Почему разъездная работа удобнее и выгоднее, чем командировки (Г. Соколова, "Деловой Орел", N 37, сентябрь 2007 г.)

Почему разъездная работа удобнее и выгоднее, чем командировки

Служебные поездки некоторых сотрудников могут быть оформлены одним из двух способов: либо как командировки, либо как разъездная работа. Если мы сопоставим эти варианты, то увидим: второй выгоднее для компании с точки зрения налогов и удобнее для бухгалтера в оформлении и расчетах выплат.

Как отличить командировку от разъездной работы

Что считают командировкой. Основные признаки командировки приведены в статье 166 Трудового кодекса РФ. Там сказано, что командировка - это поездка, в которой работник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Командировку оформляют по распоряжению работодателя и на определенный срок.

Таким образом, командировка - это разовая служебная поездка сотрудника, в должностные обязанности которого не входят постоянные разъезды. Пример - поездка главного бухгалтера организации в новый филиал для налаживания учета.

Что считают разъездной работой. Случаи, в которых служебные поездки сотрудников нельзя назвать командировками, перечислены в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. К ним относятся ситуации, когда работа сотрудника:

- происходит в пути;

- предполагает постоянные разъезды;

- выполняется в полевых условиях;

- связана с экспедиционной деятельностью. Примеры профессий, которые предполагают работу в пути: машинист электропоезда, проводник, летчик, стюардесса и т. п. В полевых условиях могут работать, например, строители или геологи. С постоянными разъездами связана работа водителей, торговых и страховых агентов, курьеров. А с экспедиционной деятельностью связана, понятно, работа экспедиторов.

Когда возможен выбор. Существует множество должностей и профессий, которые предполагают как работу в офисе, так и служебные поездки. Примеры - работа менеджера по продажам, маркетолога, специалиста по наладке оборудования, настройщика компьютерных программ. С одной стороны, поездки таких сотрудников можно отнести и к командировкам - ведь они ездят в них периодически, а в остальное время работают в офисе. С другой стороны, служебные поездки таких работников входят в их повседневные должностные обязанности. Поэтому их можно считать связанными с разъездным характером работы.

В таких ситуациях организация может решить, будет ли она относить поездки к командировкам или связывать их с разъездной работой. О таком праве выбора свидетельствует статья 168.1 Трудового кодекса РФ. Список сотрудников, работа которых носит разъездной характер, эта статья разрешает компаниям устанавливать самостоятельно - в локальном нормативном акте или коллективном договоре.

Перечень выплат работникам и в том и другом случае одинаков. К ним относятся:

- расходы на проезд;

- расходы на проживание (наем жилого помещения);

- суточные;

- другие расходы, сделанные с разрешения или ведома работодателя.

А вот требования к оформлению разъездных поездок и командировок не совпадают. По-разному эти поездки влияют и на обязательные платежи в бюджет. И, наконец, от вида поездок зависит и порядок расчета выплачиваемой работникам зарплаты, а также отпускных и пособий по временной нетрудоспособности. Проанализируем эти различия.

Разъездную работу оформить проще, чем командировки

Сравним перечень документов, которыми оформляют командировки, со списком документов, которые необходимы при выплате разъездных компенсаций. Можно сразу посмотреть результаты сопоставления в таблице 1.

Таблица 1

Сходства и различия в оформлении командировок и разъездов
Виды документов	Командировки	Разъездная работа
Приказ о размерах возмещаемых расходов	Нужен
Приказ с перечнем должностей, связанных со служебными поездками	Не нужен	Нужен
Трудовой договор или должностная инструкция	Прописывать условие о разовых командировках не обязательно	Должен содержать условие о разъездной работе
Приказ о командировке	Нужны	Вместо них используются другие документы, подтверждающие производственных характер разъездов
Служебное задание
Командировочное удостоверение
Документы, подтверждающие расходы	Нужны
Авансовый отчет	Работник сдает в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней по возвращении из поездки	Можно установить любой порядок представления документов

Сходство. Приказ с размерами возмещаемых расходов.

