Распоряжение Администрации г. Иванова от 14 июля 2009 г. N 281-р "О порядке работы со служебной корреспонденцией в Администрации города Иванова"

В целях установления правил и порядка работы со служебной корреспонденцией:

1. Утвердить прилагаемый порядок работы со служебной корреспонденцией в Администрации города Иванова.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы города, руководителя аппарата администрации города и управление по работе с населением и документационному обеспечению администрации города.

Исполняющий обязанности

Главы города Иванова

В.Н.Силкин

Порядок работы со служебной корреспонденцией
в Администрации города Иванова
(утв. распоряжением Администрации города Иванова
от 14 июля 2009 N 281-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы со служебной корреспонденцией в Администрации города Иванова и ее структурных подразделениях.

Под служебной корреспонденцией понимаются обращения юридических лиц (предприятия, организации, учреждения, представители малого и среднего бизнеса), направленные в адрес Главы города Иванова, заместителей Главы города Иванова, руководителей структурных подразделений администрации города, администрации города, структурных подразделений администрации города (далее - корреспонденция).

1.2. Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблю-дением единой системы делопроизводства, методическое руководство организацией работы с корреспонденцией возлагается на управление по работе с населением и документационному обеспечению администрации города (далее - Управление).

1.3. Правила и порядок работы с корреспонденцией, предусмотренные настоящим Порядком, обязательны для всех работников администрации города и структурных подразделений администрации города (далее - работники).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Порядка, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник обязан по указанию руководителя передать неисполненную корреспонденцию другому исполнителю.

1.4. Ответственность за организацию работы с корреспонденцией в аппарате администрации города возлагается на начальника управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города, а в структурных подразделениях администрации города - на их руководителей.

Делопроизводство в администрации города осуществляется отделом документационного обеспечения Управления, в структурных подразделениях администрации города - должностным лицом, определенным руководителем. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.

2. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции

2.1. Прием корреспонденции

2.1.1. Корреспонденция, поступившая на имя Главы города и его заместителей, принимается и регистрируется в отделе документационного обеспечения Управления (далее - канцелярия).

2.1.2 Корреспонденция, поступившая на имя руководителей структурных подразделений администрации города, принимается и регистрируется в структурном подразделении должностным лицом, уполномоченным руководителем (далее - структурное подразделение).

2.1.3. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой <лично>), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты с поступившей корреспонденцией не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.

2.2. Регистрация корреспонденции

2.2.1. На корреспонденции, поступившей в канцелярию (структурное подразделение) до 15.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дата поступления). На корреспонденции, поступившей в канцелярию (структурное подразделение) после 15.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

Не подлежат регистрации:

приглашения, поздравительные письма и телеграммы; извещения о проведении конференций, семинаров, заседаний, совещаний, программы их проведения и материалы к ним; планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти Ивановской области; аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения; печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы, коммерческие предложения); бухгалтерские документы; статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры; документы на иностранных языках без перевода; документы без подписи, без адреса.

2.2.2. Корреспонденция регистрируется с использованием системы автоматиза-ции документооборота и делопроизводства (далее - САДД) администрации города либо в журналах.

2.2.3. Корреспонденция, поступившая по каналам электронной почты и факсимильной связи, регистрируется в порядке, установленном для остальной корреспонденции.

2.2.4. На первом листе полученного документа в нижнем правом углу проставляется регистрационный штамп, который содержит сокращенное наименование органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.

2.2.5. Вся зарегистрированная в канцелярии (в структурном подразделении) корреспонденция (с резолюциями) направляется на исполнение и возвращается (с отметками об исполнении) только через канцелярию (структурное подразделение).

2.2.6. При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступив-шего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством администрации города (структурного подразделения).

2.3. Порядок прохождения корреспонденции

2.3.1. Зарегистрированная корреспонденция передается Главе города и его заместителям (руководителям структурных подразделений), которые определяют порядок ее исполнения. Указание по исполнению дается в форме резолюции, которая проставляется на учетно-контрольной карточке в системе САДД, где указывается исполнитель, порядок и срок исполнения. Ставится личная подпись и дата.

2.3.2. Корреспонденция с резолюцией возвращается в канцелярию (структурное подразделение) для занесения резолюции в учетно-контрольную карточку в системе САДД и направления документов исполнителям.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственным за его исполнение является тот, кто указан первым; ему направляется оригинал документа, подлежащий по исполнении обязательному возврату в канцелярию (структурное подразделение), остальным направляются копии.

