Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 декабря 2016 г. N 1150-П "Об Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа"

С изменениями и дополнениями от:

31 марта, 7 апреля, 19 июня, 31 августа, 2, 27 ноября 2017 г., 19 февраля, 21 марта, 18 октября 2018 г., 8 апреля, 17 мая, 14 августа, 18, 20 ноября 2019 г., 27 января, 14 апреля, 12 мая, 10, 31 августа, 15 сентября, 29 декабря 2020 г.

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, в том числе с использованием региональной межведомственной системы электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, снижения организационно-технических затрат на его осуществление, в целях унификации и оптимизации процедур делопроизводства Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).

2. Членам Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа привести в соответствие с Инструкцией ведомственную правовую базу делопроизводства:

- признать утратившими силу действующие инструкции по делопроизводству;

- разработать и принять правовые акты, регламентирующие работу с отдельными видами документов, не учтённых в Инструкции.

4. Руководителям государственных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа принять Инструкцию в качестве примерной инструкции по делопроизводству.

5. Рекомендовать органам местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе принять меры по оптимизации документационного обеспечения, унификации осуществляемых процедур делопроизводства, повышению уровня использования муниципальных сегментов региональной межведомственной системы электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа с увеличением доли электронных документов при соблюдении сохранности документального фонда.

6. Признать утратившими силу:

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 октября 2010 года N 300-П "Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 сентября 2011 года N 679-П "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 ноября 2011 года N 880-П "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 мая 2012 года N 382-П "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 августа 2012 года N 703-П "О внесении изменений в раздел X Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

пункт 1 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 декабря 2012 года N 1044-П;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 марта 2013 года N 179-П "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 16 мая 2013 года N 325-П "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

пункт 2 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 января 2014 года N 38-П;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 августа 2014 года N 658-П "О внесении изменения в пункт 4.3.11 раздела IV Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

пункт 3 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 февраля 2015 года N 170-П;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 16 июня 2015 года N 524-П "О внесении изменений в раздел IV Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 02 ноября 2015 года N 1048-П "О внесении изменений в подраздел 4.1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 01 сентября 2016 года N 830-П "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа".

7. Настоящее постановление вступает в силу с 01 января 2017 года.

8. Утратил силу с 25 ноября 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 ноября 2019 г. N 1213-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа

Д.Н. Кобылкин

Инструкция
по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 декабря 2016 г. N 1150-П)

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Абзац изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

Введение

Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция, орган, автономный округ) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов органов в процессе осуществления возложенных на них функций.

Делопроизводство в органах ведется на государственном языке Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Раздел I изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

I. Термины и определения

Автор документа - орган, организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги белого цвета или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводитель секретариата - лицо, ответственное за ведение делопроизводства члена Правительства автономного округа, назначаемое приказом аппарата Губернатора автономного округа;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах;

документ - официальный документ, созданный органом, иным органом государственной власти автономного округа, иным государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документальный фонд органа - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности (созданные в этом органе и полученные им в результате взаимодействия с федеральными органами государственной власти, органами, иными органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами);

архивный фонд органа - совокупность документов, состоящая из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, подлежащих хранению в органе;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган, орган местного самоуправления;

ответственный делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, органа или его структурного подразделения, а также по отдельным видам документов, назначаемое правовым актом уполномоченного органа;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица или копии документа посредством нанесения оттиска;

подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

подразделение делопроизводства - структурное подразделение или должностное лицо органа, на которое правовыми актами органа возложены функции по организации и ведению делопроизводства органа;

регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных системы электронного документооборота и делопроизводства, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронный документ или электронный образ документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в РКК;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

служба делопроизводства - основное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, на которое возложены функции по организации и ведению делопроизводства Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

штамп - устройство прямоугольной или иной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

электронный документ СЭДД - РКК СЭДД документа, прошедшего регистрацию, и содержащая требуемый набор реквизитов, включая содержание, подписанная электронной подписью в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Раздел II изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

II. Общие положения

2.1. Правовые основы делопроизводства

2.1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, Законами автономного округа от 25 мая 2010 года N 56-ЗАО "Об исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа" и N 57-ЗАО "О Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа", Регламентом Правительства автономного округа, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 08 июля 2010 года N 127-П (далее - Регламент Правительства автономного округа), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства (ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов").

2.1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в органах, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными образами документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием СЭДД.

2.1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяются в инструкции, утверждаемой постановлением Правительства автономного округа (далее - Инструкция ДСП).

2.1.4. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в соответствии с действующим федеральным законодательством и законодательством автономного округа.

Положения настоящей Инструкции в части использования официально-делового стиля не применяются при подготовке ответов на обращения граждан.

2.1.5. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в орган о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

2.1.6. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.1.7. Требования настоящей Инструкции применяются:

- к бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документации - в части общих принципов подготовки и работы с документами, а также формирования дел к передаче на архивное хранение;

- к документам, порядок подготовки и работы с которыми утверждены правовыми актами автономного округа или органа, - в части вопросов, не урегулированных указанными правовыми актами.

2.1.8. В случае необходимости вновь возникшего или дополнительного урегулирования процессов создания и работы с отдельными видами документов, не урегулированных настоящей Инструкцией, органы самостоятельно устанавливают правовое регулирование путем принятия локального правового акта органа и/или разработки соответствующего правового акта автономного округа.

2.1.9. Руководители, сотрудники органа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обязаны обеспечить строгое соблюдение требований настоящей Инструкции.

2.1.10. Вновь принятые сотрудники органа должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

2.1.11. Сотрудники органов несут дисциплинарную, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и иную установленную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

2.1.12. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между органами с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

2.2. Основы организации делопроизводства

2.2.1. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в органе возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

2.2.2. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в органе возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства. При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в органе возлагаются на государственного гражданского служащего (работника) органа.

При необходимости и наличии значительного объема или специфических документов в отдельных основных структурных подразделениях органа может быть организовано децентрализованное делопроизводство, подразумевающее определение раздела номенклатуры дел, места регистрации и ответственного делопроизводителя. В структурных подразделениях ведение выделенного делопроизводства не допускается, за исключением территориально удаленных, а также осуществляющих кадровое и бухгалтерское делопроизводство.

2.2.3. Закрепление основных функций по ведению делопроизводства и архива должно быть отражено в положении об уполномоченном структурном подразделении органа, персональная ответственность за их выполнение - в должностных регламентах государственных гражданских служащих, должностных инструкциях работников органа.

К основным функциям по ведению делопроизводства и архива относятся:

- прием и обработка корреспонденции;

- регистрация документов;

- учет, хранение и уничтожение нумерованных бланков и печатей;

- разработка сводной номенклатуры дел органа;

- осуществление экспертизы ценности документов;

- формирование дел и их текущее хранение;

- организация архивного хранения документов;

- оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение.

2.2.4. При работе с документами не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов, приложений и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.

При обнаружении утраты оригинала документа постоянного хранения или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.

2.2.5. С содержанием проектов документов, документов, приложений и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности органа, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.2.6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.

2.2.7. Общее нормативно-методическое руководство организацией делопроизводства органов, иных государственных органов автономного округа, в том числе с использованием СЭДД, ее совершенствование и обеспечение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.

Аналогичные полномочия в отношении учреждаемых органами государственных учреждений автономного округа (далее - учреждение, учреждения) и коллегиальных органов возлагаются на органы.

2.3. Основы реализации делопроизводства

2.3.1. Аппарат Губернатора автономного округа непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, членов Правительства автономного округа, за исключением членов Правительства автономного округа, являющихся руководителями органов.

Информация об изменениях:

Пункт 2.3.2 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

2.3.2. Реализация делопроизводства и документационного взаимодействия, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, органов, их структурных подразделений, образуемых ими коллегиальных органов, учреждений, а также иных государственных органов автономного округа, осуществляется с использованием СЭДД, порядок управления (администрирования) и перечень участников которой утверждается Губернатором автономного округа.

С использованием региональной системы электронного документооборота автономного округа (далее - РСЭД) осуществляется документационное взаимодействие, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, с федеральными органами государственной власти, органами местного самоуправления в автономном округе, муниципальными учреждениями, организациями и предприятиями, являющимися ее участниками.

Документационное взаимодействие органов с использованием электронных документов с федеральными органами государственной власти и органами власти субъектов Российской Федерации осуществляется с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО). Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утверждённым постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754.

При организации документационного взаимодействия посредством электронных документов с использованием иных систем в порядке, установленном законодательством Российской Федерации или автономного округа, такие документы перерегистрации в СЭДД не подлежат. Взаимодействие должно обеспечиваться автоматически в результате реализации механизмов интеграции систем.

Информация об изменениях:

Пункт 2.3.3 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

2.3.3. Предоставление и лишение полномочий сотрудника по работе и прав доступа к документам в СЭДД осуществляется администратором СЭДД в соответствии с регламентом администрирования государственной информационной системы РСЭД.

Передача идентификационных данных сотрудника для работы в СЭДД и индивидуального пароля недопустима. Все действия с документами, совершенные в СЭДД от имени сотрудника, считаются совершенными данным сотрудником, вне зависимости от его фактического присутствия на рабочем месте.

Информация об изменениях:

Раздел III изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

III. Создание документов

3.1. Общие требования к созданию документов

3.1.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.

3.1.2. Документы на бумажном носителе оформляются на одной стороне бланков или листов бумаги стандартных размеров белого цвета шрифтом черного цвета.

Отдельные реквизиты внутренних документов могут писаться от руки (резолюции, заявления, объяснительная записка и т.п.).

Информация об изменениях:

Пункт 3.1.3 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

3.1.3. Электронные документы СЭДД создаются в форме РКК соответствующего вида документа. Электронные документы, направляемые адресатам, не являющимся участниками РСЭД, создаются в соответствии с правилами, утвержденными правовыми актами Российской Федерации или операторами используемых систем электронного взаимодействия.

3.1.4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются шрифтом размером N 12 посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и др.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.

3.1.5. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

при книжной ориентации:

25 мм (для правовых актов - 30 мм) - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее,

при альбомной ориентации:

25 мм (для правовых актов - 30 мм) - верхнее; 10 мм - нижнее; 20 мм - левое; 20 мм - правое.

3.1.6. При подготовке документов используется шрифт PT Astra Serif размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения и без переноса (разбиения) слов.

Использование указанного шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.

3.1.7. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не имеющие доступного содержания, могут опускаться.

3.2. Бланки документов, печати и штампы

3.2.1. Эскизы бланков документов составляются в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению эскизов бланков документов органов и их должностных лиц (приложение N 1 к настоящей Инструкции) на основании продольного варианта расположения реквизитов.

Проекты эскизов бланков Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа разрабатываются аппаратом Губернатора автономного округа.

Проекты эскизов бланков органов и учреждений разрабатываются ими самостоятельно.

Проекты эскизов бланков постоянно действующих коллегиальных органов разрабатываются органом, осуществляющим обеспечение их деятельности, и утверждаются председателем или решением коллегиального органа.

Проекты эскизов бланков с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте согласовываются в аппарате Губернатора автономного округа.

При изменении наименования органа осуществляется повторное согласование эскизов бланков. В случае изменения отдельных контактных или учетных реквизитов повторное согласование не требуется.

3.2.2. В Правительстве автономного округа применяются следующие виды бланков с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте:

- правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

- общие бланки Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

- поручения Губернатора автономного округа;

- продольные бланки письма Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

- продольные двуязычные бланки (русский и английский языки) письма Губернатора автономного округа.

3.2.3. В Правительстве автономного округа применяются следующие виды бланков с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте:

- поручения членов Правительства автономного округа;

- продольные бланки писем членов Правительства автономного округа и представителей Губернатора автономного округа в муниципальном образовании в автономном округе.

3.2.4. В Правительстве автономного округа применяются бланки резолюций Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа без воспроизведения герба автономного округа (формат А6).

3.2.5. В органах применяются бланки приказов, продольные бланки писем и (при необходимости) общие бланки органа с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте.

3.2.6. Письма основных структурных подразделений и резолюции оформляются (при необходимости) на бланках без воспроизведения герба автономного округа.

3.2.7. Для документов, подготавливаемых совместно двумя и более органами, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть изготовлены соответствующие бланки. Наименования органов для совместного бланка следует располагать на одном уровне на чистом листе бумаги.

Наименования органов государственной власти автономного округа, органов, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне в алфавитном порядке. Наименование федеральных органов государственной власти предшествуют наименованию органа, а муниципальных образований в автономном округе и учреждений следуют за ним.

3.2.8. В деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа используются большие и малые круглые печати с воспроизведением герба автономного округа, регистрационные и иные штампы.

3.2.9. В деятельности органов используются большие и малые круглые печати с воспроизведением герба автономного округа, регистрационные штампы органа, должностных лиц и основных структурных подразделений органа.

3.2.10. В деятельности органов могут быть использованы иные штампы, предназначенные для проставления на документах в виде оттисков реквизитов, отражающих ход согласования, движения или исполнения документов.

В случае необходимости заверения отдельных видов документов в органе могут использоваться круглые печати структурных (основных структурных) подразделений. Определение применения таких печатей, назначение ответственных за их использование и хранение с указанием оттиска соответствующей печати, утверждается приказом органа.

3.2.11. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа утверждается постановлением Губернатора автономного округа (далее - Порядок использования бланков и печатей).

Ответственность за применение и хранение печатей Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа возлагается приказом аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа.

Ответственность за применение и хранение печатей органа возлагается приказом органа.

В отдельных случаях, установленных законодательством Российской Федерации и автономного округа, в органах и учреждениях могут использоваться печати с воспроизведением герба Российской Федерации.

3.3. Оформление реквизитов документа

3.3.1. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Для отделения реквизитов документа используется набор строк (и) непечатаемых символов (далее - пустая строка).

3.3.2. Герб автономного округа.

Герб автономного округа воспроизводится на бланках и электронных шаблонах документов в соответствии с Законом автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа".

На бланках органов наличие изображения герба автономного округа является обязательным.

3.3.3. Наименование органа, структурного подразделения.

Наименование органа - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (положении).

Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений и указывается под наименованием органа - автора документа.

3.3.4. Наименование должности лица.

Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.3.5. Справочные данные об органе.

Справочные данные об органе указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта), адреса официального сайта и электронной почты.

3.3.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа включается в бланк правового акта или указывается при оформлении документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

В РКК СЭДД наименование вида документа выбирается из редактируемого классификатора.

3.3.7. Дата документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе (протокол). Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

цифровым способом (дата оформляется арабскими цифрами, день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, отделенными точкой: 09.03.2020 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений);

словесно-цифровым способом (дата документа оформляется в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже: 05 июня 2020 года).

Дата документа отображается в РКК СЭДД, включается в перечень подписываемых электронной подписью реквизитов и после подписания и регистрации документа коррекции не подлежит.

3.3.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, присваиваемый документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд по месту регистрации.

Регистрационный номер формируется в соответствии с Порядком составления унифицированной номенклатуры дел, формирования дел и составного регистрационного номера документов органов государственной власти автономного округа, иных государственных органов автономного округа и подведомственных им государственных учреждений автономного округа, утверждаемым Губернатором автономного округа (далее - Порядок регистрации), и является уникальным в пределах каждого года.

На документе, составленном совместно двумя и более органами, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

В РКК СЭДД регистрационный номер формируется автоматически или в ручном режиме в момент регистрации документа. Регистрационный номер в дальнейшем изменению не подлежит.

3.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру, присвоенному автором документа, и дате поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа не допускается.

В РКК ответного документа в обязательном порядке устанавливается связь с РКК исходного документа.

3.3.10. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа не указывается на документах органов и учреждений, расположенных в административном центре автономного округа.

При оформлении протоколов указывается фактическое место проведения мероприятия. На бланке письма место составления (издания) документа отдельно не указывается.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

3.3.11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оформление и работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определенном Инструкцией ДСП.

3.3.12. Адресат.

3.3.12.1. Реквизит "адресат" используется при оформлении отправляемых, внутренних писем, а также служебных записок.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 90 мм.

Под "организацией" в настоящей Инструкции понимается юридическое лицо.

3.3.12.2. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже (здесь и далее примеры наименований являются условными):

Правительство

Российской Федерации

3.3.12.3. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже, отделяемое одной пустой строкой - наименование структурного подразделения:

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

Департамент перспективных технологий

3.3.12.4. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже:

Руководителю Федерального архивного агентства

И.О. Фамилия

3.3.12.5. При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень:

Ректору государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Новосибирский государственный университет", члену-корреспонденту Российской академии наук

М.П. Федоруку

или

Командиру войсковой части 7425,

генерал-майору внутренних войск

Г.А. Новикову

3.3.12.6. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

3.3.12.7. В документе за подписью Губернатора автономного округа, направляемом на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, наиболее длинная строка выравнивается по правому полю, остальные строки центруются относительно нее.

3.3.12.8. Во всех видах написания адресата инициалы и фамилия адресата отделяются одной пустой строкой. Инициалы указываются перед фамилией и отделяются разделительным пробелом.

3.3.12.9. В реквизите "адресат" допускается использование официально принятых сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов, органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления в автономном округе, общественных объединений, организаций.

3.3.12.10. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес, отделяемый одной пустой строкой.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Например:

Государственная корпорация "Банк развития и внешнеэкономической деятельности (ВНЕШЭКОНОМБАНК)"

просп. Академика Сахарова, д. 9, Москва, 107996

или при адресовании физическому лицу:

Сидорову С.П.

ул. Полярная, д. 8, кв. 28, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629007

Информация об изменениях:

Подпункт 3.3.12.11 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

3.3.12.11. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, органы, органы государственной власти автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Обращение в тексте документа в этом случае относится к первому, основному адресату. Остальным указанным адресатам документ направляется в копии с целью информирования о направлении данного документа во все указанные адреса.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно:

Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

В данном случае готовится один комплект документов, электронные образы которых размещаются в РКК документа, направление адресатам осуществляется средствами СЭДД, РСЭД или в копиях.

3.3.12.12. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)":

Главам муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе

(по списку)

При этом составляется список рассылки документа по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции, который прилагается к проекту документа и визируется аналогично проекту документа. В случае отнесения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в различные дела проекты письма, РКК и список рассылки готовятся отдельно для каждого номенклатурного индекса.

