Приложение. Порядок работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области

Приложение

к распоряжению

Губернатора Ивановской области

от 18 ноября 2010 г. N 324-р

Порядок работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области

С изменениями и дополнениями от:

28 января, 15 февраля 2011 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - порядок) определяет порядок работы с документами в Правительстве Ивановской области (далее - Правительство) и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - исполнительные органы власти) и разработан с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и на основании Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003, принятого и введенного в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

1.2. Делопроизводство в Правительстве и исполнительных органах власти организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), предназначенной для регистрации и учета документов.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение настоящего порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - подразделение) и в исполнительных органах власти возлагается на их руководителей.

1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами назначается ответственный из числа государственных гражданских служащих Ивановской области, замещающих должности государственной гражданской службы Ивановской области в аппарате Правительства и исполнительных органах власти, или работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Ивановской области в аппарате Правительства, за ведение делопроизводства (далее - сотрудники), который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в соответствующем подразделении.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

прием, учет и распределение поступающих документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, исполнительным органом власти, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе;

передача документов на рассмотрение руководителю соответствующего подразделения, исполнительного органа власти и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из соответствующего подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в соответствующем подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения, исполнительного органа власти;

подготовка проектов резолюций и служебных писем за подписью руководителя подразделения, исполнительного органа власти;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения, исполнительного органа власти;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в Правительстве - в отдел канцелярия аппарата Правительства (далее - канцелярия), в исполнительных органах власти - в соответствующее подразделение;

прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в соответствующем подразделении, и по электронной почте;

организация использования в соответствующем подразделении средств копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в соответствующее подразделение государственных гражданских служащих Ивановской области и работников (далее - гражданские служащие и работники) по вопросам организации работы с документами.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящего порядка в Правительстве и исполнительных органах власти осуществляется канцелярией.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием проектов документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.8. Перед уходом в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытием в служебную командировку, а также в случае предполагаемой временной нетрудоспособности, освобождения от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнения сотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении документы гражданским служащим и работникам аппарата или исполнительного органа власти, исполняющим их должностные обязанности.

1.9. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, исполнительного органа власти и сообщается в канцелярию, соответствующее подразделение. Руководителем подразделения, исполнительного органа власти назначается служебное расследование, о результатах которого информируется в Правительстве - заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Правительства (далее - руководитель аппарата) и начальник канцелярии, в исполнительном органе власти - руководитель исполнительного органа власти.

1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются Губернатором Ивановской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства, пресс-службой Правительства, руководителями исполнительных органов власти, в отдельных случаях - иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Губернатора Ивановской области или соответствующих руководителей.

1.11. Руководители структурных подразделений и исполнительных органов власти обязаны под роспись обеспечить ознакомление сотрудников с настоящим порядком.

1.12. Сотрудники аппарата Правительства, исполнительных органов власти несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего порядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.13. Работа с секретными документами и документами, поступившими по каналам специальной документальной связи, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

1.14. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в аппарате Правительства и исполнительных органах власти в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области, утвержденным постановлением Правительства Ивановской области от 24.02.2010 N 36-п.

2. Оформление служебных документов

2.1. Документы, создаваемые в Правительстве, исполнительных органах власти, печатаются с использованием текстового редактора Word 2.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал. В случае размещения текста на 1 странице допускается печать документов через 1,5 - 2 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.3. Документ должен оформляться, как правило, на 1 странице. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.4. Документы в Правительстве и исполнительных органах власти оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в порядке, установленном в Государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003, либо на стандартных листах бумаги формата А4.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Для оформления сопроводительных писем могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

При переписке между структурными подразделениями аппарата Правительства, внутри исполнительного органа власти бланк не используется.

2.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства и исполнительных органов власти, являются:

а) наименование органа, например: Правительство Ивановской области, или наименование государственной должности, например: заместитель Председателя Правительства Ивановской области;

б) справочные данные об органе (государственной должности).

Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сайт и другие сведения по усмотрению Правительства, соответствующего исполнительного органа власти (ИНН и т.д.);

в) дата документа.

