Представительские расходы - без единой придирки инспектора (М. Штылко "Деловой Орел", N 48, декабрь 2007 г.)

Представительские расходы - без единой придирки инспектора

Расходы на организацию и проведение деловых встреч вызывают повышенный интерес у инспекторов. Ведь проверить представительские расходы не очень сложно и недолго - достаточно внимательно присмотреться к "первичке". Давайте не будем обеспечивать инспекторов легкой добычей. Предлагаем информацию о том, какие ошибки чаще всего ищут и, увы, нередко находят инспекторы.

Одних чеков и счетов недостаточно

Начнем с того, что самая распространенная ошибка - это отсутствие вообще каких-либо документов, кроме чеков. В таком случае доказать проверяющим, что средства были потрачены на деловую встречу, будет крайне сложно.

Официальных требований Минфина и ФНС России к списку документов, которыми можно подтвердить представительские расходы, нет. Но есть подробные рекомендации по оформлению представительских расходов от московских налоговиков в письмах УФНС России по г. Москве от 6 октября 2006 г. N 20-12/89121.2 и от 22 декабря 2006 г. N 21-11/113019@. Они советуют составлять следующие документы: распоряжение руководителя, смету представительских расходов, отчет о фактических расходах и результатах встречи, акт, который подтверждает сумму расходов. Как показала практика, указания столичных налоговиков одобряют и чиновники из других регионов: именно такие документы требуют инспекторы повсеместно.

Конечно, формально компании не обязаны следовать письмам чиновников. И могут не составлять эти внутренние документы. Но, на наш взгляд, лучше провести эту бумажную работу, так как это помогает избежать придирок инспекторов.

Формы данных документов компании разрабатывают самостоятельно и утверждают их в учетной политике. Расскажем подробнее о каждом из них.

Приказ. В приказе руководитель дает задание на организацию представительского мероприятия, устанавливает сроки. Тут же уточняется состав участников.

Программа деловой встречи. На основании приказа разрабатывается программа деловой встречи. В ней должно быть названо место проведения встречи и изложен подробный план мероприятий с указанием времени каждого из них. В этом же документе описывают прочие нюансы, например, будет ли ваша компания обеспечивать перевозку, покупать цветы и подарки. Необходимо указать, какие мероприятия будут проводиться с привлечением других организаций, а какие - своими силами. Например, транспортные услуги будет оказывать стороннее предприятие, а организация фуршета возложена на сотрудников компании. Также стоит указать Ф.И.О. гостей и наименование организации, интересы которой они представляют. Не забудьте назвать своих сотрудников, которые пойдут на встречу.

Отметим, что если в компании планируются встречи заранее, то можно не составлять программу на каждое мероприятие. Достаточно сформировать этот документ, скажем, на месяц или квартал вперед.

Смета. В этом документе нужно определить, сколько будет потрачено на каждую составляющую мероприятия - обед, цветы, транспорт и прочее. Кроме того, в смете указывается, сколько денег предполагается истратить на встречу в целом. Смета дублирует программу деловой встречи, но только в денежном выражении. В смете необязательно указывать точные суммы, можно прописать примерные границы. Например, на покупку цветов планируется потратить от 1000 до 2000 руб.

Смета и программа деловой встречи показывают, что руководитель подтвердил необходимость проведения встречи и расходы на нее.

Отчет о проведенной встрече. Это один из наиболее важных документов. И лучше, если писать его будет тот сотрудник, который отвечал за проведение встречи. В отчете надо отразить не только сумму фактических расходов, но и результат переговоров. Отчет показывает, какие мероприятия были проведены из запланированных, сколько было израсходовано денег на каждое из них, какие изменения произошли по ходу встречи и прочее.

Акт. Подписывая акт, руководитель утверждает фактическую сумму представительских затрат. На основании именно этого документа бухгалтер будет принимать расходы к учету. В принципе, акты тоже можно составлять не по каждому отдельному мероприятию, а по итогам месяца или квартала (периодичность раз в квартал подойдет только для тех организаций, которые отчитываются по налогу на прибыль раз в три месяца).

Советы, как избежать проколов в "первичке"

Если мероприятие запланировано вместе с командировкой, то укажите это в программе деловой встречи и служебном задании. Представительские мероприятия могут проводиться в любом месте. Например, сотрудник выехал в командировку с целью осмотреть производство и провести встречу с партнером в неформальной обстановке. В таком случае будет лучше, если в служебном задании будет указано, что сотруднику необходимо провести встречу, например, в кафе. Тогда в приказе о назначении мероприятия нужно указать номер и дату служебного задания, а также приказа о направлении сотрудника в командировку и цель командировки. Программу и смету, правда, составить все равно придется.

Имейте в виду, если сотрудник после зарубежной командировки предоставил документы на иностранном языке, то нужно сделать построчный перевод.

Сравните данные чека с другими документами. После того как переговоры фактически состоялись и сотрудники принесли в бухгалтерию чеки и отчет, сравните эти документы с плановыми. Данные могут не совпадать. Например, по утвержденной программе мероприятие было рассчитано на двух человек и должно было пройти в обеденное время. А по чеку видно, что встреча состоялась после работы и затянулась до утра. И участие в ней принимали не два, а десять человек. Сотрудники, на которых возложены обязанности по проведению переговоров, иногда не знают, что в чеке из ресторана указывается количество гостей. Более того, указывается время открытия и закрытия заказа.

Есть большая вероятность, что на эти "мелочи" обратит внимание инспектор. И посчитает представительские расходы необоснованными.

В такой ситуации требуется решение руководителя. И действовать надо уже так, как решит руководитель: либо менять под факты программу и смету, либо оплачивать не всю сумму представительских сотруднику.

Результат встречи должен быть отражен в отчете, даже если договор не подписан. Если соглашение не достигнуто, то налоговые органы могут счесть такие расходы экономически неоправданными. А вот суд, скорее всего, станет на вашу сторону. В пункте 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы не ставятся в зависимость от результата встречи. Кроме того, по сути, представительские расходы носят характер управленческих. А значит, имеют отношение к деятельности организации в целом, а не к конкретному договору. Перед проведением встречи с партнером можно составить договор о намерениях. Это особенно актуально в случае дорогостоящего мероприятия.

Если сумма расходов, которые не принесли реального результата, незначительна, то их лучше не учитывать, чтобы избежать судебного разбирательства.

Осторожно принимайте к учету расходы на приемы в офисе компании. Если приемы ведутся прямо в офисе, то на практике программа, смета и прочее часто оформляются уже после того, как мероприятие состоялось. В таком случае нужно внимательно изучить информацию в представленных вам документах. Иначе могут быть ошибки, и даже курьезные. Например, в течение месяца в бухгалтерию представлялись чеки на покупку продуктов для проведения переговоров в офисе. Бухгалтер впопыхах составил акт, указал в нем присутствующих гостей и сотрудников и сослался на чеки, не проверив их содержание. Все документы оформлены правильно, подписаны. Но если посмотреть в те чеки, на которые идет ссылка в акте, то оказывается, что в процессе переговоров было съедено пять килограммов лимонов.

Гостей в офисе обычно обслуживает секретарь. Поручите ей составлять отчеты исходя из реальных данных. Это несложно. Тогда данные в актах будут соответствовать действительности.

Требуйте отчет у транспортной компании. Руководством компании было принято решение о найме машины, чтобы встретить гостей в аэропорту и помочь им передвигаться по городу во время проведения переговоров. Если в документах не перечислены пункты назначения, то, скорее всего, придется объясняться с налоговиками. Фирма, оказывающая вам автотранспортные услуги, должна представить подробный отчет. В нем указываются пункты назначения, время подачи машины и время нахождения в пути. Если в этот период машина заказывалась для других целей, то попросите, чтобы представительские разъезды были оформлены отдельно. Хорошо, если будет указано название гостиницы и количество человек, которых туда отвозили.

Правильно рассчитывайте максимальный размер
представительских расходов в налоговом учете

При расчете предельной нормы представительских расходов для налога на прибыль нужно учесть следующее.

Во-первых, абзац третий пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ гласит, что можно учесть 4 процента расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Норма представительских расходов рассчитывается по итогам каждого месяца (квартала). При этом представительские расходы, как и расходы на оплату труда, надо брать нарастающим итогом с начала года. Поэтому полностью сумму расходов можно будет определить только в конце года. И если стоимость представительского мероприятия превысила норму за месяц, то принять можно только 4 процента расходов на оплату труда в этом месяце. А остаток учесть в следующем месяце - опять же в рамках норматива.

Во-вторых, перечень расходов на оплату труда, предусмотренный статьей 255 Налогового кодекса РФ, значительно шире, чем те виды начислений, которые мы привыкли учитывать на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Кроме того, туда входят, в частности, суммы, начисленные по договорам гражданско-правового характера, доходы работников по договорам добровольного медицинского страхования, премии, компенсации.

НДС по представительским расходам дальнейшем не корректируется

Чтобы определить размер вычета НДС по представительским расходам, необходимо сначала выяснить, какая их сумма будет учтена при расчете налога на прибыль. НДС можно принять к вычету только в той части представительских расходов, которая укладывается в норматив. Такой вывод следует из пункта 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

Причем, по мнению Минфина России, в дальнейшем сумму вычета откорректировать нельзя. Даже если для целей налога на прибыль в следующем месяце или в конце года представительские расходы будут учтены в полной сумме. Так как НДС принимают к вычету только в том периоде, когда появилось право на этот вычет (п. 3 ст. 172, ст. 167 Налогового кодекса РФ). К сожалению, пока нет арбитражной практики, где бы судьи высказывали противоположную точку зрения.

В заключение отметим следующее. Налоговики никогда не проходят мимо плохо оформленных представительских. Возможно, что в ряде случаев их придирки можно оспорить в суде. Однако, на наш взгляд, лучше сразу составлять документацию "по максимуму" - это позволит избежать лишних претензий и споров.

Мария Штылко,

эксперт журнала "Главбух"