Приложение. Административный регламент предоставления Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги по информационному обеспечению юридических и физических лиц на основе архивных документов

Приложение

Административный регламент
предоставления Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги по информационному обеспечению юридических и физических лиц на основе архивных документов
(утв. постановлением Администрации города от 06 апреля 2015 г. N П-492)

С изменениями и дополнениями от:

20 мая 2015 г., 18 января 2016 г.

1. Общие положения

Административный регламент предоставления Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги по информационному обеспечению юридических и физических лиц на основе архивных документов (далее - административный регламент; муниципальная услуга) разработан в целях оптимизации, повышения качества предоставления и доступности получения муниципальной услуги, определяет сроки, требования, условия предоставления муниципальной услуги, последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.1. Описание заявителей

Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются юридические и физические лица либо уполномоченные ими в установленном законом порядке лица (далее - заявители).

1.2. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги

1.2.1. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при личном или письменном обращении заявителя по почтовой связи в отдел по делам архивов Администрации города Ноябрьска (далее - отдел), по телефону, по адресу электронной почты, а также посредством размещения на информационных стендах отдела, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее по тексту - в сети "Интернет"), с использованием информационной системы "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" www.pgu-yamal.ru (далее - Региональный портал) и "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал).

1.2.2. Почтовый адрес отдела: 629805, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, ул. 8 Марта, д. 6, 3 этаж, кабинет N 323.

Адрес электронной почты отдела: arxivnoyabrsk@mail.ru.

Сведения об организациях, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, указаны в приложении N 3 к настоящему административному регламенту.

Адрес официального сайта Администрации города Ноябрьска: www.admnoyabrsk.ru.

1.2.3. Информирование заявителей осуществляется специалистами отдела по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска (далее - специалисты отдела) по телефону: 8 (3496) 420-481.

1.2.4. График (режим) приема граждан:

- понедельник - 14.00 - 17.00;

- вторник -14.00 - 17.00;

- среда - неприемный день;

- четверг - 14.00 - 17.00;

- пятница - 14.00 - 17.00;

- суббота - воскресенье - выходной.

1.2.5. Рассмотрение запросов заявителей осуществляют специалисты отдела. При рассмотрении запросов специалисты взаимодействуют с органами местного самоуправления, окружными архивами, государственными и муниципальными организациями, предприятиями.

1.2.6. Прием заявителей ведется без предварительной записи в порядке очередности. Время ожидания в очереди для получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги при личном обращении не должно превышать 15 минут.

1.2.7. При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся о правилах предоставления муниципальной услуги. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время телефонного разговора не должно превышать 10 минут.

1.2.8. Письменные обращения заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги рассматриваются специалистами отдела с учетом времени подготовки ответа заявителю в срок, не превышающий 30 дней с момента получения обращения.

1.2.9. Специалисты отдела обеспечиваются личными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

1.2.10. Основными требованиями к информированию заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги являются достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении и полнота информирования.

1.2.11. Информирование осуществляется по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представляемых документов;

- порядок предоставления муниципальной услуги в письменной форме;

- время приема заявителей и выдачи документов в отделе;

- срок предоставления муниципальной услуги;

- адрес сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором информация размещается в свободном доступе;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги.

1.2.12. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.

1.2.13. Информация о порядке информирования предоставления муниципальной услуги размещена на официальном сайте Администрации города Ноябрьска и информационных стендах, расположенных в помещениях отдела.

1.2.14. На информационных стендах содержится следующая информация:

1.2.14.1. Месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адрес электронной почты отдела, официального сайта, а также органов и организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

1.2.14.2. Формы (образцы) заявлений по исполнению социально-правовых запросов.

1.2.14.3. Извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги.

1.2.14.4. Текст настоящего административного регламента.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе архивных документов.

2.2. Наименование структурного подразделения Администрации города Ноябрьска, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальную услугу предоставляет отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска.

Сведения об организациях, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, указаны в приложении N 3 к настоящему административному регламенту.

При предоставлении муниципальной услуги запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный решением Городской Думы.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- ответ на поставленный в запросе вопрос: выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма; тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов;

- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

- отказ в исполнении требований изложенных в запросе.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется постоянно.

2.4.2. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня поступления запроса о предоставлении информации.

