Постановление Администрации города Рязани от 14 февраля 2008 г. N 918 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани" (в ред. постановлений Администрации города Рязани от 06.08.2009 N 5380, от 11.12.2009 N 8802, от 14.10.2010 N 4976, с изм., внесенными Постановлениями Администрации города Рязани от 17.09.2009 N 6779, от 02.05.2012 N 2390)" (утратило силу)

Постановление Администрации города Рязани от 14 февраля 2008 г. N 918
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани"
(в ред. постановлений Администрации города Рязани от 06.08.2009 N 5380, от 11.12.2009 N 8802, от 14.10.2010 N 4976, с изм., внесенными Постановлениями Администрации города Рязани от 17.09.2009 N 6779, от 02.05.2012 N 2390)"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации города Рязани от 28 августа 2015 г. N 3960 настоящее постановление признано утратившим силу с 1 сентября 2015 г.

В целях дальнейшего совершенствования работы по документированию управленческой деятельности, внедрения и применения единых правил оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", руководствуясь статьями 39, 41 Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, Постановлением главы администрации города Рязани от 26.12.2007 N 4980 "Об исполнении полномочий главы администрации города Рязани", постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани (далее - Инструкция) в новой редакции и ввести ее в действие с 05.03.2008.

2. Заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений ознакомить сотрудников администрации города с Инструкцией в срок до 04.03.2008.

3. Сотрудникам администрации города в работе с документами соблюдать требования Инструкции.

4. Признать утратившим силу Постановление главы администрации города Рязани от 16.01.2004 N 70 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Первый заместитель главы администрации по городскому хозяйству и муниципальной собственности

А.Г. Зыков

ГАРАНТ:

Настоящая Инструкция вводится в действие с 5 марта 2008 г.

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Рязани
(утв. постановлением главы администрации города Рязани от 14 февраля 2008 г. N 918)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Рязани (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Рязани и ее структурных подразделениях и определяет основные направления повышения качества подготовки документов и совершенствования технологии работы с ними, применение автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления и его структурных подразделений.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством в сфере работы с документами и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.".

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, оформление, учет и контроль исполнения, рассмотрение обращений граждан, хранение документов.

Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информации, должны соответствовать настоящей Инструкции, а их особенности, выходящие за рамки настоящей Инструкции, - определяться специальными актами администрации города.

1.4. Инструкция предназначена для внедрения и использования в администрации города и ее структурных подразделениях:

- единых правил оформления и расположения реквизитов документов на основе нормативной базы по документационному обеспечению;

- новых информационных технологий подготовки документов и передачи содержащейся в них информации;

- делового стиля документов, соблюдения основных требований при составлении и унификации текстов документов;

- правил подготовки документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстовую обработку;

- правил проектирования бланков документов;

- правил учета, использования бланков, печатей;

- правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется данной Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве администрации города: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи на архивное хранение.

1.7. Сотрудники администрации города обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции, проявлять ответственность за порядок работы с документами и надлежащую их сохранность.

1.8. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать и разъяснять ее положения предоставляется организационному управлению администрации города.

1.9. С момента вступления в силу настоящей Инструкции утрачивает силу ранее действовавшая Инструкция по делопроизводству в администрации города, утвержденная Постановлением главы администрации города Рязани от 16 января 2004 года N 70.

2. Документирование управленческой деятельности и основные требования, предъявляемые к организации делопроизводства

2.1. Деятельность администрации города Рязани обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документов определяется кругом управленческих функций, устанавливаемых законодательством Российской Федерации и Рязанской области, Уставом города Рязани, порядком разрешения вопросов, входящих в компетенцию администрации, объемом и характером ее взаимоотношений с подчиненными организациями, а также вышестоящими органами государственной власти.

2.2. Документация общего делопроизводства в зависимости от места составления и назначения делится на документы:

- поступающие в адрес администрации города из вышестоящих органов государственной власти и управления, от предприятий, организаций и других корреспондентов, имеющих статус юридического лица;

- исходящие (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам), направляемые администрацией города в адрес органов государственной власти и управления, предприятий, организаций;

- организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения), разрабатываемые администрацией и ее структурными подразделениями в целях документального отражения деятельности по реализации возложенных задач и функций;

- по обращениям граждан.

2.3. Нормативные распорядительные правовые документы (акты) имеют строгую регламентацию по отношению к кругу лиц, обладающих правом их подписи. Главой администрации города издаются следующие организационно-распорядительные документы: постановления администрации города, распоряжения администрации города. Утверждаются и подписываются: договоры, положения, уставы, акты, инструкции, правила, программы, сметы, нормативы, отчеты, протоколы, структура и штатная численность, штатные расписания и изменения к ним, тарифные ставки и другие нормативные документы, в которых конкретизируются основные вопросы деятельности администрации, ее структурных подразделений и подчиненных им учреждений, организаций и служб, а также их руководителей и сотрудников.

Заместителями главы администрации принимаются и подписываются постановления и распоряжения администрации в соответствии с распределением служебных обязанностей, должностной инструкцией и на основании делегирования главой администрации отдельных полномочий и права подписи распорядительных актов.

Руководители структурных подразделений издают приказы.

2.4. Администрация города Рязани может участвовать в принятии совместных нормативных правовых распорядительных документов по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных, исполнительных органов и общественных организаций. Совместные распорядительные документы (постановления, решения) имеют одинаковую юридическую силу для каждой стороны, принявшей этот документ.

2.5. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

2.6. Руководитель структурного подразделения вносит главе администрации города предложения о назначении на должность и освобождении от должности сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных автоматизированной информационной системы;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль прохождения документов в подразделении;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- ввод в базу данных автоматизированной информационной системы информации о ходе и результатах исполнения документов;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в сектор муниципального архива;

- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в подразделении, и по электронной почте;

- организация использования в подразделении средств копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству;

- подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении;

- подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в подразделении.

2.7. При смене руководителя структурного подразделения администрации в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного материала к ним.

2.8. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, дела, находящиеся в его ведении, должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

2.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику (родственному структурному подразделению) или в сектор муниципального архива организационного управления, независимо от сроков их хранения.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляется отделом информационной политики администрации.

2.10. Сотрудники администрации города несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, несохранность документов и разглашение содержащейся в них служебной информации, за неосуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защите служебной информации.

При утрате документов руководитель подразделения обязан провести служебное расследование, о результатах которого проинформировать начальника организационного управления.

2.11. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

2.12. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности администрации города на основе единой организационно-методической базы и технической политики, применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях осуществляется организационным управлением.

3. Правила подготовки и оформления документов

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, а также возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

3.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, а также других, разрабатываемых в администрации города, установлены форматы листа - А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 х 148 мм) (например, бланки для резолюций).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

3.2. Каждый вид служебного документа имеет строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

3.3. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов администрации города используются следующие реквизиты:

- герб города Рязани (помещается на бланках документов в соответствии с Уставом города Рязани и Положением о гербе муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области);

- код организации (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

- идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

- код формы документа (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

- наименование организации (автор документа - администрация города Рязани);

- справочные данные об организации (указываются на письмах - адрес, номер телефона, факса, электронной почты и т.п.);

- наименование вида документа (на письмах не указывается);

- дата документа;

- регистрационный номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа (указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации");

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле (обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль");

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись (в состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа (подписи должностных лиц, согласующих документ);

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию (администрацию);

- идентификатор электронной копии документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.4. В зависимости от вида документы могут исполняться либо на бланке, либо без его использования.

Бланки используются при подготовке нормативно-правовых актов, распорядительных документов и служебных писем.

Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри аппарата администрации города, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.

Бланки администрации города изготавливаются на белой бумаге, как правило, высших сортов.

3.5. В управленческой деятельности администрации города в основном используются бланки формата А4 с продольным расположением реквизитов.

3.6. В администрации города установлены следующие унифицированные формы (бланки) документов (приложения N 1 - 8):

- общий бланк (используется для любого вида документа, кроме письма);

- бланк письма администрации;

- бланк постановления;

- бланк распоряжения;

- бланк протокола заседания коллегии администрации;

- бланк решения заседания коллегии администрации;

- бланк командировочного удостоверения (формат А5);

- бланки главы администрации и его заместителей, используемые для оформления резолюций.

Бланки структурных подразделений администрации города Рязани могут создаваться в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеет право подписи официальных документов.

Как правило, в администрации города бланки должностных лиц не используются.

3.7. Унифицированный бланк используется для подготовки именно того вида документа, для которого он предназначен. Общий бланк используется при подготовке документа, для которого нет утвержденной унифицированной формы. Например: протокол заседания, решение заседания, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.

3.8. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке конкретного документа на компьютере и изготовление бланков на копировально-множительных аппаратах с разрешения начальника организационного управления.

3.9. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков осуществляется по представлению начальника организационного управления.

3.10. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться третьим лицам и сторонним организациям.

3.11. Все необходимые реквизиты бланков администрации города и ее структурных подразделений воспроизводятся на персональном компьютере, затем с помощью копировально-множительной техники тиражируются в необходимом количестве экземпляров.

3.1. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.1.1. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации не предусматривается на бланках и печатях органов местного самоуправления.

Герб города Рязани помещается на бланках документов и печатях администрации города и ее структурных подразделениях в соответствии с Уставом муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области (далее - Устав города Рязани). Изображение герба города Рязани на бланках с продольным расположением реквизитов помещают в центре верхнего поля листа.

3.1.2. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть администрация города, ее структурное подразделение или должностное лицо. Наименование администрации города указывается в соответствии со ст. 2 Устава города Рязани.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах; в таких случаях сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. Например: Муниципальное унитарное предприятие "Рязанские городские распределительные электрические сети" (МУП "РГРЭС").

Наименование структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования администрации города Рязани.

Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой, положением или постановлением администрации города о его наименовании.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций, составляющих документ, следует оформлять на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с их рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Если позволяет техническое и программное обеспечение организации, возможно оформление реквизитов совместных бланков на компьютере. Порядок расположения наименований организаций соблюдается такой же.

Датирование, регистрация таких документов оговорены в п. 3.1.5.

3.1.3. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты; при необходимости дополняются коды по ОКПО, по ОКУД, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), счета в банке и другие сведения по усмотрению организации.

Администрация города Рязани на своем бланке письма дает сведения о почтовом адресе, номерах телефона и факса, адрес электронной почты.

3.1.4. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), компетенции организации, содержанию документируемого действия.

При внедрении стандарта его требования должны распространяться на все виды документов: акт, анкета, график, договор, докладная записка, должностная инструкция, заявка, заявление, инструкция, объяснительная записка, положение, постановление, правила, представление, приказ, протокол, распоряжение, свидетельство, структура и штатная численность, указание, устав, штатное расписание.

На бланке письма наименование вида документа не указывается.

3.1.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утвержденного документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата совместного документа соответствует дате более поздней записи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.03.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2007 г.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (01 февраля 2007 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (01.01.2007).

Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовился на бланке. Если документ готовился не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

3.1.6. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав входит обязательно порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер на входящей служебной корреспонденции, адресованной руководству администрации города (главе администрации и его заместителям), присваивается в соответствии с номенклатурой дел, например: номера - 9-15/7751, 9-21/2780, 9-7/1827, где цифра "9" представляет собой код организационного управления - структурного подразделения администрации города, цифры "15", "21", "7" - индекс организации, предприятия - автора корреспондента, от которого получены документы, цифры "7751", "2780", "1827" - порядковые номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: N 196/133-п.

3.1.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (далее по тексту - ссылка на номер) используется только на тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка и т.д.). Ссылка на номер включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа.

3.1.8. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.1.9. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.1.10. Адресат.

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Управление образования, науки и

молодежной политики администрации города Рязани

или

Управление жилищно-коммунального

хозяйства и эксплуатации жилищного фонда

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Российская академия

государственной службы при Президенте

Российской Федерации

или

Рязанский городской Совет

Комитет по развитию малого и среднего

предпринимательства

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном, а должность и фамилия - в дательном падеже.

Например:

Управление экономического развития

администрации города Рязани

Начальнику управления

И.В. Ковалеву

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Директору учреждения культуры

"Муниципальный культурный центр города Рязани"

В.В. Колчаеву

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям структурных подразделений

администрации города Рязани

Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с Положением о нем.

Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для вида документа.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или инициалы, фамилия для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Редакция газеты "Рязанские ведомости"

ул. Горького, 14, Рязань, 390023

или

Ивановой А.И.

ул. Свободы, д. 37, корп. 1, кв. 43

г. Рязань, 390000

3.1.11. Гриф "Утверждение документа" - реквизит документа, указывающий способ введения документа в действие.

Утверждение документа оформляется посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по утверждаемому документу.

Утверждению, как правило, подлежат программы, структуры и штатная численность, должностные инструкции сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение N 9).

Утверждение документа производится главой администрации города, другими должностными лицами администрации города в соответствии с их компетенцией (распределением обязанностей) посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочный интервал ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации города Рязани

_______________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель главы администрации по социально-экономическому развитию города _______________ _________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель председателя Рязанского городского Совета _______________ __________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000

При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или УтвержденО) без кавычек, наименования документа, которым произведено утверждение, в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Утвержден постановлением главы администрации города Рязани от 30.05.2007 N 1520

УтвержденО решением городской комиссии по безопасности дорожного движения от 08.05.2007 N 5

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При двух подписях - в правом и левом верхних углах документа.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), утвердившего (утвердивших) документ.

3.1.12. Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению поручения.

Основной исполнитель и соисполнитель (соисполнители) вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

И.Н. Пришвиной

Для рассмотрения и подготовки проекта

распоряжения по данному вопросу

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (преимущественно используется формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.1.13. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца.

3.1.14. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается словом или штампом "Контроль" (допускается буквой "К").

3.1.15. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может быть представлено в форме текста, а также в сочетании с цифровой информацией, например анкетами или таблицами.

Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("управление не возражает").

3.1.16. Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименование, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 N 02-4-136 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается.

Например:

Приложение: в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.

Приложение подписывается (визируется) ответственными исполнителями или руководителями структурного подразделения, подготовившего приложение.

3.1.17. Подпись документа - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись документа отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например:

не на бланке

Глава администрации города Рязани

личная подпись

Ф.И. Провоторов

при использовании бланка документа

Глава администрации

личная подпись

Ф.И. Провоторов

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписываются главой администрации или по его поручению первыми заместителями главы администрации.

Документы, направляемые подчиненным, сторонним организациям, гражданам, подписываются главой администрации города Рязани, его заместителями или руководителями структурных подразделений в пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Глава администрации	личная подпись	Ф.И. Провоторов
Начальник управления здравоохранения	личная подпись	А.А. Низов

Документы коллегиального органа подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

При подписании документа несколькими лицами различных организаций или должностей их подписи располагают на одном уровне (по горизонтали), например:

Губернатор Рязанской области личная подпись Г.И. Шпак

Глава администрации города Рязани личная подпись Ф.И. Провоторов

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением и, как правило, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии	личная подпись	В.И. Сидоров
Члены комиссии	личная подпись	А.Я. Быстрова
	личная подпись	З.В. Зверева
	личная подпись	Е.Н. Минаева
	личная подпись	В.В. Ястребков

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправления "И.о." и "Заместитель" вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.1.18. Реквизиты "гриф согласования" и "визы согласования" используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам администрации города Рязани, должны быть ими завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись", если другое не предусмотрено особенностями документа.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

1) с должностными лицами администрации города Рязани;

2) с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

3) с администрацией города Рязани, интересы которой затрагивает содержание документа;

4) при необходимости, с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

5) с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления главного

бухгалтера - главный бухгалтер     ________________   ___________________

                                   (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Начальник управления

правового обеспечения              ________________   ___________________

                                   (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Начальник организационного         ________________   ___________________

управления                         (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Управления образования, науки

и молодежной политики

администрации города Рязани

от 30.07.2007 N 5

Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования. Листу согласования дается название, соответствующее названию документа.

Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к постановлению главы администрации города Рязани

от __ __________ 2007 г. N___________

"О мерах по улучшению капитального строительства

на территории города Рязани"

Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник финансово-казначейского управления администрации города Рязани

Замечания прилагаются Подпись М.А. Наумова 18.06.2007

Визы согласования должностными лицами администрации города проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне подлинника документа. Если документ (подлинник) является исходящим, например письмо, то визированию подлежит второй экземпляр документа, остающийся в деле.

Возможно полистное визирование документа и его приложений.

Визы включают в себя личную подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Замечания при визировании оформляются аналогично порядку, установленному для оформления согласования.

