Приложение N 4. Инструкция о порядке оформления и предоставления отчета

Приложение N 4
к Положению
о проведении конкурсного отбора
молодежных проектов на получение
грантов физическими лицами
Тамбовской области

Инструкция
о порядке оформления и предоставления отчета

1. Общие положения

1.1. Сдача отчета о реализации молодежного проекта, получившего поддержку из областного бюджета, является обязательным условием реализации проекта и подтверждает факт реализации перечисленных в календарном плане мероприятий.

1.2. Факт несдачи или несвоевременной сдачи отчета, а также предоставления сведений, не соответствующих действительности, является нарушением грантополучателем существенных условий Положения о конкурсном отборе молодежных проектов на получение грантов физическими лицами Тамбовской области (далее - Порядок).

1.3. Отчет о реализации проекта (далее - Отчет) оформляется в соответствии с настоящей Инструкцией и приложением к ней. Отчет подается на имя начальника управления по связям с общественностью администрации области в печатном виде.

1.4. Отчет о реализации проекта оформляется единым документом в текстовом редакторе Word с использованием шрифта Times New Roman, кегль 12, интервал 1.

1.5. Отчет о реализации проекта включает в себя следующие обязательные формы документов:

отчет в соответствии с приложением;

отчет о выполнении календарного плана;

финансовый отчет;

отчет о выходе материалов в средствах массовой информации;

портфолио проекта (фото материалы, отзывы)

1.6. Все предоставляемые в рамках отчета документы, подтверждающие факт осуществления расходных операций, должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и рекомендациям настоящей Инструкции.

2. Порядок оформления отчета

2.1. Порядок оформления отчета о реализации проекта

2.1.1. Отчет о реализации проекта состоит из титульного листа, в котором указывается название номинации Конкурсного отбора, наименование постановления о Конкурсном отборе, наименование проекта, размер (сумма) гранта, сроки реализации проекта, отчетный период, фамилия, имя, отчество и контактная информация руководителя проекта (телефон, адрес электронной почты), а также аналитической части проекта.

2.1.2. Аналитическая часть отчета должна включать в себя следующие виды информации:

описание содержания проделанной работы;

основные результаты за период реализации проекта;

значимость полученных результатов и потенциальные области их применения;

обзор и характер проведенных за отчетный период мероприятий;

наличие и характер незапланированных результатов;

оценка успешности проекта;

недостатки, выявленные в ходе реализации проекта;

общие выводы по проекту;

прочая информация.

2.1.3. Аналитический отчет подписывает руководитель проекта, ставится дата подписания отчета.

2.2. Порядок оформления отчета о выполнении календарного плана

2.2.1. Отчет о выполнении календарного плана проекта предоставляется в управление по связям с общественностью администрации области в табличной форме, содержащей следующие разделы (графы):

наименование мероприятия;

срок реализации мероприятия согласно календарному плану;

фактические сроки реализации мероприятия;

полученные итоги.

2.2.2. В отчете отражаются все мероприятия, которые были проведены и (или) должны были проводиться в рамках реализации проекта. Если какое-либо мероприятие было запланировано, но не реализовано, оно в обязательном порядке указывается в отчете. В таком случае в графе фактические сроки реализации указывается "не проведено". Для подобных мероприятий делается сноска внизу таблица с описанием причин, по которым мероприятие не состоялось.

N	Мероприятие	Сроки по календарному плану	Фактические сроки реализации	Достигнутые результаты
1	2	3	4	5
1
2

2.3. Порядок оформления финансового отчета

2.3.1. Финансовый отчет должен содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств (реестр расходов) за отчетный период, а итоговый отчет - копии всех финансовых документов, подтверждающих произведенные расходы.

Например:

при расчете наличными деньгами: авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек, накладная или квитанция к приходно-кассовому ордеру и накладная;

при оплате труда привлекаемых работников: расчетно-платежная ведомость и табель учета рабочего времени привлекаемых работников, контракт (договор);

при оплате командировочных расходов: расходно-кассовый ордер, подтверждающий получение суточных, билеты (документы об оплате транспортных расходов), счета об оплате гостиницы (командировочные расходы должны возмещаться строго в соответствии с российскими нормами возмещения командировочных расходов).

2.3.2. Финансовый отчет подается в табличной форме, состоящей из следующих граф:

порядковый номер статьи расходов;

наименование статьи расходов;

запланированная стоимость в валюте Российской Федерации;

фактическая стоимость в валюте Российской Федерации;

наименование подтверждающего документа.

2.3.3. Финансовый отчет подписывается руководителем проекта.

2.3.4. Вместе с предоставлением итогового финансового отчета грантополучатель обязан приложить к нему все копии финансовых документов (товарные и кассовые чеки, накладные, договоры, билеты и иные документы).

N	Статья расходов	Запланированная стоимость, руб.	Фактическая стоимость, руб.	Подтверждающий документ
1	2	3	4	6
1
2

2.4. Порядок оформления отчета о выходе материалов в средствах массовой информации

2.4.1. Отчет о выходе материалов о реализации проекта в печатных и электронных средствах массовой информации (далее - СМИ) предоставляется в табличной форме, состоящей из следующих граф:

порядковый номер;

наименование средства массовой информации;

дата выхода материала;

гиперссылка (для электронных СМИ) или ссылка на приложение (для печатных СМИ);

информация об упоминании в материале об организаторах Конкурсного отбора.

2.4.2. К отчету прикладываются материалы и документы, подтверждающие факт выхода материала. Для печатных средств массовой информации подтверждающим документом является ксерокопия газетной (журнальной) полосы с материалом о проекте, на которой должны просматриваться выходные данные номера (наименование СМИ, номер выпуска, дата выхода, номер страницы). Кроме того, прикладывается ксерокопия страницы, содержащая сведения об издании (учредитель, издатель, редактор, тираж).

2.4.3. Для Интернет-сайтов подтверждением является скриншот (копия страницы) сайта и гиперактивная ссылка на материал. Для телевизионных репортажей - запись сюжета или гиперссылка на версию телевизионного материала в сети Интернет.

N	Наименование СМИ	Характеристика СМИ (форма, тираж, аудитория)	Дата выхода	Гиперссылка	Упоминание об организаторах Конкурсного отбора
1	2	3	4	5	6
1
2

3. Реквизиты для возврата гранта:

Администрация Тамбовской области

392017, г. Тамбов, ул. Интернациональная,14

ИНН 6831003555 КПП 683101001 ГРКЦ ГУ Банка России по Тамбовской области

БИК 046850001, р/с 40201810000000100048, л/с РБС 01642003430

л/с ПБС 03642003430