Датой документа является:

дата его подписания для резолюции;

дата регистрации для письма;

дата события, зафиксированного в документе, для протокола, акта;

дата утверждения для утверждаемого документа (план, отчет и т.п.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 14.03.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2009 г.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита;

г) регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, номера структурного подразделения, в которое адресован документ, и индекса дела по номенклатуре дел Правительства, исполнительного органа власти.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой;

д) ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в том случае, когда дается ответ на запрос или поручение, и включает в себя регистрационный номер и дату письма, резолюции, на которое(ую) должен быть дан ответ. Данный реквизит документа располагается ниже на 1 интервал реквизитов "дата" и "регистрационный номер документа" и печатается от левого края документа; вначале указывается номер, а затем дата документа, на который ссылаются, например: на N 6234-1-27 от 21.01.2009;

е) адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Данный реквизит печатается полужирным шрифтом от правого поля документа, на угловом бланке располагается на одном уровне с реквизитами "наименование организации" и "справочные данные об организации"; на продольном - на одном уровне с реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".

Допускается центрировать все строчки реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство культуры Российской Федерации Нормативно-правовой департамент

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Должность и фамилия печатаются через 2 интервала после наименования организации.

Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору объединения "Ростекстиль" В.Д. Иванову

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При написании наименований должности и организации не допускаются сокращения, за исключением установленных учредительными документами сокращений наименования организации.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Петровой М.В. Новая ул., д. 12, кв. 32, Иваново, 153002

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее;

ё) утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и выравнивается по левому краю. Допускается в реквизите "гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Расстояние между словом УТВЕРЖДАЮ, наименованием должности лица, утверждающего документ, его подписью, инициалами, фамилией и датой утверждения составляет 1 - 2 интервала.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства Ивановской области ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

                                                УТВЕРЖДЕНО

                                            приказом заместителя

                                            Председателя Правительства

                                            Ивановской области, руководителя

                                            аппарата Правительства Ивановской области

                                            от 16.03.2009 N 35

ж) заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, факсограмм. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

По вопросу открытия торгового центра в г. Иванове

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Максимальная длина данного реквизита 73 мм. Точка в конце заголовка не ставится;

з) текст документа.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа. Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("просит", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("договорились", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает");

и) отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172

и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес;

к) подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю листа. Допускается в данном реквизите центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

л) согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; допустимо при визировании документа проставлять только личную подпись и дату.

На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник главного правового управления

аппарата Правительства Ивановской области

Личная подпись                                      В.Н. Калинкин

Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с исполнительными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Грифы согласования располагаются на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

В исключительных случаях допускается проставление грифа согласования на лицевой стороне первого листа либо оборотной стороне последнего, допускается также согласование путем направления соответствующего письма.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с исполнительными органами власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с должностными лицами Правительства;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

м) оттиск печати.

Правительство, Губернатор Ивановской области и исполнительные органы власти имеют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ;

н) отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Копия верна" или "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Заверять документы - письма, протоколы (кроме нормативных правовых актов и кадровых документов) в Правительстве имеет право только канцелярия, в исполнительных органах власти - соответствующее подразделение.

Например:

Верно

Начальник отдела канцелярия      Личная подпись      С.В. Хохлова

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати;

о) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа (на письмах за подписью Губернатора Ивановской области отметка об исполнителе проставляется только на оборотной стороне последнего листа подлинника документа в обязательном порядке).

Отметка включает инициалы (допускается полное изложение имени, отчества), фамилию исполнителя, номер его телефона и адрес электронной почты и печатается шрифтом Times New Roman размером N 11, например:

С.Н. Иванова

41-14-88, e-mail @gov 37.ru

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя;

На бланке резолюции указывается фамилия исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя);

п) отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело."; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Номер дела, в котором будет храниться документ, проставляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, органе исполнительной власти. Данный реквизит допускается оформлять на отдельном листе в виде резолюции;

р) гриф (пометка) ограничения доступа к документу.

Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка ограничения доступа печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к ним;

с) идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.

2.1. Оформление проектов служебных телеграмм

Проекты телеграмм оформляются на листах формата А4.

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

адрес

(Куда)

(Кому).