3.3.12.13. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки оригинала по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер факсимильного аппарата) отправителя.

3.3.13. Гриф утверждения документа.

3.3.13.1. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом (должностными лицами), распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

3.3.13.2. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), отделенного одной пустой строкой от наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа
	Подпись	И.О. Фамилия
	31 мая 2020 года

3.3.13.3. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают слева направо и сверху вниз в соответствии с должностной иерархией. При равенстве должностей грифы утверждения располагают в алфавитном порядке фамилий.

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа		Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа
Подпись	И.О. Фамилия	Подпись	И.О. Фамилия
31 мая 2020 года		31 мая 2020 года

3.3.13.4. При утверждении документа распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом) гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

(Порядок)	Утвержден
	постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2020 года N 1874-П

3.3.13.5. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 90 мм.

3.3.13.6. При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола в скобках, например:

(КОНЦЕПЦИЯ)	Утверждена
	Советом глав при Губернаторе Ямало-Ненецкого автономного округа (протокол от 31 мая 2020 года N 2)

Наименование коллегиального органа указывается с прописной буквы в случае официального утверждения написания наименования с прописной буквы. В ином случае наименование коллегиального органа указывается со строчной буквы:

(МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ)	Утверждены
	советом по развитию туризма в Ямало-Ненецком автономном округе (протокол от 20 марта 2020 года N 74)

3.3.14. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чём?":

Информация (о чём?) О подготовке проекта договора.

Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером N 12, с возможным использованием только насыщенного начертания, в 2 - 3 строки.

При оформлении служебных писем целесообразность указания заголовка к тексту определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим. Если текст документа не превышает 4 - 5 строк, то заголовок к тексту не составляется.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок к тексту состоит из одной фразы начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

При оформлении документа средствами СЭДД заголовок к тексту вносится в РКК в поле "Заголовок" в обязательном порядке.

3.3.15. Текст документа.

3.3.15.1. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

3.3.15.2. Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа (именного/вступительного обращения - для писем) интервалом в две - три пустых строки. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Абзацный отступ текста документа - 12,5 мм.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и написания номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д., для чего рекомендуется использовать специальные символы ("неразрывный пробел", "неразрывный дефис"), но не наборы иных непечатаемых символов ("пробел", "абзац" и т.д.).

В отдельных случаях (необходимости привлечения внимания к основной информации (срокам, месту и др.), расстановки акцентов и т.п.) допускается выделение части текста документа насыщенным шрифтом, подчеркиванием.

3.3.15.3. При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размером N 12 посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и др.).

3.3.15.4. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия ... постановляет", "собрание ... решило").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...", "информирую...". В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Аппарат Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа считает...", "Совет глав рассмотрел...".

3.3.15.5. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

3.3.15.6. В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры, официально установленные и графические сокращения в соответствии с Перечнем общепринятых или официально установленных сокращений согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции.

3.3.15.7. Если название органа, учреждения, объекта упоминается в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: "далее -..."), который далее будет употребляться в тексте. При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

3.3.15.8. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется

3.3.15.9. В деловых (служебных) текстах документов могут использоваться:

- именное/вступительное обращение:

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые коллеги!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

Информация об изменениях:

Подпункт 3.3.15.10 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

3.3.15.10. При оформлении писем средствами СЭДД текст документа вносится в РКК в поле "Содержание" в виде непосредственно текстовой части документа.

3.3.16. Отметка о приложении.

3.3.16.1. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и т.д.), или о том, что документ является приложением к основному документу (правовому акту, договору, отчету и т.д.).

Отметка о приложении к служебному письму оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля и отделяется от основного текста одной пустой строкой.

3.3.16.2. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет следующий вид:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывается название документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения.

3.3.16.3. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:

Приложение:

1. Положение об аппарате Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа на 23 л. в 1 экз.

2. Порядок предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков на 5 л. в 1 экз.

3.3.16.4. Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

проект постановления Губернатора автономного округа "О..." и приложения к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

3.3.16.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

3.3.16.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

3.3.16.7. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, N 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

3.3.16.8. Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, флэш-накопитель и др.):

Приложение: флэш-накопитель в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

3.3.16.9. Если приложение содержит одновременно документ и его электронный образ, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронный образ на магнитном носителе.

3.3.16.10. В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@yanao.ru.

3.3.16.11. Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:

опись приложений на 2 л. в 1 экз.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.3.16.12 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

3.3.16.12. В случае направления электронного образа прилагаемого документа участникам СЭДД или РСЭД исключительно средствами СЭДД на сопроводительном письме указывается:

Приложение: РКК СЭДД.

В этом случае файлы приложений размещаются на вкладке "Вложения" РКК данного документа.

3.3.16.13. В приложении к правовым актам, договорам, положениям, правилам и другим документам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишутся слова "Приложение N", отделенные одной пустой строкой от следующих реквизитов, например:

Приложение N 2

к Порядку взаимодействия исполнительных органов государственной власти автономного округа при создании, модернизации и развитии государственных информационных систем Ямало-Ненецкого автономного округа

3.3.16.14. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

3.3.16.15. Если приложение одно, оно не нумеруется.

3.3.16.16. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 90 мм.

3.3.16.17. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центруется по странице (Положение, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

3.3.16.18. Страницы каждого приложения нумеруются отдельно по общим правилам.

3.3.16.19. Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих граф.

Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

3.3.17. Гриф согласования.

3.3.17.1. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

3.3.17.2. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), полного наименования должности должностного лица (указанного с прописной буквы), которым согласован документ, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

3.3.17.3. Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) отделяется одной пустой строкой от следующих реквизитов.

Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 90 мм.

3.3.17.4. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация-автор документа, дата и номер документа. Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже:

СОГЛАСОВАНО

письмом заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

от 31.05.2020 N 201-16/362

3.3.17.5. Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу. Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: "Лист согласования прилагается".

3.3.18. Виза.

3.3.18.1. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее и межведомственное согласование документа.

3.3.18.2. Виза, оформленная на бумажном носителе, включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), проставляемой в виде оттиска штампа или рукописным способом, и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

В документах, подлинники которых хранятся в органе, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

3.3.18.3. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа небольшого объема виза дополняется соответствующим указанием, например: "Замечания по тексту", "Согласен с учетом замечаний" и др.

Замечания, особое мнение и дополнения к проекту документа, имеющие значительный объём и/или принципиальное значение, оформляются в отдельном документе (заключении), который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляются автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается "С замечаниями".

3.3.18.4. Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

3.3.18.5. Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования. В этом случае лист согласования по общей форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции (с учетом специфики конкретного вида документа и типа согласования) печатается на оборотной стороне листа проекта документа, на котором предусматривается подпись должностного лица.

3.3.18.6. Документ может быть согласован в электронном виде средствами СЭДД с использованием механизма "Согласование". При оформлении документа на бумажном носителе результат электронного согласования выводится на печать аналогично листу согласовании и заверяется инициатором процесса согласования.

3.3.18.7. При наличии листа согласования вышеуказанные реквизиты и замечания, указанные в подпункте 3.3.18.3 настоящего пункта, располагают в соответствующих графах.

В служебных письмах визы проставляются в границах нижнего колонтитула на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра (для документов постоянного хранения) или на обратной стороне последнего листа (для документов временного хранения) документа. В иных документах процедура визирования совпадает с процедурой согласования.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.3.18.8 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

3.3.18.8. Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

В РКК документа факт и результаты согласования проекта документа отображаются в журнале действий РКК.

3.3.19. Подпись.

3.3.19.1. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия):

Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

Подпись

И.О. Фамилия

3.3.19.2. Если документ оформлен на бланке органа, в наименовании должности наименование органа не указывается:

Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, директор департамента

Подпись

И.О. Фамилия

3.3.19.3. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

Подпись

И.О. Фамилия

3.3.19.4. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с выравниванием по границе правого поля документа.

3.3.19.5. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, директор департамента	Подпись	И.О. Фамилия
Начальник финансово-экономического управления	Подпись	И.О. Фамилия

3.3.19.6. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Подпись

И.О. Фамилия

Подпись

И.О. Фамилия

3.3.19.7. В документах коллегиальных органов указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности (статус) в составе коллегиального органа, например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:
	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке относительно их фамилий. При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

3.3.19.8. Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

3.3.19.9. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

И.о. директора департамента	Подпись	И.О. Фамилия
Исполняющий обязанности директора департамента	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровке фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

3.3.19.10. При адресовании ответных писем на запрос, подписанный исполняющим обязанности, в реквизите "Адресат" указывается руководитель или в случае невозможности его установления - организация автора запроса.

3.3.19.11. В РКК документа фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ, отображаются в поле в зависимости от вида документа.

3.3.20. Отметка об электронной подписи.

3.3.20.1. Отметка об электронной подписи используется при визуализации (создании копии на бумажном носителе) электронного документа СЭДД, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

3.3.20.2. Отметка об электронной подписи формируется автоматически средствами СЭДД и в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество или наименование организации владельца сертификата, срок действия ключа электронной подписи, а также герб автономного округа в одноцветном варианте:

ГАРАНТ:

См. графический объект

В середине верхней нередактируемой части РКК документа, подписанного электронной подписью, отображается дата и время подписания документа с отображением статуса подписи (Подписано/Заверено). Факт подписания усиленной квалифицированной электронной подписью отображает ссылка в правой верхней части РКК с воспроизведением стилизованного изображения печати, при переходе на которую выводится окно проверки электронной подписи.

3.3.21. Печать.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа.

Использование печати с воспроизведением герба автономного округа осуществляется в соответствии с Порядком использования бланков и печатей и положениями настоящей Инструкции.

Оттиск печати с воспроизведением герба автономного округа следует проставлять с соблюдением ориентации относительного его изображения таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности должностного лица, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). При проставлении оттиска печати используется штемпельная краска синего цвета, а для печатей, проставляемых на служебных удостоверениях, - красного.

3.3.22. Отметка об исполнителе.

3.3.22.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество, замещаемую должность исполнителя документа, наименование основного структурного подразделения и органа (сведения об основном структурном подразделении и (или) органе не указываются в случае их указания на бланке), номер его служебного телефона (с указанием кода) (допускается указывать адрес электронной почты исполнителя в едином домене органов):

Петров Петр Петрович,

заведующий сектором управления документационного обеспечения

аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа,

+7 (34922) 22222, pppetrov@yanao.ru

3.3.22.2. В случае наличия сведений об органе на бланке отметка об исполнителе оформляется следующим образом:

Иванов Константин Викторович, главный специалист управления регулирования тарифов

в электроэнергетике и коммунальном комплексе, +7 (34922) 22003, sekretar@dtp.yanao.ru

3.3.22.3. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером N 10 или иным шрифтом меньшего размера, но не менее размера N 8.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

3.3.22.4. В случае направления запроса (информации, отчета и т.п.), в процессе исполнения (подготовки) которого подразумевается взаимодействие или направление информации средствами электронной почты, в контактные реквизиты исполнителя включается определенный для осуществления указанного взаимодействия адрес электронной почты в едином домене органов.

3.3.22.5. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе на бумажном носителе указываются сведения и контактные реквизиты основного исполнителя. Указание нескольких исполнителей недопустимо.

3.3.22.6. Дополнительные отметки "Исп.:", "Исполнитель:" или "Тел.:", "Телефон:" не ставятся.

В РКК документа допускается указание нескольких исполнителей в поле "Исполнители".

3.3.23. Отметка о заверении копии.

3.3.23.1. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Заверению подлежат копии документов (выписки из документов), включенных в состав документального фонда органа, то есть созданные или полученные органом во исполнение утвержденных полномочий.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

3.3.23.2. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование органа) в деле N... за ... год") и заверяется печатью уполномоченного основного структурного подразделения или органа.

Подлинник документа находится в деле Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

N _______ за __________ г.

Верно

Должность Подпись И.О. Фамилия

Дата печать

3.3.23.3. Многостраничные копии (выписки из документов) заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии";

- текст/оттиск штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием органа или его уполномоченного основного структурного подразделения, осуществившего заверение, должности и фамилии, имени, отчества заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);

- оттиск печати органа или его уполномоченного основного структурного подразделения без воспроизведения герба автономного округа проставляется так, чтобы он захватил оба текста/оттиска штампов.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.23.4. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять оттиском печати уполномоченного основного структурного подразделения органа, проставляемого на месте, отведенном для собственноручной подписи.

3.3.23.5. При заверении копии приложения к документу оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты документа, которым утверждено данное приложение.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.3.23.6 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

3.3.23.6. Копии электронных документов СЭДД, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, на бумажном носителе оформляются средствами СЭДД с выводом отметки об электронной подписи при визуализации. При предоставлении такой копии участникам РСЭД дополнительные средства заверения не требуются. При направлении в иные организации, копия заверяется в установленном настоящим подпунктом порядке.

Копии иных электронных документов на бумажном носителе заверяются должностным лицом или ответственным делопроизводителем, осуществившим его получение средствами СЭДД, МЭДО или на закрепленный адрес электронной почты.

3.3.23.7. Заверение копии документа осуществляется органом или его основным структурным подразделением, осуществляющим в соответствии с правовым актом или утвержденным положением регистрацию данного документа, его текущее или архивное хранение.

3.3.23.8. Предоставление заверенных копий правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа органам, иным органам государственной власти автономного округа и органам местного самоуправления в автономном округе осуществляется в рамках межведомственного взаимодействия на основании запроса соответствующего органа.

Предоставление заверенных копий правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа физическим лицам и юридическим лицам, за исключением юридических лиц, указанных в абзаце первом настоящего подпункта, осуществляется в соответствии с Административным регламентом аппарата Губернатора автономного округа по предоставлению государственной услуги "Предоставление по запросам заверенных копий правовых актов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа", утвержденным приказом аппарата Губернатора автономного округа от 11 декабря 2018 года N 207-О.

3.3.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган и включает входящий регистрационный номер документа (кроме внутренних документов), дату поступления и личную подпись лица, принявшего документ. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении может проставляться в виде оттиска штампа или оформляться штрих-кодом.

3.3.25. Резолюция.

Указание по исполнению документа (резолюция) содержит указание по исполнению документа, дается должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Резолюция оформляется средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции, в РКК, рукописным способом на бланке резолюции или непосредственно на самом документе в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием, и включает фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости); дату; подпись должностного лица или ее заверение (на бумажном носителе) или отметку о его рассмотрении (в электронном виде).

При необходимости подготовка проекта резолюции может осуществляться ответственными делопроизводителями с использованием СЭДД.

Проект резолюции с документом, подлежащим рассмотрению, направляется на рассмотрение должностному лицу в электронном виде средствами СЭДД или на бумажном носителе.

Относительно документов, поступивших с рассмотрения, осуществляется приведение проекта резолюции в СЭДД в соответствие с полученными указаниями (при необходимости) с последующим снятием признака проекта в РКК резолюции.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в СЭДД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

3.3.26. Отметка о контроле.

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.

В РКК документа, поручения и резолюции отметка о контроле выводится в верхней, нередактируемой части, которая автоматически формируется на основании информации, размещенной во вкладке "Контроль".

3.3.27. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение (при необходимости), должность лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом, им на то уполномоченным, при снятии документа с контроля.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа и проставляться в виде оттиска штампа.

IV. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа

Утратил силу с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

V. Договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

VI. Приказы органа

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

VII. Подготовка и оформление отдельных видов документов

7.1. Протокол заседания (совещания)

7.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов или совещаниях при должностных лицах.

7.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

7.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции ДСП.

7.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола заседания коллегиального органа возлагается на секретаря или орган, осуществляющий обеспечение его деятельности.

Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола совещания при должностном лице возлагается на лиц, ответственных за его организационно-документационное обеспечение или определенных им особо.

Информация об изменениях:

Пункт 7.1.5 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

7.1.5. Протоколы печатаются на общем бланке (при наличии) или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты, указанные в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

Наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом N 14 и выравнивается по центру.

Вид или наименование заседания (совещания) располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками.

Место проведения заседания (совещания) не указывается в случаях, когда его возможно определить по наименованию заседания (совещания), или заседание (совещание) проводится по месту нахождения населенного пункта учредителя. Печатается по центру через две пустые строки после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линией.

Датой протокола является дата заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через две пустые строки ниже предыдущего реквизита.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждому виду протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников заседания (совещания).

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших лиц и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов, органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления в автономном округе, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Список участвующих в заседании (совещании) в пределах географического, иерархического или иного видового обобщения ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, вводная часть протокола содержит ссылку на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их следования, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с использованием предлога "О" ("Об"), печатаются с абзацным отступом размером шрифта N 14 и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих вопросам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной пустой строкой.

В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании); при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Информация об изменениях:

Пункт 7.1.6 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

7.1.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

7.1.7. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на заседании (совещании), при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Информация об изменениях:

Пункт 7.1.8 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

7.1.8. При краткой форме протокола фиксируются только принятые решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствовавших лиц и (при необходимости) наименования должностей.

В основной части краткого протокола центрованно располагается нумерованное римской цифрой наименование вопроса, которое начинается с предлога "О" ("Об"), печатается размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Информация об изменениях:

Пункт 7.1.9 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

7.1.9. Регистрация протоколов совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа, за исключением заседаний коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых в соответствии с утвержденными положениями о них возложено на иные органы, осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

Протоколы заседаний (совещаний), проводимых членами Правительства автономного округа, регистрируются специалистами соответствующих секретариатов и (или) специалистами, на которых возложена подготовка заседания (совещания), ответственными секретарями коллегиальных органов.

Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется органами, на которые в соответствии с утвержденными положениями возложено обеспечение их деятельности, или являющимися местом работы секретаря данного коллегиального органа.

Регистрация протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в базе данных ОРД. Уникальный полный порядковый номер протокола формируется автоматически средствами СЭДД на основании вида протокола и используемого индекса номенклатуры дел. На оригинале документа допускается указывать только его порядковый номер.

7.1.10. Протоколы заседаний (совещаний) включаются в номенклатуру дел по месту регистрации и хранятся в течение установленного ею срока хранения.

