Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 октября 2010 г. N 300-П "Об инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа"

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа в условиях ввода в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).

2. Членам Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа привести в соответствие с Инструкцией инструкции по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа в части работы с документами Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа.

4. Признать утратившими силу:

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 года N 476-А "Об инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 декабря 2006 года N 628-А "О внесении изменений в постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 г. N 476-А";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 февраля 2008 года N 67-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 ноября 2008 года N 628-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 января 2009 года N 16-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 года N 143-А "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 8 июня 2009 года N 292-А "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 июля 2009 года N 365-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 11 ноября 2009 года N 597-А "О внесении изменения в пункт 4.2.10 подраздела 4.2 Инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года N 41-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 мая 2010 года N 267-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа",

пункт 2 постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А "О работе со служебной информацией ограниченного распространения".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Соколову И.Б.

Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа

Д.Н. Кобылкин

Инструкция
по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа
от 14 октября 2010 г. N 300-П)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция, автономный округ) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в процессе осуществления возложенных на них функций.

Основным инструментом и инфраструктурой межведомственного и внутреннего документационного взаимодействия Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа при осуществлении делопроизводства, организации документооборота на бумажных носителях и в электронном виде, в том числе с использованием электронной цифровой подписи, является система электронного делопроизводства и документооборота исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - СЭДД).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, Законами автономного округа от 25 мая 2010 года N 56-ЗАО "Об исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа" и N 57-ЗАО "О Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа", Регламентом Правительства автономного округа, утверждённым постановлением Правительства автономного округа от 8 июля 2010 года N 127-П "О Регламенте Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - Регламент Правительства автономного округа), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 02 декабря 2009 года N 76.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного приказа Росархива N 76 следует читать как "от 23 декабря 2009 года"

1.3. Члены Правительства автономного округа и руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа обязаны обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием СЭДД.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения определяет Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждённая постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А "О работе со служебной информацией ограниченного распространения".

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утверждёнными нормативными правовыми актами Российской Федерации или автономного округа для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

1.6. Нормативно-методическое руководство системой делопроизводства, в том числе с использованием СЭДД, Правительства автономного округа, образуемых им совещательных и коллегиальных органов, а также исполнительных органов государственной власти автономного округа, её совершенствование, а также осуществление контроля исполнительской дисциплины и обеспечения установленного настоящей Инструкцией и иными правовыми актами автономного округа порядка работы с документами, возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.

Аппарат Губернатора автономного округа непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа.

1.7. При работе с документами Правительства автономного округа не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.

С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы Правительства автономного округа лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.

При обнаружении утраты оригинала документа или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.

1.9. Сотрудники исполнительных органов государственной власти автономного округа несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

II. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти автономного округа;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включённый в документооборот исполнительного органа государственной власти автономного округа;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определённой группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в её визуальных формах, включающая в себя электронную копию документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти автономного округа, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;

дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности исполнительного органа государственной власти автономного округа;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, исполнительного органа государственной власти автономного округа или его структурного подразделения;

делопроизводитель секретариата - лицо, ответственное за ведение делопроизводства члена Правительства автономного округа;

документальный фонд исполнительного органа государственной власти автономного округа - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Правительства автономного округа составляют документы, созданные в этом органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами государственной власти, местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

III. Создание документов

3.1. Бланки документов, печати и штампы

3.1.1. Документы, создаваемые в Правительстве автономного округа, оформляются на бланках, изготовленных типографским способом, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.

Эскизы бланков документов составляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А6 (105 x 148 мм).

Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Для бланков писем, используемых для внутренней переписки, устанавливается угловой вариант, для остальных - продольный.

3.1.2. В Правительстве автономного округа применяются следующие виды бланков:

3.1.2.1. с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте (приложения NN 1 - 7):

а) правовых актов:

- бланк постановления Губернатора автономного округа;

- бланк постановления Правительства автономного округа;

- бланк распоряжения Губернатора автономного округа;

- бланк распоряжения Правительства автономного округа;

б) общий бланк Правительства автономного округа;

в) бланк поручения Губернатора автономного округа;

г) бланк письма Губернатора автономного округа;

3.1.2.2. с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте (приложения NN 8 - 12):

а) поручения первого заместителя Губернатора автономного округа;

б) писем:

- продольный бланк письма первого заместителя Губернатора автономного округа;

- угловой бланк письма первого заместителя Губернатора автономного округа;

- продольный бланк письма заместителя Губернатора автономного округа;

- угловой бланк письма заместителя Губернатора автономного округа;

3.1.2.3. без воспроизведения герба автономного округа:

а) резолюций (приложение N 13 - 15):

- бланк резолюции Губернатора автономного округа (формат А6);

- бланк резолюции первого заместителя Губернатора автономного округа (формат А6);

- бланк резолюции заместителя Губернатора автономного округа (формат А6);

3.1.2.4. бланки членов Правительства автономного округа, возглавляющих исполнительные органы государственной власти автономного округа, с воспроизведением герба автономного округа, образцы эскизов которых утверждаются приказом соответствующего исполнительного органа государственной власти автономного округа.

3.1.3. В своей деятельности Губернатор автономного округа и Правительство автономного округа используют печати с воспроизведением герба автономного округа:

- печать Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа;

- печать Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

В целях осуществления действий по обеспечению деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа используются:

- регистрационные штампы Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа;

- круглые печати без воспроизведения герба автономного округа с указанием наименования аппарата Губернатора автономного округа или уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа;

- иные штампы и печати, предназначенные для проставления на документах в виде оттисков реквизитов, отражающих ход согласования, движения или исполнения документов.

3.1.4. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа утверждён постановлением Губернатора автономного округа от 2 сентября 2004 года N 294 "Об утверждении порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа".

3.2. Оформление документов

3.2.1. Документы Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа (далее - документы) изготавливаются с использованием электронно-вычислительной и копировально-множительной техники. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.). Заполнение полей форм на бумажном носителе может осуществляться с использованием машинописной техники.

Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом чёрного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объёма документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

25 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Электронные документы создаются в формате визуальных форм СЭДД или форматах, обеспечивающих воспроизведение реквизитов и текста, идентичных оформленным на бумажном носителе.

3.2.2. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.

Для отделения реквизитов документа используется набор строк(и) непечатаемых символов с параметрами шрифта предыдущего реквизита.

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется, уменьшение количества строк непечатаемых символов, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.

3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.5. Герб автономного округа

Размещение герба автономного округа на документах осуществляется в соответствии с Законом автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа", правовыми актами Губернатора автономного округа. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа устанавливается Губернатором автономного округа.

3.2.6. Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа (наименование должности должностного лица)

Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа - автора документа, должно соответствовать его наименованию, указанному в утверждённом положении об этом органе. При наличии сокращённого наименования его помещают в скобках ниже полного.

На бланках координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, их наименование указывается ниже наименования "Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа" шрифтом более крупного размера. На бланке должностного лица указывается полное наименование должности.

Если исполнительный орган государственной власти автономного округа подготавливает документ совместно с иными органами государственной власти или должностными лицами, то документ оформляется на стандартном листе бумаги. Наименования органов государственной власти, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне. Наименования органов государственной власти, должностей должностных лиц разного уровня располагаются друг под другом. Для данных документов, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть изготовлены соответствующие бланки.

3.2.7. Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа

Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населённого пункта), официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), а именно: вид структуры населённого пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование, номер дома и корпуса (при наличии), наименование населённого пункта, регион и почтовый индекс.

Не допускается указывать в качестве официального адреса адрес электронной почты, размещённый в доменах первого уровня иностранных государств, коммерческих организаций, а также в российских доменах второго уровня, предоставляющих свободный и бесплатный сервис по их размещению.

При указании контактных номеров телефонов или телефаксов их количество не должно быть больше трёх с предшествованием первому из них кода междугородней связи.

3.2.8. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.2.9. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя строками непечатаемых символов.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений).

Допускается дату документа оформлять словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже или его сокращением до "г.". Например: 08 сентября 2010 г.

3.2.10. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Правительства автономного округа.

Регистрационный номер формируется строго в соответствии с Порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства, утверждённым постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 года N 26-А "О единых принципах регистрации и учёта документов".

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделённых косой чертой ("/") регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю.

В РКК СЭДД ответного документа устанавливается связь на РКК исходного документа.

3.2.12. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа (г. Салехард) указывается в бланках документов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа, за исключением бланков писем.

На бланке письма место издания помещается в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа".

3.2.13. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определённом Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждённой постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А.

3.2.14. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований являются условными):

                                            Министерство регионального

                                            развития Российской Федерации

или:

                                            Правительство

                                            Российской Федерации

                                            Департамент делопроизводства

                                            и архива

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                         Министерство образования и науки

                                         Российской Федерации

                                         Департамент управления делами

                                         Ведущему специалисту

                                         А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации его(её) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                   Генеральному директору

                                                   ЗАО "Крайний Север"

                                                   В.Н. Логунову

При адресовании документов лицам, имеющим звание (учёное или воинское) или учёную степень, перед фамилией может указываться звание или учёная степень, например:

                                            Ректору государственного

                                            образовательного учреждения

                                            высшего профессионального

                                            образования "Новосибирский

                                            государственный университет",

                                            члену-корреспонденту

                                            Российской академии наук

                                            Н.С. Диканскому

или

                                          Командиру войсковой части 7425

                                          генерал-майору внутренних войск

                                          Г.А. Новикову

В письме за подписью Губернатора автономного округа, направляемом на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, наиболее длинная строка выравнивается по правому полю, остальные строки центрируются относительно неё:

                                                          Губернатору

                                                      Магаданской области

                                                          И.И. Иванову

Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной строкой непечатаемых символов. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после неё.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, местного самоуправления, общественные объединений, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, отделяемый одной строкой непечатаемых символов. Порядок написания почтового адреса следующий (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи):

- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населённого пункта (города, посёлка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс,

например:

                                         Государственная корпорация

                                         "Банк развития и

                                         внешнеэкономической деятельности

                                         (ВНЕШЭКОНОМБАНК)"

                                         Пр-т Академика Сахарова, д. 9,

                                         Москва, 107996

или при адресовании физическому лицу:

                                              Сидорову С.П.

                                              ул. Полярная, д. 8, кв. 28,

                                              г. Салехард, Ямало-Ненецкий

                                              автономный округ, 629007

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов в автономном округе, органы государственной власти автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывают. Обращение в тексте письма в этом случае относится к первому, основному адресату, остальные адресаты информируются о направлении данного письма во все указанные адреса.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ отправляют нескольким однородным адресатам, то их можно указывать обобщённо, например:

                                       Исполнительные органы

                                       государственной власти

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

или должностным лицам

                                       Руководителям исполнительных

                                       органов государственной власти

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

3.2.15. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), оформленного с полуторным межстрочным интервалом, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Заместитель Губернатора

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       Личная подпись        И.О. Фамилия

                                       15 октября 2010 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают в соответствии с должностной иерархией. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                       УТВЕРЖДЁН

                                       постановлением Правительства

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       от 07 мая 2010 года N 874-П

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

3.2.16. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа (далее - резолюция) даётся должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                       Федосееву А.Г.

                       Ипатову Ю.Н.

                       Подготовить проект

                       распоряжения к 02.10.2010

                                          Личная подпись

                       Дата

Резолюция оформляется средствами СЭДД на изготовленном типографским способом унифицированном бланке формата А6 (105 x 148 мм). При оформлении указывается регистрационный номер и дата исполняемого документа, фамилия и инициалы должностного лица.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Последующие резолюции на документ прикрепляются поверх предыдущих.

В исключительных случаях допускается наложение резолюции рукописным способом непосредственно на сам документ в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием.

Не допускаются правки, изменения и добавления в тексте после подписания резолюции. В случае необходимости изменения содержания резолюции или состава исполнителей создаётся новая резолюция требуемого содержания с указанием даты изменения и пометкой "Взамен ранее направленного".

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

3.2.17. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - должно быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Оно может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании...") и должно быть согласовано с наименованием вида документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например: "О подготовке проекта договора...".

При оформлении служебных писем целесообразность указания наименования документа определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим.

Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером N 12, возможно насыщенного начертания, в 2 - 4 строки.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

3.2.18. Отметка о контроле

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.

3.2.19. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учётом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение N 16).

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение...; ...прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет...; ...коллегия постановила...; ...департамент не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: ...просим представить данные о...; ...представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа интервалом в две - три строки непечатаемых символов.

Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 12,5 мм.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключённый в кавычки.

Если названия органов, учреждений, объектов упоминаются в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращённый вариант (по форме: "далее - ..."), который далее будет употребляться в тексте.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размером N 12 в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и др.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.

3.2.20. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчётам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Отметка о наличии приложений к служебному письму оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одной строкой непечатаемых символов:

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

     Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если служебное письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:

     Приложение:   1. Положение  об аппарате  Губернатора Ямало-Ненецкого

                   автономного округа на 23 л. в 1 экз.

                   2. Порядок   предоставления  ежегодных  дополнительных

                   оплачиваемых отпусков на 5 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

     Приложение:   проект  постановления  Губернатора  автономного округа

                   "О..." и приложения к нему, всего на 15 л.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывают только количество экземпляров.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

     Приложение:   справка   о   неплатежеспособных   предприятиях,   для

                   служебного пользования, N 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

     Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

или

     Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на оптическом носителе.

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

     Приложение: на  5 л.  в  1 экз.  и  электронная  копия  на магнитном

                 носителе.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

     Приложение:   на  35 л.  в  1 экз.  и  электронная  копия  на  адрес

                   otvet@gov.yamal.ru

В случае направления электронной копии исключительно средствами СЭДД (для внутренних документов) на сопроводительном письме указывается:

     Приложение: РКК СЭДД.

В этом случае приложение в электронном виде или его электронная копия размещаются в соответствующих полях РКК СЭДД данного документа.

В приложении к правовым актам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишут с полуторным межстрочным интервалом "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                       Приложение N 2

                                       к распоряжению Правительства

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       от 30 июля 2010 года N 473-РП

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центрируется по странице и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Допускается использование полуторного межстрочного интервала.

3.2.21. Подпись должностного лица

Подпись включает наименование должности лица (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращённое - на документе, оформленном на бланке), подписывающего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа      Личная подпись       И.О. Фамилия

или на бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

директор департамента                   Личная подпись       И.О. Фамилия

или на бланке должностного лица:

                                        Личная подпись       И.О. Фамилия

Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В служебных письмах допускается дополнять подпись словами "С уважением", набираемыми от левого поля документа в строке, предшествующей указанию должности (при наличии) или расшифровки подписи. Рукописное написание указанных слов не рекомендуется.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

директор департамента                   Личная подпись       И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                       Личная подпись       И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Губернатора                Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа     Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись        И.О. Фамилия     Личная подпись        И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии             Личная подпись             И.О. Фамилия

Секретарь комиссии                Личная подпись             И.О. Фамилия

Члены комиссии:                   Личная подпись             И.О. Фамилия

                                  Личная подпись             И.О. Фамилия

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, данный факт подлежит отображению, например:

И.о. директора департамента        Личная подпись            И.О. Фамилия

Исполняющий обязанности

директора департамента             Личная подпись            И.О. Фамилия

3.2.22. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти, местного самоуправления, общественными объединениями и организациями, интересы которых в нём затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, полного наименования должности должностного лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) набирают с полуторным межстрочным интервалом.

Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 88 мм.

Если согласование осуществляют другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо заместителя Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 05.05.2010 N 567

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. При значительном количестве согласующих грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на основном документе, в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.2.23. Виза согласования документа

Согласование проекта документа с членами Правительства автономного округа, должностными лицами и специалистами исполнительных органов государственной власти автономного округа оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

В служебных письмах визы проставляются на экземпляре документа, помещаемого в дело.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования. В этом случае лист согласования по общей форме приложения N 17 к настоящей Инструкции (с учётом специфики конкретного вида документа и типа согласования) печатается на оборотной стороне листа проекта документа, на котором предусматривается подпись должностного лица.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания по тексту (Согласен с учётом замечаний и др.)

Руководитель юридического управления

     Подпись       И.О. Фамилия

     Дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном документе (заключении), который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляются автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается "С замечаниями".

При наличии листа согласования, вышеуказанные реквизиты и замечания располагают в соответствующих графах.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.2.24. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Не заверяется оттиском печати подпись на служебных письмах, оформленных на бланках с воспроизведением герба автономного округа.

Применение изображения герба автономного округа осуществляется в соответствии с Законом автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа", правовыми актами Губернатора автономного округа. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа устанавливается Губернатором автономного округа.

3.2.25. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику, на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется в виде текста или оттиска штампа реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати, например:

Подлинник документа находится в деле Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

N _______ за __________ г.

Верно

Должность    Подпись    И.О. Фамилия

Дата        Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Многостраничные копии (выписки из документов) при необходимости также заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два-четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 х 105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии";

- текст/оттиск штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, осуществившего заверение, должности и Ф.И.О. заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);

- оттиск печати аппарата Губернатора автономного округа или его уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба автономного округа проставляется так, чтобы он захватил оба текста/оттиска штампов.

Допускается копию, выписку из документа заверять оттиском круглой печати аппарата Губернатора автономного округа или его уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба автономного округа.

При заверении копии приложения к правовому акту автономного округа оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты правового акта, которым утверждено данное приложение.

Электронные документы и электронные копии документов могут быть заверены электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц в порядке, определяемом Правительством автономного округа.

Для получения копии правового акта автономного округа с единичного подлинного экземпляра, заверенной надлежащим образом, исполнительным органам государственной власти, муниципальным образованиям в автономном округе необходимо в адрес аппарата Губернатора автономного округа направить в письменно виде заявку, в которой указывается вид, наименование, номер и дата документа, обоснование представления копии и требуемое количество экземпляров.

3.2.26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона без указания кода междугородной связи, если он указан в реквизитах бланка. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа или оборотной стороне бланка документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе печатается от границы левого поля шрифтом размером N 10, например:

Петров Петр Петрович

3-69-81

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Дополнительные отметки "Исп.:", "Исполнитель:" или "Тел.:", "Телефон:" не ставятся.

При оформлении служебных писем на продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа специалист, осуществивший оформление, обязан указать на обратной стороне последнего листа в левом нижнем углу индекс своего подразделения по номенклатуре дел, фамилию и инициалы. Например:

02 - Иванова И.П.

3.2.27. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слова "В дело", наименование должности, фамилию, инициалы и подпись должностного лица, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом, им на то уполномоченным, при снятии документа с контроля.

Возможно проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело в виде штампа.

3.4.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). При внутренней переписке во избежание дублирующих действий по регистрации дополнительный регистрационный номер не присваивается и не указывается.

Отметка о поступлении может проставляться в виде штампа или оформляться штрих-кодом.

IV. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства
автономного округа

4.1. Порядок подготовки проекта

4.1.1. Правом вносить проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа, постановлений и распоряжений Правительства автономного округа на рассмотрение соответственно Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа обладают члены Правительства автономного округа, руководители органов исполнительной власти автономного округа, главы муниципальных образований в автономном округе (далее - авторы проекта).

4.1.2. Иные органы государственной власти автономного округа, общественные объединения, организации и граждане могут в инициативном порядке направлять проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа, постановлений и распоряжений Правительства автономного округа членам Правительства автономного округа или в органы исполнительной власти автономного округа по принадлежности вопросов.

4.1.3. Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации и иным правовым актам Российской Федерации, Уставу (Основному закону) автономного округа, законам автономного округа.

4.1.4. В процессе подготовки проекта правового акта автором проекта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство автономного округа, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

Автор проекта правового акта несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных документов, за соблюдение служебной тайны и сроков согласования проектов.

4.1.5. К проекту правового акта Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, которая должна содержать обоснование внесения проекта и заверяться подписью автора проекта и оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

4.1.6. К проекту правового акта, основанием для принятия которого послужили документы, не включённые в документальный фонд Правительства автономного округа, прилагаются копии этих документов.

В случае необоснованного востребования с автора проекта дополнительных документов решение данного вопроса может быть вынесено на согласительную комиссию.

4.1.7. Срок подготовки проекта правового акта не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также правовых актов, издаваемых совместно несколькими исполнительными органами государственной власти автономного округа, могут создаваться рабочие группы.

4.1.8. Одновременно с разработкой проекта правового акта при необходимости должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения, дополнения или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст разработанного проекта правового акта.

4.1.9. Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений (в объёме, превышающем 1/3 объёма правового акта) в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения автор проекта разрабатывает и вносит для принятия новую редакцию соответствующего правового акта с учётом всех имеющихся изменений. В проект такого правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

4.2. Порядок оформления проекта

4.2.1. Проекты правовых актов оформляются на листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Размер левого поля составляет 30,0 мм.

Для определения вида правового акта и имитации его расположения на бланке в верхней части первого листа указывают наименование должности высшего должностного лица автономного округа или название высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа, набранного прописными буквами шрифтом размером N 16 в одну строку и выровненного по центру в пределах полей. Вид правового акта (постановление, распоряжение) набирается на следующей строке шрифтом N 18 насыщенного начертания и центрируется по тексту предыдущей строки (приложение N 18).

4.2.2. Дата акта проставляется при подписании акта и оформляется словесно-цифровым способом.

Номер в пределах календарного года проставляется при регистрации после подписания правового акта.

В проекте реквизиты "Дата" и "Номер" обозначаются набором символа подчеркивания пропорциональной длины с пропуском двух строк непечатаемых символов от предыдущего реквизита. Для реквизита "Дата" допускается указание года в конце реквизита, для реквизита "Номер" - символа "N" в начале.

4.2.3. Место издания печатается на следующей строке с полуторным интервалом и оформляется центрованным способом. На распоряжениях место издания не указывается.

4.2.4. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов, центруется и пишется с прописной буквы, выделяется насыщенным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

4.2.5. Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов и печатается через один интервал.

Оформление текста проектов правовых актов осуществляется в соответствии с Методикой юридико-технического оформления проектов правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, утверждаемой Правительством автономного округа.

4.2.6. В случае необходимости правовые акты могут иметь приложения. В них помещаются различного рода перечни, таблицы для исчисления, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.

4.2.7. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов.

Наименование должности печатается в две строки через один межстрочный интервал: во второй строке от границы левого поля печатаются слова "Ямало-Ненецкого автономного округа", содержание первой строки центрируется относительно этих слов.

Инициалы и фамилия должностного лица печатаются в последней строке написания должности у правой границы текстового поля с выравниванием последней буквы фамилии по границе поля.

4.3. Порядок согласования проекта

4.3.1. Согласование проекта правового акта включает:

- обязательное визирование автором или исполнителем проекта правового акта каждой страницы проекта правового акта, включая приложения;

- согласование с сотрудником юридической службы (отдела) исполнительного органа государственной власти автономного округа подконтрольного или подчинённого автору проекта правового акта;

- согласование с руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа, в отношении которых проект содержит предписания, а также по вопросам, входящим в их компетенцию;

- согласование с членами Правительства автономного округа в соответствии с распределением обязанностей.

Согласование действительно в течение одного месяца. В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта правового акта обращается к согласующему лицу с просьбой подтвердить согласование.

Согласование проекта правового акта осуществляется на листе согласования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта правового акта, на котором предусматривается подпись должностного лица.

Подпись автора проекта правового акта должна быть заверена оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

4.3.2. Согласование проекта правового акта является обязательным:

- по вопросам, связанным с управлением экономикой автономного округа, с директором департамента экономики автономного округа, который несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в сфере управления экономики;

- по вопросам, связанным с управлением имуществом автономного округа, с заместителем Губернатора автономного округа, директором департамента имущественных отношений автономного округа, который несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части управления имуществом;

- по вопросам, связанным с расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет), с заместителем Губернатора автономного округа, директором департамента финансов автономного округа, который несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части финансов.

4.3.3. Срок рассмотрения проекта правового акта, представленного на согласование, не должен превышать пяти рабочих дней с даты регистрации проекта правового акта в согласующем органе, по вопросам, связанным с расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет) - семи рабочих дней.

4.3.4. При оперативной подготовке проектов правовых актов по указанию Губернатора автономного округа срок согласования может быть сокращён, вплоть до незамедлительного исполнения.

4.3.5. Согласование проекта правового акта осуществляется по комбинированной схеме:

- исполнительными органами государственной власти автономного округа - параллельно;

- членами Правительства автономного округа - параллельно, но после согласования (последовательно) контролируемыми исполнительными органами государственной власти, участвующими в согласовании.

Должностные лица и органы исполнительной власти автономного округа, указанные в пункте 4.3.2 настоящей Инструкции, осуществляют согласование в порядке их указания на завершающих (последних) этапах изложенной схемы. К проекту правового акта в этом случае прилагаются документы, содержащие его финансово-экономическое обоснование.

При параллельном согласовании всем согласующим одновременно направляются копии проекта правового акта и прилагаемых документов (оригиналы остаются у автора проекта), при последовательном - согласующий получает копию проекта правового акта, содержащую результаты предшествующего этапа.

Возможна реализация согласования проекта правового акта в электронном виде, которое осуществляется средствами СЭДД, или в смешанном виде при котором проект правового акта с листом согласования направляется на бумажном носителе, а приложения к проекту правового акта и необходимые для его согласования документы - в электронном виде средствами СЭДД.

4.3.6. Согласование проектов правовых актов оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При проведении согласования в электронном виде, указанные реквизиты, отражающие результат согласования, должны быть перенесены на бумажный носитель и заверены автором проекта правового акта. Должностные лица, осуществляющие реализацию процедур согласования, проведения экспертиз, оформления проекта правового акты должны иметь доступ к электронной версии проекта правового акта, ходу и результатам его согласования. Реализация этого требования возлагается на автора проекта.

4.3.7. В случае наличия небольших по объёму замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования в графе "замечания" указывает: "С замечаниями по тексту" и ставит свою подпись.

В случае значительных по объёму или принципиальных замечаний по содержанию проекта правового акта они излагаются в отдельном заключении, подписываемом согласующим, которое прилагается к данному проекту правового акта. В этом случае на листе согласования указывается: "С заключением".

Если согласующий (за исключением указанных в пункте 4.3.2 настоящей Инструкции) не высказал своего мнения по проекту правового акта в установленный настоящей Инструкцией срок, то проект считается согласованным по умолчанию, о чём в листе согласования делается отметка "Согласовано по умолчанию" с указанием даты направления проекта, регистрационного номера сопроводительного письма и даты регистрации правового акта в согласующем органе. Данная запись подтверждается подписью автора проекта с указанием фамилии и инициалов и указанием даты.

В случае, если у согласующего имеются дополнительные предложения по предмету проекта правового акта, подлежащие, по его мнению, включению в проект правового акта и не учтённые автором проекта, то они излагаются в отдельном письме на имя автора проекта. В этом случае на листе согласования указывается "С предложениями".

4.3.8. Внесение согласующими в проект правового акта незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечёт за собой повторного визирования.

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение и изложенных в заключениях, автор проекта должен повторно согласовать проект правового акта в установленном настоящей Инструкцией порядке. При проведении повторного согласования согласующий не имеет права высказывать новые дополнительные замечания, кроме ранее им указанных или связанных с их устранением.

4.3.9. Доработка проекта правового акта осуществляется после завершения процедуры согласования и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта замечаний, изложенных в заключение или указанных по тексту и принятых автором проекта.

Ответственность за соответствие внесённых изменений, дополнений и замечаний в проект правового акта согласующих органов возлагается на автора проекта.

Первоначальный вариант проекта правового акта с приложением всех заключений и правок по тексту прилагаются к окончательному варианту.

4.3.10. Окончательный вариант проекта правового акта после его согласования и доработки по результатам согласования заново визируется автором проекта правового акта и с приложением электронной копии, пояснительной записки, результатов согласования передаётся на правовую экспертизу.

4.3.11. Экспертиза проектов правовых актов об утверждении положений об исполнительных органах государственной власти автономного округа, их структуры и штатной численности, регламентов предоставления (исполнения) государственных услуг (функций), структуры исполнительных органов государственной власти автономного округа, о наделении исполнительных органов государственной власти полномочиями осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

Правовая экспертиза проектов правовых актов, за исключением проектов правовых актов, указанных в абзаце первом настоящего подпункта, осуществляется государственно-правовым департаментом автономного округа.

4.3.12. Не принимаются проекты правовых актов, оформленные с нарушением положений настоящей Инструкции или не прошедшие предписанную процедуру согласования.

4.3.13. Если при проведении экспертизы в проекте правового акта выявлены несоответствия федеральному законодательству и законодательству автономного округа, правилам юридической техники, то данные факты указываются в заключении по результатам правовой экспертизы.

4.3.14. Проекты правовых актов в соответствии с Законом автономного округа от 04 марта 2009 года N 10-ЗАО "О противодействии коррупции в Ямало-Ненецком автономном округе" подлежат экспертизе на наличие коррупциогенных факторов (далее - антикоррупционная экспертиза).

Антикоррупционная экспертиза проводится согласно утверждённому порядку проведения одновременно при проведении правовой экспертизы.

Создание условий для проведения независимой антикоррупционной экспертизы возлагается на автора проекта правового акта, для чего проект правового акта до направления на согласование размещается на официальном Интернет-сайте органов государственной власти автономного округа в сети Интернет в порядке, установленном нормативным правовым актом Правительства автономного округа.

4.3.15. Проекты правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вопросы государственной собственности, имеющие межведомственный характер, могут быть направлены аппаратом Губернатора автономного округа на юридическую экспертизу (в том числе антикоррупционную) в прокуратуру автономного округа, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу.