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул. Петровка, 38.

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Анадырь Магаданской.

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала, например:

Администрации Вологодской области.

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Ярославской области

инициалы, фамилия

или

ИВАНОВУ И.И.

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных образований

Ивановской области.

При направлении телеграммы в 4 и более адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый ________________________!

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается смысл содержания, с сокращениями обозначаемых знаков препинания.

Например:

точка - тчк

запятая - зпт

двоеточие - двтч

скобки - скб

кавычки - квч

номер - нр.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются 2 межстрочными интервалами ниже реквизита "подпись".

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами, за исключением телеграмм, направляемых в страны СНГ.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или место жительства адресата (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).

Образец прилагается.

Губернатору Ярославской области

Уважаемый __________________!

Текст телеграммы

Наименование должности И.Фамилия

Исходящий номер и дата

____________________________________________________________________ ______

Наименование и адрес отправителя

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ивановской области от 28 января 2011 г. N 8-р в раздел 2.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2.2. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, заседаниях

Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых Правительством межведомственных комиссий (советов) осуществляется в соответствии с положениями об этих комиссиях.

Протоколы совещаний, проводимых Губернатором Ивановской области, межведомственных комиссий (советов) при Правительстве, руководителей исполнительных органов власти вместе с указателем рассылки передаются для регистрации, размножения и рассылки в канцелярию, соответствующее подразделение исполнительного органа власти.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования", и он передается для регистрации и организации направления исполнителям в канцелярию, соответствующее подразделение исполнительного органа власти.

К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный сотрудником подразделения, ответственного за подготовку протокола.

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри аппарата Правительства, исполнительного органа власти, указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым они направляются.

Копии протоколов заверяются печатью канцелярии, соответствующего подразделения исполнительного органа власти.

Подлинники протоколов совещаний у Губернатора Ивановской области, межведомственных комиссий (советов) с тезисами выступлений при наличии (если велась стенограмма или аудиозапись - с ними) передаются на хранение в канцелярию.

Тексты выступлений (заявлений) Губернатора Ивановской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства передаются в пресс-службу Правительства для размещения в сети Интернет. Также в сети Интернет размещается информация, за исключением информации ограниченного распространения, о рассмотренных на заседаниях межведомственных комиссий вопросах и принятых по ним решениях.

Порядок оформления протоколов

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протоколы печатаются на бланках или стандартных листах бумаги.

Протокол имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

вид заседания, совещания.

При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:

наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номера протоколов заседаний Правительства состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.

Номер протокола совещания у Губернатора Ивановской области состоит из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Номер оперативного совещания у Губернатора Ивановской области состоит из буквенного обозначения ОС и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.

Номер протокола совещания у первых заместителей и заместителей Председателя Правительства состоит из знака N, инициалов имени и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N ПК-2-10. Допускается также сокращенный вид нумерации протоколов (без инициалов имени и фамилии председательствовавшего).

Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом.

Например: от 14 марта 2010 г. N 12 или от 17 апреля 2010 г. N ПК-2-10.

Текст полного протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших (по старшинству), а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке), например:

члены Правительства;

ответственные сотрудники аппарата Правительства Ивановской области.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрированно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

При проведении заседаний, совещаний, комиссий (советов) оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения либо оформляется в виде приложения к протоколу.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает фамилию, инициалы имени и отчества.

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.

При необходимости на протоколе проставляется гриф "Для служебного пользования", который печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к нему.

Образцы прилагаются.

Образец 1

ПРОТОКОЛ

заседания Правительства Ивановской области

от ______________ N ________

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

ГУБЕРНАТОР ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

М.А. МЕНЬ

Присутствовали:

члены Правительства Ивановской области: наименование должности	инициалы и фамилии в алфавитном порядке
руководители государственных органов власти и управления, принимающие участие в заседаниях Правительства Ивановской области	инициалы и фамилии в алфавитном порядке
выступающие по соответствующим вопросам	инициалы и фамилии в алфавитном порядке
ответственные работники органов исполнительной власти и аппарата Правительства Ивановской области, представители средств массовой информации	инициалы и фамилии в алфавитном порядке

I. О реорганизации приемников-распределителей

органов внутренних дел и создании на их базе учреждений

социальной помощи для лиц без определенного места

жительства в системе органов социальной защиты населения

(Гладков И.Е., Забегалов А.Ю.)

