Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов от физических и юридических лиц"

Приложение
к постановлению
администрации
Ивановского муниципального района
от 18 декабря 2013 г. N 2136

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов от физических и юридических лиц"

С изменениями и дополнениями от:

8 апреля 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

1.1.1 Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между физическими и юридическими лицами, либо их уполномоченными представителями и Муниципальным учреждением "Архив Ивановского муниципального района" (далее - Учреждение), связанные с предоставлением Учреждением муниципальной услуги "Прием на хранение документов от физических и юридических лиц".

1.1.2 Административный регламент "Прием на хранение документов от физических и юридических лиц" (далее - Административный регламент), определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур), формы контроля за исполнением, порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении данной муниципальной услуги.

1.1.3 Настоящий регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, устранения избыточных процедур и избыточных административных действий, сокращения количества документов, предоставляемых заявителем.

1.2. Лица имеющие право на получение муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги могут быть физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, юридические лица, приобретшие право на владение землей в отношении земельных участков, находящихся или находившихся в собственности Ивановского района и в государственной не разграниченной собственности, на основании актов администрации Ивановского района, или другие юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ивановского муниципального района Ивановской области от 8 апреля 2016 г. N 248 в пункт 1.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

1.3.1 Информация о порядке предоставления муниципальной услуги, о местонахождении Учреждения, графике работы и телефонах для справок является открытой и предоставляется путем:

размещение на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональном портале государственных и муниципальных услуг (далее - Порталы);

размещения на Интернет - сайте администрации Ивановского муниципального района (далее - Администрация)

размещение на информационном стенде, расположенном в здании Администрации

использование средств телефонной связи;

проведение консультаций работниками Учреждения.

1.3.2 Сведения о местонахождении Учреждения:

место нахождения Учреждения - 153008, г. Иваново, ул. Постышева, д. 46, 1 этаж, кабинет 7.

телефоны Учреждения, организующего предоставление муниципальной услуги - факс/тел. 8(4932) 30-09-44;

график работы Учреждения:

понедельник - пятница;

08.00 - 17.00; перерыв с 12.00 до 13.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

Время и адрес оказания муниципальной услуги:

среда - 10.00 - 18.00;

г. Иваново, ул. Лежневская, д. 55; Областное государственное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг"

Адрес электронной почты Учреждения - arhiv.ivrayon@mail.ru.

Адрес Интернет-сайта Администрации - ivrayon.ru

1.3.3 Информация о ходе рассмотрения запроса о предоставлении муниципальной услуги Заявитель может получить по телефону, на личном приеме, на Портале в разделе "Мониторинг хода предоставления муниципальной услуги".

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Прием на хранение документов от физических и юридических лиц".

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляет муниципальный архив.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является прием документов на хранение в муниципальный архив.

2.4. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги:

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448);

Федеральным законом 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"

Указом Президента Российской Федерации от 31.12.93 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2012 N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг";

2.5. Для получения муниципальной услуги организации - источники комплектования муниципального архива представляют в муниципальный архив следующие документы:

- описи дел постоянного или долговременного срока хранения, утвержденные руководителем и согласованные или утвержденные экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Департамента Культуры и культурного наследия Ивановской области;

- историческую справку (при первом приеме документов);

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.6. Ликвидированные организации, учреждения, предприятия для получения муниципальной услуги представляют в муниципальный архив следующие документы:

- заявление о передаче архивных документов с указанием основания (приложение N 1 к административному регламенту);

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица;

- согласованные ЭПК Департамента Культуры и культурного наследия по Ивановской области описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) научно-справочный аппарат к ним;

- историческую справку;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.7. Документы, необходимые для получения муниципальной услуги, представляются в муниципальный архив при личном посещении.

2.8. Муниципальная услуга не предоставляется:

- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций - источников комплектования муниципального архива);

- при отсутствии утвержденных ЭПК описей дел;

- при наличии правопреемника или вышестоящего органа организации в случае ее ликвидации;

- при отсутствии у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица;

- если дела, передаваемые на хранение в архив, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно-методических документов Федерального архивного агентства.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на бесплатной основе.

2.10. Предоставление муниципальной услуги для источников комплектования осуществляется в соответствии с утвержденным планом - графиком приема документов, для ликвидированных организаций, учреждений и предприятий - в согласованные с заявителями сроки.

Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги даются без очереди, при необходимости часы приема заявителей для консультаций согласуются по телефону.

