Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 11 июля 2012 г. N 351 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард"
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард
от 11 июля 2012 г. N 351
"Об Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального
образования город Салехард"
С изменениями и дополнениями от:
24 января 2013 г., 15 января 2014 г.
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в Администрации муниципального образования город Салехард постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции.
3. Признать утратившими силу постановления Администрации города Салехарда:
- от 29 декабря 2004 года N 855 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";
- от 16 января 2008 года N 9 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";
- от 30 апреля 2009 года N 125 "О внесении изменений в постановление Администрации города от 29 декабря 2004 года N 855";
- от 24 сентября 2009 года N 294 "О внесении изменений в постановление Администрации города от 29 декабря 2004 года N 855";
- от 21 января 2005 года N 10 "Об организации контроля за исполнением документов в Администрации города Салехарда".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации города, управляющего делами П.И. Макогон.
|
Глава Администрации города |
И.Л. Кононенко |
Инструкция
по делопроизводству в Администрации муниципального
образования город Салехард
(утв. постановлением Администрации г. Салехарда от 11 июля 2012 г. N 351)
С изменениями и дополнениями от:
24 января, 14 июня 2013 г., 15 января 2014 г.
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Администрация города).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденным постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года N 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 02 декабря 2009 года N 76.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного приказа следует читать как "от 23 декабря 2009 года N 76"
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами Администрации города независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием системы электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД).
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или Ямало-Ненецкого автономного округа для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
1.5. Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работников Администрации города. Каждый работник Администрации города несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у него служебных документов.
1.6. При работе с документами, поступившими в Администрацию города, не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.
С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Администрации города в случае увольнения сотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу по акту всех находящихся у него на исполнении, контроле или хранении документов лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю.
II. Основные понятия
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой автором документа в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу в установленных действующим законодательством случаях;
регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронную копию документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города или ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда муниципального образования;
дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности Администрации города;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, Администрации города или ее структурного подразделения;
документальный фонд Администрации города или ее структурного подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе их деятельности;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
III. Создание документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации города, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.
Эскизы бланков документов составляются в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию эскизов бланков документов исполнительных органов государственной власти и должностных лиц автономного округа, а также требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
3.1.2. В Администрации города применяются следующие виды бланков:
3.1.2.1. с воспроизведением герба муниципального образования в многоцветном варианте:
- бланк постановления Администрации города (приложение N 1 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения Администрации города (приложение N 2 к настоящей Инструкции);
- бланк письма Администрации города (приложение N 3 к настоящей Инструкции);
3.1.2.2. с воспроизведением герба муниципального образования в одноцветном варианте:
- бланк письма Администрации города;
- бланки писем структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица (приложение N 4 к настоящей Инструкции);
3.1.2.3. без воспроизведения герба муниципального образования:
а) бланки резолюций Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города (приложение N 5 к настоящей Инструкции).
3.2. Оформление документов
3.2.1. Документы Администрации города (далее - документы) изготавливаются с использованием электронно-вычислительной. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.). Заполнение полей форм на бумажном носителе может осуществляться с использованием машинописной техники.
Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом черного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Электронные документы создаются в формате визуальных форм СЭДД или форматах, обеспечивающих воспроизведение реквизитов и текста, идентичных оформленным на бумажном носителе.
3.2.2. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером NN 12, 13, 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. При печатании таблиц допускается использование шрифтов других размеров.
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется уменьшение количества строк непечатаемых символов, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.
3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.2.5. Герб муниципального образования.
Размещение герба муниципального образования на документах осуществляется в соответствии с Положением об официальных символах города Салехарда, утвержденным решением Городской Думы города Салехарда от 09 декабря 2004 года N 39, муниципальными правовыми актами. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба муниципального образования устанавливается Главой Администрации города.
3.2.6. Полное наименование органа местного самоуправления - Администрация муниципального образования город Салехард
На бланках структурных подразделений Администрации города, наделенных статусом юридического лица, координационных, совещательных и иных органов, образованных Администрацией города, их наименование указывается ниже наименования "Администрация муниципального образования город Салехард" шрифтом более крупного размера. На бланке должностного лица указывается полное наименование должности.
3.2.7. Справочные данные об исполнительном органе.
Справочные данные об Администрации города (структурном подразделении Администрации города) указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта), официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Администрации города (структурного подразделения Администрации города).
3.2.8. Наименование вида документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
В письмах наименование вида документа не указывается.
3.2.9. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя строками непечатаемых символов.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается дату документа оформлять словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже или его сокращением до "г.". Например: 08 сентября 2010 г.
3.2.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд Администрации города.
Регистрационный номер формируется строго в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации города.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой ("/") регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю.
В РКК СЭДД ответного документа устанавливается связь на РКК исходного документа.
3.2.12. Адресат.
Документы адресуют в органы государственной власти, местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.
При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований являются условными):
Правительство
Ямало-Ненецкого автономного округа
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Департамент здравоохранения
Ямало-Ненецкого автономного округа
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ЗАО "Крайний Север"
В.Н. Логунову
При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень.
Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной строкой непечатаемых символов. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений, организаций.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, отделяемый одной строкой непечатаемых символов. Порядок написания почтового адреса следующий (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи):
- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество - для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс,
например:
ООО "Строительно-монтажное
управление N 3"
ул. Республики, д. 9,
Москва, 107996
или при адресовании физическому лицу:
Сидорову С.П.
ул. Полярная, д. 8, кв. 28,
г. Салехард, Ямало-Ненецкий
автономный округ, 629007
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, органы государственной власти автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Обращение в тексте письма в этом случае относится к первому, основному адресату, остальные адресаты информируются о направлении данного письма во все указанные адреса.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.
Если документ отправляют нескольким однородным адресатам, то их можно указывать обобщенно, например:
Руководителям структурных
подразделений Администрации
муниципального образования
город Салехард
3.2.13. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), оформленного с полуторным межстрочным интервалом, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы Администрации
муниципального образования
город Салехард
Личная подпись И.О. Фамилия
15 июня 2011 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают в соответствии с должностной иерархией. При равенстве должностей грифы утверждения располагают в алфавитном порядке фамилий. Утверждаемый документ должен быть подписан.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЁН
постановлением Администрации
города Салехарда
от 07 июня 2011 года N 674
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.
3.2.14. Указания по исполнению документа.
Указания по исполнению документа (далее - резолюция) дается должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Резолюция оформляется средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции, в РКК СЭДД или рукописным способом непосредственно на самом документе в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием, и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости: дату; подпись должностного лица или ее заверение (на бумажном носителе), или отметку о его рассмотрении (в электронном виде), например:
Федосееву А.Г.
Ипатову Ю.Н.
Подготовить проект
распоряжения к 02.07.2011
Личная подпись
Дата
Подготовка проекта резолюции должностного лица осуществляется специалистами службы делопроизводства с использованием СЭДД.
Проект резолюции с документом, подлежащим рассмотрению, направляются на рассмотрение должностному лицу:
- на бумажном носителе: оформленной средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты рассматриваемого документа, фамилии и инициалов подписывающего должностного лица;
- в электронном виде: средствами СЭДД.
По документам, поступившим с рассмотрения, осуществляется приведение проекта резолюции в СЭДД в соответствие с полученными указаниями с последующим снятием признака проекта в РКК СЭДД резолюции.
3.2.15. Наименование документа.
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - должно быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Оно может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании...") и должно быть согласовано с наименованием вида документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.
Например: "О подготовке проекта договора...".
При оформлении служебных писем целесообразность указания наименования документа определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим.
Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером N 12, возможно насыщенного начертания, в 2 - 4 строки.
В проектах муниципальных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.
3.2.16. Отметка о контроле.
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.
3.2.17. Текст документа.
Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение N 6 к настоящей Инструкции).
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: подготовить и представить на рассмотрение...; ...прошу направить информацию...;
3-го лица единственного числа: ...Администрация муниципального образования город Салехард направляет...;
1-го лица множественного числа: ...просим представить данные о...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили...
Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа интервалом в две-три строки непечатаемых символов.
Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм.
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Если названия органов, учреждений, объектов упоминаются в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: "далее -..."), который далее будет употребляться в тексте.
При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размером N 12 в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов. Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно.
3.2.18. Отметка о наличии приложений.
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к муниципальным правовым актам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
Отметка о наличии приложений к служебному письму оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одной строкой непечатаемых символов:
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если служебное письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:
Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году
на 8 л. в 1 экз.
2. Список школ на 1 л. в 1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: проект постановления Администрации города "О..."
и приложения к нему, всего на 15 л.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывают только количество экземпляров:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В случае приложения к письму документов в электронном виде на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:
Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.
или
Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на оптическом носителе.
Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на магнитном
носителе.
В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:
Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес
otvet@ salekhard.org
В случае направления электронной копии исключительно средствами СЭДД (для внутренних документов) на сопроводительном письме указывается:
Приложение: РКК СЭДД.
В этом случае приложение в электронном виде или его электронная копия размещаются в соответствующих полях РКК СЭДД данного документа.
В приложении к правовым актам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишут с полуторным межстрочным интервалом "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к распоряжению Администрации
города Салехарда
от 30 мая 2011 года N 276-р
Если приложение одно, оно не нумеруется.
Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.
Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центрируется по странице и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
3.2.19. Подпись должностного лица.
Подпись включает наименование должности лица (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подписывающего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Заместитель Главы
Администрации муниципального Личная подпись И.О. Фамилия
образования город Салехард
или на бланке Администрации города:
Заместитель Главы Администрации города Личная подпись И.О. Фамилия
или на бланке должностного лица:
Личная подпись И.О. Фамилия
Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
В служебных письмах допускается дополнять подпись словами "С уважением", набираемыми от левого поля документа в строке, предшествующей указанию должности. Рукописное написание указанных слов не рекомендуется.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:
Заместитель Главы
Администрации города, управляющий Личная подпись И.О. Фамилия
делами
Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Начальник департамента Начальник департамента
финансов Администрации образования Администрации
муниципального образования муниципального образования
город Салехард город Салехард
Личная И.О. Фамилия Личная И.О.
подпись подпись Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, данный факт подлежит отображению, например:
И.о. Главы Администрации города Личная подпись И.О. Фамилия
3.2.20. Гриф согласования документа.
Согласование проекта документа с органами государственной власти, местного самоуправления, общественными объединениями и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), полного наименования должности должностного лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Главы
Администрации города Салехарда
по экономике и финансам
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) набирают с полуторным межстрочным интервалом.
Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 88 мм.
Если согласование осуществляют другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2000 N 01-15/155-К
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. При значительном количестве согласующих грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на основном документе, в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.2.21. Виза.
