Приложение N 2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства здравоохранения Рязанской области

Приложение N 2
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 г. N 1667

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии министерства здравоохранения Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на государственное хранение, а также по подготовке дел по личному составу к передаче в ведомственный архив.

1.2. ЭК является совещательным органом при министре. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их министром, в необходимых случаях (см. п. 3.3. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО).

1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативно-методическими документами Росархива, ГАУРО, государственного казенного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (далее - ГКУ РО "ГАРО"), приказами министра, Инструкцией по делопроизводству министерства, настоящим положением об ЭК министерства.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей министра, ее секретарем является должностное лицо, ответственное за архив и делопроизводство министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра. В качестве экспертов для работы в комиссии могут привлекаться работники ГКУ РО "ГАРО", ГАУРО.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел и их формировании.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация проведения отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в министерстве.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с работником, ответственным за архив и делопроизводство, работу по ежегодному отбору документов министерства для их дальнейшего хранения и по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

- опись дел постоянного хранения управленческой документации;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более, с пометкой ЭПК в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения" (далее - Перечень), утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.

3.3.2. На согласование ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

- сводную номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;

- Положение об ЭК;

- Положение об архиве;

3.3.3. На рассмотрение ЭПК ГАУРО:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем в сторону увеличения;

- решения ЭК об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

3.4. Представляет на утверждение министра акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, кроме перечисленных в п. 3.3.1.

3.5. Совместно с сотрудником отдела государственных закупок и правового обеспечения, ответственными лицами за архив и делопроизводство в отделах ЭК проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации, а также осуществляет контроль за формированием дел в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам, ответственным в отделах за делопроизводство и архив, и отдельным сотрудникам министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения руководителей структурных подразделений по срокам хранения дел, не входящих в Перечень.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах их утраты.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений министерства, представителей ГКУ РО "ГАРО", ГАУРО.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство министерства по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК министерства работает в тесном сотрудничестве с ЭПК ГАУРО и получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденного министром.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже, чем 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступившие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство министерства (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК ГАУРО).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.