Визы согласования распорядительного документа (постановления, распоряжения) проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, остающегося в администрации города.

Письма и другие исходящие документы, подлинники которых отправляются из администрации, визируются в нижней части лицевой стороны экземпляра, отправляемого документа и остающегося в администрации.

На согласование документы представляют исполнители.

После согласования проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования.

Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем и сбор всех виз внутреннего согласования.

Все документы, направляемые на подпись главе администрации, подлежат визированию начальником сектора регистрации и учета распорядительных документов отдела делопроизводства организационного управления.

Ответственность согласующих сторон распространяется только на содержательную часть документа, находящуюся в их компетенции.

3.1.19. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Порядок проставления оттисков печатей, виды печатей, используемых администрацией города, приведены в разделе 12 настоящей Инструкции.

3.1.20. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, фамилии, инициалов и даты заверения копии.

Например:

Верно

Начальник организационного управления

администрации города Рязани             подпись     Т.А. Кочеткова

28.05.2007

Подпись заверяется печатью структурного подразделения администрации, в компетенции которого находится вопрос или которому доверено заверение копий.

3.1.21. Работа исполнителей с документами.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе администрации или его заместителям, руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

Документ, подготовленный группой исполнителей, визируется основным исполнителем.

Отметка, в зависимости от вида документа, включает инициалы, фамилию (или одну фамилию) исполнителя, номер его телефона, в некоторых случаях должность и подпись.

Например:

для организационно-распорядительных документов администрации города:

С.А. Заводова - начальник управления социальной защиты населения

21-73-78

Подпись

для писем:

Лебедев И.В.

28-05-71

Исполнитель первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель сверил рукопись проекта документа с машинописным текстом и несет ответственность за его содержание и оформление.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа оборотной стороны документа.

На документах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа (под подписью) в левом нижнем углу.

При направлении документа в адрес Губернатора и Правительства Рязанской области, Рязанской областной Думы, федеральных органов исполнительной власти эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа документа.

3.1.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными после предоставления лицу, осуществляющему контроль, аналитической справки о результатах исполнения, подписанной исполнителем, или копий документов, подготовленных в соответствии с поручением по исполнению документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа и состоит из слов "В дело", даты, подписи лица, направившего документ в дело.

Решение о направлении в дело исполненных документов, не имеющих резолюции главы администрации города и его заместителей, принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре проставляет сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства.

Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление проектов организационно-распорядительных документов администрации города Рязани

В соответствии с Уставом муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области глава администрации города в пределах своих полномочий издает постановления администрации города и распоряжения администрации города.

4.1.1. В форме постановлений администрации города издаются нормативные правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Рязанской области.

Постановления администрации города, как правило, рассчитаны на неограниченный круг хозяйственных субъектов и многократное или постоянное применение.

4.1.2. В форме распоряжений администрации города издаются акты по вопросам внутренней хозяйственной деятельности администрации города, по личному составу, по вопросам ненормативного характера индивидуального применения, в том числе акты организационно-распорядительного и информационного характера, а также рассчитанные на однократное применение или обращение к конкретным лицам.

Акты по личному составу издаются в целях оформления приема на работу в администрацию города, муниципальные учреждения и предприятия; увольнения; применения мер дисциплинарного воздействия, поощрения.

4.1.3. В случае, если распорядительный акт (постановление администрации города или распоряжение администрации города) издается на основе вышестоящих органов, он должен содержать ссылку на них с указанием наименования документа, даты, его номера и заголовка.

4.1.4. При разработке проектов постановлений администрации города, распоряжений администрации города необходимо, чтобы:

- предложения были реальными и конкретными; были обеспечены достаточной материально-технической базой и финансовыми средствами;

- было исключено издание дополнительных распорядительных документов по вопросам, затронутым в проекте;

- были указаны конкретные виды и объемы работ, конкретные и реальные сроки исполнения и исполнители (структурные подразделения администрации, юридические и физические лица);

- формулировки были четкими и краткими, исключающими двоякое толкование вопроса;

- были учтены все действующие нормативные акты по затронутым в проекте вопросам.

4.1.5. Подготовка проектов организационно-распорядительных документов должна проводиться в точном соответствии с требованиями основных положений государственной системы документационного обеспечения управления, должна обеспечивать правильное и всестороннее рассмотрение подготавливаемого документа на предмет его целесообразности, своевременности, социальной и экономической обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам.

4.1.6. Ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации города, за достоверность информации, указанной в них, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее изданными по этому вопросу документами, аккуратность оформления и их соответствие установленному стандарту и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения заданий и поручений возлагается на руководителей структурных подразделений, которыми подготовлен проект (ответственных исполнителей).

Соисполнители - должностные лица, участвующие в подготовке проекта, визирующие проект, также несут ответственность за качество, содержание проекта и своевременность его подготовки.

4.1.7. В проект распорядительных актов включаются только те вопросы, которые требуют решения руководства администрации города Рязани.

Распорядительный документ должен быть кратким, точным и компактным в изложении материала, выдержан в рамках делового стиля.

Для подготовки важнейших проектов распорядительных актов целесообразно создавать комиссии (рабочие группы).

4.1.8. Начальник структурного подразделения (ответственный исполнитель), поручая непосредственному исполнителю подготовку проекта документа, обязан дать конкретные указания о подготовке проекта, установить срок и контролировать его подготовку.

4.1.9. Составление проекта начинается с определения круга вопросов, которые необходимо разрешить в подготавливаемом новом распорядительном акте. В проект включаются предписания, относящиеся к одному или нескольким вопросам, непосредственно связанным между собой по содержанию.

4.1.10. Для обеспечения полноты правового регулирования данного вопроса составители проекта должны выявить все существующие нормативные акты, касающиеся этого вопроса, уточнить, какие из них сохраняют свое значение, установить недостатки действующих нормативных актов, определить, какие проблемы могут возникнуть на практике в связи с принятием нового акта.

4.1.11 Ссылки на ранее изданные акты употребляются лишь в тех случаях, когда необходимо показать их взаимную связь или избежать повторений. В ссылке на ранее изданный акт указывается вид документа, дата, номер и заголовок.

4.1.12. При необходимости, одновременно с разработкой проекта организационно-распорядительного документа, должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных документов или их частей.

Пункты об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных организационно-распорядительных документов или их частей включаются в распорядительную часть текста проекта документа. Такие проекты представляются на подпись с приложением ранее изданных документов.

Если в организационно-распорядительных документах имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные организационно-распорядительные документы, то при необходимости признать утратившим силу данный организационно-распорядительный документ он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

4.1.13. Если при подготовке организационно-распорядительного документа выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные документы или установлено наличие по одному и тому же вопросу нескольких документов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый документ. В проект такого документа включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных документах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

4.1.14. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов организационно-распорядительных документов, полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными сторонами, определение рассылочного перечня возлагается на исполнителей, готовящих проекты.

Исправления и правки в тексте проекта документа, представляемого на подпись, включая сопроводительные документы, недопустимы.

4.1.15. Представление документа на подпись осуществляется организационным управлением через помощников соответствующего должностного лица, уполномоченного его подписать.

4.1.16. Отклоненный проект документа в обратном порядке возвращается исполнителю для переработки, а затем повторно согласовывается.

4.1.17. Хранение подлинников организационно-распорядительных документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну) осуществляет организационное управление.

Вступление в силу организационно-распорядительных документов

4.1.18. Организационно-распорядительные документы вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в самих Актах.

В отдельных случаях в постановляющей части документа, подлежащего опубликованию, может быть установлен конкретный срок вступления его в силу.

Документы могут быть опубликованы полностью или в изложении, в этом случае в рассылке делается отметка: "Подлежит публикации в изложении".

4.1.19. Документы, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, вступают в силу после официального опубликования (кроме документов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера), в рассылке указывается: "Для публикации".

4.1.20. Официальным изданием для публикации организационно-распорядительных документов администрации города является газета "Рязанские ведомости".

4.1.21. Ответственность за своевременную публикацию документов возлагается на отдел информационной политики администрации города Рязани.

Особенности оформления организационно-распорядительных документов

4.1.22. Проект организационно-распорядительного документа должен быть напечатан на компьютере в одном экземпляре на бланке установленной формы с четким отпечатком текста, без исправлений, вставок, поправок и подчисток на листах бумаги одного сорта формата А4 (210 х 297), шрифтом размером N 12 (Приложение N 10).

Печатаемый текст должен располагаться на листе таким образом, чтобы слева оставалось поле шириной 27 - 35 мм, справа - 10 мм, сверху и снизу - не менее 20 мм. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм. Номера страниц проставляют со второго листа посредине верхнего поля.

Первая строка каждого абзаца печатается с отступом 5 печатных знаков от границы левого поля.

4.1.23. Заголовок к тексту организационно-распорядительного документа должен быть максимально кратким и точно передавать смысл текста, отвечая на вопрос "О чем?" - О выделении..., Об изменении..., О расширении....

Заголовок печатается посередине над текстом распорядительного акта строчными буквами (первая прописная) на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, без кавычек, через один межстрочный интервал, не подчеркивается и точка в конце его не ставится, выравнивается по центру.

4.1.24. Текст документа.

Текст организационно-распорядительного акта отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочный интервал строчными буквами (первая прописная).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Проверка и считка отпечатанного материала производится исполнителями.

Проект постановления администрации города, распоряжения администрации города должен быть написан четко, качественно, с соблюдением правил русского языка.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и излагать ее точно, не допуская различного толкования вопроса. В нем не должно быть разнобоя в написании имен, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться аналогично.

При составлении текста необходимо:

- сложные предложения заменять простыми;

- применять прямой порядок слов в предложениях (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемым словом (например, неправомочное собрание утвердило Устав);

- избегать причастных и деепричастных оборотов;

- заменять местоимения существительными (например, "коллегия предлагает", а не "Мы предлагаем");

- излагать информацию от первого лица единственного числа в документах главы администрации и его заместителей ("отмечаю", "обращаю внимание"), от третьего лица единственного числа в постановлениях коллегии ("отмечает", "приняла к сведению") и от первого лица множественного числа в совместных документах ("отмечаем", "обращаем внимание", "приняли к сведению").

При подготовке проектов необходимо употреблять полные наименования федеральных органов и других органов законодательной, представительной и исполнительной власти, структурных подразделений администрации города, предприятий, организаций и учреждений.

Сокращенные наименования предприятий могут приводиться только в приложениях к проектам и в текстах в повторениях.

Даты и календарные сроки в тексте документа рекомендуется писать словесно-цифровым способом в одной строке в следующей последовательности: 15 июня 2007 г., в июне 2007 г., но: за 7 месяцев 2007 года, в 2007 году, план на 2007 год, с 2005 по 2006 год, в 2002 - 2006 годах; в первом полугодии 2007 г., но в 1 квартале 2007 г.

4.1.25. Текст организационно-распорядительного акта должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной части.

В преамбуле кратно излагаются цели и задачи предписываемых действий, фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной издания документа.

Если основанием к изданию постановления администрации города или распоряжения администрации города является директивный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая касается администрации города Рязани. Могут быть ссылки на иные акты, в соответствии с которыми принимается документ. Например: в соответствии с распоряжением главы администрации г. Рязани от 25.01.2007 N 119-р "Об ответственных за ведение табеля учета рабочего времени".

Если проект организационно-распорядительного акта подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного акта, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого акта.

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города Рязани постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку. Решения коллегии завершаются словом "решила", которое печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Постановляющая (распорядительная) часть может состоять из нескольких пунктов, подпунктов.

Пункты имеют сквозную нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Написание пункта начинается с прописной буквы.

Если пункт подразделяется на подпункты, то в конце его ставится двоеточие, а подпункт обозначается арабскими цифрами, разделенными точкой (например: 1.1.). Подпункт начинается с прописной буквы и в конце его ставится точка. Пункт не может состоять из одного подпункта. Если распорядительный акт состоит из одного пункта, то нумерация его не производится.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием должности руководителя и наименования структурного подразделения, содержать конкретное действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения действия.

4.1.26. Цель распорядительной части - изложить конкретные задания, установить порядок разрешения тех или иных вопросов, определить исполнителей, объемы и сроки выполнения заданий. Сроки выполнения мероприятий должны быть реальными.

Сроки, обозначенные в постановлении, распоряжении администрации города, должны обеспечивать реализацию исполнения заданий в сроки их выполнения, указанные в директивном документе.

В качестве исполнителей называют структурные подразделения или конкретных должностных лиц. Например: "начальнику управления культуры и искусства Е.Г. Царевой, начальнику управления муниципальным имуществом О.В. Ворониной в месячный срок разработать...".

Если поручения даются только начальникам управлений, то допустимо написание: "Начальникам территориальных управлений - префектам районов Н.А. Афонину, Н.Н. Архипову, В.В. Голованову, А.А. Майорову в 2-месячный срок....".

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа.

Не рекомендуется возлагать контроль на должностное лицо, которому в распорядительном акте установлено задание.

Срок исполнения оговаривается конкретной датой. Например: до 10 ноября 2007 г.

В тексте слова "гражданин", "товарищ", "господин" перед фамилией не употребляются.

В случае, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненные администрации города, применяется рекомендательная форма ("просить", "предложить", "рекомендовать").

Наименования упоминаемых в акте органов, отделов, управлений, организаций, учреждений, предприятий и т.п. приводится в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным Уставом, Положением, решением об их создании или переименовании и т.п.

Сокращенное наименование в тексте допускается, если оно официально оговорено в учредительном документе (Уставе, Положении). Аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций, фирм и т.п. расшифровываются, т.е. после полного названия в скобках указывается сокращенное наименование и в дальнейшем в тексте оно может употребляться в сокращенном виде.

При наличии приложений к организационно-распорядительному акту в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.27. В конце проекта постановления администрации города, распоряжения администрации города перечисляются в хронологическом порядке акты или отдельные пункты (подпункты, абзацы), подлежащие признанию утратившими силу с принятием подготавливаемого акта.

Когда имеется значительное количество актов, подлежащих признанию утратившими силу, изменению и дополнению, их перечни даются в приложении к проекту.

Дополнения, содержащие новые нормативные предписания, оформляются, как правило, в виде пунктов и абзацев.

4.1.28. Подпись размещается после текста, отделяется от него 3 межстрочными интервалами и состоит их трех элементов: наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Право подписи распорядительных документов принадлежит главе администрации и его заместителям в соответствии с делегированными им главой администрации полномочиями. Поскольку постановления администрации города и распоряжения администрации города оформляются на установленных бланках, то реквизит "подпись" оформляется следующим образом:

Глава администрации                личная подпись      Ф.И. Провоторов

или

Заместитель главы администрации

по экономике и финансам            личная подпись       Е.М. Шмелева

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из нескольких слов, то его печатают в несколько строк через 1 межстрочный интервал и центрируют относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.1.29. Приложения к проектам постановлений администрации города, распоряжений администрации города оформляются на отдельных листах в установленном порядке. В правом верхнем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал слово Приложение без кавычек, его номер, если приложений несколько. Под ним располагаются номер, дата документа, к которому дается данное приложение.

Например:

Приложение N 1

к постановлению главы администрации

города Рязани от 04.06.2007 N 720

К распорядительному документу могут приобщаться перечни, положения, таблицы, графики, карты, образцы документов, бланков, схемы, составы комиссий, инструкции, списки, планы, программы, сметы и т.п. При этом в тексте документа они указываются как приложения (согласно приложению, прилагается).

Приложения к проектам постановлений администрации города, распоряжений администрации города должны быть оформлены как самостоятельные документы, иметь заголовки, подписи. Печатаются на отдельных листах.

Если в тексте акта содержится фраза "утвердить прилагаемое Положение....", то в приложении перед его заголовком в правом верхнем углу располагается слово УтвержденО или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Утверждено

постановлением главы администрации

города Рязани от 02.03.2007 N 237

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Приложения подписываются начальниками соответствующих структурных подразделений, которые несут ответственность за их исполнение.

При отсутствии начальника приложение подписывает лицо, исполняющее его обязанности, с указанием фактической должности и фамилии.

4.1.30. Согласование документа.

Перед представлением проекта распорядительного документа на подпись главе администрации города он должен быть согласован со всеми заинтересованными организациями (учреждениями, предприятиями и должностными лицами). Срок согласования в каждой инстанции не должен превышать 3-х дней.

При визировании проекта необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению проекта.

Визирование (согласование) оформляется словом СОГЛАСОВАНО и располагается на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа. (Образец оформления виз согласования - Приложение N 11).

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Ниже проставляются визы, включающие в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования.

