Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

Приложение

к постановлению

администрации города Рассказово

Тамбовской области

от 5 августа 2010 г. N 1135

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества, доступности и прозрачности предоставления муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, создания необходимых условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей".

1.2. Предоставление муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга), осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным Законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным Законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Уставом города Рассказово;

- Законом Тамбовской области от 3 марта 2006 года N 4-З "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований";

- Законом Тамбовской области от 23 июня 2006 года N 54-З "Об Архивном фонде Тамбовской области";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19;

- Нормативным производственно-практическим изданием "Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами" (Росархив, ВНИИДАД, М, 2007).

1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации города Рассказово, информация о котором представлена в Приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

1.4. При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с:

- отделами администрации города Рассказово;

- управлением культуры и архивного дела Тамбовской области.

1.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

2.1.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в архивном отделе администрации города Рассказово;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, размещения на информационных стендах.

2.1.2. Местонахождение архивного отдела администрации города Рассказово

Адрес: ул. Советская, д. 13, г. Рассказово, Тамбовской области, 393250. Контактный телефон (телефон для справок) - 8 (47531) 246-22.

2.1.3. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в т. ч. в сети Интернет, публикуется в средствах массовой информации.

2.1.4. На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов, размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию муниципальной услуги;

- извлечения из текста настоящего административного регламента с приложениями;

- блок-схема (Приложение N 3 к настоящему административному регламенту) и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и требования к ним;

- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц.

2.1.5. При ответе на телефонные звонки специалист архивного отдела администрации города Рассказово, осуществляющий прием и консультирование, сняв трубку, должен представиться, назвав:

- наименование архивного отдела администрации города Рассказово;

- должность;

- фамилию, имя, отчество.

Во время разговора произносить слова четко, не допускать параллельных разговоров с окружающими людьми.

2.1.6. При устном обращении граждан специалист архивного отдела администрации города Рассказово, осуществляющий прием и консультирование, в пределах своей компетенции, дает ответ самостоятельно.

Если специалист архивного отдела администрации города Рассказово, не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного времени, он обязан предложить заявителю один из вариантов дальнейших действий:

- изложить суть обращения в письменной форме;

- назначить другое, удобное для посетителя время для консультации;

- дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному заявителем.

2.1.7. Специалист архивного отдела администрации города Рассказово, осуществляющий прием и консультирование, обязан относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

2.1.8. Письменные разъяснения даются в установленном порядке при наличии письменного обращения заявителя. Должностные лица готовят разъяснения в пределах установленной им компетенции.

2.2. Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги

2.2.1. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами архивного отдела администрации города Рассказово.

Для получения консультации заинтересованное лицо обращается в архивный отдел администрации города Рассказово.

2.2.2. Основными требованиями при консультировании являются:

- актуальность;

- своевременность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования;

- наглядность форм подачи материала;

- удобство и доступность.

2.2.3. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- времени приема и выдачи документов;

- сроков исполнения муниципальной услуги;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, посредством Интернет-сайта, телефона или электронной почты.

2.2.5. Консультирование заявителей может производиться, в том числе, и в неприемные часы.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - копии архивных документов);

- отказ в выдаче копий архивных документов.

2.4. Обращение за предоставлением муниципальной услуги

2.4.1. За предоставлением государственной услуги могут обратиться любые физические и юридические лица (далее - Заявители).

2.4.2. Заявителем может быть гражданин Российской Федерации, постоянно проживающий в Российской Федерации, лицо без гражданства, в том числе беженцы и вынужденные переселенцы, лица без регистрации по месту жительства, иностранный гражданин, российские либо иностранные юридические лица.

2.4.3. Заявитель должен обратиться за предоставлением муниципальной услуги лично в архивный отдел администрации города Рассказово.

Подача заявления и всех необходимых документов для предоставления муниципальной услуги может совершаться одним лицом (представителем, далее именуемым также заявителем) от имени другого лица (получателя) в силу полномочия, основанного на доверенности.

Доверенное лицо должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Доверенное лицо может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью. Во всех иных случаях передоверие не допускается. Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

2.5. Требования к документам

2.5.1. Заявление о предоставлении муниципальной услуги заполняется заявителем разборчиво, подписывается лично заявителем, заявление оформляется в одном экземпляре.