4.3.16. По решению заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа проекты правовых актов и правовые акты автономного округа могут быть дополнительно направлены на научную экспертизу, которая осуществляется научными учреждениями, высшими учебными заведениями, экспертами из числа ведущих учёных и специалистов соответствующего профиля, а также иными компетентными организациями и лицами на договорной основе.

4.3.17. В первоочередном порядке на научную экспертизу могут быть направлены проекты правовых актов автономного округа и правовые акты автономного округа, имеющие цель урегулировать и регулирующие отношения в следующих сферах:

1) жилищные отношения;

2) порядок предоставления льгот, пособий, субсидий, субвенций;

3) оказание государственной помощи (государственной поддержки);

4) вопросы государственного заказа и государственных поставок;

5) полномочия органов власти по лицензированию видов деятельности и порядок осуществления этих полномочий;

6) контрольные полномочия исполнительных органов государственной власти автономного округа и порядок осуществления этих полномочий;

7) управления государственным имуществом и приватизации;

8) земельные отношения;

9) проекты нормативных правовых актов об:

утверждении административных регламентов предоставления (исполнения) государственных услуг (функций);

установлении административной ответственности.

На научную экспертизу также направляются проекты правовых актов автономного округа и правовые акты автономного округа при условии их значительного объёма и (или) содержащие дискреционные полномочия.

4.3.18. Экспертиза проекта, в зависимости от вида правового акта, его сложности и объёма, проводится в срок до 5 рабочих дней. При необходимости проведения в рамках экспертизы дополнительных экспертиз (антикоррупционная, научная, юридическая), срок увеличивается на период их проведения. Автор проекта уведомляется об этом письменно или средствами СЭДД.

4.3.19. В случае наличия замечаний по результатам проведения экспертизы такие замечания излагаются в заключении экспертизы, после чего проект правового акта и все документы к нему с приложением заключения возвращаются автору проекта.

После устранения замечаний по результатам экспертизы проект правового акта согласуется с контролирующим первым заместителем либо заместителем Губернатора автономного округа и повторно направляется на экспертизу.

В случае отрицательного заключения экспертизы проект правового акта и все документы к нему с приложением заключения возвращаются автору проекта.

В случае положительного заключения, орган исполнительной власти автономного округа, осуществивший проведение экспертиз, самостоятельно направляет проект правового акта на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа с уведомлением письменным или средствами СЭДД автора проекта об этом.

4.3.20. При наличии разногласий по проекту правового акта автор проекта должен представить обоснование окончательной редакции и обеспечить обсуждение её с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприёмлемого решения.

4.3.21. При необходимости согласительное совещание организовывается и проводится заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа с участием членов Правительства автономного округа и руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющих разногласия.

4.3.22. Проект правового акта может быть внесён с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и замечаниями, подписанными руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющих разногласия.

4.3.23. Проекты правовых актов, внесённые с неурегулированными разногласиями, докладываются Губернатору автономного округа с предложениями о порядке дальнейшей работы с ними.

Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Губернатор автономного округа.

По вопросам, решение по которым принимается исключительно на заседании Правительства автономного округа, окончательное решение по урегулированию разногласий принимается на заседании Правительства автономного округа.

4.4. Принятие, отклонение и опубликование

4.4.1. При приёме проекта правового акта и приложений к нему в аппарате Губернатора автономного округа осуществляется проверка комплектования пакета документов, соблюдение процедуры и полноты согласования, проведения правовой экспертизы, наличия электронной версии проекта правового акта. О поступлении проекта правового акта в аппарат Губернатора автономного округа автор проекта уведомляется средствами СЭДД.

4.4.2. В аппарате Губернатора автономного округа, полученные в электронном виде, проекты правовых актов сверяются с оригиналом на бумажном носителе, и после проведения лингвистической экспертизы переносятся на бланк с воспроизведением герба автономного округа в соответствии с видом документа.

Лингвистическая экспертиза проекта правового акта заключается в оценке соответствия представленного теста нормам современного русского литературного языка с учётом особенностей языка правовых актов и устранении орфографических и пунктуационных ошибок.

В случае выявления замечаний лингвистического характера аппарат Губернатора автономного округа имеет право самостоятельно внести соответствующие изменения в части лингвистического оформления проекта правового акта или, при наличии специальных (отраслевых) особенностей текста, направить автору проекта правового акта замечания (рекомендации) по устранению логических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании терминов.

4.4.3. Оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией проект передаётся заместителю Губернатора автономного округа, руководителю аппарата Губернатора автономного округа для принятия окончательного решения о направлении проекта правового акта на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа.

Решение заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа о направлении проекта на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа оформляется визой в нижнем левом углу листа проекта, на котором предусматривается подпись должностного лица.

4.4.4. Оформленный и подготовленный к подписанию проект правового акта Губернатора автономного округа направляется на рассмотрение Губернатора автономного округа, проект правового акта Правительства автономного округа - на рассмотрение Губернатора автономного округа и/или Правительства автономного округа в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа.

При проведении голосования методом опроса членов Правительства автономного округа, заочного голосования членов Правительства автономного округа аппаратом Губернатора автономного округа готовится лист голосования методом опроса членов Правительства автономного округа либо заочного голосования членов Правительства автономного округа (приложение N 19), который рассылается всем членам Правительства автономного округа вместе с копией проекта правового акта и пакетом материалов, необходимых для принятия решения.

4.4.5. Подписанный правовой акт автономного округа регистрируется аппаратом Губернатора автономного округа в день его подписания. При регистрации правового акта проверяется содержание, оформление и комплектность (наличие всех приложений), указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер в пределах календарного года отдельно для каждого вида правового акта.

К порядковому номеру постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "ПГ".

К порядковому номеру распоряжений Губернатора автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "Р".

К порядковому номеру распоряжений Губернатора автономного округа по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс "рк".

К порядковому номеру постановлений Правительства автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "П".

К порядковому номеру распоряжений Правительства автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "РП".

К порядковому номеру распоряжений Правительства автономного округа по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс "ПК".

К порядковому номеру распоряжений Правительства автономного округа по заключению (одобрению) договоров (соглашений) через дефис добавляется буквенный индекс "д".

4.4.6. Датой принятия правового акта Губернатора автономного округа является дата подписания Губернатором автономного округа.

Датой принятия правового акта Правительства автономного округа является дата заседания Правительства автономного округа, в случае его рассмотрения на заседании Правительства автономного округа, дата заседания Президиума Правительства автономного округа в случае его рассмотрения на заседании Президиума Правительства автономного округа либо дата подписания Губернатором автономного округа в иных случаях, предусмотренных Регламентом Правительства автономного округа.

4.4.7. Изготовленная копия правового акта Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа сверяется с подлинником и заверяется в аппарате Губернатора автономного округа.

4.4.8. Копии правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в течение трёх рабочих дней направляются средствами СЭДД должностным лицам, исполнительным органам государственной власти автономного округа, муниципальным образованиям в автономном округе, представительствам автономного округа согласно листу рассылки, подписанному заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа или по его поручению руководителем уполномоченного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа.

В исключительных случаях направление осуществляется факсимильной связью или электронной почтой на официальные электронные адреса.

Автору проекта правового акта направление осуществляется в том числе и на бумажном носителе.

4.4.9. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, изменяющие, дополняющие или отменяющие ранее принятые правовые акты, направляются адресатам, по листам рассылки изменённых или отменённых правовых актов.

4.4.10. Копии нормативных правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа направляются в обязательном порядке:

- в Конституционный Суд Российской Федерации в соответствии с письмом Конституционного Суда Российской Федерации от 21 декабря 2007 года N 1610 "О направлении официальных документов ЯНАО";

- в Парламентскую Библиотеку Российской Федерации в соответствии со статьёй 11 Федерального закона от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" в количестве двух экземпляров;

- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу;

- в Законодательное Собрание автономного округа;

- прокурору автономного округа;

- Главному федеральному инспектору в автономном округе.

4.4.11. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа подлежат официальному опубликованию в соответствии с законодательством автономного округа.

4.4.12. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, подлежащие официальному опубликованию, направляются средствами СЭДД для размещения на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти автономного округа (www.adm.yanao.ru), Портале государственных услуг автономного округа (www.pgu-yamal.ru) и информационно-поисковых правовых базах данных. Данные правовые акты могут быть направлены для размещения и на иные сайты.

4.4.13. Подлинники всех правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа и их электронные копии находятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.

V. Договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа
и Правительства автономного округа

5.1. Порядок заключения договоров (соглашений)

5.1.1. Договоры, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях (далее - договоры (соглашения)) от имени автономного округа заключаются в пределах полномочий автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа.

Договоры (соглашения) от имени автономного округа подписываются Губернатором автономного округа.

5.1.2. Договоры (соглашения) от имени Правительства автономного округа заключаются в пределах полномочий Правительства автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий.

Договоры (соглашения) от имени Правительства автономного округа подписываются Губернатором автономного округа либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, другими должностными лицами.

5.1.3. Договоры (соглашения) с органами государственной власти Российской Федерации и субъектами Российской Федерации, международные, внешнеэкономические договоры (соглашения) заключаются только от имени автономного округа или Правительства автономного округа.

5.1.4. Договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в аппарате Губернатора автономного округа. Подлинники договоров (соглашений) хранятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты.

Договоры (соглашения) по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесённые к государственной тайне, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в исполнительном органе государственной власти автономного округа, ответственном за мобилизационную подготовку. Подлинники договоров по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесённые к государственной тайне, хранятся в исполнительном органе государственной власти автономного округа, ответственном за мобилизационную подготовку, вместе с документами, на основании которых они приняты.

В случае, если договор (соглашение) содержит условия о конфиденциальности сведений, касающихся предмета договора (соглашения), его исполнения и полученных результатов, при регистрации договора (соглашения) на первой странице экземпляра ставится штампом отметка "Конфиденциально".

Международные, внешнеэкономические и межрегиональные договоры (соглашения) передаются аппаратом Губернатора автономного округа в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, для последующего направления на утверждение Законодательного Собрания автономного округа в установленном законодательством автономного округа порядке.

5.2. Порядок оформления договоров (соглашений)

5.2.1. Текст договора (соглашения) фиксирует соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и регулирует эти отношения.

5.2.2. Проект договора (соглашения) оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и должен соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным действующим законодательством, и содержать:

- учётные реквизиты договора (соглашения) (номер, дату, место подписания);

- преамбулу (вводную часть), в которой определяются субъекты, уполномоченные заключить договор (соглашения);

- полное наименование контрагентов, под которым они внесены в Единый государственный реестр юридических лиц;

- предмет договора (соглашения);

- права и обязанности сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств по договору (соглашению);

- ответственность сторон;

- основания прекращения обязательств по договору (соглашению);

- порядок разрешения споров;

- сроки и условия вступления договора (соглашения) в силу;

- срок действия договора (соглашения);

- адреса и банковские реквизиты сторон;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор (соглашение);

- подписи сторон, заверенные оттиском печати юридического лица;

- сведения о регистрации договора (соглашения).

5.2.3. Договор (соглашение), подписанный Губернатором автономного округа от имени автономного округа, скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

Договор (соглашение), подписанный от имени Правительства автономного округа, скрепляется оттиском печати Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

5.2.4. В случае необходимости договоры (соглашения) могут иметь приложения. В тексте договора (соглашения) должны быть ссылки на эти приложения. Приложения к договору (соглашению) являются неотъемлемой частью договора.

5.2.5. Количество подлинников договора (соглашения) должно быть не менее числа подписывающих его сторон.

5.2.6. Если текст договора (соглашения) состоит из нескольких страниц, то он должен быть парафирован путём проставления на каждой странице текста договора соответствующего штампа Правительства автономного округа или подписания на каждой странице текста договора (соглашения). Специальных полномочий для парафирования не требуется.

5.3. Порядок подготовки проектов договоров (соглашений)

5.3.1. Правом вносить проекты договоров (соглашений) на рассмотрение Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа обладают члены Правительства автономного округа, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - авторы проектов).

5.3.2. Проекты договоров (соглашений) могут поступать Губернатору автономного округа или в Правительство автономного округа в качестве оферты от контрагентов.

В таком случае проект договора (соглашения) направляется членам Правительства автономного округа либо непосредственно в исполнительный орган государственной власти автономного округа по принадлежности предмета договора для выработки заключения и внесения проекта договора (соглашения). Согласование поступившего от контрагента договора (соглашения) осуществляется в установленном настоящей Инструкцией порядке на копии такого договора (соглашения).

5.3.3. К проекту договора (соглашения) в обязательном порядке прилагается пояснительная записка. Пояснительная записка должна содержать в себе обоснование заключения предлагаемого в проекте договора (соглашения), оценку финансово-экономических и других последствий заключения договора (соглашения) и заверяться подписью автора проекта и оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

5.3.4. К проекту договора (соглашения), основанием для заключения которого послужили другие документы не входящие в состав документального фонда Правительства автономного округа, прилагаются копии этих документов.

5.3.5. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа - авторы проекта договора (соглашения) по вопросам подготовки, разработки, согласования проектов договоров (соглашений) Правительства автономного округа несут персональную ответственность за качество, достоверность и законность исполняемых документов, а также осуществляют текущий контроль и непосредственное исполнение договорных обязательств заключённым по договорам (соглашениям) (далее - ответственные исполнители).

5.4. Порядок согласования проектов договоров (соглашений)

5.4.1. Согласование проекта договора (соглашения) включает:

- обязательное визирование автором проекта каждой страницы проекта, включая приложения;

- согласование с сотрудником юридической службы (отдела) исполнительного органа государственной власти автономного округа, подконтрольного или подчинённого автору проекта;

- согласование с членами Правительства автономного округа в соответствии с распределением обязанностей, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию;

- согласование с руководителями иных органов и организаций.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется на листе согласования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта договора (соглашения), на котором предусматриваются подписи сторон.

Подпись автора проекта договора (соглашения) должна быть заверена оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

5.4.2. Согласование проекта договора (соглашения) является обязательным с членами Правительства автономного округа по вопросам, отнесённым к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства автономного округа.

По вопросам, связанным с расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет), согласование проекта договора (соглашения) обязательно с заместителем Губернатора автономного округа, директором департамента финансов автономного округа. Данное согласование осуществляется непосредственно перед направлением проекта договора (соглашения) на правовую экспертизу.

5.4.3. Срок рассмотрения проекта договора (соглашения), представленного на согласование, не должен превышать пяти рабочих дней с момента регистрации проекта договора (соглашения) в согласующем органе, если не установлен иной срок.

5.4.4. При оперативной подготовке проектов договоров (соглашений) по поручению Губернатора автономного округа срок согласования не должен превышать трёх рабочих дней с момента получения документа согласующим органом, в отдельных случаях - незамедлительно.