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами структурных подразделений Администрации города оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
В служебных письмах визы проставляются на экземпляре документа, помещаемого в дело. Для внутренних писем, оформляемых на бумажном носителе средствами СЭДД, указание визирующих осуществляется в границах нижнего колонтитула.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования. В этом случае лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта документа, на котором предусматривается подпись должностного лица.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания по тексту (Согласен с учетом замечаний и др.)
Руководитель юридического управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном документе (заключении), который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляются автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается "С замечаниями".
При наличии листа согласования, вышеуказанные реквизиты и замечания располагают в соответствующих графах.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
3.2.22. Оттиск печати.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Не заверяется оттиском печати подпись на служебных письмах, оформленных на бланках с воспроизведением герба муниципального образования.
Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба муниципального образования устанавливается Главой Администрации города.
3.2.23. Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику, на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется в виде текста или оттиска штампа реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати, например:
Подлинник документа находится в деле
Администрации муниципального образования
город Салехард
N_______ за __________ г.
Верно
Должность Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Многостраничные копии (выписки из документов) при необходимости также заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два-четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 х 105 мм, на котором указывают/проставляют:
- текст/оттиск штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии";
- текст/оттиск штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием уполномоченного основного структурного подразделения Администрации города, осуществившего заверение, должности и Ф.И.О. заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);
- оттиск печати Администрации города или ее уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба муниципального образования проставляется так, чтобы он захватил оба текста/оттиска штампов.
При заверении копии приложения к правовому акту Администрации города оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты правового акта, которым утверждено данное приложение.
Электронные документы и электронные копии документов могут быть заверены электронной подписью уполномоченных должностных лиц в порядке, определяемом Главой Администрации города.
3.2.24. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона без указания кода междугородной связи, если он указан в реквизитах бланка. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе печатается от границы левого поля шрифтом размером N 10, например:
Петров Петр Петрович
3-69-81
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.2.25. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слова "В дело", наименование должности, фамилию, инициалы и подпись должностного лица, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом, им на то уполномоченным, при снятии документа с контроля.
Возможно проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело в виде штампа.
3.2.26. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении может проставляться в виде штампа.
IV. Правовые акты Администрации города
4.1. Порядок подготовки проекта
4.1.1. Правом вносить проекты постановлений и распоряжений Администрации города Салехарда обладают заместители Главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города (далее - авторы проекта).
4.1.2. Общественные организации, объединения, организации могут в инициативном порядке направлять проекты правовых актов заместителям Главы Администрации города или руководителям структурных подразделений Администрации города по принадлежности вопросов для внесения проекта в установленном порядке.
4.1.3. Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации и иным правовым актам Российской Федерации, Уставу (Основному закону) автономного округа, законам автономного округа, Уставу муниципального образования город Салехард.
4.1.4. В процессе подготовки проекта правового акта автором проекта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство автономного округа, муниципальные правовые акты муниципального образования город Салехард, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.
4.1.5. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут авторы проекта.
Руководители структурных подразделений Администрации города и должностные лица, которым поручена подготовка проектов, определяют из числа работников ответственных исполнителей этих документов, которые организуют подготовку материалов по проекту документа.
4.1.6. К проекту правового акта Администрации города в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, которая должна содержать обоснование внесения проекта и заверяться подписью автора проекта. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
4.1.7. К проекту правового акта, основанием для принятия которого послужили другие документы (постановления, договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этих документов.
В случае необоснованного востребования с автора проекта дополнительных документов решение данного вопроса может быть вынесено на согласительную комиссию.
4.1.8. Срок подготовки проекта правового акта не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
4.1.9. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также правовых актов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениями Администрации города, могут создаваться рабочие группы.
4.1.10. Одновременно с разработкой проекта правового акта при необходимости должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения, дополнения или признания утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст разработанного проекта правового акта.
4.1.11. Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений (в объеме, превышающем 1/3 объема правового акта) в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения автор проекта разрабатывает и вносит для принятия новую редакцию соответствующего правового акта с учетом всех имеющихся изменений. В проект такого правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.
4.2. Порядок согласования проекта
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16 подпункт 4.2.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.2.1. Согласование проекта правового акта включает:
- обязательное визирование автором проекта правового акта каждой страницы проекта правового акта, включая приложения;
- согласование с сотрудником юридической службы структурного подразделения, подконтрольного или подчинённого автору проекта правового акта;
- согласование с руководителем службы делопроизводства Администрации города;
- согласование с руководителями структурных подразделений Администрации города, в отношении которых проект содержит предписания, а также по вопросам, входящим в их компетенцию;
- согласование с руководителями организаций, в отношении которых проект содержит предписания (осуществляется автором проекта самостоятельно до направления проекта на согласование в структурные подразделения Администрации города);
- согласование с заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей или лицами, исполняющими их обязанности;
- согласование проекта документа с начальником юридической службы Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности.
4.2.1.1. Согласование проекта правового акта является обязательным:
- по вопросам, связанным с управлением экономикой муниципального образования город Салехард, с начальником управления экономики Администрации города Салехарда, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в сфере управления экономикой;
- по вопросам, связанным с управлением имуществом муниципального образования город Салехард, с начальником управления имущественных отношений Администрации города, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части управления муниципальным имуществом;
- по вопросам, связанным с установлением и (или) увеличением расходных обязательств муниципального образования город Салехард (формированием доходов городского бюджета), с начальником департамента финансов Администрации города, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части финансов;
- по вопросам, связанным со строительством и земельными правоотношениями, с начальником департамента строительства, архитектуры и земельных отношений Администрации города, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части строительства и земельных отношений.
Согласование действительно в течение одного месяца. В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта правового акта обращается к согласующему лицу с просьбой подтвердить согласование.
Согласование проекта правового акта осуществляется на листе согласования (приложение N 8). Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта правового акта, на котором предусматривается подпись должностного лица.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16 подпункт 4.2.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.2.2. Согласование проекта правового акта, содержащего сведения конфиденциального характера, включает:
- обязательное визирование автором проекта правового акта каждой страницы проекта правового акта, включая приложения;
- согласование с сотрудником юридической службы структурного подразделения, подконтрольного или подчинённого автору проекта правового акта;
- согласование с руководителем службы делопроизводства Администрации города;
- согласование проекта документа с начальником юридической службы Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности;
- согласование проекта документа с заместителем Главы Администрации города, курирующим структурное подразделение - автора проекта правового акта.
4.2.3. Срок рассмотрения проекта правового акта общим объемом, включая приложения, до 20 страниц, представленного на согласование, не должен превышать пяти рабочих дней с даты регистрации проекта правового акта в согласующем органе, по вопросам, связанным с расходованием средств городского бюджета (поступлением средств в городской бюджет), - семи рабочих дней.
Срок согласования проекта правового акта объемом свыше указанного увеличивается на один рабочий день на каждые последующие полные или неполные 20 страниц, но не может превышать 15 рабочих дней.
4.2.4. При оперативной подготовке проектов правовых актов по указанию Главы Администрации города срок согласования может быть сокращен, вплоть до незамедлительного исполнения.
4.2.5. Согласование проектов правовых актов, вне зависимости от результата, оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
При проведении внутреннего согласования в электронном виде, указанные реквизиты, отражающие результат согласования, должны быть перенесены на бумажный носитель и заверены автором проекта правового акта. Должностные лица, осуществляющие реализацию процедур согласования, проведения экспертиз, оформления проекта правового акта, должны иметь доступ к электронной версии проекта правового акта, ходу и результатам его согласования. Реализация этого требования возлагается на автора проекта.
4.2.6. В случае наличия небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования в графе "замечания" указывает: "С замечаниями по тексту" и ставит свою подпись.
При наличии у согласующего принципиального несогласия с необходимостью принятия правового акта по предмету регулирования или принятия правового акта в предложенной редакции в листе согласования указывается "Отказано в согласовании" с изложением причин отказа в заключении.
В случае значительных по объему или принципиальных замечаний по содержанию проекта правового акта они излагаются в отдельном заключении, подписываемом согласующим, которое прилагается к данному проекту правового акта. В этом случае на листе согласования указывается "С заключением".
В случае, если у согласующего имеются дополнительные предложения по предмету проекта правового акта, подлежащие, по его мнению, включению в проект правового акта и не учтенные автором проекта, то они излагаются в отдельном письме на имя автора проекта. В этом случае на листе согласования указывается "С предложениями".
4.2.7. Внесение согласующими в проект правового акта незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечет за собой повторного визирования.
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение и изложенных в заключениях, автор проекта должен повторно согласовать проект правового акта в установленном настоящей Инструкцией порядке. При проведении повторного согласования согласующий не имеет права высказывать новые дополнительные замечания, кроме ранее им указанных или связанных с их устранением.
4.2.8. Доработка проекта правового акта осуществляется после завершения процедуры согласования и включает в себя внесение в проект замечаний, изложенных в заключении или указанных по тексту и принятых автором проекта.
Ответственность за соответствие внесенных изменений, дополнений и замечаний в проект правового акта согласующих органов возлагается на автора проекта.
Первоначальный вариант проекта правового акта с приложением всех заключений и правок по тексту прилагаются к окончательному варианту.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 июня 2013 г. N 245 подпункт 4.2.9 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.2.9. Проекты правовых актов в соответствии с решением Городской Думы города Салехарда от 26 апреля 2010 года N 52 "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы муниципальных правовых актов и проектов муниципальных правовых актов" подлежат экспертизе на наличие коррупциогенных факторов (далее - антикоррупционная экспертиза).
Создание условий для проведения независимой антикоррупционной экспертизы возлагается на автора проекта правового акта, для чего проект правового акта до направления на согласование размещается на официальном Интернет-сайте муниципального образования город Салехард.
Автор проекта правового акта делает отметку в пояснительной записке о размещении проекта на независимую экспертизу, с указанием сроков нахождения проекта на данной экспертизе, а также о наличии или отсутствии поступивших заключений по итогам независимой антикоррупционной экспертизы.
4.2.10. Проекты правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, в соответствии с соглашением о взаимодействии прокуратуры г. Салехарда и Администрации муниципального образования город Салехард направляются управлением делами Администрации муниципального образования город Салехард на юридическую экспертизу (в том числе антикоррупционную) в прокуратуру г. Салехарда.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 июня 2013 г. N 245 в подпункт 4.2.11 настоящей Инструкции внесены изменения
4.2.11. Проекты правовых актов об утверждении административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ, подлежат размещению на официальном Интернет-сайте муниципального образования город Салехард для проведения независимой экспертизы.