Визы согласования могут оформляться и на отдельном "Листе согласования". В таком случае на распорядительном документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если визирующий не согласен с содержанием проекта, он обязан завизировать проект распорядительного акта "с замечаниями", а затем немедленно письменно изложить свои возражения и четко сформулировать предлагаемое взамен решение (редакцию пункта). Вносить исправления в текст проекта, а также делать какие-либо надписи на нем не разрешается. После получения возражения ответственный исполнитель обязан это возражение и предлагаемое решение (редакцию пункта) доложить заместителю главы администрации, осуществляющему руководство структурным подразделением, высказавшим несогласие с проектом, и получить его решение (визу).

Заместитель главы администрации, курирующий структурное подразделение, подготовившее проект, рассматривает разногласия по проекту документа и свое решение излагает в письменной форме.

В случае визирования документа другим должностным лицом не допускается проставление наклонной черты перед должностью. В этом случае пишется должность и фамилия лица, фактически завизировавшего проект документа.

4.1.31. Исполнитель представляет проект постановления администрации города, распоряжения администрации города на визирование в следующей последовательности:

- начальнику структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта;

- начальникам структурных подразделений, которым даются поручения;

- начальникам других заинтересованных подразделений администрации;

- заместителю главы администрации, курирующему структурное подразделение, подготовившее проект;

- начальнику управления правового обеспечения;

- начальнику сектора регистрации и учета распорядительных документов отдела делопроизводства организационного управления.

Проекты распоряжений администрации города по личному составу согласовываются в следующей последовательности:

- начальнику отдела кадров и муниципальной службы;

- начальнику структурного подразделения, чей сотрудник включен в распоряжение администрации города;

- начальнику управления экономического развития - в случае поощрения или изменения окладов и надбавок;

- начальнику управления главного бухгалтера - в случае поощрения;

- заместителю главы администрации, который курирует структурное подразделение (в необходимых случаях);

- начальнику управления правового обеспечения (в необходимых случаях).

4.1.32. Все подготавливаемые проекты постановлений администрации города и распоряжений администрации города (кроме распоряжений по личному составу) в обязательном порядке передаются исполнителями начальнику управления правового обеспечения, который определяет соответствие проекта постановления администрации города, распоряжения администрации города действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным постановлениям администрации города, распоряжениям администрации города.

В случае несоответствия данного проекта действующему законодательству и ранее изданным нормативным актам, если в проекте не предусматривается их изменение или отмена, начальник управления правового обеспечения не визирует проект, дает заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

Полностью согласованные и прошедшие юридическую экспертизу проекты постановлений администрации города и распоряжений администрации города передаются исполнителями начальнику сектора регистрации и учета распорядительных документов отдела делопроизводства организационного управления.

В случае выявления в проекте документа какого-либо несоответствия действующему законодательству РФ, нормативным правовым актам органов государственной власти Рязанской области, органов местного самоуправления города Рязани начальник сектора регистрации и учета распорядительных документов отдела делопроизводства организационного управления не визирует его, а возвращает исполнителю с замечаниями на доработку.

Завизированные проекты документов передаются из организационного управления на подпись главе администрации, заместителям главы администрации.

Не подписанные проекты документов возвращаются исполнителям.

Подписанные документы направляются помощниками главы администрации, заместителей главы администрации в сектор регистрации и учета распорядительных документов отдела делопроизводства организационного управления, где им присваивается номер, проставляется дата, проводится выверка по списку рассылки.

Распоряжения администрации города по личному составу, о командировках, об отпусках регистрируются в управлении кадров муниципальной службы.

4.1.33. Список рассылки документа.

Рассылку постановлений администрации города и распоряжений администрации города определяет исполнитель. Список печатается внизу на оборотной стороне последнего листа.

Например:

Рассылка: 1. Заместитель главы администрации по экономике и финансам

- 1 экз.

2. Управление культуры и искусства - 2 экз.

3. Управление главного бухгалтера - 1 экз.

4.1.34. Согласно списку рассылки документы тиражируются в строго ограниченном количестве экземпляров и высылаются только в те структурные подразделения администрации, на предприятия и в организации, которым они необходимы.

Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки возлагается на начальников структурных подразделений (ответственных исполнителей).

4.1.35. Подлинники постановлений администрации города, распоряжений администрации города за подписью главы администрации (заместителей главы администрации), а также списки на их рассылку хранятся в секторе регистрации и учета распорядительных документов отдела делопроизводства организационного управления.

Подлинники документов выносить из места хранения запрещается.

4.2. Внесение изменений и дополнений в организационно-распорядительные документы или признание их утратившими силу

4.2.1. В связи с принятием нового акта или изменением обстоятельств возникает необходимость внесения в ранее принятый организационно-распорядительный документ дополнений, изменений, либо признания его утратившим силу. При этом все последующие изменения, дополнения вносятся в первоначальный документ.

4.2.2. Все изменения или дополнения, вносимые в акт, излагаются в строгой последовательности в соответствии с нумерацией пунктов.

Например:

постановляю:

1. Внести в постановление главы администрации города Рязани от 09.04.2007 N 1137 "О заселении жилого дома N 25 по ул. Введенской" следующие изменения и дополнения:

1.1. В пункте 1 слово "полосе" заменить словом "зоне".

1.2. В пункте 3 слова "передать" на "баланс" заменить словами "передать в собственность".

1.3. Пункт 5 дополнить абзацем третьим: "Разрешить на договорной основе за счет собственных средств производить штукатурные и малярные работы".

1.4. Пункт седьмой исключить.

1.5. Дополнить пунктом 9 следующего содержания:

"9. Комитету по земельным ресурсам и землеустройству администрации города Рязани оформить документы землепользования".

1.6. Пункты 8, 9, 10 считать соответственно пунктами 7, 8, 9.

2. Считать утратившим силу постановление главы администрации города Рязани от 06.05.1995 N 1241 "О внесении изменения в постановление главы администрации города Рязани от 09.04.1996 N 1250".

4.3. Правила подготовки и оформления положений, инструкций

4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно-связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции главы администрации или заместителей главы администрации, структурных подразделений.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения и инструкции утверждаются, как правило, путем издания организационно-распорядительных документов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их принятие с использованием грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри аппарата администрации города.

Решение о порядке и форме принятия положений и инструкций находится в ведении главы администрации города.

4.3.2 Порядок подготовки и оформления положений и инструкций соответствует правилам подготовки организационно-распорядительных документов (п. 4.1) и имеет следующие особенности:

Заголовок печатается через 1,5 межстрочный интервал от наименования вида документа, начинается с прописной буквы, печатается строчными. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается строчными буквами. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слова ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ).

Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Например: Должностная инструкция начальника отдела).

Констатирующей частью положения (инструкция) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения и т.д.

Текст проекта положения, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

Основной текст положения (инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы, пункты и подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами.

Допускается также нумеровать разделы арабскими цифрами, а подразделы нумеровать в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).

При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.4. Правила оформления протоколов заседаний совещательных органов

4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений заседаний советов, комиссий, совещаний, конференций, собраний и иных мероприятий (далее - заседания).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов и т.д.

Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации города и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Ведение протокола во время заседания, сбор материалов и оформление протокола возлагаются в соответствии с видом мероприятия на помощников главы администрации, помощников его заместителей или на секретаря заседания, а также сотрудников структурных подразделений администрации.

4.4.2. Протоколы печатаются на общих бланках шрифтом N 12.

При оформлении протоколов рекомендуется придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении N 12. Особенности оформления отдельных реквизитов приводятся ниже.

Дата и номер протокола

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала от реквизита "Наименование документа". Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы советов, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие в заседании.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Текст решения (постановления) строится по образцу текста организационно-распорядительного документа администрации города и печатается полностью.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения.

Документ, утвержденный на заседании, прилагается к протоколу. Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и включает обязанность подписывающего лица в составе совещательного органа, наименование его должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.4.3. Протоколы заседаний, проводимых главой администрации и его заместителями, оформляются по установленной форме и представляются на подпись соответствующими помощниками или подготовившими их структурными подразделениями.

4.4.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании.

Представление протоколов на тиражирование осуществляется структурными подразделениями, подготовившими заседание.

Рассылка заверенных копий протоколов осуществляется организационным управлением по рассылочному перечню.

Копии протоколов, повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности в них.

4.4.5. Подлинники материалов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Хранение протоколов заседаний осуществляется с включением их в номенклатуру дел соответствующих структурных подразделений администрации города.

4.5. Подготовка и оформление документов коллегии администрации города Рязани

4.5.1. Документационное обеспечение коллегии при главе администрации города Рязани, ответственность за организацию ее подготовки возлагается на организационное управление. Вопросы и предложения на обсуждение коллегии представляются структурными подразделениями администрации города в контрольно-аналитический отдел за 14 дней до начала первого квартала предстоящего года. План проведения заседаний коллегии утверждается главой администрации. Повестка дня коллегии согласовывается начальником организационного управления. Заседание коллегии проводится один раз в месяц.

Ответственность за подготовку справочного материала возлагается на заместителей главы администрации и руководителей структурных подразделений, принимающих участие в подготовке вопроса. Справочный материал и проект решения коллегии представляется в организационное управление за 5 дней до даты проведения коллегии. Проекты документов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к рассмотрению не принимаются, а должностные лица, виновные в этом, привлекаются к ответственности.

4.5.2. Проекты поступающих решений дорабатываются, визируются начальниками структурных подразделений, ответственными за подготовку, формируются и направляются для ознакомления членам коллегии за 3 дня до даты заседаний коллегии организационного управления.

4.5.3. Заседания коллегии администрации города Рязани протоколируются. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации города Рязани и другими организациями, на которые возложена их подготовка, предусмотренная планом работы коллегии.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста решений возлагается на секретаря коллегии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен в течение 5 дней со дня заседания.

Запись должна содержать сведения основного содержания и решений по каждому вопросу, а также поручения главы администрации - председательствовавшего на коллегии.

4.5.4. Протокол печатается на стандартном бланке и подписывается главой администрации - председателем коллегии и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

4.5.5. После обсуждения вопроса на коллегии окончательная доработка решения коллегии администрации города производится лицами, готовившими проект, в течение 3 рабочих дней (если на заседании не был установлен другой срок).

4.5.6. Решения коллегии оформляются на специальном бланке администрации города Рязани, визируются начальником управления правового обеспечения, начальником организационного управления и представляются на подпись главе администрации.

4.5.7. Специалисты организационного управления производят запись во время заседания коллегии, организуют подготовку и печатание протоколов, осуществляют регистрацию и рассылку решений, материалов к ним и протоколов заседаний коллегий, а также осуществляют контроль за исполнением принятых решений.

4.6. Правила оформления служебных писем

4.6.1. Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений главы администрации и его заместителей;

- как исполнение поручений главы администрации и его заместителей по рассмотрению обращений граждан;

- как сопроводительные письма к проектам решений Рязанского городского Совета и других нормативных правовых актов;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий, учреждений и частных лиц;

- как инициативные письма.

Не допускается установление в письмах нормативных правовых норм.

4.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы администрации и его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.6.3. Служебные письма печатаются с использованием бланков формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.6.4. При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем на ваше рассмотрение");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация города считает возможным", "Управление не возражает").

В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма изложения от первого лица единственного числа (например: "предлагаю направить", "считаю необходимым", "полагаю целесообразным").

4.6.5. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, послужившие основанием составления письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

При ссылке в тексте на какой-нибудь документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Например:

"В соответствии с постановлением администрации города Рязани от 25.03.2007 N 610 "Об утверждении Типового положения...".

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

4.6.6. Датой письма является дата его подписания.

Если авторами письма являются две и более организации (совместное письмо), то дата его должна быть единой.

Право подписи служебных писем устанавливается распределением обязанностей (полномочиями) должностных лиц, должностными инструкциями или положениями о структурных подразделениях.

При рассмотрении права подписи письма должна учитываться служебная этика. Служебные письма в адрес федеральных органов власти подписываются главой администрации города (заместителями главы администрации города).

4.6.7. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.

4.6.8. При оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

4.7. О порядке направления и согласования документов, направляемых структурными подразделениями администрации города в Рязанский городской Совет

Руководители структурных подразделений администрации города:

4.7.1. Направляют проекты обращений, решений (в том числе и проекты решений, направляемые в качестве правотворческой инициативы главы администрации города), адресованные главе муниципального образования, председателю Рязанского городского Совета, председателям комитетов, депутатам Рязанского городского Совета, а также организационным структурам аппарата Рязанского городского Совета после согласования с заместителем главы администрации города по подчиненности и с отделом нормотворчества и правового сопровождения муниципальной службы управления правового обеспечения.

Проекты решений, направляемые в Рязанский городской Совет в качестве правотворческой инициативы, подписываются главой администрации города либо первым заместителем главы администрации.

4.7.2. В случае направления в Рязанский городской Совет проекта решения, относящегося к нормативным правовым актам, прилагают пояснительную записку с указанием необходимости, причины, оснований принятия решения, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования, а также содержащую характеристику проекта решения и предложения об отмене, изменении, дополнении действующих решений представительного органа города в развитие данного проекта решения.

4.7.3. В случае направления проекта решения, реализация которого потребует дополнительных материальных, финансовых средств и иных затрат, прилагают финансово-экономическое обоснование, согласованное с управлением экономического развития администрации города.

4.7.4. В случае направления проекта решения, связанного с бюджетным финансированием, прилагают заключение финансово-казначейского управления администрации города.

4.7.5. Направляют письма, содержащие информацию об исполнении решений Рязанского городского Совета, поручений профильных комитетов Рязанского городского Совета, адресованные главе муниципального образования, председателю Рязанского городского Совета, председателям комитетов Рязанского городского Совета, депутатам Рязанского городского Совета, а также организационным структурам аппарата Рязанского городского Совета после согласования с организационным управлением администрации города.

4.8. Правила оформления справок, пояснительных записок и других справочно-информационных материалов

Справки, служебные, докладные и пояснительные записки, информации и т.п. оформляются либо с применением общих бланков (для документов, выходящих за пределы Аппарата), либо без применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Адресат, в качестве которого могут быть Губернатор области; Вице-Губернатор, Председатель Правительства области или заместители Председателя Правительства области; глава администрации города; заместители главы администрации города; руководители структурных подразделений администрации города, другие должностные лица.

Наименование вида документа (пояснительная записка, справка, информация) печатается прописными буквами, на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру. Точка после него не ставится.

Заголовок печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита строчными буквами через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

СПРАВКА

о работе управления кадров и муниципальной службы

администрации города Рязани

за I полугодие 2007 года

Для отдельных видов документов существуют жесткие требования к наполнительной сути заголовка. Так, например, в пояснительной записке к проекту решения Рязанского городского Совета необходимо указывать полное название проекта решения.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту решения Рязанского городского Совета

"О внесении изменений и дополнений в решение

Рязанского городского Совета от 22.02.2007 N 12-III

"Об установлении дополнительных мер

социальной поддержки и социальной помощи

отдельных категорий граждан"

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 12 через 1,5 межстрочный интервал на расстоянии 35 мм от левого среза листа.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки к проекту решения должен сопровождаться обоснованием необходимости его принятия, включающим развернутую характеристику проекта решения, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

В тексте пояснительной записки к проекту решения кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, социальные последствия его принятия, наличие разногласий, результаты проработки, экспертизы и согласования, необходимость внесения изменений или отмены ранее принятых решений.

Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Справки (записки, информации и т.д.), адресованные в Рязанский городской Совет, оформляются в соответствии с пунктом 4.7 настоящей Инструкции. Другие справочно-информационные материалы подписываются руководителем структурного подразделения администрации города Рязани или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в порядке, определяемом должностным положением (как правило, одна под другой), и отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с п. 3.1.16.

Приложения к справке, пояснительной записке и другим справочно-информационным материалам визируются руководителем подразделения и исполнителем, подготовившим справку. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.

Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 13.06.2007.

4.9. Порядок подготовки телеграмм, телефонограмм

4.9.1. Телеграммы составляются по установленным формам в тех случаях, когда отправление документов требует своевременного и оперативного решения вопросов.

4.9.2. Текст телеграмм печатают на чистом листе бумаги с указанием адреса.

4.9.3. Текст телеграммы печатают на одной стороне листа буквами (кроме сокращенных обозначений и знаков препинания) без переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

4.9.4. Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности и фамилии.

Ниже подписи под чертой указываются фамилия и телефон исполнителя.

Например:

Мурманская область г. Гаджиев

командиру в/ч 09651

капитану 1 ранга Каяеву Т.Н.

