Распоряжение Главного архивного управления Московской области от 12 января 2007 г. N 3-р "Об организации работы по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Московской области"

В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Московской области, обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей, во исполнение распоряжения начальника Главного управления от 08.08.2006 N 25-р "Об усилении обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области":

1. Утвердить Регламент ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Московской области (прилагается).

2. Отделу координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного управления (Г.В. Бороздина) осуществлять координацию, методическое руководство и контроль за деятельностью государственных и муниципальных архивов, других организаций Московской области по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Московской области.

3. Руководителям государственных и муниципальных архивов Московской области предусмотреть в планах работы на 2007 и последующие годы работу по выявлению, описанию, экспертизе ценности уникальных документов Архивного фонда Московской области.

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя начальника Главного управления Ромашина И.Е.

Начальник

Главного управления

П.М. Петров

Регламент
ведения Государственного реестра уникальных документов
Архивного фонда Московской области
(утв. распоряжением Главного архивного управления
Московской области от 12 января 2007 г. N 3-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом РФ от 15.04.1993 N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Законом Московской области от 04.08.2000 N 52/2000-ОЗ "Об Архивном фонде Московской области и архивах", постановлением Правительства Московской области от 01.07.2005 N 415/25 "О формировании Главного архивного управления Московской области".

ГАРАНТ:

См. Закон Московской области от 25 мая 2007 г. N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области"

1.2. Регламент устанавливает порядок формирования и ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Московской области (далее - Государственный реестр) - регионального свода уникальных архивных документов.

1.3. Государственный реестр ведется Главным архивным управлением Московской области (далее - Главное управление) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Московской области, обеспечения контроля за их сохранностью.

1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для их сохранности.

1.5. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, которые имеют непреходящую культурно-историческую и научную ценность, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Московской области и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и (или) внешних признаков.

1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.

2. Выявление уникальных документов

2.1. Главное управление организует работу по выявлению уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов проводят государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные и муниципальные организации Московской области, в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Московской области, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с Главным управлением.

2.3. Выявление уникальных документов производится в соответствии с Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр (приложение N 1).

3. Описание уникальных документов

3.1. Описание уникальных документов производится в соответствии с Правилами описания уникальных документов (приложение N 2) для включения в Государственный реестр в листе учета и описания уникального документа (приложение N 3).

3.2. Комплексы уникальных документов описываются подокументно.

4. Экспертиза ценности уникальных документов

4.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с основными критериями определения уникальных документов.

4.2. Результаты экспертизы рассматриваются экспертными комиссиями государственных архивов и организаций, начальниками муниципальных архивов и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии Главного управления.

5. Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов
Архивного фонда Московской области

5.1. Предложения о включении документов в Государственный реестр представляются в виде заполненных в 2 экземплярах листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр.

5.2. Юридические и физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения (в форме заявления) непосредственно в Главное управление, которое поручает подготовку предложений соответствующему государственному или муниципальному архиву.

6. Включение документов в Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда Московской области

6.1. Поступившие предложения рассматривает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Главного архивного управления Московской области, которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр. Срок рассмотрения предложений - до 3 месяцев. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности.

6.2. Выписка из протокола ЭПК о включении документа в Государственный реестр передается в отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного управления.

6.3. Отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного управления включает информацию об уникальном документе в Государственный реестр и присваивает уникальному документу регистрационный номер. Регистрационный номер проставляется на двух экземплярах листа учета и описания уникального документа.

6.4. Первый экземпляр листа учета и описания уникальных документов хранится в наблюдательном деле, которое ведется на каждый уникальный документ.

6.5. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, в пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

7. Внесение изменений в Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда Московской области

7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Главное управление собственниками или организациями, в пользовании которых находятся уникальные документы.

7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа, а также Государственный реестр акты формируются в дело и хранятся постоянно.