Порядок размещения указанных проектов регламентируется муниципальным правовым актом.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 июня 2013 г. N 245 в подпункт 4.2.12 настоящей Инструкции внесены изменения
4.2.12. Проекты правовых актов направляются на экспертизу в прокуратуру г. Салехарда после прохождения установленной процедуры согласования.
4.2.13. В случае наличия замечаний по результатам проведения экспертизы такие замечания излагаются в заключении экспертизы, после чего проект правового акта и все документы к нему с приложением заключения возвращаются автору проекта.
4.2.14. При наличии разногласий по проекту правового акта автор проекта должен представить обоснование окончательной редакции и обеспечить обсуждение ее с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения.
4.2.15. При необходимости согласительное совещание организовывается и проводится Главой Администрации города с участием должностных лиц, имеющих разногласия.
4.2.16. Проект правового акта может быть внесен с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и замечаниями, подписанными должностными лицами, имеющими разногласия.
Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Глава Администрации города.
4.3. Оформление правового акта
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16 подпункт 4.3.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.3.1. Правовые акты, издаваемые в Администрации города, оформляются на листах бумаги формата А4 (210х297 мм) (приложения NN 1, 2 к настоящей Инструкции). Размер левого поля составляет 25,0 мм.
4.3.2. Правовые акты Администрации города имеют следующие реквизиты (приложение N 7 к настоящей Инструкции):
- герб города Салехарда;
- наименование исполнительного органа местного самоуправления (Администрация муниципального образования город Салехард);
- наименование вида документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ;
- дата принятия документа;
- номер постановления или распоряжения;
- заголовок, в краткой форме обозначающий содержание документа;
- текст документа;
- наименование должности и подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ.
4.3.3. Заголовок к тексту постановления (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов, центруется и пишется с прописной буквы, выделяется насыщенным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
4.3.4. Текст документа должен быть изложен ясно и лаконично, не допуская двойственного толкования. В тексте постановлений и распоряжений допускается применение только общепринятых или официально установленных сокращений (приложение N 6 к настоящей Инструкции).
Текст отделяется от заголовка 2 строками непечатаемых символов, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
4.3.5. Текст документа может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16 подпункт 4.3.6 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.3.6. Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. Преамбула в тексте постановлений Администрации города завершается словами "Администрация муниципального образования город Салехард ПОСТАНОВЛЯЕТ:". Слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописными буквами насыщенным шрифтом. В распоряжениях допускается отсутствие преамбулы.
4.3.7. Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь цифровую или буквенную нумерацию.
Пункты, подпункты, абзацы в документе располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих понятий к более конкретным.
Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия, либо с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя. Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить", "Установить" и т.д.).
4.3.8. Если основанием для издания документа являются распорядительные документы вышестоящих органов государственной власти и управления, то в названии и в преамбуле документа указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Если возникает необходимость неоднократного упоминания наименования какого-либо органа, учреждения, объекта, документа, то допускается в первом случае привести его полное наименование и в скобках сокращенное наименование ("далее именуется ..." или "далее -..."), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.
4.3.9. Правовые акты могут иметь приложения, в которых помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, карты, образцы документов и т.п.
При наличии приложений соответствующие пункты правового акта должны иметь ссылки на эти приложения. Ссылки в тексте на приложения к данному акту оформляются словом "приложение", символом "N" и номером приложения. В тексте может быть указано наименование приложения, которое должно быть идентичным указанному в самом приложении.
4.3.10. Подпись отделяется от текста 3 строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия должностного лица печатаются в последней строке написания должности у правой границы текстового поля с выравниванием последней буквы фамилии по границе поля.
4.3.11. Дата документа отделяется от предыдущего реквизита (наименования вида акта) двумя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля буквенно-цифровым способом.
4.3.12. Регистрационный номер документа печатается на одной строке с датой документа и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, который печатается арабскими цифрами.
4.4. Принятие, отклонение и опубликование правовых актов
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 января 2014 г. N 18 подпункт 4.4.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.4.1. При приеме проекта правового акта и приложений к нему в управлении делами Администрации города осуществляется проверка комплектования пакета документов, соблюдение полноты согласования, проведения правовой экспертизы, наличия электронной версии проекта правового акта.
Электронные копии проектов правовых актов направляются в управление делами Администрации города в формате Microsoft Word с расширением DOC и DOCX. Направление электронных копий проектов правовых актов и приложений к ним в формате Microsoft Exel не допускается.
4.4.2. В управлении делами Администрации города полученные в электронном виде проекты правовых актов сверяются с оригиналом на бумажном носителе, и после проведения лингвистической экспертизы переносятся на бланк с воспроизведением герба муниципального образования в соответствии с видом документа.
Лингвистическая экспертиза проекта правового акта заключается в оценке соответствия представленного теста нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов и устранении орфографических и пунктуационных ошибок.
В случае выявления замечаний лингвистического характера управление делами Администрации города имеет право самостоятельно внести соответствующие изменения в части лингвистического оформления проекта правового акта или, при наличии специальных (отраслевых) особенностей текста, направить автору проекта правового акта замечания (рекомендации) по устранению логических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании терминов.
4.4.3. Оформленный и подготовленный к подписанию проект правового акта проект передается Главе Администрации города.
4.4.4. В случае, если подписание документа откладывается, то руководитель, подписывающий документ, вправе менять сроки исполнения, указанные в проекте.
Проект документа, отклоняемый в целом, направляется автору, с резолюцией руководителя с указанием причины отклонения проекта.
4.4.5. Подписанный правовой акт Администрации города регистрируется управлением делами Администрации города в день его подписания. При регистрации правового акта проверяется содержание, оформление и комплектность (наличие всех приложений), указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер в пределах календарного года отдельно для каждого вида правового акта.
К порядковому номеру распоряжений Администрации города по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "р".
К порядковому номеру распоряжений Администрации города по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс "рк".
К порядковому номеру распоряжений Администрации города, содержащих сведения конфиденциального характера, через дефис добавляется буквенный индекс "СКХ".
4.4.6. Датой принятия правового акта Администрации города является дата подписания Главой Администрации города.
4.4.7. Изготовленная копия правового акта Администрации города сверяется с подлинником и заверяется в управлении делами Администрации города.
4.4.8. Копии правовых актов Администрации города в течение трех рабочих дней направляются средствами СЭДД должностным лицам, структурным подразделениям Администрации города согласно листу рассылки, составленному автором проекта правового акта.
В исключительных случаях направление осуществляется факсимильной связью или электронной почтой на официальные электронные адреса.
Автору проекта правового акта направление осуществляется, в том числе, и на бумажном носителе.
4.4.9. Правовые акты Администрации города, изменяющие, дополняющие или отменяющие ранее принятые правовые акты, направляются адресатам по листам рассылки измененных или отмененных правовых актов.
4.4.10. Копии нормативных правовых актов Администрации города направляются в обязательном порядке в прокуратуру г. Салехарда.
4.4.11. Правовые акты Администрации города подлежат официальному опубликованию в соответствии с муниципальными правовыми актами.
4.4.12. Правовые акты Администрации города, подлежащие официальному опубликованию, направляются средствами СЭДД для размещения на официальном Интернет-сайте муниципального образования город Салехард (www.salekhard.org).
4.4.13. Подлинники всех правовых актов Администрации города и их электронные копии находятся в управлении делами Администрации города вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.
V. Договоры (соглашения), заключаемые от имени Администрации
муниципального образования город Салехард
5.1. Порядок заключения договоров (соглашений)
5.1.1. Договоры, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях (далее - договоры (соглашения) от имени Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Администрация города) заключаются в пределах полномочий Администрации города, установленных федеральными законами, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард и иными муниципальными правовыми актами, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий.
Договоры (соглашения) от имени Администрации города подписываются Главой Администрации города либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом муниципального образования и иными муниципальными правовыми актами, другими должностными лицами.
5.1.2. Договоры (соглашения) с органами государственной власти Ямало-Ненецкого заключаются только от имени Администрации города.
5.1.3. Договоры (соглашения), заключаемые от имени Администрации города, подлежат регистрации в управлении делами Администрации города. Подлинники договоров (соглашений) хранятся в управлении делами Администрации города вместе с документами, на основании которых они приняты.
Договоры (соглашения) по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, заключаемые от имени Администрации города, подлежат регистрации в управлении делами Администрации города. Подлинники договоров по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, хранятся в структурном подразделении Администрации города, ответственном за мобилизационную подготовку, вместе с документами, на основании которых они приняты.
В случае, если договор (соглашение) содержит условия о конфиденциальности сведений, касающихся предмета договора (соглашения), его исполнения и полученных результатов, при регистрации договора (соглашения) на первой странице экземпляра ставится штампом отметка "Конфиденциально".
5.2. Порядок оформления договоров (соглашений)
5.2.1. Текст договора (соглашения) фиксирует соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и регулирует эти отношения.
5.2.2. Проект договора (соглашения) оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и должен соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным действующим законодательством, и содержать:
- учетные реквизиты договора (соглашения) (номер, дату, место подписания);
- преамбулу (вводную часть), в которой определяются субъекты, уполномоченные заключить договор (соглашение);
- полное наименование контрагентов, под которым они внесены в Единый государственный реестр юридических лиц;
- предмет договора (соглашения);
- права и обязанности сторон;
- способы и порядок обеспечения обязательств по договору (соглашению);
- ответственность сторон;
- основания прекращения обязательств по договору (соглашению);
- порядок разрешения споров;
- сроки и условия вступления договора (соглашения) в силу;
- срок действия договора (соглашения);
- адреса и банковские реквизиты сторон;
- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор (соглашение);
- подписи сторон, заверенные оттиском печати юридического лица;
- сведения о регистрации договора (соглашения).
5.2.3. Договор (соглашение), заключаемый от имени Администрации города, скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба муниципального образования.
5.2.4. В случае необходимости договоры (соглашения) могут иметь приложения. В тексте договора (соглашения) должны быть ссылки на эти приложения. Приложения к договору (соглашению) являются неотъемлемой частью договора.
5.2.5. Количество подлинников договора (соглашения) должно быть не менее числа подписывающих его сторон.
5.2.6. Если текст договора (соглашения) состоит из нескольких страниц, то он должен быть парафирован путем проставления на каждой странице текста договора соответствующего штампа Администрации города или подписания на каждой странице текста договора (соглашения). Специальных полномочий для парафирования не требуется.
5.3. Порядок подготовки проектов договоров (соглашений)
5.3.1. Правом вносить проекты договоров (соглашений) на рассмотрение Главе Администрации города обладают руководители структурных подразделений Администрации города (далее - авторы проектов).
5.3.2. Проекты договоров (соглашений) могут поступать Главе Администрации города или в Администрацию города в качестве оферты от контрагентов.