2.4.3. При необходимости проведения специалистом отдела объёмной работы по поиску и копированию архивных документов по запросу, начальник отдела принимает решение о продлении срока рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.4.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся архивные документы с уведомлением об этом заявителя.

2.4.5. Срок направления ответа либо выдача лично заявителю составляет 1 день с момента его подписания.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги реализуется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (опубликован в издании "Российская газета" (допвыпуск), N 3316, 08.10.2003);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (опубликован в издании "Российская газета", N 5247, 30.07.2010);

- Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации (опубликован в издании "Российская газета" (Федеральный выпуск), N 3614, 27.10.2004);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (опубликован в издании "Российская газета", N 95, 05.05.2006);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации", совместно с "Правилами служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации" (опубликовано в издании "Российская газета", N 192, 22.08.2012);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (опубликованы в издании "Российская газета" (Федеральный выпуск), N 4913, 20.05.2009);

- Положением об отделе по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска, утвержденным постановлением Администрации города от 13.04.2011 N П-429 (документ опубликован в городской общественно-политической газете "Северная вахта" (спецвыпуск), N 72, 22.04.2011).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Заявители, обращающиеся в отдел для получения муниципальной услуги, предъявляют:

2.6.1.1. Физические лица:

- письменное заявление по форме согласно приложению N 1 к настоящему административному регламенту;

- паспорт (при личном обращении заявителя);

- в случае изменения фамилии заявителя, документы, подтверждающие факт изменения фамилии (копия свидетельства о рождении, браке);

- документы, подтверждающие родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (копия свидетельства о рождении, браке, смерти);

- данные, подтверждающие право наследования (свидетельство о праве наследования, завещание, дарственная, доверенность, свидетельство о смерти собственника);

- копию документа о награждении для подтверждении факта награждения (при наличии);

- доверенность, подтверждающую полномочия заявителя (при получении сведений о третьих лицах).

2.6.1.2. Юридические лица:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.

2.6.2. В письменном запросе (заявлении) указывается следующая информация:

2.6.2.1. Физические лица:

- фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;

- почтовый и электронный адрес (для направления ответа);

- контактный телефон;

- запрашиваемая информация (сведения по имущественным вопросам, наградам, опекунству, изменении фамилии, имени, отчества несовершеннолетних граждан, установления факта регистрации предпринимательства гражданина и иное)

- фамилия, имя, отчество заявителя на период, о котором запрашиваются сведения (если были изменения фамилии, имени, отчества);

- наименование организации (в которой заявитель работал, учился, был представлен к награждению, избран на выборные должности и иное);

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- дата, личная подпись.

2.6.2.2. Юридические лица:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- почтовый и электронный адрес (для направления ответа);

- фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, (с указанием фамилии, имени, отчества на период, о котором запрашиваются сведения);

- запрашиваемая информация (сведения о регистрации предприятий, организаций, тематические копии документов и иное);

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- дата, личная подпись должностного лица.

2.6.3. Запросы, направленные по электронной почте, кроме сведений, указанных в пункте 2.6.2 настоящего административного регламента, должны содержать следующую информацию:

- электронный адрес заявителя;

- цифровые (электронные) копии документов, перечисленных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента.

2.6.4. Документы должны соответствовать следующим требованиям:

- текст написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники;

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) физического лица, наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, контактный телефон должны быть прописаны полностью;

- отсутствие подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных, неоговоренных исправлений.

2.7. Запрещается требовать от заявителя

2.7.1. Предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.7.2. Предоставления документов и информации, которые, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами, находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственным органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.8.1. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги не предусмотрено.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги или приостановления предоставления муниципальной услуги

2.9.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- в случае если в письменном запросе не указаны фамилия заявителя, направившего запрос, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на запрос не дается.

- в случае если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

- в случае если в письменном запросе заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в адрес начальника отдела. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос.

- ходатайство заявителя о прекращении рассмотрения запроса.

2.9.2. Оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги не предусмотрено.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Изготовление копий документов.

2.10.2. Предоставление документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя.

2.10.3. Размер платы за предоставление платных услуг Администрацией города Ноябрьска, муниципальными учреждениями и муниципальными предприятиями устанавливается нормативным правовым актом Администрации города в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, нормативными правовыми актами муниципального образования город Ноябрьск.

