Налоговый учет расходов при аренде автотранспорта с экипажем (Н. Быкасов, "Вестник "Налоги", N 7, июль 2011 г.)

Налоговый учет расходов при аренде автотранспорта с экипажем

Многие организации, которым автотранспорт в деятельности нужен, но не хватает средств, чтобы его приобрести, берут его в аренду. Заинтересованными сторонами такой сделки являются арендатор и арендодатель. Отношения между ними регулируются договором аренды транспортного средства. Организации (арендаторы) вправе заключать договор аренды транспортного средства с экипажем либо без экипажа. Оба вида договора заключаются как с юридическими, так и с физическими лицами.

Договор аренды транспортного средства с экипажем организация заключает, когда необходим автомобиль с водителем. На основании такого договора арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации. То есть, при заключении указанного договора арендатор получает от арендодателя и автомобиль, и водителя.

Для арендатора обязательным расходом при аренде автомобиля является арендная плата. Арендная плата устанавливается в виде определенных в твердой сумме платежей, которые вносятся единовременно или периодически.

Что касается остальных расходов, то они являются обязательными только в том случае, если договором аренды не предусмотрен другой порядок.

Расходы на ремонт, техническое обслуживание и поддержание в исправном состоянии арендованного автомобиля отражаются арендодателем в составе расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 253 Налогового Кодекса РФ (далее - НК РФ). При этом расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ).

Арендную плату за пользование автомобилем арендатор включает в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Датой осуществления таких расходов при методе начисления признается (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- дата предъявления плательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

- последнее число отчетного (налогового) периода.

При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем водитель автомобиля является работником организации-арендодателя, то есть состоит с данной организацией в трудовых отношениях. Поэтому обычно именно эта организация производит расходы, связанные с оплатой труда водителя. Выплаты, производимые водителю за выполнение своих трудовых обязанностей (обслуживание арендованного автомобиля), арендодатель в целях налогообложения прибыли учитывает на основании п. 1 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда.

Если названные затраты являются расходами арендатора, то они учитываются в составе расходов данного налогоплательщика в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ. Согласно этому подпункту в составе расходов на оплату труда учитываются выплаты работникам, не состоящим в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по договорам гражданско-правового характера.

Горюче-смазочными материалами (ГСМ) арендованный автомобиль обычно обеспечивает арендатор. При исчислении налога на прибыль стоимость этих материалов он имеет право учесть как материальные расходы на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ, если ГСМ приобретаются для автомобиля, используемого непосредственно для производственных нужд. Если автомобиль используется для управленческих целей, то расходы на приобретение топлива относятся к расходам на содержание служебного автомобиля в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. В аналогичном порядке данные расходы учитывает и арендодатель, если эти расходы возложены на него согласно договору аренды.

Эксплуатация автомобиля невозможна, если нет страхового полиса ОСАГО. Расходы по обязательному страхованию вправе осуществлять как арендодатель, так и арендатор. В налоговом учете той и другой стороны они отражаются в соответствии с п. п. 1 и 2 ст. 263 НК РФ.

Сумму НДС, предъявленную арендодателем при оказании услуг по предоставлению в аренду автомобиля с экипажем, а также при приобретении у налогоплательщиков НДС горюче-смазочных материалов либо работ по ремонту арендованной машины, арендатор может предъявить к вычету при выполнении обязательных условий, предусмотренных пп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ.

Для арендодателя арендная плата считается объектом налогообложения (выручкой от реализации услуг) по налогу на прибыль и НДС. С данной суммы он обязан исчислить налог на добавленную стоимость к уплате в бюджет, а также учесть ее в налоговой базе по налогу на прибыль (без учета НДС).

Документальное подтверждение расходов

Все перечисленные выше расходы обе стороны договора аренды транспортного средства с экипажем могут признать при налогообложении прибыли, только если выполнены требования п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть затраты экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Какие документы нужно иметь арендатору и арендодателю, чтобы обосновать расходы, связанные с объектом аренды?

Если ремонт автомобиля арендодатель осуществляет собственными силами, то к документам, подтверждающим данные затраты, относится смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладная на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей. Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта. Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС-6.

Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты сдачи-приемки оказанных услуг, документы об оплате арендных платежей, а также иные документы, подтверждающие использование арендатором арендованного автомобиля в производственных целях. К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками и заявки на использование арендованных автомобилей. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей.

Расходы на горюче-смазочные материалы необходимо подтвердить документами о приобретении и расходовании топлива. При приобретении ГСМ за наличный расчет подтверждающими документами являются кассовые чеки, которые лицо, оплачивающее горючее, обязано прилагать к авансовым отчетам. Если ГСМ оплачиваются безналичными средствами, то их приобретение подтверждается актами о количестве отпущенного топлива, которые организация получает от автозаправочной станции, с которой у нее заключен соответствующий договор, и платежными документами об оплате. Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Расходы на обязательное страхование подтверждаются соответствующими договорами со страховщиками и документами об оплате страховых взносов.

Н. Быкасов

Советник государственной

гражданской службы РФ 2 класса