Распоряжение Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 октября 2010 г. N 1191-р "Об утверждении Административного регламента архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда по исполнению муниципальной функции "Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивном отделе (муниципальном архиве) аппарата Администрации города Салехарда" (утратило силу)

Распоряжение Администрации муниципального образования г. Салехард
от 29 октября 2010 г. N 1191-р
"Об утверждении Административного регламента архивного отдела
(муниципального архива) аппарата Администрации города Салехарда
по исполнению муниципальной функции "Хранение документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в архивном отделе (муниципальном архиве)
аппарата Администрации города Салехарда"

ГАРАНТ:

Распоряжением Администрации муниципального образования г. Салехард от 3 июня 2011 г. N 749-р настоящее распоряжение признано утратившим силу

В целях осуществления комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, определения последовательности действий (административных процедур) при исполнении муниципальной функции, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города по предоставлению муниципальной функции "Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивном отделе (муниципальном архиве) аппарата Администрации города Салехарда".

2. Разместить прилагаемый Административный регламент в сети Интернет на официальном сайте муниципального образования город Салехард.

Первый заместитель Главы Администрации города

В.В. Ивин

Административный регламент
архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города
Салехарда по исполнению муниципальной функции "Хранение архивных
документов и архивных фондов в архивном отделе (муниципальном
архиве) аппарата Администрации города Салехарда"
(утв. распоряжением Администрации г. Салехарда
от 29 октября 2010 г. N 1191-р)

I. Общие положения

Наименование муниципальной функции

1.1. Административный регламент (далее - Регламент) исполнения архивным отделом (муниципальным архивом) аппарата Администрации города Салехарда (далее - Архив) муниципальной функции по хранению документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Архиве устанавливает основные требования к исполнению муниципальной функции и определяет последовательность действий (административных процедур) Архива при исполнении муниципальной функции.

Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию

1.2. Муниципальную функцию осуществляет Архив.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение
муниципальной функции

1.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";

- Устав муниципального образования город Салехард.

1.4. При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

- Администрацией муниципального образования город Салехард;

- организациями-источниками комплектования Архива, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на муниципальное хранение в Архив;

- гражданами (собственниками или владельцами архивных документов);

- муниципальными и негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования Архива, передающими документы постоянного хранения и по личному составу в Архив при ликвидации.

1.5. Процедура взаимодействия определяется настоящим Регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.

1.6. Архив осуществляет постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и временное хранение других архивных документов.

1.7. Источники комплектования осуществляют временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в их деятельности, в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, до передачи их в Архив.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно.

2.1. Обеспечение сохранности архивных документов

Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации, подлежат хранению в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:

2.1.1. Обеспечение сохранности архивных документов посредством осуществления комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

2.1.2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов:

- строительство, реконструкция и ремонт здания Архива;

- создание оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях Архива;

- применение специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

2.1.3. Соблюдение требований к зданиям и помещениям Архива:

- размещение архива в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения Архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха;

- строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;

- здание архива должно представлять собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений;

- состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений Архива.

К помещениям основного назначения относятся:

- архивохранилища;

- рабочие помещения работников Архива;

- помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

- помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

- помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

- помещения для хранения учетных документов;

- комплекс читального зала (с участком выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);

- научно-справочная библиотека;

- методический кабинет;

- выставочный зал.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. По итогам проверки составляется акт.

2.1.4. Соблюдение требований к архивохранилищу:

- архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические и бытовые выводы воды;

- при проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон;

- материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества;

- архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требования компактности и экономичности.

2.2. Нормативные режимы хранения архивных документов

2.2.1. Противопожарный режим в здании, где размещается Архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

2.2.2. Охранный режим Архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) Архива средствами охранной сигнализации, опечатыванию помещений, соблюдению пропускного режима, хранению ключей от служебных помещений.

2.2.3. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно и временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания Архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

2.2.4. Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилища архивные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

2.2.5. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

2.2.6. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

2.2.7. Соблюдение светового режима осуществляется путем хранения архивных документов в темноте, что обеспечивается хранением архивных документов в архивных папках, архивных коробах, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях Архива при любых видах работы с архивными документами.

2.2.8. Соблюдение санитарно-гигиенического режима осуществляется путем содержания архивохранилищ и других помещений Архива в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка; не реже одного раза в год обеспыливание пылесосом стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протираются водными растворами антисептиков.

2.2.9. Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

2.3. Оборудование архивохранилищ средствами хранения

2.3.1. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

2.4. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах

2.4.1. Осуществление системы мероприятий по организации хранения архивных документов включает рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

2.4.2. Общие требования к размещению архивных документов:

- архивные документы в архивохранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск;

- порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

2.4.3. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описями дел, документов.

2.4.4. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

2.5. Размещение архивных документов в архивохранилищах

2.5.1. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.

