Приложение. Административный регламент предоставления Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских граждан и организаций, иностранных граждан, а также лиц без гражданства и юридических лиц, поступивших из-за рубежа

Приложение

Административный регламент
предоставления Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских граждан и организаций, иностранных граждан, а также лиц без гражданства и юридических лиц, поступивших из-за рубежа
(утв. постановлением Администрации г. Ноябрьска от 29 апреля 2013 г. N П-451)

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских граждан и организаций, иностранных граждан, а также лиц без гражданства и юридических лиц, поступивших из-за рубежа (далее - административный регламент; муниципальная услуга) разработан в целях оптимизации, повышения качества предоставления и доступности получения муниципальной услуги, определяет сроки, требования, условия предоставления муниципальной услуги, последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.1. Описание заявителей

Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются российские граждане и организации, иностранные граждане, а также лица без гражданства и юридические лица, либо уполномоченные ими в установленном законом порядке лица (далее - заявители).

1.2. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

1.2.1. Информация о правилах предоставления муниципальной услуги предоставляется при личном или письменном обращении заявителя в отдел по делам архивов (далее - отдел), по телефону, по адресу электронной почты, а также посредством размещения на информационных стендах отдела по делам архивов, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее по тексту - в сети "Интернет"), публикаций в средствах массовой информации, с использованием информационной системы "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа".

1.2.2. Почтовый адрес отдела по делам архивов: 629805, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, ул. 8 Марта, д. 6, 3 этаж, кабинет N 318. Адрес электронной почты отдела по делам архивов: arxivnoyabrsk@mail.ru.

Адрес официального сайта Администрации города Ноябрьска в сети "Интернет": www.noyabrskadm.ru.

1.2.3. Информирование заявителей производится специалистами отдела по делам архивов по телефону: 8 (3496) 420-481.

1.2.4. График (режим) приема граждан:

- понедельник - 14.00 - 17.00;

- вторник - 14.00 - 17.00;

- среда - неприемный день;

- четверг -14.00 - 17.00;

- пятница - 14.00 - 17.00;

- суббота - воскресенье - выходной.

1.2.5. Рассмотрение запросов заявителей осуществляют специалисты отдела по делам архивов (далее - специалисты отдела). При рассмотрении запросов специалисты взаимодействуют с органами местного самоуправления, окружными архивами, государственными и муниципальными организациями, предприятиями.

1.2.6. Прием заявителей ведется без предварительной записи в порядке очередности. Время ожидания в очереди для получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги при личном обращении не должно превышать 15 минут.

1.2.7. При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся о правилах предоставления муниципальной услуги. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время телефонного разговора не должно превышать 10 минут.

1.2.8. Письменные обращения заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги рассматриваются специалистами отдела с учетом времени подготовки ответа заявителю в срок, не превышающий 30 дней с момента получения обращения.

1.2.9. Специалисты отдела обеспечиваются личными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

1.2.10. Основными требованиями к информированию заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги являются достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении и полнота информирования.

1.2.11. Информирование осуществляется по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представляемых документов;

- порядок предоставления муниципальной услуги в письменной форме;

- время приема заявителей и выдачи документов в отделе по делам архивов;

- срок предоставления муниципальной услуги;

- адрес сайта в сети "Интернет", на котором информация размещается в свободном доступе;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги;

- об органах и организациях, обращение в которые необходимо для предоставления муниципальной услуги.

1.2.12. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.

1.2.13. Информация о порядке информирования предоставления муниципальной услуги размещена на официальном сайте Администрации города Ноябрьска и информационных стендах, расположенных в помещениях отдела.

1.2.14. На информационных стендах содержится следующая информация:

1.2.14.1. Месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адрес электронной почты отдела, официального сайта, а также органов и организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

1.2.14.2. Формы (образцы) заявлений по исполнению социально-правовых запросов.

1.2.14.3. Извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги.

1.2.14.4. Текст настоящего административного регламента.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Исполнение социально-правовых запросов российских граждан и организаций, иностранных граждан, а также лиц без гражданства и юридических лиц, поступивших из-за рубежа.

К запросам социально-правового характера, исполняемым отделом, относятся запросы:

- о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы;

- об избрании на выборные должности;

- о присвоении почетных званий;

- о награждении государственными и другими наградами;

- о получении образования.

