Приложение N 1. Административный регламент службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги исполнения запроса государственного органа или органа местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих полномочий

Приложение N 1

Административный регламент
службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа
по предоставлению государственной услуги исполнения
запроса государственного органа или органа местного
самоуправления, связанного с исполнением
ими своих полномочий
(утв. постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа
от 24 июня 2010 г. N 53-П)

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Служба, автономный округ) по предоставлению государственной услуги исполнения запроса государственного органа или органа местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих полномочий (далее - Административный регламент, государственная услуга) разработан в целях повышения качества обеспечения ретроспективной документной информацией государственных органов или органов местного самоуправления (далее - заявители) и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Службы, а также порядок взаимодействия Службы с архивными учреждениями, государственными органами, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении государственной услуги исполнения запроса государственного органа или органа местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих полномочий (далее - запрос).

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

2. Государственную услугу исполнения запроса предоставляет Служба.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих
предоставление государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 2009, N 7);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220 - 8235);

Федеральным Законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448);

Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

Уставом (Основным законом) автономного округа от 28 декабря 1998 года N 56-ЗАО (Ведомости Государственной Думы автономного округа, 2008, февраль, N 1; 2009, февраль, N 1);

Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе" (Ведомости Государственной Думы автономного округа, 2005, декабрь, N 11/2; 2008, октябрь, N 7);

постановлением Администрации автономного округа от 16 апреля 2009 года N 184-А "Об утверждении окружной целевой программы "Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2009 - 2011 годы" (Красный Север, 2009, апрель, спецвыпуск N 43/1);

постановлением Губернатора автономного округа от 6 июля 2009 года N 83-ПГ "Об утверждении положений некоторых исполнительных органов власти Ямало-Ненецкого автономного округа" (Красный Север, 2009, июль, спецвыпуск N 75/2).

Описание результатов предоставления государственной услуги

4. Результатом предоставления государственной услуги являются:

предоставление информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

направление запроса по принадлежности;

отказ в предоставлении государственной услуги.

5. Процедура предоставления государственной услуги завершается путём получения заявителем:

информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

уведомления о направлении запроса по принадлежности;

уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги.

Описание заявителей

6. Заявителями в соответствии с настоящим Административным регламентом являются:

государственные органы, органы местного самоуправления, обращающиеся на законных основаниях в Службу за получением и использованием информации, в связи с исполнением ими своих полномочий, предоставляемую Службой на основе архивных документов,

а также лица, наделённые заявителями полномочиями выступать от их имени при взаимодействии со Службой, возникшем в ходе предоставления государственной услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

7. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

8. Государственная услуга предоставляется Службой на основе документов архивных фондов автономного округа и других архивных документов в форме информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

9. Непосредственное предоставление государственной услуги осуществляется отделом хранения и использования архивных документов архивного управления (Государственного архива автономного округа) (далее - профильное структурное подразделение Службы).

В предоставлении государственной услуги также принимают участие другие архивные учреждения автономного округа и (или) организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

10. Юридический адрес и местонахождение Службы:

629008, г. Салехард, ул. Матросова, д. 7 корп. 1

Местонахождение профильного структурного подразделения Службы:

629001, г. Салехард, ул. Комсомольская, д. 37-а.

11. График работы Службы, за исключением нерабочих праздничных дней, установленных статьёй 112 Трудового кодекса Российской Федерации:

понедельник вторник - пятница перерыв на обед выходные дни

8.30 - 18.00 8.30 - 17.00 12.30 - 14.00 суббота, воскресенье.

В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы Службы изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).

12. Электронный адрес Службы: arсhivе@arch.gov.yanao.ru.

13. Телефон для справок: (34922) 2-41-46.

14. Время личного приёма заявителей должностными лицами Службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):

руководитель Службы	каждую среду месяца с 17.00 до 18.00
первый заместитель руководителя Службы	каждый четверг месяца с 17.00 до 18.00.

15. График приёма заявителей в профильном структурном подразделении Службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):

понедельник среда перерыв на обед выходные дни

9.00 - 17.00 9.00 - 16.00 12.30 - 14.00 суббота, воскресенье.

16. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах архивных учреждений автономного округа содержится в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

17. Информирование о порядке и процедуре предоставления государственной услуги осуществляется непосредственно в Службе:

посредством личного обращения;

посредством размещения информации на стенде и на сайте www.region-yamal.ru;

по телефону;

по письменным обращениям, направленным по почте;

по электронной почте, а также посредством размещения на Интернет-ресурсах органов, участвующих в исполнении государственной функции, путём размещения в сети Интернет в информационной системе "Портал государственных услуг Ямало-Ненецкого автономного округа" http://www.pgu-yamal.ru.

18. При консультировании заявителей по телефону и на личном приёме специалисты и должностные лица Службы подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

19. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации данного обращения.

20. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации данного обращения.

Сроки предоставления государственной услуги

21. Информирование о процедуре предоставления государственной услуги осуществляется специалистом или должностным лицом Службы в момент обращения, время предоставления ответа составляет 10 минут.

22. Письменный запрос заявителя регистрируется специалистом ответственным за делопроизводство Службы в день поступления. Срок приёма и регистрации запроса заявителя составляет не более 30 минут.

23. Рассмотрение руководителем Службы или его заместителями запроса заявителя и передача на исполнение в профильное структурное подразделение Службы осуществляется в срок, не превышающий трёх дней со дня регистрации в Службе.

24. Анализ тематики запроса заявителя осуществляется специалистами профильного структурного подразделения Службы в срок, не превышающий пяти дней с момента поступления в профильное структурное подразделение Службы.

25. При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, специалисты Службы в течение пяти дней с момента поступления в профильное структурное подразделение Службы запрашивают у автора запроса в письменной форме информацию, уточняющую или дополняющую данный запрос необходимыми для его исполнения сведениями.

26. В случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса в Государственном архиве автономного округа, специалисты профильного структурного подразделения Службы в течение пяти дней с момента поступления запроса в профильное структурное подразделение Службы направляют письменное уведомление заявителю о направлении запроса по принадлежности.

27. Срок подготовки ответа по запросу и направление его заявителю составляет 20 дней, исключение составляют случаи, когда срок рассмотрения запроса продлён руководителем Службы или его заместителями.

28. При личном представлении запроса заявителя время ожидания в очереди должно составлять не более 10 минут. Приём заявителей осуществляется в установленные настоящим Административным регламентом дни.

29. Общий срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса заявителя в Службе.

При необходимости проведения объёмной работы по поиску и копированию архивных документов по запросу срок рассмотрения запроса может быть продлён руководителем Службы или его заместителями не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Требования к запросу заявителя, необходимые для предоставления
государственной услуги

30. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос заявителя, поступивший в адрес Службы, в том числе переданный по электронной почте.

31. В поступившем в Службу запросе заявителя, оформленном на бланке организации, должны быть указаны (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту):

наименование государственного органа или органа местного самоуправления;

фамилия, имя и отчество исполнителя, его контактный телефон;

почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии);

подпись, регистрационный номер и дата.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги

32. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы.

отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

Требования к размещению и оформлению помещений Службы

33. Проектирование, строительство и выбор здания (строения), в котором планируется расположение Службы, должны осуществляться с учётом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта.

34. Путь от остановок общественного транспорта до мест предоставления государственной услуги должен быть оборудован соответствующими информационными указателями.

Требования к парковочным местам

35. Здание (строение) Службы оборудуется стоянками для автомобилей заявителей. Существующие здание (строение) Службы и профильного структурного подразделения Службы оборудуется стоянками при наличии соответствующих технических возможностей.

36. Количество парковочных мест определяется в зависимости от интенсивности работы и количества заявителей. При расчёте количества парковочных мест за основу принимается количество посещений заявителей за определённый период.

37. На стоянке автотранспортных средств выделяется не менее 10 процентов мест для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов, которые не должны занимать иные транспортные средства.

38. Инвалиды пользуются местами для парковки специальных автотранспортных средств бесплатно.

Требования к оформлению входа в здание

39. Здания (строения), в которых расположена Служба и профильное структурное подразделение Службы, должны быть оборудованы отдельным входом для свободного доступа заявителей в помещение.