5.4.5. При повторном представлении на согласование проекта договора (соглашения), доработанного по замечаниям исполнительных органов государственной власти автономного округа или должностных лиц, согласование не должно превышать двух рабочих дней, если не установлен иной срок.

5.4.6. Согласование проектов договоров (соглашений) оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

5.4.7. В случае наличия небольших по объёму замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий орган указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывает "С замечаниями по тексту".

В случае значительных по объёму или принципиальных замечаний по содержанию проекта договора (соглашения) они излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к данному проекту договора. В этом случае на листе согласования указывается "С заключением".

5.4.8. Внесение согласующими органами в проект договора (соглашения) незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечёт за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, автор проекта должен повторно согласовать проект договора (соглашения) в установленном настоящей Инструкцией порядке.

5.4.9. При наличии разногласий при согласовании проекта договора (соглашения) автором проекта представляется обоснование окончательной редакции.

Окончательное решение по вопросам разногласий к проекту договора (соглашения) принимает Губернатор автономного округа или Правительство автономного округа.

5.4.10. Доработка проекта договора (соглашения) осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесённых согласующими органами и принятых автором проекта.

Ответственность за соответствие внесённых изменений, дополнений и замечаний в проект договора (соглашения) согласующих органов возлагается на автора проекта.

5.4.11. Согласованный проект договора (соглашения) на бумажном носителе с визами автора проекта на каждой странице и его электронная копия с сопроводительным письмом представляется в государственно-правовой департамент автономного округа для проведения правовой экспертизы со следующими документами:

- лист согласования;

- пояснительная записка с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий;

- копии учредительных документов (свидетельств о регистрации) контрагента (при необходимости);

- копии документов, подтверждающих полномочия контрагента на подписание договора (соглашения) (приказ, доверенность и др.) (при необходимости);

- замечания исполнительных органов государственной власти автономного округа к проекту договора (соглашения), оформленные в виде отдельного документа при прохождении процедуры согласования (при наличии).

5.4.12. Правовая экспертиза проекта договора (соглашения) осуществляется в течение 5 рабочих дней с момента его поступления, если не установлены иные сроки. При оперативной подготовке проекта договора (соглашения) по поручению Губернатора автономного округа может быть установлен иной срок.

При установлении противоречий действующему законодательству, требующих внесения изменений в содержание договора (соглашения), весь пакет документов возвращается автору проекта с приложением заключения и визой в листе согласования: "С заключением".

В случае положительного заключения правовой экспертизы проект договора и все документы к нему с приложением заключения направляются в аппарат Губернатора автономного округа.

5.4.13. Согласование действительно в течение двух месяцев. Периоды проведения внешнего согласования с контрагентом или иными органами власти, общественными объединениями и организациями в этот срок не входит.

В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта договора (соглашения) обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.

5.4.14. Вся работа по рассмотрению и надлежащему оформлению проекта договора (соглашения) должна быть осуществлена в 30-дневный срок с момента поступления в адрес Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа, если иное не предусмотрено в оферте (проекте договора (соглашения), сопроводительном письме контрагента), законе или ином правовом акте.

5.4.15. При возвращении контрагентом договора (соглашения) с протоколом разногласий проект договора (соглашения) вновь проходит согласование в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

5.5. Порядок подписания и регистрации договоров (соглашений)

5.5.1. Решения о заключении договоров (соглашений) принимаются в форме распоряжений Правительства автономного округа.

5.5.2. После проведения правовой экспертизы и положительного заключения по её результатам проект договора (соглашения) с проектом распоряжения Правительства автономного округа о его заключении направляется в аппарат Губернатора автономного округа для организации их подписания.

5.5.3. Распоряжение о заключении договора (соглашения) должно содержать положение по контролю за исполнением распоряжения. Контроль возлагается на первого заместителя или заместителя Губернатора автономного округа, курирующего вопросы, являющиеся предметом заключаемого договора (соглашения).

5.5.4. Проект распоряжения о заключении договора (соглашения) вносится аппаратом Губернатора автономного округа одновременно с проектом договора (соглашения). Согласование проекта распоряжения о заключении договора (соглашения) с другими исполнительными органами государственной власти автономного округа не требуется.

5.5.5. Подписанное распоряжение о заключении договора (соглашения) и подписанный договор (соглашение) регистрируются в аппарате Губернатора автономного округа в день подписания.

5.5.6. В случаях, когда договоры (соглашения) от имени автономного округа или Правительства автономного округа заключены (подписаны) без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, такие договоры (соглашения) в последующем подлежат обязательному одобрению. Решения об одобрении договоров (соглашений) принимаются в форме распоряжений Правительства автономного округа.

5.5.7. После подписания и регистрации договор (соглашение) скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба автономного округа и направляется аппаратом Губернатора автономного округа автору с сопроводительным письмом для дальнейшего подписания другой стороной контрагентом. Роспись в получении фиксируется в журнале регистрации договоров.

5.5.8. Рассылка копий заключённого договора (соглашения) (подписанного всеми сторонами) осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа согласно листу рассылки, подписанному заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа, под роспись в журнале регистрации договоров (соглашений) (приложение N 20).

5.5.9. Первому заместителю или заместителю Губернатора автономного округа, на которого возложен контроль за исполнением распоряжения Правительства автономного округа о заключении договора (соглашения), копия заключённого договора (соглашения) направляется с сопроводительным письмом.

При необходимости, по поручению первого заместителя или заместителя Губернатора автономного округа, контролирующего исполнение распоряжения о заключении договора (соглашения), возглавляемые или контролируемые им исполнительные органы государственной власти автономного округа в течение 7 дней со дня получения копии заключённого договора (соглашения) готовят проект распоряжения Правительства автономного округа о контроле за исполнением условий договора (соглашения), в котором определяются меры по исполнению договора (соглашения), утверждается план мероприятий по реализации его условий, определяются непосредственные исполнители.

5.5.10. Если исполнение договора (соглашения) связано с поступлением денежных средств в окружной бюджет и (или) расходованием средств из окружного бюджета, копия заключённого договора (соглашения) направляется в департамент финансов автономного округа под роспись в журнале регистрации договоров (соглашений) для осуществления контроля за соблюдением условий договора (соглашения) в части финансирования и связанных с ним обязательств.

5.5.11. Подлинники распоряжений Правительства автономного округа о заключении и одобрении договоров (соглашений) с подлинниками договоров хранятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.

5.6. Претензионная работа

5.6.1. В случае неисполнения условий договора (соглашения), в результате которого нанесён или может быть нанесён имущественный и иной вред (ущерб) интересам автономного округа, Правительства, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа направляют в установленном порядке информацию Губернатору автономного округа.

В случае обращения Правительства автономного округа в суд с исковыми требованиями, а также в случае предъявления исковых требований к Правительству автономного округа интересы Правительства автономного округа защищает его представитель на основании доверенности, оформленной в установленном настоящей Инструкцией порядке.

5.6.2. Порядок осуществления претензионной работы по представлению и защите интересов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в судах общей и специальной юрисдикции устанавливается постановлением Правительства автономного округа.

5.6.3. Исковые заявления от имени Правительства автономного округа в суд подписываются Губернатором автономного округа или лицом, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа. Исковое заявление в обязательном порядке визируется членом Правительства автономного округа, координирующим соответствующее направление и сферу деятельности Правительства автономного округа.

5.6.4. Для участия в судебном разбирательстве привлекаются сотрудники ответственного исполнителя. При необходимости и по согласованию с заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа для участия в деле могут привлекаться сотрудники государственно-правового департамента автономного округа или аппарата Губернатора автономного округа.

5.6.5. Ответственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение сведений и направляют в аппарат Губернатора автономного округа:

- ежеквартально, не позднее десяти дней после истечения предыдущего квартала, и по окончании года (в срок до 15 января следующего года) информацию о ходе выполнения обязательств по договорам (соглашениям), заключённым от имени Правительства автономного округа (каждая страница информации должна быть подписана руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) (приложение N 21);

- раз в полугодие, до десятого числа месяца, следующего за отчётным, информацию по судебно-арбитражной практике по заключению и исполнению договоров (соглашений) от имени автономного округа и от имени Правительства автономного округа (каждая страница информации должна быть подписана руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) (приложение N 22).

Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.

В случае представления неполной (недостоверной) либо непредставления информации в установленный настоящей Инструкцией срок, по поручению заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа готовится служебная записка на имя Губернатора автономного округа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.6.7. Аппарат Губернатора автономного округа ежегодно обобщает и анализирует информацию ответственных исполнителей о ходе и результатах выполнения договоров (соглашений) до 1 апреля года, следующего за отчётным.

VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1. Протокол заседания (совещания)

6.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Правительства автономного округа, совещаниях (заседаниях) Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа.

6.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

6.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе совещания (заседания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого совещания (заседания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования".

6.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола заседания Правительства автономного округа, совещания (заседания), проводимого Губернатором автономного округа, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа, возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.

Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов совещания (заседания), проводимого первыми заместителями и заместителями Губернатора автономного округа, возлагается на специалистов соответствующих секретариатов и (или) на специалистов исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), на ответственных секретарей коллегиальных органов, утверждённых нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа.

6.1.5. Протоколы имеют следующие реквизиты (приложение N 23):

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом N 14 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов.

Место проведения совещания (заседания) указывается при оформлении протоколов совещания (заседания) в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается по центру через две строки непечатаемых символов после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой.

Датой протокола является дата совещания (заседания). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через две строки непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные символы.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашённых на заседание (совещание). Список участвующих в совещании ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

     Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются с начала абзаца и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной строкой непечатаемых символов.

В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

6.1.6. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на совещании, при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

6.1.7. Протокол подписывается председателем (председательствующим) заседания (совещания), отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов, включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) председательствовавшего на заседании (совещании).

6.1.8. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщённо.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

6.1.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников совещания (заседания).

6.1.10. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения её соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью исполнительных органов государственной власти автономного округа, их уполномоченных структурных подразделений или коллегиальных органов, утверждённых правовыми актами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа, на которых возложены обязанности по подготовке и оформлению протоколов.

6.1.11. Протоколы заседаний (совещаний) хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.

6.1.12. Копии, выписки из протоколов заседаний Правительства автономного округа, совещаний (заседаний), проводимых Губернатором автономного округа, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа, заверяются и рассылаются первым заместителям и заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с листом рассылки, утверждённым заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Обязательному включению в список рассылки подлежат лица, принявшие участие в заседании или внесшие вопросы на его рассмотрение.

Копии, выписки из протоколов совещаний (заседаний), проводимых членами Правительства автономного округа, специалистами соответствующих секретариатов и (или) специалистами исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), ответственными секретарями коллегиальных органов.

6.1.13. Подготовка проектов правовых актов автономного округа во исполнение решений, принятых на заседаниях Правительства автономного округа, совещаниях (заседаниях), проводимых Губернатором автономного округа, первыми заместителями и заместителями Губернатора автономного округа, возлагается на должностных лиц, указанных в протоколе.

6.1.14. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа, осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа.

Контроль за исполнением решений, принятых на совещаниях (заседаниях), проводимых Губернатором автономного округа, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа, возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.

Контроль за исполнением решений, принятых на совещаниях (заседаниях), проводимых первыми заместителями и заместителями Губернатора автономного округа, возлагается на специалистов соответствующих секретариатов и (или) специалистов исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), ответственных секретарей коллегиальных органов.

6.2. Доверенность

6.2.1. Проект доверенности от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, и пояснительная записка о необходимости её выдачи готовятся заинтересованным исполнительным органом государственной власти автономного округа (далее - автор проекта доверенности).

К проекту доверенности, основанием для выдачи которой послужили другие документы, прилагаются копии этих документов.

6.2.2. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа определяют ответственных исполнителей, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту доверенности.

6.2.3. Согласование проекта доверенности оформляется путём визирования. Подписи согласования располагаются на листе согласования, печатаемом на оборотной стороне того листа проекта доверенности, на котором предусмотрен реквизит подписи Губернатора автономного округа или уполномоченного должностного лица Правительства автономного округа.

6.2.4. Согласование проекта доверенности включает обязательное визирование автором проекта доверенности, членами Правительства автономного округа в соответствии с их должностными обязанностями, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию.

6.2.5. Срок рассмотрения проектов доверенностей не должен превышать трёх дней с момента регистрации в согласующем органе, если не установлен иной срок.

6.2.6. Согласованный проект доверенности и его электронную копию на магнитном носителе автор проекта доверенности передаёт в государственно-правовой департамент автономного округа для осуществления правовой экспертизы, оформления и регистрации доверенности.

6.2.7. Порядок осуществления правовой экспертизы, регистрации доверенностей, выдаваемых от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, и контроля за их исполнением устанавливается постановлением Правительства автономного округа.

6.2.8. Доверенность, выдаваемая от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа оформляется соответственно на общем бланке Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа, общем бланке Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа и регистрируется в СЭДД.

Образец оформления проекта доверенности приведён в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

6.2.9. Доверенности выдаются на срок до одного года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте самой доверенности.

6.2.10. Доверенность от имени Губернатора автономного округа подписывается Губернатором автономного округа и заверяется печатью Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

Доверенность от имени Правительства автономного округа рассматривается в Правительстве автономного округа в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа и подписывается Губернатором автономного округа, либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, другими должностными лицами. Подписанная доверенность заверяется печатью Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

6.2.11. При регистрации доверенности в журнале регистрации доверенностей указывается лицо, которому выдаётся доверенность, дата выдачи, номер и срок её действия.

Оригинал доверенности выдаётся лично под роспись лицу, указанному в доверенности.

Проект доверенности и пояснительная записка хранятся в государственно-правовом департаменте автономного округа.

6.2.12. Лицо, которому выдана доверенность, ежемесячно с момента выдачи доверенности представляет в государственно-правовой департамент автономного округа письменный отчёт, подписанный автором проекта доверенности, о совершённых по ней действиях по форме согласно приложению N 25 к настоящей Инструкции.

6.2.13. Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть её в государственно-правовой департамент автономного округа при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность её использования, в частности, при истечении срока доверенности, изменении должности (увольнении) и др.

6.3. Деловое (служебное) письмо

6.3.1. Деловое (служебное) письмо (далее - письмо) - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату.

6.3.2. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых подготовлено письмо. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений.

Для выделения части текста, наименования, заголовка, примечания могут использоваться насыщенное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Объём текста служебного письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объёма, она оформляется приложением к сопроводительному письму.

6.3.3. Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица размещается более чем на одной странице, столбцы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих столбцов.

Для таблиц возможно использование другого шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

6.3.4. Обращение к адресату располагается по центру через три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита. Наиболее частыми употребляемыми формами обращения являются:

                     Уважаемый Сергей Васильевич!

                     Уважаемый господин Смирнов!

6.3.5. Текст отделяется от заголовка или обращения тремя строками непечатаемых символов. Текст письма излагается как от первого лица единственного и множественного числа, так и от третьего лица единственного числа, например:

     Представляю Вам на утверждение...