2.2. Наименование структурного подразделения Администрации города Ноябрьска, предоставляющего муниципальную услугу

Структурным подразделением Администрации города Ноябрьска, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, является отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- ответ на поставленный в запросе вопрос: подготовка архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма;

- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

- отказ в исполнении требований изложенных в запросе.

При необходимости проставления апостиля процедура рассмотрения запроса завершается направлением в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа результата рассмотрения в письменной форме.

2.4. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги реализуется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (опубликован в издании "Российская газета" (допвыпуск), N 3316, 08.10.2003);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (опубликованном в издании "Российская газета", N 5247, 30.07.2010);

- Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации (опубликован в издании "Российская газета" (Федеральный выпуск), N 3614, 27.10.2004);

- Постановлением Правительства РФ от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации", совместно с "Правилами служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации" (опубликовано в издании "Российская газета", N 192, 22.08.2012);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (опубликованы в издании "Российская газета" (Федеральный выпуск), N 4913, 20.05.2009);

- Положением об отделе по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска, утвержденным постановлением Администрации города Ноябрьска от 13.04.2011 N П-429 (документ опубликован в городской общественно-политической газете "Северная вахта" (спецвыпуск), N 72, 22.04.2011).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "01.07.2010 г. N П-1325"

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Муниципальная услуга предоставляется постоянно.

2.5.2. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня поступления запроса о предоставлении информации.

2.5.3. При необходимости проведения специалистом отдела объёмной работы по поиску и копированию архивных документов по запросу начальник отдела принимает решение о продлении срока рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.6. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

Предоставления услуг, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не требуется.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.7.1. Заявители, обращающиеся в отдел по делам архивов для получения муниципальной услуги, предъявляют:

2.7.1.1. Физические лица:

- письменное заявление (анкета-заявление). Образец заявления приведен в приложении N 1 к настоящему административному регламенту;

- копию трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа, заработной платы;

- копию документа о награждении (при наличии) для подтверждения факта награждения;

- паспорт (при личном обращении заявителя);

- доверенность, подтверждающая полномочия заявителя (при получении сведений о третьих лицах).

2.7.1.2. Юридические лица:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;

- копию трудовой книжки (при наличии) лица, о котором запрашивается информация для подтверждения трудового стажа, заработной платы.

2.7.2. В письменном запросе (заявлении) указывается следующая информация:

2.7.2.1. Физическими лицами:

- фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;

- почтовый и электронный адрес (для направления ответа);

- контактный телефон;

- запрашиваемая информация (сведения о стаже работы, заработной плате и иное);

- фамилия, имя, отчество заявителя на период, о котором запрашиваются сведения, (если были изменения фамилии, имени, отчества);

- наименование организации, в которой заявитель работал, учился, был представлен к награждению, избран на выборные должности и иное);

- копия трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа, заработной платы;

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- дата, личная подпись.

2.7.2.2. Юридическими лицами:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- почтовый и электронный адрес (для направления ответа);

- фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, (с указанием фамилии, имени, отчества на период, о котором запрашиваются сведения);

- запрашиваемая информация (сведения о стаже работы, заработной плате и иное);

- копия трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа, заработной платы;

- наименование запрашиваемой организации;

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- дата, личная подпись должностного лица.

2.7.3. Запросы, направленные по электронной почте, кроме сведений, указанных в пункте 2.7.2 настоящего административного регламента, должны содержать следующую информацию:

- электронный адрес заявителя;

- цифровые (электронные) копии документов, перечисленных в пункте 2.7.1 настоящего административного регламента.

2.7.4. Документы должны соответствовать следующим требованиям:

- текст написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники;

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, контактный телефон должны быть прописаны полностью;

- отсутствие подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных, неоговоренных исправлений.

2.8. Запрещается требовать от заявителя

2.8.1. Предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.8.2. Предоставления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственным органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.9. Перечень оснований для отказа в приеме документов

2.9.1. В приеме запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов отказывается, если запрос и документы поданы неуполномоченным лицом.

2.10. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.10.1. В случае если в письменном запросе не указаны фамилия заявителя, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на запрос не дается.

2.10.2. В случае если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.10.3. В случае если в письменном запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в адрес начальника отдела. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос.

2.10.4. Ходатайство заявителя о прекращении рассмотрения запроса.

2.11. Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги

Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

2.12. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.13.1. Прием заявителей ведется без предварительной записи в порядке живой очереди.

2.13.2. Время ожидания в очереди на прием к специалисту отдела, в том числе для получения консультации, не должно превышать 15 минут.

2.13.3. Максимальная продолжительность приема у специалиста отдела, осуществляющего прием заявлений, составляет 15 минут.

2.13.4. Выдача готовых документов заявителям, исполненных по результатам заявлений, осуществляется вне очереди.

2.14. Срок регистрации запроса

Поступившее заявление о предоставлении муниципальной услуги регистрируется специалистом отдела в день его подачи при личном обращении, поступлении по почте, либо по электронной почте.

2.15. Критерии и показатели оценки качества муниципальной услуги

2.15.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется квалифицированными специалистами с учетом необходимых профессиональных навыков, достаточного опыта работы с гражданами, исполняющими свои обязанности в соответствии с должностными обязанностями и в соответствии с требованиями федерального, окружного законодательства.

2.15.2. Критерии оценки качества предоставления муниципальной услуги:

- полнота и своевременность предоставления муниципальной услуги в соответствии с установленными настоящим административным регламентом требованиями ее предоставления;

- результативность предоставления муниципальной услуги по результатам оценки соответствия предоставленной муниципальной услуги административному регламенту, изучение обращений граждан и опросов населения. Подтверждением результативности предоставления муниципальной услуги является доля предоставленных услуг к общему количеству поступивших заявок, которая составляет 100%.

2.15.3. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- укомплектованность отдела по делам архивов кадрами в соответствии со штатным расписанием;

- уровень информированности (наличие информации на стендах, возможность получения информации при личном обращении и по телефону);

- наличие и состояние документооборота по работе с заявителями;

- результативность услуги (доля предоставленных услуг к общему количеству поступивших заявок);

- своевременность предоставления услуги (с соблюдением сроков, указанных в регламенте);

- отсутствие необоснованных отказов в предоставлении услуги;

- удовлетворенность качеством предоставления услуги (отсутствие обоснованных жалоб).

- количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность.

2.16. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.16.1. Здание, в котором расположено помещение отдела по делам архивов, предназначенное для приема заявителей в целях предоставления муниципальной услуги, находится с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта.

2.16.2. Помещение для предоставления муниципальной услуги находится на третьем этаже здания, расположенного по улице 8 Марта, в доме 6, и снабжено соответствующими табличками, размещенными на первом этаже центрального входа.

2.16.3. Места, где осуществляется прием заявителей по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, оборудуются информационными стендами, стульями и столами (стойками), в холле, в доступном для граждан месте, расположен информационный стенд с имеющейся информацией по предоставлению муниципальной услуги, изложенной в доступной форме с образцами для заполнения, и перечнем документов.

2.16.4. Рабочие места специалистов отдела, предоставляющих муниципальную услугу, оснащаются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.16.5. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.16.6. Места для заполнения заявлений обеспечиваются бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.16.7. Помещения, предназначенные для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы специалистов, в том числе условиям реализации прав людей с ограниченными возможностями, обеспечивающим возможность на предоставление муниципальной услуги по их заявлению.

2.16.8. Вход в здание уполномоченного органа должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей:

- наименование уполномоченного органа;

- место нахождения и юридический адрес;

- режим работы.

2.16.9. На территории, прилегающей к месторасположению отдела по делам архивов, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ к парковочным местам является бесплатным.

2.17. Иные требования

Предоставление муниципальной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, в других структурных подразделениях и муниципальных учреждениях Администрации города Ноябрьска и предоставление муниципальной услуги в электронном виде не предусмотрены.

В случае, если для предоставления муниципальной услуги необходима обработка персональных данных лица, не являющегося заявителем, и если в соответствии с федеральным законом обработка таких персональных данных может осуществляться с согласия указанного лица, при обращении за получением муниципальной услуги заявитель дополнительно предоставляет документы, подтверждающие получение согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица. Документы, подтверждающие получение согласия, могут быть предоставлены, в том числе, в форме электронного документа. Действие настоящей части не распространяется на лиц, признанных безвестно отсутствующими, и на разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

3. Административные процедуры

3.1. Состав административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, первичную обработку и регистрацию запросов заявителей;

- направление запросов заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности;

- подготовка и направление ответов на письменные запросы заявителей;

- направление ответов на запросы российских граждан и организаций, иностранных граждан, лиц без гражданства и юридических лиц, поступивших из-за рубежа для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях.