В таком случае проект договора (соглашения) направляется руководителю структурного подразделения Администрации города по принадлежности предмета договора для выработки заключения и внесения проекта договора (соглашения). Согласование поступившего от контрагента договора (соглашения) осуществляется в установленном настоящей Инструкцией порядке на копии такого договора (соглашения).
5.3.3. К проекту договора (соглашения) в обязательном порядке прилагается пояснительная записка. Пояснительная записка должна содержать в себе обоснование заключения предлагаемого в проекте договора (соглашения), оценку финансово-экономических и других последствий заключения договора (соглашения) и заверяться подписью автора проекта.
5.3.4. К проекту договора (соглашения), основанием для заключения которого послужили другие документы, не входящие в состав документального фонда Администрации города, прилагаются копии этих документов.
5.3.5. Руководители структурных подразделений Администрации города - авторы проекта договора (соглашения) по вопросам подготовки, разработки, согласования проектов договоров (соглашений) Администрации города несут персональную ответственность за качество, достоверность и законность исполняемых документов, а также осуществляют текущий контроль и непосредственное исполнение договорных обязательств, заключенных по договорам (соглашениям) (далее - ответственные исполнители).
5.4. Порядок согласования проектов договоров (соглашений)
5.4.1. Согласование проекта договора (соглашения) включает:
- обязательное визирование автором проекта каждой страницы проекта, включая приложения;
- согласование с сотрудником юридической службы (отдела) структурного подразделения Администрации города, подконтрольного или подчиненного автору проекта;
- согласование с заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей, по вопросам, входящим в их компетенцию;
- согласование с руководителями иных органов и организаций.
Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется на листе согласования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта договора (соглашения), на котором предусматриваются подписи сторон.
5.4.2. Согласование проекта договора (соглашения) является обязательным с заместителями Главы Администрации по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Главы Администрации.
По вопросам, связанным с расходованием средств городского бюджета (поступлением средств в городской бюджет), согласование проекта договора (соглашения) обязательно с начальником департамента финансов Администрации города. Данное согласование осуществляется непосредственно перед направлением проекта договора (соглашения) на правовую экспертизу.
5.4.3. Срок рассмотрения проекта договора (соглашения), представленного на согласование, не должен превышать трех рабочих дней с момента поступления проекта договора (соглашения) в согласующий орган, если не установлен иной срок.
5.4.4. При оперативной подготовке проектов договоров (соглашений) по поручению Главы Администрации города срок согласования не должен превышать двух рабочих дней с момента поступления документа в согласующий орган, в отдельных случаях - незамедлительно.
5.4.5. При повторном представлении на согласование проекта договора (соглашения), доработанного по замечаниям структурных подразделений или должностных лиц, согласование не должно превышать двух рабочих дней, если не установлен иной срок.
5.4.6. Согласование проектов договоров (соглашений) оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
5.4.7. В случае наличия небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий орган указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывает "С замечаниями по тексту".
В случае значительных по объему или принципиальных замечаний по содержанию проекта договора (соглашения) они излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к данному проекту договора. В этом случае на листе согласования указывается "С заключением".
5.4.8. Внесение согласующими органами в проект договора (соглашения) незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, автор проекта должен повторно согласовать проект договора (соглашения) в установленном настоящей Инструкцией порядке.
5.4.9. При наличии разногласий при согласовании проекта договора (соглашения) автором проекта представляется обоснование окончательной редакции.
Окончательное решение по вопросам разногласий к проекту договора (соглашения) принимает Глава Администрации города.
5.4.10. Доработка проекта договора (соглашения) осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых автором проекта.
Ответственность за соответствие внесенных изменений, дополнений и замечаний в проект договора (соглашения) согласующих органов возлагается на автора проекта.
5.4.11. Согласованный проект договора (соглашения) на бумажном носителе с визами автора проекта на каждой странице с сопроводительным письмом представляется в юридическую службу Администрации города для проведения правовой экспертизы со следующими документами:
- лист согласования;
- пояснительная записка с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий;
- копии учредительных документов (свидетельств о регистрации) контрагента (при необходимости);
- копии документов, подтверждающих полномочия контрагента на подписание договора (соглашения) (приказ, доверенность и др.) (при необходимости);
- замечания структурных подразделений Администрации города к проекту договора (соглашения), оформленные в виде отдельного документа при прохождении процедуры согласования (при наличии).
5.4.12. Правовая экспертиза проекта договора (соглашения) осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента его поступления, если не установлены иные сроки. При оперативной подготовке проекта договора (соглашения) по поручению Главы Администрации города может быть установлен иной срок.
При установлении противоречий действующему законодательству, требующих внесения изменений в содержание договора (соглашения), весь пакет документов возвращается автору проекта с приложением заключения и визой в листе согласования: "С заключением".
В случае положительного заключения правовой экспертизы проект договора и все документы к нему с приложением заключения направляются на подпись Главе Администрации города либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом муниципального образования и иными муниципальными правовыми актами, другим должностным лицам.
5.4.13. Согласование действительно в течение двух месяцев. Периоды проведения внешнего согласования с контрагентом или иными органами власти, общественными объединениями и организациями в этот срок не входят.
В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта договора (соглашения) обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.
5.4.14. Вся работа по рассмотрению и надлежащему оформлению проекта договора (соглашения) должна быть осуществлена в 30-дневный срок с момента поступления в адрес Администрации города, если иное не предусмотрено в оферте (проекте договора (соглашения), сопроводительном письме контрагента), законе или ином правовом акте.
5.4.15. При возвращении контрагентом договора (соглашения) с протоколом разногласий проект договора (соглашения) вновь проходит согласование в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
5.5. Порядок подписания и регистрации договоров (соглашений)
5.5.1. После проведения правовой экспертизы и положительного заключения по ее результатам проект договора (соглашения) направляется в Главе Администрации города для организации его подписания либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом муниципального образования и иными муниципальными правовыми актами, другим должностным лицам.
5.5.2. Подписанный договор (соглашение) регистрируются в Администрации города.
5.5.3. В случаях, когда договоры (соглашения) от имени Администрации города заключены (подписаны) без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, такие договоры (соглашения) в последующем подлежат обязательному одобрению. Решения об одобрении договоров (соглашений) принимаются в форме листа согласования.
5.5.4. После подписания и регистрации договор (соглашение) скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба муниципального образования и выдается юридической службой Администрации города автору для дальнейшего подписания другой стороной - контрагентом. Роспись в получении фиксируется в журнале регистрации договоров.
5.5.5. Рассылка копий заключенного договора (соглашения) (подписанного всеми сторонами) контрагентам осуществляется автором проекта договора (соглашения).
5.5.6. Если исполнение договора (соглашения) связано с поступлением денежных средств в городской бюджет и (или) расходованием средств городского бюджета, копия заключенного договора (соглашения) направляется в департамент финансов Администрации города под роспись в журнале регистрации договоров (соглашений) для осуществления контроля за соблюдением условий договора (соглашения) в части финансирования и связанных с ним обязательств.
5.5.7. Подлинники договоров хранятся в Администрации города вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.
5.6. Претензионная работа
5.6.1. В случае неисполнения условий договора (соглашения), в результате которого нанесен или может быть нанесен имущественный и иной вред (ущерб) интересам Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города направляют в установленном порядке информацию Главе Администрации города.
В случае обращения Администрации города в суд с исковыми требованиями, а также в случае предъявления исковых требований к Администрации города интересы Администрации города защищает ее представитель на основании доверенности, оформленной в установленном настоящей Инструкцией порядке.
5.6.2. Порядок осуществления претензионной работы по представлению и защите интересов Администрации города в судах общей и специальной юрисдикции устанавливается постановлением Администрации города.
5.6.3. Исковые заявления от имени Администрации города в суд подписываются Главой Администрации города, лицом, временно исполняющим обязанности Главы Администрации города или представителем Администрации города по доверенности.
5.6.4. Для участия в судебном разбирательстве привлекаются сотрудники ответственного исполнителя. При необходимости и по согласованию с заместителем Главы Администрации города, управляющим делами для участия в деле могут привлекаться сотрудники юридической службы (отдела) Администрации города.
5.6.5. Ответственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение сведений и направляют в управление делами Администрации города:
- ежеквартально, не позднее десяти дней после истечения предыдущего квартала, и по окончании года (в срок до 15 января следующего года) информацию о ходе выполнения обязательств по договорам (соглашениям), заключенным от имени Администрации города (каждая страница информации должна быть подписана руководителем структурного подразделения Администрации города) (приложение N 9 к настоящей Инструкции);
- раз в полугодие, до десятого числа месяца, следующего за отчетным, информацию по судебно-арбитражной практике по заключению и исполнению договоров (соглашений) от имени Администрации города (каждая страница информации должна быть подписана руководителем структурного подразделения Администрации города) (приложение N 10 к настоящей Инструкции).
Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.
В случае представления неполной (недостоверной) либо непредставления информации в установленный настоящей Инструкцией срок, по поручению заместителя Главы Администрации города, управляющего делами готовится служебная записка на имя Главы Администрации города.
5.6.6. Управление делами Администрации города ежегодно обобщает и анализирует информацию ответственных исполнителей о ходе и результатах выполнения договоров (соглашений) до 01 апреля года, следующего за отчетным (приложение N 9 к настоящей Инструкции).
VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов
6.1. Протокол заседания (совещания)
6.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, проводимых Главой Администрации города и заместителями Главы Администрации города, заседаниях коллегиальных органов, созданных при Администрации города.
6.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе совещания (заседания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого совещания (заседания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования".
6.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов совещаний (заседаний), проводимых Главой Администрации и заместителями Главы Администрации города, возлагается на специалистов структурных подразделений Администрации города, на которых возложена подготовка совещания (заседания). Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов, созданных при Администрации города, - на ответственных секретарей соответствующих коллегиальных органов.
6.1.5. Протоколы имеют следующие реквизиты (приложение N 11 к настоящей Инструкции):
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов.
Место проведения совещания (заседания) указывается при оформлении протоколов совещания (заседания) в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается по центру через две строки непечатаемых символов после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой.
Датой протокола является дата совещания (заседания). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через две строки непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные символы.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Список участвующих в совещании ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются с начала абзаца и нумеруются арабскими цифрами.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной строкой непечатаемых символов.
В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
6.1.6. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на совещании, при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.
6.1.7. Протокол подписывается председателем (председательствующим) заседания (совещания), отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов, включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) председательствовавшего на заседании (совещании).
6.1.8. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
6.1.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников совещания (заседания).
Подготовка и регистрация протоколов заседаний (совещаний), проводимых Главой Администрации города, осуществляется управлением делами Администрации города.