Приложение N 1
к Регламенту

Методические указания
по определению уникальных документов, подлежащих включению
в Государственный реестр уникальных документов Архивного
фонда Московской области

1. Общие положения

1.1. Настоящие Методические указания определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера, представляющих собой реликвии, утрата которых явилась бы невосполнимой потерей для культуры и истории Московской области с целью организации их государственной регистрации и учета в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Московской области (далее - Государственный реестр). Методические указания предназначены для использования в работе по выявлению уникальных документов в архивах, музеях, библиотеках и иных организациях Московской области, в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Московской области.

1.2. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности начиная с документов периода до 1917 г. и образовавшихся в первой половине XX века. За более поздние годы выявление документов для включения в Государственный реестр рекомендуется осуществлять лишь по отношению к самым бесспорным, не вызывающим каких-либо сомнений документальным ценностям.

1.3. Объектом, включаемым в Государственный реестр, является отдельный документ, заслуживающий включения в Государственный реестр. В исключительных случаях для включения в Государственный реестр может быть представлен комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

Включению в Государственный реестр и подокументному (поединичному) учету в нем подлежат подлинные уникальные документы, которые единственные прямо и непосредственно отражают события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, отражают жизнь и деятельность великих исторических личностей, которые обладают бесспорным историко-культурным значением для Московской области.

1.4. Выявление уникальных документов для включения в Государственный реестр производят наиболее квалифицированные специалисты в области организации использования, обеспечения сохранности и экспертизы ценности, описания документов. Государственные архивы выявляют документы первоначально по описям на особо ценные документы с привлечением картотек особо ценных документов, а затем с обязательным изучением самих документов.

Если архивное учреждение считает, что отбор особо ценных документов был ранее произведен некачественно или не удовлетворял современным требованиям, то выявление уникальных документов производится независимо от ранее выявленных особо ценных документов.

2. Основные критерии определения уникальных документов

2.1. Для выявления уникальных документов применяются следующие критерии:

1. Время создания документа.

2. Подлинность документа.

3. Публичность документа.

4. Высокая материальная ценность документа.

5. Отношение документа к историческому событию.

6. Отношение документа к исторической личности.

7. Художественные и оформительские особенности документа.

8. Юридическое значение документа.

2.2. В соответствии с критерием публичности в Государственный реестр не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или те, которые по каким-либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца).

Для включения в Государственный реестр секретных документов они должны быть рассекречены; их содержание должно стать доступным для использования.

Высокая материальная ценность документа выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.

При определении принадлежности документа к историческому событию, явлению, процессу необходимо обратиться, прежде всего, к фондам органов государственной власти и государственного управления, а также органов местного самоуправления.

Специфические (художественные, оформительские и другие внешние) особенности в редких случаях влияют на ценность документа, превращая его в уникальное культурное явление, в том числе и художественно-эстетического характера.

Приложение N 2
к Регламенту

Правила
описания уникальных документов для включения
в Государственный реестр уникальных документов
Архивного фонда Московской области

1. Общие положения

Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа (приложение), реквизиты которого соответствуют реквизитам БД "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".

Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Московской области состоит из разделов:

1. Учетные и описательные характеристики.

2. Место хранения документа.

3. Физические характеристики документа.

4. Страховая оценка документов.

5. Служебная информация.

6. Изменения.

2. Заполнение раздела "Учетные и описательные характеристики"

1. Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется отделом координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного управления после принятия в установленном порядке решения о включении документа в Государственный реестр.

2. Реквизит "Дата включения документа в Государственный реестр" заполняется следующим образом: 00.00.0000 (01.02.1998), указывается арабскими цифрами.

3. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.

4. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

5. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например: конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.

6. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения, или полное название организации-автора.

7. Реквизит "Дата (время создания) документа" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.

8. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

9. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем, фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.12.1923, или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век.

10. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

- древнерусский;

- старославянский;

- церковно-славянский;

- русский;

- латинский;

- греческий;

- арабский и т.д.

11. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

12. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

13. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.

14. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

15. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

16. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.

17. Реквизит "Опубликованность документа" - указываются первая и последующие (одна-две) основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо, страна).

18. Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.

19. Реквизит "Собственность" - указывается со значениями:

- федеральная;

- государственная субъекта Федерации;

- муниципальная;

- частная физического лица;

- частная юридического лица.