2.3.3. При поступлении контрольной корреспонденции в структурное подразделение администрации города должностное лицо, ответственное за организацию контроля, обязано:

зарегистрировать его в системе САДД или в журнале (карточке); заносить резолюцию руководителя в учетно-контрольную карточку (журнал); систематически контролировать ход исполнения корреспонденции; постоянно владеть информацией о ходе исполнения контрольного документа и докладывать руководителю о приближении срока исполнения и принятии мер.

Ответы в Правительство Российской Федерации, Ивановскую областную Думу, Правительство Ивановской области, Ивановскую городскую Думу и надзорные органы подписывает Глава города или исполняющий обязанности Главы города. В случае, когда такие ответы требуют юридического обоснования, ответственный за исполнение согласовывает их с юристом структурного подразделения администрации города или с управлением правового сопровождения и контроля администрации города (в случае отсутствия юриста в штате структурного подразделения администрации города). Остальная корреспонденция может подписываться заместителями Главы города, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений администрации города.

Ответственность за содержание ответа и последствия от юридически неграмотно оформленного ответа несут лица, его завизировавшие и подписавшие.

2.3.4.Если корреспонденция направляется на исполнение в другую организацию по принадлежности постановленного вопроса, заявитель ставится в известность в письменной или устной форме.

2.3.5. Корреспонденция должна исполняться в сроки, указанные в документах или резолюциях. Если срок исполнения не указан, документ исполняется в течение календарного месяца со дня регистрации в администрации города (структурном подразделении).

Об исполнении корреспонденции по вопросам: предоставления жилой площади; аренды нежилых помещений; отвода земельных участков; передачи объектов в муниципальную собственность, на решение которых требуется длительное время, в обязательном порядке в канцелярию (структурное подразделение) представляется промежуточная информация. Промежуточные сроки исполнения устанавливаются также в том случае, если задание носит сложный характер или имеет много исполнителей.

2.3.6. Резолюции, имеющие в тексте пометки: <немедленно> исполняются в течение дня, <срочно>, <прошу переговорить> - в 3-дневный срок, <оперативно> - в течение 10 дней.

2.3.7. Поручения Главы города и его заместителей с формулировками <представить>, <внести>, <доложить>, <информировать> ставятся на контроль и исполняются в течение календарного месяца, если не установлены конкретные сроки исполнения.

2.3.8. Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель за 2 - 3 дня до истечения срока представляет через канцелярию (структурное подразделение) на имя автора поручения мотивированную просьбу о продлении срока и причинах отсрочки.

При длительном сроке исполнения документа заявителя ставят в известность о ходе рассмотрения документа.

2.3.9. Корреспонденция и поручения по ней считаются исполненными тогда, когда заявителю и корреспонденту дан полный аргументированный ответ на все поставленные вопросы.

После исполнения документ снимается с контроля руководителем, который давал поручения по его рассмотрению. Оригинал документа и подлинники соответствующих документов передаются в канцелярию (структурное подразделение).

Все документы с момента заведения и до передачи в ведомственный архив хранятся по месту формирования дела.

3. Учет, анализ и обобщение результатов контроля
за исполнением корреспонденции

3.1. Еженедельно специалист канцелярии докладывает начальнику Управления о результатах контроля за исполнением документов и направляет руководителям структурных подразделений администрации города напоминания по неисполненной в срок корреспонденции.

3.2. До 5 числа каждого месяца специалистами канцелярии готовится информа-ция о корреспонденции.

3.3. Периодически специалисты канцелярии осуществляют плановые выборочные проверки состояния делопроизводства и контроля за исполнением корреспонденции в структурных подразделениях администрации города.

Управление по работе с населением и документационному обеспечению администрации города проводит семинары-совещания по вопросам контроля, исполнения, оформления корреспонденции.

4. Ответственность за нарушение порядка работы с корреспонденцией

Исполнители несут ответственность за полное и своевременное рассмотрение корреспонденции в соответствии с действующим законодательством и иными правовыми актами.

Распоряжение внес на согласование и утверждение

Начальник управления по работе с населением

и документационному обеспечению

И.Рыбакова

Согласовано:

Заместитель Главы города,

руководитель аппарата

Н.Вислова