Распоряжение Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 сентября 2010 г. N 1015-р "Об утверждении Административного регламента архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда по осуществлению муниципальной функции "Комплектование (формирование) архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда архивными документами и архивными фондами" (утратило силу)

Распоряжение Администрации муниципального образования г. Салехард
от 27 сентября 2010 г. N 1015-р
"Об утверждении Административного регламента архивного отдела
(муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда
по осуществлению муниципальной функции "Комплектование
(формирование) архивного отдела (муниципального архива)
аппарата Администрации города Салехарда архивными
документами и архивными фондами"

ГАРАНТ:

Распоряжением Администрации муниципального образования г. Салехард от 3 июня 2011 г. N 749-р настоящее распоряжение признано утратившим силу

В целях централизации, унификации, полноты комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, определения последовательности действий (административных процедур) при исполнении муниципальной функции, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда по осуществлению муниципальной функции "Комплектование (формирование) архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда архивными документами и архивными фондами".

2. Разместить прилагаемый Административный регламент в сети Интернет на официальном сайте муниципального образования город Салехард.

Глава Администрации города

Ю.А. Линк

Административный регламент
архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации
города Салехарда по осуществлению муниципальной функции
"Комплектование (формирование) архивного отдела
(муниципального архива) аппарата Администрации города
Салехарда архивными документами и архивными фондами"
(утв. распоряжением Администрации г. Салехарда
от 27 сентября 2010 г. N 1015-р)

I. Общие положения

Наименование муниципальной функции

1.1. Административный регламент осуществления муниципальной функции "Комплектование (формирование) архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда архивными документами и архивными фондами" разработан в целях централизации, унификации, полноты комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архивный фонд) и других архивных документов и определения последовательности действий (административных процедур) Архива при осуществлении муниципальной функции.

Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию

1.2. Муниципальную функцию осуществляет архивный отдел (муниципальный архив) аппарата Администрации города Салехарда (далее - Архив).

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих осуществление
муниципальной функции

1.3. Осуществление муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";

- Устав муниципального образования город Салехард.

Описание результатов осуществления муниципальной функции

1.4. Архив составляет списки организаций, включенных в источники комплектования; определяет состав архивных документов, подлежащих приему в Архив; осуществляет прием-передачу архивных документов в Архив; представляет на утверждение и согласование в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Служба) описи дел постоянного хранения и по личному составу.

1.5. Архив осуществляет комплектование документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

1.6. На основании полученной от организаций, осуществляющих постоянное или временное хранение документов Архивного фонда, информации об объеме, составе документов Архивного фонда и других архивных документов, составляет график приема документов в установленные сроки.

1.7. С негосударственными организациями, включенными в список источников комплектования, и гражданами (собственниками или владельцами архивных документов) заключаются договоры о сотрудничестве.

Описание юридических и физических лиц, взаимодействующих с Архивом
при осуществлении муниципальной функции

1.8. При осуществлении муниципальной функции Архив взаимодействует с:

организациями - источниками комплектования Архива, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в Архив;

гражданами (собственниками или владельцами архивных документов);

муниципальными и негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования Архива, передающими документы постоянного хранения и по личному составу в Архив при ликвидации;

Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

1.9. Процедура взаимодействия определяется настоящим Административным регламентом, нормативными актами Российской Федерации и правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования город Салехард.

II. Требования к порядку осуществления муниципальной функции

2.1. Муниципальная функция осуществляется бесплатно.

2.2. Муниципальная функция осуществляется на постоянной основе.

2.3. Муниципальная функция осуществляется Архивом в форме:

составления списка N 1 организаций - источников комплектования Архива документами постоянного хранения (далее - Список N 1);

составления списка N 2 организаций - возможных источников комплектования Архива (далее - Список N 2);

согласования Списка N 1 и Списка N 2 экспертно-проверочной комиссией Службы (далее - ЭПК);

проверки описей дел постоянного хранения и по личному составу, составления заключений на описи дел постоянного хранения и по личному составу организаций, являющихся источниками комплектования Архива, для предоставления на рассмотрение ЭПК;

приема-передачи архивных документов в Архив по утвержденным и согласованным описям

2.4. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции:

- местонахождение Архива и его почтовый адрес: 629001, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Салехард, ул. Республики, д. 137а, тел. 30810; тел./факс (34922) 30936; e-mail: rakitvv@salekhard.org.