Принять к сведению информацию о реорганизации приемников-распределителей органов внутренних дел и создании на их базе учреждений социальной помощи для лиц без определенного места жительства в системе органов социальной защиты населения.

Губернатор Ивановской области

М.А. Мень

Образец 2

ПРОТОКОЛ

совещания у Губернатора Ивановской области М.А. Меня

от _______________N ______

Присутствовали:

     наименование должности                   инициалы и фамилии

                                              в алфавитном порядке

I. О строительстве на территории г. Иванова мусороперерабатывающего комбината

(Мень М.А., Безниско О.Д., Фомин А.Г.)

1. Одобрить...

2. Рекомендовать администрации г. Иванова...

Губернатор Ивановской области

М.А. Мень

Образец 3

ПРОТОКОЛ

заседания Межведомственной координационной комиссии по организации отдыха, оздоровления и занятости детей и подростков

от ______ N _______

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА

ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ

О.А. ХАСБУЛАТОВА

Присутствовали:

члены комиссии:

     наименование должности                        инициалы и фамилии

                                                   в алфавитном порядке

1. Об организации отдыха, оздоровления и занятости

детей и подростков

Слушали: Иванову И.И. - (краткая запись выступления)

Выступили: Сидоров С.С. - (краткая запись выступления)

Петров П.П. - (краткая запись выступления)

Решили: 1. Одобрить...

2. Поручить...

Председательствующий Подпись Расшифровка подписи

Ответственный секретарь Подпись Расшифровка подписи

2.3. Оформление исходящих документов

Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываются Губернатором Ивановской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства (если это право оговорено в положениях об их деятельности), руководителями исполнительных органов власти в соответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, их официально замещающими.

Исходящие документы оформляются на бланках писем на листах формата А4.

При большом количестве листов в приложении к документу допускается печатать текст приложения на листах формата А5 10 или 12 шрифтом.

Используются следующие бланки:

- бланк Губернатора Ивановской области, право подписи на котором имеет Губернатор Ивановской области или лицо, официально замещающее Губернатора Ивановской области;

- бланки первых заместителей и заместителей Председателя Правительства, право подписи на которых имеют указанные должностные лица;

- бланк Правительства, право подписи на котором имеют Губернатор Ивановской области, первые заместители и заместители Председателя Правительства;

- бланк аппарата Правительства, право подписи на котором имеют руководитель аппарата, первые заместители и заместители руководителя аппарата, руководители структурных подразделений;

- бланки исполнительных органов власти.

Исходящие документы принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в 2 экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, оформляется на чистом листе бумаги и должен быть завизирован руководителем подразделения, подготовившего документ, и непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

После исполнения документа при направлении ответа автору обращения исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.

Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

2.4. Оформление стенограмм заседаний и совещаний

Стенограмма - текст, представляющий собой дословную запись устной речи (доклада, выступления).

На основании стенограммы, звукозаписи или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), составляется протокол заседания (совещания).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится сразу после заседания, время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3 - 5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Запись и расшифровку стенограммы осуществляет уполномоченное руководителем подразделение (сотрудник) органа, обеспечивающего проведение соответствующего заседания. Подготовку стенограмм заседаний Правительства осуществляет канцелярия. При оформлении стенограмм не допускается внесение каких-либо изменений, не зафиксированных в звукозаписи, кроме устранения неточностей редакционного и юридического характера, которые не влияют на содержание и понимание текста. В стенограмме указывается дата проведения заседания (совещания). Стенограмма подписывается лицом, которое отвечает за фиксирование текста, с указанием фамилии и даты.

2.5. Организация приема, передачи и оформления документов с использованием средств факсимильной связи, телефонной связи и электронной почты

2.5.1. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций).

Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом.

Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна.