7.1.11. После регистрации осуществляется рассылка копий или выписок из протоколов лицам, принявшим участие в заседании (совещании), внесшим вопросы на его рассмотрение, указанным в качестве исполнителей в решениях. Возможно направление дополнительных экземпляров по листу рассылки, утвержденному председателем (председательствующим) или уполномоченным им должностным лицом.

Форма рассылки (на бумажном носителе или в электронном виде) и полнота направляемого документа (протокол или выписка) в случае отсутствия указаний председателя (председательствующего) или секретаря определяется ответственным делопроизводителем с учетом наличия в документе сведений ограниченного доступа, роли получателя в документируемом мероприятии и его коммуникационных возможностей. Ознакомительная рассылка участникам СЭДД осуществляется в электронном виде, направление на исполнение в сторонние организации - в копиях (выписках) на бумажном носителе.

7.1.12. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения ее соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью органов, их уполномоченных структурных подразделений или коллегиальных органов, на которые правовыми актами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа возложены обязанности по подготовке и оформлению протоколов.

7.1.13. Подготовка проектов правовых актов автономного округа во исполнение решений, принятых на заседаниях Правительства автономного округа, заседаниях (совещаниях), проводимых членами Правительства автономного округа, возлагается на должностных лиц, указанных в протоколе.

7.1.14. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа, осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа.

Контроль за исполнением решений, принятых на заседаниях (совещаниях), проводимых Губернатором автономного округа, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа, возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.

Контроль за исполнением решений, принятых на заседаниях (совещаниях), проводимых членами Правительства автономного округа, возлагается на специалистов соответствующих секретариатов и (или) специалистов органов, на которых возложена подготовка заседания (совещания), ответственных секретарей коллегиальных органов.

Контроль за исполнением решений, принятых на заседаниях (совещаниях) при руководителях органов или их заместителях, возлагается на делопроизводителей данных должностных лиц (при наличии) или должностных лиц, определенных особо.

7.2. Доверенность

7.2.1. Для осуществления представительства от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, органа и совершения иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, готовится и выдается доверенность.

7.2.2. Порядок подготовки, согласования и выдачи доверенности для осуществления представительства или совершения иных юридически значимых действий от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа устанавливается постановлением Правительства автономного округа, от органа - приказом органа.

7.3. Поручения Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа

7.3.1. В случае необходимости изложения более подробных, развернутых указаний по исполнению документа или нескольких документов, объединенных одной или близкими целями, подготавливается поручение. Поручения членов Правительства автономного округа принимаются по вопросам, отнесенным к компетенции члена Правительства автономного округа, и содержат указания по исполнению только в отношении координируемых или возглавляемых органов.

Подготовка проекта поручения возлагается на специалистов соответствующего секретариата или контролируемых органов.

Информация об изменениях:

Пункт 7.3.2 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

7.3.2. Поручение не является правовым актом и не может быть использовано в случаях необходимости правового регулирования решаемого вопроса. Поручением не утверждаются составы рабочих групп, составы постоянно действующих коллегиальных органов и положения о них, а также не устанавливаются расходные обязательства автономного округа.

7.3.3. Оформление и подготовка проекта поручения соответствует правилам, установленным для оформления и подготовки проектов правовых актов автономного округа. Преамбула (при наличии) завершается словом "поручаю", набранным на одной строке насыщенным шрифтом вразрядку. После него ставится двоеточие.

Информация об изменениях:

Пункт 7.3.4 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

7.3.4. Порядок, сроки согласования и направление на рассмотрение проекта поручения соответствуют правилам, установленным для согласования проектов правовых актов Губернатора автономного округа.

Проекты поручений Губернатора автономного округа согласовываются с членами Правительства автономного округа, если к их компетенции относится совместное с автором проекта поручения решение вопросов, содержащихся в нем.

Проект поручения Губернатора автономного округа, содержащий предписание в отношении глав муниципальных образований в автономном округе, либо если к их компетенции относится совместное с автором проекта поручения решение вопросов, содержащихся в нем, после согласования с главами муниципальных образований в автономном округе подлежит согласованию с департаментом внутренней политики автономного округа.

Проведение правовой экспертизы проектов поручений Губернатора автономного округа осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

Проведение лингвистической экспертизы и регистрация поручений Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа возлагается на ответственное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, иных членов Правительства автономного округа - на делопроизводителей секретариата.

Информация об изменениях:

Пункт 7.3.5 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

7.3.5. Поручения Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа направляются на подписание и подписываются в электронном виде в СЭДД.

Регистрация осуществляется в СЭДД.

Информация об изменениях:

Пункт 7.3.6 изменен с 19 октября 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 октября 2018 г. N 1066-П

См. предыдущую редакцию

7.3.6. Направление исполнителям осуществляется средствами СЭДД по листу рассылки, подготовленному его исполнителем. В случае отсутствия такового направление осуществляется только автору проекта.

Доведение до исполнителей поручений членов Правительства автономного округа возлагается на делопроизводителей секретариата.

7.3.7. Внесение изменений в ранее принятые поручения или признание их утратившими силу осуществляется путем принятия нового поручения.

7.4. Телеграмма

Информация об изменениях:

Пункт 7.4.1 изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

7.4.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

Работа с телеграммами осуществляется в соответствии с общими принципами работы с документами.

7.4.2. В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

- категория телеграммы;

- телеграфный (почтовый) адрес получателя;

- текст (содержание телеграммы);

- подпись отправителя;

- регистрационный номер;

- дата отправления;

- адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).

7.4.3. Категория телеграммы (люкс, срочная, правительственная) проставляется составителем и указывается перед адресом.

Информация об изменениях:

Пункт 7.4.4 изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

7.4.4. Адрес получателя в телеграмме дается точный, без индекса: указывается населенный пункт, улица, номер дома, наименование федерального органа государственной власти, органа, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления, общественного объединения и фамилия, инициалы получателя. При адресовании телеграммы по нескольким адресам исполнителем составляется и подписывается в двух экземплярах список рассылки, один из которых возвращается в подразделение делопроизводства с отметкой работника почтового отделения, обеспечивающего отправку телеграмм.

Информация об изменениях:

Пункт 7.4.5 изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

7.4.5. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "на Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя).

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами или сокращенными словами ("тчк", "зпт", "кв ч" и "скб" соответственно) или соответствующими символьными знаками.

"Вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками в соответствии с Таблицей в настоящем пункте.

Таблица

Полное написание знака	Символичное написание знака	Сокращенное написание знака
1	2	3
Точка	.	ТЧК
Запятая	,	ЗПТ
Кавычки	"	КВЧ
Скобка или левая скобка	(	СКБ
Скобка или правая скобка	)	СКБ
Тире или минус	-
Плюс	+
Вопросительный знак	?
Дробная черта	/

Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Буквы "ё" - обязательно "е", "ъ" - "ь".

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы заканчивается знаком "=". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Весь текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами.

7.4.6. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, с указанием полного почтового адреса, должности, фамилии, инициалов отправителя телеграммы и при необходимости номера телефона.

Информация об изменениях:

Пункт 7.4.7 изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

7.4.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются). Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию писем. Телеграммы, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью "Для телеграмм".

Информация об изменениях:

Пункт 7.4.8 изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

7.4.8. Проекты телеграмм визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к проектам отправляемых писем.

Подготовка проекта отправляемой телеграммы и проекта РКК с приложением электронной версии в текстовом формате возлагается на ответственных делопроизводителей.

Информация об изменениях:

Подраздел 7.5 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

7.5. Лист согласования

7.5.1. Согласование проекта документа оформляется визой на листе согласования, включающей вид и наименование проекта документа, должность визирующего проект документа, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания, сведения и подписи автора и исполнителя проекта согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции.

7.5.2. Результат согласования проекта документа может быть оформлен отдельным письмом, подписанным собственноручной или усиленной квалифицированной электронной подписью согласующего, с указанием наименования проекта документа и результата его согласования. Заключение или редакционные правки исходного текста прилагаются к данному письму (лист согласования дополнительно не прилагается).

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на листе согласования, отсутствует, его подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и инициалы. К листу согласования, подписанному иным должностным лицом, прилагается (прилагаются) документ (ы) (копия (ии) документа (ов)), подтверждающий (ие) на дату согласования документа наличие права подписи таким должностным лицом.

В случае визирования должностным лицом, исполняющим обязанности согласующего, рукописным способом осуществляется исправление в листе согласования, изготовленного на бумажном носителе, наименования должности, фамилии и инициалов.

7.5.3. Результат согласования оформляется в следующем порядке:

а) при положительном результате согласующий в соответствующей графе листа согласования проставляет собственноручную подпись с указанием даты;

б) при наличии замечаний по тексту согласующий указывает замечания в тексте проекта документа (на любом свободном месте), а в листе согласования, в графе "Замечания", указывает "С замечаниями по тексту". Замечания выполняются пишущим средством цветом, отличным от черного, и заверяются подписью лица, предложившего данные замечания;

в) при наличии предложений на листе согласования указывается "С предложениями". Предложения направляются отдельным письмом, к которому прилагается лист согласования;

г) при подготовленном заключении оно оформляется отдельным документом и совместно с листом согласования направляется визирующим автору проекта документа. В этом случае в листе согласования указывается "С заключением" или "Не согласен".

VIII. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов, их структурных подразделений и должностных лиц.

Виды служебной переписки различаются в зависимости от автора и адресата документа.

8.1. Деловое (служебное) письмо

8.1.1. Деловое (служебное) письмо (далее - письмо) - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату вне системы исполнительной власти автономного округа.

8.1.2. Объем текста письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема она оформляется приложением к сопроводительному письму.

8.1.3. Проект письма за подписью Губернатора автономного округа, направляемого на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, оформляется шрифтом N 16. Заголовок при наличии печатается шрифтом N 14 и выравнивается по левому полю. Наиболее длинная строка реквизита "Адресат" выравнивается соответственно по правому полю, остальные строки реквизита центруются относительно нее (приложение N 9 к настоящей Инструкции).

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.4 изменен с 17 апреля 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 апреля 2020 г. N 428-П

См. предыдущую редакцию

8.1.4. За подписью Губернатора автономного округа письма направляются на имя:

- Президента Российской Федерации;

- Председателя Совета Безопасности Российской Федерации;

- Председателя Правительства Российской Федерации;

- Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Конституционного Суда Российской Федерации;

- Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

- абзац утратил силу с 17 апреля 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 апреля 2020 г. N 428-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

- Генерального прокурора Российской Федерации;

- Руководителя Администрации Президента Российской Федерации и его первых заместителей;

- председателя политической партии Российской Федерации;

- полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

- Чрезвычайного и Полномочного посла Российской Федерации, аккредитованного в иностранном государстве, Чрезвычайного и Полномочного посла иностранного государства, аккредитованного в Российской Федерации;

- аудитора Счетной палаты Российской Федерации;

- руководителя федерального органа исполнительной власти (инициативные письма, а также письма, имеющие важное социально-экономическое значение).

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.5 изменен с 17 апреля 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 апреля 2020 г. N 428-П

См. предыдущую редакцию

8.1.5. Направление инициативных писем на имя руководителей высших органов государственной власти Российской Федерации за подписью должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, не допускается.

Направление инициативных писем, писем, имеющих важное социально-экономическое значение, на имя руководителя федерального органа исполнительной власти за подписью должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, допускается при условии согласования указанного письма Губернатором автономного округа средствами СЭДД, или посредством мобильной связи, или иным способом, подтверждающим факт согласования.

8.1.6. Доклады об исполнении поручений Президента Российской Федерации, исполнение которых возложено на Губернатора автономного округа и (или) органы, направляемые на имя Президента Российской Федерации, ответы на поступившие акты прокурорского реагирования могут быть подписаны должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора автономного округа, с приложением копии распоряжения о возложении обязанностей.

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.7 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

8.1.7. За подписью Губернатора автономного округа, должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, письма направляются на имя:

- Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;

- руководителя высшего органа государственной власти субъекта Российской Федерации;

- Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- главы посольства или дипломатической миссии Российской Федерации за границей, главы посольства или дипломатической миссии иностранного государства в Российской Федерации;

- руководителя основной религиозной конфессии на территории Российской Федерации;

- главнокомандующего, командующего родом или видом войск Российской Федерации, флота или военного округа;

- руководителя естественной монополии в Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.8 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

8.1.8. Вице-губернатор, первый заместитель и заместители Губернатора автономного округа подписывают письма по направлениям курируемой ими деятельности на имя:

- члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- руководителя федерального органа исполнительной власти (за исключением инициативных писем или писем, имеющих важное социально-экономическое значение;

- руководителя структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации;

- главного федерального инспектора по автономному округу;

- руководителя структурного подразделения Правительства Российской Федерации;

- Губернатора автономного округа, Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- председателя политической партии Российской Федерации;

- руководителя регионального отделения политической партии Российской Федерации;

- председателя представительного органа муниципального образования;

абзац утратил силу с 17 апреля 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 апреля 2020 г. N 428-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Ответные письма на запросы, акты прокурорского реагирования, поступившие на имя члена Правительства автономного округа, подписываются ими без ограничений, вне зависимости от корреспондента.

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.9 изменен с 17 апреля 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 апреля 2020 г. N 428-П

См. предыдущую редакцию

8.1.9. Регистрация документов, указанных в пунктах 8.1.4 - 8.1.7 настоящей Инструкции, а также ответов на документы постоянного хранения, поступившие на имя Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа и направленные для исполнения по подведомственности в соответствии с утвержденным распределением обязанностей или во исполнение резолюции Губернатора автономного округа, осуществляется службой делопроизводства.

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.10 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

8.1.10. Руководители органов при исполнении документов Правительства автономного округа временного хранения по направлениям курируемой ими деятельности могут подписывать и направлять корреспонденцию на имя контролирующего члена Правительства автономного округа, главы муниципального образования в автономном округе, руководителя территориального органа федерального органа государственной власти по автономному округу, а также на имя руководителя федерального органа государственной власти по вопросам исполнения переданных полномочий Российской Федерации субъекту Российской Федерации, направления на регулярной основе статистической и иной отчетности.

Ответные письма на запросы, акты прокурорского реагирования, поступившие на адрес органа или на имя его руководителя, подписываются и направляются вне зависимости от корреспондента.

Допускается направление корреспонденции за подписью руководителя органа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию курирующего члена Правительства автономного округа.

Руководители органов по поручению контролирующего члена Правительства автономного округа могут подписывать и направлять ответы на документы временного хранения, поступившие на имя Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа и направленные для исполнения по подведомственности в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между членами Правительства автономного округа, или во исполнение резолюции Губернатора автономного округа. Регистрация таких документов осуществляется в органе.

8.1.11. Представители Губернатора автономного округа в муниципальных образованиях в автономном округе осуществляют переписку по предмету своей деятельности в географических пределах своего представительства или с органами.

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.12 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

8.1.12. Регистрация писем осуществляется в СЭДД.

После подписания и регистрации второй экземпляр документа постоянного хранения, приложения (при наличии) и лист рассылки (при наличии) помещаются в дело. Для отправляемых документов временного хранения второй экземпляр документа может не оформляться или использоваться в качестве визового. Вторые экземпляры документов временного хранения при наличии графической или электронной копии в РКК в дела могут не оформляться

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.13 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

8.1.13. В письмах единого содержания наименование адресатов указывается в обобщенном виде, индивидуальные обращения не указываются. Оригинал письма подготавливается в единственном экземпляре, который после подписания и регистрации оформляется в дело. Направление писем осуществляется средствами СЭДД или в копиях.

По каждому индексу номенклатуры дел подготавливается отдельный проект письма, оформляемый на бланке, и отдельный проект РКК с приложением листа рассылки. Визы согласования при необходимости указываются на оборотной стороне последнего листа письма (без приложений).

Информация об изменениях:

Подраздел 8.2 изменен с 19 октября 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 октября 2018 г. N 1066-П

См. предыдущую редакцию

8.2. Внутренние письма

8.2.1. Документационное взаимодействие между членами Правительства автономного округа, органами, коллегиальными органами, государственными учреждениями автономного округа и их должностными лицами осуществляется с использованием внутренней переписки.

Абзац утратил силу с 21 ноября 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 ноября 2019 г. N 1210-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Пункт 8.2.2 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

8.2.2. Подготовка проектов, согласование, регистрация, направление и исполнение внутренних писем осуществляется в СЭДД.

8.2.3. Утратил силу с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

8.2.4. Утратил силу с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

8.2.5. Оформление проектов внутренних писем постоянного срока хранения осуществляется средствами СЭДД с использованием электронного шаблона бланка и печатью на монохромном принтере. Аналогично осуществляется оформление копий электронных писем на бумажном носителе.

Оригинал внутреннего письма постоянного срока хранения подготавливается в единственном экземпляре, который оформляется в дело. Адресату (при необходимости) направляется копия на бумажном носителе с собственноручной подписью или отметкой об электронной подписи.

Информация об изменениях:

Пункт 8.2.6 изменен с 17 апреля 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 апреля 2020 г. N 428-П

См. предыдущую редакцию

8.2.6. Письма на имя Губернатора автономного округа передаются средствами СЭДД.

При подготовке в адрес Губернатора автономного округа письма (информации, отчета) по исполнению поручения (резолюции, протокольного решения или иного вида поручения) Губернатора автономного округа, данного для совместного исполнения нескольким членам Правительства автономного округа, руководителям органов необходимо наличие согласования в электронном виде средствами СЭДД с использованием механизма "Согласование" с членами Правительства автономного округа - соисполнителями, а также членами Правительства автономного округа, курирующими и контролирующими деятельность органов, являющихся соисполнителями.

В случае наличия отклоненных предложений и (или) неучтенных замечаний, полученных от соисполнителей в ходе согласования письма (информации, отчета), указанного в абзаце втором настоящего пункта, в РКК данного письма (информации, отчета) во вкладке "вложения" размещается отдельный файл, в котором приводится текст отклоненных предложений и (или) неучтенных замечаний и обоснование итоговой позиции.