2.10.4. Размер платы за оказание услуг, оказываемых организациями независимо от организационно-правовой формы, за исключением указанных в пунктах 2.10.3 настоящего административного регламента, устанавливается исполнителями самостоятельно с учетом окупаемости затрат на их оказание, рентабельности работы организации, уплаты налогов и сборов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2.11. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.12.1. Прием заявителей ведется без предварительной записи в порядке живой очереди.

2.12.2. Время ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и получения результата предоставления муниципальной услуги при личном обращении заявителя не должно превышать 15 минут.

2.12.3. Максимальная продолжительность приема у специалиста отдела, осуществляющего прием заявлений, составляет 15 минут.

2.12.4. Выдача готовых документов заявителям, исполненных по результатам заявлений, осуществляется вне очереди.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.13.1. Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги происходит в день поступления запроса.

Продолжительность приема заявителя не должна превышать 15 минут.

2.13.2. При поступлении запроса по почте либо по электронной почте регистрация запросов производится в день поступления запроса.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.14.1. Укомплектованность кадрами в соответствии со штатным расписанием.

2.14.2. Уровень информированности (наличие информации на сайте, на стендах, возможность получения информации при личном обращении и по телефону).

2.14.3. Наличие и состояние документооборота по работе с заявителями.

2.14.4. Своевременность предоставления услуги (с соблюдением сроков, указанных в настоящем административном регламенте).

2.14.5. Отсутствие необоснованных отказов в предоставлении муниципальной услуги.

2.14.6. Удовлетворенность качеством предоставления услуги (отсутствие обоснованных жалоб).

2.14.7. Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность.

2.14.8. Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий.

2.15. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.15.1. Здание, в котором размещено помещение, предназначенное для приема заявителей в целях предоставления муниципальной услуги, должно находиться с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта.

2.15.2. Доступность муниципальной услуги для маломобильных групп населения и инвалидов обеспечивается возможностью обращения заявителя, относящегося к указанной категории населения по телефонам отдела с целью вызова специалиста отдела для приема обращения в холле первого этажа здания в котором расположен отдел.

2.15.3. Для реализации пункта 2.15.2 на первом этаже здания в котором расположен отдел (центральный вход) располагается информационный стенд, содержащий информацию о номере телефона по которому может быть вызван специалист для оказания приема обращения.

2.15.4. Вход в здание уполномоченного органа должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей:

- наименование уполномоченного органа;

- место нахождения и юридический адрес;

- номер телефона;

- режим работы.

2.15.5. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.15.6. Помещения, предназначенные для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы специалистов отдела.

2.15.7. Рабочее место специалиста отдела, предоставляющего муниципальную услугу, оснащается настольной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.15.8. Места, где осуществляется прием граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, оборудуются информационными стендами, стульями и столами.

2.15.9. На территории, прилегающей к месторасположению отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ к парковочным местам является бесплатным.

2.16. Иные требования

2.16.1. Получение муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ), а также в электронном виде посредством Регионального портала и/или Единого портала не предусмотрено.

2.16.2. В случае, если для предоставления муниципальной услуги необходима обработка персональных данных лица, не являющегося заявителем, и если, в соответствии с федеральным законом, обработка таких персональных данных может осуществляться с согласия указанного лица, при обращении за получением муниципальной услуги заявитель дополнительно предоставляет документы, подтверждающие получение согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица. Документы, подтверждающие получение согласия, могут быть предоставлены, в том числе, в форме электронного документа. Действие настоящего пункта не распространяется на лиц, признанных безвестно отсутствующими, и на разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

3. Административные процедуры

3.1. Состав административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, первичную обработку и регистрацию запросов юридических и физических лиц;

- направление запросов юридических и физических лиц на исполнение в архивы и организации по принадлежности;

- подготовку и направление ответов на письменные запросы юридических и физических лиц.

3.1.2. Блок-схема административных процедур приведена в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.

3.1.3. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги и иные сведения о муниципальной услуге предоставляются по запросу заявителя в порядке, указанном в подразделе 1.2 настоящего административного регламента.

3.2. Прием, первичная обработка и регистрация запросов юридических и физических лиц

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации документов является поступление в отдел заявления по почте (в том числе по электронной почте), при личном обращении заявителя. Предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистами отдела в кабинете N 323.

