Как сохранить информацию по выцветающим чекам (И. Зевакина, "Деловой Орел", N 22, июнь 2007 г.)

Как сохранить информацию по выцветающим чекам

В советах коллег нуждается Елена Максимовская, главный бухгалтер из Нижнего Новгорода: "У нашей организации большой автопарк, и водители из каждого рейса привозят множество кассовых чеков с автозаправок. Кроме того, некоторые запчасти мы покупаем через подотчетных лиц. Недавно я обнаружила, что кассовые чеки сильно выцветают и на них ничего невозможно прочитать. Я обзвонила нескольких контрагентов. Они меня перенаправили в компании, которые занимаются обслуживанием кассовых аппаратов. Оказалось, что в большинстве ККМ используется термопечать, при которой информация на документе может сохраняться максимум один год. Как же я смогу подтвердить расходы в налоговом учете, когда ко мне придет проверка? Посоветуйте, как быть".

Мнение 1: Делайте ксерокопии всех чеков

Александр Меновщиков, заместитель главного бухгалтера Краснокамской бумажной фабрики филиала ФГУП "Гознак", делится опытом: "Термопечать боится тепла и солнечного света, а светокопии документа менее подвержены таким воздействиям. Поэтому мы делаем ксерокопии со всех кассовых чеков и заверяем их подписью руководителя и печатью организации. К копии обязательно прикладываем и сам чек, пусть даже уже выцветший. Этот способ сохранения информации посоветовали нам наши налоговые инспекторы".

Мнение 2: Выборочно копируйте чеки

Наталья Ермолаева, главный бухгалтер ООО "Партнер", поступает несколько иначе: "В отношении чеков на небольшие для нас суммы мы ничего особенного не предпринимаем. Бухгалтер просто их убирает вместе с авансовыми отчетами в архив и достает только в случае проверки. Поскольку чеки находятся в темноте, то надписи сохраняются необходимое время. Когда подотчетные лица сдают чеки на большие суммы, мы, согласно приказу руководителя, делаем копии таких документов и заверяем их подписью уполномоченного лица, а также печатью. Считаем, что это не противоречит действующему законодательству".

Мнение 3: Пишите на обратной стороне

Нетривиальный способ предлагает Ольга Кривоносова, главный бухгалтер из Воронежа: "Не у каждой организации получится делать копии чеков, поэтому, на мой взгляд, бухгалтер может просто переписать основные реквизиты чека на его оборотную сторону. Данные записи заверяются подписью уполномоченных лиц, а также печатью организации. Это та же самая копия, только сделанная без применения технических средств. Я считаю, что такой документ может служить документальным подтверждением расходов в налоговом учете".

Мнение 4: Переводите на безналичный расчет

Не раз сталкивалась с такой ситуацией и Неля Ерохина, главный бухгалтер группы компаний "Семейный доктор" из Москвы. "У нас был большой автотранспортный парк. Помимо проблем с хранением чеков сложность доставляло то, что на многих заправках изначально чеки выдавались очень бледные, едва читаемые.

Бухгалтер, работающий с подотчетными лицами, своевременно предупреждала водителей, чтобы они обращали на это серьезное внимание и больше на таких заправках авто не заправляли. А чтобы полностью решить проблему, основную часть автотранспорта мы стали заправлять за безналичный расчет. В результате сократилась работа бухгалтера и кассира, а также объем документооборота".

Принимаем решение

Выбор читателя.

Елена Максимовская выбрала третий вариант, при котором бухгалтер будет указывать основные реквизиты на оборотной стороне кассового чека. Количество чеков, поступающих в бухгалтерию, настолько велико, что для их ксерокопирования придется потратить слишком много времени.

Выбор редакции.

Мы полагаем, что выбранный читательницей способ может обернуться налоговыми спорами. Рациональнее, на наш взгляд, хотя бы выборочно, но копировать чеки. Кстати, вариант с копированием чеков одобряет Минфин России (письмо от 03.04.07 N 03-03-06/1/209). Это письмо добавляет компании уверенности в том, что копии чеков помогут избежать претензий налоговиков.

Ирина Зевакина,

эксперт "УНП"