Оформлять путевой лист можно ежемесячно ("Деловой Орел", N 13, апрель 2006 г.)

Оформлять путевой лист можно ежемесячно

Путевые листы нужно составлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. И если для этого достаточно составлять их раз в месяц, то ничто не мешает фирме так поступать. Таково мнение Минфина России (письмо N 03-03-04/1/129). Но касается оно только тех фирм, которые не относятся к автотранспортным.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Однако она носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, о чем прямо сказано в письме N 03-03-04/1/129. И такие организации должны оформлять путевой лист на каждый день (п. 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением N 78).

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа. Это подтверждает как письмо Минфина России N 03-03-04/1/129, так и более раннее письмо финансового ведомства от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214. Отметим, что еще не так давно чиновники запрещали фирмам разрабатывать форму путевого листа самостоятельно (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. N 03-03-04/1/75). Однако теперь их позиция изменилась.

Как отметили сотрудники финансового ведомства, в самостоятельно утвержденной форме путевого листа должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, наименование документа и дата его составления, содержание операции, подписи ответственных лиц и их должности, наименование организации.

Кроме того, путевой лист обязательно должен содержать информацию о местах следования автомобиля. Ведь, как подчеркивается в письме N 03-03-04/1/129, целью составления этого документа в том числе является подтверждение обоснованности расходов на топливо.

А отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет достоверно утверждать, что автомобиль используется сотрудниками в служебных целях. Следовательно, фирме будет сложно подтвердить обоснованность затрат на бензин.

На путевой лист, разработанный самой организацией, требования постановления N 78 не распространяются. Таким образом, оформлять его можно и ежемесячно, против чего не возражают и чиновники. Но при этом такая периодичность составления путевого листа должна обеспечивать учет затрат на бензин.