Выдаем директору наличности без налоговых проблем ("Деловой Орел", N 46, ноябрь 2007 г.)

Выдаем директору наличности без налоговых проблем

Распространенный случай: генеральный директор, будучи владельцем компании, приходит в бухгалтерию с требованием немедленно выдать ему некую сумму денег. Чтобы избежать неприятных налоговых последствий, бухгалтер должен предельно аккуратно оформить выдачу наличных.

Чем грозит

При проверке инспекторы могут расценить сумму, выданную руководителю, как его доход. И тогда не избежать доначисления НДФЛ и ЕСН. Компанию могут оштрафовать за неполную уплату этих налогов. Налоговики пытаются оштрафовать и за нарушения кассовой дисциплины (за нецелевое использование наличной выручки или ненадлежащее оформление расходных кассовых ордеров). Подобные действия инспекторов не имеют оснований, предусмотренных Кодексом РФ об административных правонарушениях. Но чтобы полностью обезопасить себя и от этих претензий, нужно правильно оформить выдачу денег.

Что предпринять

Перед тем как выписать "расходник", выясните, с какой целью руководителю срочно потребовались деньги. От этого зависит порядок оформления выдачи наличных.

1. Если директор покупает что-то для организации. Оформите выдачу денег под отчет. Законодательство, а именно указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У, не запрещает выдавать деньги под отчет прямо из кассы. Подотчетные деньги выдаются на определенный срок. В течение трех рабочих дней по истечении этого срока в бухгалтерии должен быть авансовый отчет директора и первичные документы, подтверждающие покупку. При их отсутствии налоговики сочтут сумму денег, выданную директору, его доходом и доначислят налоги.

Директор купил что-то для нужд компании, а потом пришел в бухгалтерию с требованием возместить ему затраты. Попросите руководителя написать заявление на выдачу денег для возмещения расходов. От директора потребуются все первичные документы, выданные продавцом, где должно быть указано наименование вашей компании в качестве покупателя. Авансовый отчет в этой ситуации не нужен.

Важно помнить о лимите расчетов наличными. Покупателем считается ваша компания. Максимальная сумма, которую руководитель может заплатить за товары или услуги другому юридическому лицу или предпринимателю по одному договору, составляет 100 000 руб. (указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У).

2. Если директор занимает деньги на собственные нужды.

Если руководитель берет деньги для себя и на время, то лучше заключить с ним договор займа. Однако начальника нужно предупредить. Взяв беспроцентный заем, директор будет получать материальную выгоду. С суммы этой выгоды придется заплатить НДФЛ. Если деньги нужны руководителю для покупки или строительства жилья, то налог с суммы материальной выгоды надо будет заплатить по ставке 13 процентов. В остальных случаях придется применить повышенную ставку - 35 процентов. ЕСН с суммы материальной выгоды платить не нужно.

Формально предприятие не может выдавать из кассы наличные деньги в качестве займа. Указание Центробанка N 1843-У не предусматривает такой цели выдачи наличных денег. Однако Кодекс РФ об административных правонарушениях не предусматривает наказания за нецелевое использование наличности. Выдавая заем из кассы, компания рискует только получить замечание от обслуживающего банка.

3. Директор не собирается возвращать взятые деньги.

Выданную сумму вам придется учесть в качестве дохода директора и удержать с нее НДФЛ. Выданные деньги вы не сможете учесть в расходах при определении налога на прибыль, поскольку такие суммы переданы безвозмездно. Такой вариант директору и компании невыгоден. Если сумма небольшая (в пределах 4000 руб.), то ее можно оформить как денежный подарок - в этом случае НДФЛ удерживать не нужно. Однако такую выплату можно провести один раз в течение года.

Если ваш руководитель одновременно является единственным учредителем компании, то можно использовать альтернативное решение. Выдать денежные средства в качестве дивидендов по итогам трех месяцев, полугодия, девяти месяцев или года. Однако сделать это возможно только при наличии прибыли. НДФЛ с сумм выплаченных дивидендов следует удерживать по ставке 9 процентов. Если в течение отчетных периодов компания получала прибыль, а по результатам финансового года сработала с убытком, то НДФЛ придется пересчитать по обычной ставке 13 процентов. Для выплаты дивидендов нужно решение учредителя (то есть самого директора) о размере дивидендов и расчет чистой прибыли в бухгалтерской справке. Оба этих документа можно составить в произвольной форме.

Юрий Кочетков,

ведущий аудитор отдела налогового консалтинга

ООО "Консалтинговые услуги"