Приложение. Административный регламент архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги "Организация хранения, комплектования, учет и использование архивных документов и архивных фондов"

Приложение

к постановлению

Администрации Юрьевецкого

муниципального района

Ивановской области

от 28 февраля 2011 г. N 65

Административный регламент
архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги "Организация хранения, комплектования, учет и использование архивных документов и архивных фондов"

С изменениями и дополнениями от:

4 декабря 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги "Организация хранения, комплектования, учет и использование архивных документов и архивных фондов" (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - органы и организации), при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учет и использование архивных документов и архивных фондов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N7-ФКЗ);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 (ред. от 01.12.2007) "О государственной тайне";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

Закон Ивановской области от 02.02.2006 г. "Об архивном деле в Ивановской области";

Устав Юрьевецкого муниципального района, утвержден решением Совета депутатов Юрьевецкого муниципального района 20.10.2005 г. N 50.

Регистрационный номер RU 375270002009001 от 02.04.2009 г.

1.3. Результаты предоставления муниципальной услуги

1.3.1. Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учет и использование архивных документов и архивных фондов и других архивных документов осуществляет архивный отдел.

1.3.2. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- прием на муниципальное хранение документов в архивный отдел администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области.

1.4. Описание заявителей

1.4.1. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:

- территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы, расположенные на территории Юрьевецкого муниципального района, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве;

- органы государственной власти Ивановской области, иные государственные органы Ивановской области, государственные организации и предприятия, государственные учреждения, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве;

- муниципальные организации, учреждения Юрьевецкого муниципального района, расположенные на территории муниципального образования;

- негосударственные организации, общественные объединения, расположенные на территории муниципального образования, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве (далее - организации);

- граждане (держатели личных фондов) на основании договора.

1.5. Результаты предоставления муниципальной услуги

1.5.1. Прием документов архивного фонда и других архивных документов от организаций - источников комплектования архивного отдела Юрьевецкого муниципального района на постоянное хранение в архивном отделе администрации Юрьевецкого муниципального района по истечении срока их временного хранения производится бесплатно.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.5.3. Прием архивных документов на хранение от организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела Юрьевецкого муниципального района осуществляется на договорной основе при наличии свободных площадей в архивохранилищах.

1.5.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций и граждан, передающих документы.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области от 4 декабря 2013 г. N 639 в пункт 2.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.1. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

Местонахождение архивного отдела администрации г. Юрьевец Ивановской области и его почтовый адрес: пер. Революционный д.15,г. Юрьевец,155453.

Электронный адрес администрации г. Юрьевец: adm@yurevets.ru

Официальный сайт администрации г. Юрьевец: www yurevets.ru

Справочные телефоны: Телефон: (49337) 2-11-61;

2.1.2. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

- по электронной почте;

- по письменному обращению;

- по телефону;

- при личном обращении - прием осуществляется начальником архивного отдела по адресу: г. Юрьевец, пер. Революционный д.15 по рабочим дням с 8.30-12.30 ч., телефон: 2-11-61.

- на официальном сайте администрации Юрьевецкого муниципального района Юрьевец-официальный.РФ.

2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

- письмо в адрес администрации Юрьевецкого муниципального района о приеме документов на муниципальное хранение.

2.2.2. От источников комплектования документы архивного фонда Юрьевецкого муниципального района принимаются на постоянное хранение архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:

- документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов расположенных на территории Ивановской области - 15 лет;

- записи актов гражданского состояния - 100 лет;

- документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книг и касающиеся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

- проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;

- технологическая, конструкторская и патентная документация - 20 лет;

- научная документация - 15 лет;

- кино- и фотодокументы - 5 лет;

- видео и фонодокументы - 3 года.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области от 4 декабря 2013 г. N 639 в пункт 2.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Сроки временного хранения документов архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре (соглашение) между архивным отделом администрации Юрьевецкого муниципального района и собственником или владельцем указанных документов.

2.3.2. В исключительных случаях сроки временного хранения документов архивного фонда могут быть продлены по просьбе органов и организаций - источников комплектования архивного отдела при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Продление указанных сроков осуществляется решением экспертной комиссией (далее - ЭК) администрации Юрьевецкого муниципального района.

2.3.3. Поступившие в архивный отдел обращения от органов и организаций - источников комплектования о приеме документов на муниципальное хранение регистрируются. В течение 3 дней обращения рассматриваются главой администрации Юрьевецкого муниципального района и в случае положительного решения направляются в архивный отдел администрации муниципального района.

2.3.4. Время ожидания в очереди при обращении заявителя в архивный отдел администрации района для получения муниципальных услуг не должно превышать 15 минут.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.4.1. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- не обеспечение в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Ивановской области и других архивных документов в государственных и в архивных отделах, музеях и библиотеках, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 подготовки к передаче в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в муниципальные архивы;

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае ее ликвидации.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Прием документов архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивным отделом администрации Юрьевецкого муниципального района по согласованию с источниками комплектования.

Внеплановый прием документов архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.

3.1.2. Архивные документы принимаются в архивный отдел администрации Юрьевецкого муниципального района в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих указанные документы.

3.1.3. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также и проверка наличия комплектности учетных документов.

3.1.4. Документы архивного фонда принимаются в архивный отдел по утвержденным, Управлением по делам архивов Ивановской области, описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным Управлением по делам архивов Ивановской области описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

3.1.5. Прием дел производится поединично. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архивный отдел. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приёма-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

3.1.6. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе администрации Юрьевецкого муниципального района, другой - в организации, передающей документы.

Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел, документов.

3.1.7. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.

3.1.8. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

3.1.9. Документы от граждан поступают в архивный отдел и включаются в состав архивного фонда Юрьевецкого муниципального района по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

3.1.10. Прием документов от граждан в архивный отдел осуществляется на основании решения комиссии Юрьевецкого муниципального района по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема передачи на хранение документов личного происхождения.

3.1.11. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивным отделом администрации Юрьевецкого муниципального района документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архивном отделе составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

3.1.12. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

3.1.13. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

3.1.14. Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

3.1.15. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшихся в процессе их деятельности документы архивного фонда Юрьевецкого муниципального района, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивный отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента

5.1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

5.1.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:

- Главе администрации Юрьевецкого муниципального района;

- в судебном порядке.

5.1.3. Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

5.1.5. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.1.6. Глава администрации Юрьевецкого муниципального района:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других муниципальных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.1.7. Ответ на жалобу подписывается Главой администрации Юрьевецкого муниципального района или его заместителем и направляется по адресу, указанному в обращении.

5.1.8. Письменная жалоба, поступившая в администрацию района, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях глава администрации Юрьевецкого муниципального района вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения гражданина, направившего жалобу.

5.1.9. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.1.10. Администрация муниципального района при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.11. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации Юрьевецкого муниципального района вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комиссию. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.