3.1.2. Блок-схема административных процедур приведена в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.

3.2. Прием, первичная обработка и регистрация запросов граждан и организаций

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации документов является поступление в отдел по делам архивов заявления по почте (в том числе по электронной почте), при личном обращении заявителя. Предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистами отдела в кабинете N 318.

3.2.2. Прием, первичная обработка и регистрация заявлений, поступивших по почте (в том числе по электронной почте), осуществляются специалистом отдела в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

3.2.2.1. При вскрытии конвертов проверяются правильность и полнота вложения и целостность документов, конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документов (заявления).

3.2.2.2. Специалист отдела, определяет срочность заявления и осуществляет сортировку всех заявлений по характеру дальнейшего исполнения:

- заявление на исполнение;

- непрофильные заявления;

- заявления, требующие получения от заявителей дополнительных сведений.

3.2.2.3. Регистрация заявления осуществляется в журнале регистрации заявлений граждан, поступивших почтовой и электронной связью.

3.2.2.4. На запросах заявителей в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается дата регистрации.

3.2.2.5. Специалист отдела проверяет наличие в электронной базе запросов от данного заявителя. Если обращение повторное, в левом верхнем углу письма ставится отметка "повторное", и к нему прилагаются все материалы прежних обращений. Не считаются повторными запросы одного и того же автора, но по разным вопросам.

3.2.2.6. Если запрос направлен из государственных органов с просьбой информирования о результатах рассмотрения, на запросе проставляется буква "К", обозначающая "Контроль".

Максимальный срок выполнения действия на проверку одного заявления и документов к нему составляет 15 минут.

3.2.3. Прием заявителя при личном обращении в отдел либо через законного представителя осуществляется специалистом отдела в соответствии с графиком приема граждан, указанным в пункте 1.2.4 настоящего административного регламента.

3.2.3.1. При личном приеме не принимаются запросы у лиц, находящихся в состоянии алкогольного опьянения, употребляющих ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

3.2.3.2. Специалист отдела при личном обращении устанавливает предмет обращения, личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность, либо документ, подтверждающий полномочия заявителя, (при получении сведений о третьих лицах).

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждого заявителя.

3.2.3.3. Специалист отдела из представленных подлинных документов (в случае отсутствия у заявителя копий документов) снимает копии документов, заверяя их своей подписью с указанием фамилии, инициалов, даты заверения.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 минуту на каждую пару "документ-копия", состоящую не более, чем из 5 страниц.

3.2.3.4. Для исполнения запроса по документам отдела заявителю предлагается заполнить заявление по установленной форме, и оказывается помощь в его заполнении. При приеме заявлений проверяются правильность и четкость изложения сведений.

Максимальный срок выполнения действия составляет 3 минуты на каждого заявителя.

3.2.3.5. Регистрация заявления осуществляется в журнале регистрации заявлений граждан специалистом отдела.

Максимальный срок выполнения действия составляет 2 минуты на каждого заявителя.

3.2.4. Входящая корреспонденция, поступившая по почте (в том числе по электронной почте), поступившие при личном приеме граждан и организаций заявления передаются специалистом отдела, ответственным за учет входящей корреспонденции и прием заявлений, на рассмотрение и резолюцию начальнику отдела по делам архивов.

3.2.5. Результатом административного действия являются проставление резолюции начальника отдела либо заместителя начальника отдела на входящей корреспонденции, поступившей по почте (в том числе по электронной почте), поступившей при личном приеме граждан и организаций, и направление заявлений с резолюцией на исполнение специалисту отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.2.6. Результат действия фиксируется специалистом отдела в журнале регистрации заявлений.

3.3. Направление запросов заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности

3.3.1. Основанием для начала процедуры направления запросов заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности является поступление специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, заявлений с резолюцией начальника отдела по делам архивов.

3.3.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются специалистом отдела на исполнение в архивы или организации по принадлежности.

3.3.3. Специалист отдела готовит сопроводительное письмо к заявлению и уведомление заявителю об отсутствии документов в отделе по делам архивов и пересылке заявления на исполнение в другую организацию. С заявления снимается копия, которая остается в отделе по делам архивов, а оригинал заявления вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке заявления.

Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения заявления данные.

3.3.4. Результатом административного действия является подготовка специалистом отдела сопроводительного письма к заявлению, утверждение его начальником отдела либо заместителем начальника отдела, уведомление заявителя об отсутствии документов в отделе по делам архивов и пересылка сформированных документов по принадлежности.

