки с образцами подписей и оттиска печати, справки о размере заработной платы и другие.

Перечень документов министерства здравоохранения Рязанской области, скрепляемых печатью "Для документов"

Копии документов, требующих заверения.

Справки, подтверждающие трудовую деятельность сотрудников.

Счета-фактуры.

Акты приема выполненных работ.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Протоколы заседания аттестационной (конкурсной) комиссии, аттестационные листы.

Командировочные удостоверения, выдаваемые сотрудникам министерства при направлении их в служебные командировки.

Командировочные удостоверения граждан, прибывающих в служебные командировки в министерство.

Трудовые книжки работников.

Справки, подтверждающие стаж работы сотрудников.

Листки нетрудоспособности.