Информация об изменениях:

Раздел VIII дополнен пунктом 8.2.7 с 12 мая 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 мая 2020 г. N 573-П

8.2.7. Оформление частей текста письма (информации) на имя Губернатора автономного округа, содержащих основную информацию, в том числе выводы, предложения, осуществляется с применением насыщенного шрифта или с использованием подчеркивания.

8.3. Служебные записки

Информация об изменениях:

Пункт 8.3.1 изменен с 23 марта 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 марта 2018 г. N 284-П

См. предыдущую редакцию

8.3.1. В целях информационного обмена между основных структурными подразделениями, должностными лицами одного органа используются служебные записки

8.3.2. Оформление служебных записок на бумажном носителе не допускается, за исключением содержащих конфиденциальную информацию. Весь процесс подготовки, регистрации, направления и исполнения осуществляется в электронном виде в СЭДД.

Информация об изменениях:

Пункт 8.3.2-1 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

8.3.2-1. Исполнитель проекта служебной записки определяет срок хранения документа как временный с установкой соответствующего значения в поле "Срок хранения" РКК проекта служебной записки. В поле "Вид документа" выбирается значение "Служебная записка". Текстовая часть письма размещается в поле "Текст", приложения (при наличии) в формате исходных данных в поле "Содержание". До регистрации проект РКК служебной записки должен быть подписан усиленной электронной подписью автора.

Информация об изменениях:

Пункт 8.3.3 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

8.3.3. Регистрация служебных записок осуществляется в СЭДД канцелярский вид "Внутренний".

При стабильном наличии данного вида документов в деятельности структурного подразделения они вносятся в раздел номенклатуры дел данного структурного подразделения, их регистрация осуществляется уполномоченными сотрудниками структурного подразделения, являющегося автором.

IХ. Организация документооборота

9.1. Общие принципы работы с документами

9.1.1. Прием проектов документов на оформление, регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.30. В предпраздничные дни - до 15.30.

Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни - после 15.30), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий рабочий день.

Информация об изменениях:

Пункт 9.1.2 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.1.2. Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа, первого заместителя Губернатора автономного округа, заместителя Губернатора автономного округа, а также поступившие в адрес Правительства автономного округа, за исключением внутренних документов и документов по переписке с органами местного самоуправления в автономном округе, вне зависимости от вида и способа доставки принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием средств СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства.

Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего орган, руководителя органа или на имя должностного лица, временно исполняющего его обязанности, принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием СЭДД делопроизводителями органа, так же как и документы, поступившие на имя или отправляемые от имени первого заместителя или заместителя руководителя органа, не являющихся руководителями основных структурных подразделений органа и не имеющих выделенного раздела в номенклатуре дел органа.

Подготовка проектов и регистрация документов коллегиального органа возлагается на секретаря или орган, определенный в утвержденном положении о коллегиальном органе ответственным за его документационное обеспечение, который также осуществляет и контроль за исполнением документов коллегиального органа, если в них не указано иное.

Внутренние документы подготавливаются и регистрируются по месту регистрации, определяемому по автору документа, принимаются и обрабатываются по месту, определяемому адресатом документа.

По отдельным полномочиям органа право на регистрацию документов органа может быть делегировано уполномоченному структурному подразделению органа.

Информация об изменениях:

Пункт 9.1.3 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

9.1.3. Регистрация с использованием СЭДД письменных обращений граждан, обращений граждан, поступивших в форме электронного документа, устных обращений (карточек регистрации личных приемов граждан), а также документов, связанных с рассмотрением обращения (уведомление, запрос информации, ответ гражданину и др.), поступивших в адрес Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа, осуществляется уполномоченным основным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан.

В случае получения делопроизводителем секретариата обращения непосредственно от гражданина оно направляется в уполномоченное основное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, ответственное за работу с обращениями граждан.

Обращения граждан, поступившие в орган, а также документы, связанные с рассмотрением обращения, регистрируются в органе.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с действующим федеральным законодательством и законодательством автономного округа.

Личные обращения, заявления сотрудников к представителю нанимателя, а также запросы лиц, ранее осуществлявших служебную (трудовую) деятельность в органе, на предоставление архивных справок, обращениями граждан не являются.

9.1.4. Прием телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, членов Правительства автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, а также отправка телеграмм указанных должностных лиц производится специалистами службы делопроизводства.

Прием и отправка телеграмм органов осуществляется делопроизводителем органа.

Информация об изменениях:

Пункт 9.1.5 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.1.5. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа на номер факсимильного аппарата, указанного в реквизитах соответствующих бланков, возлагается на специалистов службы делопроизводства.

Факсимильные сообщения на имя членов Правительства автономного округа обрабатываются делопроизводителями секретариата, руководителей органов - делопроизводителями органа.

Обработка сообщений факсимильной связи производится в установленном для поступающей корреспонденции порядке. В РКК документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.

Прием/передача факсимильных сообщений от/на участников РСЭД не осуществляется.

Информация об изменениях:

Пункт 9.1.6 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.1.6. Обслуживание официального почтового ящика электронной почты Правительства автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства; официального почтового ящика электронной почты органа - делопроизводителями органа или должностными лицами, специально на то уполномоченными; обслуживание именных служебных ящиков электронной почты членов Правительства автономного округа - делопроизводителями секретариата, сотрудников органов - самостоятельно.

Адреса официальных почтовых и именных служебных ящиков электронной почты создаются в едином почтовом домене автономного округа.

Документы, поступившие в электронном виде, на бумажный носитель не переносятся. В РКК документа делается отметка о способе его получения.

9.1.7. При регистрации документа, отнесенного в дело с установленным сроком хранения "5 лет ЭПК", ответственный делопроизводитель выдает экспертное заключение об установлении срока хранения документа:

- при регистрации в СЭДД - установлением соответствующей отметки в поле "Срок хранения" в РКК документа (по умолчанию: "Постоянно");

- при журнальной форме регистрации - оттиском на документе штампа "Постоянно" и установлением соответствующей отметки в регистрационной записи.

9.1.8. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с Порядком регистрации, за исключением регистрационных номеров ответов на ранее направленные запросы, повторных документов, которые формируются на основании регистрационного номера исходного (первичного) документа с добавлением через разделительный символ "." порядкового номера документа по его исполнению. Проект РКК в последнем случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного (первичного) документа.

9.1.9. Документы на бумажном носителе, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронного образа документа в состав реквизитов РКК.

9.1.10. Документы, прошедшие регистрацию с использованием СЭДД, при наличии в РКК электронного образа (для документов на бумажном носителе) или содержания (для электронных документов), включая приложения, подписанные или заверенные электронной подписью, отнесенные в дела со сроком хранения до 5 лет, или при отсутствии экспертного заключения об установлении постоянного хранения (далее - документы СЭДД временного хранения) в дела на бумажном носителе не оформляются.

9.1.11. Доставка и получение документов и проектов документов Губернатора автономного округа на бумажном носителе в секретариате Губернатора автономного округа осуществляются специалистами службы делопроизводства, документов на рассмотрение и исполнение членами Правительства автономного округа в службе делопроизводства - делопроизводителями секретариатов.

Передача документов Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа на бумажном носителе, направляемых для исполнения в органы, и прием проектов документов от них осуществляются через секретариаты членов Правительства автономного округа органами. Перемещение проектов документов, подписанных (согласованных, завизированных и т.д.) членами Правительства автономного округа и подлежащих передаче иному члену Правительства автономного округа, оформлению или отправке в службе делопроизводства, осуществляется сотрудниками соответствующих секретариатов.

Документационное взаимодействие в органах осуществляется через делопроизводителей органа и его основных структурных подразделений.

9.1.12. Получение и отправка корреспонденции фельдъегерской почтой осуществляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России.

9.2. Организация работы с поступившими документами

Информация об изменениях:

Пункт 9.2.1 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

9.2.1. При приеме и первичной обработке поступивших документов осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю.

9.2.2. Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

При повреждении конверта, несоответствии вложений, отсутствии оговоренных в документе приложений либо наличии ошибочно направленных документов составляется в двух экземплярах акт, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый экземпляр приобщается к поступившему документу, а второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.

Информация об изменениях:

Пункт 9.2.3 изменен с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

9.2.3. Документы с наличием грифа ограничения доступа к документу обрабатываются с учетом положений Инструкции ДСП. Если документ содержит информацию ограниченного доступа и автор документа не указал гриф ограничения доступа к документу, адресат или делопроизводитель адресата вправе присвоить документу такой гриф.

9.2.4. Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или в случае невозможности пересылки адресату возвращаются отправителю с приложением составленного акта и сопроводительного письма о невозможности доставки адресату в течение 3 рабочих дней с даты получения документа.

Информация об изменениях:

Пункт 9.2.5 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

9.2.5. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- абзац утратил силу с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

- поздравительные письма и телеграммы, открытки;

- пакеты с пометкой "лично";

- анонимные документы;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок (спам).

9.2.6. При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации, индекса отнесенного дела по номенклатуре дел и выдается экспертное заключение об установлении срока хранения документа, определяется возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей и необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Информация об изменениях:

Пункт 9.2.7 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

9.2.7. Поступившие документы, подлежащие регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируются в день обработки.

Информация об изменениях:

Пункт 9.2.8 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.2.8. Письма, поступившие от участников РСЭД и МЭДО, при наличии в проекте РКК электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде подлежат регистрации, в противном случае осуществляется отказ в регистрации с указанием его причины.

Проверка СЭДД на предмет поступления документов на предварительную обработку осуществляется не реже двух раз в день.

Абзац утратил силу с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

9.2.9. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления оттиска штампа в указанном месте он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

Дополнительно к оттиску штампа на документ может быть нанесен штрих-код, содержащий указанные реквизиты.

9.2.10. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение руководителю органа или его заместителям в соответствии с утвержденным распределением обязанностей с учетом вида, автора и содержания документа.

9.2.11. Повторные документы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания или возможности определения реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего.

Документы по исполнению резолюций за подписью ответственных исполнителей направляются головному (ответственному) исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.

Информация об изменениях:

Пункт 9.2.12 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

9.2.12. Документы с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены средствами СЭДД потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица. Последовательность указания исполнителей в этом случае не указывает на иерархию исполнения. Резолюция в данном случае определяет приоритетность, и исполнение осуществляется в соответствии с указанием лица, выдавшего резолюцию.

9.2.13. Оригиналы документов постоянного хранения передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через делопроизводителей не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае документов срочного исполнения - незамедлительно. Документы СЭДД временного хранения направляются исполнителям средствами СЭДД.

9.2.14. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более 3 рабочих дней. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, предварительному определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.

9.2.15. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращен в срок, не превышающий 24 часов с момента получения, с приведением обоснованной аргументации.

Информация об изменениях:

Пункт 9.2.16 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.2.16. В случае подготовки проекта резолюции должностного лица он подготавливается с использованием СЭДД. Проект резолюции к документу постоянного хранения оформляется на унифицированном бланке резолюции, к документу СЭДД временного хранения на бумажном носителе может не оформляться.

После подписания резолюции на бумажном носителе осуществляется внесение в РКК ее актуальных статуса, текста, реквизитов, электронного образа и снятие признака проекта. В случае подписания в электроном виде резолюции к документу постоянного хранения ответственный делопроизводитель осуществляет ее оформление на бланке и заверение.

Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.

В случае указания исполнителей, не являющихся участниками СЭДД или РСЭД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

9.2.17. Подлинник документа постоянного хранения, за исключением документов журнальной формы регистрации, и оригинал (заверенная копия) резолюции в обязательном порядке возвращаются в структурное подразделение, определенное в утвержденной номенклатуре дел, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.

9.3. Организация работы с отправляемыми документами

9.3.1. Подготовка проектов писем за подписью Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа осуществляется специалистами соответствующих секретариатов, возглавляемых или контролируемых органов или возглавляемых коллегиальных органов автономного округа.

Подготовка проектов писем руководителей органов и их первых заместителей возлагается на руководителей структурных подразделений возглавляемого органа или осуществляется ими самостоятельно.

Информация об изменениях:

Пункт 9.3.2 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

9.3.2. Исполнитель проекта письма представляет проект письма на бумажном носителе (при необходимости) с визами согласования уполномоченных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов. В СЭДД исполнитель проекта письма создает проект РКК с приложением текста письма и всех приложений (при наличии) в формате исходных файлов.

К проектам ответов дополнительно прилагается копия исходного запроса. В проекте РКК таких документов устанавливается связь с РКК исходного запроса.

При направлении письма в несколько адресов исполнителем проекта прилагается завизированный им лист рассылки, а также перечень адресатов в электронном виде по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции, который также размещается в проекте РКК документа.

Информация об изменениях:

Пункт 9.3.3 изменен с 21 ноября 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 ноября 2019 г. N 1210-П

См. предыдущую редакцию

9.3.3. Службой делопроизводства осуществляется лингвистическая экспертиза писем (за исключением приложений к ним), отправляемых за подписью Губернатора автономного округа или должностного лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа. При необходимости указанные письма в централизованном порядке оформляются на бланках с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте. В этом случае специалист, осуществивший оформление, обязан указать на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу индекс своего подразделения по номенклатуре дел, фамилию и инициалы. Например:

02 - Иванова И.П.

Иные письма за подписью членов Правительства автономного округа подготавливаются и оформляются на бланках делопроизводителями секретариата, за подписью руководителя органа - исполнителем проекта письма.

Письма за подписью члена Правительства автономного округа как руководителя (председателя) коллегиального органа автономного округа, учрежденного нормативными правовыми актами автономного округа, в случае отсутствия бланка коллегиального органа оформляются на продольных бланках писем Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

Письма за подписью секретаря коллегиального органа, обеспечение деятельности которого возложено на орган, или за подписью руководителя (председателя) коллегиального органа, который образован приказом органа, в случае отсутствия бланка коллегиального органа оформляются на продольных бланках писем данного органа или уполномоченного структурного подразделения.

Наименование должности в этом случае заменяется или дополняется наименованием статуса члена коллегиального органа.

Информация об изменениях:

Пункт 9.3.4 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.3.4. Письма, отправляемые участникам РСЭД, оформляются при необходимости на бумажном носителе средствами СЭДД, в т.ч. с отметкой об электронной подписи.

9.3.5. При наличии фактографических, значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление на бланке не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю.

9.3.6. Очередность оформления определяется служебной иерархией автора проекта, срочностью и хронологическим порядком поступления.

Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 3 рабочих дней обрабатываются незамедлительно.

9.3.7. Оформленные документы направляются на подписание Губернатору автономного округа специалистами службы делопроизводства, на подписание членам Правительства автономного округа - делопроизводителями секретариата, на подписание руководителю органа - делопроизводителем органа, на подписание руководителю (председателю) коллегиального органа - секретарем данного органа или должностным лицом, на которое возложено осуществление делопроизводства данного коллегиального органа.

9.3.8. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма.

9.3.9. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта и полного комплекта приложений в случае их указания для документов постоянного хранения является обязательным. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи, визами согласования, приложениями и листом рассылки (при наличии) помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Для документов СЭДД временного хранения наличие второго экземпляра является обязательным только в случае наличия на нем дополнительных отметок о ходе его движения (например, самостоятельной отправки исполнителем).

Информация об изменениях:

Пункт 9.3.10 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

9.3.10. Регистрация отправляемых документов вне зависимости от вида и способа доставки, в том числе в форме электронных документов, направляемых средствами электронной почты, осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в СЭДД только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронные образы письма и при наличии приложений к нему и указания взаимосвязи с ранее зарегистрированным документами. Определение индекса по номенклатуре дел места регистрации осуществляется делопроизводителем.

Информация об изменениях:

Пункт 9.3.11 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

9.3.11. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа" и при необходимости "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа". На втором экземпляре документа постоянного хранения заполнение указанных реквизитов осуществляется в соответствующих местах проставленного оттиска регистрационного штампа.

9.3.12. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку или возвращаются под подпись исполнителю для ее самостоятельной организации.

9.3.13. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса и получателя на конверте.

Неправильно законвертованные документы и неверно оформленные конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

9.3.14. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

Информация об изменениях:

Пункт 9.3.15 изменен с 23 марта 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 марта 2018 г. N 284-П

См. предыдущую редакцию

9.3.15. Отправка документов за подписью Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства.

Конвертование писем Правительства автономного округа, направляемых в адреса Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, органов местного самоуправления в автономном округе и представительств автономного округа за его пределами осуществляется службой делопроизводства, направляемых в иные адреса - исполнителями проектов писем.

Отправка документов органа осуществляется уполномоченными специалистами органа. Конвертование документов, направляемых в адреса федеральных органов государственной власти, органов, органов государственной власти автономного округа и органов местного самоуправления в автономном округе, организаций и предприятий по направлению деятельности органа и являющихся постоянными корреспондентами со сроками документационного взаимодействия не менее одного года, осуществляется делопроизводителем органа, иных документов - исполнителями проектов писем, если иной порядок направления документов почтовой связью не установлен правовым актом органа.

Информация об изменениях:

Пункт 9.3.16 изменен с 23 марта 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 марта 2018 г. N 284-П

См. предыдущую редакцию

9.3.16. Срок отправки документов, направляемых средствами почтовой связи, определяется служебной целесообразностью, за исключением документов, по которым установлен срок отправки.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Корреспонденция для отправки фельдъегерской почтой принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.

9.3.17. На корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах, один из которых возвращается в подразделение делопроизводства с распиской работника почтового отделения связи, обеспечивающего отправку корреспонденции (документов).

9.4. Организация работы с внутренними документами

Информация об изменениях:

Пункт 9.4.1 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.4.1. Документы, направляемые членам Правительства автономного округа или в органы, государственные учреждения автономного округа и получаемые от них, регистрируются с использованием СЭДД.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Информация об изменениях:

Пункт 9.4.2 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.4.2. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется. Оттиск регистрационного штампа может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица, его принявшего.

Информация об изменениях:

Пункт 9.4.3 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

9.4.3. Электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, подготавливается с использованием средств СЭДД, в том числе с визуализацией отметки об электронной подписи.

9.5. Копирование и тиражирование документов

9.5.1. Выполнение копировально-множительных работ осуществляется самостоятельно заинтересованными лицами посредством печатной, копировально-множительной техники, имеющейся в их пользовании.