6.1.10. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения ее соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью Администрации города, структурных подразделений Администрации города или коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Администрации города, на которых возложены обязанности по подготовке и оформлению протоколов.
6.1.11. Протоколы заседаний (совещаний) хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.
6.2. Доверенность
6.2.1. Проект доверенности от имени Администрации города на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации, автономного округа и муниципальными правовыми актами, в двух экземплярах, и сопроводительное письмо на имя заместителя Главы Администрации города, управляющего делами о необходимости ее выдачи готовятся заинтересованным лицом, руководителем структурного подразделения Администрации города (далее - автор проекта доверенности). К проекту доверенности, основанием для выдачи которой послужили другие документы, прилагаются копии этих документов.
Проект доверенности от имени Администрации города может быть подготовлен специалистами правового управления. В этом случае заинтересованное лицо (структурное подразделение Администрации города) направляет на имя Главы Администрации города или заместителя Главы Администрации города, управляющего делами служебную записку о необходимости выдачи такой доверенности. В служебной записке указывается фамилия, имя, отчество лица (далее - получатель доверенности), на чье имя должна быть оформлена доверенность от имени Администрации города, должность, делегируемые полномочия. К служебной записке также прилагается копия второй и третьей страниц паспорта получателя доверенности.
6.2.2. По итогам правовой экспертизы, являющейся основной процедурой в процессе согласования, при отсутствии замечаний, соответствии доверенности действующему законодательству и правилам юридической техники начальник правового управления согласовывает проект доверенности путем визирования. Подпись согласования ставится на одном экземпляре доверенности в левом нижнем углу листа, на котором предусмотрен реквизит подписи Главы Администрации города либо лица, его замещающего. После согласования проекта доверенности он направляется на подпись Главе Администрации города или иному уполномоченному лицу.
6.2.3. Доверенность оформляется на общем бланке Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования в черно-белом варианте.
Доверенности выдаются на срок до трех лет (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте самой доверенности.
6.2.4. Доверенности от имени Администрации города подписываются Главой Администрации города либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом муниципального образования город Салехард, другими должностными лицами.
6.2.5. Подписанная Главой Администрации города или иным уполномоченным должностным лицом доверенность заверяется печатью с воспроизведением герба муниципального образования.
6.2.6. При регистрации доверенности в журнале регистрации доверенностей указывается лицо, которому выдается доверенность, дата выдачи, номер и срок ее действия.
Один экземпляр оформленной и подписанной доверенности передается лично лицу, указанному в доверенности, под роспись в журнале регистрации доверенностей.
6.2.7. Второй экземпляр оформленной доверенности хранится в правовом управлении управления делами Администрации города.
Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть ее в юридическую службу Администрации города при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность ее использования, в частности, при истечении срока доверенности, изменении должности (увольнении) и др.
6.3. Деловое (служебное) письмо
6.3.1. Деловое (служебное) письмо (далее - письмо) - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату.
6.3.2. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых подготовлено письмо. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений.
Для выделения части текста, наименования, заголовка, примечания могут использоваться насыщенное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Объем текста служебного письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема, она оформляется приложением к сопроводительному письму.
6.3.3. Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих граф.
Для таблиц возможно использование другого шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.
6.3.4. Обращение к адресату располагается по центру через три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита. Наиболее частыми употребляемыми формами обращения являются:
Уважаемый Сергей Васильевич!
Уважаемый господин Смирнов!
6.3.5. Текст отделяется от заголовка или обращения тремя строками непечатаемых символов. Текст письма излагается как от первого лица множественного числа, так и от третьего лица единственного числа, например:
Направляем Вам на утверждение...
Администрация города ходатайствует...
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".
6.3.6. Письма, адресованные полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, его заместителям, Председателю Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, главам (главам администраций) муниципальных образований, оформляются на бланках писем Администрации города с изображением герба муниципального образования в многоцветном варианте и подписываются только Главой Администрации города или лицом, временно исполняющим обязанности Главы Администрации города (приложение N 12 к настоящей Инструкции).
6.3.7. За подписью Главы Администрации города направляются письма, адресованные полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, Председателю Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, Председателю суда Ямало-Ненецкого автономного округа, прокурору Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителям территориальных органов федеральных органов государственной власти, расположенных на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, главам (главам администраций) муниципальных образований.
6.3.8. За подписью Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города по направлениям курируемой ими деятельности направляются письма, адресованные заместителям Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, Председателю Городской Думы города Салехарда, председателю Салехардского городского суда, прокурору города Салехарда, руководителям территориальных органов федеральных органов государственной власти по муниципальному образованию, руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.
6.3.9. Руководители структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица, при исполнении документов Администрации города могут по направлениям курируемой ими деятельности подписывать и направлять корреспонденцию на имя контролирующего заместителя Главы Администрации города, ответные письма на запросы, поступившие на их имя или в адрес возглавляемого ими структурного подразделения, вне зависимости от корреспондента, а также на имя руководителя исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа по вопросам исполнения переданных полномочий субъекта Российской Федерации муниципальному образованию, направления на регулярной основе статистической и иной отчетности.
6.4. Поручения Главы Администрации города
6.4.1. В случае необходимости изложения более подробных, развернутых указаний по исполнению документа или нескольких документов, объединенных одной или близкими целями, подготавливается поручение.
По результатам рассмотрения на документ накладывается резолюция, в которой указывается состав исполнителей (фамилия, инициалы в дательном падеже), краткая характеристика их дальнейших действий с документом с возможным указанием сроков исполнения. Резолюция собственноручно подписывается лицом, дающим указание.
Резолюция оформляется на специальном бланке формата А6, с указанием регистрационного номера и даты документа, по которому дается поручение, фамилии и инициалов подписывающего должностного лица.
В исключительных случаях допускается наложение резолюции непосредственно на документ с минимальным перекрытием его текста.
6.4.2. Документ с наложенной резолюцией Главы Администрации города (заместителя Главы Администрации города) передается в структурное подразделение управления делами Администрации города, ответственное за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).
6.4.3. Специалисты службы делопроизводства:
- осуществляют заполнение реквизитов РКК исходного документа в соответствии с текстом резолюции;
- производят направление или рассылку копии (й) документа и резолюции, в том числе в электронном виде с использованием СЭДД;
- осуществляют, при указании в документе или резолюции к нему обязательности и сроков, контроль за исполнением. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется штамп "Контроль", а в РКК СЭДД документа заполняются соответствующие реквизиты.
VII. Организация документооборота в Администрации города
Прием проектов документов на оформление, документов на регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.30 и с 14.00 до 17.00 часов. В предпраздничные дни - до 16.00.
Документы, поступившие после 16.00 (в предпраздничные дни - после 15.00), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий день.
7.1. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов
7.1.1. Поступающая корреспонденция на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства.
7.1.2. При приеме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом положений инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или, в случае невозможности пересылки адресату, возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма о невозможности доставки адресату.
При повреждении конверта, несоответствия вложений либо отсутствии оговоренных в документе приложений составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый остается у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.
7.1.3. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;
- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
- пакеты с пометкой "Лично";
- анонимные документы;
- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").
7.1.4. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Главы Администрации города или заместителя Главы Администрации города, производится в установленном для корреспонденции порядке. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.
7.1.5. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Администрации города осуществляется специалистами службы делопроизводства. Документы, поступившие в электронном виде, могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном настоящей Инструкцией порядке с приложением, при возможности и необходимости, исходных электронных материалов. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения.
7.1.6. Прием и регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, адресованных на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, осуществляется структурным подразделением Администрации города, ответственным за работу с обращениями граждан.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа и муниципального образования о работе с обращениями граждан.
Личные обращения, заявления сотрудников к представителю нанимателя обращениями граждан не являются.
7.2. Регистрация поступающих документов
7.2.1. Поступившая корреспонденция, подлежащая регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируется в базе данных СЭДД "Входящие документы" (ВхД) в день обработки.
Письма, поступившие от участников региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа, при наличии в РКК СЭДД электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде, регистрируются, переносятся на бумажный носитель и поступают в обработку в день поступления. В случае последующего поступления оригинала производится замена на подлинник документа.
7.2.2. Поступившие без сопроводительных писем правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации регистрируются в базе данных СЭДД "Организационно-распорядительные документы" (ОРД) с указанием вида правового акта и сохранением его исходного номера.
7.2.3. РКК СЭДД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
7.2.4. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД и включает в себя (слева направо) индекс дела утвержденной номенклатуры дел места регистрации, разделительный символ "/", порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.
Регистрационный номер поступивших ответов на ранее направленные запросы формируется на основании регистрационного номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ "." порядкового номера документа по его исполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса. Аналогичным способом регистрируются повторные, дублирующие документы.
7.2.5. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления штампа в указанном месте, он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.
Документы, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РКК СЭДД.
7.3. Порядок рассмотрения и доведения документов до исполнителей
7.3.1. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Главе Администрации города и заместителям Главы Администрации города в соответствии с утвержденным распределением обязанностей с учетом вида, автора и содержания документа.
7.3.2. Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего. Документы по исполнению резолюций Главы Администрации города за подписью указанных в резолюции ответственных исполнителей направляются головному исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.
7.3.3. Копии документов с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица.
7.3.4. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более трех рабочих дней.
7.3.5. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращен в срок, не превышающий 24 часов с момента получения, с приведением соответствующей аргументации.
7.3.6. После подписания резолюции осуществляется внесение в РКК СЭДД ее текста, реквизитов и электронной копии.
Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним. Возможно дополнительное направление копии резолюции должностного лица на бумажном носителе.
В случае указания исполнителей, не входящих в систему исполнительных органов государственной власти или не являющихся участниками СЭДД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.
7.3.7. Подлинник документа и оригинал резолюции в обязательном порядке возвращаются по месту регистрации, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.
7.4. Организация работы с отправляемыми документами
7.4.1. Проекты служебных писем передаются на подпись Главе Администрации города или заместителям Главы Администрации города через службу делопроизводства.
Специалисты службы делопроизводства проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
7.4.2. Проект служебного письма, представляемый на подпись Главе Администрации города или заместителю Главы Администрации города, визируется исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовится проект.
К проектам ответов за подписью Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города дополнительно прилагается исходный запрос.
7.4.3. Отправляемые письма за подписью Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города, адресованные полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, его заместителям, Председателю Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, после проведения лингвистической, стилистической проверок и возможной корректировки текста в централизованном порядке оформляются на продольных бланках с воспроизведением герба муниципального образования в многоцветном варианте специалистами службы делопроизводства.
Автор (исполнитель) представляет проект письма в электронном виде и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов.
7.4.4. Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до трех рабочих дней обрабатываются незамедлительно.
