Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивных фондов мэрии города Кызыла"

Приложение
к постановлению мэрии г. Кызыла
от 15 февраля 2016 г. N 116

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивных фондов мэрии города Кызыла"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивных фондов мэрии города Кызыла" (далее - административный регламент) устанавливает стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивного фонда мэрии города Кызыла (далее - услуга). Регламент разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Получатели муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются юридические лица и физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели. При предоставлении муниципальной услуги от имени заявителей вправе выступать их законные представители или их представители по доверенности.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

1.3.1. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является мэрия города Кызыла в лице Управления организационно-документационного обеспечения, кадровой работы и информатизации мэрии города Кызыла Республики Тыва (далее - мэрия города Кызыла), находящаяся по адресу: 667000, г. Кызыл, улица Ленина, д. 32., кабинет N 105.

1.3.2. График работы управления, справочный телефон:

понедельник - среда: 8.30 - 16.00, перерыв:

12.30 - 13.30 суббота, воскресенье - выходные дни.

Телефон: (839422) 3-31-06;

1.3.3. Информацию о предоставлении муниципальной услуги можно получить:

- непосредственно в мэрии города Кызыла;

- по телефону: (839422)3-31-06;

- e-mail: npa@mkyzyl.ru; mail@mkyzyl.ru

- на сайте мэрии города Кызыла www.mkyzyl.ru

1.3.4. Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной. Основными требованиями к информированию получателей услуги являются: достоверность и полнота информирования, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, оперативность предоставления информации.

1.3.5. Информирование об исполнении муниципальной услуги предоставляется должностным лицом мэрии г. Кызыла, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

1.3.6. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей должностное лицо мэрии г. Кызыла, участвующее в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой форме информирует заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги. Должностное лицо мэрии, осуществляющее устное информирование, должно принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо мэрии г. Кызыла, осуществляющее индивидуальное устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо согласовать другое время для устного информирования.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Муниципальная услуга "Предоставление архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивных фондов мэрии города Кызыла" (далее - муниципальная услуга). Муниципальная услуга включает в себя выдачу архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов и иных сведений на основе документов из архивных фондов мэрии города Кызыла.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальная услуга предоставляется мэрией города Кызыла (далее - мэрия).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление по запросам заявителей архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивных фондов мэрии города Кызыла.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации заявления. Должностное лицо мэрии города Кызыла вправе устанавливать сокращенные сроки предоставления муниципальной услуги.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 6 марта 2007 г., N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 г.).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Для предоставления муниципальной услуги получатели муниципальной услуги предоставляют в адрес мэрии города Кызыла:

- заявление по формам, указанным в приложении N 1, 2 к административному регламенту, если заявитель является физическим лицом (заявление может быть составлено в свободной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества заявителя, почтового адреса, сути запроса, даты; указывается номер телефона, также заявление должно быть подписано);

- заявление на фирменном бланке и подписью руководителя, если заявитель является юридическим лицом;

- документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица;

- копию документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя;

- копию трудовой книжки (при обращении о выдаче справки, выписки о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы);

- свидетельство о праве на наследование либо завещание, либо договор дарения, либо документ, подтверждающий родство, либо учредительные документы (при обращении о выдаче копии, выписки муниципального правового акта, содержащего конфиденциальную информацию).

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

Не подлежат приему документы, имеющие подчистки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Все исправления в документах должны быть оговорены и подтверждены подписью должностного лица и печатью организации, выдавший документ, при этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- отсутствие в запросе (заявлении) необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - Ф.И.О. (отчества - при наличии), почтового или электронного адреса получателя муниципальной услуги;

- запрос (заявление) не поддается прочтению (при наличии данного основания для отказа, в течение 7 дней, со дня регистрации обращения, сообщается получателю муниципальной услуги, направившему запрос (заявление), если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- запрос (заявление) содержат ненормативную лексику и оскорбительные выражения.

2.8. Информация о платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги

Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет 15 минут.

2.10. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Запрос о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в течение 15 минут.