Администрация города Рязани поздравляет Вас и экипаж ракетного подводного крейсера "Рязань" с майскими праздниками - Весны и Труда и Днем Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 г. г.

Желаем всем крепкого здоровья мира благополучия успешного выполнения возложенных задач на благо нашего Отечества.

Глава администрации

города Рязани личная подпись Ф.И. Провоторов

____________________________________________

Рязань, Радищева, д. 28

Администрация города Рязани

Е.А. Соснина

25-36-10

Объем телеграмм не должен превышать 75 слов.

4.9.5. Телеграммы за подписью главы администрации (заместителей главы администрации) регистрируются в секторе отдела делопроизводства организационного управления.

Телеграммы, подписанные руководителями структурных подразделений администрации города, оформляются в соответствующих структурных подразделениях и сдаются на телеграф.

4.9.6. В исключительных случаях рекомендуется использовать телефонограммы для оперативного решения вопросов.

Текст телефонограммы не должен быть логически сложным, содержать трудно выговариваемые слова и превышать 50 слов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.9.6. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

4.9.7. Передача адресатам телефонограмм после регистрации (запись в журнале) за подписью главы администрации города, его заместителей или руководителей структурных подразделений администрации города осуществляется помощниками приемных главы администрации, заместителей главы администрации, специалистами структурных подразделений.

4.10. Общие требования к подготовке поручений

4.10.1. Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.

4.10.2. Подготовка проектов поручений может осуществляться организационным управлением и помощниками главы администрации и его заместителей (в соответствии с должностными обязанностями).

4.10.3. Поручения могут быть оформлены в виде резолюции либо в другом виде, например, в форме таблицы, при этом во всех случаях при подготовке поручений должны соблюдаться требования, изложенные в п. 3.1.12 настоящей Инструкции.

4.10.4. Проекты поручений докладываются подписывающему их должностному лицу, как правило, в день поступления.

4.10.5. Поручения ставятся на контроль, вводятся в базу данных автоматизированной информационной системы (вносятся в регистрационно-контрольные формы) секторами отдела документооборота и помощниками соответствующих руководящих должностных лиц.

4.10.6. После подписания поручений их копии в обязательном порядке рассылаются должностным лицам, указанным в поручении.

В необходимых случаях поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в поручении. Если поручение направляется более чем в четыре адреса, то к нему прилагается список рассылки, подготовленный и подписанный исполнителем. В необходимых случаях исполнитель прикладывает почтовые адреса адресатов.

4.10.7. Подписанное поручение вместе с документами и необходимым количеством копий передается в организационное управление для последующей рассылки.

4.10.8. Организациям и должностным лицам рассылаются, как правило, копии поручений и документов, по которым оно дано. Подлинник поручения главы администрации (заместителя главы администрации), на котором проставлена отметка об отправке его копий адресатам, и соответствующие документы остаются в секторе автоматизированного приема, учета, отправки документов отдела делопроизводства организационного управления.

4.10.9. Сведения об оформленных поручениях и ходе их исполнения фиксируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в соответствующие контрольные журналы, карточки.

5. Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений)

5.1. Общие положения

5.1.1. Настоящая Инструкция определяет Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений) (далее - Порядок), регламентирует механизм подготовки, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений), заключаемых администрацией города Рязани в лице главы администрации либо иных уполномоченных им должностных лиц.

5.1.2. Положения настоящего Порядка не распространяются на процедуру заключения администрацией города муниципальных контрактов и регистрацию трудовых договоров, заключаемых работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками.

5.1.3. Подготовка проектов договоров (соглашений), их согласование и регистрация обеспечиваются структурными подразделениями администрации города, к компетенции которых относится предмет договора (соглашения) - далее по тексту ответственный исполнитель.

5.1.4. Каждый проект договора (соглашения) подлежит обязательной юридической экспертизе в управлении правового обеспечения с последующим согласованием путем визирования каждого листа договора (соглашения).

5.1.5. Договоры (соглашения), заключаемые администрацией города, должны соответствовать действующему законодательству Российской Федерации, законодательству Рязанской области, нормативно-правовым актам представительного и исполнительного органов муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области.

5.1.6. Настоящие положения распространяются как на процедуру прохождения самих договоров (соглашений), так и на процедуру внесения в них изменений и дополнений.

5.1.7. Все разногласия, возникающие после заключения договоров (соглашений), разрешаются в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Основные Правила подготовки и прохождения договоров (соглашений)

5.2.1. Подготовка договоров (соглашений) к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности другой договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится ответственным исполнителем.

5.2.2. Поступивший в администрацию города проект договора (соглашения) в соответствии с резолюцией главы администрации города (заместителя главы администрации) передается для обеспечения оперативного рассмотрения и согласования ответственному исполнителю.

5.2.3. Для согласования проекта договора (соглашения) представляются следующие документы:

- подлинные экземпляры проекта договора (соглашения) с указанными в нем приложениями, являющимися его неотъемлемой частью. Перечень и содержание приложений к договору (соглашению) определяются при подготовке договора (соглашения);

- копии устава и иных учредительных документов другой стороны, включая свидетельство о государственной регистрации, а также при необходимости лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

- справка банка о платежеспособности другой стороны и (или) другие документы, гарантирующие возможность взаиморасчетов;

- обоснование необходимости заключения договора.

В зависимости от вида заключаемого договора (соглашения) могут быть затребованы и иные документы.

5.2.4. Процессу согласования проекта договора (соглашения) предшествует его полистное визирование исполнителем документа (с указанием должности, фамилии, инициалов и телефона на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу).

5.2.5. Проект договора (соглашения) подлежит обязательному согласованию:

- с заместителем главы администрации города, в компетенции которого находится круг рассматриваемых вопросов и в подчинении которого находится структурное подразделение - ответственный исполнитель;

- с управлением правового обеспечения администрации города (юридическая экспертиза);

- с начальником управления главного бухгалтера и начальником хозяйственного отдела при заключении договоров (соглашений) хозяйственного (материально-технического) обеспечения деятельности администрации города;

- с должностными лицами, в компетенцию которых входит круг затрагиваемых в проекте вопросов.

Ответственность за полноту согласования проекта договора (соглашения) возлагается на ответственного исполнителя.

5.2.6. При проведении юридической экспертизы специалист управления правового обеспечения администрации города осуществляет полистное визирование проекта договора (соглашения) и при наличии замечаний, установленных противоречиях действующему законодательству готовит правовое заключение. Наличие замечаний отражается управлением правового обеспечения при визировании последнего листа проекта договора (соглашения).

5.2.7. Замечания должностных лиц, принимающих участие в согласовании проекта договора (соглашения), оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица сопровождается пометкой "Замечания прилагаются".

5.2.8. Согласующие визы должностных лиц администрации города (кроме случаев полистного визирования) проставляются на лицевой стороне последнего листа договора (соглашения), а при отсутствии места - на оборотной. При большом количестве согласующих составляется лист согласования.

5.2.9. Все служебные отметки должностных лиц администрации города делаются только на экземпляре договора (соглашения), подлежащего хранению в администрации.

5.2.10. Договоры (соглашения), предусматривающие использование бюджетных средств, подписанные заместителями главы администрации города от имени администрации города, подлежат докладу главе администрации в 5-дневный срок с момента подписания.

5.2.11. После прохождения процедуры согласования надлежаще оформленный проект договора (соглашения) представляется на подпись главе администрации города либо уполномоченному им на то должностному лицу в соответствии с правилами подписания договоров (соглашений), установленными настоящим Порядком.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.2.13. Изменения и дополнения к договорам (соглашениям) вносятся по взаимному согласию сторон путем заключения дополнительных к ним соглашений. Принятие и подписание дополнительных соглашений осуществляется в том же порядке, что и принятие и подписание самого договора (соглашения).

5.3. Основные требования к оформлению договоров (соглашений)

5.3.1. Содержание проекта договора (соглашения) и его оформление должно соответствовать требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации.

5.3.2. Проект договора (соглашения) изготавливается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников договора (соглашения), на стандартных листах бумаги формата А4.

Все страницы договора (соглашения) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля.

5.3.3. Подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.

В случае, если второй стороной договора (соглашения) является физическое или юридическое лицо, то подписание договора представителем данной стороны предшествует подписанию главой администрации города (уполномоченным должностным лицом).

Если второй стороной договора (соглашения) является орган государственной власти или орган местного самоуправления, то подписание договора (соглашения) главой администрации города (уполномоченным должностным лицом) предшествует подписи представителя органа государственной власти.

5.3.4. Подпись на договоре (соглашении) главы администрации города или уполномоченного им лица заверяется гербовой печатью администрации города.

5.3.5. Подписанный договор (соглашение) подлежит регистрации. Ответственность за направление договора (соглашения) на регистрацию возлагается на ответственного исполнителя.

5.3.6. Регистрационный номер договора (соглашения) составляется из регистрационных номеров сторон (через косую черту или дефис) и размещается в продолжение строки со словом ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ).

Дата подписания договора (соглашения) проставляется ниже регистрационных номеров. Дата оформляется словесно-цифровым способом, является единой для договаривающихся сторон и определяется датой подписания документа последней стороной.

5.3.7. Регистрационный номер договора (соглашения), присваиваемый отделом делопроизводства организационного управления, состоит из порядкового номера в пределах календарного года.

При регистрации дополнительных соглашений к фактически заключенному договору (соглашению) им присваивается номер, состоящий из номера основного договора, литеры "д" и порядкового номера соглашения (например, N 19/Д-1).

5.3.8. Регистрационный учет договоров (соглашений) ведется в журналах (в учетных формах) уполномоченных на то структурных подразделений.

5.3.9. Проект договора (соглашения) регистрации не подлежит.

5.3.10. Подписанный представителями сторон договор (соглашение) направляется ответственным исполнителем в отдел делопроизводства организационного управления, где подпись главы администрации города или уполномоченного им лица скрепляется гербовой печатью, а договор (соглашение) вносится в журнал регистрации.

5.3.11. Отдел делопроизводства организационного управления администрации города:

- проставляет регистрационный номер договора (соглашения) и дату его регистрации на первом листе каждого экземпляра подлинника договора (соглашения), представленного на регистрацию, при этом экземпляр администрации города хранится в отделе делопроизводства организационного управления, остальные экземпляры подлинников передаются представителям сторон договора (соглашения);

- регистрирует дополнительные соглашения к заключенным договорам (соглашениям);

- вносит в журнал регистрации отметки о досрочном расторжении договоров (соглашений), а также о внесении в них изменений и дополнений.

5.3.12. Договор (соглашение), заключенный от имени администрации города руководителем структурного подразделения в соответствии с делегированным главой администрации правом, регистрируется и хранится в данном структурном подразделении.

5.3.13. Информация об изменении сроков исполнения договоров (соглашений) представляется исполнителями в организационное управление. Ответственность за своевременное представление и достоверность информации несут ответственные исполнители.

5.4. Хранение договоров (соглашений)

5.4.1. Хранение подлинников договоров (соглашений), заключаемых главой администрации города либо уполномоченными им в соответствии с делегированием полномочий заместителями главы администрации и включенных в журнал регистрации договоров (соглашений) администрации города, осуществляет отдел делопроизводства организационного управления.

5.4.2. Надлежаще оформленные подлинники договоров (соглашений) формируются в дела, срок и порядок хранения которых устанавливается в соответствии с номенклатурой дел.

6. Организация работы с обращениями граждан

6.1. Общие положения

6.1.1. Организация рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) и прием граждан в администрации города Рязани осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон) и Положением о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Рязани, утвержденным постановлением главы администрации города Рязани от 04 октября 2006 года N 3355.

6.1.2. Работу, связанную с учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, в администрации города выполняют сотрудники сектора по обращениям граждан отдела делопроизводства организационного управления.

6.2. Учет и регистрация письменных обращений

6.2.1. Письменные обращения, поступившие в администрацию города Рязани (далее - администрация) либо ее должностному лицу, подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления.

Регистрация обращений граждан осуществляется с использованием контрольно-учетных форм. Требование к полноте заполнения граф контрольно-учетной формы является обязательным.

Письменное обращение, поступившее на имя главы администрации города, передается в сектор по обращениям граждан отдела делопроизводства организационного управления (далее - сектор) для регистрации и безотлагательно направляется главе администрации города либо заместителям главы администрации (далее - руководители) в соответствии с их должностными полномочиями.

Руководитель определяет исполнителя и поручение по рассмотрению обращения, после чего обращение возвращается в сектор для отметки его резолюции в учетной форме и направления обращения на исполнение в структурные подразделения администрации города либо органы, которые полномочны решать поставленные гражданином в обращении вопросы. Обращение остается в секторе, его копия направляется исполнителю.

6.2.2. Письма граждан с пометкой "лично" после прочтения адресатом в случае, если в них ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в установленном порядке.

Коллективное обращение, подписанное двумя и более авторами или членами одной семьи, отмечается индексом "колл".

Если автор прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.

Письмо, переданное руководителю при встречах с гражданами, регистрируется и направляется исполнителю в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

6.2.3. Поручение (резолюция) руководителя по рассмотрению обращения пишется в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается "... рассмотреть и дать ответ заявителю". В случае, когда ответ дается за подписью руководителя, в поручении исполнителю пишется "... рассмотреть и подготовить ответ заявителю".

В регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК) делается запись о том, кому и когда передано обращение на исполнение.

6.2.4. Учет, регистрация, движение обращений, контроль за соблюдением сроков исполнения в ходе их рассмотрения осуществляются сотрудниками сектора с использованием автоматизированной информационной системы.

Ключевыми полями, однозначно определяющими РКК, являются поля "Индекс РКК" и "Дата поступления РКК". "Индекс РКК" присваивается при регистрации сотрудниками сектора. Он состоит из префикса "Колл" (для коллективного обращения), или "Б/п" (для обращения без подписи), или первых трех букв фамилии заявителя и через дефис порядкового номера обращения в текущем году.

6.2.5. Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

При работе с повторными обращениями в секторе формируется дело с уже имеющимися ранее документами по обращениям данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный номер предыдущего обращения.

6.2.6. Обращение, в котором содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение, сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, направленное для рассмотрения федеральными органами государственной власти, депутатами областной Думы, городского Совета с поручением сообщить о результатах его рассмотрения, ставится на контроль (далее - контрольное обращение).

Контрольным также является обращение, направленное администрацией города в органы, полномочные решать поставленные гражданином в обращении вопросы, с просьбой проинформировать его о результатах рассмотрения.

На контрольном обращении проставляется штамп "Особый контроль".

Контроль за рассмотрением обращения гражданина осуществляется сектором.

6.2.7. Контрольное обращение, поступившее из федерального органа государственной власти, от депутата областной Думы, от депутата городского Совета с регистрационно-контрольной карточкой под роспись передается в приемную руководителя либо уполномоченному на то лицу для принятия решения по организации его рассмотрения и подготовки ответов в соответствующий федеральный орган государственной власти, депутату областной Думы, депутату городского Совета и заявителю.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа.

6.3. Рассмотрение письменных обращений

6.3.1. Поступившее в администрацию города обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его поступления.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы для предоставления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока.

Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина о переадресации его обращения. Если же поставленные в обращении вопросы полномочны решать несколько органов, то копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется каждому из них.

Письменное сообщение о переадресации обращения направляется заявителю начальником сектора на бланке отдела делопроизводства организационного управления.

6.3.2. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Все сведения о ходе исполнения обращения (разрешение на продление срока, доклад руководителю, запрос в органы власти и т.д.) вносятся в РКК базы данных автоматизированной системы контроля обращений граждан в графу "результат исполнения".

6.3.3. Передача зарегистрированных обращений из одного подразделения в другое производится только через сектор по обращениям граждан.

6.3.4. Ответы на обращения граждан дают руководители, которым поручено рассмотрение в первой инстанции.

Ответственный исполнитель, с учетом содержания поручений по рассмотрению обращений граждан, данных главой администрации или его заместителями, готовит ответ заявителю.

Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть это указано, если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса. Ответ, подготовленный на основании правовых документов, должен содержать реквизиты этих документов с указанием их наименования. Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, кому подлежит дать ответ.

6.3.5. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью руководителя: на 2-м экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ; непосредственного исполнителя; руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий.

6.3.6. Ответы на обращения граждан отправляются только через организационное управление.

Исходящим индексом отправляемого ответа является входящий номер обращения.

6.3.7. Обращения граждан, после их рассмотрения, должны быть возвращены в сектор со всеми относящимися к ним материалами. Специалисты сектора проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, виз, адреса) и вносят необходимые записи в РКК.

