Отпуск в 2002 году: рассчитываем по-новому (Е. Полунина, "Деловой Орел", N 19, май 2002 г.)

Отпуск в 2002 году: рассчитываем по-новому

Приближается пора отпусков, и у бухгалтеров снова возникает масса вопросов - как правильно рассчитать отпускные. С 1 февраля 2002 года вступил в силу новый Трудовой кодекс, а вместе с ним изменился порядок расчета отпускных. Изменились расчетный период и перечень выплат, которые учитываются при расчете отпускных.

При расчете отпускных в первую очередь необходимо позаботиться о юридической стороне оформления отпусков. Как предусматривает Трудовой кодекс, необходимо очередность отпусков закрепить графиком предоставления отпусков. Согласно ст. 123 ТК график отпусков должен быть составлен во всех организациях, независимо от формы собственности и не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. уже 16 декабря каждого года отделом кадров должна быть собрана информация у работников о времени предоставления им отпусков. График отпусков может быть любой формы, т. к. Трудовой кодекс не содержит каких-либо требований к его оформлению. Уведомить работника о времени начала его отпуска работодатель должен не позднее, чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков издается приказ руководителя о предоставлении отпуска работнику и никаких заявлений с просьбой о предоставлении отпуска теперь не нужно.

Если работник не отгулял отпуска за предыдущие годы, то по его заявлению можно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Основные требования Трудового кодекса - чтобы работник отгулял не менее 28 календарных дней. Замена денежной компенсацией этого отпуска запрещается, за исключением случаев увольнения. Сверх 28-ми календарных дней допускается выплата денежной компенсации.

Перенос отпуска на другое время допускается только в исключительных случаях, т. к. Трудовым кодексом предусмотрено: работодатель обязан предоставить отпуск, а работник обязан его отгулять. И если работнику графиком предусмотрен отпуск, то работодатель не вправе допускать отпускника к работе.

Перенос отпуска оформляется приказом руководителя, где указывается основание переноса отпуска, и срок, на который переносится отпуск. В любом случае работник должен отгулять отпуск не позднее 12-ти месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК). Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд не допускается. При отзыве из отпуска в связи с производственной необходимостью Трудовой кодекс предусматривает необходимость обязательного согласия работника, и неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время или присоединена к отпуску следующего года.

При расчете отпускных для определения среднедневного заработка берутся 3 последних календарных месяца. Только в исключительных случаях в расчетный период можно брать 12 месяцев. При выборе продолжительности расчетного периода необходимо удостовериться, что положение работника при этом не ухудшается. Для этого бухгалтеру необходимо сличить расчетные периоды 3-х месяцев и 12-ти месяцев - так предусмотрено ст.139 ТК. В расчетную базу отпускных теперь включаются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, независимо от их источника. Таким образом, все виды материальной помощи не входят в базу для начисления отпускных.

При исчислении среднего заработка в 2002 году следует руководствоваться Постановлением Минтруда от 17.05.2000 г. N 38 в редакции от 21.11.01 г., которое действовало и в 2000 -2001 гг. в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

Если работник полностью отработал расчетный период, т. е. 3 месяца, предшествующие отпуску, то сумму начисленной заработной платы делим на 3 и на 29.6 (ст. 139 ТК), где 29.6 - среднемесячное число календарных дней. Полученный среднедневной заработок умножаем на 28 календарных дней, получаем сумму начисленных отпускных.

Если отпуск предоставляется за прошлый год и учитывая то, что отпуска до 1 февраля 2002 года предоставлялись в рабочих днях, необходимо рабочие дни перевести в календарные. Для этого, как рекомендуют специалисты Минтруда, надо от начала отпуска отсчитать 24 рабочих дня, пропуская воскресные и праздничные дни. Определить дату выхода из отпуска и затем от начала отпуска до его окончания подсчитать количество календарных дней (без учета праздничных). Все это закрепить приказом руководителя и оплатить, исходя из размера среднедневного заработка.

Если расчетный период отработан неполностью, среднедневной заработок рассчитывается исходя из количества отработанных дней в месяце методом прямого подсчета, исключая праздничные дни.

Например: Работник уходит в отпуск с 15 апреля 2002 года.

В январе работник проболел с 14-го по 22-е число;

в феврале - с 11-го по 19-е число;

в марте - отработал полностью.

Общая сумма начисленной заработной платы, включая премию, предусмотренную системной оплатой труда, - 9500 рублей.

При подсчете количества отработанных дней берутся фактически отработанные дни, исключая праздники:

январь - 19 отработанных календарных дней;

февраль - 18 календарных дней;

март - 29.6 дня - среднемесячное количество календарных дней для полностью отработанных месяцев.

При расчете среднедневного заработка общую сумму начисленной заработной платы делим на фактически отработанные календарные дни, т.е. 9500/(19+18+29.6)= 9500/66.6 =142,64 рубля.

Отпускные должны быть начислены работнику: 142,64х28 дней= 3993,92 рубля.

Если же работник в одном из месяцев расчетного периода проработал только, допустим, 5 рабочих дней, с понедельника по пятницу, то в расчете среднего заработка берется 7 календарных дней. Если на эти 5 рабочих дней не попадают выходные дни, то 5 рабочих дней умножаются на коэффициент 1.4, получается также 7 календарных дней.

При расчете денежной компенсации, выплачиваемой взамен предоставляемого отпуска, следует руководствоваться Трудовым кодексом, где устанавливается, что каждый работник должен использовать минимально гарантированный ему отпуск в 28 календарных дней. Напомним, что замена части отпуска денежной компенсацией производится только по заявлению работника на имя руководителя организации. Работникам с ненормированным рабочим днем по законодательству положен дополнительный отпуск, который должен быть не менее 3-х календарный дней (ст. 119 ТК). Такой отпуск по желанию работника можно заменить денежной компенсацией за сверхнормативную переработку.

Допустим, коллективным договором предусмотрен дополнительный отпуск 5 календарных дней. Работник уходит в отпуск с 13 мая 2002 года.

По его заявлению за дополнительный отпуск ему выплачивается компенсация.

Расчетный период для начисления отпускных и компенсации за дополнительный отпуск - февраль, март, апрель отработаны полностью.

В феврале начислена премия в размере 2000 рублей за производственные показатели и должностной оклад в размере 3000 рублей;

в марте - должностной оклад - 3000 рублей и выдана материальная помощь в размере 1500 рублей;

в апреле - должностной оклад 3000 рублей, оказана материальная помощь в размере 1000 рублей и премии за ввод объекта - 2500 рублей.

Среднедневной заработок для расчета отпускных и выплаты компенсации за дополнительный отпуск будет равен:

(3000+2000)+3000+(3000+2500)/3х х29.6=152,02 рубля.

Начисленная сумма отпускных равна:

152.02х28 дней=4256.56 рубля.

Начисленная компенсация за дополнительный отпуск равна:

152.02х5 дней=760.10 рубля.

При подсчете количества месяцев, за которые следует заплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, следует руководствоваться старым методом определения, действовавшим ранее, до выхода Трудового кодекса.

Если в месяце отработано не менее 15 календарных дней, то он округляется до месяца, менее 15 календарных дней из расчета исключается. За каждый месяц теперь полагается 2.33 календарных дня отпуска.

И в заключение хочется отметить следующее:

при расчете отпуска работающим инвалидам отпуск должен быть не менее 30 календарных дней. Это предусмотрено Федеральным законом от 24.11.95 г. N 181-ФЗ в редакции от 29.12.01г. "О социальной защите инвалидов в РФ".

Е. Полунина,

директор ООО "Консалтинг и Аудит".