40. Центральный вход в здание Службы должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

полное наименование;

местонахождение;

режим работы.

Требования к местам приёма заявителей

41. Приём заявителей, обратившихся с запросами, проводится специалистами профильного структурного подразделения Службы без предварительной записи в установленные настоящим Административным регламентом дни.

42. В помещении, предназначенном для работы с заявителями, размещается информационный стенд.

На стенде размещается следующая обязательная информация:

график приёма заявителей;

перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;

перечень представляемых заявителями документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

образец заполнения запроса для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Государственного архива автономного округа.

43. Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, с выделением наиболее важных мест другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

44. Для ожидания приёма заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, а также противопожарной системой, средствами пожаротушения и системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

45. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании (строении).

Вход и выход из помещений Службы оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

Требования к местам предоставления государственной услуги

46. Помещения, выделенные для предоставления государственной услуги должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".

47. Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.

48. В помещениях, где проводится приём заявителей, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.

49. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведётся приём только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги

50. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Службы:

регистрация запроса, рассмотрение его руководителем Службы или его заместителями и передача запроса на исполнение в профильное структурное подразделение Службы;

анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса;

подготовка ответа по запросу и направление его заявителю.

Регистрация запроса заявителя и передача его на исполнение

51. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Поступивший в Службу письменный запрос заявителя регистрируется специалистом, ответственным за делопроизводство и направляется на рассмотрение руководителю Службы или его заместителям.

Регистрация запроса осуществляется в день поступления, время регистрации составляет не более 30 минут.

Запрос заявителя, поступивший после 16.30, регистрируется на следующий после поступления рабочий день.

52. После регистрации запрос заявителя передаётся специалистом, ответственным за делопроизводство, на рассмотрение руководителю Службы или его заместителям.

53. Запрос заявителя рассматривается руководителем Службы или его заместителями, срок рассмотрения не должен превышать трёх дней с момента регистрации в Службе.

После регистрации и рассмотрения руководителем Службы или его заместителями запрос заявителя с соответствующей резолюцией передаётся на исполнение в профильное структурное подразделение Службы.

54. При поступлении в Службу запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя, ему направляется письменное уведомление о приёме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении запроса.

Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе, и дальнейшая работа с ним ведётся в установленном для письменного запроса порядке.

Анализ тематики запроса

55. Руководитель профильного структурного подразделения Службы или его заместитель обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до исполнителей.

56. Специалисты профильного структурного подразделения Службы осуществляют анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в Службе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

При этом определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учётом ограничений на представление сведений конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адреса конкретных архивных учреждений автономного округа и (или) организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

57. Служба письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для его исполнения, нечётко, неправильно сформулированного запроса.

58. По итогам анализа запроса в течение 5 дней с момента поступления запроса в профильное структурное подразделение Службы выполняется одно из следующих действий:

при наличии запрашиваемых сведений в архивных учреждениях автономного округа специалисты профильного структурного подразделения Службы начинают работу по исполнению запроса;

при отсутствии запрашиваемых сведений в архивных учреждениях автономного округа специалисты профильного структурного подразделения Службы информируют об этом автора запроса и при необходимости дают рекомендации по их дальнейшему поиску;

при отсутствии у автора запроса права на получение запрашиваемых сведений специалисты профильного структурного подразделения Службы дают мотивированный отказ в получении запрашиваемых сведений и разъясняют автору запроса дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Подготовка ответа по запросу и направление его заявителю

59. По итогам анализа тематики поступившего в адрес Службы запроса специалисты профильного структурного подразделения Службы в течение 5 дней с момента поступления в профильное структурное подразделение Службы:

при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запроса в Государственном архиве автономного округа, приступают к исполнению данного запроса;

при выявлении факта хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в других архивных учреждениях автономного округа и (или) организациях направляют запрос по принадлежности.

60. В случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса в Государственном архиве автономного округа, специалисты профильного структурного подразделения Службы письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другие архивные учреждения автономного округа и (или) организации.

61. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, профильное структурное подразделение Службы направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заяви