6.3.8. Обращения считаются исполненными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращении делается надпись "В дело" и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

6.3.9. После рассмотрения контрольного обращения исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, готовит ответ заявителю.

Если в письмах федеральных органов государственной власти, депутатов областной Думы, городского Совета содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель готовит ответ и им. Как правило, эти ответы подписываются руководителями, давшими поручения.

Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутатам областной Думы, городского Совета и заявителю подписан руководителем либо уполномоченным им на то лицом, то обращение считается исполненным и списанным в дело.

В случае, когда администрацией города направлялось на рассмотрение обращение гражданина в другие органы с просьбой о результатах обращения проинформировать и его, то на первом листе справки, информации исполнителя руководителю о результатах рассмотрения обращения в любом свободном от текста месте делается запись "В дело", проставляются подпись руководителя и дата.

6.3.10. При рассмотрении отдельных видов обращений руководителем принимается решение:

- о списании обращения с пометкой "В дело" в случае, предусмотренном в пункте 1 статьи 11 Закона;

- о безосновательности очередного обращения гражданина и прекращении переписки с ним по данному вопросу в случае, предусмотренном в пункте 5 статьи 11 Закона;

- о списании обращения с пометкой "В дело" с указанием соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, подготовить и направить сообщение заявителю о невозможности дать ответ по существу поставленных в обращении вопросов в случае, предусмотренном в пункте 6 статьи 11 Закона.

6.3.11. В случае, предусмотренном в пункте 2 статьи 11 Закона, разъяснение гражданину, которому возвращается его обращение, готовится и направляется начальником управления правового обеспечения администрации города.

6.3.12. Начальником организационного управления принимается решение:

- о списании обращения с пометкой "В дело" и сообщается гражданину, написавшему обращение, о недопустимости злоупотребления правом в случае, предусмотренном в пункте 3 статьи 11 Закона;

- о списании обращения с пометкой "В дело" и готовится, и направляется сообщение заявителю в случае, предусмотренном в пункте 4 статьи 11 Закона.

6.3.13. Письменное обращение о личном приеме гражданина рассматривается как обычное обращение. Заявителю начальником сектора направляется сообщение о порядке работы приемной администрации города, а его заявление оформляется "В дело" как исполненное.

6.3.14. Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе заявителя.

6.4. Личный прием граждан

Рассмотрение устных обращений

6.4.1. Личный прием граждан в администрации города осуществляется регулярно в обязательном порядке главой администрации или его заместителями, другими уполномоченными ими на то лицами.

График приема граждан составляется начальником сектора по обращениям граждан и после рассмотрения начальником организационного управления вносится на утверждение главы администрации города. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

6.4.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.4.3. Порядок рассмотрения устных обращений, подготовки ответов заявителям о результатах их рассмотрения, списания рассмотренных обращений в дело устанавливается такой же, как для письменных обращений.

Учет устных обращений ведется с использованием карточек личного приема граждан и автоматизированной информационной системы АРМ "Обращения граждан".

6.4.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Если же в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.4.5. При необходимости на прием могут приглашаться специалисты структурных подразделений администрации, в компетенции которых находится рассмотрение поставленных вопросов.

6.4.6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.

6.4.7. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации с пометкой "л/пр" и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией, а в карточке личного приема делается отметка "оставлено заявление".

6.4.8. Копия карточки личного приема гражданина с поручением должностного лица, осуществлявшего прием, направляется для исполнения.

Поступивший от исполнителя ответ о результатах рассмотрения обращения направляется для ознакомления должностному лицу, осуществлявшему прием.

6.4.9. Контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, данных на личном приеме, осуществляет сектор по обращениям граждан отдела делопроизводства организационного управления.

6.5. Хранение обращений граждан

6.5.1. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по регистрационным номерам и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.

6.5.2. Устанавливается 5-летний срок хранения письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. Карточки личного приема граждан и документы к ним хранятся 3 года.

6.5.3. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в сектор муниципального архива организационного управления администрации города через 2 года после завершения делопроизводства по ним.

6.5.4. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральной архивной службой Российской Федерации.

6.5.5. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений администрации и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

7. Организация документооборота и исполнения документов

7.1. Организация документооборота

7.1.1. Движение документов администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их сотрудников.

7.1.3. Организационным управлением могут разрабатываться маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в администрацию города.

7.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

7.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающих документов осуществляется в секторе автоматизированного приема, учета и отправки документов, а обращений граждан - в секторе по обращениям граждан отдела делопроизводства организационного управления.

7.2.2. Все конверты, поступающие в адрес администрации города Рязани без указания конкретного адресата, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним на оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом углу проставляется отметка "Документ получен в поврежденном виде", "Получено без приложений" и об этом сообщается отправителю.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, а также конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

7.2.3. Документы на имя руководства администрации города Рязани без указания конкретного адреса, а также международные документы, написанные на русском языке, подлежащие регистрации, передаются в сектор автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления, а документы, адресованные структурным подразделениям, - в соответствующие структурные подразделения.

7.2.4. Телеграммы принимаются непосредственно структурными подразделениями, которым они адресованы, а на имя главы администрации, его заместителей - сектором автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления.

7.2.5. Извещения почтамта Министерства связи России и почтовые отправления (посылки, бандероли) наложенным платежом, на которые не был произведен заказ через администрацию города, не выкупаются. В этих случаях организационное управление направляет извещение адресату, который обязан согласовать вопрос о получении и оплате с начальником организационного управления и начальником управления главного бухгалтера.

7.2.6. Документы с резолюцией главы администрации и его заместителей передаются из сектора автоматизированного приема, учета и отправки документов под расписку муниципальным служащим, ответственным за ведение делопроизводства.

Документы для структурных подразделений из сектора автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления доставляются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства этих подразделений.

7.3. Регистрация документов

7.3.1. Каждый документ, поступающий на имя главы администрации и его заместителей, регистрируется в секторе автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления.

Входящие документы регистрируются в день их поступления, исходящие - в день подписания.

Примерный перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в указанном секторе, приведен в приложении N 13.

7.3.2. Отметка о поступлении документов проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу документа с указанием даты получения документа и входящего номера.

Нумерация порядковыми номерами осуществляется в пределах календарного года.

7.3.3. Входящие документы, поступающие на имя главы администрации и его заместителей, и исходящие за их подписью регистрируются в отделе документооборота в автоматизированной информационной системе, в которой данные о зарегистрированных документах хранятся 5 лет.

7.3.4. Входящая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям, и исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

7.3.5. При регистрации документов, как правило, регистрируется первый (инициативный) документ, он может быть входящим или исходящим.

Данные о последующих документах фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий первый (инициативный) документ.

7.4. Входящие документы

Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение главой администрации или его заместителями и доставляются исполнителям.

7.4.1. Все поступающие в администрацию города Рязани документы в день их поступления либо передаются для рассмотрения главой администрации или его заместителями, либо направляются для исполнения соответствующему начальнику структурного подразделения (ответственному исполнителю), которые рассматривают их в день получения.

Документ, содержащий вопросы, решение которых не входит в компетенцию структурного подразделения, возвращается в течение 3-х дней с пояснительной запиской руководителя подразделения в сектора отдела делопроизводства организационного управления.

7.4.2. Зарегистрированные документы, адресованные на имя главы администрации и его заместителей, передаются помощникам главы администрации и помощникам его заместителей, которые обеспечивают оперативное (не более 3-х дней) рассмотрение поступивших документов и их возврат в сектора отдела делопроизводства организационного управления.

После рассмотрения документа руководством администрации города специалистами секторов отдела документооборота в регистрационно-контрольную карточку вносится резолюция. Документ передается в структурные подразделения по реестру под расписку, а экземпляр карточки автоматически остается в базе данных автоматизированной информационной системы.

7.4.3. Документы, поступающие на имя главы администрации, могут передаваться секторами отдела делопроизводства организационного управления в приемные его заместителей, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации города распределения обязанностей.

7.4.4. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, докладывает руководителю структурного подразделения о документах, подлежащих обязательному рассмотрению.

После рассмотрения документов в базу данных структурного подразделения переносится указание руководителя структурного подразделения и документ направляется исполнителю.

Документы передаются, как правило, под расписку в журнале.

7.4.5. Передача документов, поступивших на имя главы администрации города и его заместителей, из одного подразделения в другое производится только через сектор отдела делопроизводства организационного управления.

7.4.6. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюция главы администрации и его заместителей оформляется чаще всего на специальных бланках для резолюции.

Резолюция должностного лица, рассмотревшего документ, должна содержать исчерпывающее указание о порядке, сроках исполнения документа, исполнителе, датироваться и подписываться.

7.4.7. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю для более оперативного решения вопроса предоставляется право созыва соисполнителей и других заинтересованных лиц.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов и должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

7.4.8. Документы передаются в структурные подразделения поочередно либо одновременно в копиях. Необходимость снятия копий с документов, рассмотренных главой администрации и его заместителями, определяется начальником организационного управления или начальником отдела делопроизводства организационного управления.

Ответственный исполнитель, получив документ и ознакомив с ним соисполнителей, должен организовать его исполнение с учетом установленного контрольного срока, немедленно передав его для этого непосредственному исполнителю.

Документы с резолюциями руководства администрации города запрещается передавать, а также перепоручать их исполнение предприятиям и организациям, если на это нет разрешения руководства.

Подлинные документы вышестоящих органов, поступившие на имя главы администрации, хранятся в секторе автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления.

7.4.9. На входящие документы ответ в письменном виде необходимо давать только в случае просьбы адресата или наличия указания главы администрации города или его заместителей либо структурного подразделения о подготовке ответа.

7.4.10. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель делает отметку, когда и как решен вопрос, указывает дату и ставит свою подпись.

На документе или копии, полученных для сведения и не требующих ответа, делается запись "Ответа не требуется, в дело N __".

7.4.11. О результатах выполненного задания делается соответствующая запись на документе и в регистрационно-контрольной карточке автоматизированной информационной системы. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан по документам, содержащим поручения главы администрации, его заместителей, результат исполнения сообщить в сектор автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления.

7.4.12. Документы, имеющие штамп "Подлежит возврату", немедленно возвращаются после их исполнения в сектор автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления.

7.5. Исходящие документы

7.5.1. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, правильность указания адреса, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился, печатается по количеству адресов с двумя копиями.

Первая копия визируется исполнителем, начальником соответствующего структурного подразделения и заместителем главы администрации по подчиненности подразделения и остается в секторе автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела документооборота, вторая - возвращается после регистрации документа в структурное подразделение, готовившее проект ответа.

7.5.2. Документы представляются на подпись главе администрации города и его заместителям их помощниками. Срок подписания документов составляет не более 3 дней.

7.5.3. Докладные записки по вопросам, требующим решения руководства администрации города, представляются главе администрации или его заместителям, как правило, после согласования их с заинтересованными структурными подразделениями.

7.5.4. Нормативные документы (положения, правила и т.п.), не содержащие конкретных заданий, доводятся письмами информационного характера за подписью руководителя администрация или соответствующих структурных подразделений до всех заинтересованных предприятий, организаций и учреждений города.

7.5.5. Документы, подписанные руководством администрации, оформляются сектором автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, - соответствующими работниками, ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

Структурные подразделения не имеют права отправлять за своими номерами и заверять документы, подписанные главой администрации города и его заместителями.

7.5.6. Совещания у руководителей администрации оформляются протоколами, которые должны быть представлены на подпись в течение суток, если председательствующим не был установлен другой срок. Ответственность за своевременную и качественную подготовку протоколов совещаний у главы администрации и заместителей главы администрации несут их помощники, которые также составляют списки на рассылку.

Подлинники протоколов регистрируются в пределах одного календарного года и хранятся у помощников главы администрации и помощников заместителей главы администрации.

Совещания у руководителей структурных подразделений также оформляются протоколами, которые в обязательном порядке регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

7.5.7. Переписка между структурными подразделениями администраций города Рязани должна быть сведена до минимума.

7.5.8. Документы, назначение и содержание которых не требуют пояснения (постановления, распоряжения, приказы, протоколы совещаний, планы мероприятий. графики, справки и др.), посылаются без сопроводительных писем.

7.5.9. На документы, отправляемые за подписью главы администрации и его заместителей заказной корреспонденцией за границу, составляется опись заказных отправлений в трех экземплярах, которая вместе с документами передается сектором автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления в почтовое отделение.

7.5.10. До передачи документов на отправку сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан:

- тщательно проверить правильность оформления документов с указанием полного почтового адреса, наличие подписей, виз и приложений;

- на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;

- поставить на документах исходящий номер;

- в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ;

- заверить копию отправляемого документа, которая остается для подшивки в дело.

7.5.11. Перед отправкой документов, подписанных главой администрации или его заместителями, сотрудники сектора автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления проверяют наличие соответствующих подписей, исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений, сортируют, упаковывают в конверты, определяют и проставляют стоимость отправления, ведут реестр и передают в почтовое отделение.

Документы, оформленные с нарушением правил, к отправке не принимаются.

7.6. Организация доставки документов

7.6.1. Ответственность за организацию доставки корреспонденции, подписанной главой администрации или его заместителями, возложена на сектор автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления администрации города Рязани.

7.6.2. Доставка документов в органы законодательной, представительной и исполнительной власти, как правило, осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек и других почтовых отправлений.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

7.6.3. Доставка документов структурным подразделениям администрации, учреждениям, организациям и предприятиям, расположенным в пределах пешеходной доступности, осуществляется курьерской связью. Маршруты доставки документов курьерской связью разрабатываются сектором автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела документооборота и согласовываются начальником организационного управления.

7.6.4. С целью оперативности доведения документов до адресата в администрации города доставка документов осуществляется по каналам электронной связи посредством телеграмм, факсимильной связи, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

7.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

7.7.1. Электронная почта - один из основных компонентов системы автоматизации документооборота, средств доставки, отправки информации и ее передачи как между структурными подразделениями администрации города, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

7.7.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются и имеют порядок прохождения аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики.

7.7.3. Отправитель запускает программу отправки почты, которая создает электронное сообщение. К сообщению можно прикрепить файл с документом, который создается и редактируется с помощью соответствующего текстового редактора. Электронные сообщения передаются адресатам по списку рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе.

Каждому абоненту по электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти "почтовые ящики".

7.7.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

7.8. Порядок прохождения внутренних документов

7.8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

7.8.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями администрации города осуществляется, как правило, самими структурными подразделениями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства). Документы передаются с соответствующей отметкой в учетных формах этих структурных подразделений.

В случаях, когда требуется особый учет подготовленного документа, когда главой администрации или заместителями главы администрации принято решение о постановке его на контроль исполнения либо когда документ требует широкой рассылки, документ передается адресатам через организационное управление, которое осуществляет регистрацию, ввод регистрационных реквизитов в базу автоматизированной информационной системы, постановку на контроль, рассылку и контроль исполнения.

7.8.3. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются на подпись главе администрации города или его заместителям в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

7.8.4. Копии распорядительных документов, подписанных главой администрации или заместителями главы администрации, в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

7.8.5. Подготовка копий распорядительных документов согласно списку рассылки осуществляется специалистами сектора регистрации и учета распорядительных документов отдела делопроизводства организационного управления.

Передача копий оформляется записью в журнале учета доставки служебной корреспонденции структурным подразделениям администрации города сотрудником сектора автоматизированного приема, учета и отправки документов отдела делопроизводства организационного управления и под расписку через сотрудников структурных подразделений, ответственных за ведение делопроизводства.

7.9. Учет количества документов

7.9.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц) проводится по регистрационным контрольным формам по месту регистрации.

Результаты учета количества документов представляются на рассмотрение руководства.

7.9.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно.

В зависимости от запросов и поставленных задач учет количества документов может проводиться по администрации города в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

7.9.3. Учет входящих, исходящих и внутренних документов в администрации города Рязани ведется отдельно от секретной и для служебного пользования документации.

8. Контроль исполнения документов

8.1. Общие положения

8.1.1. Основными задачами контроля исполнения документов являются:

- обеспечение выполнения поручений главы администрации города и его заместителей по поступившей корреспонденции от Федеральных исполнительных органов государственной власти, писем организаций и обращений граждан;

- организация и осуществление контроля за исполнением организационно-распорядительных и иных документов, решений коллегиальных органов;

- систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами;

- обеспечение соблюдения установленного в администрации города порядка работы с документами, определенного настоящей Инструкцией.

