Перед проверкой электронные документы придется распечатать ("Деловой Орел", N 33, август 2007 г.)

Перед проверкой электронные документы придется распечатать

Вести документооборот в электронном виде удобно. И законодательство позволяет это делать. Однако при проверке инспекторы имеют право затребовать бумажные копии документов. И если их не представить, придется платить штраф. Чтобы этого избежать, узнайте, какие документы надо регулярно распечатывать.

Кассовые документы могут проверить внезапно

Вообще, соблюдение кассовой дисциплины в организациях проверяют обслуживающие банки. Обычно банкиры предупреждают о таких проверках заранее, и у компании есть время подготовить все необходимые бумаги. Но проверить кассовые документы могут и налоговые инспекторы. Такое право им дает статья 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Причем проверки со стороны инспекторов чаще всего внезапны.

Поэтому "кассовым" бумагам нужно уделять особое внимание. Всегда в наличии должны быть следующие документы.

Приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Их необходимо распечатывать ежедневно, в момент совершения операции. Поэтому приходники, оформленные по всем правилам, должны быть всегда на бумаге.

Если фирма несвоевременно оформит приходник, то ее могут оштрафовать по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за неоприходование наличных денег (40 000-50 000 руб. с организации и 4000-5000 руб. с должностного лица).

Вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Эти бумаги за предыдущий день должны быть готовы к началу текущего рабочего дня (п. 25 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40). Так что, если проверка пришла в девять часов утра, а рабочий день начинается в десять, то эти документы могут отсутствовать на вполне законных основаниях. Что подтверждает и судебная практика. В ситуации, когда фирма вела кассу автоматизированно и новый рабочий день еще не начался, судьи поддержали компанию и признали штраф незаконным (см. постановления ФАС Поволжского округа от 10 октября 2006 г. N А65-9571/2006-САЗ-38, ФАС Северо-Западного округа от 15 ноября 2006 г. N А44-1861/2006-10а).

Бывает и так: операции по кассе проводились в течение нескольких дней, бухгалтер фиксировал это в компьютерной программе, но не распечатывал отчеты и вкладные листы кассовой книги. О том, какие аргументы могут убедить инспекторов не штрафовать, УФНС России по г. Москве разъяснила в письме от 27 февраля 2006 г. N 09-24/14819. Итак, в этом случае нужно настаивать на том, что компания действительно составляла все кассовые документы, но в электронном виде. То есть поступившие деньги оприходованы. Поэтому отсутствие бумажного варианта "первички" не дает основания считать их фактически не оприходованными. Правда, на такую лояльность контролеров во время проверки лучше не надеяться и вовремя составлять бумаги.

А вот если организация вообще не составляла документы, то ее опять же ожидает штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за неоприходование наличности.

Если предстоит пройти налоговую проверку

Перед началом налоговой проверки инспекция вышлет список (требование о представлении документов) тех бумаг, которые должен подготовить плательщик. Обратите внимание: даже несмотря на то что некоторые документы законодательство позволяет вести только в электронном виде, инспекторам придется представить распечатки. Такое условие содержит пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса, а также пункт 7 статьи 9 Федерального закона о бухучете N 129-ФЗ.

Представить необходимые бумаги нужно в течение 10 дней (п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ). Однако при камеральных и выездных проверках запрашивают довольно большой объем информации. А за задержку любого документа организацию ожидает штраф - 50 руб. (ст. 126 Налогового кодекса РФ). Поэтому лучше заранее оценить, успеет ли компания подготовить все бумаги за 10 дней. И если это невозможно, имеет смысл регулярно (хотя бы раз в месяц или квартал) делать бумажные копии. Тем более что по многим видам документов законодательство содержит указания, с какой периодичностью их надо распечатывать (эту информацию мы обобщили в таблице).

Заметим, что на практике инспекторы иногда идут навстречу компании и соглашаются принять часть документов в электронном виде.

Оксана Никишина,

налоговый консультант отдела бухгалтерского и

налогового консультирования ООО "Бейкер Тили Русаудит"