Приложение. Административный регламент предоставления Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, поступивших из-за рубежа

Приложение

Административный регламент
предоставления Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги
по исполнению социально-правовых запросов российских и иностранных
граждан, а также лиц без гражданства, поступивших из-за рубежа
(утв. постановлением Администрации г. Ноябрьска
от 24 апреля 2012 г. N П-476)

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, поступивших из-за рубежа (далее - административный регламент) разработан в целях оптимизации, повышения качества предоставления и доступности получения муниципальной услуги, определяет сроки, требования, условия предоставления муниципальной услуги, последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.1. Наименование муниципальной услуги

Исполнение социально-правовых запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, поступивших из-за рубежа граждан и организаций (далее - муниципальная услуга).

К запросам социально-правового характера, исполняемым отделом по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска, относятся запросы:

- о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы;

- об избрании на выборные должности;

- о присвоении почетных званий;

- о награждении государственными и другими наградами;

- о получении образования.

1.2. Наименование структурного подразделения Администрации города
Ноябрьска, предоставляющего муниципальную услугу

Структурным подразделением Администрации города Ноябрьска, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, является отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска (далее - отдел по делам архивов).

1.3. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги реализуется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 26 п.п. 3, 5) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Положением об отделе по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска, утвержденным постановлением Администрации города Ноябрьска от 13.04.2011 N П-429 (раздел 2, пункт 2.8);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду постановление "от 1 июля 2010 г. N П-1325"

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

1.4. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- ответ на поставленный в запросе вопрос: выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма;

- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

- отказ в рассмотрении запроса по существу.

Процедура рассмотрения обращения завершается направлением в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа результата рассмотрения в письменной форме.

1.5. Срок предоставления муниципальной услуги

1.5.1. Муниципальная услуга предоставляется постоянно.

1.5.2. Предельно допустимый срок предоставления муниципальной услуги - не более 30 дней со дня поступления запроса о предоставлении информации.

1.5.3. В случае, если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

1.6. Описание заявителей

Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

1.7. Порядок информирования о правилах предоставления
муниципальной услуги

1.7.1. Информация о правилах предоставления муниципальной услуги предоставляется при личном или письменном обращении заявителя в отдел по делам архивов, по телефону, по адресу электронной почты, а также посредством размещения на информационных стендах отдела по делам архивов, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее по тексту - в сети "Интернет"), публикаций в средствах массовой информации, с использованием информационной системы "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа".

1.7.2. Почтовый адрес отдела по делам архивов: 629805, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, ул. 8 Марта, д. 6.

Адрес электронной почты отдела по делам архивов: arxivnoyabrsk@mail.ru.

Адрес официального сайта Администрации города Ноябрьска в сети "Интернет": www.noyabrskadm.ru.

1.7.3. Информирование заявителей производится специалистами отдела по делам архивов по телефону 8 (3496) 420-481.

1.7.4. График (режим) приема граждан:

- понедельник - 14.00 - 17.00;

- вторник - 14.00 - 17.00;

- среда - не приемный день;

- четверг - 14.00 - 17.00;

- суббота - воскресенье - выходной.

1.7.5. Рассмотрение запросов заявителей осуществляют специалисты отдела по делам архивов (далее - специалисты отдела). При рассмотрении запросов специалисты взаимодействуют с органами местного самоуправления, окружными архивами, государственными и муниципальными организациями, предприятиями.

1.7.6. Прием заявителей ведется без предварительной записи в порядке очередности. Время ожидания в очереди для получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги при личном обращении не должно превышать 25 минут.

1.7.7. При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся о правилах предоставления муниципальной услуги. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время телефонного разговора не должно превышать 10 минут.

1.7.8. Письменные обращения заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги рассматриваются специалистами отдела с учетом времени подготовки ответа заявителю в срок, не превышающий 30 дней с момента получения обращения.

1.7.9. Специалисты отдела обеспечиваются личными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

1.7.10. Основными требованиями к информированию заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги являются достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении и полнота информирования.

