Решение Территориальной избирательной комиссии муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2014 г. N 75/283 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в участковой избирательной комиссии, сформированной на территории муниципального образования город Салехард"

Решение Территориальной избирательной комиссии
муниципального образования г. Салехард
от 9 апреля 2014 г. N 75/283
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в участковой избирательной комиссии, сформированной на территории муниципального образования город Салехард"

В целях совершенствования и повышения эффективности документооборота и делопроизводства участковой избирательной комиссии, установления единого порядка составления документов и организации работы с ними, руководствуясь Примерной инструкцией по делопроизводству в участковой избирательной комиссии, одобренной ЦИК России (выписка из протокола заседания ЦИК России от 20 ноября 2013 года N 204-2-6), Территориальная избирательная комиссия города Салехарда решила:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в участковой избирательной комиссии, сформированной на территории муниципального образования город Салехард (прилагается).

2. Председателям участковых избирательных комиссий обеспечить строгое соблюдение установленного Инструкцией по делопроизводству в участковой избирательной комиссии порядка работы с документами, основных правил их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии.

3. Направить настоящее решение в участковые избирательные комиссии избирательных участков N 1001 - 1020.

4. Разместить настоящее решение в сети Интернет на сайте муниципального образования город Салехард в разделе "Территориальная избирательная комиссия".

5. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на секретаря Территориальной избирательной комиссии города Салехарда Давиденко Н.А.

Председатель комиссии

И.П. Пирожок

Секретарь комиссии

Н.А. Давиденко

Инструкция
по делопроизводству в участковой избирательной комиссии, сформированной на территории муниципального образования город Салехард
(утв. решением Территориальной избирательной комиссии города Салехарда
от 9 апреля 2014 г. N 75/283)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии со сроком полномочий пять лет.

Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлениями и иных нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Примерной инструкцией по делопроизводству в участковой избирательной комиссии, одобренной ЦИК России (выписка из протокола заседания ЦИК России от 20 ноября 2013 года N 204-2-6).

1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой избирательной комиссии.

1.3. Члены участковой избирательной комиссии должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

1.4. Ведение делопроизводства участковой избирательной комиссии осуществляет председатель либо секретарь участковой избирательной комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

1.5. Делопроизводство в участковой избирательной комиссии осуществляется с использованием журналов регистрации документов.

Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Прием и регистрация поступающих документов производится председателем участковой избирательной комиссии либо секретарем участковой избирательной комиссии с использованием журнала регистрации входящих документов (приложение N 1).

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, в участковой избирательной комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, или если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления.

2.5. При регистрации поступившего документа в журнале регистрации входящих документов обязательно проставляются следующие реквизиты: дата получения документа, его регистрационный номер, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), исходящий номер и дата документа, краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении документа и списании его в дело.

Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При регистрации входящих документов может быть использован регистрационный штамп.

На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе "Регистрационный номер" журнала регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.

2.6. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой избирательной комиссии, в ходе исполнения документа производится запись по его исполнению в журнале регистрации.

2.7. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой избирательной комиссии.

2.8. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (приложение N 3), а в день голосования - в отдельном реестре учета поступивших в участковую избирательную комиссию жалоб (заявлений), который приобщается к первому экземпляру протокола об итогах голосования участковой избирательной комиссии.

2.9. Ответ на обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем участковой избирательной комиссии.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровья и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы (приложение N 4).

В участковой избирательной комиссии могут использоваться следующие виды бланков:

бланк протокола заседания участковой избирательной комиссии;

бланк решения участковой избирательной комиссии;

бланк письма участковой избирательной комиссии.

3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 5), при отсутствии печатающих устройств - в рукописном виде.

3.3. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.

3.3.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2011 г.

17 января 2011 года

При оформлении протоколов и решений участковой избирательной комиссии, актов участковой избирательной комиссии используется только словесно-цифровой способ написания даты.

3.3.2. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

3.3.3. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.

3.3.4. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Администрация городского округа
"Город Сочи"
Организационно-правовой отдел

Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Председателю территориальной комиссии
Лазаревская г. Сочи

Г.П. Польской

Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Администрация городского округа
"Город Сочи"

Начальнику финансового управления
В.Г. Гавриловой

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Избирательная комиссия
Краснодарского края

ул. Гимназическая, д. 30, г. Краснодар,
Краснодарский край, 350000

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И.

ул. Космонавтов, д. 42, г. Полысаево,
Кемеровская область, 652560

3.3.5. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель участковой избирательной комиссии
избирательного участка N 123

личная подпись инициалы, фамилия
Дата

При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или УтвержденО) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утвержден
решением участковой избирательной комиссии
избирательного участка N 1054
от 15 февраля 2013 г. N 28/35

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя участковой избирательной комиссии и дату, например:

                         Сизову А.Ю.

