Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 7 сентября 2016 г. N 409 "Об утверждении Административного регламента архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов на основе архивных документов"

Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард
от 7 сентября 2016 г. N 409
"Об утверждении Административного регламента архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов на основе архивных документов"

Руководствуясь Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Салехарда от 12 октября 2012 года N 506 "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрацией и муниципальными учреждениями муниципального образования город Салехард", Уставом муниципального образования город Салехард, Администрация муниципального образования город Салехард постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов на основе архивных справок".

2. Признать утратившими силу следующие постановления Администрации города Салехарда:

- от 15 февраля 2013 года N 48 "Об утверждении Административного регламента архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера";

- от 23 мая 2013 года N 192 "О внесении изменений в Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера";

- от 27 января 2014 года N 35 "О внесении изменений в некоторые постановления Администрации города Салехарда";

- от 16 марта 2016 года N 122 "О внесении изменений в Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запроса социально-правового характера".

3. Муниципальному бюджетному информационному учреждению "Редакция газеты "Полярный круг" (Д.С. Фомин) опубликовать настоящее постановление в городской общественно-политической газете "Полярный круг".

4. Муниципальному казенному учреждению "Информационно-техническое управление" (С.Ю. Хохлов) разместить настоящее постановление в системе Интернет на официальном сайте муниципального образования город Салехард.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации города, управляющего делами П.И. Макогон.

Глава администрации города

И.Л. Кононенко

Административный регламент
архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов на основе архивных документов"
(утв. постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард
от 7 сентября 2016 г. N 409)

I. Общие положения

1.1. Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов на основе архивных документов" (далее - Административный регламент, муниципальная услуга) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Салехарда от 12 октября 2012 года N 506 "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрацией и муниципальными учреждениями муниципального образования город Салехард" в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.

Заявители, имеющие право на получение муниципальной услуги

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители (далее - заявитель).

Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:

Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - отдел) расположен по адресу: ул. Республики, д. 137, корп. А, г. Салехард, 629001, тел. факс (34922) 3-09-36, адрес электронной почты: archive@slh.yanao.ru.

Муниципальная услуга предоставляется непосредственно архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации муниципального образования город Салехард расположенным по адресу: ул. Республики, д. 137, корп. А, г. Салехард, 629001, тел. факс (34922) 3-09-36, адрес электронной почты: archive@slh.yanao.ru.

График приема заявителей специалистами муниципального архива (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):

понедельник 9.00 - 17.00;

четверг 9.00 - 17.00;

перерыв на обед 12.30 - 14.00;

выходные дни суббота, воскресенье.

В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы отдела изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).

1.4. Информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления представляется:

- при личной явке заявителя, с использованием средств телефонной связи и электронной почты - начальником и специалистами отдела, непосредственно участвующими в предоставлении муниципальной услуги;

посредством электронного информирования в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе на официальном Интернет-сайте муниципального образования город Салехард (www.salekhard.org), в государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (www.pgu-yamal.ru), на сайте "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов, проспектов), на информационных стендах в помещении отдела.

1.5. Для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону к начальнику и специалистам отдела, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;

- в письменной форме лично или почтой в адрес отдела;

- в письменной форме по адресу электронной почты отдела (archive@slh.yanao.ru);

- через государственную информационную систему "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (www.pgu-yamal.ru) и/или через "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru).

1.6. Информирование заявителей проводится в двух формах: устной и письменной.

При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.

Устное информирование обратившегося лица осуществляется не более 15 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о представлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, либо назначает другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заинтересованного лица о представлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Специалисты отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения и в течение 5 дней со дня его регистрации в отделе, в случае отсутствия запрашиваемых сведений, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов. Письменный ответ на обращение, содержащий фамилию и номер телефона исполнителя, подписывается начальником отдела или лицом, его замещающим и направляется посредством почтовой связи простым письмом по почтовому адресу, указанному в обращении.

В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия заинтересованного лица, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

При поступлении запроса на электронный адрес отдела, заявителю направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги "Исполнение запросов на основе архивных документов".

2.2. Муниципальная услуга предоставляется отделом.

Специалисты отдела не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденных представительным органом муниципального образования город Салехард.