Виды расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам, и в том и другом случае утверждает руководитель организации. По командировочным расходам он может сделать это в локальном нормативном акте (например, приказе или положении о командировках) или коллективном договоре (ст. 168 Трудового кодекса РФ). А по компенсациям за разъездной характер работы - в локальном нормативном акте, коллективном договоре или в трудовом договоре (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).

Сходство. Подтверждающие документы. И при командировках, и при разъездной работе сотрудники представляют в бухгалтерию:

- документы, подтверждающие затраты на проезд (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты и т. д.);

- документы, подтверждающие расходы на проживание (гостиничные счета, счета-фактуры, акты, кассовые чеки);

- документы, подтверждающие представительские расходы (кассовые и товарные чеки и т. д.);

- копию загранпаспорта (при служебных поездках за границу);

- документы, подтверждающие цель поездок (проекты договоров, программы встреч и т. д.).

Различие. Приказ с перечнем разъездных работ. Чтобы выплачивать компенсации за разъездной характер работы, перечень разъездных должностей и профессий нужно утвердить в локальном нормативном акте или коллективном договоре. Для оплаты командировочных расходов подобный перечень не нужен.

Различие. Трудовой договор или должностная инструкция. О том, что работа сотрудника носит разъездной характер, должно быть сказано в трудовом договоре или в должностной инструкции. А вот обязанность ездить в разовые командировки прописывать в этих документах не обязательно.

Различие. Первичные документы. При командировках по России продолжительностью более одного дня составляют:

- приказ о командировке (форма N Т-9 или N Т-9а);

- служебное задание (форма N Т-10а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10).

Поездки разъездных работников оформлять такими документами не требуется. Правда, это не означает, что списать разъездные расходы можно на основании одних только коллективных (трудовых) договоров или локальных нормативных актов, в которых закреплен порядок и размер возмещений. Для подтверждения производственного характера поездок этого недостаточно.

Какими документами подтверждать оправданность расходов на разъезды, компания вправе решить сама. Это могут быть, например, журналы учета поездок или маршрутные листы. Главное, чтобы они позволяли проследить пункты назначения и цели поездок. Формы таких документов, периодичность и порядок их заполнения организация может утвердить самостоятельно с учетом требований статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Различие. Авансовый отчет. При поездке в командировку работник должен сдать его в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40). К отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы в командировке.

При разъездной работе отчитываться после каждой поездки сотрудники не обязаны. Правила, по которым они должны это делать, утверждает руководитель организации в локальном нормативном акте, коллективном договоре или в трудовых договорах. Например, там можно предусмотреть, что авансовый отчет с подтверждающими документами работники сдают в бухгалтерию раз в месяц.

Выводы. У организации будет меньше проблем с документальным подтверждением расходов, если служебные поездки будут связаны с разъездным характером работы. Для возмещения разъездных расходов требуется меньше документов, чем для оплаты командировочных. И что существенно: для выплаты разъездных компенсаций не нужны командировочные удостоверения.

С точки зрения налоговой нагрузки разъездная
работа выгоднее командировок

Общая картина возможности налоговой экономии при разъездной работе по сравнению с командировками - в таблице 2. А сейчас поговорим подробнее.

Таблица 2

Сходства и различия в налогах при командировках и разъездах
Расходы	Командировки	Разъездная работа
Налог на прибыль
Подтвержденные расходы на проезд и проживание	Учитываются полностью
Суточные	Учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ	Учитываются в пределах норм, установленных руководителем организации
Прочие расходы	Налоговики разрешают учитывать только те расходы, которые прямо поименованы в Налоговом кодексе	Учитываются любые экономически обоснованные расходы, предусмотренные в коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте
НДФЛ
Подтвержденные расходы на проезд и проживание	Не удерживается
Суточные	До 2008 года - Минфин требует удерживать с сумм, которые превышают нормы суточных, установленные для налога на прибыль. С 2008 года - не удерживается в пределах норм, установленных в Налоговом кодексе	Не удерживается в пределах норм, утвержденных руководителем организации
Прочие расходы	Перечень расходов, с которых не удерживается налог, закрыт	Не удерживается с любых расходов, которые предусмотрены в коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте
ЕСН
Подтвержденные расходы на проезд и проживание	Не начисляется
Суточные	Не начисляется

