Приложение N 1. Административный регламент архивного отдела администрации Савинского муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги "Прием документов на муниципальное хранение, обеспечение их сохранности"

Приложение N 1

к постановлению

администрации Савинского

муниципального района

от 5 июля 2010 г. N 201-а

Административный регламент
архивного отдела администрации Савинского муниципального
района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги
"Прием документов на муниципальное хранение, обеспечение их сохранности".

1. Общие положения.

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Савинского муниципального района муниципальной услуги по приему документов на муниципальное хранение, обеспечение их сохранности (далее - Регламент) определяет последовательность действий и сроки исполнения (административные процедуры) в процессе предоставления архивным отделом администрации Савинского муниципального района указанной в данном разделе муниципальной услуги.

1.1. Содержание муниципальной услуги.

Муниципальная услуга "Прием документов на муниципальное хранение, обеспечение их сохранности" включает в себя:

- составление списков организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела администрации Савинского муниципального района Ивановской области;

- комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;

- отбор и прием документов постоянного хранения в архивный отдел администрации Савинского муниципального района  на хранение;

- согласование описей дел постоянного хранения организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела администрации Савинского муниципального района;

- согласование описей по личному составу ликвидированных организаций;

- отбор и прием документов от ликвидированных организаций;

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- обеспечение нормативных режимов хранения архивных документов.

1.2. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

1. Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

2. Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3. Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18.01.2007 года N 19 "Об утверждении правил организации  хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук";

4. Законом Ивановской области от 01.03.2006 года N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

5. Уставом Савинского муниципального района;

6. Постановлением главы администрации Савинского муниципального района N 123-а от 23.05.2006 года "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Савинского муниципального района".

1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальную услугу (далее - муниципальная услуга) предоставляет архивный отдел администрации Савинского муниципального района Ивановской области. Технологическое обеспечение муниципальной  услуги осуществляется во взаимодействии с Управлением по делам архивов Ивановской области, делопроизводственными службами организаций, предприятий, учреждений- источников комплектования архивного отдела администрации Савинского муниципального района.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Комплектование архивного отдела администрации Савинского муниципального района архивными документами организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком, который утверждается постановлением администрации Савинского муниципального района по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности документов.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постоянной основе.

Предоставление муниципальной услуги является бесплатным.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на основании договора, заключенного  между ликвидационной комиссией и Главой Савинского муниципального района.

Адрес архивного отдела администрации Савинского муниципального района:

155710 Ивановская область, Савинский район, п. Савино, улица Первомайская, дом 39.

Фактическое место нахождения архивного отдела администрации Савинского муниципального района и его почтовый адрес:

155710 Ивановская область, Савинский район, поселок Савино, улица Первомайская, дом 39.

График работы архивного отдела администрации Савинского муниципального района за исключением праздничных и выходных дней, установленных статьей 112 Трудового Кодекса Российской Федерации:

Понедельник-пятница 8.00-17.00

Перерыв на обед 12.00-13.00 час.

Выходные дни - суббота, воскресенье.

В день, предшествующий нерабочему, праздничному дню, график работы архивного отдела администрации Савинского муниципального района изменяется, продолжительность рабочего дня уменьшается в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

Телефон для справок (8-493-56) 9-16-30.

Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется непосредственно в архивном отделе администрации Савинского муниципального района.

3. Административные процедуры

Архивные документы принимаются в архивный отдел администрации Савинского муниципального района в упорядоченном состоянии.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение,  в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняется за счет средств источников комплектования , передающих документы на хранение.

Архивные документы принимаются в архивный отдел администрации Савинского муниципального района по утвержденным на экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов   Ивановской области описям дел постоянного хранения; документы по личному составу - по согласованию с начальником архивного отдела описям дел; документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным  описям.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимается с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел документов делаются пометки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи дел на хранение  и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями. Прием архивных документов оформляется актом приема документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.

Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных источников комплектования осуществляется в соответствии с действующим законодательством. При ликвидации негосударственных организаций, образующиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивный отдел на основании договора между ликвидационной комиссией и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия организует их упорядочение в установленном порядке.

Документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций передаются на хранение в архивный отдел на основании заключенных договоров.

Сохранность архивных документов обеспечивает комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

Нормативные условия хранения документов обеспечиваются наличием здания архива, созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива, применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги, осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений Регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя:

- анализ выполнения плановых показателей в квартальных и годовых отчетах по упорядочению и приему документов на хранение в архивный отдел от источников комплектования в соответствии с предоставленными графиками;

- проверки достоверности представляемых показателей и соблюдения установленного порядка передачи документов на хранение в период плановых проверок работы архивного отдела

Проверки могут быть плановыми и неплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела администрации Савинского муниципального района при непосредственном личном контакте с потребителями результата муниципальной услуги, с использованием почтовой, телефонной связи при их непосредственном обращении.

Сотрудники архивного отдела не вправе осуществлять информирование, влияющие прямо или косвенно на результат предоставления услуги.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения в ходе предоставления муниципальной услуги.

Пользователь имеет право на обжалование действий (бездействия) и  решений должностных лиц и специалистов архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в до судебном и судебном порядке.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.

Руководитель архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием пользователя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя;

- если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги.

Пользователь вправе сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, нарушении положений настоящего  Регламента, противоправных решениях, действиях (бездействий) должностных лиц и специалистов архивного отдела, некорректном поведении или нарушении служебной этики участвующих в предоставлении муниципальной услуги, по номерам телефонов, указанных в настоящем Регламенте.

Пользователь вправе обжаловать решения, действия (бездействие) архивного отдела, должностных лиц и специалистов архивного отдела, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги в судебном порядке, обратившись в суд по подсудности, определенной статьями 24 - 27 Гражданского процессуального кодекса, в установленные законодательством Российской Федерации сроки.