Тиражирование документов, непосредственно связанных с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, осуществляется службой делопроизводства. В первоочередном порядке тиражированию подлежат материалы к заседаниям Правительства автономного округа.

9.5.2. Копирование документов объемом до пяти страниц и в количестве до десяти экземпляров каждый, а также копирование для текущих, оперативных нужд членов Правительства автономного округа и руководителей органов осуществляется делопроизводителями.

9.5.3. Оригиналы документов, направляемых для тиражирования, представляются четко напечатанными в несброшюрованном, раскрепленном виде, на оборотной стороне каждого листа при необходимости карандашом проставляются номера страниц.

Грязные, надорванные материалы, газетные и журнальные статьи, а также документы, оформленные на листах бумаги формата более А3, для тиражирования не принимаются.

9.5.4. Монохромное тиражирование бланков с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте, используемых в Правительстве автономного округа, запрещается.

9.6. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

9.6.1. Поступившие документы на иностранных языках направляются для перевода в орган, ответственный за международные и внешнеэкономические связи, после чего проходят первичную обработку. При регистрации данного документа в РКК делается отметка о языке оригинала. Заверенный текст перевода присоединяется к оригиналу.

9.6.2. Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, в том числе и на иностранном языке, должны подготавливаться/согласовываться с руководителем органа, ответственного за международные и внешнеэкономические связи.

Указание дат в проектах таких писем производится строго в словесно-цифровой форме.

9.6.3. Оформление оригинала на иностранном языке и второго экземпляра на русском языке осуществляется в соответствии с международными правилами оформления деловой переписки. В остальном порядок подготовки, направления на подписание, регистрации и отправления осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

9.7. Порядок рассмотрения представлений прокурора автономного округа и подготовки мотивированного ответа

9.7.1. Представление прокурора автономного округа (далее - представление), поступившее на имя Губернатора автономного округа, подлежит безотлагательному рассмотрению. Конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих, должны быть приняты в течение одного месяца со дня внесения представления или в срок, определенный в самом представлении.

9.7.2. Поступившее в адрес Губернатора автономного округа представление подлежит обязательной регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и незамедлительной передаче его на рассмотрение Губернатору автономного округа или лицу, временно исполняющему обязанности Губернатора автономного округа.

9.7.3. После рассмотрения в соответствии с поручением (резолюцией) представление в течение 1 рабочего дня направляется члену Правительства автономного округа, к сфере ведения которого отнесены вопросы, затрагиваемые в представлении (далее - ответственный член Правительства автономного округа), для рассмотрения по существу и подготовки проекта мотивированного ответа.

В целях обеспечения контроля за своевременностью подготовки мотивированного ответа, соблюдения установленных законодательством Российской Федерации сроков рассмотрения представления и принятия соответствующих мер копия представления направляется заместителю Губернатора автономного округа, руководителю аппарата Губернатора автономного округа.

9.7.4. Ответственный член Правительства автономного округа, получивший на рассмотрение представление, организует работу по проведению анализа обоснованности внесенного представления и несет ответственность за полное и своевременное рассмотрение представления, подготовку на него проекта мотивированного ответа за подписью Губернатора автономного округа или лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа (с приложением копии распоряжения Губернатора автономного округа), и направление его прокурору автономного округа.

9.7.5. При необходимости ответственный член Правительства автономного округа принимает решение о рассмотрении представления коллегиально, по результатам которого составляется заключение и мотивированный ответ.

9.7.6. Аппарат Губернатора автономного округа осуществляет контроль за своевременным рассмотрением представлений, направлением мотивированного ответа прокурору автономного округа, для чего ответственный член Правительства автономного округа сообщает о принятых мерах в аппарат Губернатора автономного округа, прилагает копию мотивированного ответа с отметкой о получении документов, подтверждающих устранение нарушений закона.

В случае рассмотрения представления коллегиально дополнительно направляется копия заключения.

9.7.7. Представление, заключение могут быть обжалованы в соответствии с действующим законодательством.

Х. Особенности работы с электронными документами

10.1. Сообщение электронной почты

10.1.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.

Отправка осуществляется с адресов электронной почты в адресном пространстве единого почтового домена (yanao.ru).

Передача информации, отнесенной в соответствии с федеральным законодательством, законодательством автономного округа к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.

10.1.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты.

10.1.3. Адрес электронной почты.

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке федерального органа государственной власти, органа, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления в автономном округе, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер или определенной правовыми актами автономного округа.

10.1.4. Тема письма.

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание. При направлении средствами электронной почты копий зарегистрированных документов дополнительно указываются реквизиты (регистрационный номер и дата) исходного запроса и ответа на него.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

10.1.5. Текст письма.

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес.

10.1.6. Приложение.

В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

10.1.7. Сообщения электронной почты, направляемые во исполнение документов, поступивших на имя Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа или членов Правительства автономного округа, подлежат обязательной регистрации в СЭДД. В этом случае направление информации осуществляется на адреса электронной почты, указанные автором.

Информация, содержащая сведения о состоянии или прогнозах состояния по отдельным социально-экономическим направлениям развития автономного округа, может быть направлена средствами электронной почты только на адреса, содержащие официальный домен запрашиваемого органа, даже если в тексте запроса прямо указаны иные адреса.

10.2. Электронные копии документов

10.2.1. Под электронной копией документа понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).

10.2.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.

Текст сохраняется в текстовых файлах (проекты) или в защищенном от изменений виде формата PDF (подписанные документы).

Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel.

Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.

По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.

10.2.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (флеш-накопители, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.

Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.

Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.

В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещен. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.

При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.

10.2.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы применения электронной подписи.

10.2.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.

XI. Организация работы с документами Правительства автономного округа

11.1. Работа исполнителей с документами Правительства автономного округа

11.1.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между должностными лицами, утвержденными полномочиями органов, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.

11.1.2. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

11.1.3. Поступившие на исполнение поручения и иные документы рассматриваются должностными лицами в следующем порядке:

- поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

- поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

- поручения, содержащие указание "срочно", и оперативные поручения рассматриваются в течение часа с момента их получения.

11.1.4. Должностное лицо, указанное в документе (поручении, резолюции) в единственном числе, или указанное в поручении первым, или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным (ответственным) исполнителем документа (поручения, резолюции), организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за исполнение. В РКК документа головной (ответственный) исполнитель отмечается символом ">".

В случае упоминания в документе (поручении, резолюции) нескольких исполнителей с различными указаниями по исполнению головным (ответственным) исполнителем является лицо, подписавшее документ (поручение, резолюцию) или указанное особо.

11.1.5. Исполнители, не определенные в качестве головного (ответственного) исполнителя, являются соисполнителями.

11.1.6. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

- по правовым актам - путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами (протоколами, решениями, самостоятельными документами), - путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции вышестоящего должностного лица;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица, - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.

Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вмененным должностным лицам. РКК документа приводится в актуальное состояние соответствующими ответственными делопроизводителями.

11.1.7. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного (ответственного) исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

11.1.8. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, данные должностные лица обеспечивают его исполнение в пределах компетенции. При этом головной (ответственный) исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Информация об изменениях:

Пункт 11.1.9 изменен с 11 августа 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 августа 2020 г. N 977-П

См. предыдущую редакцию

11.1.9. Головной (ответственный) исполнитель определяет меры по исполнению документа (поручения, резолюции) и осуществляет общую координацию действий по исполнению.

Реализация мер по исполнению должна обеспечить исчерпывающее и своевременное исполнение документа (поручения, резолюции) в соответствии с его текстом и указаниями по его исполнению.

Утратил силу с 11 августа 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 августа 2020 г. N 977-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Пункт 11.1.10 изменен с 11 августа 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 августа 2020 г. N 977-П

См. предыдущую редакцию

11.1.10. Мероприятия, проводимые соисполнителями по исполнению поручения, должны быть сообразованы с мероприятиями, проводимыми головным (ответственным) исполнителем. Сроки исполнения должны предшествовать срокам, установленным для головного (ответственного) исполнителя.

Информация об изменениях:

Пункт 11.1.11 изменен с 11 августа 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 августа 2020 г. N 977-П

См. предыдущую редакцию

11.1.11. Головной (ответственный) исполнитель и соисполнители определяют непосредственных исполнителей из числа руководителей органов и/или иных должностных лиц, обладающих требуемыми полномочиями, правами и компетенцией. Сроки исполнения, установленные для исполнителей, должны предшествовать срокам, установленным для соисполнителя.

При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной (ответственный) исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия. Итоговая информация, подготовленная головным (ответственным) исполнителем, подлежит согласованию в электронном виде средствами СЭДД с использованием механизма "Согласование" с соисполнителями.

Абзац утратил силу с 11 августа 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 августа 2020 г. N 977-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Пункт 11.1.12 изменен с 21 ноября 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 ноября 2019 г. N 1210-П

См. предыдущую редакцию

11.1.12. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

- установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"незамедлительно" - в течение 1 дня;

"весьма срочно" - в течение 2 дней;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

- с указанием периода исполнения (например, в течение одного месяца) - последний день истечения указанного периода.

Если срок исполнения в документе не указан, он подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания, а для поступивших - с даты его регистрации до соответствующего (аналогичного) числа следующего месяца (включительно), а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего числа (включительно) этого месяца, если иное не предусмотрено настоящим пунктом.

Если в документе срок исполнения определен "постоянно", информация об исполнении такого документа направляется автору ежегодно до 20 января.

Если срок исполнения документа установлен "ежемесячно", "ежеквартально", "один раз в полугодие", "ежегодно" и не определена дата исполнения документа, с которой начинает исчисляться ежемесячный, ежеквартальный, полугодовой, годовой срок, - до 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, кварталом, полугодием, годом.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются календарными днями. Срок, определенный календарной датой, истекает при наступлении указанной календарной даты (в день ее наступления).

Течение срока, установленного для исполнения документа, начинается на следующий день после: по правовым актам - даты вступления их в законную силу, по иным документам - даты их подписания (для внутренних) или регистрации (для поступивших).

Поручения (резолюции) по организации исполнения документов с установленными сроками должны содержать указания со сроками исполнения, предшествующими указанным в документе вышестоящего должностного лица.

11.1.13. В соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа в течение 15 дней исполняются:

- парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации;

- запрос парламентской комиссии Федерального Собрания Российской Федерации или рабочей группы;

- запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- запрос Законодательного Собрания автономного округа (направляется с соответствующим постановлением Законодательного Собрания автономного округа);

- запрос Уполномоченного по защите прав предпринимателей в автономном округе;

- запрос Уполномоченного по правам ребенка в автономном округе, если в самом запросе не установлен иной срок.

Ответ на парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, запрос члена Совета Федерации Российской Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, Общественной палаты автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней.

Ответ на запрос прокурора автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

11.1.14. Сроки и процедура рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу на нормативные правовые акты автономного округа устанавливаются постановлением Правительства автономного округа.

11.1.15. В течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, ответственные исполнители представляют соисполнителю, соисполнители - головному (ответственному) исполнителю в установленные им сроки необходимые документы в письменном и электронном виде (проекты документов, справки, сведения и т.д.), а при необходимости и востребованности - свои предложения по организации исполнения.

11.1.16. Непосредственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, своевременное внесение в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК информации о дополнительных запросах и промежуточных ответах, готовят при необходимости проекты законов автономного округа, правовых актов автономного округа, иных документов, а также проекты докладов о ходе и результатах исполнения контролируемых документов и резолюций.

Доклады об исполнении контролируемых документов содержат краткие сведения об исполнении документа, ссылку на него с указанием реквизитов документа, подписываются руководителем органа.

Информация о положении дел с исполнением документов, об изменении сроков и исполнителей, о дополнительных запросах и промежуточных ответах, об исполнении и снятии с контроля документов своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК уполномоченными специалистами органа или лицом, осуществляющим контроль за исполнением документа.

11.1.17. Соисполнители осуществляют свод или визирование информации, поступившей от непосредственных исполнителей, и в установленные сроки направляют ее головному (ответственному) исполнителю. Документы, направленные соисполнителями непосредственно должностному лицу, давшему поручение, минуя головного (ответственного) исполнителя, в принудительном порядке, вне зависимости от первоначального адресования, направляются головному (ответственному) исполнителю.

11.1.18. Соисполнители и непосредственные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной (ответственный) исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

11.1.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, головной (ответственный) исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

11.1.20. В секретариатах членов Правительства автономного округа ответственность за своевременное исполнение документов, а также организацию и координацию работы в курируемых, контролируемых и возглавляемых органах осуществляют должностные лица из числа консультантов и помощников членов Правительства автономного округа.

Информация об изменениях:

Пункт 11.1 дополнен пунктом 11.1.21 с 11 августа 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 августа 2020 г. N 977-П

11.1.21. Поручения и указания Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в органах, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа.

Порядок исполнения и осуществления контроля за исполнением поручений Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа устанавливается постановлением Губернатора автономного округа.

11.2. Порядок исполнения некоторых видов документов, поступивших в адрес Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, и осуществление контроля за их исполнением

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

11.3. Контроль за исполнением документов в органах

11.3.1. Контроль за исполнением документов в органах устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности специалистов органов за безусловное и своевременное исполнение документов.

11.3.2. Централизованный контроль за исполнением документов органа осуществляет подразделение делопроизводства.

11.3.3. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указания необходимости и/или сроки исполнения:

- приказов органов;

- решений заседаний/совещаний, проводимых руководителем органа, его первым заместителем или его заместителем, оформленных соответствующими протоколами;

- государственных контрактов, договоров (соглашений), заключаемых от имени органа;

- планов работы органа;

- деловых (служебных) писем, поступивших на имя руководителя органа или в адрес органа;

- резолюций руководителя органа или должностного лица, исполняющего его обязанности, на служебную корреспонденцию;

- доверенностей, выдаваемых от имени органа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами;

- других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяет руководитель органа.

11.3.4. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, заполнение соответствующих реквизитов в РКК документа, своевременное направление документов, копий (выписок) исполнителям, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководителя органа, его заместителей об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.

Информация об изменениях:

Пункт 11.3.5 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

11.3.5. Текущий контроль за исполнением документов осуществляется руководителем органа или уполномоченным им должностным лицом на основании информации, представляемой ответственными делопроизводителями, отображения текущего состояния в СЭДД.

Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в СЭДД информации о ходе исполнения возлагается на исполнителей.

11.3.6. Изменение даты исполнения документа осуществляется:

- по правовым актам - путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами органа (протоколами, решениями, самостоятельными документами), - путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции руководителя органа к нему;

- по запросам с указанием обязательности и сроков исполнения, кроме указанных в пункте 11.1.13 настоящей Инструкции, - по согласованию с автором/исполнителем запроса;

Информация об изменениях:

Пункт 11.3.7 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

11.3.7. Мотивированная просьба о продлении срока исполнения или информация о согласовании изменения сроков с автором/исполнителем контролируемого документа не позднее 5 рабочих дней до истечения срока исполнения направляется на имя руководителя органа.

Информация об изменении срока исполнения должна быть отражена в СЭДД.

11.3.8. Проекты ответов на документы с контрольными сроками исполнения, за исключением документов, исполняемых в срочном или оперативном порядке, за подписью руководителя органа представляются на подпись не позднее 2 рабочих дней до истечения срока исполнения.

Проект ответа представляется с визами головного (ответственного) исполнителя и соисполнителей, указанных в резолюции, с приложением копии контролируемого документа-запроса.

11.3.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК документа устанавливается отметка об исполнении документа с указанием даты. По исполнении резолюции, поставленной на контроль, в РКК необходимо проставить отметку "Полностью исполнено".

Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение причины задержки.

11.3.10. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в определенные резолюцией сроки в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.

XII. Изготовление, учет и хранение печатей и бланков документов

12.1. Изготовление печатей и бланков документов

12.1.1. Бланки с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте, а также бланки документов постоянного хранения с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте являются бланками, подлежащими учету (далее - нумерованные бланки).

12.1.2. Изготовление нумерованных бланков осуществляется полиграфическими предприятиями.

Изготовление бланков документов с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте может осуществляться полиграфическими предприятиями или средствами оперативной полиграфии, компьютерной или копировально-множительной техники в монохромном исполнении.

12.1.3. В целях учета нумерованных бланков производится их нумерация. Уникальный порядковый номер проставляется на оборотной стороне в верхнем левом углу.

12.1.4. При направлении заявки на изготовление партии бланков типографского изготовления указываются наименование вида бланка, количество бланков и порядковый номер первого бланка в партии (для бланков строгой отчетности). К заявке прилагается эскиз или образец бланка. В последнем случае образец должен быть приведен в состояние, исключающее его использование по прямому назначению (например, диагональная надпись на лицевой стороне "Образец").

При получении партии бланков типографского изготовления осуществляется проверка ее соответствия заявке (количество, нумерация) и проверка бланков - на соответствие эскизу или образцу. В случае несоответствия всей партии осуществляется ее возврат. Отдельные бракованные экземпляры отбираются на уничтожение.

12.1.5. Эскизы печатей органов с воспроизведением герба автономного округа (далее - печати) разрабатываются с использованием изображения герба автономного округа в одноцветном варианте.

12.1.6. Печати изготавливаются в соответствии с требованиями государственного стандарта (ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования"). Печати для проставления оттиска на служебных удостоверениях изготавливаются диаметром не менее 20 мм и не более 25 мм.

Использование герба автономного округа на печатях и штампах иных форм и содержания не допускается.

12.1.7. Оттиски печатей органов с воспроизведением герба автономного округа проставляются в специальном журнале учета печатей по форме согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции, ведение которого осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

12.2. Учет печатей и бланков документов

12.2.1. Нумерованные бланки и печати подлежат обязательному учету и хранению. Печати не могут передаваться иным юридическим или физическим лицам.

12.2.2. Лица, ответственные за использование и хранение нумерованных бланков и печатей, назначаются приказом органа. Ознакомление назначенных ответственных должностных лиц с приказом осуществляется под личную подпись.

12.2.3. Ответственными лицами ведется журнал учета нумерованных бланков в соответствии с общей формой согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции (далее - журнал).

Листы журнала нумеруются, журнал прошивается, скрепляется оттиском печати и заверяется ответственным лицом.