2.5.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати" и "Снятие копий запрещено", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

2.5.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге шрифтом не менее N 8. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

2.5.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

2.5.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

Факсограмма передается руководителю подразделения (его заместителю) и направляется с резолюцией руководителя (его заместителя) исполнителю.

2.5.6. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Если регистрация документа не требуется, подлинник документа остается у исполнителя. При необходимости регистрации и последующей отправки подлинника документа адресату он передается в канцелярию для регистрации и отправки.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

Вся информация о принятых и отправленных факсограммах заносится в журнал учета факсограмм.

2.5.7. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Для передачи и получения информации может использоваться электронная почта как внутри аппарата Правительства, так и между исполнительными органами власти, учреждениями и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

2.5.8. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

2.5.9. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, в случае если полученное сообщение адресовано Правительству, исполнительному органу власти и требует ответа (не является рекламой) - распечатывает его на бумажный носитель и ставит отметку "Соответствует электронной копии". Если полученное сообщение имеет приложения большого объема, целесообразно распечатывать только сопроводительное письмо, а приложения направлять непосредственным исполнителям по электронной почте.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

2.5.10. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки (образец прилагается), если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона

Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограмммы

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Текст входящих телефонограмм записывается (печатается) получателем на бланке, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Образец

Наименование организации             Адресат

------------------------------       ---------------------------------

Должность, инициалы и фамилия        Должность, инициалы и фамилия

сотрудника, передавшего              сотрудника, принявшего телефонограмму;

телефонограмму;

N телефона                           N телефона

------------------------------       ---------------------------------

                           ТЕЛЕФОНОГРАММА

--------------------   ------------------------     ------------------

Дата	Индекс	Время передачи
--------------------	------------------------	-----------------
--------------------	------------------------	-----------------

                               Текст

----------------------------------------------------------------

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов

3.1. Прием и отправка служебных документов, запросов и обращений в Правительстве и исполнительных органах власти осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой;

- через почтовое отделение связи;

- нарочными;

- с использованием телеграфной, телефонной и факсимильной связи;

- с использованием электронной почты.

Прием и отправка документов в Правительстве и исполнительных органах власти производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной и электронной почты.

Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией.

Служебные документы, лично передаваемые в канцелярию, соответствующие подразделения, принимаются только при вскрытых конвертах.

При приеме служебных, принесенных нарочным, документов при наличии копии обращения на ней по просьбе нарочного может проставляться штамп Правительства или исполнительного органа власти с указанием даты поступления документа в Правительство или исполнительный орган власти.

Документы, поступившие в Правительство во внеслужебное время, в выходные и праздничные дни, принимаются в Правительстве дежурной службой Губернатора Ивановской области управления региональной безопасности аппарата Правительства с последующей передачей в канцелярию. Указанные документы передаются в канцелярию для их обработки не позднее 9-30 следующего рабочего дня.

3.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих в Правительство и исполнительные органы власти документов производятся в централизованном порядке канцелярией или соответствующим подразделением. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней со дня получения.

Все конверты с поступившими в Правительство и исполнительные органы власти документами, за исключением конвертов, имеющих пометку "Лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Прием документов на регистрацию в Правительстве производится ежедневно с 9-00 до 12-00 и с 15-00 до 17-00. В исполнительных органах власти руководитель обязан утвердить приказом порядок и время приема корреспонденции соответствующим подразделением.

При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и целостность упаковок. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии (соответствующем подразделении), второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

На всех документах, поступивших в канцелярию, соответствующее подразделение до 14-00 текущего дня, как правило, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На документах, поступивших в канцелярию после 14-00, может проставляться штамп с указанием даты следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного рассмотрения: с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", а также на документы и телеграммы, в тексте которых указан срок, предусматривающий представление ответа в течение не более 10 дней, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (вне зависимости от времени поступления). Представление указанных документов на рассмотрение руководства или соответствующим должностным лицам осуществляется незамедлительно.

Доставка входящих документов в Правительство и исполнительные органы власти осуществляется сотрудниками канцелярии (соответствующего подразделения) в соответствии с внутренними регламентами, срочные документы доставляются исполнителям незамедлительно, вне данного графика.

Отправка документов из Правительства, исполнительного органа власти производится централизованно через канцелярию (соответствующее подразделение) после регистрации.