Результат предоставления муниципальной услуги

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются предоставление имеющейся информации, на основе архивных документов архивных фондов отдела, в форме информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий; тематические перечни, обзоры архивных документов; тематические подборки копий архивных документов; направление запроса по принадлежности.

Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4. Муниципальная услуга "Исполнение запросов на основе архивных документов" предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса специалистом, ответственным за прием и регистрацию поступающих документов, согласно перечню, указанному в пункте 2.6 настоящего Административного регламента.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по поступившему запросу срок рассмотрения может быть продлен руководителем отдела либо уполномоченным им должностным лицом не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

2.5. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";

- Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";

- Устав муниципального образования город Салехард;

- постановление Администрации муниципального образования город Салехард от 17 октября 2012 года N 523 "Об утверждении положений о структурных подразделениях Администрации города Салехарда".

Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6. Для получения муниципальной услуги посредством личного обращения заявитель представляет в адрес отдела письменный запрос на бланке установленной формы (приложения N 1, 2, 3 к настоящему Административному регламенту) в единственном экземпляре либо заявление с изложением информации, предусмотренной п. 2.9.

Для получения муниципальной услуги заявитель вправе обратиться в адрес отдела, направив письменный запрос в произвольной форме посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи либо по электронной почте (archive@slh.yanao.ru) заполнив электронную форму запроса в государственных информационных системах "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (www.pgu-yamal.ru) и/или "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) с момента реализации технической возможности.

При поступлении запроса заявителя в электронном виде запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных запросов порядке.

Для получения результата муниципальной услуги заявитель представляет следующие документы:

- документ, удостоверяющий личность;

- доверенность, выданную в установленном законодательством Российской Федерации порядке, на представление интересов заявителя.

2.7. Требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных пунктом 2.6 запрещается.

2.8. Специалисты отдела не вправе требовать у заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, представляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.9. Представленный запрос должен содержать информацию:

для юридических лиц - наименование организации, ее почтовый адрес и номер телефона, факса, фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя для направления ответа или уточнения содержания запроса;

для физических лиц - фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии), почтовый и (или) электронный адрес заявителя, номер телефона для уточнения содержания запроса, дату;

интересующий заявителя вопрос (тема, событие, факт) и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форму исполнения запроса (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов, тематические перечни).

Текст запроса должен быть написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники без исправлений.

При написании текста запроса на языке, отличном от государственного языка Российской Федерации, представляется заверенный в установленном порядке перевод на русский язык.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.10. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- представление запроса, не соответствующего требованиям, указанным в пунктах 2.6 и 2.9 настоящего Административного регламента;

- нарушение требований к оформлению документов.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.11. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

- отсутствие документов в отделе по запрашиваемой информации;

- отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения (проведения поисковой работы);

- поступление заявления от заявителя о прекращении рассмотрения запроса.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

2.12. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении муниципальной услуги

2.13. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет 15 минут; максимальная продолжительность приема документов составляет 15 минут.

2.14. Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 10 минут; максимальная продолжительность выдачи документов составляет 10 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.15. Запрос и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, регистрируются в день их представления в отдел.

Запрос заявителя, поступивший после 16.30 часов (15.30 - в предпраздничные дни) либо поступивший в электронном виде в выходной или праздничный день, регистрируется на следующий после поступления рабочий день.

Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги

2.16. Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги:

1) требования к местам приёма заявителей:

служебные кабинеты специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в которых осуществляется прием заявителей, должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием, дублированной рельефно-точечным шрифтом Брайля;

места для приема заявителей оборудуются стульями и столами, оснащаются канцелярскими принадлежностями для обеспечения возможности оформления документов с учетом обеспечения свободного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников);

специалисты, ведущие прием, обеспечивают:

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи, в том числе в оформлении необходимых документов (заявлений);

- допуск в служебные кабинеты собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

2) требования к местам для ожидания:

места для ожидания в очереди оборудуются стульями и (или) кресельными секциями;

места для ожидания находятся в холле или ином специально приспособленном помещении с учетом обеспечения свободного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников);

в здании, где организуется прием заявителей, предусматриваются места общественного пользования (туалеты) и места для хранения верхней одежды, с учетом обеспечения сводного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников);

в здание, где организуется прием заявителей, обеспечивается допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

3) требования к местам для информирования заявителей:

оборудуются визуальной, текстовой информацией, дублированной рельефно-точечным шрифтом Брайля, размещаемой на информационном стенде;

оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов;

информационный стенд, столы размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним, с учетом обеспечения сводного доступа к ним с учетом обеспечения свободного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников);

4) требования к прилегающей территории:

на территории, прилегающей к зданию муниципального архива, оборудуются места для парковки автотранспортных средств;

на стоянке автотранспортных средств выделяется не менее 10% мест (но не менее одного места) для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов, которые не должны занимать иные транспортные средства;

доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

В случаях, если существующее здание невозможно до его реконструкции или капитального ремонта полностью приспособить с учетом потребностей инвалидов, Администрация принимает согласованные с одним из общественных объединений инвалидов, осуществляющих свою деятельность на территории муниципального образования город Салехард, необходимые меры для обеспечения доступа инвалидов к месту предоставления муниципальной услуги либо, когда это возможно, обеспечить ее предоставление по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.

Показатели доступности и качества муниципальных услуг

2.17. Показателями оценки доступности и качества муниципальной услуги являются:

N	Наименование показателя качества муниципальной услуги	Единица измерения	Нормативное значение
1	2	3	4
1.	Наличие полной, достоверной и доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способе, порядке и условии ее получения, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования: официального сайта Администрации (http://www.salekhard.ru), государственных информационных систем "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (www.pgu-yamal.ru) и/или "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru)	да/нет	да
2.	Соблюдение срока предоставления муниципальной услуги, установленного настоящим Административным регламентом	да/нет	да
3.	Обеспечение возможности направления запроса по электронной почте	да/нет	да
4.	Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)	да/нет	да
5.	Актуальность и работоспособность контактных координат (официальные и почтовые адреса, адреса электронной почты, номера телефонов, факсов и т.д.), указанных в настоящем Административном регламенте	да/нет	да
6.	Наличие повторных запросов заявителей по предмету ранее предоставленной муниципальной услуги, вызванных её неполным или некачественным исполнением	%	0
7.	Отсутствие фактов обжалования заявителями действий (бездействия) должностных лиц, осуществленных в ходе предоставления муниципальной услуги, от общего количества запросов, поступивших за год	%	не более 0,1
8.	Транспортная и пешеходная доступность к местам предоставления муниципальной услуги	да/нет	да
9.	Укомплектованность квалифицированными кадрами по штатному расписанию	%	не менее 95
10.	Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги	да/нет	да
11.	Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами (прием и выдача документов) при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность	раз/минут	2/30
12	Соблюдение графика работы Отдела с заявителями по предоставлению муниципальной услуги	да/нет	да

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) принятие заявления (документов);

2) рассмотрение запроса заявителя и оформление результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги; направление запроса по принадлежности;

3) выдача результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.

В электронном виде результат муниципальной услуги не предоставляется.

Принятие заявления (документов)

3.3. Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя в отдел либо поступление письменного запроса посредством почтовой связи, по информационно - телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту (archive@slh.yanao.ru).

3.4. Специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов:

1) проверяет соответствие представленного запроса требованиям, установленными пунктами 2.6 и 2.9 настоящего Административного регламента;

2) проверяет наличие оснований для отказа в приеме запроса, установленных пунктом 2.10 настоящего Административного регламента;

3) регистрирует поступление запроса в соответствии с установленными правилами делопроизводства, в случае личного обращения заявителя сообщает номер и дату регистрации запроса.

Максимальный срок выполнения действия при приеме запроса в ходе личного обращения заявителя составляет не более 15 минут.

Результатом административной процедуры является принятие запроса (документов).

Продолжительность административной процедуры, составляет не более 3 дней.

Рассмотрение запроса заявителя и оформление результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги; направление запроса по принадлежности

3.5. Основанием для начала процедуры рассмотрения запроса заявителя и оформления результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги является получение специалистом, уполномоченным на рассмотрение запроса заявителя, принятых документов.

