Приложение N 1. Положение об администрировании системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации муниципального образования город Салехард

Приложение N 1
к распоряжению
Администрации
муниципального образования
г. Салехард
от 26 февраля 2016 г. N 305-р

Положение
об администрировании системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации муниципального образования город Салехард

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об администрировании системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Положение, СЭДД) определяет полномочия, права, обязанности и ответственность участников и администраторов СЭДД.

1.2. Под администрированием СЭДД в настоящем Положении понимается правильность использования Участниками СЭДД и техническое сопровождение СЭДД её Администратором.

Участник СЭДД - структурное подразделение Администрации города Салехарда, подведомственное ему муниципальное учреждение и (или) муниципальное предприятие, осуществляющее делопроизводство и организацию документооборота с использованием СЭДД (далее - Участники);

Администратор СЭДД - МКУ "Информационно-техническое управление", осуществляющее реализацию среды использования электронной подписи в СЭДД при осуществлении внутреннего и внешнего документационного взаимодействия Администрации города Салехарда, ее структурных подразделений, а также обеспечивающее техническое сопровождение, работоспособность и администрирование СЭДД.

1.2. Предметом настоящего Положения является взаимодействие Участников и Администраторов по организации эксплуатации, эксплуатации и развитию СЭДД.

II. Обязанности и права Участника и Администратора

2.1. Участник и Администратор:

- обеспечивают соблюдение принципов организации взаимодействия, установленных настоящим Положением;

- обеспечивают своевременность, полноту передаваемой информации и административных действий;

- несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Положения, в рабочем порядке принимая меры по устранению выявленных нарушений, а также за нарушение конфиденциальности информации в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- при необходимости организовывают проведение совместных мероприятий.

2.2. Обязанности Администратора:

- осуществляет сопровождение СЭДД в соответствии с правилами, установленными фирмами-разработчиками системного и прикладного программного обеспечения;

- в оперативном порядке по заявке Участника осуществляет создание, изменение, удаление учетных записей сотрудников Участника, а также осуществляет назначение, изменение, передачу их полномочий на осуществление доступа или действий с документами СЭДД;

- осуществляет мониторинг и контроль работы СЭДД;

- в случае обнаружения ошибки в ходе работы СЭДД принимает весь необходимый комплекс мер по ее устранению, информируя об этом Участника;

- осуществляет резервное копирование и, в случае необходимости, восстановление баз данных СЭДД;

- осуществляет консультативную и информационно-методическую поддержку технических специалистов обособленных юридических лиц;

- организует или осуществляет групповое обучение сотрудников Участника основам работы и использования СЭДД.

2.3. Обязанности Участника:

- организует работу своих сотрудников в СЭДД в соответствии с установленным порядком осуществления делопроизводства и использования СЭДД;

- принимает меры по исключению дискредитации учетных записей и паролей доступа сотрудников;

- оперативно и своевременно представляет информацию об используемой номенклатуре дел, изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава, а также сведения о структурных подразделениях и сотрудниках, требуемые для эксплуатации СЭДД, в соответствии с перечнем сведений об Участнике СЭДД, его структурных подразделениях и сотрудниках (приложение);

- своевременно предоставляет информацию Администратору для поддержания справочников СЭДД в актуальном состоянии;

- принимает меры к устранению причин, негативно сказывающихся на работоспособности СЭДД.

2.4. Администратор имеет право:

- запрашивать и получать информацию, необходимую для обеспечения эксплуатации СЭДД;

- получать доступ к документам СЭДД Участника в случае если это необходимо для выявления и устранения причин нарушения работоспособности СЭДД, в том числе осуществлять их изменение или удаление;

- сообщать Участнику о выявленных фактах нецелевого, неправильного использования СЭДД, а также о действиях, ставящих под угрозу работоспособность СЭДД или отдельных ее функциональных модулей;

- приостанавливать работу сотрудника Участника при обнаружении фактов или признаков грубого нарушения установленных правил делопроизводства и эксплуатации СЭДД, если предварительные сообщения об этих фактах не привели к их недопущению.

2.5. Участник имеет право:

- направлять предложения по совершенствованию порядка использования СЭДД, внесению изменений или дополнений в функциональные возможности модулей СЭДД;

- требовать и получать разъяснения по фактам полного или частичного нарушения работоспособности СЭДД;

- в случае неоднократного или устойчивого нарушения работоспособности СЭДД, вызванного неоперативными или ненадлежащими действиями Администратора, письменно извещать его об этом;

- формировать и направлять групповые заявки на потребность в обучении сотрудников основам работы в СЭДД.