Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Орла от 16 августа 2016 г. N 3689 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
Администрации г. Орла
26 апреля 2012 г. N 1330

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных
справок, архивных выписок и архивных копий документов"

С изменениями и дополнениями от:

21, 22 января, 9 августа 2013 г., 16 августа 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов" определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги, разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для ее получения.

1.2. Получатели муниципальной услуги (далее заявители):

- физические лица;

- юридические лица;

- индивидуальные предприниматели.

От имени заявителей могут действовать их представители - физические, юридические лица, имеющие в соответствии с законодательством РФ полномочия выступать от имени заявителей при взаимодействии с администрацией города Орла и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом управления документационной работы и информационных технологий аппарата администрации города Орла администрации города Орла, исполняющим функции муниципального архива (далее - Архив).

Место нахождения муниципального архива города Орла и его почтовый адрес: 302030, г. Орел, пл. Мира, 3, (Дом Быта).

График работы: понедельник-пятница с 9.00-13.00, 14.00-18.00.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Приемные дни для получателей муниципальной услуги:

- физические лица:
понедельник	с 9.00 до 13.00
вторник	с 9.00 до 13.00
- юридические лица:
среда	с 14.30 до 17.30
четверг	с 14.30 до 17.30

Телефон: 54-39-67, адрес электронной почты:

www.orelarhiv-adm@yandex.ru

1.4. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается при личном или письменном обращении получателей муниципальной услуги в Архив по адресу : 302030, г. Орел, пл. Мира, 3, включая обращение по электронной почте: www.orelarhiv-adm@yandex.ru, по телефону для справок (4862) 54-39-67, размещается на официальном сайте Администрации и на информационных стендах муниципального архива.

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.

1.4.1. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалисты Архива подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информируют обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов".

2.2. Наименование структурного подразделения администрации
города Орла, предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов осуществляет архивный отдел управления документационной работы и информационных технологий аппарата администрации города Орла администрации города Орла (муниципальный архив).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов, либо отказ в их выдаче.

2.3.1. Для предоставления муниципальной услуги не требуется дополнительных согласований и обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Запросы, поступившие в муниципальный архив, исполняются в течение 30 рабочих дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 рабочих дней.

2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в муниципальном архиве, в течение 5 рабочих дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.

2.4.3. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются руководителем Архива в день поступления и исполняются в предусмотренные законодательством сроки.

2.4.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения поступивших запросов российских граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод, осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4);

- Федеральным законом Российской Федерации от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Российская газета" - опубликовано 8 октября 2003 г.);

- Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 31, 02.08.2010, ст. 4179);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

- постановлением администрации города Орла от 18 января 2010 года N 40 "Об утверждении реестра муниципальных услуг города Орла" (муниципальная газета "Город Орел" от 22-01-2010 N 2(268));

- постановлением администрации города Орла от 7 мая 2010 года N 1471 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" (муниципальная газета "Город Орел" от 14-05-2010 N 18(284));

- постановлением администрации города Орла от 5 мая 2011 года N 1306 "О внесении изменений в постановление администрации города Орла от 07.05.2010 N 1471 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" (муниципальная газета "Орловская городская газета" от 11.05 2011 N 18(46)).

- распоряжением администрации города Орла от 3 февраля 2010 года N 317 "Об организации муниципального архива муниципального образования "Город Орел";

- настоящим Административным регламентом.

2.4.6. Перечень документов, необходимых для
предоставления муниципальной услуги

2.4.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос: письменное заявление, заявление-анкета (приложение 1, приложение 2) или обращение заявителя (заявление) по электронной почте: www.orelarhiv-adm@yandex.ru.

2.4.6.2. К запросу прилагаются копии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

При подаче документов дается письменное согласие на обработку и использование персональных данных заявителя, а именно совершение действий, предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" в отношении персональных данных заявителя (за исключением экстренных случаев). Действие согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в Архив письменного сообщения в произвольной форме об указанном отзыве.

2.4.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.4.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.4.7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются:

- предоставлен не полный пакет необходимых документов.

- у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.

- заявление на предоставление муниципальной услуги не оформлено надлежащим образом: отсутствует адресат для отправки ответа, текст письменного обращения не поддается прочтению, в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.4.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги

2.4.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- установление факта многократного обращения гражданина (более 3 раз) по одному вопросу и о получении исчерпывающих письменных ответов (за исключением случаев, когда в обращении приводятся новые доводы, факты или обстоятельства).

- архивные справки, архивные выписки и архивные копии по существу поставленного в обращении вопроса не могут быть получены заявителем в случае, если в архивных документах имеются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

- наличие заявления от заявителя о приостановлении или об отказе в получении муниципальной услуги.

- невозможность рассмотрения заявления в связи с отсутствием запрашиваемых документов в Архиве.

2.4.10. Сведения об оплате

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов и получения результата предоставления муниципальной услуги составляет 15 минут.

2.4.11. Срок регистрации запроса заявителя о
предоставлении муниципальной услуги

2.4.11.1. Письменные запросы граждан и юридических лиц регистрируются в день их поступления в журналах регистрации.

2.4.11.2. Запросы, поступившие по электронной почте, на официальный интернет-сайт администрации города Орла регистрируются в день поступления в архив.

2.4.12. Требования к помещениям, в которых осуществляется
предоставление муниципальной услуги

2.4.12.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в столе справок архива.

2.4.12.2. Центральный вход в помещение архива должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

2.4.12.3. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, а также посадочными местами и письменными столами для возможности оформления документов.