3.5.1. Специалист, уполномоченный на рассмотрение запроса заявителя (далее - ответственный исполнитель):

устанавливает предмет запроса заявителя;

проверяет наличие приложенных к заявлению документов, перечисленных в 2.9 настоящего Административного регламента;

устанавливает наличие полномочий заявителя на получение муниципальной услуги;

устанавливает наличие полномочий отдела по рассмотрению запроса заявителя;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

уточняет местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

находит адреса конкретных архивных учреждений автономного округа и (или) организаций, куда по принадлежности следует (при необходимости) направить на исполнение запрос;

при наличии оснований для отказа в приеме запроса или предоставления муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.10, 2.11 настоящего Административного регламента, специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов, готовит проект мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

Максимальный срок выполнения действия при отказе в приеме запроса и информирования заявителя:

- при личном обращении составляет не более 15 минут;

- при письменном обращении посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи либо по электронной почте (archive@slh.yanao.ru)- в течение 5 дней.

3.6. Ответственный исполнитель письменно или посредством телефонной связи может запросить у заявителя дополнительных сведений для исполнения запроса.

3.7. В случае отсутствия архивных документов в муниципальном архиве, необходимых для исполнения запроса, ответственный исполнитель направляет запрос на исполнение по принадлежности в архивные учреждения, муниципальные архивы и (или) организации с указанием о направлении ответа в адрес заявителя, а также письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации.

В случае если запрос требует исполнения несколькими архивными учреждениями и (или) организациями автономного округа, ответственный исполнитель направляет в соответствующие архивные учреждения и (или) организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя, а также письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации.

Продолжительность административной процедуры - не более 5 дней с момента поступления запроса в отдел.

3.8. Ответственный исполнитель при наличии архивных документов в отделе, необходимых для исполнения запроса, готовит проект информационного письма с приложением: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов, тематических перечней.

3.8.1. В случае если запрос не может быть исполнен, ответственный исполнитель готовит проект информационного письма с объяснением причин невозможности исполнения данного запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений других субъектов Российской Федерации.

3.8.2. Ответственный исполнитель передает проект информационного письма на подпись руководителю отдела либо уполномоченному им должностному лицу.

3.9. В случае необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по запросу ответственный исполнитель информирует об этом начальника отдела:

ответственный исполнитель готовит проект информационного письма о продлении срока рассмотрения запроса не более чем на 30 дней;

ответственный исполнитель передает проект информационного письма о продлении срока рассмотрения запроса на подпись начальнику отдела либо уполномоченному им должностному лицу;

после продления срока рассмотрения запроса начальником отдела либо уполномоченным им должностным лицом ответственный исполнитель уведомляет о продлении срока рассмотрения запроса заявителя.

3.10. Результатом административной процедуры является передача начальнику отдела либо уполномоченному им должностному лицу на подписание документов, решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, направление запроса по принадлежности.

3.11. Продолжительность административной процедуры - не более 30 дней.

Выдача результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги

3.12. Основанием для начала процедуры выдачи результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги является подписание начальником отдела либо уполномоченным им должностным лицом соответствующих документов и поступление их специалисту, ответственному за выдачу документов.

3.13. Решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги регистрирует специалист, ответственный за делопроизводство, в соответствии с установленными правилами ведения делопроизводства.

3.14. Решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги с присвоенным регистрационным номером специалист, ответственный за выдачу документов, в течение 1 дня с момента подписания направляет заявителю почтовым направлением либо вручает лично заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов граждан и организаций.

Копия решения вместе с оригиналами документов, представленных заявителем, остается на хранении в отделе.

3.15. Результатом административной процедуры является:

предоставление имеющейся информации в форме информационных писем при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий; тематические перечни, обзоры архивных документов; тематические подборки копий архивных документов;

направление запроса по принадлежности;

предоставление информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.16. Тематический запрос государственного органа или орган местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, отдел рассматривает в первоочередном порядке, установленном законодательством, либо в согласованные с ним сроки.

3.17. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии по исполнению запросов в отношении проживающих за рубежом российских и иностранных граждан, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

3.18. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии по исполнению запросов в отношении проживающих за рубежом российских и иностранных граждан, оформляются на государственном языке Российской Федерации.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением положений Административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием в ходе предоставления муниципальной услуги решений осуществляют начальник отдела или уполномоченное им должностное лицо.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений.

Проверки могут быть плановыми на основании планов работы отдела либо внеплановыми, проводимыми, в том числе по жалобе заявителей на своевременность, полноту и качество предоставления муниципальной услуги.

Решение о проведении внеплановой проверки принимает начальник отдела или уполномоченное им должностное лицо.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

4.3. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций

4.4. Заявители вправе направить письменное обращение в адрес начальника отдела с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении муниципальной услуги.