Максимальный срок предоставления муниципальной услуги (проверка физического состояния дел, поединичная сверка поступивших документов с описями дел) - не более 8 часов.

Оформление акта приема-передачи документов - до 45 минут.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление муниципальной услуги для организаций - источников комплектования включает в себя следующие административные процедуры:

- составление плана-графика приема архивных документов от организаций - источников комплектования муниципального архива;

- информирование заявителя о дате приема документов на хранение путем письменного или устного уведомления;

- оказание методической помощи в подготовке дел и учетных документов к передаче на хранение;

- анализ представленных заявителем описей дел и подготовка на них заключения;

- направление заключения, описей дел, исторических справок на рассмотрение ЭПК Департамента Культуры и культурного наследия;

- прием по утвержденным ЭПК Департамента Культуры и культурного наследия описям дел с составлением акта приема-передачи документов;

- обеспечение сохранности принятых архивных документов.

3.2. Предоставление муниципальной услуги для ликвидированных организаций, учреждений, предприятий включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявлений по вопросу приема документов на муниципальное хранение;

- определение наличия свободных площадей для хранения документов, соответствующих нормативным условиям хранения архивных документов;

- информирование заявителя о дате приема документов на муниципальное хранение путем письменного или устного уведомления;

- проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов (при обнаружении дефектов составляется акт, устранение которых осуществляет заявитель);

- анализ представленных заявителем описей дел и подготовка на них заключения;

- направление заключения, описей дел, исторических справок на рассмотрение ЭПК Департамента Культуры и культурного наследия;

- прием по утвержденным ЭПК Департамента Культуры и культурного наследия описям дел с составлением акта приема-передачи документов;

- обеспечение сохранности принятых архивных документов.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 2 к настоящему регламенту.

3.3. Муниципальный архив осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и требованиями нормативно-методических документов Федерального архивного агентства.

При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Прием дел производится поединично в соответствии с научно-справочным аппаратом, во всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме документов на хранение, при отсутствии единиц хранения, внесенных в описи дел, делается новая итоговая запись, номера отсутствующих единиц хранения оговариваются в акте приема-передачи, а причины отсутствия - в прилагаемой к акту справке.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в трех экземплярах по установленной форме. Два экземпляра описей остается в муниципальном архиве, другой - у заявителя. После приема дел, документов муниципальный архив в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, вносит сведения в учетные документы.

3.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в муниципальный архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих указанные документы.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за соблюдением последовательности действий муниципального архива, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется администрацией Ивановского муниципального района.

4.2. Муниципальный архив ежегодно представляет в Департамент Культуры и культурного:

плановые показатели по предоставлению муниципальной услуги;

анализ выполнения плановых показателей по предоставлению муниципальной услуги в годовых отчетах.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, жалобы заявителей на действия (бездействие) специалиста муниципального архива.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ивановского муниципального района Ивановской области от 8 апреля 2016 г. N 248 раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решения и действия (бездействия) Учреждения, представляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, обеспечивающих ее предоставление

5.1. Жалоба на действие (бездействие) или решение, принятое должностным лицом Учреждения, подается руководителю Учреждения, либо в вышестоящий орган в письменной форме на бумажном носителе, или посредством направления электронного письма.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Порталов, а также может быть принята при личном приеме в соответствии с графиком приема.

5.2. Обращение к руководителю Учреждения, либо в вышестоящий орган может быть осуществлено:

в письменном виде по адресу: 153008, г. Иваново, ул. Постышева, д. 46;

на личном приеме в соответствии с графиком, телефон для предварительной записи 30-09-44.

5.3. Заявитель может обратиться с жалобой на действие (бездействие) или решение, принятое должностным лицом Учреждения при предоставлении муниципальной услуги, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у Заявителя документов, не предусмотренных настоящим Регламентом для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Регламентом для предоставления муниципальной услуги, у Заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены настоящим Регламентом;

6) затребование с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной настоящим Регламентом;

7) отказ Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Жалоба должна содержать:

1) наименование Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства Заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу;

4) доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

5.5. При обращении с устной жалобой ответ на нее с согласия Заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, осуществляемого руководителем Учреждения. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Жалоба, поступившая в Учреждение, предоставляющее муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы Учреждение, предоставляющее муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Учреждением, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата Заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено настоящим Регламентом, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, Заявителю в письменной форме и по желанию Заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.