                         Григорьеву В.С.

                         Прошу рассмотреть и дать ответ

                         к 15.02.2013

                         Личная подпись председателя участковой избирательной комиссии

                         Дата

3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос "о чем (о ком)?", например:

О создании Экспертной комиссии

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

3.3.8. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление, просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией ЯНАО, Территориальной избирательной комиссией города Салехарда, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("участковая избирательная комиссия не считает возможным...", "участковая избирательной комиссия предлагает рассмотреть возможность...").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

3.3.9. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об Экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо участковой избирательной комиссии избирательного участка N___ от 15.11.2012 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

3.3.10. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа указываются исключительно фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке участковой избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка N__

личная подпись инициалы, фамилия

Особенности подписания решений участковой избирательной комиссии в случае отсутствия, исполнения обязанностей председателя, заместителя председателя, секретаря участковой избирательной комиссии определены в п. 5.2.4 Инструкции.

3.3.11. Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

3.3.12. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Копия верна" или "Верно", должность лица, заверившего копию (председатель, заместитель председателя, секретарь участковой избирательной комиссии), его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения, например:

Верно

Председатель участковой избирательной комиссии

избирательного участка N____

личная подпись инициалы, фамилия

Дата, время

Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью участковой избирательной комиссии.

3.3.13. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

В.Л. Зубарев

(34922) 55555

3.3.14. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя участковой избирательной комиссии.

4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1. Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с положениями Инструкции.

4.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.

4.3. Исходящие письма направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) участковой избирательной комиссии на бланке письма.

4.4. Исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

4.5. Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (приложение N 6).

При регистрации исходящего документа в журнале исходящих документов обязательно указываются следующие реквизиты: дата отправления документа, регистрационный номер, данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), краткое содержание документа, а также кем он исполнен и подписан.

4.6. Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой избирательной комиссии.

4.7. Документы, адресованные гражданину, могут быть вручены ему лично, о чем в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов гражданину они отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.

5. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях участковой избирательной комиссии

5.1. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания участковой избирательной комиссии.

5.1.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания участковой избирательной комиссии, готовятся председателем, заместителем председателя, секретарем участковой избирательной комиссии и членами участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.

5.1.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании участковой избирательной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

5.1.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании участковой избирательной комиссии, визируются лицом, ответственным за его подготовку.

5.1.4. Лицо, ответственное за подготовку проекта решения, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

5.1.5. На заседании участковой избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

5.2. Выпуск документов, рассмотренных на заседании участковой избирательной комиссии.

5.2.1. Документы, рассмотренные на заседании участковой избирательной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и, если необходимо, разосланы.

5.2.2. При доработке документа в его текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия участковой комиссией решения о необходимости контроля исполнения решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

5.2.3. Текст решения оформляется на бланке установленного образца (приложение N 4).

5.2.4. Решение подписывается председателем и секретарем участковой избирательной комиссии с указанием полного наименования должностей.

Если на заседании участковой избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя участковой избирательной комиссии, секретарь участковой избирательной комиссии или один из членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря участковой избирательной комиссии осуществлял один из членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка N" - в случае временного отсутствия председателя участковой комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка N" - в случае временного отсутствия председателя и заместителя председателя участковой избирательной комиссии при наличии решения участковой избирательной комиссии о возложении на секретаря участковой избирательной комиссии либо одного из членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя участковой избирательной комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря участковой избирательной комиссии избирательного участка N" - в случае наличия решения участковой избирательной комиссии о возложении на одного из членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря участковой избирательной комиссии.

5.2.5. Решения участковой избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой избирательной комиссии.

Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой, например: 1/8.

5.2.6. После подписания решения регистрируются в журнале регистрации решений участковой избирательной комиссии (приложение N 7).

5.2.7. Председатель либо секретарь участковой избирательной комиссии тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя участковой избирательной комиссии и секретаря участковой избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

5.3. Копия решения участковой избирательной комиссии направляется гражданину (в том числе представителю партии, наблюдателю и иным участникам избирательного процесса) в случае, если его обращение в участковую избирательной комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой избирательной комиссии.

5.4. Оформление протокола заседания участковой избирательной комиссии.

5.4.1. Протокол заседания участковой избирательной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 4).

5.4.2. Текст протокола заседания участковой избирательной комиссии состоит из двух частей - вводной и основной.