2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

Прием получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема согласно графику работы в помещении мэрии г. Кызыла. Помещение оборудовано вывеской (табличкой)., содержащей информацию о полном наименовании органа, предоставляющего муниципальную услугу и графике работы. Информационная табличка размещена рядом с входом.

Места предоставления муниципальной услуги оборудованы: информационным стендом, стульями, столами и канцелярскими принадлежностями, доступны для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов. Рабочее место специалиста оснащено необходимой мебелью, техническими средствами телефонной связи и оргтехникой, позволяющими организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.

Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения.

В местах ожидания и непосредственного предоставления муниципальной услуги должны быть соблюдены требования по освещенности и вентиляции, для посетителей должен быть обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.13.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- транспортная доступность к. местам предоставления муниципальной услуги;

- обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;

- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте мэрии г. Кызыла, на Портале государственных и муниципальных услуг РТ.

2.13.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения и действия (бездействие), принятые и осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.

Для повышения доступности и качества муниципальной услуги заявителям предоставляется возможность получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий. Электронная форма заявления на предоставление архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивных фондов мэрии г. Кызыла, а также перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, размещается на сайте мэрии г. Кызыла и на Портале государственных и муниципальных услуг РТ.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к их выполнению

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявлений, поступивших в мэрию г. Кызыла;

- рассмотрение заявлений управляющим делами мэрией г. Кызыла, направление заявлений специалисту;

- рассмотрение специалистом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, представленных заявлений;

- принятие решения о предоставлении архивных справок, выписок, копий архивных документов и иных сведений из архивных фондов мэрии г. Кызыла или об отказе в предоставлении.

- выдача заявителю архивной справки, архивной выписки, копии архивных документов или иных сведений из архивных фондов мэрии или выдача заявителю мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.2. Административные процедуры выполняются главным специалистом-архивариусом мэрии г. Кызыла в последовательности в соответствии с блок- схемой согласно приложению N 3 к настоящему административному регламенту.

3.3. Специалист мэрии г. Кызыла, ответственный за прием и регистрацию документов, проверяет правильность адресации корреспонденции, читает заявление, проверяет наличие прилагаемых к заявлению документов или их копий, на лицевой стороне первого листа заявления в правом нижнем углу проставляет штамп с указанием даты его поступления и регистрационного номера.

Срок выполнения процедуры - 15 минут.

3.4. Поступившие в мэрию г. Кызыла заявления направляются на рассмотрение управляющему делами мэрии г. Кызыла для наложения резолюции.

Резолюция управляющего делами мэрии должна содержать: фамилию и инициалы должностного лица, которому направляется заявление, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, подпись управляющего делами, дату. Ответственный исполнитель резолюции организует работу по исполнению резолюции, определяет порядок исполнения и готовит ответ на обращение. Срок рассмотрения заявлений управляющим делами составляет до 1 -2-х рабочих дней.

3.5. Заявления с резолюцией управляющего делами направляются специалисту-архивариусу мэрии г. Кызыла, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.6. При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить текст архивной справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу запроса (заявления), в справку не включаются.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия". Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения, неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговаривается в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"),

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("В тексте неразборчиво", "Так в тексте оригинала"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью мэрии г. Кызыла.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается управляющим делами мэрии г. Кызыла или первым заместителем мэра по экономике и финансам, исполнителем и заверяется печатью мэрии г. Кызыла.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса (заявления), составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса (заявления).

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу (заявлению). Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначается многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами: "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единицы хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью главного специалиста - архивариуса.

Получатель муниципальной услуги расписывается на копиях архивной справки, архивной выписки, архивной копии или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы (заявления) высылаются по почте простыми письмами. Ответ на запрос, направленный в форме электронного документа, направляется на адрес электронной почты получателя муниципальной услуги с последующей досылкой запрашиваемых документов простым письмом.

4. Формы контроля исполнения административного регламента

4.1. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляет управляющий делами мэрии г. Кызыла.

4.2. Текущий контроль за исполнением положений настоящего административного регламента осуществляется специалистами отдела контроля путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных правовых актов Российской Федерации.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведения проверок, выявления и устранения нарушений прав заявителей. Принятия решений и устранения нарушения прав заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц администрации поселения. По р