8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, а именно:

- поручения главы администрации (заместителей главы администрации) по реализации постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Рязанской области, иных исполнительных органов государственной власти, расположенных на территории города Рязани;

- постановления и распоряжения администрации города;

- решения коллегиальных органов, содержащих исполнительные признаки;

- поручения главы администрации и его заместителей (далее - Руководство), данные по поступившим в администрацию города документам;

- поручения Руководства на запросы и обращения депутатов всех уровней;

- поручения по обращениям граждан.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

8.1.3. Контроль за исполнением документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- доведение документа (поручения) до исполнителя;

- проверку хода и установленных документом сроков исполнения;

- направление ответственным исполнителем отчетной информации о выполнении поручения в рамках установленного документом срока в адрес лица (организации), давшего поручение;

- снятие с контроля и направление исполненного документа в дело;

- учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства администрации о состоянии исполнительской дисциплины.

8.1.4. Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется главой администрации через организационное управление.

Контроль за фактическим исполнением документов администрации города, за ходом выполнения директивных документов вышестоящих представительных и исполнительных органов власти, постановлений, распоряжений, поручений главы администрации, служебной корреспонденции и обращений граждан обеспечивается деятельностью ответственных за исполнение:

- первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации по направлениям деятельности. Непосредственную работу по контролю за ходом исполнения документов осуществляют помощники первых заместителей и заместителей главы администрации города по направлениям деятельности;

- руководителей структурных подразделений в структурных подразделениях администрации города.

8.1.5. Заместители главы администрации:

- организуют и осуществляют систематический контроль за своевременным выполнением постановлений, распоряжений администрации города, контроль за выполнением которых на них возложен;

- рассматривают состояние выполнения особо важных и срочных заданий, предусмотренных решениями, постановлениями, распоряжениями и поручениями вышестоящих органов и принимают меры по их исполнению структурными подразделениями администрации города;

- осуществляют контроль за своевременной подготовкой докладов, отчетов, предложений и проектов постановлений и распоряжений для предоставления их в вышестоящие органы, а также за своевременностью представления управлениями по подчиненности планов мероприятий по устранению недостатков, указанных в актах проверок;

- организуют проверку хода выполнения контрольных документов и принятия мер по устранению недостатков;

- систематически проводят совещания по вопросам исполнительской дисциплины, контроля и проверки исполнения документов в структурных подразделениях администрации, принимают меры к повышению исполнительской дисциплины, своевременному и полному выполнению поручений руководства администрации.

8.1.6. Организационное управление:

- осуществляет оперативный действенный контроль за фактическим выполнением структурными подразделениями администрации города постановлений, решений вышестоящих органов; запросов и писем депутатов всех уровней; обращений руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений главы администрации и его заместителей, обращений юридических и физических лиц, проверяет ход их выполнения;

- проверяет своевременность и полноту исполнения контрольных документов: постановлений и распоряжений администрации города, решений коллегии при главе администрации города Рязани, протоколов и решений совещаний, проводимых у главы администрации и его заместителей, решений коллегиальных органов, образуемых при участии администрации города Рязани. В случае выявления недостатков и упущений в выполнении принятых решений выясняет причины и устанавливает конкретных должностных лиц, по вине которых они допущены;

- принимает меры по улучшению качества работы исполнителей с контрольными документами и вносит соответствующие предложения главе администрации;

- при осуществлении контроля организует разработку и совершенствование специальных программ по формированию и обработке банка данных по исполнению контрольных документов;

- осуществляет контроль за своевременной подготовкой проектов постановлений и распоряжений администрации города во исполнение решений вышестоящих органов;

- систематически представляет справочно-аналитическую информацию Руководству администрации о состоянии выполнения документов, поставленных на контроль;

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в организации контрольной работы.

8.1.7. Начальники структурных подразделений:

- лично контролируют ход выполнения направляемых им документов и поручений Руководства администрации города;

- осуществляют подготовку и представление по запросу организационного управления сведений по всем вопросам, касающимся выполнения решений вышестоящих органов, постановлений, распоряжений и указаний Руководства администрации города;

- рассматривают контрольные документы и поручения Руководства администрации по мере их поступления, своевременно доводят задания до непосредственных исполнителей;

- осуществляют контроль и проверку исполнения поручений непосредственно в подведомственных муниципальных предприятиях, организациях и учреждениях, принимают оперативные меры по устранению выявленных недостатков, добиваются своевременного и полного выполнения решений вышестоящий органов, постановлений, распоряжений и поручений Руководства администрации города;

- систематически проводят оперативные совещания по проверке исполнения решений вышестоящих органов, постановлений, распоряжений и поручений Руководства администрации и представляют отчет в организационное управление о выполнении документа или поручения для снятия с контроля;

- определяют круг лиц, ответственных за контроль исполнения документов и поручений Руководства администрации города в подразделениях, которые выполняют следующие функции:

а) осуществление предупредительного контроля за выполнением документов;

б) регулярный доклад начальнику структурного подразделения обо всех невыполненных в установленный срок и выполненных ненадлежащим образом поручениях.

8.1.8. Сотрудники администрации города обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых на работу сотрудников с нормативно-правовыми документами, регламентирующими работу с контрольными документами, и обеспечивать надлежащий порядок, исключающий нарушения установленных правил.

8.2. Механизм обеспечения контроля исполнения документов

8.2.1. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки их на контроль.

8.2.2. Поручение по исполнению документа дается главой администрации, первыми заместителями, заместителями главы администрации в день получения ими документа. При подготовке проекта резолюции начальник организационного управления, помощники первых заместителей, помощники заместителей главы администрации указывают ответственного исполнителя, срок и форму исполнения, ставят документ на внутренний контроль и осуществляют проверку хода его исполнения, регулярно докладывая главе администрации города и его заместителям о результатах выполнения поручения.

Форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких и конкретных действий по исполнению поручения, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется) в установленные документом или резолюцией к документу сроки.

8.2.3. При организации исполнения документов, поставленных на контроль в структурных подразделениях администрации города, рекомендуется использовать следующие меры:

- определение средств и методов своевременного и качественного исполнения поручений, в том числе принятых постановлений, распоряжений, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных должностных лиц, ответственных за исполнение сроков исполнения;

- направление ответственным исполнителям запросов с целью получения и анализа промежуточной информации по выполнению поручений;

- осуществление контрольных проверок, регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, заседаниях, планерках отчетов должностных лиц о ходе работ по исполнению поручений;

- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или некачественного исполнения поручений.

8.2.4. Постановка документов на контроль в секторах отдела делопроизводства организационного управления осуществляется по указанию главы администрации (заместителей главы администрации) и начальника организационного управления. Отметка о контроле за выполнением документа обозначается штампами:

/-------------\         /--------------------\         /------------------\

|             |         |      Контроль      |         |                  |

|  Контроль   |         |  Срок исполнения   |         | Особый контроль  |

|             |         |  __ ____________   |         |                  |

\-------------/         \--------------------/         \------------------/

При постановке на контроль каждого документа необходимая информация по нему вводится в банк данных автоматизированной информационной системы.

8.2.5. Поручения главы администрации (первых заместителей, заместителей главы администрации), взятые на контроль, сотрудниками организационного управления в копиях рассылаются исполнителям, указанным в резолюции руководства администрации, подлинный экземпляр направляется ответственному исполнителю.

8.2.6. Ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если иное не определено главой администрации (первыми заместителями, заместителями главы администрации). Ответственный исполнитель организует работу, определяет сроки предоставления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового документа. Ответственному исполнителю для более оперативного решения вопроса предоставляется право созыва соисполнителей и других заинтересованных лиц.

Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов и должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

8.2.7. Организационное управление уведомляет контрольной карточкой - "напоминанием" структурные подразделения администрации, исполняющие контрольные поручения:

- срок исполнения которых истекает по состоянию на 1, 10 и 20 числа каждого месяца;

- ежемесячно - о поручениях, срок исполнения которых истек (в том числе уведомляется заместитель главы администрации, курирующий данное направление).

Материалы о выполнении контрольных поручений систематически представляются главе администрации.

8.2.8. Документ снимается с контроля после выполнения заданий в полном объеме и сообщения результатов ответственным исполнителем в письменной форме организациям и лицам, давшим поручение (с приложением подтверждающих документов).

Снять с контроля документ имеет право глава администрации (заместители главы администрации, начальник организационного управления), поставивший его на контроль.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

8.2.9. Непосредственное ведение контроля за исполнением осуществляется, в том числе, помощниками первых заместителей и заместителей главы администрации.

В целях анализа исполнения документов и устранения причин их несвоевременного исполнения сотрудники приемных администрации регулярно представляют своим непосредственным руководителям сведения о документах, стоящих на контроле по приемным администрации. При этом подлежит представление информации по документам с установленным и истекшим сроками исполнения, а также исполнение которых превысило 30 дней с момента поручения.

8.2.10. При выполнении поручений по исполнению контрольных документов на основании письменных сведений, информации, справок, ответов сотрудники организационного управления делают соответствующую отметку в банке данных автоматизированной информационной системы.

8.3. Сроки исполнения документов

8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации.

8.3.2. Постановка документов на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции главы администрации или его заместителей, содержания документа и практических возможностей его исполнения.

Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции руководителя.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню.

8.3.3. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения (приложение N 14).

8.3.4. Поручения, содержащие в тексте указания "Срочно", "В. срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".

8.3.5. На контрольных документах сотрудниками организационного управления проставляется штамп "Контроль" или делается отметка "Срок исполнения 00.00.0000". В электронную регистрационную карточку вводятся отметка о контроле и дата контроля (исполнения).

8.3.6. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение.

Если в процессе исполнения выясняется, что требуется более длительный срок, чем установлен первоначально, то не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнитель должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.

Информация о продлении срока исполнения документа вводится сотрудниками организационного управления в электронную базу данных с указанием оснований для изменения контрольного срока.

8.3.7. Поручение должно быть исполнено ответственным исполнителем в установленный распорядительным документом срок. Фактическим сроком исполнения документа считается дата подписания ответственным исполнителем официального ответа о выполнении поручения в адрес лица (организации), давшего поручение.

8.4. Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль

8.4.1. Сотрудники, осуществляющие контроль, обеспечивают:

- ведение картотеки контролируемых документов в электронной базе данных (запись хода и результатов исполнения);

- направление карточки контрольного документа (пункта задания) либо напоминания об истечении сроков исполнения в структурное подразделение - исполнитель.

- получение, анализ и обобщение информации об исполнении документов;

- информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины администрации города.

8.4.2. Учет документов, находящихся на контроле в администрации, осуществляют:

а) организационное управление:

по входящим распорядительным документам:

- Указы Президента Российской Федерации и законодательные акты Правительства Российской Федерации;

- законы Рязанской областной Думы;

- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Рязанской области;

- решения Рязанского городского Совета;

- постановления и распоряжения главы муниципального образования, председателя Рязанского городского Совета;

- решения коллегии при главе муниципального образования, председателе Рязанского городского Совета;

по внутренним распорядительным документам:

- постановления и распоряжения администрации города;

- решения коллегии при главе администрации города;

- решения совещаний, заседаний при главе администрации и первых заместителях главы администрации;

б) отдел делопроизводства организационного управления:

- писем и запросов, поступающих из федеральных органов государственной власти;

- писем и запросов, поступающих из аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области;

- писем и запросов, поступающих из комитетов и аппарата Рязанской областной Думы;

- писем и запросов, поступающих из комитетов и аппарата Рязанского городского Совета;

- писем и обращений структурных подразделений администрации в адрес главы администрации;

- запросов и писем депутатов всех уровней;

- обращений юридических и физических лиц;

- запросов и писем правоохранительных органов;

- запросов и писем общественных организаций;

- запросов и писем военных организаций и учреждений;

в) помощники первых заместителей главы администрации и помощники заместителей главы администрации:

- протоколов и решений совещаний, проводимых у главы администрации и его заместителей;

- организационно-распорядительных документов администрации, контроль исполнения которых возложен на заместителей главы администрации города;

- служебной корреспонденции, рассмотренной первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации;

- писем и обращений структурных подразделений администрации в адрес первых заместителей главы администрации и заместителей главы администрации.

8.4.3. Начальник организационного управления по согласованию с заместителями главы администрации по каждому контролируемому документу определяет формы и методы контроля, организует выезды работников организационного управления на места с целью проверки хода исполнения документов.

Об итогах выполнения контролируемого документа организационное управление готовит письменную информацию на имя главы администрации.

8.4.4. Сотрудники, ответственные за контроль, в случае необходимости могут требовать от исполнителей дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения.

8.4.5. Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны регулярно информировать главу администрации или его заместителей о состоянии и результатах исполнения, не позднее чем за 2 дня до наступления срока исполнения документа напомнить соответствующему исполнителю о наступлении этого срока, при выявлении не исполненного в установленные сроки документа сотрудники обязаны незамедлительно информировать соответствующего руководителя о факте нарушения исполнительской дисциплины и мерах, принимаемых для исполнения документа.

8.4.6. Организационное управление в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, ежемесячно обобщает данные об исполнении документов в структурных подразделениях и представляет главе администрации информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

8.4.7. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия, должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

8.4.8. В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен направить докладную записку на имя заместителя главы администрации по подчиненности и начальника организационного управления с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере.

9. Составление номенклатуры дел и формирование дел
Обеспечение сохранности документов

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города Рязани, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Рязани, организационной структурой администрации города Рязани, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, "Основными правилами работы архивов организаций" (М. 2002), "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М. 2002), ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящей Инструкцией, а также изучать документы, образующиеся в администрации, их виды, состав и содержание, на основании которых в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.

9.1.3. В администрации города Рязани составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 15) и сводная номенклатура дел администрации города Рязани (приложение N 16).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 сентября текущего года.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в организационное управление администрации города Рязани.

9.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласуется с сектором муниципального архива организационного управления, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в организационное управление.

9.1.6. Сводная номенклатура дел составляется сектором муниципального архива организационного управления на основе номенклатур дел структурных подразделений.

9.1.7. Сводная номенклатура дел подписывается исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией администрации города Рязани (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией архивного управления Рязанской области (далее - ЭПК) и утверждается (не позднее конца текущего года) начальником организационного управления администрации города Рязани. Номенклатура дел согласовывается с архивным управлением Рязанской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренных изменений в функциях и структуре администрации она подлежит составлению, согласованию и утверждению вновь независимо от срока ее предыдущего составления.

9.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в опись дел в раздел организационного управления. Второй используется этим управлением в качестве рабочего. Третий применяется в секторе муниципального архива организационного управления администрации города. Четвертый - в Государственном учреждении Рязанской области "Государственный архив Рязанской области".

9.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города Рязани являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации.

9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований структурных подразделений администрации города Рязани.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название администрации города Рязани или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности управления (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с Правительством Рязанской области по вопросам финансирования.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовка дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивным управлением Рязанской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

9.1.14. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях.

9.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сектором муниципального архива организационного управления.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел но номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики и копии;

- по объему дело не должно превышать 200 листов при толщине не более 2,5 сантиметра.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "2" и т.д.

9.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера, например по исполнению акта главы администрации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в одно дело: протоколы заседаний, документы к заседаниям и решения коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.7. Дела администрации города Рязани подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сектора муниципального архива.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дел (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации города Рязани; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование администрации города Рязани указывается полностью, в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

- номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации города Рязани, согласованной с ЭПК;

- дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также датой дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве карандашом только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК.

На обложках дел постоянного хранения сверху предусматривается место для наименования Государственного архива Рязанской области, в который будут передаваться дела на постоянное хранение, кодов государственного архива и администрации города Рязани по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов составляется к делам по личному составу и постоянного хранения. Она оформляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в сектор муниципального архива администрации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

9.3.2. Выдача дел из сектора муниципального архива другим подразделениям производится по заказу (приложение N 20) с разрешения начальника организационного управления. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации города или его заместителей, курирующих организационное управление, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок передачи документов на хранение в архив

9.4. Экспертиза ценности документов

9.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

9.4.2. Экспертиза ценности документов в администрации города Рязани проводится:

- в структурных подразделениях при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;

- в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.

9.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города Рязани из числа наиболее квалифицированных работников структурных подразделений создается постоянно действующая ЭК, функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым распоряжением главы администрации города.

9.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работников сектора муниципального архива.

9.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 дет) хранения дел для передачи в архив администрации; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" для дальнейшего хранения в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.4.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

9.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.4.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.4.9. Описи составляются структурными подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел администрации города Рязани, которые готовит сектор муниципального архива организационного управления и по которым он сдает дела на государственное хранение в государственное учреждение Рязанской области "Государственный архив Рязанской области".