В случае проведения внеплановой проверки по конкретному обращению в течение 15 дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы), обратившемуся направляется по почте либо электронной почте информация о результатах проверки, проведенной по обращению. Информация подписывается начальником отдела

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания для отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами;

7) отказ отдела (должностного лица), предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Жалоба может быть подана в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в отдел.

Жалобы на решения, принятые начальником отдела, подаются Главе Администрации города либо заместителю Главы Администрации города, управляющему делами.

5.2.1. Жалоба должна содержать:

1) наименование структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2.2. Заявитель имеет право направить жалобу почтой, в электронной форме через государственную информационную систему "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (www.pgu-yamal.ru), "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru),официальный сайт муниципального образования город Салехард. Также жалоба может быть принята у заявителя на личном приёме.

5.3. Жалоба, поступившая в отдел подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа отдела, должностного лица отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.4. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.5. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.4 настоящего раздела, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.6. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.2 настоящего раздела, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение N 1
к административному регламенту
архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации муниципального
образования город Салехард
по предоставлению муниципальной
услуги "Исполнение запросов
на основе архивных документов"

                          ТЕМАТИЧЕСКИЙ ЗАПРОС

            для оформления архивной справки, архивной выписки,

         архивной копии по архивным документам архивного отдела

          (муниципального архива) Администрации муниципального

                     образования город Салехард

Для физических лиц - фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего информацию, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность (при необходимости) N, дата выдачи доверенности
Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается информация (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества), указать статус (пенсионер, безработный, служащий, работник, студент)
Фамилия, имя, отчество лица для оформления и направления архивной информации
Тема запроса (нужное подчеркнуть) и хронологические рамки запрашиваемой информации: 1. Жилье (выделение, дарение, наследование, купля-продажа, обмен, приватизация, постановка на очередь). 2. Ввод объекта в эксплуатацию. 3. Отвод земельных участков. 4. Переименование улиц, номеров домов. 5. Другая тема (указать какая)
Для какой цели запрашивается архивная информация
Выслать по почте или передать при личном посещении
Адрес, по которому направить справку, телефон (домашний, рабочий, сотовый)

     Информация   о  персональных  данных  хранится  и  обрабатывается  с

соблюдением  российского законодательства о персональных данных. Заполняя

запрос, Вы даете согласие на обработку персональных данных.

______________ 20___г.                          ___________________

     (дата)                                     (подпись заявителя)

Приложение N 2
к административному регламенту
архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации муниципального
образования город Салехард
по предоставлению муниципальной
услуги "Исполнение запросов
на основе архивных документов"

               ЗАПРОС СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

          для оформления архивной справки, архивной выписки,

        архивной копии по архивным документам архивного отдела

          (муниципального архива) Администрации муниципального

                    образования город Салехард

Для физических лиц - фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего информацию, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность (при необходимости) N, дата выдачи доверенности
Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается информация (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества), указать статус (пенсионер, безработный, служащий, работник, студент)
Фамилия, имя, отчество лица для оформления и направления архивной информации
Тема запроса (нужное подчеркнуть) и хронологические рамки запрашиваемой информации: 1. Трудовой стаж (нахождение в декретном отпуске; в отпуске по уходу за ребенком; в долгосрочных командировках; в учебных отпусках). 2. Заработная плата. 3. Награждения. 4. Работа в районах Крайнего Севера (РКС). 5. Факт применения репрессии. 6. Другая тема (указать какая)
Для какой цели запрашивается архивная информация
Выслать по почте или передать при личном посещении
Адрес, по которому направить информацию, контактный телефон (домашний, рабочий, сотовый)

     Информация   о  персональных  данных  хранится  и  обрабатывается  с

соблюдением  российского законодательства о персональных данных. Заполняя

запрос, Вы даете согласие на обработку персональных данных.

