Приложение N 1. Положение об архиве министерства здравоохранения Рязанской области

Приложение N 1
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 г. N 1667

Положение
об архиве министерства здравоохранения Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Документы министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (далее - ГКУ РО "ГАРО").

До передачи на государственное хранение эти документы временно, 10 лет, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в архиве министерства здравоохранения Рязанской области.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет министерства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В министерстве для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, дел по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив (далее - архив).

Руководство министерства обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Приказом министра назначается ответственное за ведение архива должностное лицо.

1.5. В своей работе архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, инструкцией по делопроизводству министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО), ГКУ РО "ГАРО", приказами министра и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве министерства разработано на основании "Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176, утверждено приказом министра по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГАУРО.

1.7. Архив министерства работает по планам, утвержденным министром, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива министерства осуществляет министр.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива министерства осуществляет ГКУ РО "ГАРО".

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают:

- законченные делопроизводством министерства постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности подразделений министерства;

- документы по личному составу министерства;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росахивом;

3.2.2. составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) министерства и ЭПК ГАУРО;

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.4. организует использование документов:

- информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, архивные документы или копии документов в целях служебного использования для работы в структурных подразделениях;

- в установленном порядке выдает архивные копии документов, архивные справки, архивные выписки по запросам организаций и заявлениям граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

- ведет учет дел, выданных во временное пользование из архива;

- ведет учет выданных архивных копий, архивных выписок, архивных справок по запросам организаций и заявлениям граждан;

3.2.5. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК министерства;

3.2.6. оказывает методическую помощь структурным подразделениям министерства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив министерства;

3.2.7. ежегодно представляет в ГКУ РО "ГАРО" сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.8. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение ГКУ РО "ГАРО" документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

4.1.2. запрашивать от структурных подразделений министерства сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

4.1.3. не принимать из структурных подразделений министерства дела постоянного срока хранения, по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, оформленные и обработанные с нарушением требований инструкции по делопроизводству министерства, нормативно-методических документов Росархива, ГАУРО, Основных правил работы архивов организаций.

5. Ответственность

5.1. Ответственное должностное лицо отвечает за выполнение возложенных на архив задач и функций перед руководством министерства. Обязанности и ответственность работников архива министерства определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.