1.7.11. Информирование осуществляется по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представляемых документов;

- порядок предоставления муниципальной услуги в письменной форме;

- время приема заявителей и выдачи документов в отделе по делам архивов;

- срок предоставления муниципальной услуги;

- адрес сайта в сети "Интернет", на котором информация размещается в свободном доступе;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги.

1.7.12. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Перечень документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги

2.1.1. Заявители, обращающиеся в отдел по делам архивов для получения муниципальной услуги, предъявляют:

2.1.1.1. Физические лица:

- письменное заявление (анкета-заявление). Образец заявления приведен в приложении N 1 к настоящему административному регламенту;

- копию трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа;

- копию документа о награждении (при наличии) для подтверждения факта награждения;

- паспорт (при личном обращении заявителя);

- доверенность, подтверждающую полномочия заявителя (при получении сведений о третьих лицах).

2.1.1.2. Юридические лица:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.

2.1.2. В письменном запросе (заявлении) указывается следующая информация:

2.1.2.1. Физическими лицами:

- фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;

- почтовый или электронный адрес (для направления ответа);

- контактный телефон;

- запрашиваемая информация (сведения о стаже работы, заработной плате и иное);

- фамилия, имя, отчество заявителя на период, о котором запрашиваются сведения, (если были изменения фамилии, имени, отчества);

- наименование организации, в которой заявитель работал, учился, был представлен к награждению, избран на выборные должности и иное);

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- дата, личная подпись.

2.1.2.2. Юридическими лицами:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- почтовый или электронный адрес (для направления ответа);

- фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, (с указанием фамилии, имени, отчества на период, о котором запрашиваются сведения);

- запрашиваемая информация (сведения о стаже работы, заработной плате и иное);

- наименование запрашиваемой организации;

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- дата, личная подпись должностного лица.

2.1.3. Запросы, направленные по электронной почте, кроме сведений, указанных в пункте 2.1.2 настоящего административного регламента, должны содержать следующую информацию:

- электронный адрес заявителя;

- цифровые (электронные) копии документов, перечисленных в пункте 2.1.1 настоящего административного регламента.

2.1.4. Документы должны соответствовать следующим требованиям:

- текст написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники;

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, контактный телефон должны быть прописаны полностью;

- отсутствие подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений.

2.1.5. Запрещено требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении структурного подразделения Администрации города Ноябрьска, предоставляющего муниципальную услугу, органов местного самоуправления муниципального образования город Ноябрьск и (или) подведомственных органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.2. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.2.1. Отсутствие у заявителя доверенности в случае получения сведений о третьих лицах.

2.3. Порядок рассмотрения отдельных запросов

2.3.1. Если в заявлении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительный орган в соответствии с его компетенцией

2.3.2. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалистов отдела, а также членов их семей, специалист отдела вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему запрос, о недопустимости злоупотребления правом.

2.3.3. Если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.3.4. Если в письменном запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в отдел по делам архивов. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос.

2.3.5. Если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.3.6. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в запросе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить запрос.

2.4. Перечень оснований для приостановления предоставления
муниципальной услуги

2.4.1. Основанием для приостановления муниципальной услуги является соответствующее заявление гражданина.

2.4.2. Отсутствие в обращении заявителя сведений, необходимых для его исполнения.

2.4.3. Непредставление заявителем документов, указанных в пункте 2.1 настоящего административного регламента.

2.5. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.6. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении муниципальной услуги и при получении
результата предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Прием заявителей ведется без предварительной записи в порядке живой очереди.

2.6.2. Время ожидания в очереди на прием к специалисту отдела, в том числе для получения консультации, не должно превышать 30 минут.

2.6.3. Максимальная продолжительность приема у специалиста отдела, осуществляющего прием заявлений, составляет 15 минут.

2.6.4. Выдача готовых документов заявителям, исполненных по результатам заявлений, осуществляется вне очереди.