7.5. Регистрация отправляемых документов
7.5.1. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта и полного комплекта приложений, в т. ч. и в электронном виде в РКК проекта документа, в случае их указания, являются обязательными. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и визами согласования помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города.
7.5.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в базе "Исходящие документы" (ИсхД) СЭДД только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронный вариант письма и, при наличии, приложений к нему.
7.5.3. Регистрационный номер инициативных писем формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утвержденным порядком и включает в себя (слева направо) индекс дела утвержденной номенклатуры дел, разделительный символ "/", порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.
Регистрационный номер ответов на ранее поступившие запросы формируется на основании входящего номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ "." порядкового номера документа по его исполнению. На бланке письма в этом случае реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа" подлежит обязательному заполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса.
7.5.4. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа". Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РКК СЭДД.
7.6. Отправка документов
7.6.1. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку или возвращаются исполнителю для ее самостоятельной организации.
Отправка документов за подписью Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города осуществляется специалистами службы делопроизводства.
7.6.2. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
7.6.3. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
7.6.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
7.6.5. Отправка копий документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.
7.7. Регистрация и прохождение внутренних документов
7.7.1. Документы, направляемые заместителями Главы Администрации города, руководителями структурных подразделений Администрации города Главе Администрации города, заместителям Главы Администрации города или в структурные подразделения Администрации города и получаемые от них, являются внутренней перепиской, регистрируются с использованием СЭДД в базе данных "Внутренние документы" (ВнД) и направляются адресату.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
7.7.2. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется. Регистрационный штамп может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица, его принявшего.
VIII. Документальный фонд Администрации города
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1.1. Основой формирования документального фонда Администрации города является номенклатура дел Администрации города.
8.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность Администрации города и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в результате деятельности Администрации города.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с отметкой конфиденциальности и т.д.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Названиями разделов номенклатуры дел Администрации города являются наименования структурных подразделений Администрации города.
8.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации города разрабатывается службой делопроизводства Администрации города на основе (своде) номенклатур дел структурных подразделений Администрации города, подписывается начальником службы делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается заместителем Главы Администрации города, управляющим делами.
8.1.5. Согласование с ЭПК номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений в Администрации города.
8.1.6. Сводная номенклатура дел ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения сводной номенклатуры дел распоряжением Администрации города в структурных подразделениях назначаются ответственные делопроизводители, осуществляющие ведение соответствующих ее разделов.
Обязанности по ведению делопроизводства с перечнем разделов и заголовков дел включаются в должностную инструкцию работника.
Ответственным делопроизводителям направляются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.
8.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:
- первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дела;
- второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего экземпляра;
- третий применяется в архиве Администрации города;
- четвертый - в архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города.
8.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 13 к настоящей Инструкции):
8.1.8.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка и, при необходимости, подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
12-05,
где: 12 - обозначение раздела,
05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
8.1.8.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и организаций.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) - номинальный признак, является обязательным;
- наименование автора документа - авторский признак, является необязательным;
- наименование адресата документа - корреспондентский признак, является необязательным;
- краткое содержание документов дела - предметно-вопросный признак, является необязательным;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, - географический признак, является необязательным;
- дата (период), к которой относятся документы дела, - хронологический признак, является необязательным.
Как минимум один из необязательных признаков должен присутствовать в наименовании заголовка дела и располагаться после номинального признака. Возможна комбинация из произвольного числа необязательных признаков в указанной последовательности. Изменение порядка расположения необязательных реквизитов допускается только для обеспечения логической последовательности.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы (справки, доклады, информация, переписка и др.) по основным вопросам деятельности Администрации города.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с муниципальными организациями по основным вопросам деятельности.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении сотрудников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Городской Думой города Салехарда по основным вопросам деятельности.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с органами местного самоуправления муниципальных образований в автономном округе по основным вопросам деятельности.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с органами власти Ямало-Ненецкого автономного округа по основным вопросам деятельности.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий.
Квартальные отчеты о работе.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8.1.8.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
8.1.8.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.
8.1.8.5. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
8.1.9. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование дел и их текущее хранение
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Формирование дел в Администрации города и их текущее хранение осуществляется в структурных подразделениях. При отсутствии условий хранения документы передаются в архив Администрации города.
Распоряжением Администрации города назначается ответственный за архив Администрации города.
Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистами службы делопроизводства.
8.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- в дела помещаются только исполненные, правильно и полностью оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);
- приложения помещают вместе с основными документами;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;
- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
- ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);
- по объему дело не должно превышать 200 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", Т. 2" и т.д.
8.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
8.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
8.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
8.2.7. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
8.2.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы формируются и подшиваются в дело переписки за текущий год для дальнейшей передачи на постоянное хранение.
8.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
8.2.10. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
8.2.11. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.
8.2.12. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
8.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению группируются отдельно.
8.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
8.2.15. Ответственные делопроизводители отвечают за сохранность документов и формирование их в дела и обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
8.2.16. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
8.2.17. Дела документального фонда Администрации города, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственного делопроизводителя.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, информация о результатах которого доводится до заместителя Главы Администрации города, управляющего делами с определением степени дисциплинарной ответственности лица, виновного в утрате.
8.2.18. Представление подлинников документов на ознакомление или во временное пользование сотрудникам Администрации города производится на основании мотивированного письменного запроса за подписью начальника структурного подразделения на имя заместителя Главы Администрации города, управляющего делами.
Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой-заместителем, утвержденной руководителем службы делопроизводства. В последней указывается дата выдачи, полное наименование должности, инициалы и фамилия, собственноручная подпись лица, получившего документ во временное (до одного месяца) пользование.
8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
8.3.1. Организация архивного хранения документов
8.3.1.1. Документы Администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - муниципальный архив).
8.3.1.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на муниципальное хранение Администрация города организует формирование архива Администрации города.
В архив Администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после их завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации города, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Передача дел в архив Администрации города осуществляется в порядке и в сроки, определяемые распоряжением Администрации города.
8.3.1.3. В период подготовки дел к передаче в архив Администрации города принимающим специалистом службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные делопроизводители обязаны устранить.
8.3.1.4. Прием каждого дела производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на оба экземпляра описи против каждого дела, включенного в нее, ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив Администрации города, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Администрации города передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Администрации города (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несет подразделение, передающее документы).
8.3.1.5. Дела постоянного хранения через 5 лет передаются на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе".
Дела по личному составу находятся в архиве Администрации города в течение 75 лет.
8.3.1.6. Подготовка документов и дел к передаче в архив Администрации города и на уничтожение предусматривает проведение комплекса работ, включая:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел и подготовку к передаче в архив Администрации города;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.3.2. Экспертиза ценности документов
8.3.2.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов Администрации города проводится на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
8.3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив Администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается постановлением Администрации города. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти автономного округа в области архивного дела.
Состав ЭК утверждается постановлением Администрации города.
8.3.2.3. ЭК является совещательным органом, ее решения утверждаются заместителем Главы Администрации города, управляющий делами. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
8.3.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.
8.3.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации города; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.3.3. Оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение
8.3.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы делопроизводства и структурных подразделений Администрации города, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.
8.3.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 14 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.3.3.3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 15 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления (фондообразователя) и структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
- наименование органа местного самоуправления: "Администрация муниципального образования город Салехард". В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации города;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера распоряжений, протоколов и др.);
- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
8.3.3.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
8.3.3.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе- заверителе дела.
8.3.3.6. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
8.3.3.7. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.3.3.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в муниципальный архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
8.3.3.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
8.3.3.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16 к настоящей Инструкции).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной настоящей Инструкцией форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной настоящей Инструкцией форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
8.3.3.11. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 3 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке.
8.3.3.12. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на муниципальное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
8.3.3.13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
8.3.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
8.3.4.1. В Администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством муниципального архива. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив.
8.3.4.2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 17 к настоящей Инструкции); дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение N 18 к настоящей Инструкции). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование исполнительного органа местного самоуправления, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда исполнительный орган местного самоуправления в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
8.3.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.
8.3.4.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
8.3.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовой;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
8.3.4.6. Опись дел Администрации города подписывается начальником службы делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается заместителем Главы Администрации города, управляющим делами.
8.3.4.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются в муниципальный архив, четвертый остается в качестве контрольного экземпляра.
Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, два из которых передаются в муниципальный архив, третий остается в качестве контрольного экземпляра.
8.3.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
8.3.5.1. По результатом отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 19 к настоящей Инструкции).
Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2012 года).
8.3.5.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).
Согласованные ЭК акты утверждаются заместителем Главы Администрации города, управляющим делами только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.
IX. Особенности работы с электронными документами
9.1. Основные принципы работы с электронными документами
9.1.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД.
9.1.2. Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.
9.1.3. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведенных им действий.
9.1.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или их делопроизводителями.
9.1.5. При получении электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, в том числе при наличии электронной подписи.
9.1.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
9.1.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении.
Обязательным является заполнение полей РКК в соответствии с перечнем приложения N 20 к настоящей Инструкции.
9.1.8. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
9.1.9. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
9.1.10. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
9.1.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
9.1.12. Место хранения электронных документов, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются Администрацией города с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.
9.1.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
9.2. Сообщение электронной почты
9.2.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.
Передача информации, отнесенной в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.
9.2.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:
9.2.2.1. Адрес электронной почты.
Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.
По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.
9.2.2.2. Тема письма.
Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.
9.2.2.3. Текст письма.
Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.
В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес Администрации города.
9.2.2.4. Приложение.
В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
9.3. Электронные копии документов
9.3.1. Под электронной копией понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).
9.3.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.
Текст сохраняется в текстовых файлах формата RTF (проекты) или в защищенном от изменений виде формата PDF (подписанные документы).
Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel версии 5.
Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.
По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.
9.3.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (дискеты, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.
Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.
Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.
В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещен. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.
При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов, как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.
9.3.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законами Российской Федерации и автономного округа по вопросам применения электронной цифровой подписи.
9.3.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа и муниципального образования.
X. Организация работы с документами в Администрации города
10.1. Работа исполнителей с документами
10.1.1. Организация работы с документами в Администрации города осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между заместителями Главы Администрации города, утвержденными полномочиями структурных подразделений Администрации города, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.
10.1.2. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
10.1.3. Заместитель Главы Администрации города или руководитель структурного подразделения Администрации города, указанный в документе (поручении, резолюции) в единственном числе или указанный в поручении первым, или обозначенный словом "ответственный", является головным исполнителем документа (поручения, резолюции), организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за исполнение.
В случае упоминания в документе (поручении, резолюции) нескольких исполнителей с различными указаниями по исполнению, головным исполнителем является лицо, подписавшее документ (поручение, резолюцию), или указанное особо.
