Как избавиться от претензий к расходам на сотовую связь ("Деловой Орел", N 6, февраль 2008 г.)

Как избавиться от претензий к расходам на сотовую связь

Ревизоры придираются ко всем телефонным звонкам, требуя обосновать каждую минуту разговора? О том, как бухгалтеру избежать этой хлопотной процедуры, нам рассказала Ирина Рубан, бухгалтер по налоговому учету ЗАО "Связной".

Проблема

Затраты на мобильную связь прямо разрешено учитывать в расходах (п/п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В то же время п. 1 ст. 252 НК требует, чтобы расходы были экономически оправданы. Это излюбленная норма налоговиков, которой они не устают пользоваться. Особенно когда речь идет о расходах на мобильную связь.

Интерес проверяющих фокусируется на детализированных счетах операторов связи (письмо Минфина от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15). И инспекторы при желании могут проверить каждый звонок, в каких целях он произведен - в производственных или личных. Под подозрение в первую очередь попадают звонки во внерабочее время. Если не будет доказан служебный характер звонка, то проверяющие не примут "необоснованные" расходы и доначислят налог на прибыль, взыщут штраф и пени. Кроме того, по "личным" звонкам могут еще и доначислить НДФЛ.

Решение

Чтобы не отчитываться перед инспектором по каждому звонку, можно предложить руководству подключить телефоны по безлимитному тарифу. В этом случае на размер расходов фактическое время звонков не влияет. Если, конечно, это не международные или междугородные звонки. За них придется отчитаться отдельно.

При этом желательно обосновать выбор безлимитного тарифа внутренними документами организации. Например, можно сделать необходимые сравнения, проанализировав данные о количестве и стоимости звонков за предыдущие периоды. Разумеется, в расчет надо брать только звонки производственного характера. Результаты анализа привести в служебной записке на имя директора, который в свою очередь издаст приказ о подключении сотрудников к безлимитному тарифу.

Комментирует Татьяна Северова, ведущий специалист-эксперт отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России:

- Расходы на услуги мобильной связи надо подтвердить документально, в том числе и по безлимитному тарифу. Документы, необходимые для подтверждения расходов на сотовую связь по безлимитным тарифам, такие же, как и по обычным:

- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым для выполнения служебных обязанностей необходимо использование сотовой связи;

- договор с оператором связи;

- детализированные счета оператора связи;

- перечень контрагентов (с номерами телефонов), которым будут звонить ваши сотрудники;

- должностная инструкция с правом пользоваться сотовым телефоном в служебных целях;

- приказ или распоряжение, которые устанавливают на каждого работника лимит расходов на сотовую связь, превышение которого должен возместить сам сотрудник.

Детализированные счета понадобятся для того, чтобы инспектор мог проверить, насколько активно используется безлимитный тариф. Если, к примеру, в распечатке совсем мало звонков или их нет вовсе, то применение такого тарифа необоснованно. Кроме того, эти счета нужны для проверки дополнительных услуг сотового оператора, стоимость которых оплачивается сверх тарифа (международные и междугородные звонки, мобильный Интернет). Если работник использовал эти услуги в производственных целях и их стоимость вместе с абонентской платой не превысила установленный руководителем лимит расходов на сотовую связь, то все эти расходы можно учесть при расчете налога на прибыль.