5.4.3. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя участковой избирательной комиссии, секретаря участковой избирательной комиссии и членов участковой избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, лиц, приглашенных на заседание *(1).

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

5.4.4. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют, начиная с предлогов "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

5.4.5. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение (результаты голосования) по каждому вопросу повестки дня заседания.

Если во время обсуждения вопроса член участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса заявляет о наличии особого мнения, то оно оформляется им на отдельном листе и помещается после решения, в связи с которым это мнение изложено. Информация о наличии особого мнения должна быть отражена в тексте протокола.

5.4.6. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем участковой избирательной комиссии (или членом участковой избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря участковой избирательной комиссии) с указанием полного наименования должностей.

5.4.7. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой избирательной комиссии.

6. Контроль исполнения документов и поручений

6.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, Территориальной избирательной комиссии города Салехарда, окружной избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в решениях участковой избирательной комиссии;

письменные поручения председателя участковой избирательной комиссии;

входящие документы;

письма граждан;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний участковой избирательной комиссии.

6.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 6.1 Инструкции, по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель участковой избирательной комиссии.

6.3. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях участковой избирательной комиссии, письменных поручений председателя участковой избирательной комиссии определяются этими документами.

6.4. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 6.5 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.

6.5. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, указанных в приложении N 8.

Ответы на обращения о нарушении избирательного законодательства, поступившие в участковую избирательной комиссию в период избирательной кампании, кампании референдума, должны быть даны в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования. Ответы на обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, должны быть даны немедленно.

Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок. Если обращение указывает на нарушение закона кандидатом, избирательным объединением, инициативной группой по проведению референдума, эти кандидат, избирательное объединение, инициативная группа по проведению референдума или его (ее) уполномоченные представители должны быть незамедлительно оповещены о поступившем обращении и вправе давать объяснения по существу обращения.

6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

6.7. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

решение участковой избирательной комиссии;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

6.8. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения участковой избирательной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости участковая избирательной комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием участковой избирательной комиссии о результатах исполнения.

7. Изготовление, хранение и использование печати и штампов

7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используется печать участковой избирательной комиссии.

Для проставления отметок о получении, регистрации документов в участковой избирательной комиссии могут использоваться штампы.

7.2. Изготовление печати и штампов участковых избирательных комиссий осуществляется Территориальной избирательной комиссией города Салехарда в соответствии с образцом и описанием, утвержденными постановлением ЦИК России.

7.3. Печать участковой избирательной комиссии проставляется на протоколах об итогах голосования, на копиях решений участковой избирательной комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей.

7.4. Печать участковой избирательной комиссии после окончания избирательной кампании, кампании референдума должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом сейфе или металлическом шкафу в Территориальной избирательной комиссии города Салехарда.

7.5. Председатель участковой избирательной комиссии в период проведения выборов и (или) референдума осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати, затем передает печать на хранение в Территориальную избирательную комиссию города Салехарда.

8. Ведение номенклатуры дел и формирование дел

8.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы участковой избирательной комиссии.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссией Ямало-Ненецкого автономного округа, номенклатурами дел участковой избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел участковой избирательной комиссии составляется секретарем участковой избирательной комиссии, согласовывается с Территориальной избирательной комиссией города Салехарда и утверждается председателем участковой избирательной комиссии (приложение N 9).

В случае возникновения новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

По окончании каждого календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на соответствующую статью Перечня или на пункт соответствующего Порядка хранения и передачи в архив документов, связанных с подготовкой и проведением конкретных выборов.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

8.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел в участковой избирательной комиссии.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем участковой избирательной комиссии в дело.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением на ксерокопии отметки об уничтожении.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, председатель либо секретарь участковой избирательной комиссии обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию участковой избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

За сохранность документов и дел до передачи их в Территориальную избирательную комиссию города Салехарда ответственность несет председатель участковой избирательной комиссии.

9. Ответственность

9.1. Ответственность за организацию делопроизводства в участковой избирательной комиссии, обеспечение контроля исполнения документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в Территориальную избирательную комиссию города Салехарда несет председатель участковой избирательной комиссии, который обеспечивает также контроль соблюдения требований Инструкции.