9.4.10. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 21) и представляются в сектор муниципального архива организационного управления администрации не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

9.4.11. Описательная статья дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

9.4.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), - то каждый том (часть). Сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

9.4.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

9.4.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с сектором муниципального архива организационного управления и утверждается руководителем структурного подразделения.

9.4.15. Опись дел структурного подразделения администрации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор муниципального архива организационного управления администрации города, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.4.16. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации города одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются начальником организационного управления только после утверждения архивного управления Рязанской области описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

9.4.17. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела администрации города Рязани. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

9.5. Подготовка и передача документов в архив

9.5.1. В архив администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится только по описям дел.

9.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации города после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

9.5.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив администрации города не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.5.4. Передача дел в архив администрации осуществляется по графику, составленному сектором муниципального архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником организационного управления.

9.5.5. В период подготовки дел структурными подразделениями к передаче в архив администрации города сотрудниками сектора муниципального архива организационного управления предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации города. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

9.5.6. Прием каждого дела производится специалистами сектора муниципального архива организационного управления в присутствии работника структурного подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, журналы, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

9.5.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города Рязани лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в сектор муниципального архива организационного управления администрации города, независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описям и номенклатуре дел.

10. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

10.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации города в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

10.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудникам сторонних организаций и распространение такой информации допускается только с разрешения главы администрации или его заместителей.

10.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения администрации города или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений администрации города осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

10.6. Печатание проектов документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по месту их создания и в отделе спецдокументации и режимной работы.

Копирование таких документов осуществляется только в отделе спецдокументации и режимной работы.

10.7. При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения.

10.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

10.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях администрации города по акту, копия которого направляется в отдел спецдокументации и режимной работы. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

10.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в отделе спецдокументации и режимной работы, осуществляется по согласованию с начальником организационного управления либо руководителями структурных подразделений администрации города, готовившими документы (сформировавшими дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 5 дней.

10.11. Дополнительная рассылка документов администрации города с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию начальника организационного управления по заявкам руководителей структурных подразделений администрации города, их готовивших.

10.12. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения администрации города информирует об этом главу администрации либо его заместителя, в соответствии с делегированными главой администрации полномочиями, и начальника организационного управления, проводит служебное расследование.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются начальником организационного управления и передаются для архивного хранения в отдел спецдокументации и режимной работы.

10.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

10.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники структурных подразделений администрации города могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

11. Общий порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ

Машинописные работы

11.1. В администрации города печатаются только документы служебного характера.

11.2. Документы печатаются средствами компьютерной техники, как на материально-технической базе организационного управления, так и в структурных подразделениях.

11.3. Все документы в организационном управлении печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются незамедлительно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений по согласованию с начальником организационного управления.

Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

11.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в структурном подразделении администрации города с использованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним.

При передаче исполнителем документа, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов в отделе автоматизированных систем обработки и информации и управления. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.

Печатание документов под диктовку в организационном управлении не производится.

Заказы на печатание в организационном управлении фиксируются в специальном журнале.

11.5. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

11.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются лично исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.

Копировально-множительные работы

11.7. Выполнение копировально-множительных работ администрации города производится централизованно организационным управлением, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. Копированию и размножению подлежат только документы служебного характера.

11.8. В организационном управлении копируются служебные документы по заказам сотрудников структурных подразделений администрации города.

11.9. Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата А3.

11.10. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и согласовывается с начальником организационного управления.

11.11. Запрещается копирование корреспонденции с журналов и газет, рукописных листов и правленых рукой машинописных материалов, т.е. не имеющих окончательного документального оформления, а также документов с пометкой "Размножению не подлежит" или другими аналогичными записями.

Брошюровку размноженного документа осуществляет подразделение-заказчик.

11.12. Документы, находящиеся на временном хранении в организационном управлении, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения начальника организационного управления.

11.13. Сотрудники организационного управления, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинниками выдаются заказчику.

11.14. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах подразделений. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения администрации города, в котором установлен копировальный аппарат.

12. О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань

Настоящая инструкция устанавливает единый порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением изображения герба муниципального образования - городской округ город Рязань, иных печатей и штампов администрацией города Рязани и ее структурными подразделениями.

12.1. Порядок заказа и выдачи изготовленных печатей и штампов

12.1.1. Для заказа гербовой печати, иных печатей и штампов руководителями структурных подразделений администрации города на имя начальника организационного управления администрации города представляются следующие документы:

- заявка на изготовление гербовой печати, иных печатей и штампов с указанием их количества;

- копии документов, подтверждающих государственную регистрацию в качестве юридического лица и постановку на учет в налоговом органе (для структурных подразделений, имеющих статус юридического лица);

- образцы макетов оттисков гербовой печати, иных печатей и штампов с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань, разработанные с учетом ГОСТа Р 51511-2001, согласованные с начальником организационного управления администрации города.

12.1.2. При наличии всех документов начальник организационного управления администрации города от своего имени или по его поручению иное должностное лицо оформляет заказ на предприятие, специализирующееся на изготовлении печатей и штампов.

12.1.3. Готовую продукцию получают сотрудники хозяйственного отдела администрации города и обеспечивают ее доставку по месту назначения в порядке, исключающем утрату либо повреждение печатей и штампов, и передают начальнику отдела делопроизводства организационного управления.

12.1.4. Полученные печати и штампы незамедлительно регистрируются в журнале "Регистрации оттисков печатей и штампов". Регистрация осуществляется начальником отдела делопроизводства организационного управления администрации города или иным уполномоченным лицом, ответственным за ведение журнала.

12.1.5. При регистрации печатей и штампов в обязательном порядке в журнале ставятся оттиски печатей и штампов, а также записываются следующие данные: порядковый номер печати или штампа; кому выданы - с указанием полного наименования структурного подразделения администрации города, где будут храниться печати и штампы, должности, фамилии и инициалы ответственного лица; дата и расписка в получении; дата возврата печатей и штампов, расписка в их приеме; дата передачи на уничтожение, расписка лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов.

12.1.6. Листы журнала "Регистрация оттисков печатей и штампов" нумеруются, прошиваются и опечатываются гербовой печатью администрации города. Вся документация по принятию заявок на изготовление печатей и штампов, их уничтожение подшивается в отдельное дело. Дело хранится в сейфе у начальника отдела делопроизводства организационного управления администрации города, исключающего доступ к нему посторонних лиц.

12.1.7. Журнал "Регистрации оттисков печатей и штампов" и отдельное дело "Документы (заявки, служебные письма) на изготовление печатей и штампов, их уничтожение" включается в номенклатуру дел администрации города Рязани.

12.2. Использование и хранение печатей и штампов

12.2.1. Гербовая печать с изображением герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области проставляется на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом администрации города.

Простые печати ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документах, на копиях документов), отправляемых из администрации города Рязани, на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, заработной плате и т.д.), характеристиках, путевых листах и на других документах.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы применяются для облегчения процесса учета регистрации, составления и оформления документов.

12.2.2. Хранение печатей и штампов производится в сейфах сотрудников структурных подразделений администрации города, ответственных за хранение и использование печатей, или металлических шкафах, расположенных в местах, исключающих несанкционированное использование печатей и штампов иными лицами. Запрещается передача печатей и штампов во временное пользование другим лицам, за исключением случаев, когда такая передача производится по распоряжению администрации города Рязани, а в структурных подразделениях - по приказу руководителя этого структурного подразделения.

12.2.3. Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов проводится начальником структурного подразделения, где хранится печать, или уполномоченным им лицом не реже одного раза в год.

12.2.4. По каждому факту утраты гербовой печати, иной печати или штампа проводится проверка. Материалы проверки служат основанием для привлечения виновного лица к дисциплинарной ответственности и списания с учета утраченной печати или штампа. Проверка по факту утраты проводится с участием начальника организационного управления администрации города или по его поручению уполномоченного им должностного лица службы делопроизводства.

12.2.5. Сообщение о недействительности гербовой печати и иных печатей и штампов в связи с фактом их утраты подлежит опубликованию в печатном органе, учредителем которого является администрация города Рязани.

Обязанность такого опубликования возлагается на руководителя структурного подразделения, где хранилась печать или штамп.

12.2.6. Изготовление, выдача и уничтожение номерных металлических печатей для опечатывания служебных помещений, сейфов, металлических шкафов и других необходимых объектов осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений аналогично порядку, установленному для изготовления мастичных печатей и штампов. При этом копии документов, подтверждающих государственную регистрацию юридического лица и постановку его на учет в налоговом органе, не предоставляются.

12.2.7. Ответственность за правильное использование гербовых печатей, иных печатей, а также штампов, их надлежащее хранение возлагается на руководителей структурных подразделений, где хранятся печати. При смене руководства печати и штампы передаются вновь назначенному должностному лицу по акту. Если их некому передать (отсутствует смена), то сдаются в организационное управление.

12.3. Уничтожение печатей и штампов

12.3.1. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией администрации города в составе не менее трех человек. Состав комиссии утверждается распоряжением администрации города. Председателем комиссии назначается начальник организационного управления администрации.

12.3.2. Печати и штампы уничтожаются по актам. Основаниями для уничтожения печати и штампов являются:

- износ или повреждение;

- ликвидация, реорганизация, переименование структурного подразделения администрации города;

- иные обстоятельства, влекущие замену печатей и штампов.

12.3.3. Акт уничтожения подписывается председателем комиссии, членами комиссии и утверждается заместителем главы администрации по подчиненности.

12.3.4. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится путем сжигания или измельчения; металлических - путем спиливания или уничтожения любым способом всего текста печати.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                (Герб)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

_________________________________________________________________________

_____________                                               N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                  (Герб)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

_________________________________________________________________________

390000, г. Рязань, ул. Радищева, 28        Телефон:       (4912) 25-28-12

                                           Факс:          (4912) 21-62-61

                                           Е-mail:      cityadm.ryazan.ru

___________________ N ______________

На N ______________ от _____________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                  (Герб)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

_________________________________________________________________________

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__ _________ 2007 г.                                        N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                  (Герб)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

_________________________________________________________________________

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

__ _________ 2007 г.                                        N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                  (Герб)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

_________________________________________________________________________

                                 ПРОТОКОЛ

                     заседания коллегии администрации

__ ___________ 2007 г.                                      N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                  (Герб)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

_________________________________________________________________________

                               РЕШЕНИЕ

                   коллегии администрации города Рязани

__ ___________ 2007 г.                                      N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                  (Герб)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

                                                          ОКУД   0301024

                       Командировочное удостоверение      ОКПО   04040278

                     __ ___________ 2007          N _____

Выдано __________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                (должность)

_________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

Командированному ________________________________________________________

                       (место назначения: страна, город, организация)

для _____________________________________________________________________

                            (цель командировки)

_________________________________________________________________________

на _____________________ дней  "  "        2007 г.   по "  "      2007 г.

    (не считая времени

     нахождения в пути)

Действительно по предъявлении паспорта                _________ _________

Глава администрации          (личная подпись)         (инициалы, фамилия)

Отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения,  выбытии

из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из ____________________________  Прибыл в _________________________

          "  " _____________ 20  года           "  " ___________ 20  года

_______________ ______________________ _____________ ____________________

    должность            подпись          должность          подпись

______________________________________ __________________________________

           расшифровка подписи                 расшифровка подписи

М.П.                                   М.П.

Выбыл из ____________________________  Прибыл в _________________________

          "  " _____________ 20  года           "  " ___________ 20  года

_______________ ______________________ _____________ ____________________

    должность            подпись          должность          подпись

______________________________________ __________________________________

           расшифровка подписи                 расшифровка подписи

М.П.                                   М.П.

Выбыл из ____________________________  Прибыл в _________________________

          "  " _____________ 20  года           "  " ___________ 20  года

_______________ ______________________ _____________ ____________________

    должность            подпись          должность          подпись

______________________________________ __________________________________

           расшифровка подписи                 расшифровка подписи

М.П.                                   М.П.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству п. 3.6

                                    |

               (Герб)               |              (Герб)

                                    |

  ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ |         ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ

                                    |    АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ

                                    |      ПО ЭКОНОМИКЕ И ФИНАНСАМ

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

(личная подпись) (инициалы, фамилия)|(личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                    |

------------------------------------+------------------------------------

                                    |

               (Герб)               |              (Герб)

                                    |

      ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ      |         ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ

     АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ    |    АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

                                    |

(личная подпись) (инициалы, фамилия)|(личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                    |

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству п. 3.1.11

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел и т.д.

Положения о структурном подразделении, премировании и т.д.

Программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.

Планы работ перспективные и текущие.

Формы унифицированных документов.

Должностные инструкции работников.

Номенклатура дел.

Инструкции (правила) по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.

Сметы расходов на ремонт зданий, помещений, сооружений, использования средств городского бюджета на капитальное строительство и т.д.

Отчеты о проделанной работе, командировках и т.д.

Перечни типовых документов, образующихся в деятельности администрации города с указанием сроков хранения и т.д.

Уставы муниципальных предприятий, организаций, учреждений.

Отчеты во внебюджетные фонды.

Статистическая отчетность.

Налоговая отчетность.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству п. 4.1.22

                                       (Герб)

                           АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

                                    ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__ _______ 2007 г.                                           N __________

                          О мерах по реализации решения

              Рязанского городского Совета от 14.12.2006 N 819-III

                       "О бюджете города Рязани на 2007 год"

В целях  обеспечения  выполнения  решения  Рязанского  городского  Совета

от 14.12.2006 N 819-III "О бюджете города Рязани на 2007 год" по  доходам

и расходам бюджета, мобилизации дополнительных доходов,  рациональному  и

эффективному   использованию  бюджетных  средств,  руководствуясь  ст. 39

Устава   муниципального   образования -   городской  округ  город  Рязань

Рязанской области, постановляю:

1. Принять к исполнению бюджет города Рязани на 2007 год. Установить, что

исполнение  бюджета  города  осуществляется  в  соответствии  со  сводной

бюджетной росписью бюджета города на 2007 год (далее - сводная роспись) в

порядке, установленном постановлением администрации города от  02.02.2007

N 273 "Об   утверждении  Порядка  исполнения  сводной  бюджетной  росписи

бюджета города Рязани на 2007 год и внесения изменений в нее".

2. Поручить    финансово-казначейскому  управлению  администрации  города

и т.д. по тексту.

Глава администрации                                       Ф.И. Провоторов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству п. 4.1.30

              Образец оформления листа согласования

               (Оборотная сторона последнего листа

                   распорядительного документа)

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель главы администрации

по экономике и финансам                                      Е.М. Шмелева

Начальник управления главного бухгалтера -

главный бухгалтер                                            Н.В. Гранева

Начальник управления

правового обеспечения                                       И.Н. Пришвина

Начальник организационного

управления                                                 Т.А. Кочеткова

Е.И. Иванова

25-21-44

Рассылка: 1. Управление главного бухгалтера - 2 экз.

          2. Управление правового обеспечения - 1 экз.

Допускается оформление листа согласования на отдельном листе

                          ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

          к постановлению главы администрации города Рязани

                 от ______________ 2007 г. N _________

                    "О мерах по реализации решения

          Рязанского городского Совета от 14.12.2006 N 819-III

                 "О бюджете города Рязани на 2007 год"

Заместитель главы администрации

по экономике и финансам                                      Е.М. Шмелева

Начальник управления главного бухгалтера -

главный бухгалтер                                            Н.В. Гранева

Начальник управления

правового обеспечения                                       И.Н. Пришвина

Начальник организационного

управления                                                 Т.А. Кочеткова

Е.И. Иванова

25-21-44

Рассылка: 1. Управление главного бухгалтера - 2 экз.

          2. Управление правового обеспечения - 1 экз.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству п. 4.4.2

                        Структура полного протокола

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ

                                 ПРОТОКОЛ

           заседания ___________________________________________

                     (наименование коллегиального совещательного

                        органа администрации города Рязани)

Дата заседания                                            Номер протокола

                            Место проведения

Присутствовали: должности, фамилии и   инициалы   членов   коллегиального

                органа, присутствовавших на заседании (по алфавиту).

Приглашенные:   должности  с  названием  организации, фамилии  и инициалы

                приглашенных лиц, не являющихся  членами  данного  органа

                (по алфавиту).

Повестка дня:

             1. О(Об)...

             Доклад (фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже).

             2. О(Об)

             Сообщение (фамилия,  инициалы   докладчика   в   родительном

             падеже).

1. СЛУШАЛИ:

    (Фамилия,  инициалы докладчика в  родительном падеже) - Текст доклада

прилагается (или: краткое изложение содержания от 3-го лица единственного

числа).