2.5. График работы Архива:

     понедельник             8.30 - 17.00

     вторник                 8.30 - 18.00

     среда - пятница         8.30 - 17.00

     перерыв на обед         12.30 - 14.00

     выходные дни            суббота, воскресенье.

2.6. Ежегодно в конце года в организации, включенные в списки источников комплектования Архива, направляется график предоставления описей дел постоянного хранения и по личному составу и сдачи документов на муниципальное хранение.

2.7. Информация о порядке осуществления муниципальной функции предоставляется Архивом посредством личного обращения заинтересованного юридического или физического лица непосредственно в Архив; при обращении по телефону; в письменном виде по почте.

Для получения консультации о ходе исполнения муниципальной функции заинтересованное лицо обращается в Архив лично; по телефону; в письменном виде по почте.

2.8. Информирование или консультация при личном обращении в Архив осуществляется сотрудниками Архива, ответственными за данное направление деятельности, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Архива.

Ответственный сотрудник обязан принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за прием, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации заинтересованному лицу для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения муниципальной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

2.9. Информирование или консультация по телефону осуществляются непосредственно сотрудниками Архива в соответствии с графиком работы Архива.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименование Архива.

При ответах на телефонные звонки сотрудники подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют заинтересованное лицо по интересующим его вопросам.

2.10. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий информирование или консультацию, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить удобное для заинтересованного лица время для личного обращения непосредственно в Архив.

2.11. Письменное информирование или консультация при обращении заинтересованного лица в Архив осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением. Начальник Архива определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответ на поставленные вопросы, указание фамилии, имени и отчества, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником Архива и направляется заинтересованному лицу в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

2.12. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

Основание для осуществления муниципальной функции

2.13. Основаниями для осуществления муниципальной функции являются:

согласование Списка N 1 ЭПК Службы;

утверждение графика предоставления описей дел в Архив и передачи дел на муниципальное хранение;

поступление архивных документов и архивных фондов в Архив от организаций - источников комплектования Архива, ликвидированных организаций и граждан (владельцев или собственников архивных документов).

Сроки осуществления муниципальной функции

2.14. Предоставление документов на хранение осуществляется согласно утвержденному графику.

2.15. Проверка комплектности и правильности оформления документов, поступивших в Архив, не должна превышать 5 рабочих дней. При выявлении нарушений в составе и оформлении документов специалист, ответственный за прием документов (далее - Хранитель фондов), по телефону информирует об этом организацию.

Основания для приостановления осуществления муниципальной функции

2.16. Основаниями для отказа в осуществлении муниципальной функции являются:

оформление предоставленных документов с нарушением требований Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Государственной Архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11;

оформление предоставленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года N 65-ст;

предоставление неполного комплекса и/или неполного количества экземпляров документов;

предоставление недостоверных сведений о составе и объемах документов Архивного фонда и других архивных документов;

наличие фактических ошибок в количественных показателях документов государственного учета, учетной базы данных.

2.17. Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации организация не предоставит необходимые и правильно оформленные документы, Хранитель фондов готовит уведомление с обоснованием отказа о выполнении муниципальной функции Архивом и не позднее 5 рабочих дней направляет его руководителю организации по почте.

Требования к местам приема представителей организаций-источников
комплектования Архива

2.18. Прием представителей организаций-источников комплектования Архива (далее - Представитель организации), обратившихся в Архив, проводится специалистами Архива по предварительной договоренности о дате и времени встречи.

2.19. Организация приема документов в Архиве осуществляется Хранителем фондов.

2.20. Помещения, выделенные для осуществления муниципальной функции, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03". При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении
муниципальной функции

3.1. Проверка описей дел постоянного и временного сроков хранения и подготовка заключения для предоставления описей на рассмотрение ЭПК Службы.

3.2. Подготовка заключений на описи дел постоянного и временного сроков хранения.

3.3. От источников комплектования документы Архивного фонда принимаются Архивом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов могут быть продлены по просьбе источников комплектования при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у Архива возможности приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением ЭПК Службы.

3.4. Прием документов Архивного фонда от источников комплектования осуществляется Архивом в соответствии с графиком, утверждаемым распоряжением Администрации города. Перечень дел, подлежащих приему на хранение в Архив, определяется номенклатурой дел организации-источника комплектования Архива.

3.5. Внеплановый прием документов Архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

3.6. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей Архив может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда, а также временное хранение архивных документов. Прием документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи архивных документов и производится по сдаточной описи.

3.7. Архивные документы принимаются в Архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих документы на хранение.