Журнал в обязательном порядке включается в номенклатуру дел органа.

12.2.4. При уходе в ежегодный отпуск или увольнении лицо, ответственное за использование и хранение нумерованных бланков, передает их другому ответственному лицу, о чем делается соответствующая отметка в журнале. Передача печатей осуществляется по акту, утверждаемому руководителем органа.

В случае отсутствия другого ответственного лица передача нумерованных бланков и печатей осуществляется руководителю органа или его заместителю, которые передают их в дальнейшем вновь назначенному ответственному лицу.

Информация об изменениях:

Пункт 12.2.5 изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

12.2.5. Возможно использование иных форм и видов журналов, утверждаемых приказом органа.

Журналы могут вестись в электронном виде с использованием офисного или специализированного программного обеспечения.

12.2.6. При смене руководителя органа печати учитываются поштучно в описи или акте приема-передачи имущества органа.

12.3. Хранение печатей и бланков документов

12.3.1. Нумерованные бланки и печати должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в запираемых шкафах или сейфах.

12.3.2. Проверка наличия, порядка использования и условий хранения нумерованных бланков и печатей проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом органа, либо постоянно действующей экспертной комиссией органа в случае наличия данных полномочий в положении о ней.

12.3.3. При обнаружении нарушений при работе с нумерованными бланками и печатями проводится служебная проверка, результаты которой оформляются актом, который доводится до сведения руководителя органа и может служить основанием для привлечения виновных к дисциплинарной и иной предусмотренной действующим законодательством ответственности.

В случае утраты нумерованных бланков или печатей акт служебной проверки служит основанием для списания утраченных носителей. В последнем случае в средствах массовой информации автономного округа в срок до 5 рабочих дней публикуется объявление о признании недействительными утраченных бланков и печатей.

12.4. Уничтожение печатей и бланков документов

12.4.1. Уничтожение бракованных, утративших свое значение или пришедших в негодность нумерованных бланков и печатей производится постоянно действующей экспертной комиссией в случае наличия данных полномочий в положении о ней или комиссией, создаваемой приказом органа (далее - комиссия).

Нумерованные бланки, использованные для оформления документов ограниченного доступа и пришедшие в негодность, передаются на уничтожение только в части, содержащей сведения о виде бланка и его номере.

12.4.2. Уничтожение нумерованных бланков и печатей производится:

- печатей - путем их отделения от основания, разрезания не менее чем на четыре части и последующим сжиганием (измельчением);

- бланков строгой отчетности - путем измельчения (сжигания).

12.4.3. В случае реорганизации, ликвидации, изменения наименования органа все бланки и печати подлежат уничтожению ликвидационной комиссией по акту в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности органа.

12.4.4. При изменении отдельных реквизитов (адрес, ИНН, ОКПО и др.), отображаемых на бланках и печатях, уничтожению подлежат только бланки и печати, содержащие измененные реквизиты.

12.4.5. Комиссия составляет акт об уничтожении нумерованных бланков согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции и клише печати согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Акт подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел органа.

Оснастки печатей (штампов) списываются в порядке, установленном для осуществления материального учета.

В журнале делается отметка об уничтожении нумерованных бланков с указанием реквизитов акта.

XIII. Документальный фонд органа

13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

13.1.1. Основой формирования документального фонда органа является номенклатура дел органа (далее - номенклатура дел).

13.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа. Документальный фонд органа составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате документационного взаимодействия.

Информация об изменениях:

Пункт 13.1.3 изменен с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

13.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность органа и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности органа.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с грифом ограниченного доступа к документу и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел органа являются наименования должностей заместителя руководителя (в случае организации отдельного делопроизводства) органа и структурных подразделений органа с выделением в раздел "Руководство" документов, направленных в адрес органа, на имя руководителя органа или отправленных от его имени. Также выделяются в разделы при достаточном (свыше 5) количестве образуемых видов документов документы коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на орган.

Номенклатура дел органа составляется по установленной настоящей Инструкцией форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Пункт 13.1.4 изменен с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

13.1.4. Сводная номенклатура дел органа разрабатывается подразделением делопроизводства на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений органа.

Раздел "Руководство" формируется на основе Типовой номенклатуры дел органов государственной власти автономного округа, иных государственных органов автономного округа и подведомственных им государственных учреждений автономного округа.

Сводная номенклатура дел органа подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в сфере архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается руководителем органа.

13.1.5. Согласование номенклатуры дел с ЭПК проводится не реже одного раза в пять лет, если не было значительных структурных изменений в органе.

В случае изменения структуры органа в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся уточнения и дополнения. В случае реструктуризации органа, изменения его функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.

13.1.6. Сводная номенклатура дел органа в конце каждого года уточняется на основании индивидуальных номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений, подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласуется экспертной комиссией (далее - ЭК) органа не позднее конца текущего года, утверждается руководителем органа и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

После утверждения номенклатуры дел органа подразделение делопроизводства оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел руководителям основных структурных подразделений органа.

13.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в количестве четырех экземпляров:

первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дела;

второй используется в структуре делопроизводства в качестве рабочего экземпляра;

третий применяется в архиве органа;

четвертый направляется в Государственный архив автономного округа.

13.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 14 к настоящей Инструкции):

а) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела, порядкового номера заголовка и при необходимости подзаголовка дела по номенклатуре дел в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

02-05,

где:

02 - обозначение раздела;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется;

б) в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов, органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления в автономном округе, общественных объединений и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.) - номинальный признак, является обязательным;

- наименование автора документа - авторский признак, является необязательным;

- наименование адресата документа - корреспондентский признак, является необязательным;

- краткое содержание документов дела - предметно-вопросный признак, является необязательным;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, - географический признак, является необязательным;

- дата (период), к которой относятся документы дела, - хронологический признак, является необязательным.

Как минимум один из необязательных признаков должен присутствовать в наименовании заголовка дела и располагаться после номинального признака. Возможна комбинация из произвольного числа необязательных признаков в указанной последовательности. Изменение порядка расположения необязательных реквизитов допускается только для обеспечения логической последовательности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы  (аналитические  записки,  информации)  исполнительных  органов

государственной власти автономного округа, представленные для сведения.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка  с  исполнительными органами государственной власти автономного

округа по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении сотрудников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка  с  Законодательным  Собранием  автономного  округа по основным

вопросам деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по основным вопросам деятельности.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка   с   органами   власти  Тюменской области по основным вопросам

деятельности.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Квартальные отчеты о работе...

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

в) графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;

г) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии указания срока хранения - указывается срок хранения, согласованный с ЭПК;

д) в графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2014 года), о выделении дел к уничтожению, о структурных подразделениях органа, ответственных за формирование дел, и др.

13.1.9. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел текущего года в конец соответствующего раздела. При подготовке номенклатуры дел на следующий год систематизация (порядок дел) в номенклатуре сохраняется. Систематизация в номенклатуре дел пересматривается при направлении на рассмотрение ЭПК.

13.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13.2. Формирование дел и их текущее хранение

13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2.2. Формирование дел в органе и их текущее хранение осуществляется в структуре делопроизводства и подразделениях органа.

Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением делопроизводства.

Информация об изменениях:

Пункт 13.2.3 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

13.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно и полностью оформленные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения;

- включать в дело только по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела факсимильные сообщения, телефонограммы на общих основаниях;

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.

13.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

13.2.5. Правовые акты, протоколы, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

13.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

13.2.7. Правовые акты группируются по видам документов. Например, правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по административно-хозяйственному направлению.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении сотрудников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам, отпускам и т.д.).

13.2.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного хранения за текущий год.

13.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

13.2.10. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

13.2.11. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

13.2.12. Дела со дня заведения до передачи в архив органа или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Ответственные делопроизводители отвечают за качество формирования дел и обеспечивают сохранность документов и дел.

13.2.13. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Информация об изменениях:

Пункт 13.2.14 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

13.2.14. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически (1 раз в 10 лет), как правило, перед передачей на государственное хранение проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя подразделения делопроизводства или ответственного за архивное хранение документов, при реорганизации органа.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, информация о результатах которой доводится до руководителя органа.

Информация об изменениях:

Пункт 13.2.15 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

13.2.15. Выдача подлинников документов или дел во временное пользование производится на основании обоснованных письменных запросов на имя руководителя органа и производится по актам передачи, подписанным автором запроса и руководителем подразделения делопроизводства, согласованным с должностным лицом, по документам которого направлен запрос, и утверждаемым руководителем органа.

Дела выдаются из архива во временное пользование на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования сотрудниками органа;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Выдача дел из архива регистрируется в книге выдачи дел. Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой-заместителем, утвержденной руководителем подразделения делопроизводства. На выданное дело заводится карта-заместитель.

В карте-заместителе указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Перед выдачей дел и при их возврате в случае необходимости производится полистная проверка наличия и состояния документов в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

13.2.16. Заверенные копии или выписки из документов органа предоставляются в соответствии с Административным регламентом по предоставлению государственной услуги "Предоставление пользователям информацией по их запросу информации о деятельности государственного органа Ямало-Ненецкого автономного округа", утвержденным постановлением Правительства автономного округа.

13.3. Организация архивного хранения документов

Информация об изменениях:

Пункт 13.3.1 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

13.3.1. Документы органов являются государственной собственностью автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа как часть Архивного фонда Российской Федерации в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).

Информация об изменениях:

Пункт 13.3.2 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

13.3.2. Документы, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, через 10 лет передаются на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа.

Дела по личному составу хранятся в архиве органа в течение срока, определяемого в соответствии с Федеральным законом N 125-ФЗ.

13.3.3. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в Государственный архив автономного округа орган организует формирование архива органа.

В архив органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу. Их передача производится по описям дел не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Передача дел в архив органа осуществляется ежегодно в порядке и в сроки, определяемые приказом органа.

Ответственность за качественную подготовку и своевременную передачу дел в архив возложена на ответственных делопроизводителей.

13.3.4. При подготовке к передаче в архив органа дел постоянного и временного сроков хранения документы в них должны располагаться сверху вниз, то есть документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым в деле. При этом все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Документы с отметкой "ЭПК" в случае отсутствия их регистрации в СЭДД или экспертного заключения о сроке хранения подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

В период подготовки дел к передаче в архив органа специалистом подразделения делопроизводства, принимающим архивные дела, совместно с ответственным делопроизводителем предварительно проверяется качество их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа.

При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт. Дела, оформленные с нарушением установленных требований, на архивное хранение не принимаются. Дела и документы возвращаются для устранения в 10-дневный срок всех выявленных при проверке недостатков в формировании и оформлении дел. В исключительных случаях утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.

13.3.5. Прием каждого дела в архив органа производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив органа, и лица, передавшего дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив органа. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несет подразделение, передающее документы.

Если при передаче дел обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие документов и номера отсутствующих документов. Причины их отсутствия отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке ответственного делопроизводителя.

13.3.6. В случае ликвидации основного структурного подразделения органа ответственный делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа, независимо от сроков хранения, на основании акта приема-передачи.

При реорганизации, сопровождающейся передачей полномочий, все имеющиеся документы и дела передаются по акту приема-передачи руководителю или ответственному делопроизводителю структуры, принимающей полномочия, с участием представителя службы делопроизводства. Акт приема-передачи подписывается руководителем органа.

Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

13.3.7. Подготовка документов и дел к передаче в архив органа и на уничтожение предусматривает проведение ответственными делопроизводителями комплекса работ, включая:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел и подготовку к передаче в архив органа;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

13.4. Экспертиза ценности документов

13.4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится:

на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел (регистрации документов) и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

13.4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив создается постоянно действующая ЭК.

Функции и права, а также состав ЭК утверждается приказом органа.

13.4.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа непосредственно ответственными делопроизводителями под непосредственным методическим руководством подразделения делопроизводства.

13.4.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.4.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без полистного просмотра самих документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

13.4.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа, второй остается в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя. Подготовленные ответственными делопроизводителями описи служат основой для подготовки сводной описи дел органа.

13.5. Оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение

13.5.1. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится специалистами подразделения делопроизводства и ответственными делопроизводителями, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

13.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.5.3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 16 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты: наименование органа (фондообразователя) или должности должностного лица автономного округа; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа или должности должностного лица указывается полностью. В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел органа;

- заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, распоряжений, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

Информация об изменениях:

Пункт 13.5.4 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

13.5.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания правовых актов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого поступившего или дата первого отправляемого документа, а датой окончания - дата самого позднего поступившего или отправляемого документа, независимо от места нахождения их в деле.

Информация об изменениях:

Пункт 13.5.5 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

13.5.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

13.5.6. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

13.5.7. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

13.5.8. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива автономного округа, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

13.5.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Государственный архив автономного округа допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

13.5.10. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

13.5.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 17 к настоящей Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной настоящей Инструкцией форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной настоящей Инструкцией форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

13.5.12. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке.

13.5.13. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

13.5.14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела временного (до 10 лет) хранения заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

13.6. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

13.6.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

13.6.2. Ежегодно в каждом структурном подразделении органа составляются описи на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции. По этим описям документы сдаются в архив органа.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи органа.

13.6.3. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Государственного архива автономного округа. По этим описям документы сдаются в Государственный архив автономного округа.

Описи составляются по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование органа, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях когда орган в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.

13.6.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

13.6.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела и всех остальных однородных дел;

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи наименования всех томов пишутся полностью.

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

13.6.6. Опись дел органа подписывается руководителем подразделения делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и ЭПК и утверждается руководителем органа.

13.6.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются в Государственный архив автономного округа, четвертый остается в качестве контрольного экземпляра.

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, два из которых передаются в Государственный архив автономного округа, третий остается в качестве контрольного экземпляра.

13.7. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

13.7.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 19 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2012 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2016 года).

13.7.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

13.7.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в подразделение делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем подразделения делопроизводства, утверждается руководителем органа.

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем специалиста подразделения делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных или иных нужд.

13.7.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным;

- документы, связанные с судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожаются по истечении указанных судебных разбирательств;

- уничтожение документов должно проводиться в порядке, обеспечивающем конфиденциальность содержащейся в них информации;

- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

Методические рекомендации
по оформлению эскизов бланков документов исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и их должностных лиц

С изменениями и дополнениями от:

27 ноября 2017 г., 10 октября 2018 г., 17 мая 2019 г., 15 сентября 2020 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют состав, расположение и принципы форматирования (размер используемого шрифта, его начертание и цвет) реквизитов эскизов и проектов эскизов бланков документов, в том числе с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) в различных вариантах (многоцветный и одноцветный), предназначенных для изготовления как средствами промышленной полиграфии в многоцветном или двуцветном исполнении, так и средствами копировально-множительной и компьютерной техники в двуцветном или монохромном исполнениях.

1.2. Целью настоящих Методических рекомендаций является:

- формирование единого стиля бланков документов исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - органы), их должностных лиц и основных структурных подразделений, а также учреждаемых ими коллегиальных органов как с воспроизведением герба автономного округа, так и без него;

- обеспечение выполнения установленных требований к использованию изображения герба автономного округа, к оформлению документов и бланков документов.

Информация об изменениях:

Пункт 1.3 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

1.3. Настоящие Методические рекомендации подготовлены в соответствии с:

- Законом автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа";

- постановлением Губернатора автономного округа 27 апреля 2011 года N 55-ПГ "Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа";

- Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", разработанными федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела");

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76;

а также сложившейся практикой подготовки эскизов бланков документов с воспроизведением герба автономного округа и технических возможностей средств их воспроизведения.

1.4. Эскизы бланков документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов.

Информация об изменениях:

Пункт 1.5 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

1.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А6 (105 x 148 мм) для резолюций.

Информация об изменениях:

Пункт 1.6 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

1.6. Бланки документов оформляются в типовой красно-синей цветовой гамме - оттенков цветов государственных флагов Российской Федерации и автономного округа.

В целях обеспечения контрастного отображения реквизитов бланков документов как при цветном, так и при монохромном воспроизведении используются следующие цветовые схемы в формате RGB (Red-Green-Blue (Красный - Зелёный - Синий):

- RGB (0, 0, 255) - синий;

- RGB (255, 0, 0) - красный.

Электронные версии эскизов бланков документов должны быть оформлены в цветном изображении, вне зависимости от планируемого способа их воспроизведения.

Для электронных шаблонов бланков с воспроизведением герба автономного округа используется только одноцветный вариант формирования бланка.

Информация об изменениях:

Пункт 1.7 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

1.7. Создание проектов эскизов осуществляется с использованием компьютерной техники. Проекты эскизов и электронные шаблоны эскизов бланков документов сохраняются в текстовых файлах с сохранением форматирования.

Информация об изменениях:

Пункт 1.8 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

1.8. Для текстовых реквизитов бланков документов используется шрифт PT Astra Serif.

II. Герб автономного округа

2.1. Изображение и размещение герба автономного округа на бланках документов должно соответствовать положениям Закона автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа".

2.2. Для изображения герба автономного округа в одноцветном варианте на бланках документов, изготавливаемых в цветном исполнении, используется синий цвет.

Информация об изменениях:

Пункт 2.3 изменен с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

2.3. Изображение герба автономного округа высотой мм помещается посередине верхнего поля бланка документа, над реквизитами органов или их должностных лиц - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.4. На совместных бланках документов органов изображение герба автономного округа не дублируется, при этом используется вариант изображения герба автономного округа наименьшего статуса.

На совместных бланках документов органов и федеральных органов государственной власти или иных субъектов Российской Федерации, а также муниципальных образований в автономном округе соответствующие гербы указанного размера располагаются над наименованиями соавторов документа и центруются относительно их.

III. Наименование автора документа

3.1. Наименование автора документа выводится шрифтом насыщенного начертания прописными символами синего цвета с выравниванием по центру в пределах полей (без абзацного отступа) без переносов, в т.ч. и составных слов, с одним межстрочным интервалом.

Все слова наименования набираются шрифтом одного размера, начертания, цвета и форматирования.

Наименование юридического лица - автора документа должно полностью соответствовать наименованию, указанному в утверждённом Положении о нём.