2.7. Срок регистрации запроса

Заявление гражданина о предоставлении муниципальной услуги регистрируется специалистом отдела в день его подачи при личном обращении, поступлении по почте либо по электронной почте.

2.8. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.8.1. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- укомплектованность отдела по делам архивов кадрами в соответствии со штатным расписанием;

- уровень информированности (наличие информации на стендах, возможность получения информации при личном обращении и по телефону);

- наличие и состояние документооборота по работе с заявителями;

- результативность услуги (доля предоставленных услуг к общему количеству поступивших заявок);

- своевременность предоставления услуги (с соблюдением сроков, указанных в регламенте);

- отсутствие необоснованных отказов в предоставлении услуги;

- удовлетворенность качеством предоставления услуги (отсутствие обоснованных жалоб).

2.8.2. Здание, в котором расположено помещение отдела по делам архивов, предназначенное для приема заявителей в целях предоставления муниципальной услуги, находится с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта.

2.8.3. Помещение для предоставления муниципальной услуги находится на третьем этаже здания, расположенного по улице 8 Марта, в доме N 6, и снабжено соответствующими табличками, размещенными на первом этаже центрального входа.

2.8.4. Места, где осуществляется прием заявителей по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, оборудуются информационными стендами, стульями и столами (стойками), в холле в доступном для граждан месте расположен информационный стенд с имеющейся информацией по предоставлению муниципальной услуги.

2.8.5. Рабочие места специалистов отдела, предоставляющих муниципальную услугу, оснащаются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.8.6. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.8.7. Места для заполнения заявлений обеспечиваются бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.8.8. Помещения, предназначенные для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы специалистов.

2.8.9. Вход в здание уполномоченного органа должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей:

- наименование уполномоченного органа;

- место нахождения и юридический адрес;

- режим работы.

2.8.10. На территории, прилегающей к месторасположению отдела по делам архивов, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ к парковочным местам является бесплатным.

3. Административные процедуры

3.1. Состав административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, первичная обработка и регистрация запросов граждан и организаций;

- направление запросов граждан на исполнение в архивы и организации по принадлежности;

- подготовка и направление ответов на письменные запросы граждан и организаций;

- направление ответов для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях.

3.1.2. Блок-схема административных процедур приведена в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.

3.2. Прием, первичная обработка и регистрация запросов
граждан и организаций

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации документов является поступление в отдел по делам архивов заявления по почте (в том числе по электронной почте), при личном обращении заявителя. Предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистами отдела в кабинете N 318.

3.2.2. Прием, первичная обработка и регистрация заявлений, поступивших по почте (в том числе по электронной почте), осуществляется специалистом отдела в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

3.2.2.1. При вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов, конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документов (заявления).

3.2.2.2. Специалист отдела, определяет срочность заявления и осуществляет сортировку всех заявлений по характеру дальнейшего исполнения:

- заявление на исполнение;

- непрофильные заявления;

- заявления, требующие получения от заявителей дополнительных сведений.

3.2.2.3. Регистрация заявления осуществляется в журнале регистрации заявлений граждан, поступивших почтовой и электронной связью.

3.2.2.4. На запросах заявителей в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается дата регистрации.

3.2.2.5. Специалист отдела проверяет наличие в электронной базе запросов от данного заявителя. Если обращение повторное, в левом верхнем углу письма ставится отметка "повторное", и к нему прилагаются все материалы прежних обращений. Не считаются повторными запросы одного и того же автора, но по разным вопросам.

3.2.2.6. Если запрос направлен из государственных органов с просьбой информирования о результатах рассмотрения, на запросе проставляется буква "К", обозначающая "Контроль".

Максимальный срок выполнения действия на проверку одного заявления и документов к нему составляет 15 минут.

3.2.3. Прием заявителя при личном обращении в отдел либо через законного представителя осуществляется специалистом отдела в соответствии с графиком приема граждан, указанным в пункте 1.7.4 настоящего административного регламента.

