Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов"

Приложение
к постановлению
Администрации г. Орла
26 апреля 2012 г. N 1330

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных
справок, архивных выписок и архивных копий документов"

С изменениями и дополнениями от:

21 января 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов" определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги, разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для ее получения.

1.2. Получатели муниципальной услуги (далее заявители):

- физические лица;

- юридические лица;

- индивидуальные предприниматели.

От имени заявителей могут действовать их представители - физические, юридические лица, имеющие в соответствии с законодательством РФ полномочия выступать от имени заявителей при взаимодействии с администрацией города Орла и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом управления аппарата главы администрации города Орла, исполняющим функции муниципального архива (далее - Архив).

Место нахождения муниципального архива города Орла и его почтовый адрес: 302030, г. Орел, пл. Мира, 3, (Дом Быта).

График работы: понедельник-пятница с 9.00-13.00, 14.00-18.00.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Приемные дни для получателей муниципальной услуги:

- физические лица:
понедельник	с 9.00 до 13.00
вторник	с 9.00 до 13.00
- юридические лица:
среда	с 14.30 до 17.30
четверг	с 14.30 до 17.30

Телефон: 54-39-67, адрес электронной почты:

www.orelarhiv-adm@yandex.ru

1.4. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается при личном или письменном обращении получателей муниципальной услуги в Архив по адресу : 302030, г. Орел, пл. Мира, 3, включая обращение по электронной почте: www.orelarhiv-adm@yandex.ru, по телефону для справок (4862) 54-39-67, размещается на официальном сайте Администрации и на информационных стендах муниципального архива.

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.

1.4.1. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалисты Архива подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информируют обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов".

2.2. Наименование структурного подразделения администрации
города Орла, предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов осуществляет архивный отдел управления аппарата главы администрации города Орла (муниципальный архив).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов, либо отказ в их выдаче.

2.3.1. Для предоставления муниципальной услуги не требуется дополнительных согласований и обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Запросы, поступившие в муниципальный архив, исполняются в течение 30 рабочих дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 рабочих дней.

2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в муниципальном архиве, в течение 5 рабочих дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.

2.4.3. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются начальником муниципального архива в день поступления и исполняются в предусмотренные законодательством сроки.

2.4.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения поступивших запросов российских граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод, осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4);

- Федеральным законом Российской Федерации от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Российская газета" - опубликовано 8 октября 2003 г.);

- Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 31, 02.08.2010, ст. 4179);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

- постановлением администрации города Орла от 18 января 2010 года N 40 "Об утверждении реестра муниципальных услуг города Орла" (муниципальная газета "Город Орел" от 22-01-2010 N 2(268));

- постановлением администрации города Орла от 7 мая 2010 года N 1471 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" (муниципальная газета "Город Орел" от 14-05-2010 N 18(284));

- постановлением администрации города Орла от 5 мая 2011 года N 1306 "О внесении изменений в постановление администрации города Орла от 07.05.2010 N 1471 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" (муниципальная газета "Орловская городская газета" от 11.05 2011 N 18(46)).

- распоряжением администрации города Орла от 3 февраля 2010 года N 317 "Об организации муниципального архива муниципального образования "Город Орел";

- настоящим Административным регламентом.

2.4.6. Перечень документов, необходимых для
предоставления муниципальной услуги

2.4.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос: письменное заявление, заявление-анкета (приложение 1, приложение 2) или обращение заявителя (заявление) по электронной почте: www.orelarhiv-adm@yandex.ru.

2.4.6.2. К запросу прилагаются копии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

При подаче документов дается письменное согласие на обработку и использование персональных данных заявителя, а именно совершение действий, предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" в отношении персональных данных заявителя (за исключением экстренных случаев). Действие согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в Архив письменного сообщения в произвольной форме об указанном отзыве.

2.4.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.4.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.4.7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются:

- предоставлен не полный пакет необходимых документов.

- у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.

- заявление на предоставление муниципальной услуги не оформлено надлежащим образом: отсутствует адресат для отправки ответа, текст письменного обращения не поддается прочтению, в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.4.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги

2.4.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- установление факта многократного обращения гражданина (более 3 раз) по одному вопросу и о получении исчерпывающих письменных ответов (за исключением случаев, когда в обращении приводятся новые доводы, факты или обстоятельства).

- архивные справки, архивные выписки и архивные копии по существу поставленного в обращении вопроса не могут быть получены заявителем в случае, если в архивных документах имеются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

- наличие заявления от заявителя о приостановлении или об отказе в получении муниципальной услуги.

- невозможность рассмотрения заявления в связи с отсутствием запрашиваемых документов в Архиве.

2.4.9. Сведения об оплате

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий в соответствии со статьей 15 Федерального Закона "Об архивном деле в Российской Федерации" осуществляется бесплатно.

2.4.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов и получения результата предоставления муниципальной услуги составляет 30 мин.

2.4.9.1. Получение информационного письма, архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется в порядке "живой" очереди.

2.4.10. Срок регистрации запроса заявителя о
предоставлении муниципальной услуги

2.4.10.1. Письменные запросы граждан и юридических лиц регистрируются в день их поступления в журналах регистрации.

2.4.10.2. Запросы, поступившие по электронной почте, на официальный интернет-сайт администрации города Орла регистрируются в день поступления в архив.

2.4.11. Требования к помещениям, в которых осуществляется
предоставление муниципальной услуги

2.4.11.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в столе справок архива.

2.4.11.2. Центральный вход в помещение архива должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

2.4.11.3. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, а также посадочными местами и письменными столами для возможности оформления документов.

2.4.11.4. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы должностных лиц. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности размещения в столе справок архива, но не может составлять менее 5 мест.

2.4.11.5. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами, обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.

2.4.11.6. Информация, а также консультация по предоставлению муниципальной услуги архивом предоставляется:

- на информационных стендах в помещениях Архива;

- сотрудниками муниципального архива;

- на официальном интернет-сайте администрации города Орла;

- на Федеральном Портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации: http://www.gosuslugi.ru,

- по почте и электронной;

- при личном обращении.

2.4.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода услуг на предоставление в электронном виде)	нет	нет
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление услуги	%	0

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление услуги включает следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления;

- анализ тематики поступивших запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

3.2. Прием и регистрация заявления

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является письменное обращение в Архив с документами, перечисленными в пункте 2.4.6. Регламента.

3.2.2. Специалист осуществляет прием и регистрацию заявления в журнале регистрации.

Журнал регистрации должен содержать следующие сведения:

- порядковый номер;

- дату обращения;

- фамилию и инициалы заявителя.

Нумерация в журнале регистрации ведется последовательно, начиная с первого номера.

3.2.3. В случае предоставления заявления не по форме и документов не в полном объеме уполномоченный специалист Архива, возвращает заявителю заявление и приложенные документы с разъяснением причин отказа. В этом случае заявление не регистрируется.

В случае подачи документов по почте, заявителю направляется письменное уведомление об отказе в приеме документов с разъяснением причин отказа и приложением заявления и всех приложенных к заявлению документов заказным письмом.

3.2.4. По вопросу обращения, не относящемуся к составу хранящихся в архивном отделе документов, специалистом в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации заявление перенаправляется в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.2.5. Действия по приему и проверке документов (при подаче заявления лично заявителем или его представителем), осуществляются в течение не более 20 минут с момента передачи заявления сотруднику Архива.

3.2.6. Результатом исполнения административной процедуры является регистрация заявления и передача его и приложенных документов на исполнение специалисту Архива или возврат заявителю поданных им документов и письменного уведомления об отказе в приеме документов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с момента регистрации заявления.

3.3. Анализ