3.2. Рекомендованным размером в вертикальном направлении полного наименования (с учётом наименований вышестоящих органов и сокращенного наименования) является 20 мм. Не допускается его превышение более чем на 5 мм.

Информация об изменениях:

Пункт 3.3 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

3.3. Формирование наименований органов и должностей высших лиц автономного округа начинается с последней строки, набором в пределах полей документа (без абзацного отступа) слов "ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА" с использованием шрифта размером N 20 насыщенного начертания:

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Предшествующие слова наименования набираются в вышестоящих строках с использованием шрифта того же размера, начертания и форматирования. Если полное наименование занимает не более трёх строк, то размер шрифта не изменяется:

                               ГУБЕРНАТОР

                   ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                     ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

                   ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                          АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

                  ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Если при использовании шрифта исходного размера наименование превысило объём в три строки, то осуществляется последовательное уменьшение используемого размера шрифта:

               ДЕПАРТАМЕНТ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ФЕДЕРАЛЬНЫМИ

             ОРГАНАМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МИРОВОЙ ЮСТИЦИИ

                     ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА ТЕХНИЧЕСКИМ СОСТОЯНИЕМ

                  САМОХОДНЫХ МАШИН И ДРУГИХ ВИДОВ ТЕХНИКИ

                     ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

При этом рекомендуется при возможности сохранять логическое разбиение составных частей наименования.

3.4. Наименования основных структурных подразделений и должностных лиц органов не должны занимать более двух строк.

Информация об изменениях:

Пункт 3.5 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

3.5. Над наименованием автора документа располагается наименование вышестоящего органа, набранного шрифтом меньшего размера насыщенного начертания. Разделение наименований осуществляется пропуском одной строки с параметрами форматирования предыдущего реквизита.

На бланках документов членов Правительства автономного округа наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа не указывается.

Над наименованием основных структурных подразделений органа указывают его наименование:

        АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

               УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

          СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА ТЕХНИЧЕСКИМ СОСТОЯНИЕМ САМОХОДНЫХ

                     МАШИН И ДРУГИХ ВИДОВ ТЕХНИКИ

                  ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

             ОТДЕЛ КАДРОВОГО, ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОГО

                       И ПРАВОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

На бланках коллегиальных органов, учреждаемых правовыми актами автономного округа, наименование вышестоящего органа не указывается, для коллегиальных органов, учреждаемых приказами органов - указывается.

Право на использование изображения герба автономного округа определяется правомочиями автора документа, а не его вышестоящей организации (при наличии).

3.6. При разработке проектов эскизов бланков документов основных структурных подразделений органа рекомендуется использовать пакетный принцип: единовременная разработка эскизов для всех основных структурных подразделений органа с соблюдением единого формата написания вышестоящего органа.

Например, при разработке отдельного эскиза бланка основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа - управления документационного обеспечения представляется возможным использовать для написания наименования основного структурного подразделения шрифт размером N 17, для наименования вышестоящего органа - шрифт размером N 13:

          АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Для написания наименования другого основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа - управления по обеспечению деятельности Правительства и Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа в целях соблюдения установленных настоящими Методическими рекомендациями ограничений возможно использование шрифта размером N 13, что определяет меньший (N 12) размер шрифта для наименования вышестоящего органа:

          АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

           УПРАВЛЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРАВИТЕЛЬСТВА

             И ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Таким образом, в целях сохранения единообразия в бланках документов основных структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа для написания наименования вышестоящего органа используется шрифт размером N 12.

3.7. Сокращенное наименование органа на бланках не приводится.

3.8. В случае указания в наименовании должности должностного лица полного наименования вышестоящего органа или должностного лица допускается не указывать их наименование дополнительно:

                 ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА

              ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

           ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ ПРАВИТЕЛЬСТВА

                    ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

3.9. Эскизы совместных бланков документов создаются на основе продольного варианта.

Реквизиты соавторов, оформленные в соответствии с угловым вариантом, располагаются в зонах, определяемых количеством соавторов, с расстоянием по горизонтали не менее 10 мм между ними.

  ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ                   ПРАВИТЕЛЬСТВО

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО                 ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО

          ОКРУГА                           АВТОНОМНОГО ОКРУГА

IV. Графический разделитель

4.1. Графический разделитель используется только в бланках для писем и представляет собой горизонтальную сдвоенную линию красного цвета, разделяющую наименование автора документа от его реквизитов.

Толщина верхней линии и расстояние между линиями составляют мм, толщина нижней не превышает 0,5 мм.

4.2. Графический разделитель проводится в пределах полей бланка (без абзацного отступа):

_________________________________________________________________________

V. Справочные данные об органе или его должностном лице

Информация об изменениях:

Пункт 5.1 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

5.1. Справочные данные об органе или его должностном лице указываются только на бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номера контактных телефонов и/или факсимильных аппаратов (с кодом населённого пункта), официального адреса электронной почты в едином доменном пространстве и адреса официального сайта и другие сведения по усмотрению органа.

Все справочные данные оформляются с использованием шрифта синего цвета единого размера и начертания, центруются относительно полей бланка (без абзацного отступа). Размер шрифта определяется наименьшим размером, использованным для написания составных частей.

На типовых бланках справочные данные могут не указываться или указываться в части совпадающих значений.

5.2. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), а именно:

- вид структуры населенного пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование;

- номер дома и корпуса (при наличии);

- наименование населённого пункта;

- субъект Российской Федерации (опускается при сокращенном варианте);

- почтовый индекс,

которые разделяются запятыми.

5.3. На бланках писем, используемых для переписки между органами, можно использовать сокращенный набор справочных данных (почтовый адрес, номера контактных телефонов и факсимильных аппаратов).

5.4. Почтовый адрес выводится непосредственно под графическим разделителем синим цветом насыщенного начертания полностью в одной строке. Размер используемого шрифта определяется длиной выводимой строки.

Например:

проспект  Молодёжи,  д. 9, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ,

или

ул. Республики,  д. 72,  г. Салехард,  Ямало-Ненецкий  автономный  округ,

5.5. Контактные координаты полностью выводятся в нижележащей строке в следующем порядке:

5.5.1. номера телефонов с разделяющим символом "-", с указанием в скобках кода междугородней связи населённого пункта с предшествованием слова "Телефон" (для единственного номера), "Телефоны" (при указании нескольких номеров, но не более трех) или в сокращенном варианте "Тел." с последующим двоеточием;

5.5.2. номера факсимильных аппаратов (при наличии) в аналогичном формате (код населённого пункт в случае его указания ранее можно опустить) с предшествованием слов "Тел./факс" (при совмещении функций) или слова "Факс" с последующим двоеточием;

Информация об изменениях:

Пункт 5.5.3 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

5.5.3. официальный адрес электронной почты в едином почтовом домене "yanao.ru" с предшествованием слов "E-mail" с последующим двоеточием. Не допускается указывать в качестве официального адреса адрес электронной почты, размещённый в иных доменах.

В связи с тем что при обмене сообщениями электронной почты написание адреса прописными или строчными символами не оказывает влияния, предпочтительным с точки зрения распознавания и запоминания является использование при написании символов смешанного регистра;

Информация об изменениях:

Пункт 5.5.4 изменен с 21 мая 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

См. предыдущую редакцию

5.5.4. адрес официального сайта органа или сайта должностного лица с предшествованием слова "Сайт" с последующим двоеточием. Отсутствие данного контактного реквизита на бланке органа является неисполнением Федерального закона Российской Федерации от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Например:

Тел.:   (34922) 2-27-34.   Тел./факс: 2-29-83.  E-mail: Apparat@yanao.ru.

Сайт: www.apparat.yanao.ru

5.6. Утратил силу с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

5.7. Утратил силу с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Наименование изменено с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

VI. Наименование вида документа

Информация об изменениях:

Пункт 6.1 изменен с 15 сентября 2020 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

См. предыдущую редакцию

6.1. Наименование вида документа указывается только на бланках конкретного вида документа.

При использовании общих бланков для оформления правовых актов наименование вида правого акта включается в текст правового акта и выводится на бланк при его оформлении.

Информация об изменениях:

Пункт 6.2 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

6.2. Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРИКАЗ) выводится прописными символами красного цвета насыщенного начертания с пропуском одной пустой строки от предыдущего реквизита и центруется в пределах полей бланка (без абзацного отступа).

Размер шрифта устанавливается не менее чем на две единицы больше, чем был использован для наименования автора документа, но размером шрифта не более N 22.

                               ГУБЕРНАТОР

                   ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                           АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

                   ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                                 ПРИКАЗ

               СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА ТЕХНИЧЕСКИМ СОСТОЯНИЕМ

                 САМОХОДНЫХ МАШИН И ДРУГИХ ВИДОВ ТЕХНИКИ

                   ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                                 ПРИКАЗ

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

VII. Места проставления реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа"

Информация об изменениях:

Пункт 7.1 изменен с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

7.1. Место проставления реквизита "Дата документа" предназначено для проставления даты документа при его регистрации, формируется с учетом словесно-цифрового способа указания даты и состоит из набора символов нижнего подчеркивания ("_") и шаблона указания года в формате "20___ г.". Добавление в набор символов нижнего подчеркивания иных символов (пробелы, кавычки и т.д.) с целью разделения мест написания компонентов даты (день месяца, месяц) не допускается.

Место проставления реквизита "Регистрационный номер документа" предназначено для проставления номера документа при его регистрации, состоит из символа "N" и набора символов нижнего подчеркивания ("_").

Информация об изменениях:

Пункт 7.2 изменен с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

7.2. Места проставления реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" оформляются шрифтом размером N 12 синего цвета насыщенного начертания при общей длине не более мм.

Расположение мест проставления реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" осуществляется с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита.

Место проставления реквизита "Дата документа" устанавливается от левого поля (без абзацного отступа) бланка.

Место проставления реквизита "Регистрационный номер документа" устанавливается для:

- бланка письма - непосредственно после места проставления реквизита "Дата документа" с разделительным пробелом:

________________ 20___ г. N __________

- бланка конкретного вида документа и общего бланка - в одной строке с местом проставления реквизита "Дата документа" с выравниванием по правому полю:

________________ 20___ г.                                    N __________

Информация об изменениях:

Пункт 7.3 изменен с 1 июля 2018 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

7.3. Для эскизов бланков, предназначенных для оформления документов с использованием компьютерной техники, в т.ч. системы электронного документооборота и делопроизводства органов (далее - СЭДД), места проставления реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" специально не оформляются. Формирование и печать реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" осуществляется в момент оформления документа на бланк средствами используемого программного обеспечения.

Информация об изменениях:

Наименование изменено с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

VIII. Место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа"

Информация об изменениях:

Пункт 8.1 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

8.1. Место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" предназначено для проставления на бланках писем ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа, на который даётся ответ, формируется с учётом цифрового способа указания даты и состоит из слов "На N", набора символов нижнего подчеркивания ("_") для написания номера документа, слова "от" набора символов нижнего подчеркивания ("_") для написания даты документа. Использование иных символов не допускается.

Информация об изменениях:

Пункт 8.2 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

8.2. Место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" оформляется шрифтом размером N 12 синего цвета насыщенного начертания при общей длине не более мм, осуществляется от левого поля (без абзацного отступа) бланка с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита:

На N ________ от ___________

Информация об изменениях:

Пункт 8.3 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

8.3. Для эскизов бланков, предназначенных для оформления документов в автоматизированном режиме, в т.ч. с использованием СЭДД, место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" специально не оформляется. Формирование и печать реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" осуществляется в момент оформления документа на бланк средствами используемого программного обеспечения, а при отсутствии необходимости в нём пропускается.

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

IX. Место составления (издания)

Информация об изменениях:

Пункт 9.1 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

9.1. Место составления (издания) документа указывают на бланке конкретного вида документа и общем бланке. Место составления (издания) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Информация об изменениях:

Пункт 9.2 изменен с 28 ноября 2017 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П

См. предыдущую редакцию

9.2. Место составления (издания) документа оформляется шрифтом размером N 12 синего цвета насыщенного начертания в строке ниже предыдущего реквизита по центру относительно полей (без абзацного отступа):

                             г. Салехард

Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

Перечень
общепринятых или официально установленных сокращений

абзац, абзацы - абз.

бульвар - бул.

век, века - в., вв. (при цифрах)

глава, главы - гл.

год, годы - г., гг. (при цифрах)

город, города - г., гг. (не указывается

для городов федерального значения:

Москва, Санкт-Петербург)

господин, господа, госпожа - г-н, гг., г-жа

господину - г-ну

гражданин, граждане - гр-н, гр-не

гражданка, гражданки - гр-ка, гр-ки

грамм - г

деревня - дер.

железная дорога - ж.д.

железнодорожный - ж.-д.

заведующий - зав.

заместитель - зам.

и другие - и др.

и прочие - и пр.

и так далее - и т.д.

и тому подобное - и т.п.

издание - изд.

исполняющий обязанности - и.о. (И.о.)

километр - км

лист, листы - л., лл.

метр - м

метр в секунду - м/с

микрорайон - мкр.

миллиард, миллиарды - млрд

миллион, миллионы - млн

минута - мин

область - обл.

озеро - оз.

переулок - пер.

площадь - пл.

погонный метр - пог. м

подпункт, подпункты - пп.

посёлок - пос.

почтовый ящик - п/я

проезд - пр.

проспект - просп.

пункт, пункты - п., п.п.

район - р-н

река - р.

сего года - с.г.

секунда - с

село - с.

сельское хозяйство - с.х.

сельскохозяйственный - с.-х.

смотри - см.

станция - ст.

статьи - ст.ст. (при цифрах)

статья - ст. (при цифрах)

страница, страницы - с. (при цифрах)

строка, строки - стр.

сутки - сут.

текущий год - т.г.

то есть - т.е.

том, тома - т., тт. (при цифрах)

тысяча, тысячи - тыс.

улица - ул.

фамилия, имя, отчество - Ф.И.О.

час - ч

части - ч.ч.

часть - ч.

штука - шт.

экземпляр - экз.

Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                 Список

                           рассылки документа

Наименование адресата (в дательном падеже)	Ф.И.О. (в дательном падеже)	Обращение
Главе муниципального образования Красноселькупский район	И.И. Иванову	Иван Иванович!
Главе муниципального образования Надымский район	В.В. Васильеву	Василий Васильевич!
Главе муниципального образования Пуровский район	П.П. Петрову	Петр Петрович!
Главе муниципального образования Приуральский район	С.С. Сидорову	Степан Степанович!

                 Форма представления перечня адресатов

Информация об изменениях:

Приложение 4 изменено с 1 января 2021 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

См. предыдущую редакцию

Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа
(с изменениями от 27 ноября 2017 г., 29 декабря 2020 г.)

                                 ФОРМА

                           листа согласования

                           ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

            проекта ________________________________________

                                вид документа

           ___________________________________________________

                    (наименование проекта документа)

Ф.И.О., должность согласующего	Замечания	Дата, подпись
1	2	3

Автор проекта _________________ _____________ ___________________________

                (должность)       (подпись)          И.О. Фамилия

Исполнитель

проекта       _________________ _____________ ___________________________

                (должность)       (подпись)          И.О. Фамилия

Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

ГАРАНТ:

См. графический объект

               Образец оформления проекта правового акта

Информация об изменениях:

Приложение 5-1 изменено с 21 ноября 2019 г. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 ноября 2019 г. N 1210-П

См. предыдущую редакцию

Приложение N 5-1
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа
(с изменениями от 18 ноября 2019 г.)

                                 ОБРАЗЕЦ

             пояснительной записки к проекту правового акта

                          ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

     1. Наименование проекта.

     Проект    постановления  Правительства  Ямало-Ненецкого  автономного

округа    "О    признании    утратившими   силу  некоторых  постановлений

Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа".

     2.    Причина    (причины)   подготовки,  обоснование  необходимости

разработки и принятия.

     В  связи с принятием Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 02

октября  2018  года  N 73-ЗАО  "О  внесении  изменения  в статью 8 Закона

Ямало-Ненецкого    автономного    округа    "Об   исполнительных  органах

государственной  власти  Ямало-Ненецкого  автономного  округа"  (далее  -

Закон    N 73-ЗАО,    автономный    округ),    наделяющего    центральные

исполнительные    органы    государственной   власти  автономного  округа

полномочиями  по  разработке  и  утверждению административных регламентов

предоставления  государственных  услуг  в  подведомственных им отраслях и

сферах  государственного управления, необходимых к принятию до 01 февраля

2019 года.

     В  этой  связи  приняты  приказы  аппарата  Губернатора  автономного

округа  от 11 декабря 2018 года N 207-О "Об утверждении Административного

регламента  аппарата  Губернатора  Ямало-Ненецкого  автономного округа по

предоставлению    государственной   услуги  "Предоставление  по  запросам

заверенных  копий  правовых актов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного

округа  и  Правительства  Ямало-Ненецкого  автономного  округа"  и  от 12

декабря  2018  года  N 210-О "Об утверждении Административного регламента

аппарата    Губернатора    Ямало-Ненецкого    автономного    округа    по

предоставлению    государственной    услуги    "Аккредитация   заявленных

журналистов  при  Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа и иных

исполнительных    органах    государственной    власти    Ямало-Ненецкого

автономного округа".

     3. Краткая характеристика.

     Согласно  части  2  статьи  2  Закона N 73-ЗАО действующие на момент

вступления    в    силу  указанного  Закона  административные  регламенты

сохраняют    свою    силу    до   утверждения  их  приказами  центральных

исполнительных  органов  государственной власти автономного округа, но не

позднее  чем  до  01  февраля 2019 года, в связи с чем настоящим проектом

признаются    утратившими   силу  следующие  постановления  Правительства

автономного округа:

     от  28  февраля  2011  года N 85-П "Об утверждении Административного

регламента  аппарата  Губернатора  Ямало-Ненецкого  автономного округа по

предоставлению    государственной   услуги  "Предоставление  по  запросам

заверенных  копий  правовых актов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного

округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа";

     от  19  июля  2012  года  N 541-П  "Об утверждении Административного

регламента  аппарата  Губернатора  Ямало-Ненецкого  автономного округа по

предоставлению    государственной    услуги    "Аккредитация   заявленных

журналистов  при  Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа и иных

исполнительных    органах    государственной    власти    Ямало-Ненецкого

автономного  округа",  а  также все нормативные правовые акты, которыми в

текст административных регламентов ранее вносились изменения.