20. Реквизит "Владелец документа" - указывается со значениями:

- государственный архив Московской области;

- государственный музей Московской области;

- государственная библиотека Московской области;

- муниципальный архив;

- муниципальный музей;

- муниципальная библиотека;

- государственная организация;

- негосударственная организация;

- физическое лицо.

3. Заполнение раздела "Место хранения документа"

21. Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации или Ф.И.О. (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.

22. Реквизит "Адрес места хранения документа" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.

23. Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.

4. Заполнение раздела "Физические характеристики документа"

24. Реквизит "Материальный носитель информации" - указывается со значениями:

- бумага;

- калька и т.д.

25. Реквизит "Размеры документа" - указывается формат, размеры (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).

26. Реквизит "Объем документа" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, альбом и т.д.

27. Реквизит "Физическое состояние документа" - указывается со следующими значениями:

- хорошее;

- удовлетворительное;

- неудовлетворительное.

28. Реквизит "Потребность в реставрации" - указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности.

29. Реквизит "Реставрация документа" - отмечается, подвергался ли документ реставрации, с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

5. Заполнение раздела "Страховая оценка документов"

30. Реквизит "Страховая оценка документов" - указывается размер страховой суммы в соответствии с Методикой определения материальной ценности документов, разработанной Федеральным архивным агентством, дата страховой оценки или в хронологической последовательности размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями (согласованных со страховыми компаниями) в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.

6. Заполнение раздела "Служебная информация"

31. Реквизит "Кем представлен документ" - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в Государственный реестр.

32. Реквизит "Протокол ЭК" - указывается название совещательного органа (экспертной (методической) комиссии архива, фондово-закупочной комиссии музея и т.д.), номер и дата протокола его заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр.

33. Реквизит "Протокол ЭПК" - указываются номер и дата протокола экспертно-проверочной комиссии Главного управления, принявшей решение о включении уникального документа в Государственный реестр.

7. Заполнение шестого раздела "Изменения"

34. Указываются наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (сведения о реставрации, публикации, экспонировании и др.; изменение места хранения, собственника и т.д.), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.

Приложение N 3
к Регламенту

                                 Лист 

             учета и описания уникального документа (формат А4)

             1. Учетные и описательные характеристики

     Регистрационный номер ______________________________________________

     Дата включения документа в Государственный реестр __________________

     Название (заголовок) документа _____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Самоназвание документа _____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Вид документа ______________________________________________________

     Автор документа ____________________________________________________

     Дата (время создания) документа ____________________________________

     Век ________________________________________________________________

     Ориентировочная дата (время создания) документа ____________________

_________________________________________________________________________

     Язык документа _____________________________________________________

     Аннотация __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Историческая справка _______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Наличие драгоценных металлов и камней ______________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Палеографические особенности _______________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Печати _____________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Художественные особенности оформления ______________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Опубликованность документа _________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Экспонирование _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Собственность ______________________________________________________

     Владелец документа _________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   2. Место хранения документа

     Место хранения документа ___________________________________________

     Адрес места хранения документа _____________________________________

     Архивный шифр: фонд N _______, оп. N ________, ед. хр. N __________,

пп. (кк.) _________

              3. Физические характеристики документа

     Материальный носитель информации ___________________________________

     Размеры документа __________________________________________________

     Объем документа ____________________________________________________

     Физическое состояние документа _____________________________________

     Потребность в реставрации __________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Реставрация документа: год _________, организация __________________

     Ф.И.О. (полностью) реставратора ____________________________________

                  4. Страховая оценка документа

     1-я дата оценки: год _______ месяц _____________ число _____________

     Название страховой компании ________________________________________

     Сумма (в руб.) _____________________________________________________

     2-я дата оценки: год _______ месяц __________ число ________________

     Название страховой компании ________________________________________

     Сумма (в руб.) _____________________________________________________

                     5. Служебная информация

     Кем представлен документ: __________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Протокол ЭПК от _____________________ года N _______________________

                           6. Изменения

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________