9.2. Члены участковой избирательной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

Приложение N 1
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

                          Форма

        журнала регистрации входящих документов

Дата получения	Регистра-ционный номер	Корреспондент	Номер и дата документа	Краткое содержание	Резолюция	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение N 2
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

                              АКТ

     Мы, нижеподписавшиеся ______________________________________________

______________________________________________________________, составили

акт о том, что "______" ____________________ 20___ г. при вскрытии пакета

_________________________________________________________________________

            (указание наименования пакета (письма, бандероли и т.д.),

                           от кого получен)

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

     Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

     Подписи: _________________

              _________________

Приложение N 3
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

                           Форма

          журнала регистрации обращений граждан

Дата получения	Регистрационный номер	Корреспондент	Адрес места жительства заявителя, номер телефона	Содержание обращения	Резолюция	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение N 4
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

    Формы бланков, используемых в участковой избирательной комиссии

  Форма бланка протокола заседания участковой избирательной комиссии

                    ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

                   УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                     ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА N ____

_________________________________________________________________________

      ул. ______________________, д. ___, г. Салехард, Ямало-Ненецкий

                          автономный округ, 62900_

          тел. (34922) ______________, факс (34922) _______________

                             ПРОТОКОЛ N __

           заседания участковой избирательной комиссии

                       избирательного участка N ___

г. Салехард                                                  ____________

         Форма бланка решения участковой избирательной комиссии

                  ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

                 УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                   ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА N ____

_________________________________________________________________________

       ул. ______________________, д. ___, г. Салехард, Ямало-Ненецкий

                         автономный округ, 62900_

        тел. (34922) ______________, факс (34922) _______________

                                РЕШЕНИЕ

_____________                                                      N ____

          Форма бланка письма участковой избирательной комиссии

                 ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

                УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                   ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА N ____

_________________________________________________________________________

      ул. ______________________, д. ___, г. Салехард, Ямало-Ненецкий

                         автономный округ, 62900_

       тел. (34922) ______________, факс (34922) _______________

от _______________ N ______

на N ________ от ___________

Приложение N 5
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

Требования
к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится, как правило, на компьютерах с использованием программного продукта Microsoft Office Word (далее - MS Word).

6. При форматировании документов рекомендуется работать с включенной кнопкой на панели настройки MS Word, чтобы видеть на экране отображение знаков абзацев и других скрытых символов форматирования.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

Шрифт TimesNewRoman

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал полуторный

Первая строка отступ на 1,25 см

Выравнивание по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

верхнее 2,0 см

нижнее 2,0 см

левое 3,0 см

правое 1,5 см

От края до колонтитула:

верхнего 1,25 см

нижнего 1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

отметка об исполнителе;

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

Шрифт TimesNewRoman

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

Шрифт TimesNewRoman

Размер 14 пунктов

Отступ слева 7 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы и имеет самостоятельную нумерацию страниц.

13. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

14. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

15. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ( - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

16. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).

17. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и др.).

18. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

19. Не допускается использование символа табуляции (>) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

20. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").

21. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

22. Вместо буквы "Ё" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).

23. Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение N 6
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

                             Форма

          журнала регистрации исходящих документов

Дата отправления документа	Регистрационный номер	Адресат	Краткое содержание документа	Кто подписал документ	Исполнитель	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 7
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

                            Форма

   журнала регистрации решений участковой избирательной комиссии

Регистрационный номер	Дата принятия решения	Наименование решения	Количест-во листов решения	Количество листов приложения	Испол-нитель	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 8
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

Перечень
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Законы Ямало-Ненецкого автономного округа - согласно указанному в них сроку.

2. Постановления, решения законодательного (представительного) органа Ямало-Ненецкого автономного округа - согласно указанному в них сроку.

3. Постановления органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - согласно указанному в них сроку.

4. Распоряжения главы органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - согласно указанному в них сроку.

5. Нормативные акты органов местного самоуправления - согласно указанному в них сроку.

6. Обращения депутатов законодательного (представительного) органа власти субъекта Российской Федерации - в срок, установленный законодательством субъекта Российской Федерации.

7. Жалобы и обращения, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума - пять дней, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной проверки - десять дней (в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").

8. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции участковой избирательной комиссии, пересылаются в течение семи календарных дней.

9. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

Приложение N 9
к инструкции
по делопроизводству в
участковой избирательной комиссии

                                            Утверждена

                                            председатель участковой

                                            избирательной комиссии

                                            избирательного участка N_____

                                            подпись   расшифровка подписи

                                            дата

              Участковая избирательная комиссия

                 избирательного участка N ___

                 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на _____год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Секретарь участковой избирательной

комиссии избирательного участка N___________ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в ______году в участковой избирательной комиссии     ______________

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Секретарь участковой избирательной комиссии избирательного участка

N__________            Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

___________________________

*(1) Приглашение на заседание может быть передано по телефону с фиксацией даты и времени звонка в журнале или карточке произвольной формы.