2.5.2. К документам, удостоверяющим личность заявителя, относятся

- паспорт, заграничный паспорт (для постоянно проживающих за границей граждан, которые временно находятся на территории Российской Федерации),

- справка об освобождении из мест лишения свободы, архивная справка формы 9 для лиц, освободившихся из мест лишения свободы,

- справка о регистрации в пункте учета граждан Российской Федерации без определенного места жительства давностью не более 6 месяцев;

- копия вида на жительство для иностранных граждан и лиц без гражданства;

- иные выдаваемые в установленном порядке документы.

2.6. Перечень документов

2.6.1. Для получения государственной услуги заявители представляют обращение (заявление) в письменной форме (Приложение N 2 к настоящему Административному регламенту), содержащее:

для юридических лиц:

- полное наименование юридического лица - заявителя;

- фамилия, имя, отчество руководителя юридического лица;

- почтовый адрес, телефон для связи;

- подпись руководителя юридического лица;

для физических лиц:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес, телефон для связи;

- личная подпись.

2.6.2. К обращению должны быть приложены следующие документы:

для юридических лиц:

- документы, подтверждающие легитимность полномочий руководителя и лица, подписавшего обращение организации-заявителя;

- документы, подтверждающие правопреемство организации;

- справка из правоохранительных органов о факте утраты документов (в случаях утери, кражи документов);

- иные документы при необходимости;

для физических лиц:

- копия документа, удостоверяющего личность, и в случае необходимости доверенность, подтверждающая полномочия на действия от имени физического лица;

- справка из правоохранительных органов о факте утраты документов (в случаях утери, кражи документов);

- иные документы при необходимости.

2.6.3. Требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом, не допускается.

2.6.4. В случае отсутствия в письменном обращении почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

2.6.5. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного отдела администрации города Рассказово, направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.

2.7. Обязательства в отношении графика (режима) работы

2.7.1. Архивный отдел администрации города Рассказово осуществляет ежедневный прием заявителей для проведения консультаций и приема документов с 8.00 по 17.00 часов.

2.8. Общий срок предоставления муниципальной услуги

2.8.1. Общий срок рассмотрения обращений заявителей - 30 дней со дня регистрации обращений.

2.9. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.9.1. Заявителю может быть отказано в предоставлении муниципальной услуги.

2.9.2. Решение об отказе в выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, может быть принято по следующим основаниям:

- отсутствие запрашиваемых документов в архиве;

- отсутствие у заявителя правоустанавливающих документов по запрашиваемым земельным участкам;

- отсутствие каких-либо документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента;

- немотивированное обращение.

2.9.3. Отказ в выдаче копий запрашиваемых архивных документов должен быть мотивированным и по возможности содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя.

2.9.4. Отказ в приеме документов не допускается.

2.10. Требования к местам для информирования

Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

- информационными стендами;

- стульями и столами (стойками для письма) для возможности оформления документов.

2.11. Требования к местам ожидания

2.11.1. Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей.

2.11.2. Места ожидания на представление или получение документов должны быть оборудованы стульями или скамьями (банкетками). Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

2.11.3. Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.11.4. Максимальное время ожидания в очереди составляет 30 минут.

2.12. Требования к местам приема заявителей

2.12.1. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера и названия кабинета;

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;

- режима работы.

2.12.2. Специалист архивного отдела администрации города Рассказово, осуществляющий прием, обеспечивается личными идентификационными карточками и (или) настольными табличками.

2.12.3. Место для приема посетителя должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

2.12.4. Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, источником бесперебойного питания.

2.12.5. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных процедур

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов от Заявителя;

- рассмотрение представленных документов и принятие решения о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей).

3.2. Прием документов от Заявителя

3.2.1. Административная процедура при принятии решения о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей осуществляется на основании поступившего от заявителя заявления и прилагаемых к нему документов.

3.2.2. При предоставлении заявителем документов специалист, уполномоченный принимать документы, проверяет полномочия заявителя или доверенного лица, действующего от его имени.

3.2.3. Специалист, уполномоченный принимать документы, знакомится с комплектом документов, определяет их соответствие установленным требованиям.

3.2.4. Заявителю выдается расписка о приеме документов по установленной форме (Приложение N 4 к настоящему Административному регламенту) с отметкой о дате, количестве и наименовании документов.

3.2.5. Первый экземпляр расписки передается заявителю, а второй - приобщается к поступившим документам.

3.2.6. В порядке делопроизводства документы регистрируются и направляются в архивный отдел администрации города Рассказово.

Общий срок административной процедуры по приему и рассмотрению документов составляет 10 минут на одного заявителя.