3.8. Архивные документы принимаются в Архив на хранение по утвержденным ЭПК Службы описям дел постоянного хранения; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел; документы ликвидированных организаций, сроки временного хранения которых не истекли, - по сдаточным описям.

3.9. Прием дел производится поединично: особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел делаются отметки о приеме архивных документов в Архив.

3.10. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Организация-источник комплектования Архива принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями, заверенными в установленном порядке.

3.11. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Архиве, другой - в организации, являющейся источником комплектования. Вместе с архивными документами в Архив передаются три экземпляра описи дел.

3.12. При первом приеме архивных документов от источников комплектования принимается историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

3.13. Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных источников комплектования осуществляется в соответствии с действующим законодательством. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивный отдел на основании договора между ликвидационной комиссией и Архивом. При этом ликвидационная комиссия организует их упорядочение в установленном порядке.

3.14. Документы от граждан поступают в Архив и включаются в состав Архивного фонда по договору дарения, по завещанию, по решению суда. Прием указанных документов в Архив осуществляется на основании решения ЭПК Службы по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

3.15. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

3.16. Документы, созданные Архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда и вносятся в опись дел, которая утверждается ЭПК Службы. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

3.17. Прием документов Архивного фонда, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящим Регламентом.

3.18. Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые Архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

3.19. Хранитель фондов проводит сверку поступивших от организации архивных документов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи после каждого поступления архивных документов составляется итоговая запись. В Архиве формируется 3 экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.

3.20. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел Хранитель фондов составляет в 2-х экземплярах акт приема-передачи документов на хранение. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.

3.21. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

3.22. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в Архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

3.23. На каждый архивный фонд составляется лист фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов.

3.24. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. При первичном поступлении дел в Архив в книгу учета реестра описей вносится опись дел, документов, каждая под своим номером. Номер по реестру выносится на обложку описи дел, документов.

3.25. Передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, из одного архива в другой осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, дело фонда и лист фонда.

3.26. Архив совместно с источниками комплектования рассматривает и готовит к согласованию на ЭПК инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования Архива.

3.27. Архив участвует в работе экспертных комиссий источников комплектования Архива. Принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования Архива, организуемых Службой.

3.28. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

В этих целях Архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:

в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

3.29. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по осуществлению муниципальной функции, осуществляется начальником Архива.

3.30. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Архива проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за исполнение муниципальной функции, положений настоящего Регламента.

3.31. Начальник Архива осуществляет контроль за исполнением муниципальной функции Архива.

3.32. Организации, осуществляющие постоянное или временное хранение документов Архивного фонда в порядке, установленном Правилами, ведут основные и вспомогательные учетные документы, на основании которых составляют документы государственного учета и в установленные сроки осуществляют мероприятия по комплектованию Архива.

Результаты осуществления муниципальной функции

3.33. Конечными результатами осуществления муниципальной функции являются:

комплектование Архива документами Архивного фонда, стоящими на государственном учете в организациях-источниках комплектования, сроки временного хранения которых истекли;

комплектование Архива документами постоянного хранения, по личному составу и архивными документами, сроки хранения которых не истекли, ликвидированных организаций, являвшихся источниками комплектования Архива;

комплектование Архива документами постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, не являвшихся источниками комплектования Архива;

комплектование Архива документами личного происхождения;

комплектование Архива фоно-, фото- и аудиодокументами.

IV. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых
(принятых) в ходе осуществления муниципальной функции

4.1. Пользователь имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц и специалистов Архива, осуществляемых (принятых) в ходе осуществления муниципальной функции, в досудебном и судебном порядке.

4.2. Пользователь имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу).

4.3. При обращении пользователя в письменной форме срок рассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 30 дней со дня его регистрации в Архиве.

4.4. Начальник Архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием пользователя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

4.5. Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе исполнения муниципальной функции.

4.6. Пользователю, направившему обращение (жалобу), в письменной форме сообщается о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

4.7. Обращение (жалоба) считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

4.8. Ответ на обращение (жалобу) подписывается начальником Архива и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе).

4.9. Если в обращении (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с настоящим Регламентом данные о пользователе, в случае, если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению, а также в случае, если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии), обращение (жалоба) остается без рассмотрения.

4.10. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется пользователю не позднее 30 дней с момента ее регистрации в Архиве.

4.11. Пользователь вправе обжаловать решения, действия (бездействие) Архива, должностных лиц и специалистов Архива, принятые (осуществляемые) в ходе осуществления муниципальной функции в судебном порядке.