При отправке документов проверяется наличие:

- адреса с индексом;

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

Сотрудник канцелярии (соответствующего подразделения), занимающийся отправкой документов, имеет право в случае неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

Документы срочного характера, отправления особой важности, совершенно секретные и секретные, адресованные в исполнительные органы власти и другие организации на территории г. Иванова доставляются фельдъегерской службой ежедневно с 9-00 до 16-00. Документы срочного характера, с грифом "Для служебного пользования", направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в федеральные органы исполнительной власти, передаются в канцелярию для отправки фельдъегерской связью до 15-30.

Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, и производится в канцелярии, соответствующем подразделении исполнительного органа власти под подпись получателя.

Регистрация документов.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации подлежат все документы, требующие ответа, учета и использования в справочных целях.

Ряд документов не подлежит регистрации в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов и корреспонденции, который является неотъемлемой частью настоящего порядка (приложение 7).

Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в канцелярии (соответствующем подразделении) с вводом информации о них в регистрационно-контрольную форму. На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата и регистрационный номер, при невозможности постановки штампа в указанном месте листа допускается его проставление на любом другом свободном от текста участке документа.

3.3. На регистрируемый документ составляется регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) в СЭД, которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе: входящий регистрационный номер, адресат, краткое содержание документа, исходящий номер и дата документа, информация о лице, подписавшем письмо, информация об исполнителе, наименование вида документа и информация о том, кому направлен документ.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе не менее 5 лет.

3.4. Документы, поступившие без указания конкретного адресата, направляются после регистрации по принадлежности заместителям Председателя Правительства, руководителям исполнительных органов власти, в структурные подразделения аппарата Правительства в соответствии с их компетенцией и в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, адресованные Губернатору Ивановской области или в Правительство, передаются в контрольно-аналитическое управление Губернатора Ивановской области аппарата Правительства (далее - КАУ) в день регистрации документов для подготовки проекта резолюции Губернатора Ивановской области (по его поручению, руководителя аппарата) или, в его отсутствие, лица, исполняющего его обязанности.

Документы, ошибочно поступившие в подразделение, незамедлительно с пометкой "Направлено ошибочно" возвращаются в канцелярию.

При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Правительства или номенклатурой дел исполнительного органа власти, утвержденной соответствующим руководителем.

3.5. Документы, поступившие во исполнение поручений Губернатора Ивановской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства, руководителей исполнительных органов власти, направляются непосредственно руководителям соответствующих подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.

Рассмотрение документа предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции.

Результат рассмотрения документа отражается в резолюции.

При подготовке проекта резолюции учитываются распределение обязанностей между членами Правительства, полномочия структурных подразделений аппарата Правительства и исполнительных органов власти, должностные обязанности исполнителей.

В случае отсутствия Губернатора Ивановской области, руководителя исполнительного органа власти резолюции по исполнению документов, поступивших на имя Губернатора Ивановской области, руководителя исполнительного органа власти, подписывает лицо, официально их замещающее, как "Исполняющий обязанности Губернатора Ивановской области" на бланке резолюции "Губернатор Ивановской области", "Исполняющий обязанности Председателя Правительства Ивановской области" - на бланке резолюции "Правительство Ивановской области", "Исполняющий обязанности руководителя_" с использованием соответствующих бланков резолюций.

При подготовке поручений первых заместителей и заместителей Председателя Правительства используются соответствующие бланки резолюций.

Резолюция оформляется на бланке. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

Документ может иметь несколько резолюций. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой.

В состав резолюции входят:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения;

- отметка о контроле (отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или штампом "Контроль").

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и, по их усмотрению, для участия в решении вопроса, а также для контроля за ходом исполнения поручения.

Если поручение дается нескольким исполнителям, то соисполнители направляют ответ ответственному за обобщение информации исполнителю не позднее чем за 3 дня до контрольного срока исполнения поручения.

Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя).

3.6. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство, направляются в представительство Правительства при Правительстве Российской Федерации для организации перевода и затем, при необходимости, подлежат возврату в канцелярию для регистрации и последующей передачи для рассмотрения Губернатору или первым заместителям или заместителям Председателя Правительства.