2.5.2. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы Архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива. Ответственным за сохранность и использование учетных документов является работник, осуществляющий их ведение в Архиве.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем кабинете работника, ответственного за учет документов в Архиве, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

2.5.3. Все помещения Архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов Архива, второй - в архивохранилище.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

2.6. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения
архивных документов

2.6.1. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

III. Административные процедуры

3.1. Фондирование архивных документов

3.1.1. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется хранителем фондов Архива совместно со специалистом, ответственным за ведение делопроизводства (ответственным за архив организации) в источниках комплектования (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на хранение в Архив.

3.1.2. Результатом окончания работ по фондированию является описание архивных документов (составление описей).

3.2. Размещение архивных документов в хранилищах

3.2.1. Порядок расположения архивных фондов в Архиве определяется планом (схемой) их размещения.

3.2.2. Размещение архивных документов осуществляет хранитель фондов совместно со специалистами Архива.

3.2.3. Контроль за размещением архивных документов осуществляет начальник Архива.

3.3. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация
розыска необнаруженных дел

3.3.1. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

3.3.2. В муниципальном архиве плановая цикличная проверка наличия и состояния архивных документов проводится один раз в 10 лет.

Внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов или их отдельных частей проводится в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя Архива.

Сроки проведения единовременной проверки зависят от количества перемещаемых архивных фондов и определяются начальником Архива.

3.3.3. Проверку наличия и состояния архивных документов проводят специалисты Архива в соответствии с годовым планом работы.

3.3.4. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляется акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов и другие акты.

Акты составляются специалистом, проводившим проверку, и утверждаются руководителем Архива.

3.3.5. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы, которые в учетные документы вносит хранитель фондов Архива.

3.3.6. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится специалистами Архива в течение одного года как непосредственно в Архиве, так и в других организациях - источниках комплектования Архива. Начальник Архива вправе продлить срок розыска архивных документов.

3.3.7. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.3.8. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются на экспертно-проверочную комиссию (далее - ЭПК) Службы по делам архивов автономного округа для принятия окончательного решения о снятии с учета не обнаруженных архивных документов. Хранитель фондов Архива вносит изменения в учетные документы.

3.4. Выявление архивных документов, находящихся в неудовлетворительном
физическом состоянии, снятие их с учета

3.4.1. Оценку физического и технического состояния архивных документов проводит хранитель фондов Архива во время приема архивных документов в Архив.

3.4.2. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются архивные документы с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

3.4.3. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает ЭПК на основании представляемых начальником Архива заключения и акта о неисправимых повреждениях документов.

3.4.4. На основании решения ЭПК неисправимо поврежденные архивные документы снимаются с учета. Хранитель фондов Архива вносит изменения в учетные документы.

3.5. Требования к выдаче архивных документов из архивохранилища

3.5.1. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются.

Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются.

3.5.2. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит хранитель фондов. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет специалист, отвечающий за работу читального зала.

3.5.3. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- уникальные документы и особо ценные документы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется начальником Архива.

3.5.4. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

3.5.5. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов

3.5.6. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку архивных документов;

- сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

- полистную проверку архивных дел (в установленных случаях).

3.5.7. Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

3.5.8. При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

3.5.9. Архивные документы выдаются из архивохранилищ с письменного разрешения начальника Архива:

- пользователям в читальный зал Архива и работникам Архива для служебных целей в рабочие помещения;

- фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них;

- организациям для экспонирования при наличии договора о проведении выставки.

3.5.10 Архивные документы выдаются из архивохранилища хранителем фондов на срок:

до одного месяца - пользователям в читальный зал;

до трех месяцев - фондообразователям;

до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения начальника Архива.

3.5.11. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) пользователя на выдачу архивных документов и регистрируется специалистом отдела, ответственным за работу в читальном зале, в книге выдачи архивных документов. Исполненный заказ (требование) пользователя передается специалистом отдела в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

3.5.12. Во временное пользование архивные документы предоставляются пользователю на основании письма о предоставлении во временное пользование архивных документов с визой начальника Архива.

Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.

3.5.13. Архив уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.6. Контроль за сохранностью выданных архивных документов

3.6.1. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

3.6.2. В целях контроля за сохранностью архивных документов хранитель фондов проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством Архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается хранителем фондов и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководителю Архива.

3.7. Физико-химическая и техническая обработка и учет
архивных документов

3.7.1. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

3.7.2. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей Архива.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

3.7.3. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:

- листе-заверителе;

- листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

- карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

- карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

- картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

3.8. Результаты исполнения муниципальной функции

Конечным результатом исполнения муниципальной функции является комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

IV. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
муниципальной функции

4.1. Физические и юридические лица (далее - заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции, устно или письменно к начальнику Архива.

4.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

4.3. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности лиц, допустивших в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

4.4. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.