Налог на прибыль

Сходство. Подтвержденные расходы на проезд и проживание. Такие расходы учитываются при расчете налога на прибыль в полной сумме на основании представленных сотрудником документов. При командировках они входят в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). А при разъездном характере работ - в состав расходов на оплату труда (ст. 255 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 1 июня 2007 г. N 03-03-06/1/358).

Различие. Суточные. При выплате суточных "разъездному" работнику в налоговые расходы можно включить всю сумму суточных в размерах, установленных в локальном нор-мативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 255 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 1 июня 2007 г. N 03-03-06/1/358).

А суточные, которые связаны с командировками, уменьшают налогооблагаемую базу лишь в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Для командировок по территории России эти нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 и составляют 100 руб. в день. Нормы суточных для загранкомандировок утверждены для каждой конкретной страны. Их размеры приведены в приложении к Постановлению Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93.

Различие. Прочие расходы. Без проблем учесть при расчете налога на прибыль можно только те расходы, которые прямо названы в статье 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

- платежи за оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские и аэродромные сборы, платежи за право въезда, прохода или транзита автомобильного и иного транспорта и другие аналогичные платежи.

Остальные расходы командированных сотрудников, например платежи за пользованием VIP-залами аэропортов, налоговики, как правило, в целях налогового учета признавать отказываются. Даже если у организации есть доказательства того, что они экономически обоснованны. Отстоять право на учет таких расходов при расчете налога на прибыль можно только в суде.

При разъездном характере работ списать прочие расходы проще. Главное, чтобы возмещение этих расходов было предусмотрено в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ). В этом случае у компании есть все основания, чтобы в полной сумме отразить их в расходах на оплату труда, в составе компенсационных выплат (ст. 255 Налогового кодекса РФ). Минфин России подтвердил это в письме от 1 июня 2007 г. N 03-03-06/1/358.

Выводы. Представляя служебные поездки в виде разъездной работы, организация может сэкономить налог на прибыль. В этом случае можно списать больше расходов, чем при оформлении поездок в виде командировок.

Налог на доходы физических лиц

Сходство. Подтвержденные расходы на проезд и проживание. Удерживать НДФЛ с возмещения таких расходов не надо.

Различие. Суточные. Не удерживать с них НДФЛ разрешено при одном условии - если суточные выплачены в пределах установленных в соответствии с законодательством норм (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

В случае с разъездными компенсациями это означает - не платить НДФЛ можно со всей суммы суточных, которые выплачены работнику в соответствии с локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252).

А к "командировочным" суточным Минфин России требует применять нормы, установленные для налога на прибыль. И несмотря на то, что судьи давно признали незаконность этой позиции, налоговики упорно доначисляют НДФЛ на "сверхнормативные" суточные. К сожалению, оспорить их решения можно только в суде.

С 2008 года в статье 217 НК РФ будут прописаны четкие нормативы, выше которых суточные будут облагаться НДФЛ. Для командировок по России норма составит 700 руб. за день, а для командировок за границу - 2500 руб. в день.

Различие. Прочие расходы. Перечень не облагаемых НДФЛ прочих командировочных расходов является закрытым. В частности, к ним относятся расходы на сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд до аэропорта и вокзала, услуги связи и т. п. (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Если организация выплачивает работникам другие возмещения, например затраты за пользование VIP-залами аэропортов, налоговики требуют платить с них НДФЛ.

С прочими расходами при разъездном характере работ таких проблем нет. Чтобы не удерживать с них НДФЛ, достаточно, чтобы их возмещение было предусмотрено в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре.