В правовом акте головной исполнитель указывается в последнем пункте с формулировкой "Контроль ... возложить на...".
10.1.4. Исполнители, не определенные в качестве головного исполнителя, являются соисполнителями.
10.1.5. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
- по правовым актам - путем внесения изменений в исходный правовой акт;
- по поручениям, зафиксированным документами Администрации города (протоколами, решениями, самостоятельными документами) - путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Главы Администрации города к нему;
- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.
Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вмененным должностным лицам. РКК СЭДД документа приводится в актуальное состояние соответствующими ответственными делопроизводителями.
10.1.6. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение трех дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
10.1.7. Головной исполнитель определяет меры по исполнению документа (поручения, резолюции), утверждает, при необходимости, план мероприятий по его реализации и осуществляет общую координацию действий по исполнению.
Реализация мер по исполнению должна обеспечить исчерпывающее и своевременное исполнение документа (поручения, резолюции) в соответствии с его текстом и указаниями по его исполнению.
10.1.8. Головной исполнитель и соисполнители определяют непосредственных исполнителей. Сроки исполнения, установленные для исполнителей, должны предшествовать срокам, установленным для соисполнителя.
При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16 подпункт 10.1.9 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
10.1.9. Документы исполняются в установленные сроки.
Сроки исполнения:
- с пометкой "срочно" - в течение 3 дней с даты регистрации;
- с пометкой "оперативно" - в течение 10 дней с даты регистрации;
- с конкретной датой исполнения - до истечения установленной даты;
- с указанием периода исполнения (например, в течение месяца) - последний день истечения указанного периода, срок по которому начинает исчисляться: по правовым актам - с даты вступления их в законную силу, по иным документам - с даты их подписания (для внутренних) или регистрации (для поступивших).
Если срок исполнения в документе не указан, он подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания, а для поступивших - с даты регистрации (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).
Сроки исполнения документов исчисляются календарными днями.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Поручения (резолюции) по организации исполнения документов с установленными сроками должны содержать указания со сроками исполнения, предшествующим указанным в документе вышестоящего должностного лица.
10.1.10. Соисполнители осуществляют свод или визирование информации, поступившей от непосредственных исполнителей, и в установленные сроки направляют ее головному исполнителю. Документы, направленные соисполнителями непосредственно должностному лицу, давшему поручение, минуя головного исполнителя, в принудительном порядке, вне зависимости от первоначального адресования, направляются головному исполнителю.
Информация о положении дел с исполнением документов, об изменении сроков и исполнителей, о дополнительных запросах и промежуточных ответах, об исполнении и снятии с контроля документов своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК уполномоченными специалистами исполнительного органа государственной власти автономного округа или лицом, осуществляющим контроль за исполнением документа.
10.1.11. Соисполнители и непосредственные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.
10.1.12. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых в отношении виновных в неисполнении поручения сотрудников.
10.2. Контроль за исполнением документов в Администрации города
10.2.1. Контроль за исполнением документов в Администрации города устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Администрации города за безусловное и своевременное исполнение документов.
10.2.2. Централизованный контроль за исполнением документов в Администрации города осуществляет управление делами Администрации города.
10.2.3. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указания необходимости и/или сроки исполнения:
- указов и распоряжений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых имеются поручения органам местного самоуправления субъектов Российской Федерации, а также протоколов совещаний (заседаний) по их исполнению;
- постановлений и распоряжений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа;
- решений заседаний/совещаний, проводимых Губернатором Ямало-Ненецкого автономного округа, оформленных соответствующими протоколами;
- поручений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа;
- договоров (соглашений), заключаемых от имени Главы Администрации города;
- постановлений и распоряжений Администрации города;
- планов основных мероприятий Администрации города;
- деловых (служебных) писем, поступивших на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города;
- резолюций Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города на служебную корреспонденцию, поступившую на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города;
- обращений граждан, направленных на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города;
- других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяет Глава Администрации города или лицо, исполняющее его обязанности, и заместитель Главы Администрации города, управляющий делами.
10.2.4. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, заполнение соответствующих реквизитов в РКК СЭДД документа, своевременное направление документов, копий (выписок) исполнителям, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов исполнения, информирование Главы Администрации города и заместителя Главы Администрации города, управляющего делами об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.
10.2.5. В целях реализации функции опережающего контроля головному исполнителю, соисполнителям или исполнителям не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения, а для документов со сроком исполнения менее 30 дней - по истечению 2/3 срока исполнения, направляется напоминание о необходимости представления информации об исполнении документа. Напоминание формируется средствами СЭДД с внесением соответствующей записи в РКК контролируемого документа и не подразумевает ответного документа.
В случае непредставления в срок информации об исполнении, запрос информации об исполнении за подписью заместителя Главы Администрации города, управляющего делами направляется на имя головного исполнителя или на имя курирующего в соответствии с распределением обязанностей заместителя Главы Администрации города.
10.2.6. Изменение даты исполнения документа осуществляется:
- по правовым актам - путем внесения изменений в исходный правовой акт;
- по поручениям, зафиксированным документами Главы Администрации города (протоколами, решениями, самостоятельными документами) - путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Главы Администрации города к нему;
- по запросам с указанием обязательности и сроков исполнения - по согласованию с автором/исполнителем запроса;
- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица, - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности или по результатам представленных мотивированных просьб о продлении срока исполнения.
Информация об изменении срока исполнения должна быть отражена в СЭДД.
10.2.7. Проекты ответов на документы с контрольными сроками исполнения представляются с визами головного исполнителя и соисполнителей, указанных в поручении, с приложением копии контролируемого документа-запроса.
10.2.8. От имени Администрации города направляется единый ответ. Не допускается самостоятельное направление исполнителями несогласованных ответов. Документ в этом случае считается не исполненным.
10.2.9. Документы снимаются с контроля управлением делами Администрации города, по представлению руководителя структурного подразделения управления делами Администрации города, уполномоченного на осуществление контроля, который осуществляет действия по обеспечению своевременного представления исполнителями отчетов о проделанной работе, обобщает поступающую информацию и ежеквартально информирует заместителя Главы Администрации города, управляющего делами о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Администрации города.
10.2.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК СЭДД документа устанавливается отметка об исполнении документа с указанием даты. По исполнению резолюции, поставленной на контроль, в РКК СЭДД необходимо проставить отметку "Полностью исполнено".
Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении контрольного документа, она возвращается исполнителю на доработку. Снятие с контроля в этом случае не происходит.
Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.
10.2.11. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в определенные поручением сроки, в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.
При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мер заместитель Главы Администрации города, управляющий делами рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.
XI. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов
и бланков документов
11.1. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба муниципального образования устанавливается Главой Администрации города.
11.2. Централизованный сбор заявок на изготовление всех видов печатей и штампов (далее - печати (штампы) осуществляется административно-хозяйственным отделом управления делами Администрации города. Заявка о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа) направляется средствами СЭДД и содержит эскиз в электронном виде.
11.3. Выдача печатей (штампов) осуществляется административно-хозяйственным отделом управления делами Администрации города с внесением записи в специальный журнал с проставлением их оттисков и собственноручной подписью получателя (приложение N 21 к настоящей Инструкции).
11.4. Печати (штампы) должны использоваться строго по назначению и храниться в закрываемых сейфах, шкафах и ящиках. Правом и ответственностью за использование печатей (штампов) обладает сотрудник, получивший их.
11.5. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати (штампы) возвращаются в административно-хозяйственный отдел управления делами Администрации города для централизованного уничтожения клише по акту с соответствующей отметкой в журнале учета (приложение N 21). Оснастки штампов (печатей) списываются по процедуре, установленной для осуществления материального учета.
Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
/----------\
| Герб |
| города |
| Салехарда|
| |
| |
\----------/
Администрация
муниципального образования город Салехард
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________________ N_________
Образец бланка постановления Администрации города
Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
/----------\
| Герб |
| города |
| Салехарда|
| |
| |
\----------/
Администрация
муниципального образования город Салехард
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________________________ N_________
Образец бланка распоряжения Администрации города
Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
/----------\
| Герб |
| города |
| Салехарда|
| |
| |
\----------/
Администрация
муниципального образования город Салехард
_________________________________________________________________________
Ул. Свердлова, д. 48, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ,
629007
Тел. (34922) 2-54-57, 2-55-26, факс (34922) 2-55-26, E-mail:
adm@salekhard.org
ОКПО 01699769, ОРГН 1028900508592, ИНН/КПП 8901003315/890101001
_____________________ N____________
На N_______________ от _____________
Образец бланка письма Администрации города
Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
/----------\
| Герб |
| города |
| Салехарда|
| |
| |
\----------/
Администрация
муниципального образования город Салехард
Департамент образования
_________________________________________________________________________
Ул. Республики, д. 7, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ,
629008
Тел./факс (34922) 4-11-02, E-mail:
_______________________ N___________
На N___________ от __________________
Образец продольного бланка письма структурного подразделения
Администрации города
Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
|
|
Администрация муниципального образования город Салехард
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
к документу N _______ от _________
И.О. Фамилия
|
Образец бланка резолюции Главы Администрации города
Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
Бульвар - бул. Микрорайон - м/р
Бывший - б. Миллиард, миллиарды - млрд.
Век, века - в., вв. (при цифрах) Миллион, миллионы - млн.
Глава, главы - гл. Область - обл.
Год, годы - г., гг. (при цифрах) Озеро - оз.
Город, города - г., гг. (не Переулок - пер.
указывается для городов федерального Площадь - пл.
значения: Москва, Санкт-Петербург) Посёлок - пос.
Господин, господа, госпожа - г-н, Проспект - пр.
гг., г-жа Пункт, пункты - п., пп.
Господину - г-ну Район - р-н.
Гражданин, граждане - гр-н, гр-не Река - р. (но реки)
Гражданка, гражданки - гр-ка, гр-ки Сего года - с.г.
Деревня - дер. Село - с.
Железная дорога - ж.д. Сельское хозяйство - с.х.
Железнодорожный - ж.-д. Сельскохозяйственный - с.-х.
Заведующий - зав. Смотри - см.
Заместитель - зам. Станция - ст.
Издание - изд. Статья, статьи - ст. (при цифрах)
Исполняющий обязанности - и.о. Страница, страницы - с. (при цифрах)
(И.о.) Строка, строки - стр.
И другие - и др. Текущие года - т.г.
И прочие - и пр. То есть - т.е.
И так далее - и т.д. Том, тома - т., тт. (при цифрах)
И тому подобное - и т.п. Тысяча, тысячи - тыс.
Лист, листы - л., лл. Улица - ул.
Мадам - м-м Экземпляр - экз.
Перечень общепринятых или официально установленных сокращений
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16 настоящее приложение изложено в новой редакции
Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
(с изменениями от 24 января 2013 г.)
