Деньги под отчет можно выдавать безналом ("Деловой Орел", N 1, январь 2007 г.)

Деньги под отчет можно выдавать безналом

Выдавать деньги под отчет, перечисляя их на личные банковские карточки сотрудников, очень удобно. Многие фирмы уже применяют этот способ расчетов на практике. И все же такие операции являются относительно новыми - и для самих компаний, и для банков, и для налоговых инспекторов. Поэтому бухгалтеры волнуются: не нарушает ли фирма законодательство, проводя такие выплаты? И самое главное - не грозят ли ей какие-либо санкции за нестандартную выдачу денег под отчет?

Позиция банка России

К сожалению, от прямого ответа на этот вопрос Банк России уклонился. Отвечая на официальный запрос "Главбуха", в письме от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408 сотрудники этого ведомства лишь дали ссылки на положения некоторых нормативных актов. Все они в принципе имеют косвенное отношение к рассматриваемой ситуации. Однако однозначно понять, как именно нужно трактовать приведенные в них нормы во взаимосвязи, из письма Банка России очень сложно.

Итак, одно из утверждений Центробанка звучит так: выдача денег под отчет перечислением на банковские карточки работников в нормативных актах Банка России не предусмотрена. При этом в следующем абзаце сотрудники ЦБ РФ ссылаются на пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40). В них сказано, что выдавать наличные деньги под отчет нужно через кассу. А также приведены правила выполнения этой операции.

На вопрос о возможных санкциях Центробанк ответил так. Чиновники напомнили, что ответственность за нарушение правил работы с наличными деньгами и порядка ведения кассовых операций установлена в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В свою очередь, там предусмотрены штрафы только для ситуаций, когда фирма:

- не приходует выручку в полном объеме;

- рассчитывается наличными сверх разрешенных объемов;

- накапливает в кассе наличные сверх установленных лимитов;

- не соблюдает порядок хранения свободных денежных средств в кассе.

Таким образом, Банк России фактически признал: фирмам, которые перечисляют подотчетные средства на личные банковские карточки сотрудников, никакие санкции за нарушение правил работы с наличностью не грозят.

Рекомендации

Итак, несмотря на неясные формулировки, которые Центробанк привел в письме от 18 декабря 2006 г. N 36-3/ 2408, назвать ситуацию критической никак нельзя. И вот почему. Как правильно сообщил Банк России, об операции перечисления подотчетных средств на личные карточки сотрудников в нормативных актах данного ведомства ничего не сказано. Но это не значит, что данная операция запрещена. Ведь ограничивать фирму в распоряжении деньгами на расчетном счете допускается только в случаях, предусмотренных законодательством. Об этом четко сказано в утвержденном Центральным банком РФ Положении о безналичных расчетах в РФ от 3 октября 2002 г. N 2-П.

Однако в законодательстве запретов на эту тему не установлено. В частности, не содержит их и Порядок ведения кассовых операций. Ведь в этом документе приведены лишь правила работы с наличностью. А расчеты безналичными деньгами этот Порядок ограничивать не может.

Скорее всего, действующее законодательство необходимо трактовать именно таким образом. Никаких доказательств обратного в письме Банка России от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408 нет.

Поэтому, если обслуживающий вас банк спокойно перечисляет подотчетные деньги на карточки сотрудников, никаких проблем у компании не возникнет. Штрафовать ее в любом случае не за что. А вероятность того, что банк не будет препятствовать в таких платежах, достаточно велика. Корреспондент убедился в этом, обзвонив более десятка крупнейших коммерческих банков. Сотрудники банков сообщили, что платежные поручения с "подотчетным" назначением они всегда проводят без проблем.

А значит, остается только правильно оформить все подотчетные операции первичными документами. Чтобы не нарушить уже правила бухгалтерского учета. Выдачу денег под отчет в этой ситуации рекомендуется оформлять так.

Во-первых, нужно позаботиться о документе, который будет являться основанием для составления платежного поручения. Этим документом может быть заявление сотрудника с просьбой перечислить ему подотчетные деньги на его личную карточку. Естественно, с указанием реквизитов этой карточки. В подтверждение своего согласия директор может поставить на заявлении свою визу. Либо издать соответствующий приказ.

В день, когда деньги уйдут со счета, в бухгалтерском учете надо сделать проводку по Дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и Кредиту счета 51 "Расчетный счет" (на основании выписки и платежного поручения с отметкой банка). Отчитываться по авансовому отчету сотрудник будет в обычном порядке.

Правда, при этом может возникнуть спорный вопрос: вправе ли фирма отнести на расходы сумму комиссии, которую работник заплатил, снимая деньги в банкомате? Казалось бы, экономическая обоснованность таких затрат сомнений вызывать не должна. Однако не исключено, что налоговые инспекторы посчитают: оплачивая расходы на комиссию, фирма компенсирует работнику его личные расходы. И не только не разрешат учитывать их при налогообложении прибыли, но и потребуют, чтобы из доходов работника был удержан НДФЛ. К сожалению, избежать споров можно только не оплачивая расходы на комиссию вообще.

Сумму перерасхода по авансовому отчету тоже можно перечислить на личную карточку работника. При этом в авансовом отчете надо указать номер и дату платежного поручения. Правда, унифицированная форма авансового отчета N АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55) предусматривает выдачу перерасхода лишь по кассовому ордеру. Однако в соответствующую строку можно внести и реквизиты платежного поручения.