3.2.3.1. При личном приеме не принимаются запросы у лиц, находящихся в состоянии алкогольного опьянения, употребляющих ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

3.2.3.2. Специалист отдела при личном обращении устанавливает предмет обращения, личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность, либо документ, подтверждающий полномочия заявителя, (при получении сведений о третьих лицах).

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждого заявителя.

3.2.3.3. Специалист отдела из представленных подлинных документов (в случае отсутствия у заявителя копий документов) снимает копии документов, заверяя их своей подписью с указанием фамилии, инициалов, даты заверения.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 минуту на каждую пару "документ-копия", состоящую не более, чем из 5 страниц.

3.2.3.4. Для исполнения запроса по документам отдела заявителю предлагается заполнить заявление по установленной форме и оказывается помощь в его заполнении. При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложения сведений.

Максимальный срок выполнения действия составляет 3 минуты на каждого заявителя.

3.2.3.5. Регистрация заявления осуществляется в журнале регистрации заявлений граждан специалистом отдела.

Максимальный срок выполнения действия составляет 2 минуты на каждого заявителя.

3.2.4. Входящая корреспонденция, поступившая по почте (в том числе по электронной почте), поступившие при личном приеме граждан и организаций заявления передаются специалистом отдела, ответственным за учет входящей корреспонденции и прием заявлений, на рассмотрение и резолюцию начальнику отдела по делам архивов.

3.3. Направление запросов граждан на исполнение в архивы
и организации по принадлежности

3.3.1. Основанием для начала процедуры направления запросов граждан на исполнение в архивы и организации по принадлежности является поступление специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, заявлений с резолюцией начальника отдела по делам архивов.

3.3.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются специалистом отдела на исполнение в архивы или организации по принадлежности.

3.3.3. Специалист отдела готовит сопроводительное письмо к заявлению и уведомление заявителю об отсутствии документов в отделе по делам архивов и пересылке заявления на исполнение в другую организацию. С заявления снимается копия, которая остается в отделе по делам архивов, а оригинал заявления вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке заявления.

Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения заявления данные.

3.4. Подготовка и направление ответов на письменные запросы
граждан и организаций

3.4.1. Основанием для начала процедуры подготовки и направления ответов на письменные запросы граждан является поступление специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, заявлений с резолюцией начальника отдела по делам архивов.

3.4.2. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подготавливает следующие виды документов:

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- информационные письма.

3.4.3. Архивная справка - документ архива, составленный на бланке отдела по делам архивов, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых они составлены.

3.4.3.1. Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".

3.4.3.2. Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.4.3.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых указано в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

3.4.3.4. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

3.4.3.5. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

3.4.3.6. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

3.4.3.7. Архивная справка подписывается начальником отдела по делам архивов либо его заместителем, исполнителем и заверяется печатью отдела по делам архивов.

3.3.3.8. По запросу заявителя к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.4. Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке отдела по делам архивов, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

3.4.4.1. Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа - "Архивная выписка".

3.4.4.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

3.4.4.3. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.4.4.4. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника отдела либо его заместителем и печатью отдела.

3.4.5. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

3.4.5.1. Архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа проставляются на обороте каждого листа архивной копии.

3.4.5.2. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью отдела и подписью начальника отдела по делам архивов либо его заместителя.

3.4.6. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке отдела по делам архивов, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

3.4.6.1. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин неисполнения запроса: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса. Заявителям предоставляются рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивов и организаций.

3.4.6.2. Ответ на запрос заявителя подписывает начальник отдела по делам архивов, заместитель начальника отдела.

3.4.6.3. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.4.6.4. Ответ оформляется на бланке отдела по делам архивов. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.

3.4.6.5. В левом нижнем углу ответа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.

3.4.6.6. Подготовленный проект ответа исполнитель направляет для подписания начальнику отдела по делам архивов либо заместителю начальника. После завершения рассмотрения запроса и подписания ответа документы передаются на регистрацию специалисту отдела.

