Представление налоговых деклараций в электронном виде по ТКС. Плательщики спрашивают (Аналитический отдел Управления ФНС России по Тамбовской области)

Представление налоговых деклараций в электронном виде по ТКС. Плательщики спрашивают

- Организация намерена перейти на сдачу отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Что для этого не обходимо сделать?

Представление отчетности в электронном виде осуществляется либо во исполнение требований Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ), либо по инициативе плательщика. Организации необходимо обратиться к специализированному оператору связи, прошедшему аккредитацию в Управлении ФНС России Тамбовской области, и заключить с ним договор.

Следует учитывать, что у организации и у налогового органа, в который представляется отчетность, должны быть совместимые технические средства и возможности для ее приема и обработки в соответствии с утвержденными стандартами, форматами и процедурами.

- При какой численности работников возникает обязанность налогоплательщика по сдаче налоговой отчетности по ТКС: среднесписочной или по количеству принятых работников?

На основании среднесписочной численности работников. Пунктом 3 статьи 80 НК РФ установлено, что налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде.

- Кто является специализированным оператором связи?

Это организация, оказывающая услуги по обмену информацией между налоговыми органами и плательщиками в рамках системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по ТКС. Спецоператор должен отвечать установленным требованиям, иметь необходимые технологии для представления отчетности по ТКС и заключенный договор с территориальным налоговым органом.

В настоящее время в Тамбовской области действует семь специализированных операторов связи:

- ООО "Такском";

- ЗАО "ПФ "СКБ Контур";

- ЗАО "Калуга Астрал";

- ООО "Компания "Тензор";

- ООО Удостоверяющий центр "АСКОМ";

- ООО "Электронный экспресс";

- ООО "АРГОС".

Подробная информация об операторах размещена на официальном сайте Управления в сети Интернет по адресу www.r68.nalog.ru, а также на стендах в налоговых инспекциях.

- Вправе ли спецоператор брать плату за предоставляемые услуги?

Специализированный оператор связи реализует свою деятельность на коммерческой основе. В рамках предоставления услуг по обмену информацией и подтверждения даты отправки налогоплательщиком отчетности спецоператор может оказывать следующие услуги:

- выдача и сопровождение сертификата ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), если спецоператор является Доверенным удостоверяющим центром ФНС России;

- регистрация налогоплательщика в качестве абонента в системе электронного документооборота налоговых органов;

- предоставление и сопровождение программного продукта для подготовки отчетности в электронном виде в утвержденных форматах и обеспечение реализации процедур электронного документооборота.

- Имеют ли налоговые органы какое-либо отношение к ценовой политике, устанавливаемой спецоператорами на оказываемые плательщикам услуги?

Нет. Налоговые органы не имеют к этому никакого отношения. Специализированный оператор связи самостоятельно определяет ценовую политику по оказанию услуг налогоплательщикам. Стоимость его программных продуктов варьируется в широких пределах в зависимости от реализованных функций в программном обеспечении, количества представляемой отчетности, периодов представления, срока заключения договора между налогоплательщиком и спецоператором.

- Сколько времени может занять подключение к системе передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи?

Срок, в течение которого организация может быть подключена к системе передачи отчетности по ТКС, оговаривается в абонентском договоре со специализированным оператором связи. У ряда операторов этот срок не превышает пяти рабочих дней.

Основные моменты при подключении абонента к системе - выдача сертификата электронной цифровой подписи Доверенным удостоверяющим центром и регистрация абонента на сервере системы. Крупные Доверенные удостоверяющие центры выдают сертификаты достаточно быстро, в течение рабочего дня. Процесс регистрации также является автоматизированным и обычно не занимает более суток.

Положение о Доверенных удостоверяющих центрах ФНС России утверждено приказом ФНС России от 13.06.2006 N САЭ-3-27/346@ "Об организации сети доверенных удостоверяющих центров".

Конечно, абонентам нужно заблаговременно позаботиться о подключении к системе, поскольку срок подключения в периоды представления отчетности может оказаться больше ожидаемого по причине возникновения естественной очереди желающих подключиться.

- Что означает электронная цифровая подпись при сдаче отчетности по ТКС?