     Считаем целесообразным...

     Комиссия просит Вас изыскать возможность...

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты, такие как: "Внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

6.3.6. Проект письма за подписью Губернатора автономного округа, направляемого на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, оформляется шрифтом N 16. Заголовок, при наличии, печатается шрифтом N 14 и выравнивается по левому полю. Наиболее длинная строка реквизита "Адресат" выравнивается соответственно по правому полю, остальные строки реквизита центрируются относительно неё (приложение N 26).

6.3.7. За подписью Губернатора автономного округа письма направляются на имя:

- Президента Российской Федерации;

- Председателя Совета Безопасности Российской Федерации;

- Председателя Правительства Российской Федерации;

- Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Конституционного Суда Российской Федерации;

- Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

- Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

- Генерального прокурора Российской Федерации;

- Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

- полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

- Чрезвычайного и Полномочного посла Российской Федерации, аккредитованного в иностранном государстве, Чрезвычайного и Полномочного посла иностранного государства, аккредитованного в Российской Федерации.

6.3.8. За подписью Губернатора автономного округа или первого заместителя Губернатора автономного округа письма направляются на имя:

- Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;

- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- руководителя органа государственной власти субъекта Российской Федерации;

- Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- председателя политической партии Российской Федерации;

- руководителя основной религиозной конфессии на территории Российской Федерации;

- главнокомандующего, командующего родом или видом войск Российской Федерации, флота или военного округа;

- руководителя естественной монополии в Российской Федерации.

6.3.9. Первые заместители и заместители Губернатора автономного округа подписывают письма по направлениям курируемой ими деятельности на имя:

- члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- руководителя федерального министерства и ведомства Российской Федерации;

- руководителя структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации;

- главного федерального инспектора в автономном округе;

- руководителя структурного подразделения Правительства Российской Федерации;

- Губернатора автономного округа, Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- главы посольства или дипломатической миссии Российской Федерации за границей, главы посольства или дипломатической миссии иностранного государства в Российской Федерации;

- руководителя регионального отделения политической партии Российской Федерации;

- председателя представительного органа местного самоуправления муниципального образования,

а также ответы на корреспонденцию, поступившую на имя Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа и направленную для исполнения по подведомственности в соответствии с утверждённым распределением обязанностей, или во исполнение резолюции Губернатора автономного округа. Допускается направление корреспонденции за подписью заместителя Губернатора автономного округа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию Губернатора автономного округа.

6.3.10. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа при исполнении документов Правительства автономного округа могут по направлениям курируемой ими деятельности подписывать и направлять корреспонденцию на имя контролирующего первого заместителя Губернатора автономного округа либо заместителя Губернатора автономного округа, главы (главы администрации) муниципального образования в автономном округе, руководителя территориального органа федерального органа государственной власти по автономному округу, а также ответные письма на запросы, поступившие на их имя или в адрес возглавляемого ими органа государственной власти автономного округа, вне зависимости от корреспондента, а также на имя руководителя федерального органа государственной власти по вопросам исполнения переданных полномочий Российской Федерации субъекту Российской Федерации, направления на регулярной основе статистической и иной отчётности.

Допускается направление корреспонденции за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию курирующего заместителя Губернатора автономного округа.

6.4. Резолюция/поручение должностного лица

6.4.1. По результатам рассмотрения на документ накладывается резолюция, в которой указывается состав исполнителей (фамилия, инициалы в дательном падеже), краткая характеристика их дальнейших действий с документом с возможным указанием сроков исполнения. Резолюция собственноручно подписывается лицом, дающим указание.

Резолюция оформляется на специальном бланке формата А6, с указанием регистрационного номера и даты документа, по которому даётся поручение, фамилии и инициалов подписывающего должностного лица.

В исключительных случаях допускается наложение резолюции непосредственно на документ с минимальным перекрытием его текста.

6.4.2. Подготовка проекта резолюции должностного лица осуществляется специалистами соответствующего секретариата с использованием СЭДД.

6.4.3. Документ с наложенной резолюцией Губернатора автономного округа передаётся в службу делопроизводства. Документы, направленные первыми заместителями и заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с распределением обязанностей, после внесения реквизитов резолюции в РКК также передаются в службу делопроизводства.

6.4.4. Если в резолюции указываются исполнители, не входящие в систему исполнительных органов государственной власти автономного округа или местного самоуправления в автономном округе, то дополнительно указывается полное наименование должности.

6.4.5. Специалисты службы делопроизводства:

- осуществляют заполнение реквизитов РКК исходного документа в соответствии с текстом резолюции Губернатора автономного округа;

- производят направление или рассылку копии(й) документа и резолюции, в том числе в электронном виде с использованием СЭДД;

- оформляют оригинал документа и резолюции в дело;

- осуществляют, при указании в документе или резолюции к нему обязательности и сроков, контроль за исполнением. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется штамп "Контроль", а в РКК СЭДД документа заполняются соответствующие реквизиты.

6.4.6. Резолюции первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа вносятся в РКК и направляются исполнителям специалистами соответствующих секретариатов, которые при необходимости осуществляют контроль за их исполнением.

6.4.7. В случае необходимости изложения более подробных, развёрнутых указаний по исполнению документа или нескольких документов, объединённых одной или близкими целями, подготавливается поручение.

Подготовка проекта поручения возлагается на специалистов соответствующего секретариата, контролируемых исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Поручения Губернатора автономного округа и первых заместителей Губернатора автономного округа оформляются на специальном бланке с воспроизведением герба автономного округа. Оформление на бланк, регистрация и направление исполнителям поручения Губернатора автономного округа возлагается на службу делопроизводства, первых заместителей Губернатора автономного округа - на делопроизводителей секретариата.

6.5. Телеграмма

6.5.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации (приложение N 27).

6.5.2. В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

- категория телеграммы;

- телеграфный (почтовый) адрес получателя;

- текст (содержание телеграммы);

- подпись отправителя;

- регистрационный номер;

- дата отправления;

- адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).

6.5.3. Категория телеграммы (люкс, срочная, правительственная) проставляется составителем и указывается перед адресом.

6.5.4. Адрес получателя в телеграмме даётся точный, без индекса: указывается населённый пункт, улица, номер дома, наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения и фамилия, инициалы получателя. При адресовании телеграммы по нескольким адресам прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

6.5.5. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "на Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращёнными обозначениями знаков препинания:

- точка - ТЧК;

- запятая - ЗПТ;

- двоеточие - ДВТЧ;

- кавычки - КВЧ;

- скобки - СКБ;

- номер - НР.

Знаки "N", "+", "-", "%" следует писать: "N" - номер; "+" - плюс и т.д.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы заканчивается знаком "=". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Весь текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами.

6.5.6. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, с указанием полного почтового адреса, должность, фамилия, инициалы отправителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

6.5.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются). Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию писем.

Подготовка проекта отправляемой телеграммы и проекта РКК СЭДД с приложением электронной версии в текстовом формате возлагается на делопроизводителей секретариата.

6.5.8. К тексту телеграммы прилагается копия, завизированная членом Правительства автономного округа на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

VII. Организация документооборота в Правительстве автономного округа

Приём проектов документов на оформление, документов на регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.30 часов. В предпраздничные дни - до 15.30.

Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни - после 15.30), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий день.

7.1. Приём, первичная обработка и предварительное рассмотрение
поступающих документов

7.1.1. Поступающая корреспонденция на имя Губернатора автономного округа, а также в адрес Правительства автономного округа, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства.

Корреспонденция, поступающая на имя первого заместителя Губернатора автономного округа или на заместителя Губернатора автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД делопроизводителями секретариата.

Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД делопроизводителем секретариата или делопроизводителями данного исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее - делопроизводитель органа).

7.1.2. При приёме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учётом положений Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждённой постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А.

Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или, в случае невозможности пересылки адресату, возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма за подписью руководителя службы делопроизводства о невозможности доставки адресату.

При повреждении конверта, несоответствия вложений либо отсутствии оговоренных в документе приложений составляется акт в трёх экземплярах, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый остаётся у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае, конверт сохраняется до полного исполнения документа.

7.1.3. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой "Лично";

- анонимные документы;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").

7.1.4. Приём телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, а также отправка телеграмм за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа производится специалистами службы делопроизводства.

7.1.5. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа на номер факсимильного аппарата, указанного в реквизитах соответствующих бланков, возлагается на специалистов службы делопроизводства.

Факсимильные сообщения первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа обрабатываются делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа.

Сообщения факсимильной связи могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном для корреспонденции порядке. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.

7.1.6. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Правительства автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства. Именных служебных ящиков электронной почты Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа - ответственными делопроизводителями секретариата.

Документы, поступившие в электронном виде, могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном настоящей Инструкцией порядке с приложением, при возможности и необходимости, исходных электронных материалов. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения.

7.1.7. Приём и регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, адресованных на имя Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и автономного округа о работе с обращениями граждан.

В случае получения делопроизводителем секретариата обращения непосредственно от гражданина оно направляется в уполномоченное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, ответственное за работу с обращениями граждан.

Личные обращения, заявления сотрудников к представителю работодателя обращениями граждан не являются.

7.1.8. При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации и индекс отнесённого дела по номенклатуре дел, возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей, необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

7.2. Регистрация поступающих документов

7.2.1. Поступившая корреспонденция, подлежащая регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируется в базе данных СЭДД "Входящие документы" (ВхД) в день обработки.

7.2.2. Поступившие без сопроводительных писем правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации регистрируются в базе данных СЭДД "Организационно-распорядительные документы" (ОРД) с указанием вида правового акта и сохранением его исходного номера.

7.2.3. РКК СЭДД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.

7.2.4. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД и включает в себя (слева направо) индекс дела утверждённой номенклатуры дел места регистрации, разделительный символ "/", порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.

Регистрационный номер поступивших ответов на ранее направленные запросы формируется на основании регистрационного номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ "." порядкового номера документа по его исполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса. Аналогичным способом регистрируются повторные, дублирующие документы.

7.2.5. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления штампа в указанном месте, он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

Дополнительно к штампу на документ может быть нанесён штрих-код, содержащий указанные реквизиты.

Документы, не отнесённые к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РКК СЭДД.

7.3. Порядок рассмотрения и доведения документов до исполнителей

7.3.1. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Губернатору автономного округа, первым заместителям и заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с утверждённым распределением обязанностей с учётом вида, автора и содержания документа.

7.3.2. Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего. Документы по исполнению резолюций Губернатора автономного округа за подписью указанных в резолюции ответственных исполнителей направляются головному исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.

7.3.3. Копии документов с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица.

7.3.4. Документы за подписью Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Счётной палаты Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, глав субъектов Российской Федерации и Председателя Счётной палаты автономного округа, направляемые на рассмотрение в период отсутствия Губернатора автономного округа должностному лицу, исполняющему его обязанности, в обязательном порядке доводятся до сведения Губернатора автономного округа.

7.3.5. Оригиналы документов передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через делопроизводителей секретариатов и органов под роспись в журнале не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае документов срочного исполнения - незамедлительно.

Доставка и получение документов Губернатора автономного округа в секретариате Губернатора автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства.

7.3.6. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более трёх рабочих дней. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.

7.3.7. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращён в срок, не превышающий 24 часов с момента получения, с приведением соответствующей аргументации.

7.3.8. Проект резолюции должностного лица подготавливается делопроизводителями с использованием СЭДД и оформляется на унифицированных бланках резолюций Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа.

После подписания резолюции осуществляется внесение в РКК СЭДД её актуальных статуса, текста, реквизитов и электронной копии.

Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним. Возможно дополнительное направление копии резолюции должностного лица на бумажном носителе.

В случае указания исполнителей, не входящих в систему исполнительных органов государственной власти или не являющихся участниками СЭДД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

7.3.9. Подлинник документа, за исключением документов журнальной формы регистрации, и оригинал резолюции в обязательном порядке возвращаются по месту регистрации, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.

7.4. Организация работы с отправляемыми документами

7.4.1. Подготовка проектов служебных писем Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа осуществляется специалистами соответствующих секретариатов, возглавляемых или контролируемых исполнительных органов государственной власти автономного округа или возглавляемых коллегиальных органов автономного округа.

7.4.2. Отправляемые письма за подписью Губернатора автономного округа или должностного лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, ответы на письма, поступившие на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, после проведения лингвистической, стилистической проверок и возможной корректировки текста в централизованном порядке оформляются на продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа специалистами службы делопроизводства.

Инициативные письма за подписью первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа подготавливаются и оформляются на бланках делопроизводителями секретариатов.

Отправляемые письма заместителя Губернатора автономного округа как руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа оформляются на бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Письма за подписью члена Правительства автономного округа как руководителя коллегиального органа автономного округа, учреждённого нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа, оформляются на продольных бланках писем Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа. Наименование должности в этом случае заменяется или дополняется наименованием должности руководителя коллегиального органа.

7.4.3. Автор (исполнитель) представляет проект письма в электронном виде и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов. К проектам ответов за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей или заместителей Губернатора автономного округа дополнительно прилагается копия исходного запроса.

При направлении письма в несколько адресов автором (исполнителем) прилагается заверенный лист рассылки, а также перечень адресатов в электронном виде по форме приложения N 28 к настоящей Инструкции.

7.4.4. Набор текста с рукописных материалов и под диктовку не производится.

7.4.5. При наличии фактографических, значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление на бланк не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю.

7.4.6. Очерёдность оформления определяется иерархией Правительства автономного округа и хронологическим порядком поступления.

Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до трёх рабочих дней обрабатываются незамедлительно.

7.4.7. Оформленные документы направляются на подписание Губернатором автономного округа специалистами службы делопроизводства, на подписание первыми заместителями и заместителями Губернатора автономного округа - возвращаются исполнителю для самостоятельной организации подписания.

7.5. Регистрация отправляемых документов

7.5.1. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта и полного комплекта приложений, в случае их указания, являются обязательными.

Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и визами согласования и, при наличии копии, приложений, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа.

7.5.2. Место регистрации определяется наименованием должности должностного лица, подписавшего документ или наименованием должности, временно, на период отсутствия, замещаемой данным должностным лицом.

7.5.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в базе "Исходящие документы" (ИсхД) СЭДД только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронные вариант письма и, при наличии, приложений к нему. Определение индекса по номенклатуре дел места регистрации осуществляется делопроизводителем.

7.5.4. Регистрационный номер инициативных писем формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утверждённым порядком и включает в себя (слева направо) индекс дела утверждённой номенклатуры дел места регистрации, разделительный символ "/", порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.

Регистрационный номер ответов на ранее поступившие запросы формируется на основании входящего номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ "." порядкового номера документа по его исполнению. На бланке письма в этом случае реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа" подлежит обязательному заполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса.

7.5.5. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа". На втором экземпляре заполнение указанных реквизитов осуществляется в соответствующих местах проставленного регистрационного штампа.

Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РКК СЭДД.

7.6. Отправка документов

7.6.1. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку или возвращаются исполнителю для её самостоятельной организации. В последнем случае на обратной стороне последнего листа второго экземпляра документа (без приложений) исполнитель ставит собственноручную подпись с указанием фамилии и инициалов, даты.

7.6.2. Отправка документов за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства.

Отправка документов за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа, временно исполняющих обязанности заместителей Губернатора автономного округа, осуществляется ответственными делопроизводителями органа.

7.6.3. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса и получателя на конверте, за исключением корреспонденции, направляемой в адреса Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счётной палаты Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, Законодательного Собрания автономного округа, органов местного самоуправления в автономном округе и представительств автономного округа за его пределами.

Неправильно законвертованные документы и оформленные конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

7.6.4. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

7.6.5. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

7.6.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

7.6.7. Документы, подписанные Губернатором автономного округа, первым заместителем или заместителем Губернатора автономного округа, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счётную палату Российской Федерации, аппарат Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, руководителям федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации отправляются фельдъегерской связью. Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня предшествующему дню отправки.

7.6.8. Отправка копий документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.

7.7. Регистрация и прохождение внутренних документов

7.7.1. Документы, направляемые членами Правительства автономного округа членам Правительства автономного округа и/или в исполнительные органы государственной власти автономного округа и получаемые от них, являются внутренней перепиской, оформляются на угловых бланках с воспроизведением герба автономного округа, регистрируются с использованием СЭДД в базе данных "Внутренние документы" (ВнД) и направляются адресату делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

7.7.2. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется. Регистрационный штамп может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица, его принявшего.

7.8. Копирование и тиражирование документов

7.8.1. Выполнение копировально-множительных работ в Правительстве автономного округа осуществляется службой делопроизводства и ответственными делопроизводителями посредством печатной, копировально-множительной техники, имеющейся в их пользовании.

7.8.2. Тиражирование служебных документов, непосредственно связанных с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, осуществляется службой делопроизводства.

Копирование документов, объёмом до пяти страниц и в количестве до десяти экземпляров, а также копирование для текущих, оперативных нужд членов Правительства осуществляется ответственными делопроизводителями.

7.8.3. В первоочередном порядке тиражированию подлежат правовые акты Российской Федерации и автономного округа, материалы к заседаниям Правительства автономного округа.

7.8.4. Оригиналы документов, направляемых для тиражирования, представляются чётко напечатанными в несброшюрованном, раскреплённом виде, на оборотной стороне каждого листа при необходимости карандашом проставляются номера страниц.

7.8.5. Грязные, надорванные материалы, газетные и журнальные статьи, а также документы, оформленные на листах бумаги формата более А3, для тиражирования не принимаются.

7.8.6. Тиражирование бланков с воспроизведением герба автономного округа любого вида, используемых в Правительстве автономного округа, запрещается.

7.9. Порядок обработки и учёта иностранной корреспонденции

7.9.1. Поступившие документы на иностранных языках направляются для перевода в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и внешнеэкономические связи, после чего проходят первичную обработку. При регистрации данного документа в РКК делается отметка о языке оригинала. Заверенный текст перевода прикрепляется к оригиналу.

7.9.2. Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, в том числе и на иностранном языке, должны подготавливаться/согласовываться с руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, ответственного за международные и внешнеэкономические связи.

Указание дат в проектах таких писем производится строго в словесно-цифровой форме.

7.9.3. Оформление оригинала на иностранном языке и второго экземпляра на русском языке осуществляется в соответствии с международными правилами оформления деловой переписки. В остальном, порядок подготовки, направления на подписание, регистрации и отправления осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

VIII. Документальный фонд Правительства автономного округа

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Основой формирования документального фонда Правительства автономного округа является номенклатура дел Правительства автономного округа.

8.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность Правительства автономного округа и порядок её документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Правительства автономного округа.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с отметкой конфиденциальности и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел Правительства автономного округа являются наименования должностей членов Правительства автономного округа, координационных, совещательных и иных органов, образуемых Правительством автономного округа.

8.1.4. Сводная номенклатура дел Правительства автономного округа разрабатывается аппаратом Губернатора автономного округа на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел членов Правительства автономного округа, подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

Индивидуальная номенклатура дел секретариата члена Правительства автономного округа разрабатывается ответственными делопроизводителями на основании Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства, в строгом соответствии с порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства, утверждённых постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 года N 26-А "О единых принципах регистрации и учёта документов".

8.1.5. Согласование с ЭПК уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений в Правительстве автономного округа.

В случае изменения состава Правительства автономного округа в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся исправления. В случае реструктуризации Правительства автономного округа, изменения его функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.

8.1.6. Сводная номенклатура дел ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения сводной номенклатуры дел приказом аппарата Губернатора автономного округа назначаются ответственные делопроизводители и лица, их замещающие, осуществляющие ведение соответствующих её разделов.

Обязанности по ведению делопроизводства с перечнем разделов, индексов и заголовков дел включаются в должностной регламент государственного гражданского служащего автономного округа.

Ответственным делопроизводителям направляются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

8.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в количестве четырех экземпляров:

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дела.

Второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего экземпляра.

Третий применяется в архиве Правительства автономного округа.

Четвёртый - в уполномоченном исполнительном органе государственной власти автономного округа в области архивного дела.

8.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 29).

8.1.8.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения должностей членов Правительства и порядкового номера заголовка и при необходимости подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

     12-05,

     где 12 - обозначение раздела,

     05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется.

8.1.8.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращённых слов и сокращённых наименований органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) - номинальный признак, является обязательным;

- наименование автора документа - авторский признак, является необязательным;

- наименование адресата документа - корреспондентский признак, является необязательным;

- краткое содержание документов дела - предметно-вопросный признак, является необязательным;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, - географический признак, является необязательным;

- дата (период), к которой относятся документы дела, - хронологический признак, является необязательным.

Как минимум один из необязательных признаков должен присутствовать в наименовании заголовка дела и располагаться после номинального признака. Возможна комбинация из произвольного числа необязательных признаков в указанной последовательности. Изменение порядка расположения необязательных реквизитов допускается только для обеспечения логической последовательности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

     Документы (аналитические записки, информации) исполнительных органов

государственной власти автономного округа, представленные для сведения.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

     Переписка   с  исполнительными   органами   государственной   власти

автономного округа по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

     Переписка о награждении сотрудников, присвоении почётных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним, например:

     Переписка с Законодательным Собранием автономного округа по основным

вопросам деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

     Переписка   с  органами   местного   самоуправления    муниципальных

образований в автономном округе по основным вопросам деятельности.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населённого пункта), её(его) название указывается в заголовке дела, например:

     Переписка с органами власти  Тюменской области  по основным вопросам

деятельности.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на(за) который составлены планы (отчёты), например:

     Годовые планы финансовых мероприятий.

     Квартальные отчёты о работе...

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещённого в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.1.8.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

8.1.8.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.

8.1.8.5. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

8.1.9. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел (томов).

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Формирование дел в Правительстве автономного округа и их текущее хранение осуществляется по месту регистрации.

Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистами службы делопроизводства.

8.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дела помещаются только исполненные, правильно и полностью оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);

- приложения помещают вместе с основными документами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);

- по объёму дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объёма заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", Т. 2" и т.д.

8.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

8.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

8.2.6. Уставы, положения, инструкции, утверждённые нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

8.2.7. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

8.2.8. Все документы отчётного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведённое на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчётные документы подшиваются в дело переписки постоянного хранения за текущий год.

8.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

8.2.10. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

8.2.11. Плановые и отчётные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

8.2.12. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

8.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению группируются отдельно.

8.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твёрдые обложки или папки-регистраторы.

8.2.15. Ответственные делопроизводители отвечают за сохранность документов и формирование их в дела и обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

8.2.16. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведённых для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учёта и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

8.2.17. Дела документального фонда Правительства автономного округа, находящиеся на текущем хранении, подлежат учёту. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя, при реорганизации Правительства автономного округа или ликвидации должности члена Правительства автономного округа.

Проверка наличия проводится путём сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, информация о результатах которого доводится до заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа с определением степени дисциплинарной ответственности лица, виновного в утрате.

8.2.18. Представление подлинников документов на ознакомление или во временное пользование членам Правительства автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании мотивированного письменного запроса за подписью члена Правительства автономного округа или руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа.

Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой-заместителем, утверждённой руководителем службы делопроизводства. В последней указывается дата выдачи, полное наименование должности, инициалы и фамилия, собственноручная подпись лица, получившего документ во временное (до одного месяца) пользование.

8.2.19. Выдача дел во временное пользование членам Правительства автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании их обоснованных письменных запросов на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа и производится по актам передачи, подписанных автором запроса и руководителем службы делопроизводства, согласованных с членом Правительства автономного округа и руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, по документам которого осуществляется формирование затребованного дела, и утверждаемых заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приёме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

8.2.20. По письменным запросам государственных органов на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа выдаются копии или выписки из документов, ранее направленных заявителям согласно утверждённому заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа листу рассылки, заверенные в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Запрос должен содержать обоснование представления, вид, дату и номер запрашиваемого документа, и требуемое количество экземпляров.

Заверенные копии документов и выписки из документов направляются заявителям сопроводительным письмом или выдаются личным порядком их уполномоченным представителям по роспись.

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.3.1. Организация архивного хранения документов

8.3.1.1. Документы Правительства автономного округа являются государственной собственностью автономного округа, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив автономного округа.

8.3.1.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учёта, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение аппарат Губернатора автономного округа организует формирование архива Правительства автономного округа.

В архив Правительства автономного округа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Правительства автономного округа, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Передача дел в архив Правительства автономного округа осуществляется в порядке и в сроки, определяемые приказом аппарата Губернатора автономного округа.

8.3.1.3. В период подготовки дел к передаче в архив Правительства автономного округа принимающим специалистом службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные делопроизводители обязаны устранить.

8.3.1.4. Приём каждого дела производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив Правительства автономного округа, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Правительства автономного округа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Правительства автономного округа (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несёт подразделение, передающее документы).

8.3.1.5. В случае ликвидации соответствующего секретариата или основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа ответственный делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы Правительства автономного округа в дела, оформляет дела и передаёт их в архив Правительства автономного округа независимо от сроков хранения на основании акта приёма-передачи.

При реорганизации, сопровождающейся передачей полномочий, все имеющиеся документы и дела передаются по акту руководителю или ответственному делопроизводителю структуры, принимающей полномочия, с участием представителя службы делопроизводства. Акт приёма-передачи подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

8.3.1.6. Дела постоянного хранения через 10 лет передаются на постоянное хранение в государственный архив автономного округа в соответствии с Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе".

Дела по личному составу находятся в архиве Правительства автономного округа в течение 75 лет.

8.3.1.7. Подготовка документов и дел к передаче в архив Правительства автономного округа и на уничтожение предусматривает проведение комплекса работ, включая:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел и подготовку к передаче в архив Правительства автономного округа;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.2. Экспертиза ценности документов

8.3.2.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов Правительства автономного округа проводится на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

8.3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив Правительства автономного округа образовывается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация её работы определяется положением, которое утверждается постановлением Правительства автономного округа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти автономного округа в области архивного дела.

Состав ЭК утверждается приказом аппарата Губернатора автономного округа.

8.3.2.3. ЭК является совещательным органом, её решения утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

8.3.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в соответствующих секретариатах и структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.

8.3.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства автономного округа; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства автономного округа путём полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.3.3. Оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение

8.3.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы делопроизводства и соответствующих секретариатов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

8.3.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 30); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплёт дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.3.3.3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 31). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нём можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти (фондообразователя) или должности должностного лица автономного округа; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа или должности должностного лица указывается полностью: "Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа". В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Правительства автономного округа;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.);

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчёты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

8.3.3.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приёме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

8.3.3.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе-заверителе дела.

8.3.3.6. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

8.3.3.7. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы утверждённых сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

8.3.3.8. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

8.3.3.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в государственный архив автономного округа допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.3.3.10. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

8.3.3.11. Для учёта документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 32).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объёмные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учёта и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной настоящей Инструкцией форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной настоящей Инструкцией форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

8.3.3.12. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплёта) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплёту) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке.

8.3.3.13. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твёрдого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

8.3.3.14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощённой схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

8.3.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу

8.3.4.1. В аппарате Губернатора автономного округа описи на дела Правительства автономного округа постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела. По этим описям документы сдаются в архив государственный автономного округа.

8.3.4.2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются по форме приложения N 33 к настоящей Инструкции отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа, который вёл дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда исполнительный орган государственной власти автономного округа в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

8.3.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.

8.3.4.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

8.3.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьёй заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

8.3.4.6. Опись дел Правительства автономного округа подписывается руководителем службы делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

8.3.4.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырёх экземплярах, три из которых передаются в уполномоченный исполнительный орган государственной власти автономного округа в области архивного дела, четвёртый остаётся в качестве контрольного экземпляра.

Опись дел по личному составу составляется в трёх экземплярах, два из которых передаются в уполномоченный исполнительный орган государственной власти автономного округа в области архивного дела, третий остаётся в качестве контрольного экземпляра.

8.3.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.3.5.1. По результатом отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 34).

Дела включаются в акт, если срок их хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трёхлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2012 года).

8.3.5.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесённых к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

IX. Особенности работы с электронными документами

9.1. Основные принципы работы с электронными документами

9.1.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД.

9.1.2. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.

9.1.3. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведённых им действий.

9.1.4. Приём и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или их делопроизводителями.

9.1.5. При получении электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, в том числе при наличии электронной цифровой подписи.

9.1.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9.1.7. Единицей учёта электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении.

Обязательным является заполнение полей РКК в соответствии с перечнем приложения N 35 к настоящей Инструкции.

9.1.8. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю даётся письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

9.1.9. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.

9.1.10. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся в электронном виде.

9.1.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.1.12. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Правительства автономного округа, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются Правительством автономного округа с учётом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.

9.1.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

9.2. Сообщение электронной почты

9.2.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.

Передача информации, отнесённой в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами, нормативными правовыми актами автономного округа к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.

9.2.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:

9.2.2.1. Адрес электронной почты.

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщённых в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер или определённой правовыми актами автономного округа.

9.2.2.2. Тема письма.

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

9.2.2.3. Текст письма.

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес исполнительного органа государственной власти автономного округа.

9.2.2.4. Приложение.

В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

9.3. Электронные копии документов

9.3.1. Под электронной копией понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).

9.3.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесённые по отдельным файлам разного формата.

Текст сохраняется в текстовых файлах формата RTF (проекты) или в защищённом от изменений виде формата PDF (подписанные документы).

Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel версии 5.

Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.

По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.

9.3.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (дискеты, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.

Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.

Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.

В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещён. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.

При значительных объёмах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов, как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.

9.3.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законами Российской Федерации и автономного округа по вопросам применения электронной цифровой подписи.

9.3.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.

X. Организация работы с документами Правительства автономного округа

10.1. Работа исполнителей с документами Правительства
автономного округа

10.1.1. Организация работы с документами Правительства автономного округа осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между членами Правительства автономного округа, утверждёнными полномочиями исполнительных органов государственной власти автономного округа, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.

10.1.2. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

10.1.3. Поступившие на исполнение поручения и иные документы рассматриваются должностными лицами в следующем порядке:

- поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

- поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

- поручения, содержащие указание "срочно", и оперативные поручения рассматриваются в течение часа с момента их получения.

10.1.4. Член Правительства автономного округа, указанный в документе (поручении, резолюции) в единственном числе или указанный в поручении первым, или обозначенный словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем документа (поручения, резолюции), организует работу по его исполнению и несёт персональную ответственность за исполнение.

В случае упоминания в документе (поручении, резолюции) нескольких исполнителей с различными указаниями по исполнению, головным исполнителем является лицо, подписавшее документ (поручение, резолюцию), или указанное особо.

В правовом акте головной исполнитель указывается в последнем пункте с формулировкой "Контроль ... возложить на ...".

10.1.5. Исполнители, не определённые в качестве головного исполнителя, являются соисполнителями.

10.1.6. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

- по правовым актам - путём внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа (протоколами, решениями, самостоятельными документами) - путём внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Губернатора автономного округа к нему;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.

Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вменённым должностным лицам. РКК СЭДД документа приводится в актуальное состояние соответствующими ответственными делопроизводителями.

10.1.7. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение трёх дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

10.1.8. В случае, если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определённых поручением, данные должностные лица обеспечивают его исполнение в пределах компетенции. При этом головной исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трёх дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

10.1.9. Головной исполнитель определяет меры по исполнению документа (поручения, резолюции), утверждает, при необходимости, план мероприятий по его реализации и осуществляет общую координацию действий по исполнению.

Реализация мер по исполнению должна обеспечить исчерпывающее и своевременное исполнение документа (поручения, резолюции) в соответствии с его текстом и указаниями по его исполнению.

Разрабатываемый, при необходимости, план мероприятий должен предусматривать порядок текущего контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на место, заслушивание информации о ходе выполнения, определять сроки и форму представления информации о выполнении документа.

10.1.10. Планы и мероприятия, проводимые соисполнителями по исполнению поручения, должны быть сообразованы с мероприятиями, проводимыми головным исполнителем. Сроки исполнения должны предшествовать срокам, установленным для головного исполнителя.

10.1.11. Головной исполнитель и соисполнители определяют непосредственных исполнителей из числа руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа, обладающих требуемыми полномочиями, правами и компетенцией. Сроки исполнения, установленные для исполнителей, должны предшествовать срокам, установленным для соисполнителя.

При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.

10.1.12. Документы, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трёх дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в документе не указан, то оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания, а для поступивших - с даты регистрации (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

10.1.13. В соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа в течение пятнадцати дней исполняются:

- парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации;

- запрос парламентской комиссии Федерального Собрания Российской Федерации или рабочей группы;

- запрос уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- запрос Законодательного Собрания автономного округа (направляется с соответствующим постановлением Законодательного Собрания автономного округа);

- запрос уполномоченного по правам ребёнка в автономном округе, если в самом запросе не установлен иной срок.

Ответ на парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, запрос члена Совета Федерации Российской Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, общественной палаты автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней.

10.1.14. Сроки и процедура рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу осуществляются в соответствии с Порядком рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу, утверждённому постановлением Администрации автономного округа от 16 апреля 2003 года N 130 "Об утверждении Порядка рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу".

10.1.15. В течение первой половины срока, отведённого на исполнение поручения, ответственные исполнители представляют соисполнителю, соисполнители - головному исполнителю, в установленные им сроки необходимые документы в письменном и электронном виде (проекты документов, справки, сведения и т.д.), а, при необходимости и востребованности, свои предложения по организации исполнения.

10.1.16. Непосредственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, готовят, при необходимости, проекты законов автономного округа, правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, иных документов, а также проекты докладов о ходе и результатах исполнения контролируемых документов и резолюций.

Доклады об исполнении контролируемых документов содержат краткие сведения об исполнении документа, ссылку на него с указанием реквизитов документа, подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Информация о положении дел с исполнением документов, об изменении сроков и исполнителей, о дополнительных запросах и промежуточных ответах, об исполнении и снятии с контроля документов своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК уполномоченными специалистами исполнительного органа государственной власти автономного округа или лицом, осуществляющим контроль за исполнением документа.

10.1.17. Соисполнители осуществляют свод или визирование информации, поступившей от непосредственных исполнителей, и в установленные сроки направляют её головному исполнителю. Документы, направленные соисполнителями непосредственно должностному лицу, давшему поручение, минуя головного исполнителя, в принудительном порядке, вне зависимости от первоначального адресования, направляются головному исполнителю.

10.1.18. Соисполнители и непосредственные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

10.1.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трёх дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения сотрудников.

Объяснения, представляемые руководителем исполнительного органа государственной власти, визируются курирующим членом Правительства автономного округа.

10.2. Контроль за исполнением документов Правительства
автономного округа

10.2.1. Контроль за исполнением документов Правительства автономного округа устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа за безусловное и своевременное исполнение документов.

10.2.2. Централизованный контроль за исполнением документов Правительства автономного округа членами Правительства автономного округа, исполнительными органами государственной власти автономного округа и органами местного самоуправления в автономном округе осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.

Контроль за исполнением документов членов Правительства автономного округа осуществляют специалисты соответствующего секретариата или возглавляемого исполнительного органа государственной власти автономного округа.

10.2.3. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указания необходимости и/или сроки исполнения:

10.2.3.1. указов и распоряжений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в которых имеются поручения исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации и(или) непосредственно Правительству автономного округа, а также протоколов совещаний (заседаний) по их исполнению;

10.2.3.2. постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

10.2.3.3. решений заседаний/совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, в том числе Правительства автономного округа и Президиума Правительства автономного округа, оформленных соответствующими протоколами;

10.2.3.4. поручений Губернатора автономного округа;

10.2.3.5. договоров (соглашений), заключаемых от имени Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

10.2.3.6. планов основных мероприятий Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа;

10.2.3.7. деловых (служебных) писем, поступивших на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа;

10.2.3.8. резолюций Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа, при направлении в соответствии с распределением обязанностей или на период временного исполнения полномочий Губернатора автономного округа, на служебную корреспонденцию, поступившую на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа;

10.2.3.9. обращений граждан, направленных на имя Губернатора автономного округа, первых заместителей или заместителей Губернатора автономного округа, а также в адрес Правительства автономного округа;

10.2.3.10. доверенностей, выдаваемых от имени Правительства автономного округа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами;

10.2.3.11. других документов, целесообразность постановки на контроль которых, определяет Губернатор автономного округа или лицо, исполняющее его обязанности, и заместитель Губернатора автономного округа, руководитель аппарата Губернатора автономного округа.

10.2.4. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, заполнение соответствующих реквизитов в РКК СЭДД документа, своевременное направление документов, копий (выписок) исполнителям, проверку хода исполнения, учёт и обобщение результатов исполнения, информирование Губернатора автономного округа и заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.

10.2.5. Члены Правительства автономного округа осуществляют текущий контроль за исполнением документов на основании информации, представляемой специалистами соответствующего секретариата, возглавляемых или контролируемых исполнительных органов государственной власти автономного округа, отображения текущего состояния в специализированном модуле СЭДД "Контроль исполнения поручений руководителя".

Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в СЭДД информации о ходе исполнения возлагается на специалистов секретариата и исполнителей.

10.2.6. В целях реализации функции опережающего контроля головному исполнителю, соисполнителям или исполнителям не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения, а для документов со сроком исполнения менее 30 дней - по истечению 2/3 срока исполнения, за подписью руководителя уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, направляется напоминание о необходимости представления информации об исполнении документа. Напоминание формируется средствами СЭДД с внесением соответствующей записи в РКК контролируемого документа и не подразумевает ответного документа.

В случае непредставления в срок информации об исполнении, запрос информации об исполнении за подписью заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа направляется на имя головного исполнителя или на имя курирующего в соответствии с распределением обязанностей, члена Правительства автономного округа.

10.2.7. Изменение даты исполнения документа осуществляется:

- по правовым актам - путём внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа (протоколами, решениями, самостоятельными документами) - путём внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Губернатора автономного округа к нему;

- по запросам с указанием обязательности и сроков исполнения, кроме указанных в пункте 10.1.13 настоящей Инструкции, - по согласованию с автором/исполнителем запроса;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности или по результатам представленных мотивированных просьб о продлении срока исполнения.

10.2.8. Мотивированная просьба о продлении срока исполнения или информация о согласовании изменения сроков с автором/исполнителем контролируемого документа не позднее, чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения направляется на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа (головным исполнителем) или на имя руководителя основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, уполномоченного на осуществление контроля.

Информация об изменении срока исполнения должна быть отражена в СЭДД.

10.2.9. Проекты ответов на документы с контрольными сроками исполнения, за исключением документов, исполняемых в срочном или оперативном порядке, за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа представляются на подпись не менее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения.

Проект ответа представляется с визами головного исполнителя и соисполнителей, указанных в поручении, с приложением копии контролируемого документа-запроса.

10.2.10. Ответы на запросы, поступившие на имя Губернатора автономного округа, могут быть подписаны первым заместителем или заместителем Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа - первым заместителем, заместителем Губернатора автономного округа или руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа. Подписание осуществляется в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утверждёнными полномочиями.

От имени Правительства автономного округа направляется единый ответ. Не допускается самостоятельное направление исполнителями несогласованных ответов. Документ в этом случае считается не исполненным.

10.2.11. Документы снимаются с контроля аппаратом Губернатора автономного округа, по представлению руководителя уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, который осуществляет действия по обеспечению своевременного представления исполнителями отчётов о проделанной работе, обобщает поступающую информацию и ежеквартально информирует Губернатора автономного округа о состоянии исполнительской дисциплины в Правительстве автономного округа и в исполнительных органах государственной власти автономного округа.

10.2.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК СЭДД документа устанавливается отметка об исполнении документа с указанием даты. По исполнению резолюции, поставленной на контроль, в РКК СЭДД необходимо проставить отметку "Полностью исполнено".

Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении контрольного документа, она возвращается исполнителю на доработку. Снятие с контроля в этом случае не происходит.

Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.

10.2.13. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в определённые поручением сроки, в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.

При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мер аппарат Губернатора автономного округа рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.

Предложения об ответственности исполнителей за срыв исполнения контрольного документа оформляются соответствующим проектом распоряжения Губернатора автономного округа.

XI. Изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов
и бланков документов

11.1. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа устанавливается Губернатором автономного округа.

11.2. Формирование заказа на изготовление, получение изготовленной партии бланков без воспроизведения герба автономного округа (далее - бланки) осуществляется по заявкам делопроизводителей секретариатов в централизованном порядке службой делопроизводства.

11.3. Бланки выдаются делопроизводителям секретариатов, которые осуществляют их хранение, использование в соответствии с назначением и обеспечивают наличие запаса для текущих нужд.

11.4. Централизованный сбор заявок на изготовление всех видов печатей и штампов (далее - печати (штампы)) осуществляются службой делопроизводства. Заявка о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа) направляется средствами СЭДД и содержит эскиз в электронном виде.

11.5. Выдача печатей (штампов) осуществляется службой делопроизводства с внесением записи в специальный журнал с проставлением их оттисков и собственноручной подписью получателя (приложение N 36).

11.6. Печати (штампы) должны использоваться строго по назначению и храниться в закрываемых сейфах, шкафах и ящиках. Правом и ответственностью за использование печатей (штампов) обладает сотрудник, получивший их.

11.7. Запрещается передача печатей (штампов) другим лицам без согласования со службой делопроизводства и внесения соответствующей записи в журнал учёта.

11.8. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати (штампы) возвращаются в службу делопроизводства для централизованного уничтожения клише по акту с соответствующей отметкой в журнале учёта (приложение N 37). Оснастки штампов (печатей) списываются по процедуре, установленной для осуществления материального учёта.

Приложение N 1
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

      Образец бланка постановления Губернатора автономного округа

  с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение N 2
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

     Образец бланка постановления Правительства автономного округа

  с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение N 3
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

      Образец бланка распоряжения Губернатора автономного округа

  с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение N 4
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

     Образец бланка распоряжения Правительства автономного округа

  с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение N 5
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

        Образец общего бланка Правительства автономного округа

  с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение N 6
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

       Образец бланка поручения Губернатора автономного округа

  с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение N 7
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

         Образец бланка письма Губернатора автономного округа

  с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение N 8
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

 Образец бланка поручения первого заместителя Губернатора автономного

          округа с воспроизведением герба автономного округа

                        в одноцветном варианте

Приложение N 9
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

  Образец продольного бланка письма первого заместителя Губернатора

    автономного округа с воспроизведением герба автономного округа

                        в одноцветном варианте

Приложение N 10
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

    Образец углового бланка письма первого заместителя Губернатора

       автономного округа с воспроизведением герба автономного

                     округа в одноцветном варианте

Приложение N 11
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

  Образец продольного бланка письма заместителя Губернатора автономного

          округа с воспроизведением герба автономного округа

                        в одноцветном варианте

Приложение N 12
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

  Образец углового бланка письма заместителя Губернатора автономного

          округа с воспроизведением герба автономного округа

                        в одноцветном варианте

Приложение N 13
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

        Образец унифицированного бланка резолюции Губернатора

                          автономного округа

Приложение N 14
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

    Образец унифицированного бланка резолюции первого заместителя

                    Губернатора автономного округа

Приложение N 15
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

        Образец унифицированного бланка резолюции заместителя

                    Губернатора автономного округа

Приложение N 16
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

Бульвар - бул.                          Микрорайон - м/р

Бывший - б.                             Миллиард, миллиарды - млрд.

Век, века - в., вв. (при цифрах)        Миллион, миллионы - млн.

Глава, главы - гл.                      Область - обл.

Год, годы - г., гг. (при цифрах)        Озеро - оз.

Город, города - г., гг.                 Переулок - пер.

(не указывается для городов             Площадь - пл.

федерального значения:                  Посёлок - пос.

Москва, Санкт-Петербург)                Проспект - пр.

Господин, господа, госпожа - г-н,       Пункт, пункты - п., пп.

гг., г-жа                               Район - р-н.

Господину - г-ну                        Река - р. (но реки)

Гражданин, граждане - гр-н, гр-не       Сего года - с.г.

