Оформлять командировочное удостоверение или нет? (О. Гордеев, "Деловой Орел", N 37, сентябрь 2007 г.)

Оформлять командировочное удостоверение или нет?

Расходы на командировку можно подтвердить разными документами, но налоговики желают обязательно увидеть командировочное удостоверение, причем идеально оформленное. С недавних пор их поддерживает и Минфин России. Но все-таки есть ситуации, когда без удостоверения можно обойтись, не опасаясь претензий.

В каких случаях командировочное удостоверение оформить стоит

Позиция налоговиков такова: приказ и задание отражают лишь намерение руководителя отправить сотрудника в рабочую поездку. А подтвердить свершившийся факт может только командировочное удостоверение, поскольку именно в нем проставляются отметки о прибытии человека в пункт назначения и, соответственно, выбытии из него. Данную точку зрения поддерживают и чиновники Минфина России. В письме от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/89 Минфин сообщил, что командировочное удостоверение составлять необходимо.

В действительности же доказательствами являются проездные билеты, счета за проживание в гостинице и приказ о направлении в командировку. И, скорее всего, если дело дойдет до суда, эти аргументы сработают. Примером тому могут послужить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. N Ф04-2644/2007(33834-А45-14), постановление ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. N Ф09-3119/07-С2.

Тем не менее даже довольно обширная арбитражная практика в пользу налогоплательщиков не мешает инспекторам придираться к документам. Так что безопаснее, конечно, чтобы командировочное удостоверение было.

Часто бухгалтеры оказываются перед ситуацией, когда командировочное удостоверение не оформлено должным образом - работник забыл проставить в нем отметки. Такую ситуацию инспекторы приравнивают к случаю, когда удостоверения нет вообще. Поэтому лучше связаться с компанией-партнером и попросить восполнить недостающие данные (сам документ можно отправить по почте). Дополнительные сложности могут возникнуть, если даты на билете и в командировочном удостоверении не совпадают. Это может произойти из-за нелетной погоды, аварии и т. д. Оправдать затянувшуюся поездку и разночтения в бумагах можно справкой из аэропорта или от железной дороги и объяснительной запиской работника.

Когда без командировочного удостоверения можно обойтись

Существует две ситуации, в которых удостоверение точно не понадобится, никаких санкций не будет. Первая - это поездка на один день, вторая - загранкомандировка.

Однодневная командировка. В этом случае удостоверение выписывать необязательно. Скорее всего, инспекторы его даже и не будут требовать - на этот счет есть четкое указание в пункте 2 действующей до сих пор Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Обосновать расходы можно приказом и проездными билетами - это подтвердил Григорий Лалаев, консультант отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.

Загранкомандировка. При поездках за границу командировочное удостоверение также не требуется. То, что сотрудник был в рабочей поездке, доказывают отметки в загранпаспорте и, естественно, приказ руководителя организации и гостиничные счета. Если же служебная командировка проходила по странам с безвизовым режимом, даты пересечения границы определяются по билетам. С таким подходом не спорят и чиновники, что подтверждает письмо Минфина России от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660.

Олег Гордеев, эксперт журнала "Главбух"