3.3. Рассмотрение представленных документов и принятие решения о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

3.3.1. Основанием для осуществления административной процедуры является поступление письменного обращения в архивный отдел администрации города Рассказово.

3.3.2. Сотрудник архивного отдела администрации города Рассказово проверяет полноту и качество представленных документов и подготавливает проект ответа заявителю о выдаче копий архивных документов либо об отказе в выдаче копий архивных документов, согласовывает его с руководителем архивного отдела администрации города Рассказово и направляет его на подпись руководителю архивного отдела администрации города Рассказово.

3.3.3. После подписания руководителем архивного отдела администрации города Рассказово ответ регистрируется в порядке делопроизводства и направляется заявителю.

Максимальный срок выполнения действий составляет 5 минут.

3.3.4. Ответ может быть выдан на руки заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и в случае необходимости доверенности, подтверждающей полномочия на совершение действий от имени физического или юридического лица.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений специалистами архивного отдела администрации города Рассказово осуществляется заместителем главы администрацией города Рассказово.

4.2. Специалист архивного отдела администрации города Рассказово, ответственный за консультирование и информирование граждан, несет персональную ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования.

4.3. Специалист архивного отдела администрации города Рассказово, ответственный за сбор и подготовку документов, несет персональную ответственность за полноту собранных документов, правильность их оформления, соблюдение требований к документам.

4.4. Специалист архивного отдела администрации города Рассказово, ответственный за прием и рассмотрение документов несет персональную ответственность за правильность выполнения процедур по приему и рассмотрению, контроль соблюдения требований к составу документов.

4.5. Специалист архивного отдела администрации города Рассказово, ответственный за принятие решения о предоставлении муниципальной услуги несет персональную ответственность за своевременное рассмотрение вопроса о предоставлении муниципальной услуги, правильность оформления результата предоставления муниципальной услуги.

4.6. Персональная ответственность специалистов архивного отдела администрации города Рассказово закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

4.7. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела администрации города Рассказово проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела администрации города Рассказово положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъекта Российской Федерации.

4.8. Периодичность осуществления текущего контроля составляет один раз в 3 месяца.

4.9. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.10. По результатам проведенных проверок, оформленных документально в установленном порядке, в случае выявления нарушений прав заявителей начальник архивного отдела администрации города Рассказово осуществляет привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.11. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании изданных главой города Рассказово распоряжений.

4.12. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги, (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.13. Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия.

4.14. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.15. Справка подписывается председателем комиссии и утверждается начальником отдела администрации города Рассказово.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) должностного лица архивного отдела администрации города Рассказово, а также принимаемого им решения при оказании муниципальной услуги:

- в несудебном порядке путем обращения в порядке подчиненности к заместителю главы администрации города Рассказово, курирующему вопросы архивного отдела, к главе города Рассказово;

- в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. Жалоба в письменной форме должна содержать следующую информацию:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;

- наименование органа, осуществляющего оказание муниципальной услуги, и (или) фамилия, имя, отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- существо обжалуемого действия (бездействия) и решения.

5.3. Дополнительно могут быть указаны:

- причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием) и решением;

- обстоятельства, на основании которых получатель муниципальной услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия) и решения;

- иные сведения, которые автор обращения считает необходимым сообщить;

- копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе доводы.

5.4. Жалоба подписывается подавшим ее заявителем и ставится дата.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

5.5. Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к жалобе, получатель муниципальной услуги в пятидневный срок уведомляется (письменно, с использованием средств телефонной или факсимильной связи либо по электронной почте) о том, что рассмотрение жалобы и принятие решения будут осуществляться без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

5.6. Поступившая к должностному лицу администрации города Рассказово жалоба регистрируется в установленном порядке.

5.7. Должностные лица архивного отдела администрации города Рассказово:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других органах, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дают письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.8. Рассмотрение жалобы и подготовка ответа по ней осуществляется в соответствии с установленными в администрации города Рассказово правилами документооборота.

5.9. Письменная жалоба, поступившая к должностному лицу администрации города Рассказово, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

5.10. В случае если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. В случае если в жалобе содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо администрации города Рассказово вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О принятом решении уведомляется получатель муниципальной услуги, направивший жалобу.

5.12. Ответ на жалобу подписывается главой города Рассказово или заместителем главы администрации города Рассказово, курирующим вопросы архивного отдела администрации города Рассказово.

5.13. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то должностным лицом, рассматривающим жалобу, принимается решение о привлечении к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе оказания муниципальной услуги на основании Административного регламента и повлекшие за собой жалобу.

5.14. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.