______________ 20___г.                          ___________________

     (дата)                                     (подпись заявителя)

Приложение N 3
к административному регламенту
архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации муниципального
образования город Салехард
по предоставлению муниципальной
услуги "Исполнение запросов
на основе архивных документов"

                         ГЕНЕАЛОГИЧЕСКИЙ ЗАПРОС

            для оформления архивной справки, архивной выписки,

          архивной копии по архивным документам архивного отдела

            (муниципального архива) Администрации муниципального

                       образования город Салехард

Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную информацию, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность (при необходимости) N, дата выдачи доверенности
1. Фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается архивная информация (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества).
2. Дата рождения (год, число, месяц. Если неизвестно, можно указать приблизительно в пределах нескольких лет).
3. Место рождения (губерния (область), уезд (район), волость, город, село, деревня и др., в крупных городах - улица, дом).
4. Национальность, место жительства.
5. Дата смерти, место захоронения.
6. Семейное положение (фамилия, имя, отчество жены (мужа).
7. Образование (название учебного заведения, когда учился и закончил).
8. Место службы (звания, чины, награды (какие, когда и за что).
9. Другие известные факты и подробности, которые считаете нужным сообщить для проведения поиска (факт опекунства, усыновления, нахождения под судом и др.).
10. Какими документами об интересующем Вас лице располагаете и можете ли представить их копии
Для какой цели запрашивается архивная информация
Выслать по почте или передать при личном посещении
Адрес, по которому направить справку, телефон (домашний, рабочий, сотовый)

     Информация   о  персональных  данных  хранится  и  обрабатывается  с

соблюдением  российского законодательства о персональных данных. Заполняя

запрос, Вы даете согласие на обработку персональных данных.

______________ 20___г.                          ___________________

     (дата)                                     (подпись заявителя)

Приложение N 4
к административному регламенту
архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации муниципального
образования город Салехард
по предоставлению муниципальной
услуги "Исполнение запросов
на основе архивных документов"

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Прием и регистрация запроса

      /------------------------------------------------------------\

  нет | Проверка соответствия представленного запроса установленным| да

  /---|         требованиям установленным требованиям              |---\

  |   \------------------------------------------------------------/   |

/--------------------\ /------------------\  /--------------------------\

|    Уведомление     | | Передача запроса |  |  Рассмотрение запроса    |

|заявителя об отказе | |  ответственному  |-|     руководителем        |

|  в приеме запроса  | |    исполнителю   |  |        отдела            |

\--------------------/ \------------------/  \--------------------------/

      /-----------------------------------------------------------\

  нет |               Анализ тематики запроса.                    | да

 /----|       Принятие решения возможности исполнения запроса     |----\

 |    \-----------------------------------------------------------/    |

 |   /---------------------------------------------------------------\ |

 |   |Подготовка и оформление информации по запросу (ответ на запрос)|/

 |   \---------------------------------------------------------------/

 |                                                     

 | /---------------------------\         /------------------------------\

 | |  Уведомление заявителя о  |         |    Направление запроса на    |

 | | необходимости  уточнения  |         |         исполнение           |

 | | тематики и предоставления |-\      |    в архивные учреждения     |

 | |дополнительных сведений для|  |      | Ямало-Ненецкого автономного  |

 | |    исполнения запроса     |  |      |   округа, организации для    |

 | |                           |  |      |последующего ответа заявителю |

 | \---------------------------/  |      \------------------------------/

 |                                |                     

 | /---------------------------\  |      /------------------------------\

 | |Уведомление заявителя об   |  |      |Предоставление информационных |

 | |  отказе в предоставлении  |  |      |  писем, при необходимости    |

 | |      информации           |  |      |   с приложением архивных     |

 | |   конфиденциального       |  |      |  справок, архивных выписок,  |

 ||характера при отсутствии у |-|      |     архивных копий, либо     |

 | |     него документально    |  |      |   уведомление заявителя о    |

 | |  подтвержденных прав на   |  |      | направлении соответствующего |

 | |   получении информации    |  |      |      запроса на исполнение   |

 | \---------------------------/  |      |        по принадлежности     |

 |                                |      \------------------------------/

 | /---------------------------\  |                     |

 | |   Уведомление заявителя   |  |                     |

 | |об отсутствии запрашиваемой|  |                     |

 | |   информации в отделе и   |-|                     |

 | |    рекомендации по ее     |  |                     |

 | |    дальнейшему поиску     |  |                     |

 | \---------------------------/  |                     |

 |                                                     

 | /--------------------------------------------------------------------\

 | |         Выдача результата предоставления либо отказа в             |

 \|              предоставлении муниципальной услуги                   |

   \--------------------------------------------------------------------/

Предоставление муниципальной услуги завершено