3.7. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в день регистрации. Документы с пометкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления.

5. Контроль исполнения документов и поручений

5.1. Общие положения

5.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе, снятие с контроля документов.

5.1.2. Постановке на контроль подлежат только зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.1.3. КАУ осуществляет контроль за своевременным и полным исполнением:

- поручений, содержащихся в протоколах: заседаний Правительства, совещаний с участием Губернатора Ивановской области, совещаний у руководителя аппарата;

- поручений Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата на служебные письма и иную деловую корреспонденцию;

- поручений Губернатора Ивановской области на документы, требующие ответа за подписью Губернатора Ивановской области в соответствии с действующим законодательством;

- других поручений, подлежащих контролю в соответствии с резолюцией Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата.

5.1.4. Контроль по своевременному и полному исполнению поручений первых заместителей и заместителей Председателя Правительства обеспечивают соответствующие руководители управлений координации комплексов областного управления, руководитель управления по обеспечению деятельности первого заместителя Председателя Правительства.

5.1.5. Контроль за исполнением решений комиссий осуществляет ответственный секретарь комиссии, который ежегодно представляет доклад о работе комиссии председателю соответствующей комиссии.

5.1.6. Руководители исполнительных органов власти, руководители структурных подразделений аппарата Правительства назначают структурные подразделения, сотрудников, ответственных за организацию контроля исполнения контрольных поручений, поступающих им для исполнения.

5.2. Организация контроля и исполнения контрольных поручений

5.2.1. При постановке на контроль поручений, указанных в п. 1.4 настоящего порядка, в РКК документа в СЭД канцелярией проставляется отметка о контроле и срок исполнения документа.

5.2.2. Руководителем аппарата еженедельно проводятся совещания по исполнительской дисциплине с участием сотрудников КАУ и приглашенных ответственных исполнителей (представителей ответственных исполнителей) по невыполненным документам (документам с истекшим сроком исполнения).

В отсутствие руководителя аппарата совещания проводит начальник КАУ.

5.2.3. КАУ еженедельно, в день, предшествующий проведению совещания, формирует в СЭД списки контрольных поручений, не исполненных по состоянию на установленную дату, и направляет их ответственным исполнителям посредством электронной почты или факсимильной связи с соответствующими приглашениями на совещание по исполнительской дисциплине.

В соответствии со списками контрольных документов КАУ готовит информацию о ходе исполнения контрольных документов и представляет её руководителю аппарата для обсуждения на совещании по исполнительской дисциплине.

5.2.4. КАУ подготавливает ежеквартальные и годовые отчеты по исполнительской дисциплине для представления Губернатору Ивановской области.

5.2.5. В исполнительных органах власти, структурных подразделениях аппарата Правительства при поступлении контрольного документа сотрудник, ответственный за организацию контроля, обязан:

- вести учет контрольных документов (поручений);

- своевременно доводить контрольные документы (поручения) до сведения исполнителей;

- контролировать ход исполнения контрольных документов (поручений) и информировать о нем руководителя исполнительного органа власти, начальника управления координации Комплекса областного управления, руководителя структурного подразделения аппарата Правительства;

- обеспечивать своевременное представление ответов об исполнении контрольных поручений.

5.2.6. Должностное лицо, являющееся ответственным исполнителем документа (поручения):

- обеспечивает взаимодействие и координацию деятельности исполнителей;

- корректирует сроки исполнения поручений в рамках конечного срока исполнения поручения;

- принимает меры для безусловного выполнения поручений;

- на основании информации, представленной исполнителем (соисполнителями) подготавливает и представляет руководителю, давшему поручение, отчет об исполнении документа (поручения) (или о ходе его исполнения) в соответствии с контрольными сроками;

- несет ответственность за качественное (полное, точное) и своевременное исполнение документа (поручения).

5.2.7. В случаях, когда контрольное поручение адресовано нескольким лицам, ответственность за его своевременное и полное исполнение несет исполнитель, указанный в тексте резолюции первым либо рядом с фамилией которого стоит отметка "(о)" (ответственный исполнитель). Ему предоставляется право созыва всех исполнителей (соисполнителей), запроса информации об исполнении контрольных документов (поручений). Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку документов.