3.2.2. Прием, первичная обработка и регистрация заявлений, поступивших по почте (в том числе по электронной почте), осуществляются специалистом отдела в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

3.2.3. При вскрытии конвертов проверяются правильность и полнота вложения и целостность документов, конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документов (заявления).

3.2.4. Специалист отдела осуществляет сортировку всех заявлений по характеру дальнейшего исполнения:

- заявление на исполнение;

- непрофильные заявления;

- заявления, требующие получения от заявителей дополнительных сведений.

3.2.5. Регистрация заявления осуществляется в журнале регистрации заявлений граждан, поступивших почтовой и электронной связью.

3.2.6. На запросах заявителей в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается дата регистрации.

3.2.7. Специалист отдела проверяет наличие в электронной базе запросов от данного заявителя. Если обращение повторное, в левом верхнем углу письма ставится отметка "повторное", и к нему прилагаются все материалы прежних обращений. Не считаются повторными запросы одного и того же автора, но по разным вопросам.

Максимальный срок выполнения действия на проверку одного заявления и документов к нему составляет 15 минут.

3.2.8. Прием заявителя при личном обращении в отдел либо через законного представителя осуществляется специалистом отдела в соответствии с графиком приема граждан, указанным в пункте 1.2.4 настоящего административного регламента.

3.2.9. При личном приеме не принимаются запросы у лиц, находящихся в состоянии алкогольного опьянения, употребляющих ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

3.2.10. Специалист отдела при личном обращении устанавливает предмет обращения, личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность, либо документ, подтверждающий полномочия заявителя, (при получении сведений о третьих лицах).

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждого заявителя.

3.2.11. Специалист отдела из представленных подлинных документов (в случае отсутствия у заявителя копий документов) снимает копии документов, заверяя их своей подписью с указанием фамилии, инициалов, даты заверения.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 минуту на каждую пару "документ - копия", состоящую не более чем из 5 страниц.

3.2.12. Для исполнения запроса по документам отдела заявителю предлагается заполнить заявление по установленной форме, и оказывается помощь в его заполнении. При приеме заявлений проверяются правильность и четкость изложения сведений.

Максимальный срок выполнения действия составляет 3 минуты на каждого заявителя.

3.2.13. Регистрация заявления осуществляется в журнале регистрации заявлений граждан специалистом отдела.

Максимальный срок выполнения действия составляет 2 минуты на каждого заявителя.

3.2.14. Входящая корреспонденция, поступившая по почте (в том числе по электронной почте), поступившие при личном приеме граждан и организаций заявления передаются специалистом отдела, ответственным за учет входящей корреспонденции и прием заявлений, на рассмотрение и резолюцию начальнику отдела.

3.2.15. При наличии оснований, предусмотренных в пункте 2.9.1 настоящего административного регламента, начальник отдела либо заместитель начальника отдела принимают решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги начальник отдела либо заместитель начальника отдела отражают в резолюции.

3.2.16. Результатом административной процедуры являются проставление резолюции начальника отдела либо заместителя начальника отдела на входящей корреспонденции, поступившей по почте (в том числе по электронной почте), поступившей при личном приеме граждан и организаций, и направление заявлений с резолюцией на исполнение специалисту отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.2.17. Результат административной процедуры фиксируется специалистом отдела в журнале регистрации заявлений.

3.3. Направление запросов юридических и физических лиц на исполнение в архивы и организации по принадлежности

3.3.1. Основанием для начала процедуры направления запросов заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности является поступление специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, заявлений с резолюцией начальника отдела.

3.3.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются специалистом отдела на исполнение в архивы или организации по принадлежности.

3.3.3. Специалист отдела готовит сопроводительное письмо к заявлению и уведомление заявителю об отсутствии документов в отделе и пересылке заявления на исполнение в другую организацию. С заявления снимается копия, которая остается в отделе, а оригинал заявления вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке заявления.

Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения заявления данные.

3.3.4. Результатом административной процедуры является подготовка специалистом отдела сопроводительного письма к заявлению, утверждение его начальником отдела либо заместителем начальника отдела, уведомление заявителя об отсутствии документов в отделе и пересылка сформированных документов по принадлежности.

3.3.5. Результат административной процедуры фиксируется специалистом отдела в электронном виде в программе "Учет обращений граждан и организаций".

3.4. Подготовка и направление ответов на письменные запросы юридических и физических лиц

3.4.1. Основанием для начала процедуры подготовки и направления ответов на письменные запросы заявителей является поступление специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, заявлений с резолюцией начальника отдела.

3.4.2. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подготавливает следующие виды документов:

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- информационные письма;

- тематический перечень архивных документов;

- тематическая подборка копий архивных документов.

3.4.3. Архивная справка - документ архива, составленный на бланке отдела по делам архивов, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых они составлены.

3.4.3.1. Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка".

3.4.3.2. Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.4.3.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых указано в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

3.4.3.4. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

3.4.3.5. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы специалиста отдела по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

3.4.3.6. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

3.4.3.7. Архивная справка подписывается начальником отдела либо его заместителем, специалистом отдела и заверяется печатью отдела по делам архивов.

3.4.3.8. По запросу заявителя к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.4. Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

3.4.4.1. Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа: "Архивная выписка".

3.4.4.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

3.4.4.3. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.4.4.4. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника отдела либо его заместителем и печатью отдела.

3.4.5. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

3.4.5.1. Архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа проставляются на обороте каждого листа архивной копии.

3.4.5.2. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью отдела и подписью начальника отдела либо его заместителя.

3.4.6. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке отдела, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

3.4.6.1. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин неисполнения запроса.

3.4.6.2. Подготовленный проект ответа специалист отдела направляет для подписания начальнику отдела либо заместителю начальника отдела.

3.4.6.3. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.4.6.4. Ответ оформляется на бланке отдела. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.

3.4.6.5. В левом нижнем углу ответа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.

3.4.6.6. Специалист отдела, комплектует отправку, делает отметку в электронной карточке обращения о направлении ответа, результате рассмотрения, затем один экземпляр ответа откладывает в дело согласно номенклатуре.

3.4.6.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4.7. Тематический перечень архивных документов - документ архива, составленный на бланке отдела, содержащий краткий систематизированный или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения либо единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров.

3.4.8. Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный, дословно воспроизводящий текст архивных документов комплект архивных копий или их частей по определенной тематике.

3.4.8.1. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

3.4.8.2. Архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа проставляются на обороте каждого листа архивной копии.

3.4.8.3. Все листы тематического перечня архивных документов скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью отдела и подписью начальника отдела либо его заместителя.

3.4.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов в случае личного обращения заявителя либо его доверенного лица в отдел выдаются под роспись в получении, которую заявитель либо его доверенное лицо проставляют на втором экземпляре документа.

3.4.10. В случае принятия начальником отдела либо заместителем начальника отдела решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги специалист отдела готовит проект письма (ответа) об отказе с указанием основания для отказа, предусмотренного пунктом 2.9.1 настоящего административного регламента, подписывает его и направляет заявителю.

3.4.11. Результатом административной процедуры являются подготовка специалистом отдела в срок, не превышающий предоставление муниципальной услуги, ответов на письменные запросы заявителей, поступившие при личном приеме, направление ответов заявителям либо выдача лично под роспись.

3.4.12. Результат административной процедуры фиксируется специалистом отдела в электронном виде в программе "Учет обращений граждан и организаций".

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за соблюдением последовательности административных действий, определенных настоящим административным регламентом, и принятием в ходе ее предоставления решений осуществляется начальником отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется ежедневно путем проведения заместителем начальника отдела проверок соблюдения и исполнения специалистом отдела положений настоящего административного регламента.

4.3. Специалист отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:

- соблюдение сроков и порядка приема документов;

- полноту и правильность оформления необходимых документов;

- соблюдение сроков и порядка подготовки проекта решения о предоставлении муниципальной услуги.

4.4. Проведение проверок осуществляется в связи с конкретным обращением заявителя или поручением Главы Администрации города, заместителем Главы Администрации.

4.5. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

4.6. Начальник отдела несет персональную ответственность за полноту и качество предоставления муниципальной услуги.

4.7. Контроль за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности отдела при предоставлении муниципальной услуги, получения единой, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги и возможности рассмотрения обращений (жалоб) в процессе получения муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Раздел 5 изменен. - Постановление Администрации муниципального образования г. Ноябрьск Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 января 2016 г. N П-21

См. предыдущую редакцию

5. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу

5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, лиц, ответственных за её предоставление (далее - должностные лица).

