Списываем бензин, который использовали в выходной день ("Деловой Орел", N 39, октябрь 2007 г.)

Списываем бензин, который использовали в выходной день

Если работники используют служебный транспорт в выходные дни, то необходимо отразить это в правилах внутреннего трудового распорядка, а также оформить путевой лист. Тогда проблем со списанием ГСМ у бухгалтера не возникнет.

Чем грозит

Если работник пользуется служебным автомобилем в выходные, компания рискует получить проблемы с налоговым учетом расходов на топливо. Инспектор может сравнить по путевым листам пробег автомобиля на конец рабочей недели и на начало следующей и, если суммы не совпадут, уличить компанию в том, что автомобиль эксплуатировался в выходные. Соответствующие затраты признают экономически необоснованными - ведь по общему правилу в выходные транспорт компании использоваться не должен.

Поэтому если не будет документов, которые подтвердят, что автомобиль в выходные дни использовали исключительно в служебных целях, то инспекция доначислит налог на прибыль, пени и штраф. А еще и НДФЛ со стоимости израсходованного бензина.

Что предпринять

Чтобы расходы на покупку бензина в выходной день без проблем уменьшили базу по налогу на прибыль, сами налоговики рекомендуют компаниям следующие документы (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. N 20-12/54213@): правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные руководителем, которые должны предусматривать работу водителей в выходные дни и обеспечивать точный учет сверхурочных работ; путевой лист, подтверждающий обоснованность пробега автомобиля в выходной день.

Самым важным документом для списания бензина, израсходованного в выходной день, будет путевой лист. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. В документе должно быть отражено время выезда и возвращения из служебной поездки. Оно должно совпадать с тем графиком, который утвержден правилами внутреннего распорядка компании. Также в путевом листе указываются пункты назначения, а также количество ГСМ, использованного в процессе работы автомобиля за время поездки. Маршрут следования позволит обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания спидометра.

В путевом листе также надо аккуратно заполнить остальные поля: проставить порядковый номер, дату выдачи, марку автомобиля, государственный номер, поставить печать организации и т. д. Если в путевом листе есть все эти данные, то расходы на бензин можно считать обоснованными и учесть при расчете налога на прибыль.

Если же у компании нет возможности обосновать таким образом расход на бензин в выходные (или руководство не считает нужным это делать), то такие затраты, по мнению налоговиков, придется признать доходом сотрудника. Соответственно, с такой суммы придется удержать НДФЛ.

Понятно, что при таком подходе стоимость бензина нельзя будет списать в расходы при расчете налога на прибыль.

В бухгалтерском учете сумму "неучтенных" ГСМ следует списать на счет 91 субсчет "Прочие расходы". При этом тем организациям, которые применяют ПБУ 18/02, в учете надо будет отразить постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- отражено постоянное налоговое обязательство.