Электронная цифровая подпись подтверждает юридическую силу электронного документа. Она является аналогом подписи и печати на этом документе, обеспечивая возможность автоматизированного установления его авторства. Кроме того, ЭЦП обеспечивает еще и целостность электронного документа, то есть является более сильной степенью защиты, чем собственноручная подпись. В электронный документ, подписанный ЭЦП, невозможно внести изменения. При внесении любых изменений в подписанный электронный документ ЭЦП будет недействительна.

- Значит, ЭЦП является неотъемлемой частью электронного документа?

Несомненно. Кроме того, так же как невозможно поставить абсолютно идентичный росчерк на разных бумажных документах, так и у двух разных электронных документов не бывает одинаковых ЭЦП. Перенести ЭЦП с одного документа на другой (по аналогии с ксерокопированием или сканированием обычной подписи на бумажном документе или с использованием факсимиле) невозможно. Таким образом, можно сказать, что ЭЦП является реквизитом конкретного электронного документа. По ЭЦП документа однозначно определяются:

- легитимный владелец подписи на документе (автор, подписавший электронный документ);

- факт неизменности документа после формирования ЭЦП.

- Можно ли заполнять отчетность на одном компьютере, а для ее от правки по ТКС использовать другой?

Да, можно. Все форматы форм налоговой отчетности утверждаются ФНС России и находятся в общем доступе на сайте www.nalog.ru. На этом же сайте можно скачать бесплатную программу по формированию отчетности в установленном электронном формате - "Налогоплательщик ЮЛ".

Большое количество бухгалтерских программ позволяет выгружать файлы установленного формата. Таким образом, файл может быть сформирован программой на одном компьютере, затем перенесен на рабочее место, на котором установлено программное обеспечение, позволяющее подписывать и отправлять отчетность в контролирующие органы.

- Если у налогоплательщика нет возможности приобрести компьютер, модем, программу для отправки отчетности, подключиться к Интернету, может ли он сдать отчетность по ТКС?

В этом случае плательщик может сдать отчетность через уполномоченного представителя, у которого есть все необходимые аппаратно-программные средства и полномочия представлять отчетность в электронном виде по ТКС.

Если декларация представляется за подписью уполномоченного лица, то должна быть оформлена доверенность на передачу отчетности. Копия доверенности обязательно представляется на бумажном носителе в налоговый орган до начала представления отчетности через уполномоченного представителя.

В инспекцию с отчетом направляется информационное сообщение о доверенности, в котором указываются реквизиты доверенности и полномочия лица, владельца сертификата ключа подписи (ЭЦП). При получении отчета, инспекцией осуществляется сверка данных доверенности из базы данных налогового органа и данных полученного электронного формата доверенности. При наличии расхождении в доверенностях такая отчетность налоговым органом не принимается.

- Может ли бухгалтер сдавать отчетность нескольких организаций, используя при этом один компьютер?

Да, может. Существующие системы позволяют с одного рабочего места отправлять в налоговые органы отчетность нескольких организаций, а Налоговый кодекс разрешает представлять отчетность через представителей. В этом случае отчетность всех организаций будет передаваться с ЭЦП должностного лица одной организации, представляющей интересы остальных в налоговых органах.

- Можно ли быть уверенным в сохранении конфиденциальности при отправке отчетности по ТКС? Доступна ли информация специализированным операторам связи?

Средства, которые используются для шифрования, и ЭЦП сертифицированы соответствующими компетентными органами (ФСБ России). Они обеспечивают высокий уровень защиты. Взломать ее практически невозможно. Информация передается в зашифрованном виде, и значит, для того, чтобы ее прочесть, нужна как минимум пара ключей: секретный ключ плательщика и открытый ключ налогового органа либо, наоборот, секретный ключ налогового органа и открытый ключ плательщика.

- Следовательно, прочесть передаваемую информацию может только тот, у кого есть эта пара ключей?

Конечно. А если говорить о спецоператорах, то они регистрируют в системе только сертификат ключа налогоплательщика, то есть открытый ключ. Если сам плательщик выполняет все условия по хранению своего секретного ключа, то никто (в том числе специализированный оператор) его отчетность, направленную в налоговый орган, не прочтет. Служба информационной безопасности обеспечивает хранение секретных ключей налоговых органов так, чтобы ими никто посторонний не может воспользоваться. Прочитать информацию может только тот, кому налогоплательщик отдал свой ключ.

- В какие сроки и в каком виде должны поступать подтверждения о сдаче отчетности?

Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по ТКС, утвержденными приказом ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@ определен порядок прохождения электронных документов и действий всех сторон электронного обмена.

Специализированным оператором связи в течение двух часов с момента отправки налоговой и бухгалтерской отчетности направляется налогоплательщику (представителю) электронное сообщение, содержащее подписанное ЭЦП спецоператора подтверждение даты отправки электронного документа. В это же время электронная отчетность направляется в налоговый орган.

Налоговая инспекция:

- не позднее четырех часов с момента получения электронного документа (документов) налогоплательщика (представителя) осуществляет необходимые проверки и формирует электронное сообщение, содержащее подписанное ЭЦП налогового органа извещение о получении электронного документа (документов), и отправляет налогоплательщику (представителю) через спецоператора. Для электронного документа (документов), не соответствующего требованиям, с помощью приемного комплекса формирует сообщение об ошибке, которое направляется зарегистрированному в системе отправителю в открытом (не зашифрованном) виде. Процедура документооборота на этом прекращается;

- не позднее следующего рабочего дня за днем получения отчетности налоговый орган в случае ее представления согласно установленному формату и соответствия ЭЦП подписи налогоплательщика (его представителя) формирует квитанцию о приеме. Затем он заверяет указанную квитанцию своей ЭЦП и отправляет ее плательщику (его представителю). В случае выявления нарушений в предоставлении электронной отчетности, не позднее следующего рабочего дня за днем поступления формирует уведомление об отказе с указанием причин, и направляет налогоплательщику;

- не позднее следующего рабочего дня после получения в автоматизированном режиме от налогоплательщика извещение о получении вышеназванных квитанции и уведомления, формирует и направляет извещение о вводе или уведомление об уточнении, в случае выявления ошибок в представленной декларации, выявленных на этапе ввода информации в базу данных инспекции.

Таким образом, для подтверждения исполнения обязанности по сдаче отчетности налогоплательщик должен получить:

- подтверждение даты отправки электронного документа от спецоператора;

- извещение о получении электронного документа, квитанцию о приеме отчетности и извещение о вводе от налогового органа.

Если же вместо указанных документов получено сообщение об ошибке или уведомление об отказе, это означает, что обязанность по сдаче отчетности в налоговый орган не исполнена. Необходимо исправить указанные ошибки и недостатки в отчетности и повторить процедуру направления отчетности.

Получение Уведомления об уточнении налоговой декларации означает, что декларация принята, в ней найдены ошибки на этапе ввода информации, требуется внесение изменений в течение 5 рабочих дней. В случае не направления налогоплательщиком уточненной декларации в течение указанного срока такая декларация считается не принятой.

- Каковы основания для отказа налоговым органом в приеме отчетности по ТКС?

Отказ в приеме отчетности формируется автоматически в результате машинной обработки полученных электронных документов.

Так, на первом этапе контроль осуществляется приемным комплексом налогового органа по следующим параметрам:

1. Подтверждение абонента-отправителя и типа вложения;

2. Проверка абонента-отправителя в наименовании файла;

3. Проверка ЭЦП абонента-отправителя;

4. Проверка идентификации файла;

5. Проверка полномочий отправителя.

На втором этапе проверка осуществляется программным комплексом налогового органа по следующим направлениям:

1. Проверка правомочности представления налоговой декларации в данный налоговый орган;

2. Проверка полномочий подписи налоговой декларации (расчета);

3. Проверка уникальности признака вида документа налоговой декларации (расчета);

4. Проверка представленной налоговой декларации (расчета) на соответствие утвержденным требованиям формата.

При наличии каких-либо несоответствий формируется сообщение об ошибке или уведомление об отказе в приеме отчетности.

- Можно ли сдавать отчетность в электронном виде по ТКС в выходные дни?

Конечно можно. Кроме того, при передаче отчетности по ТКС расширяются временные рамки ее представления. Ведь налогоплательщик может отправить ее до 24 часов последнего дня сдачи отчетности. Дата и время отправки фиксируется спецоператором.

- А если налоговая декларация (расчет) в электронном виде по ТКС направлена и в течение суток с момента отправки не получены соответствующие подтверждения ни от спецоператора, ни от налогового органа?

Во-первых, не стоит ждать сутки. Если через два часа не пришло подтверждение, необходимо сразу обратиться к специализированному оператору связи для выяснения причины отсутствия подтверждения.

