Как грамотно учесть расходы на PR-мероприятия (В. Ковалева, "Деловой Орел", N 49, декабрь 2006 г.)

Как грамотно учесть расходы на PR-мероприятия

PR-акцию фирма может организовать сама или привлечь для ее проведения специальные компании. В данном материале рассказывается об оптимальных способах учета расходов на проведение PR-мероприятий в том и ином случае.

Как учесть расходы, если фирма проводит PR-акции сама

У фирмы, которая сама организует и проводит PR-мероприятия, неизбежно возникает ряд расходов.

Расходы на подготовку мероприятия

Если фирма организует PR-акцию, она, как правило, арендует помещения и транспорт, при необходимости оплачивает специальную охрану для гостей и т. п. Учесть подобные расходы можно двумя способами.

Способ, предложенный Минфином. Сотрудники финансового ведомства рекомендуют учитывать затраты на проведение пресс-конференций и иных PR-мероприятий в составе нормируемых рекламных расходов. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 3 октября 2006 г. N 03-03-04/1/678.

Чиновники отметили, что пресс-конференция, пресс-показ и другие PR-акции подходят под понятие "реклама", которое дано в статье 3 ФЗ от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ "О рекламе". То есть информация адресована неопределенному кругу лиц и направлена на привлечение внимания к объекту рекламирования.

Конечно, на презентацию и другие подобные мероприятия приглашаются определенные лица. Однако почти ни одна PR-акция не обходится без журналистов. И впоследствии в прессе публикуются материалы. Получается, что конечным потребителем все равно является неопределенный круг лиц.

В п. 4 ст. 264 НК РФ перечислены рекламные расходы, которые не нужно нормировать. Среди них - расходы на рекламные мероприятия через СМИ. Статьями 14-16 ФЗ N 38-ФЗ установлены требования к рекламе, размещаемой в средствах массовой информации. И в соответствии с ними проведение пресс-конференции, пресс-показа или семинара не является рекламой в СМИ. Именно поэтому финансисты считают, что расходы на проведение мероприятия можно учесть при расчете налога на прибыль только в пределах 1 процента от выручки за отчетный (налоговый) период.

Альтернативный способ. Проводимую PR-акцию можно "на бумаге" представить как выставку или экспозицию. Расходы на участие в подобных мероприятиях также являются рекламными, но их можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме (п. 4 ст. 264 НК РФ).

Фирма должна обязательно оформить все внутренние документы на проведение выставки. В приказе руководителя нужно обязательно указать цель выставки. Это может быть, например, демонстрация достижений компании или выставка образцов продукции. А уже в рамках выставки может проходить и пресс-конференция, и семинар. И не забудьте закрепить программу мероприятия во внутренних документах.

Выставка подразумевает присутствие на ней всех желающих. Поэтому лучше довести информацию о ее проведении до широкого круга лиц. Это можно сделать, например, дав объявление о планируемой выставке в СМИ.

Расходы на организацию питания

Фирма, проводя PR-мероприятия, нередко организует буфетное обслуживание для гостей. Расходы на фуршет компания может списать двумя способами.

1. Как представительские расходы в размере, не превышающем четырех процентов от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

На презентации и другие мероприятия приглашаются лица, которых может заинтересовать деятельность фирмы. Возможно, в дальнейшем они будут сотрудничать с организацией. А в соответствии с определением, которое дано в п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским относятся как раз "расходы... на обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества".

Мы советуем учитывать затраты на питание в составе представительских расходов, если заранее известны все лица, которые будут участвовать в мероприятии. Лучше подготовить приказ о проведении мероприятия (встречи) с указанием участвующих в нем гостей. А вот если круг приглашенных лиц неограничен, либо проходит мероприятие, куда приглашены не потенциальные партнеры, а лишь представители СМИ, оснований списать расходы на фуршет как представительские нет. В этом случае лучше воспользоваться вторым способом.

2. Как нормируемые рекламные расходы в пределах одного процента от полученной выручки за отчетный (налоговый) период (п. 4 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Логика тут проста. Питание - это необходимая составляющая пресс-конференций и подобных рекламных мероприятий. Организовать фуршет для гостей уже стало обычаем делового оборота. Поэтому расходы на буфетное обслуживание в рамках рекламной акции можно учесть в составе рекламных затрат.

Плата приглашенным лицам

Для участия в мероприятиях нередко приглашаются гости, которые выступают с лекциями, отвечают на вопросы и т. п. В налоговом учете стоимость этих услуг также относится в состав нормируемых рекламных расходов, если проводятся семинар, пресс-конференция и т. п. Или в состав ненормируемых рекламных расходов, если фирма заявляет о проведении выставки.

Поручаем PR-мероприятия профессионалам

По договору на оказание услуг по подготовке PR-мероприятия исполнитель может предложить заказчику:

провести специальные мероприятия - пресс-конференции, пресс-показы и т. п.;

осветить рекламное мероприятие в прессе;

оказать услугу в качестве пресс-агента;

составить и распространить пресс-релизы мероприятий заказчика и др.

В любом случае основная задача рекламного или PR-агентства - сформировать у потенциальных покупателей интерес к продукции заказчика и способствовать ее продвижению на рынке. Списать затраты фирма может одним из двух способов. Первый - включить в состав рекламных расходов, но в размере не более одного процента выручки от реализации за соответствующий период (п. 4 ст. 264 НК РФ). Логика здесь та же, что и в случае, если фирма организует PR-мероприятие собственными силами. Второй - заключить договор с PR-компанией о том, чтобы она организовала выставку. А уже в рамках выставки можно провести пресс-конференцию, пресс-показ и другие мероприятия. Эти затраты будут относиться к рекламным, которые можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме.

В.Р. Ковалева,

начальник юр. отдела ООО "Веско аудит"