Выводы. В этом году выплачивать работникам компенсации за разъездной характер работы однозначно выгоднее, чем оплачивать командировочные расходы. В следующем году разница уже не будет столь существенной.

Единый социальный налог

Сходство. Подтвержденные расходы на проезд и проживание. Такие расходы считаются компенсационными - и при оформлении командировок, и при выплатах компенсаций за разъездную работу. О том, что с таких выплат не надо платить ЕСН, сказано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ.

Сходство. Суточные. Если суточные выплачены за разъездной характер работы, они не облагаются ЕСН в пределах норм, установленных руководством организации (подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2007 г. N 03-04-06-01/129).

С командировочными суточными ситуация такая. С сумм, которые выплачены в пределах нормативов, установленных для налога на прибыль, Минфин России позволяет не начислять ЕСН в соответствии со статьей 238 Налогового кодекса РФ (письмо от 17 июля 2007 г. N 03-04-06-01/247). А не платить налог со "сверхнормативных" суточных разрешает пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Сходство. Прочие расходы. С других выплат, которые связаны со служебными поездками сотрудников, платить ЕСН также не надо. Ведь они тоже считаются компенсационными (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Как при оформлении поездок в виде командировок, так и в случае, если они связаны с разъездным характером работ. К тому же такие выплаты в принципе не подпадают под объект обложения и налоговую базу по ЕСН (ст. 236 и 237 НК РФ).

Однако на практике возмещать нестандартные командировочные расходы (например, платежи за пользование VIP-залами аэропортов) опаснее, чем оплачивать такие же расходы разъездным работникам. Известны прецеденты, когда налоговики требовали, чтобы с подобных командировочных был уплачен ЕСН. Доказывать незаконность таких требований компаниям приходилось в суде (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 июня 2007 г. N АЗЗ-11187/06-Ф02-2791/07).

Выводы. С точки зрения уплаты ЕСН, оба варианта возмещения расходов на поездки теоретически равноценны. Однако при выплате командировочных вероятность необоснованных претензий со стороны налоговиков выше.

При разъездной работе рассчитываться с работниками проще,
чем при командировках

Различие. Оплата труда за время поездки. За период, в течение которого работник был в командировке, ему положено выплачивать средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Начислять вместо среднего заработка обычную зарплату в этом случае нельзя (письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. N 275-6-0).

Если же служебная поездка связана с разъездным характером работы, за время пребывания в ней работник получает обычную зарплату.

Различие. Отпускные и больничные: учет оплаты труда. Если работник ездит в командировки, время командировок при расчете отпускных не учитывается. Так же, как и суммы выплаченного за это время среднего заработка (п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213). Аналогичное правило действует и при расчете пособий по временной нетрудоспособности (п. 8 Положения об особенностях порядка исчисления пособий... утвержденное Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375). Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, отпускные и больничные считаются по-другому. Зарплата, начисленная сотрудникам за время разъездной работы, в расчет отпускных и больничных входит.

Сходство. Отпускные и больничные: учет возмещений за поездки. Суммы выплаченных работникам суточных и компенсаций за проезд и проживание при расчете отпускных не учитываются. Как в случае, если работник ездит в командировки, так и в случае, если его работа носит разъездной характер. Ведь при начислении отпускных в расчет принимаются только выплаты, которые получены в качестве вознаграждения за труд (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Аналогичное правило применяется и при расчете больничных и декретных. Суммы суточных, а также суммы возмещений за проезд и проживание при расчете пособий не учитываются. И при оформлении служебных поездок в виде командировок, и в ситуации, когда они относятся к разъездной работе. Ведь этих выплат организация не платит ЕСН (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления пособий... утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375).

Выводы. С "разъездными" сотрудниками рассчитываться удобнее, чем с командированными. Во-первых, после каждой поездки не приходится рассчитывать средний заработок. А во-вторых, проще считать отпускные и пособия.

Галина Соколова,

ведущий эксперт журнала "Главбух"