2.4.12.4. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы должностных лиц. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности размещения в столе справок архива, но не может составлять менее 5 мест.

2.4.12.5. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами, обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.

2.4.12.6. Информация, а также консультация по предоставлению муниципальной услуги архивом предоставляется:

- на информационных стендах в помещениях Архива;

- сотрудниками муниципального архива;

- на официальном интернет-сайте администрации города Орла;

- на Федеральном Портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации: http://www.gosuslugi.ru,

- по почте и электронной;

- при личном обращении.

2.5 Обеспечение условий доступности для инвалидов при получении муниципальной услуги

Муниципальный архив города Орла, предоставляющий муниципальные услуги, осуществляет меры по обеспечению условий доступности для инвалидов объектов и услуг в соответствии с требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами, которые включают:

- возможность беспрепятственного входа в объекты и выхода из них;

- содействие со стороны должностных лиц, при необходимости, инвалиду при входе в объект и выходе из него;

- возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом на объекты, в том числе с использованием кресла-коляски и, при необходимости, с помощью персонала объекта;

- возможность самостоятельного передвижения по объекту в целях доступа к месту предоставления услуги;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, по территории объекта;

- обеспечение допуска на объект собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

- оказание должностными лицами инвалидам необходимой помощи, связанной с разъяснением в доступной для них форме порядка предоставления и получения услуги, оформлением необходимых для ее предоставления документов, ознакомлением инвалидов с размещением кабинетов, последовательностью действий, необходимых для получения услуги;

- обеспечение допуска сурдопереводчика, а также иного лица, владеющего жестовым языком.

2.5.1. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода услуг на предоставление в электронном виде)	нет	нет
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление услуги	%	0

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление услуги включает следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления;

- анализ тематики поступивших запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

3.2. Прием и регистрация заявления

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является письменное обращение в Архив с документами, перечисленными в пункте 2.4.6. Регламента.

3.2.2. Специалист осуществляет прием и регистрацию заявления в журнале регистрации.

Журнал регистрации должен содержать следующие сведения:

- порядковый номер;

- дату обращения;

- фамилию и инициалы заявителя.

Нумерация в журнале регистрации ведется последовательно, начиная с первого номера.

3.2.3. В случае предоставления заявления не по форме и документов не в полном объеме уполномоченный специалист Архива, возвращает заявителю заявление и приложенные документы с разъяснением причин отказа. В этом случае заявление не регистрируется.

В случае подачи документов по почте, заявителю направляется письменное уведомление об отказе в приеме документов с разъяснением причин отказа и приложением заявления и всех приложенных к заявлению документов заказным письмом.

3.2.4. По вопросу обращения, не относящемуся к составу хранящихся в архивном отделе документов, специалистом в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации заявление перенаправляется в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.2.5. Действия по приему и проверке документов (при подаче заявления лично заявителем или его представителем), осуществляются в течение не более 20 минут с момента передачи заявления сотруднику Архива.

3.2.6. Результатом исполнения административной процедуры является регистрация заявления и передача его и приложенных документов на исполнение специалисту Архива или возврат заявителю поданных им документов и письменного уведомления об отказе в приеме документов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с момента регистрации заявления.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов

С момента поступления заявления в Архив для исполнения, специалист осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющейся в архивном отделе нормативно-справочной документации.

3.3.1. Специалистом осуществляются:

- проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по каталогу, путеводителю по фондам муниципального архива;

- определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;

- подборка архивных дел для исполнения запроса;

- полистный просмотр архивных дел;

- выявление сведений в архивных документах по теме обращения.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 20 дней с момента поступления заявления для исполнения в Архив.

3.4. Оформление архивных справок, выписок и копий документов

С момента выявления сведений в архивных документах по теме запроса специалистом Архива осуществляется оформление проекта архивных справок и выписок, подготовка копий архивных документов, оформленных в соответствии с архивными требованиями.

При отсутствии запрашиваемых документов и сведений в архивном фонде или архивных делах специалистом оформляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

Результат процедуры: передача на подпись руководителю Архива архивных справок, архивных выписок, архивных копий, уведомления (в зависимости от вида запроса и результата рассмотрения документов).

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с момента выявления сведений в архивных документах.

3.5. Выдача архивных справок, архивных выписок,
копий архивных документов

Основанием для начала исполнения административной процедуры является факт подписания начальником архивного отдела архивных справок, выписок, копий архивных документов.

Специалист выдает заявителю в приемные часы архивную справку, выписку, копию документа при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенности. Заявитель расписывается в журнале выдачи с указанием даты получения.

В случае неявки заявителя для получения результата предоставления муниципальной услуги в течение времени, указанного специалистом отдела, а также в случае отсутствия возможности уведомления заявителя посредством телефонной связи по истечении 5 рабочих дней от даты получения специалистом подписанного конечного результата архивная справка, выписка, копия документов направляется специалистом заявителю по почте.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 5 дней с момента подписания архивных справок, выписок, копий архивных документов.

3.6. Блок-схема "Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги" указана в приложении N 3.

4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется руководителем Архива.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения руководителем Архива проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.5. Проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и
действий (бездействий) при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) и судебное обжалование действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых при предоставлении муниципальной услуги.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

б) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

в) требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

г) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

д) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами;

е) требование внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации; нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами;

ж) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалоба рассматривается должностными лицами органа, предоставляющего муниципальную услугу, в течение 15 дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа или его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении жалобы или об отказе в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.4. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги определяется в соответствии с действующим гражданско-процессуальным и арбитражно-процессуальным законодательством.