5.3. Сроки исполнения

5.3.1. Контрольные документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометки:

"незамедлительно" - исполняются в течение одного дня со дня регистрации поручения;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в срок не более 10 дней;

остальные - в срок не более 30 дней.

Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов других уровней подлежат рассмотрению в срок, установленный законодательством Российской Федерации.

Представления прокуратуры подлежат рассмотрению в течение месяца.

Представления Счетной палаты Российской Федерации - в течение 20 дней со дня получения или в указанный в представлении срок.

Протесты прокуратуры - не позднее 10 дней.

Проекты правовых актов вносятся в соответствии с представленной концепцией в течение 3 месяцев со дня утверждения концепции Губернатором Ивановской области.

5.3.2. Срок исполнения контрольных документов (поручений) определяется исходя из даты наложения резолюции на контрольный документ (поручение) в канцелярии.

5.3.3. Если последний день срока исполнения контрольного документа (поручения) приходится на нерабочий день, то контрольный документ (поручение) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.3.4. При простановке пометок срочности уполномоченными должностными лицами канцелярия обязана в течение 3 часов довести до сведения исполнителей информацию о поручении и направить, используя средства оперативной доставки, документ исполнителю.

5.3.5. Ответственный исполнитель представляет информацию (отчет) по выполнению документа должностному лицу, давшему поручение.

Доклады Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, требующие подписания их Губернатором Ивановской области, Председателем Правительства, представляются на подпись Губернатору Ивановской области, Председателю Правительства в срок не позднее чем за 3 дня до истечения установленного в документе срока исполнения, если иное не указано в резолюции на контрольный документ.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя, в срок не позднее 3 дней до истечения установленного срока исполнения документа (поручения) либо в срок, установленный ответственным исполнителем в рамках конечного срока исполнения документа (поручения).

Ответственный исполнитель имеет право изменять сроки представления соисполнителями предложений в рамках конечного срока исполнения документа, установленного должностным лицом, давшим поручение. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению документа (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информаций) соисполнителей.

Если исполнение документа в срок, определенный в тексте поручения, невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка с обоснованием необходимости продления срока и предложениями о новом сроке исполнения и не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения направляется должностному лицу, давшему поручение.

Для контрольных документов (поручений) со сроком исполнения менее 10 дней предложения о переносе срока исполнения представляются в указанном порядке не позднее чем за сутки до истечения первоначально установленного срока.

Разрешение на перенос срока исполнения контрольного документа (поручения) осуществляет лицо, его установившее, путем наложения соответствующей резолюции либо уполномоченное им лицо.

В случае невозможности выполнения в срок поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, федеральных исполнительных органов государственной власти решение о продлении срока исполнения поручения осуществляется по согласованию с указанными должностными лицами, органами.

В этом случае исполнителем не позднее чем за 5 дней до установленного поручением срока представляется записка на имя Губернатора Ивановской области с проектом обращения, содержащего просьбу о продлении срока исполнения поручения, конкретные причины невозможности выполнения поручения в установленный срок, а также информацию о принятых мерах по обеспечению выполнения поручения.

5.3.6. Пометка о новом сроке исполнения производится канцелярией в РКК документа в СЭД.

5.4. Снятие с контроля

5.4.1. Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль.

5.4.2. Основанием для снятия с контроля поручения служит его фактическое выполнение по существу, документированное подтверждение исполнения и сообщение результатов заинтересованным организациям и лицам или если в резолюции на доклад не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

5.4.3. Документы (поручения) снимаются с контроля резолюцией должностного лица, давшего поручение, либо иного уполномоченного на то должностного лица.

Поручения по подготовке правовых актов снимаются с контроля на основании принятия данных правовых актов и их регистрации.

5.4.4. На основании резолюции о снятии с контроля документа (поручения) канцелярией в РКК документа в СЭД вносится соответствующая отметка.

6. Формирование дел, их хранение, справочная работа и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Формирование дел, их хранение и справочная работа организуется в аппарате Правительства и исполнительных органах власти в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.