3.4.6.7. Специалист отдела проставляет исходящий номер, дату, комплектует отправку, делает отметку в электронной карточке обращения о направлении ответа, результате рассмотрения, затем один экземпляр ответа откладывает в дело согласно номенклатуре.

3.4.6.8. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4.7. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя либо его доверенного лица в отдел выдаются под роспись в получении, которую заявитель либо его доверенное лицо проставляют на втором экземпляре документа.

3.5. Направление ответов для проставления апостиля на архивных справках,
архивных выписках, архивных копиях

3.5.1. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

3.5.2. Апостиль не проставляется на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.

3.5.3. Государственную услугу по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных муниципальным архивом, оказывает Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

3.5.4. Подготовленные отделом по делам архивов архивные справки, архивные выписки и архивные копии специалист отдела направляет в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по почтовому адресу: 629008, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Салехард, ул. Матросова, д. 8.

3.5.5. Государственную услугу по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных организациями, расположенными на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, оказывает Управление Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу, расположенное по адресу: 629008, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Салехард, ул. Свердлова, д. 47. Контактный телефон: 8 (34922) 3-62-17.

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник отдела по делам архивов, заместитель начальника отдела.

4.2. Текущий контроль осуществляется ежедневно путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего административного регламента. Текущий контроль осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.3. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги в плановом порядке осуществляются на основании годовых планов работы отдела по делам архивов.

4.4. Внеплановые проверки проводятся в связи с жалобой заявителя. Контроль над полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги в связи с жалобой заявителя осуществляется на основании правового акта (приказа) начальника отдела по делам архивов.

4.5. В ходе текущего контроля должностным лицом отдела по делам архивов проверяется:

- соблюдение сроков выполнения административных процедур;

- последовательность, полнота, результативность исполнения действий в рамках предоставления административных процедур.

По результатам текущего контроля лицам, ответственным за предоставление муниципальной услуги, даются указания по устранению выявленных нарушений и осуществляется контроль по их устранению.

4.6. Специалист отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:

- соблюдение порядка рассмотрения запросов граждан;

- соблюдение сроков исполнения запросов граждан;

- полноту и качество исполнения запросов граждан.

4.7. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Персональная ответственность должностных лиц отдела по делам архивов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
должностного лица органа, предоставляющего муниципальную
услугу, либо муниципального служащего

5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.

5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в отдел по делам архивов. Жалобы на решения, принятые руководителем отдела по делам архивов, подаются в отдел по работе с обращениями граждан управления делами Администрации города Ноябрьска на имя Главы Администрации города или на имя заместителя Главы Администрации, координирующего деятельность отдела по делам архивов.

5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте в отдел по делам архивов по адресу: 629805, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, ул. 8 Марта, д. 6, либо отдел по работе с обращениями граждан по адресу: 629805, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, ул. Ленина, д. 29, с использованием средств факсимильной связи ((3496) 42-04-81, 35-35-82), с использованием сети "Интернет" (arxivnoyabrsk@mail.ru, opog@ngki.ru), информационной системы "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа", а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2.3. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно с нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

5.2.4. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2.5. Поступившая жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа отдела по делам архивов, должностного лица отдела по делам архивов в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2.6. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворение жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных отделом по делам архивов опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказ в удовлетворении жалобы.

5.2.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпункте 5.2.7 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме (при наличии) направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "подпункт 5.2.6"

5.2.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с подпунктом 5.2.1 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.2.9. Заинтересованные лица вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги лицами, ответственными за предоставление муниципальной услуги, в судебном порядке, обратившись в течение трех месяцев со дня, когда им стало известно о нарушении их прав, свобод и (или) законных интересов, в Ноябрьский городской суд или Арбитражный суд Ямало-Ненецкого автономного округа.

Адрес Ноябрьского городского суда ЯНАО: 629805, ЯНАО, г. Ноябрьск, пр. Мира, д. 39.

Адрес Арбитражного суда Ямало-Ненецкого автономного округа: 629008, ЯНАО, г. Салехард, ул. Чубынина, д. 37 "А".