Гражданка, гражданки - гр-ка, гр-ки     Село - с.

Деревня - дер.                          Сельское хозяйство - с.х.

Железная дорога - ж.д.                  Сельскохозяйственный - с.-х.

Железнодорожный - ж.-д.                 Смотри - см.

Заведующий - зав.                       Станция - ст.

Заместитель - зам.                      Статья, статьи - ст. (при цифрах)

Издание - изд.                          Страница, страницы - с.

Исполняющий обязанности - и.о.          (при цифрах)

(И.о.)                                  Строка, строки - стр.

И другие - и др.                        Текущие года - т.г.

И прочие - и пр.                        То есть - т.е.

И так далее - и т.д.                    Том, тома - т., тт. (при цифрах)

И тому подобное - и т.п.                Тысяча, тысячи - тыс.

Лист, листы - л., лл.                   Улица - ул.

Мадам - м-м                             Экземпляр - экз.

     Перечень общепринятых или официально установленных сокращений

Приложение N 17
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                          ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта _________________________________________________________________

                       (наименование вида правового акта)

Автор проекта: __________________________________________________________

                    (наименование должности и Ф.И.О. автора проекта)

Исполнитель: ____________________________________________________________

                (наименование должности и Ф.И.О. исполнителя проекта)

N п/п	Ф.И.О. члена Правительства автономного округа	Замечания	Дата, подпись
1.
2.
N п/п	Ф.И.О., должность лица, согласующего проект	Замечания	Дата, подпись
1.
2.
	Юрист/ начальник юридической службы исполнительного органа государственной власти автономного округа
N п/п	ФИО, должность лица, осуществляющего экспертизу проекта	Результат	Дата, подпись

Рассылка документа:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Дата _____________________

                Образец листа согласования общей формы

Приложение N 18
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

        Образец оформления проекта правового акта Губернатора

                          автономного округа

Приложение N 19
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                   ЛИСТ ГОЛОСОВАНИЯ МЕТОДОМ ОПРОСА

   Дата голосования с ______________ по _______________ 20___ года.

Проект   постановления   (распоряжения)   Правительства   Ямало-Ненецкого

автономного округа: _____________________________________________________

Автор проекта: __________________________________________________________

N п/п	Ф.И.О. члена Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа	За/против/ воздерживаюсь	Дата, подпись

Особое мнение: __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Управление по обеспечению деятельности Правительства

и Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа                     м.п.

аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

                      Образец листа голосования

Приложение N 20
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                                ЖУРНАЛ

                  РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ)

N договора (соглашения)	Дата заключения договора	Предмет договора, кем подписан	Сумма договора	Срок действия	Номер распоряжения Ямало-Ненецкого автономного округа	Дополнительные соглашения	Рассылка
1	2	3	4	5	6	7	8

    Образец оформления журнала регистрации договоров (соглашений)

Приложение N 21
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                                      Заместителю Губернатора

                                      Ямало-Ненецкого автономного округа,

                                      руководителю аппарата Губернатора

                                      Ямало-Ненецкого автономного округа

                                      ___________________________

                                ОТЧЁТ

                О ЗАКЛЮЧЁННЫХ ДОГОВОРАХ (СОГЛАШЕНИЯХ)

_________________________________________________________________________

       (наименование исполнительного органа государственной власти

                  Ямало-Ненецкого автономного округа)

                    за _________ квартал 20__ года

N п/п	Номер, дата договора	Контрагент	Предмет договора	Сумма договора	Срок действия	Исполнение договора (оплата, поставка, выполнение работ, оказание услуг)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности руководителя

исполнительного органа государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа

     ____________________

 Форма отчёта о ходе выполнения обязательств по договорам (соглашениям)

Приложение N 22
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                                                                  Форма 1

                                ОТЧЁТ

                   ПО СУДЕБНО-АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКЕ

(иски, предъявленные ___________________________________________________)

                    (наименование исполнительного органа государственной

                         власти Ямало-Ненецкого автономного округа)

                    за _______ полугодие 20__ года

                                                                                     тыс. рублей

N п/п

Предмет иска

Всего предъявлено исков

Из них

Передано для реализации решений

Из них

Примечание

количество

сумма

удовлетворено

отказано (в т.ч. в приеме исковых заявлений и т.д.)

на рассмотрении

количество

сумма

реализовано

отказано

сумма

количество

сумма

количество

сумма

количество

количество

сумма

I. Арбитраж

ИТОГО

II. Суд общей юрисдикции

ИТОГО

ВСЕГО

Наименование должности руководителя

исполнительного органа государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа                   ____________________

                                                                  Форма 2

                                ОТЧЁТ

                   ПО СУДЕБНО-АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКЕ

(иски, предъявленные к _________________________________________________)

                     (наименование исполнительного органа государственной

                          власти Ямало-Ненецкого автономного округа)

                    за _______ полугодие 20__ года

                                                              тыс. рублей

N п/п	Предмет иска	Всего предъявлено исков		из них						Примечание
		количество	сумма	удовлетворено		отказано (в т.ч. в приёме исковых заявлений и т.д.)		на рассмотрении
				коли-чество	сумма	коли-чество	сумма	коли-чество	сумма
I. Арбитраж
	ИТОГО:
II. Суд общей юрисдикции
	ИТОГО:
	ВСЕГО:

Наименование должности руководителя

исполнительного органа государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа                   ____________________

            Формы отчётов по судебно-арбитражной практике

Приложение N 23
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                 Образец оформления полного протокола

Приложение N 24
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                             ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Салехард _____________________________________________________________

                                   (дата прописью)

     Настоящей  доверенностью  Правительство  Ямало-Ненецкого автономного

округа в лице __________________________________________________________,

                      (Ф.И.О., должность уполномочивающего лица)

действующего на основании ______________________________________________,

                                       (указать основание)

уполномочивает __________________________________________________________

  (Ф.И.О. полностью, должность, паспортные данные уполномочиваемого лица)

вести  дела  и представительствовать от имени и в интересах Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа во всех судебных учреждениях  со всеми

правами, предоставленными законом истцу, ответчику, третьему лицу,  в том

числе  с  правом подписания  исковых заявлений,  полного  или  частичного

отказа  от исковых  требований,  признания иска,  изменения предмета  или

основания иска,  заключения  мирового соглашения,  обжалований  решений и

определений   суда,   подписания   заявления   о   принесении   протеста,

предъявления  исполнительного  листа  к  взысканию,  получению документов

по делу _________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

       (указать дело, по которому идет судебное разбирательство)

     Для  выполнения  данного  поручения доверяется получать и передавать

все  необходимые  документы,  расписываться  и  совершать  иные действия,

связанные с выполнением настоящего поручения.

     Полномочия  по  настоящей доверенности не могут быть переданы другим

лицам.

     Доверенность выдана сроком до _____________________________________.

                                      (число, месяц, год (прописью))

__________________________________         ______________________________

(должность уполномочивающего лица)         (подпись, расшифровка подписи)

               Образец оформления проекта доверенности

Приложение N 25
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                                      Заместителю Губернатора

                                      Ямало-Ненецкого автономного округа,

                                      руководителю аппарата Губернатора

                                      Ямало-Ненецкого автономного округа

                                      ___________________________

                                ОТЧЁТ

       о действиях, совершённых в соответствии с доверенностью

               N _____ от ___________________ 20__ года

           за период с ___ по ___________________ 20__ года

N п/п	Ф.И.О., должность	Реквизиты доверенности	Делегированные доверенностью полномочия	Осуществлённые по доверенности действия (с указанием даты)	Примечание

Наименование должности

должностного лица         _____________________              И.О. Фамилия

                                (подпись)

          Форма письменного отчёта о совершённых по выданной

                        доверенности действиях

Приложение N 26
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

   Пример оформления проекта служебного письма на имя руководителя

        исполнительного органа государственной власти субъекта

             Российской Федерации за подписью Губернатора

                          автономного округа

Приложение N 27
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                              ТЕЛЕГРАММА

МОСКВА ОХОТНЫЙ РЯД 1

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА

ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПУТАТУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ОТ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

КАЗАРИНУ В.Н -

УВАЖАЕМЫЙ  ВИКТОР  НИКОЛАЕВИЧ  ТЧК  ПРИГЛАШАЕМ  ВАС  ПРИНЯТЬ  УЧАСТИЕ   В

СОВЕЩАНИИ  С ГЛАВАМИ АДМИНИСТРАЦИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ В АВТОНОМНОМ

ОКРУГЕ  ЗПТ КОТОРОЕ СОСТОИТСЯ ДВАДЦАТЬ ПЕРВОГО НОЯБРЯ ДВЕ ТЫСЯЧИ ДЕСЯТОГО

ГОДА В ГОРОДЕ САЛЕХАРДЕ=

ГУБЕРНАТОР ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА КОБЫЛКИН

                     Пример оформления телеграммы

Приложение N 28
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

Наименование адресата (в дательном падеже)	ФИО (в дательном падеже)	Обращение
Главе муниципального образования Красноселькупский район	В.М. Мельникову	Вячеслав Михайлович!
Главе муниципального образования Надымский район	Л.И. Захарову	Лев Ильич!
И.п. Главы муниципального образования Пуровский район	Е.В. Скрябину	Евгений Владимирович!
Главе муниципального образования Приуральский район	С.М. Ямкину	Сергей Миронович!

                Форма представления перечня адресатов

Приложение N 29
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

           Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа

                                      УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                      Заместитель Губернатора

                                      Ямало-Ненецкого автономного округа,

На _________ год                      руководитель аппарата Губернатора

                                      Ямало-Ненецкого автономного округа

                                      _________________ И.О. Фамилия

                                      __________________ 20__ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                                      И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива                             И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _________ N___

     Итоговая   запись   о  категориях   и  количестве  дел,   заведённых

в _________ году в Правительстве автономного округа

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                                      И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива                             И.О. Фамилия

Дата

       Форма номенклатуры дел Правительства автономного округа

Приложение N 30
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________

                                                 (цифрами и прописью)

листа(ов).

     В том числе: литерные номера листов ________________________________

пропущенные номера _____________________________________________ + листов

внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                          ________________      __________________

Дата

                     Форма листа-заверителя дела

Приложение N 31
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                            ПРАВИТЕЛЬСТВО

                  ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

                    Дело N ____________ Том N____

                             (индекс)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                 (дата)

                                                    На _____________ лист

                                                    Хранить _____________

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 32
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                           ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                  документов дела N _______________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 33
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                                      УТВЕРЖДАЮ

Фонд N _______                        Заместитель Губернатора

                                      Ямало-Ненецкого автономного округа,

ОПИСЬ N____                           руководитель аппарата Губернатора

дел постоянного хранения              Ямало-Ненецкого автономного округа

за ______ год

                                      ______________________ И.О. Фамилия

                                      _____________ 20__ г.

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

     В данный раздел описи внесено ____________________ дел с N _________

                                   (цифрами и прописью)

по N ______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                                      И.О. Фамилия

Наименование должности

составителя описи                   Подпись           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ______________ N _____

      Форма описи дел постоянного хранения и по личному составу

Приложение N 34
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

           ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                                      УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                   Заместитель Губернатора

____________ 20__ г. N ____           Ямало-Ненецкого автономного округа,

                                      руководитель аппарата Губернатора

г. Салехард                           Ямало-Ненецкого автономного округа

о выделении к уничтожению             ________________ И.О. Фамилия

документов, не подлежащих             ___________________ 20__ г.

хранению

     На основании ______________________________________________________,

                      название и выходные данные перечня документов

                             с указанием сроков их хранения

отобраны  к уничтожению как  не имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ___________.

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Номер описи	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел	Сроки хранения и номера ст. по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого ________________________________ дел за ________________ годы.

                 (цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________

_________________________________________________________________________

                   (наименование архивного учреждения)

(протокол от __________________ N ____________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                 Подпись           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от __________ N _____

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

уничтожены путём измельчения (сжигания).

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                                      И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива                             И.О. Фамилия

Дата

 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 35
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

Наименование сведений о документе	Наименование поля/закладки РКК (базы данных СЭДД)	Характеристика информации, включаемой в РКК
1	2	3
Адресант	"Корреспондент", "Автор" (ВхД); "Место регистрации", "Подпись", "Другие подписи" (ИсхД, ВнД)	полное официальное и сокращённое наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
Адресат	"Место регистрации", "Адресаты" (ВхД) "Адресаты" (ИсхД, ВнД)	полное официальное и сокращённое наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или фамилия, инициалы лица-получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	"Подпись", "Другие подписи" (ИсхД, ВнД, ОРД)	В соответствии с реквизитом "Подпись"
Вид документа	"Вид документа" (ВхД, ИсхД, ОРД)	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
Дата документа	"Дата документа" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
Номер документа	"N документа" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
Дата поступления документа	"Дата регистрации" (ВхД) "Дата документа" (ИсхД, ВнД)	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
Входящий номер документа	"Входящий N" (ВхД)	номер, проставляемый в отметке о поступлении (входящем штампе)
Ссылка на исходящий номер и дату документа	"Связи" (ВхД, ИсхД)	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
Наименование текста	"Заголовок" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
Индекс дела	"Отношение к делу" (ВхД. ИсхД, ВнД, ОРД)	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
Сведения о переадресации документа	"Доставка" (ВхД)	на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
Количество листов основного документа	"Количество листов" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)	количество листов основного документа
Количество приложений	"Количество прил." (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)	количество приложений
Общее количество листов приложений	"Дополнительно" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)	общее количество листов приложений
Указания по исполнению документа	"Ход исполнения", "Резолюция" (ВхД, ВнД, ОРД)	резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
Должность, фамилия и инициалы исполнителя	"Исполнители" (ИсхД, ВнД, ОРД)	должность, фамилия и инициалы исполнителя
Отметка о конфиденциальности	"Особые отметки" (ВхД. ИсхД, ВнД)	("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.
Бланк		для документов, оформленных на бланке с воспроизведением герба автономного округа

       Обязательные сведения о документе, включаемые в РКК СЭДД

Приложение N 36
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                                ЖУРНАЛ

                       учёта печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Кто выдал (должность, подразделение)	Кому выдана (должность, подразделение, подпись в получении)	Дата возврата печати (штампа)	Дата, номер акта об уничтожении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

                Форма журнала учёта печатей и штампов

Приложение N 37
к Инструкциипо делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

                                 АКТ

               уничтожения изношенных и аннулированных

                          печатей и штампов

_________________ 20___ г.                                      N _______

     Мы,   нижеподписавшиеся,    в    соответствии   с   Инструкцией   по

делопроизводству   в  Правительстве  Ямало-Ненецкого  автономного  округа

уничтожили изношенные и аннулированные печати и штампы:

N п/п	Оттиск	Причина уничтожения	Номер записи в журнале учёта и выдачи печатей и штампов
1.
2.

Должность	______________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
Должность	______________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
Должность	______________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)

 Образец акта уничтожения изношенных и аннулированных печатей (штампов)