В случае отсутствия проблем на уровне спецоператора, можно позвонить по телефону справочной службы в инспекцию и уточнить статус направленной декларации.

- Есть ли способы урегулирования таких ситуаций?

При техническом сбое в программно-аппаратных средствах, обеспечивающих представление налоговых деклараций (расчетов), для принятия решения при возникновении форс-мажорной ситуации создается комиссия, в которую должны входить представители налогоплательщика, налогового органа и специализированного оператора связи. Эта комиссия определяет причины неполадок, анализирует выявленное состояние направленной электронной декларации (расчета) и фиксирует его в акте. Комиссия принимает решение об исполнении обязанности налогоплательщика о представлении налоговой декларации (расчета) в установленный срок. В решении также определяется перечень мероприятий по доведению до налогового органа налоговой декларации (расчета).

- Что грозит бухгалтеру организации, сдающему налоговую декларацию в последний день, если он не смог отправить электронный документ по ТКС из-за перегрузки сервера спецоператора или отсутствия доступа в Интернет и представил отчетность на бумаге?

Если в соответствии со ст. 80 НК РФ организация должна представлять налоговую отчетность в электронном виде (среднесписочная численность работников у налогоплательщика превысила 100 человек) то за несоблюдение порядка представления налоговой декларации (расчета) в электронном виде в случаях, предусмотренных НК РФ, установлена налоговая ответственность в размере 200 руб.

Представление налоговой декларации (расчета) на бумажном носителе плательщиками, среднесписочная численность работников у которых не превышает 100 человек (даже если он подключен к системе представления электронной отчетности) не является неисполнением плательщиком обязанности по сдаче отчетности в налоговый орган.

- Можно ли налоговую декларацию в бумажном виде не подавать, а после устранения технических проблем отправить ее в электронном виде по ТКС с нарушением срока представления?

Непредставление налоговой декларации в установленный законодательством срок является налоговым правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность согласно статье 119 НК РФ.

- Должны ли налогоплательщики, сдавшие отчетность по ТКС, направлять в налоговую инспекцию эту же отчетность на бумаге?

Обязанность по представлению отчетности в случае ее передачи в электронном виде по ТКС считается исполненной после получения подтверждения даты отправки от специализированного оператора связи, а также квитанции о приеме и извещения о вводе из налоговой инспекции. При этом налоговую и бухгалтерскую отчетность, представленную по ТКС, повторно направлять в налоговую инспекцию в бумажном виде не надо.

- Является ли документ в электронном виде аналогом бумажного? Можно ли будет ссылаться на него при разрешении, например, спорных вопросов?

Декларации в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями законодательства, являются оригиналами, имеют юридическую силу, подлежат хранению как юридически значимые документы и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в досудебном порядке.

В системах бумажного документооборота юридическая сила документа обеспечивается подписью ответственного лица и печатью организации. Эти же элементы являются и критерием достоверности, которая определяется визуально при предъявлении подписанного документа с печатью.

Подтверждением юридической силы электронного документа является электронная цифровая подпись.

- Какие виды информационных услуг предоставляются налогоплательщику при сдаче отчетности в электронном виде по ТКС?

В настоящее время утвержден следующий перечень документов, выдаваемых налогоплательщику при предоставлении информационных услуг через Интернет:

- справка о состоянии расчетов по налогам, сборам и взносам;

- справка об исполнении налогоплательщиком обязанностей по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций

- выписка операций по расчету с бюджетом;

- перечень бухгалтерской и налоговой отчетности, представленной в отчетном году;

- акт сверки расчетов налогоплательщика по налогам, сборам и взносам.

- Сдав отчетность по ТКС, наша организация получила от налогового органа сообщение об ошибке. Что нам делать?

Следует исправить ошибки, информация о которых содержится в полученном сообщении, и повторить процедуру отправки отчетности по ТКС.

- Обязательно ли подключение организации, зарегистрированной в одном городе и имеющей обособленное подразделение численностью семь человек в другом населенном пункте, к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по ТКС в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения?

Нет, такая необходимость отсутствует.

Для определения наличия у налогоплательщика обязанности по сдаче налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по ТКС численность работников следует определять в целом по организации, включая численность работающих в ее филиалах и обособленных подразделениях.

Аналитический отдел

Управления ФНС России по Тамбовской области