ВЫСТУПИЛИ:

    (Должность, фамилия и  инициалы выступающего в именительном падеже) -

Краткое изложение  выступления от 3-го лица единственного числа ("Отметил,

что...": "Обратил внимание на..." и т.д.).

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)

    1.1.   Действие,   которое    необходимо   выполнить   ("Поручить..",

"Разработать."  и  т.д.),   должность,  фамилия  и  инициалы  исполнителя

(исполнителей)   или   наименование    подразделения-исполнителя,    срок

исполнения поручения.

    1.2. И т.д.

2. СЛУШАЛИ:

    По тем же правилам, что и в п. 1 СЛУШАЛИ.

ВЫСТУПИЛИ:

    По  тем  же  правилам,  что  и  в  разделе  ВЫСТУПИЛИ по первому пункту

повестки дня.

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)

    2.1. По тем же правилам, что и п. 1.1.

    2.2. И т.д.

    Приложение:  1. Список присутствующих на ... л.

                 2. Список приглашенных на ... л.

                 3. Текст доклада (Ф.И.О. докладчика) на ... л.

                 4. Текст выступления (Ф.И.О. выступавшего) на ... л.

                 5. ...

Председатель                Подпись            И.О. Фамилия

Секретарь                   Подпись            И.О. Фамилия

Отметка о направлении

документа в дело

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству п. 7.3.1

Примерный перечень
входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в секторе автоматизированного приема, учета, отправки документов

Ведомственные статсведения, отчеты, сводки и информации, сборники и обзоры.

Учебные планы, программы (копии).

Рекламные извещения и материалы.

Нормы расхода материалов.

Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

Бухгалтерские документы.

Периодические и печатные издания.

Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

Повестки и программы конференций, совещаний и других мероприятий (кроме горсовета).

Переписка по хозяйственным вопросам (внутренняя).

Судебные повестки.

Исковые заявления, жалобы.

Решения, постановления судов.

Постановления, уведомления службы судебных приставов.

Информация по выполнению организационно-распорядительных документов администрации города.

Поручения по проектам распоряжений и постановлений администрации.

Материалы (документы), в которых не предусматривается подпись.

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству п. 8.3.3

Перечень документов,
подлежащих обязательному контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения

Орган, откуда поступил документ	Вид документа	Срок исполнения	Нормативно-правовой акт, дата, номер, статья
1	2	3	4
Прокуратура	протест	10 дней	Закон РФ "О 17.01.1992 N 2202-I ст. 22
	представление	1 мес.
Счетная палата Рязанской области	представление	20 дней, если не указано иное	Закон Рязанской области "О Счетной палате Рязанской области" от 25.07.1997 N 24
Федеральное собрание РФ	парламентский запрос	15 дней	Закон РФ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ" от 08.05.1994 N 3-ФЗ ст. 13, 14
	запрос члена Совета Федерации, депутатский запрос	30 дней
Уполномоченный по правам человека	материалы и документы	15 дней	Федеральный Конституционный Закон правам человека" от 26.02.2007 N 1-ФЗК ст. 34, 35
	заключение	1 мес.
Администрация города Рязани	постановления и распоряжения	рассматриваются в указанные в них сроки	Инструкция по делопроизводству
Правоохранительные органы	требование о проведении ревизии	10 дней	Положение "О порядке взаимодействия контрольно-ревизионных органов Министерства финансов РФ с Генеральной Прокуратурой РФ, МВД РФ, ФСБ РФ при назначении и проведении ревизий" от 07.12.1997 N 89н/1033/7/17 п. 10
Органы, уполномоченные законодательством	протокол об административных правонарушениях	3 дня по ст. 146.3 - 146.5 КоАП РСФСР	Решение Рязанского городского Совета "Об утверждении положения об административной комиссии при администрации г. Рязани и о порядке производства по делам об административных правонарушениях" от 16.01.1997 N 158 ст. 23
		7 дней по ст. 93 - 95, 146, 156
		15 дней по остальным делам
Граждане	представление, заявление, жалоба	1 мес.	Федеральный закон N 59-ФЗ от 02.05.2006

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству п. 9.1.3

                Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Администрация города Рязани

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N ______

___________________

(место составления)

На ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения               подпись      Расшифровка подписи

Дата

Начальник сектора

муниципального архива                    подпись      Расшифровка подписи

Дата

Итоговая  запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году

в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения, ответственного

за ведение делопроизводства                  подпись  Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в сектор муниципального архива

Наименование должности

передавшего сведения                   подпись        Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству п. 9.1.3

             Форма номенклатуры дел администрации города Рязани

Администрация города Рязани

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                   УТВЕРЖДАЮ

0.00.000 N _________                                            Начальник

____________________                          организационного управления

(место составления)                  Подпись          Расшифровка подписи

На ___________ год Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Исполнитель                            Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ____________ N ___

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________________

году в администрации города Рязани

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник сектора

муниципального архива                     подпись     Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы

в государственный архив Рязанской области

Наименование должности

передавшего сведения                     подпись      Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству п. 9.2.8

                               Форма обложки дела

                постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Государственное учреждение           Код Государственного архива ________

Рязанской области

"Государственный архив               Код администрации города Рязани ____

Рязанской области"

                                           /----------------------------\

                                           |Ф.      |N ________________ |

                                           |Оп.     |N ________________ |

                                           |Д.      |N ________________ |

                                           \----------------------------/

                        Администрация города Рязани

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

                      Дело N ________ Том N _________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (Заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                              (Крайние даты)

                                                    На _____________ лист

                                                    Хранить _____________

Ф. Оп. Д.

N ________________ N ________________ N ________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству п. 9.2.8

                        Форма листа-заверителя дела

                       Лист-заверитель дела N _______

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов),

                                    (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _____________ пропущенные номера _____________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	N листов
1	2

Должность сотрудника                  Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству п. 9.2.8

                   Форма внутренней описи документов дела

                 Внутренняя опись документов дела N ________

NN пп	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5

Итого ________________________________________________________ документов

                            (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                          Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству п. 9.3.2

                                      ЗАКАЗ  

                на выдачу документов, копий, архивных справок

                     из архива администрации города Рязани

Подразделение ___________________________________________________________

Ф.И.О. заказчика _____________________________________ тел. _____________

Название, дата принятия и N документа ___________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Краткое содержание ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Основание для выдачи запрашиваемого документа ___________________________

_________________________________________________________________________

Кол-во экземпляров ______________________________________________________

Руководитель подразделения ______________________________________________

                                                 (подпись и дата)

Исполнение заказа разрешено:

Начальник

организационного управления                   ___________________________

                                                      (подпись и дата)

Исполнитель заказа ______________________________________________________

Расписка в получении заказа _____________________________________________

                                            (подпись и дата)

Примечание: заказ оформляется на листе формата А5 (148 х 210 мм)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству п. 9.4.10

           Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

         хранения и по личному составу структурного подразделения

                        Администрация города Рязани

             ____________________________________________

              (наименование структурного подразделения)

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись         Расшифровка подписи

                                      Дата

                         Опись N _____

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6 (*)	7
Название раздела

В данную опись внесено ______________________ дел с N ___________________

                        (цифрами и прописью)

по N _____________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                       Подпись       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник сектора

муниципального архива                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Передал _____________________________________________________________ дел

                                 (цифрами и прописью)

и _________________________________ регистрационно-контрольных карточек к

         (цифрами и прописью)

документам (**)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения              Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Принял ____________________________ дел и _______________________________

            (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности сотрудника

сектора муниципального архива            Подпись      Расшифровка подписи

Дата

______________________________

(*) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

(**) Передаются вместе с делами канцелярии.

Формат А4 (210 х 207 мм)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству п. 9.4.16

                               Форма акта

                о выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

Администрация города Рязани                              УТВЕРЖДАЮ

                                                                Начальник

          АКТ                                 организационного управления

__________ N ___________                 Подпись      Расшифровка подписи

_______________________                  Дата

 (место составления)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны   к   уничтожению  как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы за _______________

                                                   (годы)

NN пп	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты дел	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого _________________________________ дел за _____________________ годы

           (цифрами и прописью)

Описи  дел  постоянного хранения за __________________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с  ЭПК   архивного   управления  Рязанской

области

(протокол от _____________ N __________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности документов  Подпись  Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации города Рязани

от ___________ N __________

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                        (цифрами и прописью)

весом ____________________ кг сданы в ___________________________________

                                            (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________

N _______________________________________________________________________

Наименование должности работника,

сдавшего документы                          Подпись   Расшифровка подписи

Изменение в учетные документы внесены

Наименование должности сотрудника

муниципального архива, внесшего

изменения в учетные документы               Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству

Особенности написания в текстах документов государственных должностей, почетных званий, наименований организаций, учреждений, событий, употребления прописных и строчных букв, дат, чисел и т.д.

1. Употребление прописных и строчных букв

1.1. С прописной буквы пишутся наименования высших государственных должностей и высших почетных званий, например: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Председатель Совета Федерации Федерального Собрания РФ, Председатель Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Генеральный Прокурор РФ, Маршал РФ, Герой Советского Союза, Герой России.

Почетные звания России при их установлении и присвоении пишутся в кавычках и с прописной буквы (присвоить звание "Народный артист России"), а во всех остальных случаях - без кавычек и со строчной буквы: наградить народного артиста России.

Названия должностей (кроме вышеуказанных), ученых степеней, званий и т.д. пишутся со строчной буквы: президент компании, председатель совета директоров, генерал армии, министр, член-корреспондент, доктор технических наук.

1.2. С прописной буквы пишутся названия событий: День независимости, День рыбака, День города, День Победы, 1 Мая (Первое мая), Праздник Весны и Труда, 8 Марта (Международный женский день), Новый год, Рождество Христово, Пасха, Великая Отечественная война и т.д.,

но: со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день донора, день открытых дверей, субботник, воскресник, ярмарка.

1.3. С прописной буквы пишутся:

Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон (наименование), Федеральный закон (наименование), Кодекс законов о труде Российской Федерации, Закон Российской Федерации (наименование), Указ Президента Российской Федерации (наименование), Устав Рязанской области, Закон Рязанской области (наименование), Устав города Рязани, названия документов: Положение о..., Инструкция администрации...,

но со строчной буквы пишутся:

- постановление Совета Федерации Федерального Собрания;

- постановление Государственной Думы Федерального Собрания;

- распоряжение Президента Российской Федерации;

- постановления Правительства РФ;

- распоряжение Правительства РФ;

- постановление Рязанской областной Думы;

- постановление Губернатора и Правительства Рязанской области;

- распоряжение Губернатора Рязанской области;

- решение Рязанского городского Совета;

- постановление администрации города Рязани;

- распоряжение администрации города Рязани.

1.4. С прописной буквы пишутся:

а) первое слово и имена собственные, если они есть, в наименовании организации единичного характера:

Сбербанк России

Агропромышленный банк РФ

Торгово-промышленная палата РФ

Пенсионный фонд РФ и т.д.,

но:

региональное отделение Пенсионного фонда РФ по Рязанской области;

б) наименования предприятий, объединений, акционерных обществ, фирм, если они начинаются словами "Государственный, Российский":

Российское акционерное общество "Газпром" (РАО "Газпром"),

но:

дочернее предприятие РАО "Газпром";

в) если наименование начинается географическим определением и носит единичный характер:

- Рязанская швейная фабрика,

- Рязанский хлебозавод N 1;

- Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина,

но:

географическое определение при выделяемом кавычками наименовании пишется со строчной буквы: рязанский колхоз "Авангард", рыбинская спичечная фабрика "Маяк".

1.5. В наименованиях средних учебных заведений не единичного характера (школы, техникумы, училища) географическое определение также пишется со строчной буквы, если оно не входит в состав наименования (рязанская средняя школа N 2).

1.6. Эти же правила распространяются на наименования зрелищных учреждений и учреждений культуры:

- Государственный академический Большой театр;

- Московская консерватория;

- Рязанский драматический театр, театр юного зрителя, театр кукол.

Слова "Дворец" и "Дом", входящие в наименование учреждений культуры, пишутся с подписной буквы:

- Дворец творчества для детей и юношества,

- Дом союзов,

но:

если они употребляются как нарицательные существительные или во множественном числе, или при наличии перед ними двух определений, то эти же слова пишутся со строчной буквы:

Зимний дворец, дворцы спорта, дом отдыха.

1.7. С прописной буквы пишутся:

а) названия высших партийных организаций, правительственных и профсоюзных учреждений: Центральный Комитет Коммунистической партии Российской Федерации, Счетная палата РФ, Федерация независимых профсоюзов России;

б) названия некоторых международных организаций: Организация объединенных Наций, Совет Безопасности.

1.8. Со строчной буквы пишутся:

наименования частей и отделов учреждений, организаций: инспекция Министерства РФ по налогам и сбору по г. Рязани, госсанэпиднадзор, госархстройнадзор, а также слова типа: коллегия, президиум, ученый совет, совет директоров, факультет, сектор, президиум академии.

1.9. В официальных наименованиях государств все слова пишутся с прописной буквы:

Республика Беларусь

Государство Израиль

Государства - участники Содружества Независимых Государств.

Наименования зарубежных республик, имеющих форму женского рода:

а) согласуются со словом "Республика", если оканчиваются на -ия (делегация Республики Болгарии);

б) не согласуются, если оканчиваются на -а, -ея (в Республике Корея, Республике Ангола).

Те же правила действуют при написании республик - субъектов Российской Федерации: в Республике Ингушетии,

но: в Республике Северная Осетия - Алания, т.к. это сложное наименование.

Наименования мужского рода не согласуются со словами "Республика" (посол Республики Вьетнам).

1.10. Со строчной буквы пишутся сложные прилагательные, образованные от наименования стран (российско-французское соглашение, российско-иранское совместное предприятие).

2. Употребление названий населенных пунктов, рек, улиц, станций и портов

2.1. Названия городов, выраженные склоняемыми существительными, согласуются в падеже с определяемым словом, например: в городе Москве, в городе Рязани.

В официальных документах допускается сохранение первоначальной формы названий городов, например: Рязанская область с главным городом Рязань.

Не согласуются составные названия: в городе Минеральные воды, у города Советская гавань.

2.2. Названия сел, деревень, поселков обычно согласуются с родовыми наименованиями, например: в поселке Советском, в поселке Свободном.

2.3. Названия рек, как правило, согласуются с родовым наименованием, например: на реке Волге.

Не согласуются составные названия: на реке Белый Ильмень.

2.4. Названия станций и портов не согласуются с родовым наименованием, например: на станции Астрахань-II; со станции Трусово; регулярные рейсы между портами Астрахань и Оля.

2.5. Названия улиц согласуются, если имеют форму женского рода, и не согласуются, если имеют форму мужского рода или представляют собой составное название, например: на улице Советской, д. 10, на улице Адмирала Нахимова, д. 20.

Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: на улице Лермонтова, д. 10/19.

Литер пишется слитно с номером дома, например: улица Бакинская, д. 7а.

3. Употребление дат, цифр и чисел в текстах документов

3.1. Даты могут писаться как полностью (1 апреля 1996 года), так и цифровым обозначением тремя парами цифр, разделяемых точками (01.04.1996).

3.2. Календарные сроки в тексте рекомендуется писать так:

в 2001 году, а не в 2001 г.;

в августе 2002 года, а не в августе месяце 2002 года;

в первом полугодии 2001 года, а не в 1 полугодии 2001 года,

но в I квартале 2001 года.

3.3. При обозначении учебного, хозяйственного, административного, бюджетного годов следует писать:

в 2006 - 2007 учебном году, в отопительный сезон 2007 - 2008 года, осенне-зимний период 2007 - 2008 года, но провести работы в 2007 - 2008 годах.

3.4. При обозначении периода слово "годы" сокращается до двух букв с точкой после второй (причем второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами): план 2007 - 2008 гг.

3.5. В тексте документов должны указываться конкретные даты (19 мая 2007 г. или 19.05.2007, а не 19 мая с.г. или т.п.).

3.6. Числа в тексте (однозначные количественные и отвечающие на вопрос "сколько", "в скольких" и т.д.) падежных окончаний не имеют (нельзя писать: на 5-ти листах, в 3-х экз.).

3.7. Числа, имеющие значение более одной тысячи, рекомендуется писать цифрами и словами (20 млн. руб., а не 20000000 руб.).

3.8. Расшифровка денежной суммы имеет такую форму написания: вначале пишется вся денежная сумма цифрами, а затем в скобках в именительном падеже и со строчной буквы словами: 8000 (Восемь тысяч) рублей.

3.9. Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений): 100-летие, 95-квартирный дом.