5.1.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

3) требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказа в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами муниципального образования город Ноябрьск;

6) затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами муниципального образования город Ноябрьск;

7) отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушения установленного срока таких исправлений.

5.1.2. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю (за исключением случая, когда жалоба направляется способом, указанным в подпункте в) пункта 5.2.3 настоящего административного регламента);

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии. Заявители вправе получать информацию, документы, имеющиеся в органе, предоставляющем муниципальную услугу, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.1.3. В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.2. Подача жалобы:

5.2.1. Прием жалоб в письменной форме осуществляется в месте предоставления муниципальной услуги по адресу: г. Ноябрьск, ул. 8 Марта, д. 6, кабинет N 320 (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной муниципальной услуги).

Время приема жалоб: понедельник - пятница - с 8 часов 30 минут до 17 часов 00 минут, перерыв на обед - с 12 часов 42 минут до 14 часов 00 минут, суббота, воскресенье - выходной.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте по адресу, указанному в пункте 5.2.1 настоящего административного регламента.

5.2.2. Жалоба может быть направлена заявителем в отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Ноябрьска по адресу: г. Ноябрьск, ул. Ленина, дом 29, каб. 104, или на адрес электронной почты: orog@noyabrsk.yanao.ru.

Отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Ноябрьска обеспечивает прием и направление жалоб в структурное подразделение Администрации города Ноябрьска, ответственное за предоставление услуги, заместителю Главы Администрации, координирующему деятельность структурного подразделения, для рассмотрения в соответствии с положениями настоящего административного регламента и требованиями законодательства Российской Федерации.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2.3. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

а) официального сайта Администрации города Ноябрьска: www.admnoyabrsk.ru, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу электронной почты: arxivnoyabrsk@mail.ru;

б) Регионального портала и/или Единого портала с момента реализации технической возможности;

в) портала федеральной государственной информационной системы, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные и муниципальные услуги, их должностными лицами, государственными и муниципальными служащими (далее - система досудебного обжалования) с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

5.2.4. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 5.1.3 настоящего административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

5.2.5. Жалоба рассматривается органом, предоставляющим муниципальную услугу, порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципальных служащих. В случае, если обжалуются решения руководителя органа, предоставляющего муниципальную услугу, жалоба подается заместителю Главы Администрации, координирующему сферу деятельности органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо Главе Администрации города и рассматривается им в порядке, предусмотренном настоящим административным регламентом.

5.2.6. В случае, если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.2.5 настоящего административного регламента, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.2.7. Жалоба может быть подана заявителем через МФЦ. При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение орган в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и органом, предоставляющим муниципальную услугу (далее - соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ рассматривается в соответствии с настоящим административным регламентом и Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации" органом, предоставляющим муниципальную услугу, заключившим соглашение о взаимодействии.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления, должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

5.4. Жалоба, поступившая в уполномоченный на ее рассмотрение орган, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений, жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Указанное решение принимается в форме акта уполномоченного на ее рассмотрение органа.

При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.6. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме. В случае если жалоба была направлена способом, указанным в подпункте в) пункта 5.2.3 настоящего административного регламента, ответ заявителю направляется посредством системы досудебного обжалования.

5.7. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

а) наименование органа, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

в) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

г) основания для принятия решения по жалобе;

д) принятое по жалобе решение;

е) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.8. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом органа, предоставляющего муниципальную услугу.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

5.9. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего раздела в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.10. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

а) если в жалобе не указаны фамилия либо наименование заявителя, направившего жалобу, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

б) наличия в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, сообщив заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;

в) если текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Информирование о порядке подачи, рассмотрении и результатах рассмотрения жалобы осуществляется структурным подразделением Администрации города Ноябрьска, предоставляющим муниципальную услугу.

5.12. Заинтересованные лица вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, а также решение по жалобе, принятое по результатам рассмотрения жалобы, в судебном порядке, обратившись в течение трех месяцев со дня, когда им стало известно о нарушении их прав, свобод и (или) законных интересов, в Ноябрьский городской суд или Арбитражный суд Ямало-Ненецкого автономного округа.

Адрес Ноябрьского городского суда ЯНАО: 629805, ЯНАО, г. Ноябрьск, пр. Мира, д. 39.

Адрес Арбитражного суда Ямало-Ненецкого автономного округа: 629008, ЯНАО, г. Салехард, ул. Республики, д. 102.