/----------\
| Герб |
| города |
| Салехарда|
| |
| |
\----------/
Администрация
муниципального образования город Салехард
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________________________________ N____________
|
2 строки.
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального образования
город Салехард
|
2 строки.
В целях совершенствования и повышения эффективности
документационного обеспечения Администрация муниципального образования
город Салехард Постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Администрации муниципального образования город Салехард (далее -
Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города при
подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов
Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции.
3. Признать утратившим силу постановление Администрации города от
29 декабря 2004 года N 855 "Об Инструкции по делопроизводству в
Администрации муниципального образования город Салехард".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя Главы Администрации города, управляющего делами П.И. Макогон.
|
3 строки.
Глава Администрации города И.Л. Кононенко
Образец бланка постановления Администрации города
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16 настоящее приложение изложено в новой редакции
Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
(с изменениями от 24 января 2013 г.)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта _________________________________________________________________
(наименование вида правового акта и заголовок)
Автор проекта: __________________________________________________________
(наименование должности и Ф.И.О. автора проекта)
Исполнитель: ___________________________________________________________
(наименование должности и Ф.И.О. исполнителя проекта, контактный телефон)
СОГЛАСОВАНИЕ:
|
Дата вручения |
Ф.И.О. заместителя Главы Администрации города |
Замечания |
Дата возврата, подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата вручения |
Ф.И.О., должность лица, согласующего проект |
Замечания |
Дата возврата, подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Юрист/начальник юридической службы структурного подразделения Администрации города - автора проекта |
|
Дата возврата, подпись |
|
Дата вручения |
Ф.И.О., должность лица, осуществляющего экспертизу проекта |
Результат |
Дата, подпись |
|
|
|
|
|
Рассылка документа:
|
Адресат |
Количество экземпляров |
|
|
|
Подпись автора проекта ___________________________ Дата _________________
Подпись исполнителя проекта ______________________ Дата _________________
Образец листа согласования к проекту правового акта Администрации города
Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
Заместителю Главы Администрации
города Салехарда, управляющему делами
___________________________
ОТЧЁТ
О ЗАКЛЮЧЁННЫХ ДОГОВОРАХ (СОГЛАШЕНИЯХ)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения Администрации города)
за ____________ квартал 20__ года
|
N п/п |
Номер, дата договора |
Контрагент |
Предмет договора |
Сумма договора |
Срок действия |
Исполнение договора (оплата, поставка, выполнение работ, оказание услуг) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Администрации города ________________ И.О. Фамилия
Форма отчёта о ходе выполнения обязательств по договорам (соглашениям)
Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
Форма 1
ОТЧЁТ
ПО СУДЕБНО-АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКЕ
(иски, предъявленные ___________________________________________________)
(наименование структурного подразделения Администрации города)
за _______ полугодие 20__ года
тыс. рублей
|
N п/п |
Предмет иска |
Всего предъявлено исков |
Из них |
Передано для реализации решений |
Из них |
Примечание |
||||||||||
|
количество |
сумма |
удовлетворено |
отказано (в т.ч. в приёме исковых заявлений и т.д.) |
на рассмотрении |
количество |
сумма |
реализовано |
отказано |
||||||||
|
количество |
сумма |
количество |
сумма |
количество |
сумма |
количество |
количество |
количество |
сумма |
|||||||
|
I. Арбитраж | ||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. Суд общей юрисдикции | ||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Администрации города ____________________ И.О. Фамилия
Форма 2
ОТЧЁТ
ПО СУДЕБНО-АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКЕ
(иски, предъявленные к__________________________________________________)
(наименование структурного подразделения Администрации города)
за _______ полугодие 20__ года
тыс. рублей
|
N п/п |
Предмет иска |
Всего предъявлено исков |
из них |
Примечание |
||||||
|
количество |
сумма |
удовлетворено |
отказано (в т.ч. в приёме исковых заявлений и т.д.) |
на рассмотрении |
||||||
|
количество |
сумма |
количество |
сумма |
количество |
сумма |
|||||
|
I. Арбитраж |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. Суд общей юрисдикции |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Администрации города _________________ И.О. Фамилия
Формы отчётов по судебно-арбитражной практике
Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
П Р О Т О К О Л
|
2 строки
|
совещания (заседания) ..
_________________________________________________________________________
|
2 строки
|
________________ 20__ г. N _____
|
2 строки
|
Председатель: И.О. Фамилия
| 1 строка
|
Секретарь: И.О. Фамилия
Присутствовали: 25 человек, список прилагается
|
2 строки
|
ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ (ЗАСЕДАНИЯ):
1. Тема (доклада, отчёта, сообщения), докладчик (должность
полностью, фамилия, инициалы).
2. Тема (доклада, отчёта, сообщения), докладчик (должность
полностью, фамилия, инициалы).
| 1 строка
|
СЛУШАЛИ:
Докладчик (фамилия, инициалы) - текст доклада приводится или прилагается.
| 1 строка
|
ВЫСТУПИЛИ:
Выступающий (фамилия, инициалы) - краткая запись выступления.
| 1 строка
|
РЕШИЛИ:
(текст принятого решения)
| 1 строка
|
Голосовали: за -
против -
воздержались -
или
Решение принято единогласно.
|
3 строки
|
Председатель личная подпись И.О. Фамилия
|
3 строки
|
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
Пример оформления служебного письма
Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы Администрации
На _____________ год города, управляющий делами
_________________ И.О. Фамилия
__________________20__г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Наименование должности лица,
ответственного за ведение Подпись И.О. Фамилия
архива
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _______________N___
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел Администрации муниципального образования
город Салехард
Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___
В деле подшито (вложено) и пронумеровано
_____________________________________________________________ листа(ов).
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные номера листов ________________________________________
пропущенные номера _____________________________________________
+ листов внутренней описи ______________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись _______________ И.О. Фамилия
Дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Дело N ___________ Том N____
(индекс)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(заголовок дела)
_________________________________________________________________________
(дата)
На _____________ листах
Хранить ____________
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы Администрации
Фонд N_______ города, управляющий делами
ОПИСЬ N____ _________________ И.О. Фамилия
дел постоянного хранения __________________20__г.
за ______ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Дата дела |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Наименование раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _______________ дел с N ______________
(цифрами и прописью)
по N ______________________, в том числе:
литерные номера:_________________________________________________________
пропущенные номера:______________________________________________________
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства И.О. Фамилия
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ______________ N_____
Форма описи дел постоянного хранения и по личному составу
Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы Администрации
АКТ города, управляющий делами
____________20___г. N____
_________________ И.О. Фамилия
г. Салехард __________________20__г.
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________,
название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ___________.
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Крайние даты |
Номер описи |
Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи |
Количество дел |
Сроки хранения и номера ст. по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________ дел за _____________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ______________________
_________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от __________________ N ____________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от __________ N _____
Документы в количестве ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
уничтожены путём измельчения (сжигания).
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства И.О. Фамилия
Наименование должности лица,
ответственного за ведение архива И.О. Фамилия
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
|
Наименование сведений о документе |
Наименование поля/закладки РКК (базы данных СЭДД) |
Характеристика информации, включаемой в РКК |
|
1 |
2 |
3 |
|
Адресант |
"Корреспондент", "Автор" (ВхД); "Место регистрации", "Подпись", "Другие подписи" (ИсхД, ВнД) |
Полное официальное и сокращённое наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
|
Адресат |
"Место регистрации", "Адресаты" (ВхД) "Адресаты" (ИсхД, ВнД) |
Полное официальное и сокращённое наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или фамилия, инициалы лица-получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
|
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ |
"Подпись", "Другие подписи" (ИсхД, ВнД, ОРД) |
В соответствии с реквизитом "Подпись" |
|
Вид документа |
"Вид документа" (ВхД, ИсхД, ОРД) |
В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
|
Дата документа |
"Дата документа" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД) |
В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
|
Номер документа |
"N документа" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД) |
В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
|
Дата поступления документа |
"Дата регистрации" (ВхД) "Дата документа" (ИсхД, ВнД) |
Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
Входящий номер документа |
"Входящий N" (ВхД) |
Номер, проставляемый в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
Ссылка на исходящий номер и дату документа |
"Связи" (ВхД, ИсхД) |
В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
|
Наименование текста |
"Заголовок" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД) |
Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
|
Индекс дела |
"Отношение к делу" (ВхД. ИсхД, ВнД, ОРД) |
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
|
Сведения о переадресации документа |
"Доставка" (ВхД) |
На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению") |
|
Количество листов основного документа |
"Количество листов" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД) |
Количество листов основного документа |
|
Количество приложений |
"Количество прил." (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД) |
Количество приложений |
|
Общее количество листов приложений |
"Дополнительно" (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД) |
Общее количество листов приложений |
|
Указания по исполнению документа |
"Ход исполнения", "Резолюция" (ВхД, ВнД, ОРД) |
Резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
|
Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
"Исполнители" (ИсхД, ВнД, ОРД) |
Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
|
Отметка о конфиденциальности |
"Особые отметки" (ВхД. ИсхД, ВнД) |
"Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. |
|
Бланк |
|
Для документов, оформленных на бланке с воспроизведением герба автономного округа |
Обязательные сведения о документе, включаемые в РКК СЭДД
Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
ЖУРНАЛ
учёта печатей и штампов
|
N п/п |
Оттиск печати (штампа) |
Дата получения печати (штампа) от изготовителя |
Кто выдал (должность, подразделение) |
Кому выдана (должность, подразделение, подпись в получении) |
Дата возврата печати (штампа) |
Дата, номер акта об уничтожении |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала учёта печатей и штампов
Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования г. Салехард
АКТ
уничтожения изношенных и аннулированных
печатей и штампов
____________________20___ г. N________
Мы, нижеподписавшиеся, в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству в Администрации муниципального образования город
Салехард уничтожили изношенные и аннулированные печати и штампы:
|
N п/п |
Оттиск |
Причина уничтожения |
Номер записи в журнале учёта и выдачи печатей и штампов |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
Должность ______________ ________________
(подпись) (ф.и.о.)
Должность ______________ ________________
(подпись) (ф.и.о.)
Должность ______________ ________________
(подпись) (ф.и.о.)
Образец акта уничтожения изношенных и аннулированных печатей (штампов)
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 11 июля 2012 г. N 351 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард"
Текст постановления официально опубликован не был
Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 18 июня 2018 г. N 1470 настоящий документ признан утратившим силу с 1 июля 2018 г.
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 3 марта 2017 г. N 306
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 марта 2016 г. N 121
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 11 июня 2015 г. N 283
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 20 мая 2015 г. N 243
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 15 апреля 2015 г. N 174
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 15 января 2014 г. N 18
Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 января 2013 г. N 16