3.3.5. Результат действия фиксируется специалистом отдела в электронном виде в программе "Учет обращений граждан и организаций".

3.4. Подготовка и направление ответов на письменные запросы заявителей

3.4.1. Основанием для начала процедуры подготовки и направления ответов на письменные запросы заявителей является поступление специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, заявлений с резолюцией начальника отдела по делам архивов.

3.4.2. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подготавливает следующие виды документов:

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- информационные письма.

3.4.3. Архивная справка - документ архива, составленный на бланке отдела по делам архивов, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых они составлены.

3.4.3.1. Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка".

3.4.3.2. Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.4.3.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых указано в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

3.4.3.4. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

3.4.3.5. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

3.4.3.6. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

3.4.3.7. Архивная справка подписывается начальником отдела по делам архивов либо его заместителем, исполнителем и заверяется печатью отдела по делам архивов.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.3.3.8. По запросу заявителя к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.4. Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке отдела по делам архивов, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

3.4.4.1. Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа: "Архивная выписка".

3.4.4.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

3.4.4.3. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.4.4.4. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника отдела либо его заместителем и печатью отдела.

3.4.5. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

3.4.5.1. Архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа проставляются на обороте каждого листа архивной копии.

3.4.5.2. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью отдела и подписью начальника отдела по делам архивов либо его заместителя.

3.4.6. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке отдела по делам архивов, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

3.4.6.1. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин неисполнения запроса: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса. Заявителям предоставляется информация о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивов и организаций.

3.4.6.2. Ответ на запрос заявителя подписывает начальник отдела по делам архивов, заместитель начальника отдела.

3.4.6.3. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.4.6.4. Ответ оформляется на бланке отдела по делам архивов. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.

3.4.6.5. В левом нижнем углу ответа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.

3.4.6.6. Подготовленный проект ответа исполнитель направляет для подписания начальнику отдела по делам архивов либо заместителю начальника. После завершения рассмотрения запроса и подписания ответа документы передаются на регистрацию специалисту отдела.

3.4.6.7. Специалист отдела проставляет исходящий номер, дату, комплектует отправку, делает отметку в электронной карточке обращения о направлении ответа, результате рассмотрения, затем один экземпляр ответа откладывает в дело согласно номенклатуре.

3.4.6.8. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4.7. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя либо его доверенного лица в отдел выдаются под роспись в получении, которую заявитель либо его доверенное лицо проставляют на втором экземпляре документа.

3.4.8. Результатом административного действия являются подготовка специалистом отдела ответов на письменные запросы граждан и организаций, поступившие при личном приеме граждан и организаций, утверждение документов начальником отдела по делам архивов либо заместителем начальника и направление ответов заявителям либо выдача лично под роспись.

3.4.9. Максимальный срок подготовки и направления ответа на запрос заявителю составляет 30 дней.

3.4.10. Результат действия фиксируется специалистом отдела в электронном виде в программе "Учет обращений граждан и организаций".

3.5. Направление ответов на запросы российских граждан и организаций, иностранных граждан, а также лиц без гражданства и юридических лиц, поступивших из-за рубежа для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях

3.5.1. Основанием для начала процедуры направления ответов на запросы российских граждан и организаций, а также иностранных граждан, лиц без гражданства и юридических лиц, поступивших из-за рубежа для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, является поступление специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, документов, утвержденных начальником отдела по делам архивов, либо заместителем начальника.

3.5.2. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

3.5.3. Апостиль не проставляется на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.

3.5.4. Государственную услугу по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных муниципальным архивом, оказывает Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

3.5.5. Подготовленные отделом по делам архивов архивные справки, архивные выписки и архивные копии специалист отдела направляет в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по почтовому адресу: 629008, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Салехард, ул. Республики, 73.

3.5.6. Государственную услугу по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных организациями, расположенными на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, оказывает Управление Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу, расположенное по адресу: 629008, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Салехард, ул. Свердлова, д. 47. Контактный телефон: 8 (34922) 3-62-17.

3.5.7. Результатами административного действия являются подготовка и направление специалистом отдела в срок, не превышающий предоставление муниципальной услуги, по почтовой связи документов в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

3.5.8. Результат действия фиксируется специалистом отдела в электронном виде в программе "Учет обращений граждан и организаций".

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник отдела по делам архивов.