     4. Последствия принятия/непринятия предлагаемых решений.

     Принятие  настоящего  проекта социально-экономических последствий не

предполагает.

     5. Финансово-экономическое обоснование.

     Реализация  настоящего  проекта  не  повлечет  увеличения  расходных

обязательств автономного округа.

     6. Информация о:

     -  сроке  размещения  проекта  на  официальном  сайте  Правительства

автономного  округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет",

а  также почтовом адресе автора проекта и адресе электронной почты автора

проекта  для направления заключений по результатам проведения независимой

антикоррупционной экспертизы;

     Срок    размещения    проекта  на  официальном  сайте  Правительства

автономного  округа  в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"

(www.yanao.ru)    в    целях   проведения  независимой  антикоррупционной

экспертизы - 3 рабочих дня.

     Заключения  по  результатам проведения независимой антикоррупционной

экспертизы    принимаются    на    адрес    электронной    почты  E-mail:

Apparat@yanao.ru  и  (или)  по  адресу:  проспект Молодежи, д. 9, кабинет

703, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008;

     -  содержании  сведений  (при наличии), содержащих государственную и

иную  охраняемую  законом  тайну,  сведений для служебного пользования, а

также сведений, содержащих персональные данные.

     Настоящий  проект не содержит сведений, содержащих государственную и

иную охраняемую законом тайну, сведений для служебного пользования.

     7. Иные сведения.

     Проект  получил  заключение  об  оценке регулирующего воздействия в

соответствии  с  Порядком  проведения  оценки  регулирующего  воздействия

проектов  нормативных  правовых  актов  в  автономном округе - заключение

прилагается  (для  проектов  нормативных  правовых актов, предусмотренных

пунктом  4.4.5  Инструкции  по  делопроизводству в исполнительных органах

государственной  власти  автономного  округа, утвержденной постановлением

Правительства автономного округа от 12 декабря 2016 года N 1150-П).

Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

N п/п	Действующая редакция		Предлагаемая редакция		Обоснование внесения изменения
N п/п	структурная единица правового акта	текст структурной единицы	структурная единица правового акта	текст структурной единицы	Обоснование внесения изменения

     Примерная форма оформления сравнительного анализа изменений,

                         вносимых в правовой акт

Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                                 Форма краткого протокола

                                ПРОТОКОЛ

                                 2 строки

                          совещания (заседания) ...

_________________________________________________________________________

                                 2 строки

______________ 20__ г.                                         N ________

                                 2 строки

Председатель: И.О. Фамилия

                                 1 строка

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали: 25 человек, список прилагается

                                 2 строки

I. __ О ...______________________________________________________________

     тема (доклада, отчёта, сообщения) вопроса 1 из повестки совещания

            инициалы, фамилии докладчика, содокладчиков, выступавших

                                 1 строка

1. Принять к сведению ...

2. Департаменту   имущественных   отношений  Ямало-Ненецкого  автономного

округа провести анализ ....

Срок: ___________________________________________________________________

                                 1 строка

II. __ О ..._____________________________________________________________

     тема (доклада, отчёта, сообщения) вопроса 2 из повестки совещания

         инициалы, фамилии докладчика, содокладчиков, выступавших

1. Принять к сведению ...

                                 3 строки

Председатель                  личная подпись                 И.О. Фамилия

                                 3 строки

Секретарь                     личная подпись                 И.О. Фамилия

                                                  Форма полного протокола

                                ПРОТОКОЛ

                                 2 строки

                          совещания (заседания) ...

_________________________________________________________________________

                                 2 строки

______________ 20__ г.                                         N ________

                                 2 строки

Председатель: И.О. Фамилия

                                 1 строка

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали: 25 человек, список прилагается

                                 2 строки

                               ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О _________________________________ (тема доклада, отчёта, сообщения).

Докладчик _____________________ (должность полностью, фамилия, инициалы).

2. О ____________________________________________________________________

                                 1 строка

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада приводится или прилагается

                                 1 строка

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления.

                                 1 строка

РЕШИЛИ:

1.1.

1.2. (текст принятого решения)

                                 1 строка

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

                                 3 строки

Председатель                  личная подпись                 И.О. Фамилия

                                 3 строки

Секретарь                     личная подпись                 И.О. Фамилия

                      Образец оформления протоколов

Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                   ТЕЛЕГРАММА ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

ПУРОВСКИЙ РАЙОН, Г. ТАРКО-САЛЕ, УЛ. РЕСПУБЛИКИ, 25

ГЛАВЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПУРОВСКИЙ РАЙОН СИДОРОВУ С.С.

     УВАЖАЕМЫЙ  СТЕПАН  СТЕПАНОВИЧ ВСК 12 ДЕКАБРЯ 2016 ГОДА В 14.00 ЧАСОВ

СОСТОИТСЯ    ЗАСЕДАНИЕ    СОВЕТА  ГЛАВ  ПРИ  ГУБЕРНАТОРЕ  ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО

АВТОНОМНОГО  ОКРУГА, ПО АДРЕСУ: ГОРОД САЛЕХАРД, ПРОСПЕКТ МОЛОДЁЖИ, ДОМ 9,

ЗАЛ НР 435.

     ИНФОРМАЦИЮ  ОБ  УЧАСТИИ ПРОШУ НАПРАВИТЬ ПО ФАКСУ (34922) 2-29-21 ИЛИ

ЭЛЕКТРОННОЙ  ПОЧТОЙ  ПО  АДРЕСУ:  org-otdel@yandex.ru  ДО 10 ДЕКАБРЯ 2016

ГОДА=

     ГУБЕРНАТОР ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА КОБЫЛКИН-

_________________________________________________________________________

             ПРОСПЕКТ МОЛОДЁЖИ, 9, Г. САЛЕХАРД, 629008

ГУБЕРНАТОР ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО

АВТОНОМНОГО ОКРУГА __________________ Д.Н. КОБЫЛКИН

                       (ПОДПИСЬ)

09.12.2016

ИСПОЛНИТЕЛЬ

ТЕЛЕФОН

                       Пример оформления телеграммы

Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

ГАРАНТ:

См. графический объект

               Пример оформления проекта служебного письма

   на имя руководителя исполнительного органа государственной власти

 субъекта Российской Федерации за подписью Губернатора автономного округа

Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

N п/п	Наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа	Оттиск печати с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа	Дата проставления оттиска печати	Ф.И.О. ответственного за хранение печати, дата, номер приказа о назначении	Примечание
1	2	3	4	5	6

                            Форма журнала

       учёта печатей исполнительных органов государственной власти

       Ямало-Ненецкого автономного округа с воспроизведением герба

                    Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

_________________________________________________________________________

       наименование исполнительного органа государственной власти

                    Ямало-Ненецкого автономного округа

N п/п	Наименование вида бланка	Порядковые номера бланков	Количество бланков	Дата выдачи	Ф.И.О. получившего	Подпись в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

                            Форма журнала

      учёта бланков строгой отчетности с воспроизведением герба

                Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                            наименование должности

                                            руководителя  исполнительного

                                            органа государственной

                                            власти Ямало-Ненецкого

                                            автономного округа

                                            ____________________ (Ф.И.О.)

                                            _____________________________

                                                        (дата)

                              Акт N _______

       об уничтожении нумерованных бланков с воспроизведением герба

                   Ямало-Ненецкого автономного округа

г. Салехард                                        ______________________

                                                            (дата)

     Руководствуясь      постановлением    Губернатора    Ямало-Ненецкого

автономного  округа  от  27  апреля  2011  года  N 55-ПГ  "Об утверждении

Порядка  изготовления,  использования,  хранения  и  уничтожения бланков,

печатей  и  иных  носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного

округа",  комиссия,  утверждённая  приказом (наименование исполнительного

органа  государственной  власти  Ямало-Ненецкого  автономного  округа) от

____________ 20__ года N ____ (наименование приказа), в составе:

1. Ф.И.О. - должность

2. Ф.И.О. - должность

...

n. Ф.И.О. - должность

отобрала к уничтожению утратившие своё значение (пришедшие в негодность)

нумерованные бланки _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

      (наименование исполнительного органа государственной власти

                  Ямало-Ненецкого автономного округа)

с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа:

     1)  (наименование  вида  нумерованного  бланка,  перечень (диапазон)

номеров, количество экз.);

     2)  (наименование  вида  нумерованного  бланка,  перечень (диапазон)

номеров, количество экз.).

     Уничтожение    нумерованных   бланков   с   воспроизведением   герба

Ямало-Ненецкого  автономного округа путем измельчения (сожжения) комиссия

удостоверяет.

Председатель комиссии             (подпись)                  И.О. Фамилия

Члены комиссии:                   (подпись)                  И.О. Фамилия

                                  (подпись)                  И.О. Фамилия

                              Образец акта

      об уничтожении нумерованных бланков с воспроизведением герба

                  Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                            наименование должности

                                            руководителя  исполнительного

                                            органа государственной

                                            власти Ямало-Ненецкого

                                            автономного округа

                                            ____________________ (Ф.И.О.)

                                            _____________________________

                                                        (дата)

                              Акт N _______

            об уничтожении печати с воспроизведением герба

                  Ямало-Ненецкого автономного округа

г. Салехард                                             _________________

                                                              (дата)

     Руководствуясь      постановлением    Губернатора    Ямало-Ненецкого

автономного  округа  от  27  апреля  2011  года  N 55-ПГ  "Об утверждении

Порядка  изготовления,  использования,  хранения  и  уничтожения бланков,

печатей  и  иных  носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного

округа",  комиссия,  утверждённая  приказом (наименование исполнительного

органа  государственной  власти  Ямало-Ненецкого  автономного  округа) от

____________ 20__ года N ____ (наименование приказа), в составе:

1. Ф.И.О. - должность

2. Ф.И.О. - должность

...

n. Ф.И.О. - должность

отобрала  к уничтожению как утратившую практическое значение (пришедшую в

негодность в результате эксплуатации) печать ____________________________

_________________________________________________________________________

      (наименование исполнительного органа государственной власти

                   Ямало-Ненецкого автономного округа)

с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа

Оттиск печати

      Комиссия  удостоверяет  уничтожение  клише печати путём измельчения

(сожжения)/спиливания.

Председатель комиссии             (подпись)                  И.О. Фамилия

Члены комиссии:                   (подпись)                  И.О. Фамилия

                                  (подпись)                  И.О. Фамилия

                              Образец акта

          об уничтожении клише печати с воспроизведением герба

                   Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

_________________________________________________________________________

      наименование исполнительного органа государственной власти

                 Ямало-Ненецкого автономного округа

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                _________________________________________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                наименование должности руководителя

                                исполнительного органа государственной

На _________ год                власти Ямало-Ненецкого автономного округа

                                ____________________________ И.О. Фамилия

                                __________________ 20__ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности руководителя

подразделения делопроизводства                               И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива                             И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _______________ N ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в ________ году

в _______________________________________________________________________

         наименование исполнительного органа государственной власти

                    Ямало-Ненецкого автономного округа

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности руководителя

подразделения делопроизводства                               И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива                             И.О. Фамилия

Дата

                        Форма номенклатуры дел

            исполнительного органа государственной власти

                 Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                         ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов,

                                     (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера ______________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись       Подпись      Расшифровка подписи

Дата

                      Форма листа-заверителя дела

Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

_________________________________________________________________________

      наименование исполнительного органа государственной власти

                 Ямало-Ненецкого автономного округа

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

                     Дело N ___________ Том N ____

                             (индекс)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                                  На _____________ листах

                                                  Хранить _______________

                          Форма обложки дела

          постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                    документов дела N _______________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                           (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

                 Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                _________________________________________

Фонд N _______                  наименование должности руководителя

                                исполнительного органа государственной

ОПИСЬ N ______                  власти Ямало-Ненецкого автономного округа

дел постоянного хранения        ____________________ И.О. Фамилия

за _________________ год        _____________ 20____ г.

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено _________________ дел с N ____ по N ______.

                             (цифрами и прописью)

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства       Подпись    Расшифровка подписи

Наименование должности

составителя описи                          Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ______________ N _____

                           Форма описи дел

            постоянного хранения и по личному составу

Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа

_________________________________________________________________________

        наименование исполнительного органа государственной власти

                  Ямало-Ненецкого автономного округа

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                _________________________________________

Акт                             наименование должности руководителя

____________ 20___г. N ____     исполнительного органа государственной

г. Салехард                     власти Ямало-Ненецкого автономного округа

о выделении к уничтожению        ____________________ И.О. Фамилия

документов, не подлежащих        _____________ 20____ г.

хранению

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                сроков их хранения)

отобраны   к  уничтожению  как  не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________________ дел за __________________ годы.

              (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________

                                      (наименование архивного учреждения)

(протокол от __________________ N ____________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                   Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от __________ N _____

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

уничтожены путём измельчения (сжигания).

Наименование должности лица,

уничтожившего документы                Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива,

внесшего изменения в учетные документы     Подпись    Расшифровка подписи

Дата

                               Форма акта

       о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 декабря 2016 г. N 1150-П "Об Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Ямало-Ненецкого автономного округа"

Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2017 г.

Текст постановления опубликован в газете "Красный Север" от 21 декабря 2016 г., спецвыпуск N 103; спецвыпуск N 103/1; на Официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти ЯНАО (http://правительство.янао.рф) 16 декабря 2016 г.; на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) 20 декабря 2016 г.

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 6 июля 2024 г. N 347-П

Изменения вступают в силу с 8 июля 2024 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 декабря 2023 г. N 994-П

Изменения вступают в силу с 27 декабря 2023 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 октября 2023 г. N 787-П

Изменения вступают в силу с 11 октября 2023 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 июня 2023 г. N 531-П

Изменения вступают в силу с 3 июля 2023 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 25 мая 2023 г. N 446-П

Изменения вступают в силу с 26 мая 2023 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 декабря 2022 г. N 1284-П

Изменения вступают в силу с 26 декабря 2022 г.

Позиция 6.10.1 подпункта 6.10, подпункт 6.20, субпозиция 6.24.1.1 позиции 6.24.1, позиции 6.24.3, 6.24.4 подпункта 6.24, подпункт 6.37, подпункт 6.43 (за исключением абзацев 79 - 81) пункта 6 изменений, утвержденных названным постановлением, вступают в силу с 1 января 2023 г.

Абзацы 79 - 81 6.43 пункта 6 изменений, утвержденных названным постановлением, вступают в силу с 1 января 2024 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 марта 2022 г. N 251-П

Изменения вступают в силу с 16 марта 2022 г.

Пункт 3.7, абзац третий пункта 3.8, абзац второй пункта 3.9, пункт 3.10, подпункт 3.75.5 пункта 3.75, пункт 3.76 изменений, утвержденных названным постановлением, распространяются на правоотношения, возникшие с 1 марта 2022 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 июня 2021 г. N 499-П

Изменения вступают в силу с 15 июня 2021 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 марта 2021 г. N 198-П

Изменения вступают в силу с 17 марта 2021 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2020 г. N 1575-П

Изменения вступают в силу с 1 января 2021 г.

Подпункт 2.11 пункта 2 изменений вступает в силу со дня вступления в силу изменений в постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 6 июня 2011 г. N 377-П

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2020 г. N 1106-П

Изменения вступают в силу с 15 сентября 2020 г.

Пункт 5, подпункт 6.2 пункта 6, подпункт 8.1 пункта 8, пункты 10 - 13, 17 - 19, подпункт 20.1, позиция 20.2.2 подпункта 20.2 пункта 20, подпункт 21.1 пункта 21, пункты 22 - 25 изменений распространяются на правоотношения, возникшие с 1 сентября 2020 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 августа 2020 г. N 1041-П

Изменения вступают в силу с 1 сентября 2020 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 августа 2020 г. N 977-П

Изменения вступают в силу с 11 августа 2020 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 мая 2020 г. N 573-П

Изменения вступают в силу с 12 мая 2020 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 апреля 2020 г. N 428-П

Изменения вступают в силу с 17 апреля 2020 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 января 2020 г. N 66-П

Изменения вступают в силу с 29 января 2020 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 ноября 2019 г. N 1213-П

Изменения вступают в силу с 25 ноября 2019 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 ноября 2019 г. N 1213-П

Изменения вступают в силу с 25 ноября 2019 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 ноября 2019 г. N 1210-П

Изменения вступают в силу с 21 ноября 2019 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 августа 2019 г. N 888-П

Изменения вступают в силу с 16 августа 2019 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 507-П

Изменения вступают в силу с 21 мая 2019 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 8 апреля 2019 г. N 353-П

Изменения вступают в силу с 10 апреля 2019 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 октября 2018 г. N 1066-П

Изменения вступают в силу с 19 октября 2018 г.

Подпункт 9.2 пункта 9, пункты 10, 11, подпункт 13.2 пункта 13, пункты 14, 16 - 25, 32 изменений вступают в силу с 1 ноября 2018 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 марта 2018 г. N 284-П

Изменения вступают в силу с 23 марта 2018 г.

Пункт 2.4 изменений вступает в силу с 1 июля 2018 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 февраля 2018 г. N 158-П

Изменения вступают в силу с 21 февраля 2018 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 ноября 2017 г. N 1220-П (в ред. Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 декабря 2017 г. N 1322-П)

Изменения вступают в силу с 28 ноября 2017 г., за исключением пункта 3, подпункта 18.1 пункта 18, пункта 19, подпунктов 20.1 - 20.3, 20.6, 20.7 пункта 20, пункта 21, подпунктов 23.1, 23.3 - 23.6 пункта 23, пунктов 24 - 26, подпункта 27.1 пункта 27, подпункта 29.2 пункта 29, пункта 102, пункта 107, подпунктов 114.1, 114.5, 114.9 - 114.11, 114.13 - 114.16 пункта 114 изменений, утвержденных настоящим постановлением, которые вступают в силу с момента вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 ноября 2017 г. N 1146-П

Изменения вступают в силу с 7 ноября 2017 г.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 августа 2017 г. N 906-П

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 июня 2017 г. N 588-П

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 7 апреля 2017 г. N 282-П

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 марта 2017 г. N 242-П