Проверьте свою "первичку" на особо опасные ошибки (Н. Хацела, Ю. Хачатурян, "Деловой Орел", N 37, сентябрь 2007 г.)

Проверьте свою "первичку" на особо опасные ошибки

Из-за погрешностей в "первичке" налоговики могут снять затраты у организации-покупателя и отказать в вычетах по НДС. Этот материал поможет предотвратить большинство ошибок и не допустить, чтобы случайные недочеты не завысили налоговую нагрузку компании.

Ошибки, против которых трудно возразить

Прежде всего мы расскажем о тех недостатках в "первичке", которые наверняка повлекут штрафные санкции, если будут обнаружены при проверке. Такие недочеты нужно отлавливать как можно раньше - еще при получении документов от поставщика.

Отсутствует несколько обязательных реквизитов

Если в документе нет сразу нескольких обязательных реквизитов, то налоговики наверняка не признают расходы. Причем независимо от того, где допущены погрешности - в унифицированной форме или в самостоятельно составленном документе. Мотивировка у инспекторов такая: поскольку документы составлены неправильно, они недействительны и с их помощью нельзя подтвердить реальность затрат. Более того, в этом проверяющих, как правило, поддерживают и судьи. Например, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 3 июля 2006 г. N А11-7379/2005-К2-25/256 посчитал, что расходы необоснованны из-за следующих нарушений:

- акты выполненных работ и отчеты не подписаны;

- в документах представлена обобщенная информация (не раскрыта суть каждой хозяйственной операции);

- нет измерителей операций в натуральном и денежном эквиваленте.

Так что документы, в которых отсутствуют реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ, лучше сразу отправить обратно поставщику, чтобы он внес необходимые дополнения. Ведь все равно, пока "первичка" не будет оформлена в надлежащем виде, подтвердить затраты не удастся. Оприходовать же поступившие ценности можно по технологии учета неотфактурованных поставок.

Противоречивые сведения в документах

Обнаружив, что в каких-то документах данные не совпадают или сведения не соответствуют действительности, налоговики непременно заявят, что такая "первичка" не может подтверждать расходы. Если противоречия возникли между существенными данными или совокупностью сведений (за исключением опечаток), то спорить с инспекторами нецелесообразно - доказать в суде свою правоту весьма сложно. Наиболее опасными являются следующие ситуации:

- противоречия возникли между несколькими обязательными реквизитами в разных документах;

- помимо одного противоречия обнаружены другие недочеты в заполнении "первички";

- помимо противоречия в документах указаны вымышленные (ложные) сведения.

Приведем несколько конкретных типичных примеров тех погрешностей в "первичке", которые не позволили компаниям учесть расходы даже с помощью судебного разбирательства.

Пример 1. В счете-фактуре и товарно-транспортной накладной были указаны разные адреса одной и той же организации. При этом в товарно-транспортной накладной был указан вымышленный номер машины и водительского удостоверения (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 13 октября 2006 г. МА19-5826/06-54-Ф02-5297/06-С1).

Пример 2. Не совпадали данные о грузоотправителе и грузополучателе в счете-фактуре и в товарно-транспортных накладных. Одновременно организация не смогла предоставить других документов, подтверждающих транспортировку и передачу оборудования для того, чтобы точно установить грузоотправителя (см. постановление ФАС Уральского округа от 24 октября 2006 г. N Ф09-9493/ 06-С2).

Пример 3. Товарно-транспортные накладные содержали недостоверные сведения о марках машин и противоречивые данные о площадках, с которых отгружался товар. Эти недочеты были установлены по результатам исследования договора поставки и запроса в ГИБДД (см. постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 2 мая 2007 г. N Ф08-2261/2007-914А).

Если бухгалтер обнаружил опасные разночтения в "первичке", бумаги нужно вернуть поставщику. Тот должен внести исправления, заверенные подписью и печатью, или же выписать новые документы с верными данными. Если ошибки найдены в накладных, то поступившие товары можно также оформить по технологии неотфактурованных поставок.

Недочеты, из-за которых нельзя отказать в признании расходов

Теперь о таких погрешностях в "первичке", которые хотя и вызывают претензии инспекторов при проверке, но все же подразумевают возможность убедить проверяющих в реальности расходов. А в самом крайнем случае - защититься в суде.

Это, например, отсутствие в документах нескольких необязательных либо одного обязательного реквизита, опечатки.

Такие оплошности чаще всего встречаются в товарных или товарно-транспортных накладных, актах, путевых листах. Все подобные погрешности, а также аргументы для инспекторов мы привели в таблице.

Главным доказательством тут будут другие документы, на основе которых можно восполнить недостающие сведения.

А лучше всего, конечно, обнаружить и исправить эти ошибки до проверки.

Наталья Хацела,

налоговый юрист компании "РУСАЛ";

Юлия Хачатурян,

юрист аудиторской компании "Консультант"