4.2. Текущий контроль осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.3. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги в плановом порядке осуществляются на основании годовых планов работы отдела по делам архивов.

4.4. Внеплановые проверки проводятся в связи с жалобой заявителя. Контроль над полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги в связи с жалобой заявителя осуществляется на основании правового акта (приказа) начальника отдела по делам архивов.

4.5. В ходе текущего контроля должностным лицом отдела по делам архивов проверяются:

- соблюдение сроков выполнения административных процедур;

- последовательность, полнота, результативность исполнения действий в рамках предоставления административных процедур.

По результатам текущего контроля лицам, ответственным за предоставление муниципальной услуги, даются указания по устранению выявленных нарушений, и осуществляется контроль по их устранению.

4.6. Специалист отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:

- соблюдение порядка рассмотрения запросов граждан;

- соблюдение сроков исполнения запросов граждан;

- полноту и качество исполнения запросов граждан.

4.7. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Персональная ответственность должностных лиц отдела по делам архивов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу

5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, лиц, ответственных за её предоставление (далее - должностные лица).

5.1.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

3) требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказа в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушения установленного срока таких исправлений.

5.1.2. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявитель вправе получать информацию, документы, имеющиеся в органе, предоставляющем муниципальную услугу, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.1.3. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.2. Подача жалобы:

5.2.1. Прием жалоб в письменной форме осуществляется отделом по делам архивов в месте предоставления муниципальной услуги по адресу: 629805, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Ноябрьск, ул. 8 Марта, д. 6, кабинеты N 317, 320 (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной муниципальной услуги).

Время приема жалоб: понедельник - пятница - с 8 часов 30 минут до 17 часов 00 минут, перерыв на обед с 12 часов 42 минут до 14 часов 00 минут, суббота, воскресенье - выходной.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте по адресу, указанному в пункте 5.2.1 настоящего административного регламента.

5.2.2. Жалоба может быть направлена заявителем в отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Ноябрьска, по адресу: г. Ноябрьск, ул. Ленина, дом 29, каб. 104; с использованием средств факсимильной связи (3496) 42-47-11, (3496) 35-35-82), с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу электронной почты: orog@noyabrskadm.ru.

Отдел по работе с обращениями граждан обеспечивает прием и направление жалоб в структурное подразделение, ответственное за предоставление услуги, заместителю Главы Администрации, координирующему деятельность структурного подразделения, для рассмотрения в соответствии с положениями настоящего административного регламента и требованиями законодательства.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2.3. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

а) официального сайта Администрации города Ноябрьска http://noyabrskadm.ru, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу электронной почты: arxivnoyabrsk@mail.ru;

б) информационной системы "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - Региональный портал).

5.2.4. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 5.1.2 настоящего административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

5.2.5. Жалоба рассматривается органом, предоставляющим муниципальную услугу, порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица. В случае если обжалуются решения руководителя органа, предоставляющего муниципальную услугу, жалоба подается заместителю Главы Администрации, координирующему сферу деятельности органа, предоставляющего муниципальную услугу, и рассматривается им в порядке, предусмотренном настоящим административным регламентом.

5.2.6. В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.2.5 настоящего административного регламента, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

5.4. Жалоба, поступившая в уполномоченный на ее рассмотрение орган, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Указанное решение принимается в форме акта уполномоченного на ее рассмотрение органа.

При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.6. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

5.7. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

а) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

в) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

г) основания для принятия решения по жалобе;

д) принятое по жалобе решение;

е) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.8. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом органа.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

5.9. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличия вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

б) подачи жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличия решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.10. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

а) наличия в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

б) отсутствия возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

5.11. Информирование о порядке подачи и рассмотрения жалобы осуществляется в порядке, установленном подразделом 1.2 настоящего административного регламента.

5.12. Заинтересованные лица вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги лицами, ответственными за предоставление муниципальной услуги, в судебном порядке, обратившись в течение трех месяцев со дня, когда им стало известно о нарушении их прав, свобод и (или) законных интересов, в Ноябрьский городской суд или Арбитражный суд Ямало-Ненецкого автономного округа.

Адрес Ноябрьского городского суда ЯНАО: 629805, ЯНАО, г. Ноябрьск, пр. Мира, д. 39.

Адрес Арбитражного суда Ямало-Ненецкого автономного округа: 629008, ЯНАО, г. Салехард, ул. Республики, д. 102.