Приложение. Порядок ведения личных дел вице-Губернатора Ивановской области, первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя Правительства Ивановской области и членов Правительства Ивановской области

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Ивановской области от 11 июля 2012 г. N 112-УГ в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к указу

Губернатора Ивановской области

от 21 декабря 2011 г. N 226-УГ

Порядок
ведения личных дел вице-Губернатора Ивановской области, первых заместителей
Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя
Правительства Ивановской области и членов Правительства Ивановской области

С изменениями и дополнениями от:

11 июля 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях нормативного правового регулирования вопросов ведения личных дел вице-Губернатора Ивановской области, первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя Правительства Ивановской области и членов Правительства Ивановской области (далее - лица, замещающие государственные должности), а также обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах лиц, замещающих государственные должности.

1.2. Личное дело ведется в отношении каждого лица, замещающего государственную должность. Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее государственную должность, не допускается.

1.3. Ведение личных дел осуществляется управлением государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области (далее - кадровая служба).

1.4. Личные дела содержат в себе информацию, необходимую в связи с трудовыми отношениями лиц, замещающих государственные должности, и касающуюся указанных лиц, которая содержит в себе их персональные данные, относящиеся к сведениям конфиденциального характера (далее - персональные данные).

1.5. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с федеральными законами уполномоченным(ми) лицом(ами), имеющим(и) право на доступ и обработку персональных данных, и ответственным(ми) за ведение и сохранность личных дел (далее - лица, уполномоченные на ведение личных дел), в соответствии с их должностными обязанностями.

1.6. При ведении личных дел обеспечивается сохранность личных дел и конфиденциальность содержащихся в них персональных данных.

2. Ведение личных дел

2.1. Личное дело формируется после назначения гражданина Российской Федерации (далее - гражданин) на государственную должность Ивановской области вице-Губернатора Ивановской области, первого заместителя Председателя Правительства Ивановской области, заместителя Председателя Правительства Ивановской области, члена Правительства Ивановской области (далее - государственные должности) и ведется кадровой службой на протяжении всего периода замещения соответствующей государственной должности.

2.2. Личные дела подлежат регистрации в Книге учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку. Книга учета личных дел должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы.

2.3. Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку личного дела по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. На документы личного дела составляется внутренняя опись документов личного дела по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Номер личного дела на обложке личного дела указывается в соответствии с его регистрационным номером в Книге учета личных дел.

2.4. При ведении личного дела в него включаются документы, необходимые работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся лица, замещающего государственную должность, предусмотренные подпунктами 3.1 - 3.4 настоящего Порядка (далее - документы). В личное дело включаются оригиналы документов, а также копии и выписки из документов.

2.5. Оформление выписок из документов и заверение копий документов производится в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, распоряжением вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области.

2.6. Все изменения (исправления), внесенные в документы личного дела, должны быть заверены подписью должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел, которое внесло указанные исправления, и печатью кадровой службы.

2.7. Для работы с личным делом руководитель кадровой службы выдает личное дело должностному лицу, уполномоченному на ведение личных дел, на срок до 1 рабочего дня. В этом случае оформляется контрольная карточка по форме согласно приложению 6 к настоящему Порядку, которая хранится у руководителя кадровой службы до возвращения личного дела.

3. Документы, включаемые в личное дело

3.1. При формировании личного дела в него включаются документы (копии, выписки из документов) в следующей последовательности:

дополнение к личному листку по учету кадров;

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к анкете, заполняемое по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку (далее - дополнение к анкете);

анкета, собственноручно заполняемая и подписываемая гражданином, претендующим на замещение государственной должности, по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку (далее - анкета);

копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

копии(я) свидетельств(а) о государственной регистрации актов(а) гражданского состояния;

копии документов об образовании, о квалификации;

копия трудовой книжки (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые);

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при представлении гражданином соответствующего свидетельства);

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия полиса обязательного медицинского страхования;

сведения о полученных доходах, об имуществе, принадлежащем на праве собственности, и об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах), а также сведения о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представляемые гражданином, претендующим на замещение государственной должности, при назначении на государственную должность;

копии решений (выписки из решений) о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий (при наличии);

экземпляр трудового договора;

копия акта о назначении на государственную должность;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой государственной должности связано с использованием таких сведений.

3.2. В период замещения государственной должности к личному делу приобщаются следующие документы (копии документов, выписки из документов) в хронологическом порядке:

копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;

сведения о доходах, а также сведения о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представляемые лицом, замещающим государственную должность;

экземпляры письменных дополнительных соглашений к трудовому договору;

копии актов о назначении на иную государственную должность;

копии актов (выписки из актов) о поощрении, а также о применении дисциплинарного взыскания. Копия акта о применении дисциплинарного взыскания, а также документы, связанные с применением дисциплинарного взыскания, хранятся в личном деле до его снятия или отмены;

копии актов об отстранении от работы (в случаях отстранения от работы);

письменное заявление о прекращении (расторжении) трудового договора (в случаях, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации);

документы, подтверждающие перевод по его просьбе или с согласия лица, замещающего государственную должность, на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

копия акта о прекращении (расторжении) трудового договора;

иные документы (копии, выписки из документов), содержащие в себе информацию, необходимую в связи с трудовыми отношениями с лицом, замещающим государственную должность, и касающуюся данного лица, в том числе акты, письменные согласия, письменные объяснения, заявления (за исключением документов, указанных в подпункте 3.5 настоящего Порядка);

лист ознакомления с личным делом.

3.3. При формировании личного дела и его ведении должностным лицом, уполномоченным на ведение личного дела, заполняется дополнение к анкете. При заполнении дополнения к анкете в связи с изменением персональных данных лица, замещающего государственную должность, анкета вновь не заполняется.

3.4. В случае приобщения к материалам личного дела документов, составленных на других языках, прилагается нотариально заверенная верность перевода таких документов на русский язык.

В случае приобщения к личному делу копии документа иностранного государства об образовании в личное дело включается копия свидетельства об установлении эквивалентности документа об образовании, подтверждающего признание документа иностранного государства об образовании на территории Российской Федерации.

3.5. К личному делу не приобщаются:

документы, содержание которых носит временный характер: о предоставлении отпусков и дополнительных дней отдыха (за исключением отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, 3 лет), об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о выплате премий и иных единовременных выплатах, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, о направлении в служебные командировки, о направлении на повышение квалификации, о выполнении дополнительной работы по другой или такой же должности);

неоформленные документы (незаверенные копии и неоформленные выписки из документов);

факсограммы.

4. Хранение личных дел

4.1. Личные дела хранятся в кадровой службе в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах (далее - сейфы), установленных в опечатываемых помещениях (далее - помещения).

4.2. Уборка помещений производится в присутствии должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел.

4.3. Вход в помещение, а также сейфы опечатываются на периоды выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежедневного отдыха.

Вскрывать помещения и сейфы имеют право только должностные лица, уполномоченные на ведение личных дел.

В случае обнаружения сорванной пломбы должностное лицо, уполномоченное на ведение личных дел, незамедлительно информирует руководителя кадровой службы или вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области с целью выяснения всех обстоятельств по данному факту.

4.4. Личные дела лиц, замещавших государственные должности, хранятся в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ивановской области.

5. Ознакомление с документами личного дела

5.1. Ознакомление лица, замещающего государственную должность, с документами своего личного дела осуществляется кадровой службой по заявлению лица, замещающего государственную должность.

5.2. Факт ознакомления с личным делом удостоверяется личной подписью лица, замещающего государственную должность, в листе ознакомления с документами личного дела с указанием даты ознакомления.

5.3. Ознакомление с личным делом осуществляется в присутствии должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел.