Форму путевого листа можно сократить ("Деловой Орел", N 47, декабрь 2005 г.)

Форму путевого листа можно сократить

Письмо Минфина России от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214, несомненно, обрадовало всех, кто не занимается автомобильными перевозками. Путевые листы, которые утверждены Госкомстатом России, должны заполняться только в автотранспортных организациях. А все остальные фирмы и предприниматели могут разработать свою, более простую форму этого бланка.

Так Минфин России поставил точку в давнем споре между фирмами и налоговиками. Последние были уверены, что форма путевого листа, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78, обязательна для всех без исключения.

Однако сотрудники финансового министерства сделали вывод, что этой формой должны пользоваться только автотранспортные предприятия. От них этого требует пункт 1.2 постановления N 78.

Если же имеют место перевозки для собственных нужд организации, то отнести ее к автотранспортным предприятиям нельзя.

А значит, форму путевого листа в этом случае можно разработать самостоятельно.

При составлении этого документа нужно ориентироваться на требования к первичным документам, которые прописаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". На бланке должны быть: его название, дата, наименование организации, содержание операции, количество и стоимость топлива, должности ответственных лиц и их подписи.

Оформив таким образом расход топлива, по мнению Минфина России, затраты можно считать документально подтвержденными. То есть у организации будут все основания уменьшить налогооблагаемый доход на стоимость истраченного бензина.

Особое внимание нужно уделить следующим двум реквизитам нового документа.

Первый - содержание операции. Тут надо указать маршрут, время поездок, пробег машины, расход бензина. Последний показатель можно рассчитать исходя из документации к автомобилю.

Второй - стоимость топлива. В утвержденной Госкомстатом России форме путевого листа такого реквизита не было, указывалось только количество бензина. Но с точки зрения Минфина, следует записывать и стоимость. Ведь документ должен стать основанием для признания затрат на бензин.

Получается, что в новом бланке все же будет целый ряд реквизитов из уже установленного путевого листа. Поэтому, разрабатывая свою форму, можно взять за основу путевой лист Госкомстата и просто удалить из него все ненужные строки и реквизиты. Например, "Задание водителю", "Расчет заработной платы", "Выезд разрешаю" и т. д.

И в заключение нужно сказать, что разработанная форма путевого листа должна быть зафиксирована в учетной политике организации. Таково требование пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ1/98),утвержденного приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н. Не забудьте об этом при составлении приказа об учетной политике на будущий год.

Письмо Минфина России от 20 сентября 2005 г.

N 03-03-04/1/214